Người lao động nghỉ việc báo giảm BHXH như thế nào mới nhất 2025?

1. Thế nào là báo giảm Bảo hiểm xã hội?

Báo giảm BHXH là việc người sử dụng lao động (doanh nghiệp, tổ chức) thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan Bảo hiểm xã hội về việc giảm số lượng người lao động tham gia BHXH. Việc này thường xảy ra khi có sự thay đổi về nhân sự, chẳng hạn như người lao động nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc có những thay đổi khác ảnh hưởng đến việc đóng BHXH của người lao động.

Nói một cách đơn giản, báo giảm BHXH là việc thông báo cho cơ quan BHXH biết rằng một người lao động nào đó đã không còn làm việc tại công ty của bạn nữa, và do đó, công ty sẽ không còn đóng BHXH cho người đó nữa.

Việc báo giảm BHXH là một thủ tục bắt buộc mà người sử dụng lao động phải thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự. Việc này giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh những sai sót trong quá trình quản lý và chi trả các chế độ BHXH.

2. Nghĩa vụ của đơn vị sử dụng lao động

Căn cứ quy định của pháp luật về BHXH, BHYT hướng dẫn tại Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, người lao động nghỉ việc, thôi việc chấm dứt hợp đồng lao động thì đơn vị sử dụng lao động kịp thời lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH để báo giảm (dừng) tham gia BHXH, BHYT đối với người lao động.

Trường hợp đơn vị sử dụng lao động lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

3. Khi nào thì báo giảm BHXH mới nhất?

Theo Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 quy định về thời hạn khai báo hồ sơ như sau:

• Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Ví dụ: Hồ sơ tháng 8/2017 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/08 đến ngày 31/08/2017.

• Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.
• Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/07/2017.

• Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 01/08/2017 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 8/2017 và thẻ được sử dụng đến 31/08/2017.
• Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 28/07/2017 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN BH TNLĐ-BNN đến tháng 07/2017 và được sử dụng thẻ BHYT đến 31/07/2017.

Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 8/2017 thì không được lập hồ sơ tháng 07/2017 trong các ngày còn lại của tháng 07/2017.

Có thể thấy, về nguyên tắc thì đơn vị có thể báo giảm vào tất cả các ngày trong tháng tuy nhiên để dễ quản lý thì đơn vị có thể thực hiện 1 lần/tháng.

Trường hợp NLĐ nghỉ vào 27/12/2021 và công ty muốn thực hiện báo giảm để không phải đóng BHYT cho tháng 1. Nên công ty sẽ thực hiện báo giảm vào ngày 28/12/2021 đến 31/12/2021, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Tuy nhiên, quy định nêu trên đã bị bãi bỏ bởi Mục 3 Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022. Cũng tại công văn này, căn cứ theo Mục 1, việc báo giảm lao động được hướng dẫn như sau:

• Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động (không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng), sau đó, đơn vị vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ tăng/giảm, điều chỉnh lương trong tháng khi có phát sinh.

Ví dụ: Đối với người lao động thôi việc ngày 31/8/2022, ngày 25/8/2022 đơn vị ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động thì lập hồ sơ giảm nghỉ việc tháng 9/2022 gửi qua hồ sơ giao dịch điện tử, đồng thời nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của tháng 8/2022 ngay trong ngày 25/8/2022 thì khi cơ quan BHXH xử lý hồ sơ giảm sẽ in tờ rời đóng đủ tiền BHXH, BHTN đến hết tháng 8/2022 để đơn vị chuyển trả cho người lao động kịp thời hưởng các chế độ BHXH, BHTN.

4. Thành phần hồ sơ.

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023), thành phần hồ sơ gồm các tài liệu sau đây:

4.1. Đối với người lao động

Người lao động chưa có mã số BHXH (hoặc tra cứu không thấy mã số BHXH): Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/03/2023.

4.2. Đối với đơn vị sử dụng lao động

- Tờ khai đơn vị tham gia thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT) ban hành kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

5. Trình tự thực hiện báo giảm BHXH

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

(i) Đối với người lao động:

- Trường hợp đã có mã số BHXH thì cung cấp mã số BHXH cho đơn vị.

- Trường hợp chưa có mã số BHXH: lập Tờ khai TK1-TS.

(ii) Đối với đơn vị SDLĐ lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH:

- Lập Mẫu D02-LT.

- Lập Mẫu TK3-TS.

Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3. Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết.

6. Cách thức thực hiện

Bước 1. Nộp hồ sơ:

Đơn vị sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

• Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Qua Bưu chính.
• Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Bước 2. Nhận kết quả giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

7. Thêm cơ hội hưởng lương hưu cho người đi xuất khẩu lao động

Luật BHXH năm 2024 bảo đảm tốt hơn quyền tham gia và thụ hưởng chính sách BHXH đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài và người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam.

Theo đó, Luật ghi nhận quá trình công tác cũng như cách tính hưởng những quyền lợi với người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài cũng như là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong thời gian tới.

Cụ thể, khoản 4 Điều 66 Luật BHXH năm 2024 bổ sung quy định tính cộng gộp thời gian tham gia BHXH cả ở Việt Nam và nước ngoài cho người lao động.

Việc tính mức lương hưu hằng tháng của người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu mà có thời gian đóng BHXH theo quy định của Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên nhưng có thời gian đóng BHXH ở Việt Nam <15 năm thì cứ mỗi năm đóng sẽ được tính bằng 2,25% mức bình quân tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Điều 8 Luật BHXH năm 2024 còn quy định việc hợp tác quốc tế về BHXH theo hướng thúc đẩy đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về BHXH để bảo đảm quyền lợi cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài, người lao động nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam.

8. NLĐ đóng BHXH 15 năm cũng sẽ được hưởng lương hưu

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 có nhiều điểm mới so với Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, đặc biệt trong đó có nhiều quy định giúp mở rộng quyền lợi cho người tham gia BHXH, trong đó có quy định về việc sẽ giảm điều kiện về số năm đóng BHXH tối thiểu từ 20 năm xuống còn 15 năm để được hưởng lương hưu hàng tháng.

Hiện nay, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, thời gian đóng BHXH tối thiểu để có cơ hội được hưởng chế độ hưu trí của hầu hết các trường hợp đều là đủ 20 năm.

Thời gian này được đánh giá còn khá dài dẫn tới nhiều người không tích lũy đủ số năm đóng BHXH để được hưởng lương hưu.

Tuy nhiên, từ 01/7/2025, theo Điều 64 Luật BHXH năm 2024, người lao động đủ tuổi nghỉ hưu và khi nghỉ việc có thời gian đóng BHXH bắt buộc từ đủ 15 năm trở lên thì cũng sẽ được hưởng lương hưu.

Với quy định điều kiện về thời gian đóng BHXH tối thiểu chỉ còn 15 năm thì cơ hội được hưởng lương hưu hằng tháng của người lao động cũng sẽ tăng cao hơn so với trước kia.

9. Luật mới giảm độ tuổi được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trợ cấp hưu trí xã hội là loại hình BHXH do ngân sách nhà nước bảo đảm, được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát triển một phần từ quy định về trợ cấp xã hội hằng tháng với người cao tuổi không có lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng.

Theo đó, từ 01/7/2025, độ tuổi được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội của người lao động sẽ được giảm xuống còn 75 tuổi theo Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiện hành là 80 tuổi).

Riêng đối với người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo thì từ đủ 70 - dưới 75 tuổi sẽ được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội.

10. Bổ sung trợ cấp hưu trí xã hội cho người không có lương hưu

Trợ cấp hưu trí xã hội là một sự bổ sung về chế độ cần thiết để góp phần đảm bảo cuộc sống cho những người lao động không có lương hưu hay trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng khi về hưu.

Khoản 2 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 giải thích trợ cấp hưu trí xã hội là loại hình bảo hiểm xã hội do ngân sách nhà nước bảo đảm cho người cao tuổi đủ điều kiện theo quy định.

Theo Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội, công dân Việt Nam được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội khi có đủ các điều kiện:

(1) Từ đủ 75 tuổi trở lên;

(2) Không hưởng lương hưu hoặc trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, trừ trường hợp khác theo quy định của Chính phủ;

(3) Có văn bản đề nghị hưởng trợ cấp hưu trí xã hội.

Ngoài ra, công dân Việt Nam từ đủ 70 tuổi đến dưới 75 tuổi thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo và đáp ứng đủ điều kiện quy định tại điểm (2) và điểm (3) thì được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội.

Ủy ban Thường vụ Quốc hội quyết định điều chỉnh giảm dần độ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội trên cơ sở đề nghị của Chính phủ phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội và khả năng của ngân sách nhà nước từng thời kỳ.

11. Luật bảo hiểm mới mở rộng đối tượng được tham gia

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định mở rộng đối tượng được tham gia và thụ hưởng đầy đủ các chế độ BHXH bằng việc mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đối với chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh; Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố; Người lao động làm việc không trọn thời gian; Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã không hưởng tiền lương.