Hồ sơ xin việc cần công chứng những gì? Công chứng hồ sơ xin việc ở đâu?

1. Hồ sơ xin việc cần công chứng những gì?

Dù không được quy định tại bất cứ văn bản nào về lao động bộ hồ sơ xin việc cần những loại giấy tờ gì nhưng thông thường các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu người xin việc cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây: Đơn xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch tự thuật, giấy khám sức khoẻ, bằng cấp, chứng chỉ liên quan, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn…

Với những giấy tờ này, khi xin việc thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực tuy nhiên khi vào làm việc chính thức, để thực hiện các thủ tục thông báo mã số thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội… doanh nghiệp sẽ yêu cầu bản chứng thực của một số loại giấy tờ.

Một số giấy tờ trong hồ sơ xin việc thường cần được công chứng bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch (chứng thực chữ ký);
• Bản photo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (Chứng thực bản sao từ bản chính);
• Bản photo giấy khai sinh (Chứng thực bản sao từ bản chính);
• Bản photo bằng tốt nghiệp và chứng chỉ liên quan... (Chứng thực bản sao từ bản chính).

2. Công chứng hồ sơ xin việc ở đâu?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về địa điểm chứng thực như sau:

Địa điểm chứng thực

1. Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

2. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.

3. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.

Theo đó người lao động có thể đi chứng thực hồ sơ xin việc tại:

• Uỷ ban nhân dân cấp xã;
• Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng;
• Phòng tư pháp cấp huyện.

3. Hồ sơ xin việc có thời hạn bao lâu?

Thực tế thì không có một con số hay một quy định cụ thể nào về thời hạn của hồ sơ xin việc. Hồ sơ xin việc là một bộ hồ sơ bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau. Tức là sẽ có nhiều thời hạn được đưa ra ở đây bởi sự tổng hợp của nhiều yếu tố này trong hồ sơ xin việc. Do đó, thời hạn của hồ sơ xin việc sẽ được tính dựa trên thời hạn của các giấy tờ có trong hồ sơ xin việc. Cụ thể là những giấy tờ sau: Sơ yếu lý lịch tự thuật, Giấy khám sức khỏe, CV xin việc, Đơn xin việc, bản sao sổ hộ khẩu, bản sao chứng minh thư/ căn cước công dân, bản sao bằng cấp, chứng chỉ, ảnh thẻ cá nhân, ... Tuỳ vào yêu cầu cụ thể của mỗi công ty mà số lượng giấy tờ cần có trong hồ sơ xin việc có thể thay đổi.

Mặc dù không có quy định về thời hạn của hồ sơ xin việc nhưng bộ hồ sơ xin việc của bạn không nên quá 06 tháng kể từ ngày làm. Với thời hạn như vậy sẽ đảm bảo rằng các ứng viên cung cấp những thông tin mới nhất, cập nhật chi tiết trong thời gian gần đây nhất để bộ hồ sơ xin việc trở nên trọn vẹn, đầy đủ và chi tiết hơn.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Công chứng hồ sơ xin việc có cần hộ khẩu không?

Trước đây, bản photo sổ hộ khẩu là một trong những giấy tờ cần thiết được yêu cầu khi người lao động nộp hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, trên tinh thần của Luật Cư trú 2020, từ ngày 01/01/2023 sổ hộ khẩu đã chính thức bị bãi bỏ và không còn giá trị sử dụng. Như vậy, không cần công chứng sổ hộ khẩu khi làm hồ sơ xin việc.

4.2. Không có tạm trú có công chứng hồ sơ xin việc được không?

Căn cứ khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người làm hồ sơ xin việc có thể đến các cơ quan, tổ chức này ở bất kỳ địa phương nào để chứng thực mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

4.3. Tại sao cần công chứng hồ sơ xin việc?

Công chứng hồ sơ xin việc giúp xác nhận tính xác thực và hợp lệ của các giấy tờ, đảm bảo rằng thông tin bạn cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.

4.4. Công chứng hồ sơ xin việc mất bao lâu?

Thời gian công chứng hồ sơ xin việc có thể khác nhau tùy thuộc vào từng địa điểm và số lượng giấy tờ cần công chứng. Thông thường, quá trình công chứng có thể mất từ vài giờ đến một ngày làm việc.