Cách viết biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên mới nhất 2025

1. Cách viết biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên mới nhất 2025

1.1. Biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên các cấp mới nhất năm 2025

Biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên là một loại tài liệu mang tính chất quan trọng và thiết yếu trong lĩnh vực giáo dục, được sử dụng để thực hiện công tác đánh giá, rà soát nhằm xác nhận tính hợp pháp, đầy đủ và chính xác của các giấy tờ, tài liệu liên quan đến từng giáo viên trong nhà trường. Việc lập biên bản này không chỉ giúp cho ban lãnh đạo nhà trường, phòng nhân sự có được cái nhìn tổng thể và chính xác về hồ sơ của giáo viên mà còn góp phần đảm bảo việc quản lý nhân sự theo đúng quy định và tiêu chuẩn của ngành giáo dục. Quá trình kiểm tra hồ sơ thường bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng các loại giấy tờ quan trọng như bằng cấp chuyên môn, các chứng chỉ nghề nghiệp đã đạt được, hồ sơ lý lịch cá nhân để xác minh thông tin cá nhân và quá trình công tác của giáo viên.

Quý bạn đọc có thể tham khảo các mẫu biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên các cấp dưới đây

Biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên mầm non

Biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên tiểu học

Biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên THCS

Biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên THPT

1.2. Cách viết biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên

Cách viết biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên như sau:

1. Phần mở đầu

• Tên trường, tổ chuyên môn:
  Viết đầy đủ, chính xác tên trường và tổ chuyên môn chịu trách nhiệm tiến hành kiểm tra hồ sơ giáo viên. Ví dụ:
  Trường THCS Nguyễn Văn A
  Tổ chuyên môn Toán – Lý – Hóa

• Tiêu ngữ:
  Viết căn giữa trang giấy, in đậm, ví dụ:
  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

• Tên biên bản:
  Viết căn giữa, in đậm, in hoa, dùng cỡ chữ lớn hơn phần còn lại:
  BIÊN BẢN KIỂM TRA HỒ SƠ GIÁO VIÊN

2. Phần nội dung chính

• Thời gian và địa điểm kiểm tra:
  Ghi rõ thời gian cụ thể của buổi kiểm tra, ví dụ:
  “Vào lúc 8 giờ 30 phút, ngày 10 tháng 6 năm 2025, tại phòng họp Tổ chuyên môn Toán – Lý – Hóa, Trường THCS Nguyễn Văn A.”

• Lần kiểm tra và năm học:
  Ghi lần kiểm tra (ví dụ: lần thứ 1, lần thứ 2,…) và năm học hiện tại, ví dụ:
  “Lần kiểm tra thứ 1, năm học 2024 – 2025.”

• Thành phần kiểm tra:
  Liệt kê rõ họ tên và chức vụ của từng thành viên trong đoàn kiểm tra. Ví dụ:

• Ông/Bà: Nguyễn Văn B – Tổ trưởng Tổ Toán

• Ông/Bà: Lê Thị C – Giáo viên tổ chuyên môn

• Người được kiểm tra:
  Ghi đầy đủ họ tên, môn dạy, tổ chuyên môn của giáo viên được kiểm tra. Ví dụ:
  “Ông/Bà: Trần Thị D, Môn Toán, Tổ chuyên môn Toán – Lý – Hóa.”

• Nội dung kiểm tra:
  Ghi rõ từng mục hồ sơ được kiểm tra, nhận xét chi tiết và xếp loại cho từng phần.

  • Kế hoạch giảng dạy (Sổ báo giảng):

    • Ghi rõ giáo viên đã lập kế hoạch đến tuần học nào, so với yêu cầu của nhà trường.

    • Ví dụ: “Giáo viên đã lập kế hoạch giảng dạy đến tuần 35/36 theo yêu cầu.”

    • Nhận xét: “Thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ.”

    • Xếp loại: “Tốt.”

  • Giáo án giảng dạy:

    • Giáo án chuyên môn: Ghi từng môn dạy, số tiết đã soạn và so sánh với phân phối chương trình (PPCT).

    • Giáo án tự chọn: Ghi rõ số tiết đã soạn và so sánh với PPCT.

    • Nhận xét tổng quát về chất lượng và số lượng giáo án.

    • Xếp loại tổng hợp.

  • Sổ điểm cá nhân:

    • Đánh giá tiến độ cho điểm so với yêu cầu nhà trường và quy định hiện hành.

    • Nhận xét về độ chính xác và cập nhật thường xuyên.

    • Xếp loại.

  • Sổ dự giờ:

    • Ghi số tiết dự giờ đã thực hiện so với yêu cầu của tổ chuyên môn.

    • Nhận xét về việc tham gia dự giờ, phản hồi từ các tiết dự giờ.

    • Xếp loại.

  • Sổ hội họp:

    • Đánh giá việc ghi chép, tham gia các cuộc họp tổ chuyên môn, công đoàn, và các cuộc họp khác.

    • Nhận xét và xếp loại.

  • Sổ chủ nhiệm:

    • Nhận xét về việc quản lý học sinh, các hoạt động chủ nhiệm lớp và hồ sơ liên quan.

    • Xếp loại.

  • Hồ sơ khác (nếu có):

    • Ghi lại các loại hồ sơ bổ sung như giấy chứng nhận tham gia các khóa đào tạo, khen thưởng, hợp đồng lao động, giấy khám sức khỏe, v.v.

    • Nhận xét và xếp loại.

• Ý kiến người được kiểm tra:
  Người được kiểm tra có thể phát biểu ý kiến, phản hồi hoặc bổ sung thêm thông tin liên quan đến hồ sơ của mình.

• Xếp loại chung:
  Ghi rõ kết quả xếp loại cuối cùng dựa trên tổng hợp các phần kiểm tra trên, ví dụ: “Đạt loại Khá”, “Đạt loại Tốt”, “Cần bổ sung hồ sơ”.

• Người được kiểm tra ký tên:
  Phần cuối của nội dung, giáo viên được kiểm tra ký xác nhận đã đọc và đồng ý với kết quả kiểm tra.

3. Phần kết thúc

• Địa điểm, ngày tháng năm lập biên bản:
  Ghi rõ địa điểm và thời gian lập biên bản. Ví dụ:
  “TPHCM, ngày 10 tháng 6 năm 2025”

• Người kiểm tra ký tên:
  Ghi họ tên đầy đủ và ký tên của từng thành viên trong đoàn kiểm tra để xác nhận biên bản.

Những lưu ý khi viết biên bản:

• Biên bản phải được viết rõ ràng, mạch lạc, không tẩy xóa hay sửa chữa gây khó hiểu.

• Nội dung cần phản ánh chính xác thực trạng hồ sơ giáo viên, tránh ghi sai lệch hoặc thiếu sót.

• Việc ghi nhận và xếp loại từng phần giúp làm căn cứ đánh giá năng lực và công tác quản lý giáo viên.

• Nếu tổ chuyên môn kiểm tra nhiều giáo viên trong cùng một buổi, có thể lập biên bản riêng cho từng giáo viên hoặc tổng hợp thành một biên bản chung nhưng cần rõ ràng, chi tiết.

2. Hồ sơ giáo viên các cấp gồm có những gì?

(1) Cấp mầm non

Tại khoản 3 Điều 21 Điều lệ Trường mầm non ban hành kèm theo Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT, hồ sơ giáo viên mầm non bao gồm:

• Kế hoạch nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục cho nhóm trẻ hoặc lớp mẫu giáo: Kế hoạch này phải được chuẩn bị và cập nhật định kỳ, trong đó phải bao gồm các hoạt động về dinh dưỡng, chăm sóc sức khỏe, giáo dục và các hoạt động khác phù hợp với độ tuổi của trẻ.
• Sổ theo dõi trẻ em: Đây là một bản ghi chép của các thông tin về trẻ, bao gồm tên tuổi, giới tính, sức khỏe, các hoạt động hằng ngày, quá trình phát triển và học tập của trẻ.
• Sổ theo dõi tài sản, thiết bị, đồ chơi của nhóm trẻ hoặc lớp mẫu giáo: Sổ này bao gồm danh sách các thiết bị, đồ chơi, sách vở, tài liệu giáo dục và các tài sản khác được sử dụng trong hoạt động giáo dục. Các thông tin này được ghi chép để đảm bảo việc quản lý và sử dụng tài sản hiệu quả.

(2) Cấp Tiểu học

Tại khoản 2 Điều 21 Điều lệ Trường tiểu học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT, hồ sơ giáo viên tiểu học bao gồm:

• Kế hoạch giảng dạy: Đây là tài liệu cơ bản để giáo viên lên lịch giảng dạy và quản lý các hoạt động giảng dạy của mình. Kế hoạch giảng dạy bao gồm các thông tin như mục tiêu giảng dạy, nội dung bài học, phương pháp giảng dạy, tài liệu tham khảo, đánh giá kết quả học tập.
• Sổ ghi chép các hoạt động chuyên môn, lên lịch giờ học và theo dõi đánh giá kết quả học tập của học sinh: Đây là tài liệu dùng để ghi chép các hoạt động chuyên môn của giáo viên, bao gồm việc lên lịch giờ học, chuẩn bị tài liệu giảng dạy, theo dõi và đánh giá kết quả học tập của học sinh. Tài liệu này rất quan trọng để giáo viên có thể kiểm soát được quá trình giảng dạy và đánh giá hiệu quả của mình.
• Sổ chủ nhiệm (nếu là giáo viên chủ nhiệm): Nếu giáo viên đảm nhiệm vai trò chủ nhiệm lớp, cần phải có sổ chủ nhiệm để ghi chép các hoạt động liên quan đến quản lý lớp học, theo dõi và đánh giá học tập của các học sinh trong lớp.
• Sổ công tác Đội (nếu là Tổng phụ trách Đội): Nếu giáo viên đảm nhiệm vai trò Tổng phụ trách Đội, cần phải có sổ công tác Đội để ghi chép các hoạt động liên quan đến quản lý đội ngũ giáo viên và các hoạt động của Đội.

(3) Cấp Trung học cơ sở

Theo quy định tại khoản 3 Điều 21 Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT, hồ sơ giáo viên THCS bao gồm:

• Kế hoạch giáo dục của giáo viên (theo năm học): Đây là kế hoạch làm việc của giáo viên đặt ra trong suốt một năm học bao gồm các phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu, theo từng chủ điểm, sự kiện trong năm học góp phần giúp công tác dạy và học được thuận lợi đạt kết quả tốt nhất.
• Kế hoạch bài dạy (giáo án): Giáo viên căn cứ vào yêu cầu cần đạt được quy định trong chương trình môn học, kế hoạch giáo dục nhà trường, kế hoạch giáo dục môn học, sách giáo khoa, thiết bị dạy học để xây dựng kế hoạch bài dạy (Ví dụ: Yêu cầu cần đạt; Đồ dùng dạy học cần chuẩn bị; Tiến trình dạy học; Điều chỉnh sau tiết dạy)
• Sổ theo dõi và đánh giá học sinh: Được lập ra nhằm đánh giá nhằm xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ rèn luyện và học tập của học sinh theo yêu cầu cần đạt được quy định trong Chương trình giáo dục phổ thông; cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để học sinh điều chỉnh hoạt động rèn luyện và học tập, cán bộ quản lý giáo dục và giáo viên điều chỉnh hoạt động dạy học
• Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp): Ghi chép các thông tin về học sinh trong lớp học. Thông tin này bao gồm tên học sinh, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của phụ huynh, kết quả học tập và hành vi của học sinh.

(4) Cấp Trung học phổ thông

Theo quy định tại khoản 3 Điều 21 Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT, hồ sơ giáo viên THPT bao gồm:

• Kế hoạch giáo dục của giáo viên (theo năm học): Đây là kế hoạch làm việc của giáo viên đặt ra trong suốt một năm học bao gồm các phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu, theo từng chủ điểm, sự kiện trong năm học góp phần giúp công tác dạy và học được thuận lợi đạt kết quả tốt nhất.
• Kế hoạch bài dạy (giáo án): Giáo viên căn cứ vào yêu cầu cần đạt được quy định trong chương trình môn học, kế hoạch giáo dục nhà trường, kế hoạch giáo dục môn học, sách giáo khoa, thiết bị dạy học để xây dựng kế hoạch bài dạy (Ví dụ: Yêu cầu cần đạt; Đồ dùng dạy học cần chuẩn bị; Tiến trình dạy học; Điều chỉnh sau tiết dạy)
• Sổ theo dõi và đánh giá học sinh: Được lập ra nhằm đánh giá nhằm xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ rèn luyện và học tập của học sinh theo yêu cầu cần đạt được quy định trong Chương trình giáo dục phổ thông; cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để học sinh điều chỉnh hoạt động rèn luyện và học tập, cán bộ quản lý giáo dục và giáo viên điều chỉnh hoạt động dạy học
• Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp): Ghi chép các thông tin về học sinh trong lớp học. Thông tin này bao gồm tên học sinh, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của phụ huynh, kết quả học tập và hành vi của học sinh.

3. Câu hỏi thường gặp

3.1. Khi viết biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên cần bắt đầu bằng những phần nào?

Phần mở đầu của biên bản cần ghi rõ tên trường, tổ chuyên môn tiến hành kiểm tra, tiêu ngữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” viết căn giữa, in đậm, và tên biên bản “BIÊN BẢN KIỂM TRA HỒ SƠ GIÁO VIÊN” viết in hoa, in đậm, căn giữa.

3.2. Nội dung chính của biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên bao gồm những gì?

Nội dung chính bao gồm: thời gian, địa điểm kiểm tra; lần kiểm tra và năm học; thành phần đoàn kiểm tra; thông tin giáo viên được kiểm tra; nội dung kiểm tra chi tiết từng phần như kế hoạch giảng dạy, giáo án, sổ điểm cá nhân, sổ dự giờ, sổ hội họp, sổ chủ nhiệm và hồ sơ khác (nếu có). Mỗi phần cần có nhận xét và xếp loại cụ thể. Cuối cùng là ý kiến của giáo viên và xếp loại chung.

3.3. Cần ghi rõ những thông tin gì về thành phần kiểm tra trong biên bản?

Biên bản phải ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của từng người tham gia đoàn kiểm tra để xác nhận tính minh bạch và chính xác trong quá trình kiểm tra hồ sơ giáo viên.

3.4. Làm sao để ghi nhận xét và xếp loại trong biên bản kiểm tra hồ sơ giáo viên?

Mỗi mục kiểm tra như kế hoạch giảng dạy, giáo án, sổ điểm, sổ dự giờ… cần được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn cụ thể của nhà trường hoặc tổ chuyên môn. Sau khi kiểm tra, ghi nhận xét khách quan về mức độ hoàn thành, tính đầy đủ và chất lượng của hồ sơ, rồi xếp loại như “Tốt”, “Khá”, “Đạt yêu cầu”, hoặc “Cần bổ sung”.