Tìm kiếm

Thông tư 36/2018/TT-BYT quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

Tiêu đề Thông tư 36/2018/TT-BYT Mục lục
Chương I Quy định chung 1-2
Chương II Ban hành thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc 3-4
Chương III Đánh giá việc đáp ứng thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc 5-8
Chương IV Đánh giá việc duy trì đáp ứng thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc 9-12
Chương V Tuân thủ thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở có hoạt động dược không thuộc diện cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược 13-16
Chương VI Đoàn đánh giá việc đáp ứng thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc 17-18
Chương VII Điều khoản thi hành 19-22

BỘ Y TẾ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 36/2018/TT-BYT

Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2018

 

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC

Căn cứ Luật số 105/2016/QH13 ngày 06 tháng 4 năm 2016 về dược;

Căn cứ Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật dược;

Căn cứ Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý Dược,

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Chương I
Quy định chung
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định việc công bố áp dụng, ban hành và đánh giá việc đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc là việc cất giữ bảo đảm an toàn, chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc, bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ hệ thống hồ sơ tài liệu phục vụ bảo quản, xuất, nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại nơi bảo quản.

2. Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc là bộ nguyên tắc, tiêu chuẩn về bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhằm bảo đảm và duy trì một cách tốt nhất sự an toàn và chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc thông qua việc kiểm soát đầy đủ trong suốt quá trình bảo quản.

3. Tồn tại là sai lệch so với nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hoặc với quy định của pháp luật về dược.

4. Cơ sở bảo quản là cơ sở có hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc bao gồm cơ sở nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc; cơ sở xuất khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc; cơ sở kinh doanh dịch vụ bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc; cơ sở có hoạt động dược không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược với phạm vi bảo quản thuốc (cơ sở đầu mối bảo quản thuốc của chương trình y tế quốc gia, của các lực lượng vũ trang nhân dân; cơ sở bảo quản của chương trình tiêm chủng mở rộng quốc gia, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và cơ sở khác có hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc không vì mục đích thương mại).

5. GSP là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Good Storage Practices”, được dịch sang tiếng Việt là Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

6. WHO là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “World Health Organization”, được dịch sang tiếng Việt là Tổ chức Y tế thế giới.

Chương II
Ban hành thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc
Điều 3. Tài liệu về nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Ban hành nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này trên cơ sở tài liệu hướng dẫn của Tổ chức Y tế thế giới và các tài liệu cập nhật được quy định tại khoản 5 Điều này.

2. Ban hành nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Ban hành nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đối với cơ sở có hoạt động dược không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược với phạm vi bảo quản thuốc, trừ cơ sở quy định tại Khoản 4 Điều này, quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

4. Ban hành nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

5. Trường hợp Tổ chức Y tế thế giới có sửa đổi, bổ sung nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này, trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày các tài liệu cập nhật được công bố trên Cổng thông tin điện tử của WHO, Cục Quản lý Dược tổ chức dịch và công bố nội dung sửa đổi, bổ sung trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược, Cục Quản lý Y Dược cổ truyền để các đối tượng có liên quan tra cứu, cập nhật và áp dụng.

Điều 4. Áp dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Cơ sở xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc (trừ cơ sở xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền) triển khai áp dụng GSP quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này và tài liệu cập nhật theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Thông tư này.

2. Cơ sở xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền triển khai áp dụng GSP quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Cơ sở đầu mối bảo quản thuốc của chương trình y tế quốc gia, của các lực lượng vũ trang nhân dân; cơ sở bảo quản vắc xin trong chương trình tiêm chủng mở rộng quốc gia tuyến trung ương, tuyến khu vực và tuyến tỉnh triển khai áp dụng GSP quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

4. Kho bảo quản thuốc của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (trừ kho bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền), cơ sở tiêm chủng, cơ sở bảo quản vắc xin trong chương trình tiêm chủng mở rộng quốc gia tuyến huyện triển khai áp dụng GSP quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

5. Kho bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh triển khai áp dụng GSP quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này (trừ nội dung quy định tại điểm 3.2 của Phụ lục này).

6. Cơ sở có quyền nhập khẩu nhưng không được thực hiện quyền phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại Việt Nam triển khai áp dụng và đáp ứng GSP quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này (trừ nội dung vận chuyển để phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc được quy định tại khoản 8 Phụ lục I) và tài liệu cập nhật theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư này

7. Cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc triển khai áp dụng tài liệu GSP cập nhật quy định tại khoản 1 Điều này trong thời hạn:

a) 12 tháng đối với trường hợp có yêu cầu thay đổi về nhà kho bảo quản, thiết bị phục vụ việc bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, tính từ thời điểm tài liệu cập nhật được công bố trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược, Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền;

b) 06 tháng đối với cập nhật không thuộc điểm a Khoản này, tính từ thời điểm tài liệu cập nhật được công bố trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược, Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền.

Chương III
Đánh giá việc đáp ứng thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc
Điều 5. Hồ sơ làm căn cứ để đánh giá đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Hồ sơ làm căn cứ để đánh giá đáp ứng GSP đối với cơ sở bảo quản là Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược (được nộp khi đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, cơ sở bảo quản không phải nộp thêm hồ sơ để đánh giá đáp ứng GSP) theo quy định tại Điều 38 của Luật dược và Điều 32 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 05 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật dược (sau đây được gọi tắt là Nghị định số 54/2017/NĐ-CP). Đối với cơ sở bảo quản thuốc phải kiểm soát đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 38 của Luật dược và khoản 31 Điều 5 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế (sau đây được gọi tắt là Nghị định số 155/2018/NĐ-CP).

Tài liệu kỹ thuật về cơ sở bảo quản được trình bày theo hướng dẫn về hồ sơ tổng thể của cơ sở bảo quản quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này hoặc hồ sơ tổng thể được cập nhật trong trường hợp bổ sung phạm vi hoạt động.

2. Trường hợp cơ sở bảo quản đề nghị cấp Giấy chứng nhận GSP cùng với Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, cơ sở bảo quản phải ghi rõ nội dung này trong Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

Điều 6. Trình tự đánh giá việc đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Tiếp nhận hồ sơ:

Cơ sở bảo quản nộp 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 5 Thông tư này kèm phí thẩm định theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính về phí thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, dược liệu đến Cơ quan tiếp nhận của Bộ Y tế như sau:

a) Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền đối với cơ sở xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ bảo quản đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược với phạm vi chỉ kinh doanh dược liệu, thuốc cổ truyền, vị thuốc cổ truyền tại thời điểm nộp hồ sơ đề nghị;

b) Cục Quản lý Dược đối với cơ sở xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ bảo quản đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược với phạm vi kinh doanh thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm, thuốc dược liệu và nguyên liệu làm thuốc (không bao gồm dược liệu);

c) Cục Quản lý Dược đối với cơ sở xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh dịch vụ bảo quản đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược với phạm vi kinh doanh đồng thời một trong các thuốc, nguyên liệu làm thuốc được quy định tại điểm a khoản này và một trong các loại thuốc, nguyên liệu làm thuốc được quy định tại điểm b khoản này tại thời điểm nộp hồ sơ đề nghị.

2. Trình tự tiếp nhận và thẩm định hồ sơ:

Thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 5 Điều 33 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP và khoản 12 Điều 5 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP.

3. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan tiếp nhận thành lập Đoàn đánh giá và gửi cho cơ sở bảo quản quyết định thành lập Đoàn đánh giá, trong đó có dự kiến thời gian đánh giá thực tế tại cơ sở bảo quản.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập, Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá thực tế tại cơ sở bảo quản.

Điều 7. Quy trình đánh giá việc đáp ứng và phân loại đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Nguyên tắc sử dụng tài liệu GSP trong đánh giá việc đáp ứng GSP:

Nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP được quy định tại các khoản 1 và 2 Điều 4 Thông tư này tương ứng với hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

2. Quy trình đánh giá:

a) Bước 1. Đoàn đánh giá công bố Quyết định thành lập Đoàn đánh giá, mục đích, nội dung và kế hoạch đánh giá tại cơ sở bảo quản;

b) Bước 2. Cơ sở bảo quản trình bày tóm tắt về tổ chức, nhân sự và hoạt động triển khai, áp dụng GSP hoặc nội dung cụ thể theo nội dung của đợt đánh giá;

c) Bước 3. Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá thực tế việc triển khai áp dụng GSP tại cơ sở bảo quản theo từng nội dung cụ thể;

d) Bước 4. Đoàn đánh giá họp với cơ sở bảo quản để thông báo về tồn tại phát hiện trong quá trình đánh giá (nếu có); đánh giá mức độ của từng tồn tại; thảo luận với cơ sở bảo quản trong trường hợp cơ sở bảo quản không thống nhất với đánh giá của Đoàn đánh giá đối với từng tồn tại hoặc về mức độ đáp ứng nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP của cơ sở bảo quản;

đ) Bước 5. Lập và ký biên bản đánh giá:

Ngay sau khi hoàn thành việc đánh giá thực tế tại cơ sở bảo quản, Đoàn đánh giá lập biên bản đánh giá theo Mẫu số 03 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này. Biên bản đánh giá phải thể hiện thành phần Đoàn đánh giá, thành phần của cơ sở bảo quản, địa điểm, thời gian, phạm vi đánh giá, vấn đề chưa thống nhất giữa Đoàn đánh giá và cơ sở bảo quản (nếu có). Lãnh đạo cơ sở bảo quản cùng Trưởng Đoàn đánh giá ký xác nhận vào biên bản đánh giá. Biên bản đánh giá được làm thành 03 bản: 01 bản lưu tại cơ sở bảo quản, 02 bản lưu tại Cơ quan tiếp nhận.

e) Bước 6. Hoàn thiện Báo cáo đánh giá:

Đoàn đánh giá có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá GSP theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này, liệt kê và phân tích, phân loại mức độ tồn tại mà cơ sở bảo quản cần khắc phục, sửa chữa, tham chiếu điều khoản quy định tương ứng của văn bản pháp luật và nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP, đánh giá mức độ tuân thủ GSP của cơ sở bảo quản. Việc phân loại mức độ tồn tại và đánh giá mức độ tuân thủ GSP của cơ sở bảo quản quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Mức độ tuân thủ GSP:

Mức độ tuân thủ GSP của cơ sở bảo quản quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này, gồm các mức độ sau đây:

a) Cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 1;

b) Cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 2;

c) Cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 3.

Điều 8. Xử lý kết quả đánh giá đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Trường hợp báo cáo đánh giá GSP kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 1 theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 7 Thông tư này:

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký biên bản đánh giá, Cơ quan tiếp nhận trình Bộ trưởng Bộ Y tế cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và thực hiện cấp Giấy chứng nhận GSP theo Mẫu số 05 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này nếu cơ sở bảo quản đã có đề nghị trong Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

2. Trường hợp báo cáo đánh giá GSP kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 2 theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 7 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày ký biên bản đánh giá, Cơ quan tiếp nhận gửi báo cáo đánh giá GSP cho cơ sở bảo quản theo quy định tại điểm b khoản 6 Điều 33 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP.

b) Sau khi hoàn thành việc khắc phục, sửa chữa, cơ sở bảo quản phải có văn bản báo cáo khắc phục bao gồm kế hoạch và bằng chứng chứng minh (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận hoặc các tài liệu chứng minh khác) việc khắc phục, sửa chữa các tồn tại được ghi trong báo cáo đánh giá GSP;

c) Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản báo cáo khắc phục, Cơ quan tiếp nhận đánh giá kết quả khắc phục của cơ sở bảo quản và kết luận về tình trạng đáp ứng GSP của cơ sở bảo quản:

- Trường hợp việc khắc phục của cơ sở bảo quản đã đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận trình Bộ trưởng Bộ Y tế cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và thực hiện cấp Giấy chứng nhận GSP theo Mẫu số 05 quy định tại Phụ lục VII kèm theo Thông tư này nếu cơ sở bảo quản đã có đề nghị trong Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược;

- Trường hợp việc khắc phục của cơ sở bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu, Cơ quan tiếp nhận có văn bản thông báo cho cơ sở và nêu rõ lý do.

d) Trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày Cơ quan tiếp nhận gửi Báo cáo đánh giá có nội dung yêu cầu sửa đổi, bổ sung, cơ sở bảo quản phải nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung. Sau thời hạn trên, cơ sở bảo quản không sửa đổi, bổ sung hoặc sau 12 tháng, kể từ ngày nộp hồ sơ đề nghị lần đầu mà hồ sơ sửa đổi, bổ sung không đáp ứng yêu cầu thì hồ sơ đề nghị đã nộp không còn giá trị.

3. Trường hợp báo cáo đánh giá GSP kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 3 theo quy định tại điểm c Khoản 3 Điều 7 Thông tư này:

Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày ký biên bản đánh giá, Cơ quan tiếp nhận ban hành văn bản thông báo về việc không đáp ứng GSP kèm theo báo cáo đánh giá GSP cho cơ sở bảo quản và không cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

4. Trường hợp cơ sở bảo quản có ý kiến không thống nhất với tồn tại theo đánh giá của Đoàn đánh giá, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày Đoàn đánh giá có báo cáo đánh giá hoặc báo cáo đánh giá hành động khắc phục, cơ sở bảo quản có văn bản kiến nghị gửi Cơ quan tiếp nhận kèm theo bằng chứng (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận) chứng minh liên quan đến tồn tại đó.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản kiến nghị của cơ sở bảo quản, Cơ quan tiếp nhận tổ chức rà soát báo cáo đánh giá GSP, nội dung kiến nghị của cơ sở bảo quản, nếu cần thiết, lấy ý kiến tư vấn chuyên gia trong lĩnh vực có liên quan và có văn bản trả lời cơ sở bảo quản. Văn bản trả lời phải nêu rõ nội dung chấp thuận, không chấp thuận đối với nội dung kiến nghị của cơ sở bảo quản, lý do không chấp thuận. Thời gian này không tính vào thời hạn đánh giá.

5. Trong thời gian 05 ngày, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, Cơ quan tiếp nhận công bố trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cơ quan tiếp nhận các thông tin sau đây:

a) Tên và địa chỉ cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

b) Họ tên người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược, số Chứng chỉ hành nghề dược;

c) Số Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và số Giấy chứng nhận GSP (nếu có);

d) Thời hạn hết hiệu lực của việc đánh giá đáp ứng GSP;

đ) Phạm vi hoạt động của cơ sở bảo quản.

Chương IV
Đánh giá việc duy trì đáp ứng thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc
Điều 9. Đánh giá định kỳ việc duy trì đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Thời gian định kỳ đánh giá việc duy trì đáp ứng GSP tại cơ sở bảo quản là 03 năm, kể từ ngày ký biên bản đánh giá lần đánh giá liền trước (không bao gồm các lần đánh giá đột xuất, thanh tra, kiểm tra của Bộ Y tế, Sở Y tế).

2. Tháng 11 hàng năm, Cơ quan tiếp nhận công bố trên Trang thông tin điện tử của Cơ quan tiếp nhận về kế hoạch đánh giá định kỳ việc duy trì đáp ứng GSP của các cơ sở bảo quản trong năm kế tiếp và gửi bản kế hoạch này đến các cơ sở bảo quản có tên trong kế hoạch. Đối với trường hợp cơ sở bảo quản quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư này, Cục Quản lý Dược công bố và thực hiện kế hoạch đánh giá định kỳ, trừ trường hợp cơ sở đề nghị đánh giá riêng biệt.

3. Tối thiểu 30 ngày trước thời điểm đánh giá định kỳ việc duy trì đáp ứng GSP theo kế hoạch đã được Cơ quan tiếp nhận công bố, cơ sở bảo quản phải gửi về Cơ quan tiếp nhận báo cáo về hoạt động kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu hoặc dịch vụ bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc và việc duy trì đáp ứng tiêu chuẩn GSP (sau đây viết tắt là báo cáo hoạt động - duy trì đáp ứng GSP) của cơ sở theo Mẫu số 2 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này, kèm theo tài liệu kỹ thuật cập nhật về điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân sự của cơ sở bảo quản (nếu có thay đổi).

Ví dụ: Thời điểm dự kiến đánh giá định kỳ tại cơ sở bảo quản A là ngày 18 tháng 8 năm 2018 thì cơ sở bảo quản A phải nộp báo cáo hoạt động - duy trì đáp ứng GSP về Cơ quan tiếp nhận trước ngày 18 tháng 7 năm 2018.

4. Trường hợp cơ sở bảo quản không nộp báo cáo hoạt động - duy trì đáp ứng GSP theo thời hạn được quy định tại Khoản 3 Điều này, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đến hạn nộp báo cáo, Cơ quan tiếp nhận có văn bản yêu cầu cơ sở bảo quản thực hiện việc báo cáo hoạt động - duy trì đáp ứng GSP theo quy định.

5. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày Cơ quan tiếp nhận có văn bản yêu cầu, cơ sở bảo quản phải nộp báo cáo hoạt động - duy trì đáp ứng GSP kèm theo giải trình về lý do chậm nộp báo cáo. Nếu sau thời hạn này, cơ sở bảo quản không nộp báo cáo, Cơ quan tiếp nhận tiến hành đánh giá đột xuất, thanh tra, kiểm tra việc duy trì đáp ứng GSP của cơ sở theo quy định tại Điều 12 Thông tư này.

6. Sau khi nộp báo cáo hoạt động - duy trì đáp ứng GSP theo thời gian quy định, cơ sở bảo quản được tiếp tục hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo phạm vi quy định tại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược cho đến khi có kết quả đánh giá định kỳ việc duy trì đáp ứng GSP và phải bảo đảm duy trì việc đáp ứng GSP.

7. Trình tự đánh giá, quy trình đánh giá, phân loại kết quả đánh giá đáp ứng GSP thực hiện theo quy định tại Điều 6 và Điều 7 Thông tư này.

Điều 10. Xử lý kết quả đánh giá định kỳ việc duy trì đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Trường hợp báo cáo đánh giá GSP kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 1 theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 7 Thông tư này:

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký biên bản đánh giá, Cơ quan tiếp nhận cập nhật thông tin về việc duy trì đáp ứng GSP của cơ sở trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cơ quan tiếp nhận theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Thông tư này và thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận GSP theo Mẫu số 05 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này đối với cơ sở đề nghị cấp Giấy chứng nhận GSP.

2. Trường hợp báo cáo đánh giá GSP kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 2 theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 7 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký biên bản đánh giá, Cơ quan tiếp nhận gửi báo cáo đánh giá GSP cho cơ sở bảo quản để tiến hành khắc phục, sửa chữa tồn tại và gửi báo cáo khắc phục về Cơ quan tiếp nhận;

b) Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày Cơ quan tiếp nhận gửi báo cáo đánh giá GSP, cơ sở bảo quản phải có văn bản báo cáo khắc phục bao gồm kế hoạch và bằng chứng chứng minh (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận hoặc các tài liệu chứng minh khác) việc khắc phục, sửa chữa tồn tại được ghi trong báo cáo đánh giá GSP;

c) Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản báo cáo khắc phục, Cơ quan tiếp nhận đánh giá kết quả khắc phục của cơ sở bảo quản và kết luận về tình trạng đáp ứng GSP của cơ sở bảo quản như sau:

- Trường hợp việc khắc phục của cơ sở bảo quản đã đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận cập nhật thông tin về việc duy trì đáp ứng GSP của cơ sở trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cơ quan tiếp nhận theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Thông tư này và thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận GSP theo Mẫu số 05 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này đối với cơ sở đề nghị cấp Giấy chứng nhận GSP;

- Trường hợp việc khắc phục của cơ sở bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận có văn bản thông báo nội dung cần tiếp tục khắc phục, sửa chữa và nộp báo cáo bổ sung. Thời gian gia hạn để tiếp tục khắc phục, sửa chữa và báo cáo là 45 ngày, kể từ ngày có văn bản yêu cầu.

d) Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày ký biên bản đánh giá mà cơ sở bảo quản không có báo cáo khắc phục hoặc sau khi khắc phục theo quy định tại điểm c Khoản này mà kết quả khắc phục vẫn tiếp tục không đạt yêu cầu, Cơ quan tiếp nhận ban hành văn bản thông báo về việc không đáp ứng GSP và tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, Cơ quan tiếp nhận thực hiện một hoặc các biện pháp theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều này.

3. Trường hợp báo cáo đánh giá GSP kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 3 theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 Thông tư này:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký biên bản đánh giá, trên cơ sở đánh giá nguy cơ về tồn tại được phát hiện đối với chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc, an toàn của người sử dụng thuốc, Cơ quan tiếp nhận ban hành văn bản thông báo về việc không đáp ứng GSP kèm theo báo cáo đánh giá GSP. Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, Cơ quan tiếp nhận thực hiện một hoặc các biện pháp sau đây:

a) Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

b) Trình Bộ trưởng Bộ Y tế ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược đã cấp theo quy định tại khoản 2 Điều 40 của Luật dược và thực hiện thu hồi Giấy chứng nhận GSP đã cấp (nếu có).

c) Trường hợp cơ sở bảo quản không đáp ứng một hoặc một số phạm vi kinh doanh trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược đã cấp, Cơ quan tiếp nhận:

- Trình Bộ trưởng Bộ Y tế ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược đã cấp để loại bỏ phạm vi kinh doanh không đáp ứng theo quy định tại Điều 40 của Luật dược, đồng thời cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phù hợp với phạm vi kinh doanh mà cơ sở bảo quản đáp ứng GSP.

- Thực hiện cấp Giấy chứng nhận GSP phù hợp với phạm vi kinh doanh mà cơ sở bảo quản duy trì việc đáp ứng GSP nếu cơ sở có yêu cầu.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết luận cơ sở bảo quản duy trì đáp ứng GSP hoặc từ ngày ban hành Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược đã cấp do cơ sở bảo quản không duy trì đáp ứng GSP, Cơ quan tiếp nhận cập nhật tình trạng đáp ứng GSP trên Trang thông tin điện tử của Cơ quan tiếp nhận theo nội dung quy định tại khoản 5 Điều 8 Thông tư này đối với cơ sở bảo quản đáp ứng GSP hoặc thông tin về việc thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, Giấy chứng nhận GSP (nếu có) đã cấp đối với cơ sở bảo quản không duy trì đáp ứng GSP.

5. Trường hợp mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc do Đoàn đánh giá lấy trong quá trình đánh giá bị kết luận vi phạm chất lượng, Cơ quan tiếp nhận tiến hành xử lý thuốc, nguyên liệu làm thuốc vi phạm theo quy định hiện hành.

Điều 11. Kiểm soát thay đổi

1. Cơ sở bảo quản sau khi tiến hành thay đổi phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược hoặc báo cáo thay đổi theo Mẫu số 06 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Thay đổi thuộc một trong các trường hợp được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 36 của Luật dược;

b) Thay đổi vị trí kho bảo quản tại cùng địa điểm kinh doanh;

c) Bổ sung kho ở vị trí mới tại cùng địa điểm kinh doanh;

d) Mở rộng kho bảo quản trên cơ sở cấu trúc kho đã có;

đ) Sửa chữa, thay đổi lớn về cấu trúc, bố trí kho bảo quản;

e) Thay đổi hệ thống phụ trợ hoặc thay đổi nguyên lý thiết kế, vận hành hệ thống tiện ích mà có ảnh hưởng tới yêu cầu, điều kiện bảo quản.

2. Trường hợp cơ sở bảo quản có thay đổi theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, cơ sở bảo quản phải gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược theo quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 38 của Luật dược.

Trình tự đánh giá việc đáp ứng GSP, phân loại kết quả và xử lý kết quả đánh giá việc đáp ứng GSP được thực hiện theo quy định tại các điều 6, 7 và 8 Thông tư này.

3. Trường hợp cơ sở bảo quản có thay đổi thuộc một trong các trường hợp quy định tại các điểm b hoặc c khoản 1 Điều này, cơ sở bảo quản phải nộp báo cáo thay đổi kèm tài liệu kỹ thuật tương ứng với sự thay đổi về Cơ quan tiếp nhận.

a) Cơ quan tiếp nhận thực hiện đánh giá thực tế tại cơ sở bảo quản. Trường hợp cơ sở bảo quản đáp ứng yêu cầu, Cơ quan tiếp nhận có văn bản đồng ý với thay đổi của cơ sở bảo quản;

b) Trình tự đánh giá, phân loại kết quả và xử lý kết quả đánh giá đối với cơ sở bảo quản có thay đổi theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định tại các điều 6, 7 và 10 Thông tư này;

c) Trình tự đánh giá, phân loại kết quả và xử lý kết quả đánh giá đối với cơ sở bảo quản có thay đổi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định tại các điều 6, 7 và 8 Thông tư này.

4. Trường hợp cơ sở bảo quản có thay đổi thuộc một trong các trường hợp quy định tại các điểm d, đ hoặc e khoản 1 Điều này, cơ sở bảo quản phải nộp báo cáo thay đổi kèm tài liệu kỹ thuật tương ứng với sự thay đổi về Cơ quan tiếp nhận. Cơ quan tiếp nhận thực hiện đánh giá báo cáo thay đổi của cơ sở bảo quản.

a) Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, Cơ quan tiếp nhận hồ sơ ban hành văn bản thông báo về việc đồng ý với nội dung thay đổi trong trường hợp việc thay đổi đáp ứng yêu cầu hoặc thông báo về nội dung cần khắc phục, sửa chữa trong trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu;

b) Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày Cơ quan tiếp nhận có văn bản thông báo, cơ sở bảo quản phải hoàn thành việc khắc phục, sửa chữa và có văn bản thông báo kèm theo bằng chứng chứng minh (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận và các tài liệu khác) đã hoàn thành việc khắc phục, sửa chữa tồn tại được nêu trong văn bản thông báo;

c) Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo khắc phục của cơ sở bảo quản kèm theo bằng chứng chứng minh (hồ sơ tài liệu, hình ảnh, video, giấy chứng nhận và các tài liệu khác), Cơ quan tiếp nhận đánh giá kết quả khắc phục của cơ sở bảo quản và kết luận về tình trạng đáp ứng GSP của cơ sở bảo quản:

- Trường hợp việc khắc phục đã đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ ban hành văn bản thông báo về việc đồng ý với nội dung thay đổi;

- Trường hợp việc khắc phục chưa đáp ứng yêu cầu: Cơ quan tiếp nhận thực hiện việc đánh giá đột xuất, xử lý kết quả đánh giá theo quy định tại Điều 12 Thông tư này.

Điều 12. Đánh giá đột xuất, thanh tra, kiểm tra việc duy trì đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Công tác thanh tra, kiểm tra việc duy trì đáp ứng GSP của cơ sở bảo quản được thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan tiếp nhận tiến hành đánh giá đột xuất việc duy trì đáp ứng GSP tại cơ sở bảo quản khi cơ sở bảo quản thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Cơ sở bảo quản khắc phục chưa đáp ứng yêu cầu quy định tại tiết 2 điểm c khoản 4 Điều 11 Thông tư này;

b) Cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 2 hoặc 3 quy định tại điểm b và c khoản 3 Điều 7 Thông tư này phải được đánh giá đột xuất ít nhất 01 lần trong thời hạn 03 năm kể từ ngày kết thúc đợt đánh giá kỳ trước;

c) Cơ sở bảo quản có kết quả thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng kết luận có vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP;

d) Trường hợp có thông tin phản ánh, tố giác cơ sở bảo quản vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP;

e) Cơ sở bảo quản không nộp báo cáo hoạt động và duy trì đáp ứng GSP theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Thông tư này.

3. Thành phần Đoàn đánh giá do Thủ trưởng Cơ quan tiếp nhận quyết định theo quy định tại Điều 15 Thông tư này.

4. Trình tự đánh giá đột xuất tại cơ sở bảo quản thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.

5. Việc xử lý kết quả kiểm tra, đánh giá đột xuất tại cơ sở bảo quản thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư này.

Chương V
Tuân thủ thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở có hoạt động dược không thuộc diện cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược
Điều 13. Tuân thủ Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở tiêm chủng, cơ sở bảo quản vắc xin trong chương trình tiêm chủng mở rộng quốc gia tuyến huyện và tuyến tỉnh

1. Cơ sở phải tuân thủ GSP theo quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 4 Thông tư này và gửi văn bản thông báo việc đáp ứng GSP theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này đến Sở Y tế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây được gọi tắt là Sở Y tế) nơi cơ sở hoạt động.

2. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản thông báo việc đáp ứng GSP của cơ sở, Sở Y tế công bố trên Trang thông tin điện tử của Sở Y tế các thông tin sau đây:

a) Tên và địa chỉ của cơ sở thông báo đáp ứng GSP;

b) Thời điểm thông báo đáp ứng GSP;

c) Phạm vi hoạt động bảo quản của cơ sở thông báo đáp ứng GSP.

3. Sở Y tế kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc đáp ứng tuân thủ GSP của cơ sở theo quy định tại Điều 15 Thông tư này.

Điều 14. Tuân thủ Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đối với cơ sở đầu mối bảo quản thuốc của chương trình y tế quốc gia, của các lực lượng vũ trang nhân dân, cơ sở bảo quản vắc xin trong chương trình tiêm chủng mở rộng quốc gia tuyến trung ương, tuyến khu vực

1. Cơ sở phải tuân thủ GSP theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 4 Thông tư này và gửi văn bản thông báo việc đáp ứng GSP theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này đến Cơ quan tiếp nhận được quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư này. Cơ sở được phép hoạt động bảo quản thuốc kể từ ngày gửi bản thông báo.

2. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản thông báo việc đáp ứng GSP của cơ sở, Cơ quan tiếp nhận công bố trên Trang Thông tin điện tử của đơn vị các thông tin sau đây:

a) Tên và địa chỉ của cơ sở thông báo đáp ứng GSP;

b) Thời điểm thông báo đáp ứng GSP;

c) Phạm vi hoạt động bảo quản của cơ sở thông báo đáp ứng GSP.

3. Trường hợp, cơ sở có thực hiện hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phục vụ cho mục đích thương mại, Cơ sở phải có văn bản đề nghị đánh giá đáp ứng GSP và tài liệu kỹ thuật quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này gửi đến Cơ quan tiếp nhận. Cơ sở chỉ được phép triển khai hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phục vụ cho mục đích thương mại sau khi được Cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đánh giá đáp ứng GSP.

4. Cơ quan tiếp nhận quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư này thực hiện kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc tuân thủ GSP của cơ sở theo quy định tại Điều 15 Thông tư này.

Điều 15. Đánh giá đột xuất, thanh tra, kiểm tra việc duy trì đáp ứng Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc không thuộc diện phải cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

1. Việc đánh giá đột xuất, thanh tra, kiểm tra việc duy trì đáp ứng GSP của các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc không thuộc diện phải cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược quy định tại Điều 14 và Điều 15 Thông tư này thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư này.

2. Xử lý kết quả kiểm tra đánh giá đột xuất cơ sở bảo quản không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược được thực hiện như sau:

a) Trường hợp kết quả kiểm tra đánh giá kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 1 theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 7 Thông tư này thì được tiếp tục hoạt động;

b) Trường hợp kết quả kiểm tra đánh giá kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 2 theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 7 Thông tư này thì cơ quan tiến hành kiểm tra, đánh giá có văn bản yêu cầu cơ sở bảo quản tiến hành khắc phục, sửa chữa tồn tại và gửi báo cáo khắc phục về cơ quan tiến hành kiểm tra, đánh giá;

c) Trường hợp kết quả kiểm tra, đánh giá kết luận cơ sở bảo quản tuân thủ GSP ở mức độ 3 theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 Thông tư này thì cơ quan tiến hành kiểm tra, đánh giá quyết định tạm ngừng hoạt động bảo quản đối với phạm vi hoạt động bảo quản không đáp ứng cho đến khi cơ sở bảo quản tiến hành khắc phục, sửa chữa tồn tại đạt yêu cầu.

d) Trường hợp mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc do Đoàn kiểm tra, đánh giá lấy trong quá trình kiểm tra, đánh giá, bị kết luận vi phạm chất lượng do cơ sở không tuân thủ đáp ứng GSP, cơ quan tiếp nhận tiến hành xử lý thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo quy định hiện hành về quản lý chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Người đứng đầu cơ sở bảo quản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về vi phạm này.

Điều 16. Lộ trình tuân thủ Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đối với cơ sở có hoạt động dược không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược

1. Chậm nhất đến ngày 01 tháng 07 năm 2019, cơ sở có hoạt động bảo quản, tồn trữ, cung ứng vắc xin (cơ sở bảo quản vắc xin thuộc chương trình tiêm chủng mở rộng quốc gia ở tuyến Trung ương, tuyến khu vực, tuyến tỉnh và tuyến huyện, cơ sở dịch vụ tiêm chủng, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có hoạt động tiêm chủng) phải triển khai áp dụng và tuân thủ đầy đủ GSP đối với hoạt động bảo quản vắc xin quy định tại Thông tư này.

2. Chậm nhất đến ngày 01 tháng 01 năm 2021, cơ sở đầu mối bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của chương trình y tế quốc gia, của các lực lượng vũ trang nhân dân, cơ sở khám chữa bệnh (không bao gồm cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có hoạt động tiêm chủng quy định tại khoản 1 Điều này), cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền phải tuân thủ đầy đủ GSP đối với hoạt động bảo quản thuốc quy định tại Thông tư này.

Chương VI
Đoàn đánh giá việc đáp ứng thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc
Điều 17. Thành phần và tiêu chuẩn của thành viên Đoàn đánh giá

1. Thành phần Đoàn đánh giá bao gồm:

a) Trưởng Đoàn và 01 thành viên thuộc Cơ quan tiếp nhận. Đối với cơ sở bảo quản quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư này thì bổ sung 01 thành viên thuộc Cục Quản lý Y Dược cổ truyền;

b) 01 thành viên là đại diện Sở Y tế nơi cơ sở bảo quản đặt địa điểm kho bảo quản;

c) Thành viên của cơ quan liên quan trong trường hợp cần thiết.

2. Thành viên tham gia Đoàn đánh giá phải đáp ứng tiêu chuẩn sau đây:

a) Có trình độ đại học chuyên ngành y, dược, hóa học, sinh học trở lên;

b) Đã được đào tạo, tập huấn về GSP, thanh tra, đánh giá GSP và nắm vững nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP;

c) Trung thực, khách quan và nghiêm chỉnh chấp hành quy chế, quy định pháp luật trong quá trình đánh giá, không có xung đột lợi ích với cơ sở bảo quản được đánh giá theo quy định tại khoản 3 Điều này;

d) Trưởng Đoàn đánh giá phải có trình độ đại học dược trở lên và có kinh nghiệm trong công tác quản lý dược từ 02 năm trở lên.

3. Nguyên tắc đánh giá xung đột lợi ích: Thành viên Đoàn đánh giá được coi là có xung đột lợi ích với cơ sở bảo quản được đánh giá nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Đã từng làm việc trong vòng 05 năm gần đây cho cơ sở bảo quản được đánh giá;

b) Đã tham gia hoạt động tư vấn trong vòng 05 năm gần đây cho cơ sở bảo quản được đánh giá;

c) Đang có quyền lợi về tài chính với cơ sở bảo quản được đánh giá;

d) Có vợ hoặc chồng, con, bố hoặc mẹ, anh chị em ruột, bố hoặc mẹ của vợ, bố hoặc mẹ của chồng đang làm việc cho cơ sở bảo quản được đánh giá.

Điều 18. Trách nhiệm và quyền hạn của Đoàn đánh giá

1. Trách nhiệm của Đoàn đánh giá:

a) Đánh giá toàn bộ hoạt động của cơ sở bảo quản theo nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP tương ứng quy định tại Điều 3 Thông tư này, phiên bản cập nhật nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP và các văn bản quy phạm pháp luật, quy định chuyên môn có liên quan; ghi nhận cụ thể nội dung đánh giá, tồn tại phát hiện được, lập biên bản đánh giá và Báo cáo đánh giá GSP;

b) Báo cáo kết quả đánh giá hoặc giải trình về báo cáo kết quả đánh giá GSP trong trường hợp cơ sở bảo quản có ý kiến không thống nhất với nội dung Báo cáo đánh giá GSP;

c) Bảo mật toàn bộ thông tin liên quan về đợt đánh giá và toàn bộ thông tin liên quan đến hoạt động bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc của cơ sở bảo quản; trừ trường hợp có sự đồng ý của cơ sở bảo quản hoặc theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra.

2. Quyền hạn của Đoàn đánh giá:

a) Đánh giá toàn bộ khu vực, nhà kho thuộc cơ sở bảo quản và có quyền đề nghị kiểm tra khu vực khác có liên quan đến hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở bảo quản;

b) Yêu cầu cung cấp hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh, quản lý chất lượng và bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở bảo quản;

c) Thực hiện việc thu thập hồ sơ tài liệu, bằng chứng (sao chụp tài liệu, chụp ảnh, quay video) chứng minh về tồn tại phát hiện được trong quá trình đánh giá;

d) Lấy mẫu thuốc và nguyên liệu làm thuốc để gửi kiểm tra chất lượng theo quy định pháp luật;

đ) Lập biên bản và yêu cầu cơ sở bảo quản tạm dừng hoạt động bảo quản tại một, một số kho hoặc toàn bộ kho bảo quản. Nếu trong quá trình đánh giá, Đoàn đánh giá phát hiện cơ sở bảo quản có vi phạm ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng một hoặc nhiều sản phẩm thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải báo cáo người có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương VII
Điều khoản thi hành
Điều 19. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 01 năm 2019.

2. Các văn bản, quy định sau đây hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực:

a) Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng 06 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc;

b) Các quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc trong Quyết định số 27/2007/QĐ-BYT ngày 19 tháng 04 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành lộ trình triển khai áp dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn Thực hành tốt sản xuất thuốc và nguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc;

c) Các quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc trong Thông tư số 45/2011/TT-BYT ngày 21 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 1570/2000/QĐ-BYT ngày 22 tháng 5 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc”; Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc”; Thông tư số 06/2004/TT-BYT ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn sản xuất gia công thuốc; Quyết định 3886/2004/QĐ-BYT ngày 03 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc triển khai áp dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất thuốc” theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới; Thông tư số 13/2009/TT-BYT ngày 01 tháng 9 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn hoạt động thông tin quảng cáo thuốc; Thông tư số 22/2009/TT-BYT ngày 24 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về đăng ký thuốc; Thông tư số 47/2010/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu thuốc và bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc;

d) Các quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc đối với dược liệu trong Thông tư số 03/2016/TT-BYT ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về hoạt động kinh doanh dược liệu;

đ) Quy định: “Nếu cơ sở bán lẻ thuốc không nộp hồ sơ đề nghị đánh giá định kỳ theo quy định thì Sở Y tế thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược của cơ sở bán lẻ theo quy định tại khoản 2 Điều 40 của Luật Dược” tại khoản 5 Điều 9 Thông tư 02/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 01 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc;

e) Quy định: “Nếu cơ sở phân phối không nộp hồ sơ đề nghị đánh giá định kỳ theo quy định thì Sở Y tế thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược của cơ sở phân phối theo quy định tại khoản 2 Điều 40 của Luật Dược” tại khoản 5 Điều 9 Thông tư 03/2018/TT-BYT ngày 09 tháng 02 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Điều 20. Điều khoản tham chiếu

Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật và các quy định được viện dẫn trong Thông tư này có sự thay đổi, bổ sung hoặc được thay thế thì áp dụng theo văn bản quy phạm pháp luật mới.

Điều 21. Điều khoản chuyển tiếp

1. Đối với cơ sở kinh doanh đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hoặc giấy chứng nhận GSP có thời hạn còn hiệu lực, cấp trước ngày Thông tư này có hiệu lực, cơ sở bảo quản được phép bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đến hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận.

Trường hợp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược hết thời hạn hiệu lực, cơ sở bảo quản phải tiến hành thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược theo quy định của pháp luật.

Trường hợp Giấy chứng nhận GSP hết thời hạn trước, cơ sở bảo quản phải tiến hành thủ tục đề nghị đánh giá việc duy trì đáp ứng GSP theo quy định tại Chương IV Thông tư này để tiếp tục hoạt động đến hết thời hạn ghi trên Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

2. Đối với cơ sở kinh doanh đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc không ghi thời hạn hiệu lực, khi hết thời hạn hiệu lực Giấy chứng nhận GSP, cơ sở bảo quản phải tiến hành thủ tục để cơ quan tiếp nhận đánh giá việc duy trì đáp ứng GSP và thực hiện các thủ tục có liên quan theo quy định của pháp luật.”

3. Đối với hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược hoặc hồ sơ đăng ký đánh giá định kỳ việc đáp ứng GSP đã được nộp về Cơ quan tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực, Cơ quan tiếp nhận tiến hành đánh giá cơ sở bảo quản theo tiêu chuẩn GSP được ban hành kèm theo Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng 06 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc.

4. Đối với cơ sở kinh doanh đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược có kho bảo quản dược liệu đạt GSP đã được Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền kiểm tra và công bố trên Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền theo quy định tại Thông tư số 03/2016/TT-BYT ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về hoạt động kinh doanh dược liệu thì được tiếp tục hoạt động bảo quản dược liệu xuất nhập khẩu đến hết 03 (ba) năm kể từ ngày công bố trên Trang thông tin điện tử.

Điều 22. Trách nhiệm thi hành

1. Cục Quản lý Dược có trách nhiệm:

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tuyên truyền phổ biến Thông tư này. Đầu mối biên soạn danh mục đánh giá GSP phù hợp với từng loại hình cơ sở bảo quản theo nguyên tắc minh bạch, rõ ràng và chính xác để đánh giá, trình Bộ Y tế ban hành, làm cơ sở cho việc triển khai áp dụng GSP tại cơ sở bảo quản và việc đánh giá của cơ quan quản lý dược;

b) Triển khai việc thực hiện Thông tư này cho Sở Y tế, Y tế các ngành và cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao;

c) Tổng hợp và công bố trên Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược danh sách cơ sở bảo quản trên toàn quốc đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và/hoặc Giấy chứng nhận GSP; cập nhật tình trạng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, Giấy chứng nhận GSP, tình trạng đáp ứng GSP và thông tin khác theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Thông tư này, theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao;

d) Công bố tài liệu cập nhật GSP trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược;

đ) Tiếp nhận văn bản thông báo đáp ứng các tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản của cơ sở có hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược quy định tại Khoản 3 Điều 4 của Thông tư này trừ cơ sở bảo quản vắc xin trong chương trình tiêm chủng mở rộng tuyến tỉnh, tuyến huyện.

e) Đầu mối hoặc phối hợp với Thanh tra Bộ thực hiện kiểm tra, thanh tra việc tuân thủ các quy định của Thông tư này và xử lý vi phạm theo thẩm quyền.

2. Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền có trách nhiệm:

a) Triển khai việc thực hiện Thông tư này cho Sở Y tế, Y tế các ngành và cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao;

b) Tổng hợp và công bố trên Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền danh sách cơ sở bảo quản trên toàn quốc đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, Giấy chứng nhận GSP; cập nhật tình trạng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, Giấy chứng nhận GSP, tình trạng đáp ứng GSP và các thông tin khác theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Thông tư này theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao;

c) Thực hiện việc thanh tra kiểm tra, xử lý vi phạm theo thẩm quyền.

3. Sở Y tế có trách nhiệm:

a) Phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức tuyên truyền phổ biến Thông tư này và hướng dẫn triển khai cho đơn vị trên địa bàn;

b) Tham gia Đoàn kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc đáp ứng GSP; giám sát và xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc tuân thủ đối với cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc trên địa bàn;

c) Tiếp nhận văn bản thông báo đáp ứng các tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản của cơ sở trên địa bàn có hoạt động bảo quản thuốc không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược quy định tại khoản 4 và khoản 5 Điều 4 Thông tư này và cơ sở bảo quản vắc xin trong chương trình tiêm chủng mở rộng tuyến tỉnh, tuyến huyện.

4. Cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc có trách nhiệm:

a) Tổ chức triển khai việc thực hiện quy định của pháp luật về dược, tiêu chuẩn được ban hành tại Thông tư này;

b) Bảo đảm luôn duy trì việc đáp ứng nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP trong suốt quá trình hoạt động của cơ sở bảo quản;

c) Thực hiện các hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo đúng phạm vi được đánh giá, cấp phép trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật và phù hợp với điều kiện, năng lực hoạt động của cơ sở bảo quản;

d) Cơ sở có quyền nhập khẩu nhưng không được thực hiện quyền phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải tuân thủ quy định tại điểm c khoản 10 Điều 91 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ và các quy định pháp luật có liên quan.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Y tế để kịp thời xem xét, giải quyết./.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Y tế để kịp thời xem xét, giải quyết./.

 

 

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Trương Quốc Cường

PHỤ LỤC I

NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

 

1. Thuật ngữ

Lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc

Một số lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc xác định được bào chế trong một quá trình đơn lẻ hoặc chuỗi các quá trình và được coi là đồng nhất.

Số lô

Là sự kết hợp giữa các con số và/hoặc chữ cái được dùng để xác định một lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc duy nhất.

Chuyến hàng (lô hàng)

Là số lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc được cung ứng trong một lần theo đơn đặt hàng cụ thể. Một chuyến hàng (lô hàng) có thể bao gồm một hay nhiều kiện hoặc thùng và có thể chứa các thuốc, nguyên liệu làm thuốc thuộc một hay nhiều lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc khác nhau.

Ngày tái kiểm

Là ngày mà một nguyên liệu làm thuốc phải được tái kiểm tra để xác định nguyên liệu này có còn đạt tiêu chuẩn chất lượng để tiếp tục được sử dụng trong sản xuất thuốc.

Bao bì

Là vật liệu được dùng để đóng gói một thuốc, nguyên liệu làm thuốc cụ thể. Bao bì bao gồm bao bì sơ cấp, bao bì thứ cấp và bao bì chuyên chở. Bao bì được gọi là bao bì sơ cấp (hay bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc, nguyên liệu làm thuốc) nếu nó tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm. Bao bì thứ cấp là bao bì không tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm.

Bảo quản

Là việc lưu trữ thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho đến khi được sử dụng hết.

Biệt trữ

Là tình trạng thuốc, nguyên liệu làm thuốc được bảo quản cách ly một cách cơ học hoặc bằng biện pháp hiệu quả khác trong khi chờ quyết định cho phép nhập kho, xuất kho để bào chế, sản xuất, đóng gói, phân phối hoặc tiêu hủy.

Lấy mẫu

Là các hoạt động được thiết kế để lấy được một phần đại diện của một thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo một quy trình thống kê thích hợp với một mục đích xác định, ví dụ như chấp thuận các lô hàng hoặc xuất xưởng lô.

Tạp nhiễm

Là sự xuất hiện không mong muốn của các tạp chất có bản chất hóa học hoặc vi sinh vật học, hoặc chất ngoại lai trong hoặc trên một nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian hoặc thành phẩm trong quá trình sản xuất, lấy mẫu, đóng gói hoặc đóng gói lại, bảo quản hoặc vận chuyển.

Nhà cung cấp

Là đơn vị cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc khi có yêu cầu. Nhà cung cấp có thể là các đại lý, nhà môi giới, nhà phân phối, nhà sản xuất hoặc kinh doanh. Trường hợp có yêu cầu, nhà cung cấp phải được chứng nhận bởi cơ quan chức năng có đủ năng lực.

Hệ thống chất lượng

Là hệ thống cơ sở hạ tầng thích hợp, bao gồm cơ cấu tổ chức, các thủ tục, các quá trình và các nguồn lực và các hành động một cách có hệ thống để bảo đảm tin tưởng chắc chắn rằng một sản phẩm (hay dịch vụ) sẽ thỏa mãn các yêu cầu đề ra về chất lượng.

Quy trình thao tác chuẩn (SOP)

Là quy trình bằng văn bản được phê duyệt, trong đó đưa ra các hướng dẫn thực hiện các hoạt động không nhất thiết liên quan đến một sản phẩm cụ thể nào đó mà mang tính chung (như quy trình vận hành thiết bị, bảo trì và làm sạch, thẩm định, vệ sinh nhà xưởng và kiểm soát môi trường, lấy mẫu và thanh tra).

2. Tổ chức và quản lý

2.1. Mỗi cơ sở cần có cơ cấu tổ chức đầy đủ, được thể hiện cụ thể bằng sơ đồ tổ chức. Sơ đồ tổ chức phải mô tả rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của tất cả các bộ phận (phòng, ban, tổ…) thuộc cơ sở và nhân sự chủ chốt.

2.2. Phải có bản mô tả công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên, được người đứng đầu cơ sở phê duyệt. Việc giao trách nhiệm cho nhân viên phải đảm bảo tránh quá tải trong công việc và phù hợp với năng lực chuyên môn. Cá nhân phải hiểu, nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.

2.3. Trách nhiệm của người phụ trách chuyên môn:

a) Chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động liên quan đến chuyên môn của cơ sở, bao gồm cả việc tuân thủ các quy định quản lý liên quan đến chất lượng sản phẩm;

b) Chịu trách nhiệm phê duyệt cho nhập, xuất kho sản phẩm hoặc có thể ủy quyền cho người có trình độ chuyên môn tương đương thực hiện.

2.4. Cơ sở phải chỉ định một người có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể và được cung cấp các nguồn lực cần thiết để đảm bảo xây dựng và duy trì hệ thống chất lượng cũng như xác định và điều chỉnh các nội dung sai lệch so với yêu cầu của hệ thống chất lượng đang áp dụng.

2.5. Các nhân sự phụ trách quản lý hành chính và kỹ thuật phải có đủ quyền hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời triển khai, vận hành và duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng trong phạm vi công việc được phân công.

3. Nhân sự

Trình độ, kinh nghiệm

3.1. Cơ sở bảo quản phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập, bảo quản, bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh, bảo trì và các hoạt động khác nhằm đảm bảo chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Trong đó:

a) Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc không phải kiểm soát đặc biệt, thủ kho phải đáp ứng các quy định sau:

- Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý số sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc…).

- Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế.

b) Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt: Nhân sự phải đáp ứng quy định tại các Điều 44, 45 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP, khoản 19 Điều 4 và khoản 21, 22 Điều 5 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP, Thông tư 20/2017/TT-BYT ngày 10/05/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08/05/2017 của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt và các quy định khác có liên quan.

Đào tạo

3.2. Tất cả nhân viên phải được đào tạo, cập nhật về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, các quy định luật pháp, các quy trình thực hiện và quy định về an toàn phù hợp với vị trí công việc. Nhân viên phải được đào tạo ban đầu trước khi bắt đầu tham gia hoạt động bảo quản và phải tiếp tục được đào tạo cập nhật hàng năm phù hợp với công việc được phân công. Hiệu quả đào tạo phải được đánh giá.

3.3. Tất cả nhân viên phải được đào tạo và tuân thủ quy định giữ vệ sinh chung và vệ sinh cá nhân.

3.4. Nhân viên tham gia vào các hoạt động tiếp nhận, bảo quản, đóng gói, đóng gói lại thuốc, nguyên liệu làm thuốc kiểm soát đặc biệt; thuốc, nguyên liệu có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) phải được đào tạo cụ thể cho hoạt động này.

Yêu cầu khác

3.5. Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật. Người mắc các bệnh về đường hô hấp, hoặc có vết thương hở không được trực tiếp làm việc trong khu vực bảo quản có xử lý thuốc, nguyên liệu làm thuốc có bao bì hở.

3.6. Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải được trang bị và mặc trang phục bảo hộ phù hợp với hoạt động tại kho. Nhân viên xử lý thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tính chất độc hại phải được trang bị trang phục bảo hộ cần thiết để đảm bảo an toàn, tránh gây hại cho người thực hiện.

4. Hệ thống chất lượng

4.1. Cơ sở phải có văn bản quy định chính sách chất lượng của cơ sở, trong đó mô tả rõ các mục tiêu tổng thể và các yêu cầu liên quan đến chất lượng. Văn bản này phải được lãnh đạo cơ sở phê duyệt và được công bố, thông tin đến toàn bộ nhân viên.

4.2. Hệ thống chất lượng phải được thiết lập và vận hành, và phải bao gồm cơ cấu tổ chức, quy trình, các quá trình, nguồn lực phù hợp và các hoạt động đồng bộ nhằm bảo đảm sản phẩm hoặc dịch vụ và các hồ sơ tài liệu của hệ thống đáp ứng các yêu cầu chất lượng đã đặt ra.

4.3. Phải có các quy định nhằm bảo đảm rằng cơ sở đăng ký, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, cơ quan quản lý dược/quản lý y tế và các cơ quan có thẩm quyền liên quan khác sẽ được thông báo ngay lập tức trong trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc được xác định hoặc nghi ngờ bị làm giả. Các sản phẩm này phải được biệt trữ ở khu vực có biển hiệu rõ ràng, đảm bảo an ninh và có nhãn nhận dạng đối với sản phẩm biệt trữ nhằm ngăn chặn nguy cơ tiếp tục đưa ra phân phối.

4.4. Trường hợp cơ sở bảo quản triển khai ứng dụng phương tiện điện tử trong một, một số hoặc toàn bộ các hoạt động liên quan đến tiếp nhận, bảo quản, xuất kho, kiểm tra, kiểm soát chất lượng, cơ sở cần phải có các quy trình, các phương tiện cần thiết để quản lý việc triển khai ứng dụng phương tiện điện tử tại cơ sở nhằm bảo đảm khả năng truy nguyên nguồn gốc sản phẩm và đảm bảo duy trì chất lượng sản phẩm.

4.5. Cơ sở phải có các quy định và thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp, nhà phân phối nhằm bảo đảm thuốc, nguyên liệu làm thuốc chỉ được mua từ các cơ sở cung cấp và được bán, cấp phát cho các cơ sở đáp ứng quy định của pháp luật.

4.6. Cơ sở phải tiến hành đánh giá các nguy cơ đối với chất lượng và tính toàn vẹn của thuốc, nguyên liệu làm thuốc; trên cơ sở đó, xây dựng và triển khai các quy định, biện pháp làm giảm nhẹ hoặc loại bỏ các nguy cơ này. Cơ sở cũng phải quy định và định kỳ tiến hành rà soát, điều chỉnh hệ thống chất lượng để phát hiện, xử lý các nguy cơ mới phát sinh.

Khả năng truy nguyên nguồn gốc của thuốc, nguyên liệu làm thuốc

4.7. Cơ sở bảo quản phải có quy định nhằm bảo đảm khả năng truy nguyên trên hồ sơ đối với sản phẩm đã tiếp nhận, bảo quản, biệt trữ, xuất kho, trả về, tạo điều kiện cho việc thu hồi sản phẩm hoặc các hoạt động cần thiết khác.

4.8. Cơ sở phải có hồ sơ ghi lại thông tin về tất cả các cơ sở có liên quan đến hoạt động cung cấp, phân phối, bảo quản, sử dụng, vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc, tối thiểu phải có tên và địa chỉ của cơ sở đó.

4.9. Cơ sở bảo quản phải quy định và có các biện pháp nhằm bảo đảm từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc luôn có hồ sơ kèm theo để giúp truy nguyên nguồn gốc hoặc xác định đường đi tiếp theo của sản phẩm.

5. Nhà xưởng, trang thiết bị

5.1. Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.

Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thông công cộng hoặc giao thông nội bộ đủ rộng, đảm bảo thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.

5.2. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.

Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ giới. Không được có các khe, vết nứt gãy .. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.

5.3 Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau:

- Tiếp nhận, kiểm nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc, vệ sinh và làm sạch bao bì;

- Biệt trữ (thuốc, nguyên liệu làm thuốc sau khi tiếp nhận chờ kiểm tra, kiểm soát chất lượng)

- Kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc để nhập kho;

- Lấy mẫu nguyên liệu, xử lý dụng cụ lấy mẫu;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc có yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt hoặc phải bảo quản riêng biệt;

- Biệt trữ hàng chờ xử lý (hàng trả về, hàng thu hồi, hàng bị nghi ngờ là hàng giả, hàng nghi ngờ về chất lượng, …)

- Biệt trữ thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị loại trước khi xử lý hủy bỏ;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã xuất kho chờ vận chuyển;

- Đóng gói vận chuyển và dán nhãn bao bì vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Xuất kho;

- Bảo quản bao bì đóng gói;

- Bảo quản các thiết bị, dụng cụ phục vụ bốc, xếp, di chuyển;

- Dán nhãn phụ đối với cơ sở nhập khẩu thuốc;

- Thay trang phục, bảo quản bảo hộ lao động, văn phòng kho.

5.4. Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp hàng hóa theo các chủng loại thuốc và nguyên liệu khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc, đảm bảo không khí được lưu thông đều.

Trường hợp cần thiết, có thể điều chỉnh vị trí, diện tích giữa các khu vực của kho để phù hợp với hoạt động bảo quản tại kho, nhưng phải đảm bảo duy trì điều kiện bảo quản theo quy định.

5.5. Các khu vực bảo quản phải được thiết kế hoặc điều chỉnh để bảo đảm các điều kiện bảo quản theo yêu cầu và dễ vệ sinh, làm sạch.

5.6. Khu vực lấy mẫu nguyên liệu phải được thiết kế và có hệ thống trang thiết bị đáp ứng quy định về khu vực lấy mẫu nguyên liệu làm thuốc tại thông tư của Bộ Y tế quy định về thực hành tốt sản xuất thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

5.7. Kho bảo quản các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy; các loại khí nén…) phải được thiết kế, xây dựng cho việc bảo quản các sản phẩm cháy nổ theo qui định của pháp luật, phải xa các kho khác và xa khu vực nhà ở. Kho phải thông thoáng và được trang bị đèn chống cháy nổ. Các công tắc điện phải được đặt ngoài kho.

5.7. Phải trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản (ví dụ: quạt thông gió, điều hòa không khí nhiệt kế, xe chở hàng, xe nâng, ẩm kế, phòng lạnh, tủ lạnh, chỉ thị nhiệt độ vaccin, chỉ thị đông băng điện tử (Freeze Tag)..). Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác. Các thiết bị đo phải được hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của pháp luật về kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo.

5.8. Phải có các phương tiện phát hiện và cảnh báo tự động (như chuông, đèn và/hoặc tin nhắn) kịp thời về các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản, đặc biệt đối với các thuốc có yêu cầu đặc biệt về điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm).

5.9. Kho phải được chiếu đủ sáng để cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho.

5.10. Có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng. Khoảng cách giữa các giá kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa.

Các hệ thống giá kệ, pallet phải được duy trì ở tình trạng sạch sẽ, được bảo trì định kỳ và phải được mã hóa để có khả năng nhận biết theo vị trí sắp xếp hàng trong kho.

5.11. Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc bằng phần mềm vi tính. Có cơ chế kết nối thông tin từ hoạt động nhập, xuất, phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho khách hàng; thông tin về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc từ nhà sản xuất và khách hàng, cũng như việc chuyển giao thông tin cho cơ quan quản lý liên quan khi được yêu cầu.

5.12. Phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ như: hệ thống phòng chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy.

5.13. Các khu vực bảo quản phải khô ráo, sạch sẽ và không có rác, sâu bọ tích tụ; phải tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh.

5.14. Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc).

5.15. Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.

5.16. Phải cung cấp đủ ánh sáng cho các khu vực bảo quản để có thể thực hiện tất cả các hoạt động một cách chính xác và an toàn. Không được để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

6. Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

6.1. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo duy trì chất lượng và theo đúng quy định của pháp luật. Các lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được phân phối, cấp phát theo nguyên tắc “Hết hạn trước xuất trước” (FEFO- First Expires First Out) hoặc nguyên tắc “Nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out). Trong một số trường hợp cần thiết có thể không đảm bảo nguyên tắc trên nhưng phải đảm bảo tránh đưa ra phân phối các sản phẩm đã hết hạn sử dụng

6.2. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao, thùng thuốc bên dưới.

6.3. Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.

6.4. Các khu vực giao, nhận hàng phải đảm bảo bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh khỏi tác động trực tiếp của thời tiết. Các khu vực tiếp nhận phải được thiết kế và trang bị để có thể cho phép làm sạch các kiện hàng đến, nếu cần, trước khi đưa vào bảo quản.

6.5. Phải có biện pháp về an ninh, bảo đảm không thất thoát thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt quy định tại Nghị định 54/2017/NĐ-CP, Nghị định số 155/2018/NĐ-CP, Thông tư 20/2017/TT-BYT và quy định sau:

a) Khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc kiểm soát đặc biệt phải có biển thể hiện rõ từng loại thuốc, nguyên liệu làm thuốc kiểm soát đặc biệt tương ứng.

b) Thuốc độc, nguyên liệu độc làm thuốc phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ trong quá trình vận chuyển.

6.6. Việc bảo quản thuốc, nguyên liệu có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, …); thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) ở các khu vực riêng biệt, có các biện pháp bảo đảm an toàn theo đúng quy định của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

6.7. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có mùi cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng, tránh để mùi hấp thụ vào các thuốc, nguyên liệu làm thuốc khác.

6.8. Các thuốc nhạy cảm với ánh sáng phải được bảo quản trong bao bì kín, tránh ánh sáng, trong buồng kín hoặc trong phòng tối.

6.9. Các thuốc dễ bay hơi và các thuốc nhạy cảm với độ ẩm phải được bảo quản tại kho lạnh, bao bì đóng kín. Các chất hút ẩm mạnh phải được bảo quản trong điều kiện khô, bao bì bằng thuỷ tinh hoặc nhựa đóng kín. Nếu có thể thì nút phải được phủ paraffin.

6.10. Một số loại vắc xin dễ hỏng do đông băng (như VGB, DPT, DT, Td, uốn ván, DPT-VGB-Hib, Thương hàn, Tả…) phải đặc biệt được chú ý trong quá trình sắp xếp, bảo quản. Các vắc xin này không được sắp xếp sát vách tủ lạnh, đáy tủ lạnh hoặc gần giàn lạnh nơi phát ra luồng khí lạnh trong kho lạnh/buồng lạnh; phải để ở phía trên của tủ (đối với tủ lạnh cửa mở phía trên) hoặc ở giá giữa (đối với tủ lạnh cửa mở trước). Phải thực hiện việc kiểm soát mức độ an toàn của khu vực bảo quản bằng chỉ thị đông băng điện tử (Freeze Tag) hoặc máy ghi nhiệt độ tự động kèm thiết bị báo động.

6.11. Phải bố trí biện pháp cách ly vật lý giữa các khu vực biệt trữ trong kho. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc được biệt trữ ở các khu vực này phải có biển hiệu rõ ràng đối với từng tình trạng biệt trữ và chỉ những người được giao nhiệm vụ mới được phép tiếp cận khu vực này. Có thể sử dụng các phương pháp quản lý bằng điện tử để thay thế cho việc cách ly vật lý nhưng phương pháp này phải được được thẩm định, kiểm soát truy cập để đảm bảo tránh nhầm lẫn, thất thoát thuốc, nguyên liệu làm thuốc đang biệt trữ.

6.12. Phải chuyển các thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị vỡ, hỏng ra khỏi kho bảo quản và để tách riêng.

Phải thu dọn các sản phẩm bị đổ vỡ, rò rỉ càng sớm càng tốt để tránh khả năng gây ô nhiễm, nhiễm chéo và gây nguy hại tới sản phẩm khác hoặc nhân viên làm việc tại khu vực đó. Phải có các quy trình bằng văn bản để xử lý các tình huống này.

Điều kiện bảo quản

6.13. Các điều kiện bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải tuân thủ theo đúng thông tin trên nhãn đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định.

Trừ khi có các yêu cầu đặc biệt khác (ví dụ: duy trì liên tục việc bảo quản lạnh), chỉ chấp nhận việc bảo quản nằm ngoài quy định trên trong các quãng thời gian ngắn, ví dụ khi vận chuyển cục bộ trong kho.

6.14. Hướng dẫn đối với các điều kiện bảo quản:

a) Bảo quản điều kiện thường:

Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80%. Phải thoáng khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh.

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường.

b) Điều kiện bảo quản đặc biệt: Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường.

c) Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể:

Thông tin trên nhãn Yêu cầu về điều kiện bảo quản

“Không bảo quản quá 30 °C” từ +2 °C đến +30 °C “Không bảo quản quá 25 °C” từ +2 °C đến +25 °C “Không bảo quản quá 15 °C” từ +2 °C đến +15 °C “Không bảo quản quá 8 °C” từ +2 °C đến +8 °C “Không bảo quản dưới 8 °C” từ +8 °C đến +25 °C “Bảo quản lạnh” từ +2 °C đến +8 °C “Bảo quản mát” từ +8 °C đến +15 °C

“Khô”, “Tránh ẩm” không quá 75% độ ẩm tương đối trong điều kiện bảo quản thường; hoặc với điều kiện được chứa trong bao bì chống thấm đến tận tay người bệnh.

“Tránh ánh sáng” Bảo quản trong bao bì tránh ánh sáng đến tận tay người bệnh.

6.15. Các điều kiện bảo quản được kiểm tra vào những thời điểm xác định (tối thiểu 2 lần/trong ngày). Các thời điểm này được xác định trên cơ sở theo dõi liên tục điều kiện bảo quản trong kho và theo mùa. Kết quả kiểm tra phải được ghi chép và lưu hồ sơ. Hồ sơ ghi chép số liệu theo dõi về điều kiện bảo quản phải có sẵn để tra cứu.

6.16. Thiết bị theo dõi điều kiện bảo quản khi bảo quản và trong quá trình vận chuyển phải được đặt ở những khu vực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác định trên cơ sở kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho.

Mỗi kho hoặc khu vực kho (trường hợp các khu vực kho có sự phân tách vật lý kín và có hệ thống điều hòa không khí riêng) phải được bố trí ít nhất 01 thiết bị theo dõi nhiệt độ có khả năng tự động ghi lại dữ liệu nhiệt độ đã theo dõi với tần suất ghi phù hợp (tối thiểu 30 phút/lần). Thiết bị ghi tự động phải được đặt ở vị trí có nguy cơ cao nhất dựa trên kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ.

Đối với các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt (ví dụ: vắc xin, sinh phẩm), phải sử dụng các thiết bị theo dõi

điều kiện (ví dụ: nhiệt độ) liên tục trong quá trình bảo quản, vận chuyển. Việc sử dụng thiết bị theo dõi và số liệu ghi được phải được lưu lại.

6.17. Việc đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho phải được tiến hành theo nguyên tắc được ghi tại Hướng dẫn của Tổ chức Y tế thế giới về đánh giá độ đồng đều nhiệt độ của kho bảo quản (Temperature mapping of storage areas). Kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ phải cho thấy sự đồng nhất về nhiệt độ trong toàn bộ kho bảo quản.

Nhãn và bao bì

6.18. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được bảo quản trong bao bì thích hợp không gây ảnh hưởng bất lợi tới chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc; đồng thời có khả năng bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc khỏi các ảnh hưởng của môi trường, bao gồm cả việc chống nhiễm khuẩn.

6.19. Tất cả bao bì của thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải có nhãn rõ ràng có đủ các nội dung theo quy định tại Thông tư số 01/2018/TT-BYT ngày 18/01/2018 của Bộ Y tế quy định việc ghi nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc. Đối với bao bì không yêu cầu phải ghi nhãn theo quy định tại Thông tư này, phải thể hiện tối thiểu các thông tin sau trên bao bì: tên hàng, số lô, hạn dùng hoặc hạn kiểm tra lại, điều kiện bảo quản cụ thể.

6.20. Không được sử dụng các chữ viết tắt, tên, mã số chưa được quy định đối với các thông tin bắt buộc phải thể hiện trên nhãn bao bì nêu trên. Có thể sử dụng các chữ viết tắt, tên hoặc mã số mang tính quốc tế và/hoặc quốc gia trên nhãn bao bì chuyên chở.

Kiểm soát và luân chuyển hàng

6.21. Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc, nguyên liệu làm thuốc hiện còn và lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc được sử dụng hết.

6.22. Tất cả các sai lệch, thất thoát khi đối chiếu số lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc lưu kho phải được điều tra theo quy trình cụ thể để xác định nguyên nhân (do nhầm lẫn, do xuất nhập chưa đúng, do trộm cắp thuốc, nguyên liệu làm thuốc…). Sổ sách ghi chép về các cuộc điều tra này phải được lưu giữ.

6.23. Không được cấp phát các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có bao bì bị hư hại, không còn nguyên vẹn, mất nhãn hoặc nhãn bị rách, không rõ ràng, hoặc có nghi ngờ về chất lượng. Trường hợp này, thủ kho phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng để xem xét, đánh giá. Mọi hành động tiến hành phải được ghi chép lại.

6.24. Các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc nhiễm bẩn trong thời gian bảo quản sau này.

Kiểm soát hàng hết hạn dùng

6.25. Tất cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được kiểm tra định kỳ về hạn dùng. Phải tiến hành các biện pháp đề phòng việc cấp phát thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã hết hạn dùng.

7. Nhập hàng

7.1. Khi nhận thuốc, nguyên liệu làm thuốc, mỗi chuyến hàng cần được kiểm tra so với lệnh/đơn mua hàng, phải xác nhận tình trạng vật lý của từng thùng hàng, ví dụ: thông tin trên nhãn, số lô, loại thuốc, nguyên liệu làm thuốc và số lượng.

7.2. Mỗi chuyến hàng phải được kiểm tra về tính đồng nhất (về ngoại quan) của các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

7.3. Mỗi thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được kiểm tra cẩn thận về khả năng bị nhiễm bẩn, tạp nhiễm, nhầm lẫn, bị can thiệp, bị hư hỏng và phải thực hiện việc cách ly để tiếp tục điều tra nếu có nghi ngờ về các khả năng này. Thủ kho phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng để xem xét, đánh giá. Các hành động này phải được ghi chép lại.

Tất cả các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì không được nhập kho, và nếu không được huỷ bỏ ngay thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ riêng, không được bán, hoặc để lẫn với các thuốc, nguyên liệu làm thuốc khác.

7.4. Trường hợp cần tiến hành lấy mẫu, việc lấy mẫu phải được thực hiện bởi người đã được đào tạo theo quy định tại Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 04/5/2018 của Bộ Y tế quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn lấy mẫu bằng văn bản. Các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được lấy mẫu phải được dán nhãn thể hiện tình trạng đã lấy mẫu.

7.5. Sau khi lấy mẫu, thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được biệt trữ. Phải duy trì việc phân tách theo lô trong suốt quá trình biệt trữ và bảo quản sau đó.

7.6. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được duy trì tình trạng cách ly cho đến khi có quyết định chính thức về việc chấp nhận hay loại bỏ.

7.7. Cần có biện pháp đảm bảo thuốc và nguyên liệu bị loại bỏ không được đưa ra sử dụng. Các sản phẩm này phải được bảo quản tách biệt khỏi các thuốc và nguyên liệu khác trong khi chờ hủy hoặc gửi trả nhà cung cấp.

8. Xuất hàng và vận chuyển

8.1. Việc xuất và vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc chỉ được tiến hành sau khi nhận được lệnh xuất hàng. Việc tiếp nhận lệnh xuất hàng và việc xuất hàng phải được ghi chép vào hồ sơ.

8.2. Chỉ được xuất, cấp phát các thuốc, nguyên liệu làm thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng.

8.3. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc đang trong quá trình biệt trữ phải được người chịu trách nhiệm về chất lượng cho phép mới được xuất kho.

8.4. Cơ sở có quyền nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhưng không được thực hiện quyền phân phối tại Việt Nam chỉ được xuất hàng và giao hàng cho cơ sở bán buôn thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại kho bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở. Không được thực hiện việc vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc, trừ hoạt động vận chuyển từ kho hải quan về kho của cơ sở hoặc giữa các kho của cơ sở.

8.5. Cơ sở bảo quản phải tiến hành kiểm soát điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo đúng điều kiện bảo quản ghi trên trên nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định. Phải lưu hồ sơ theo dõi để rà soát.

8.6. Khi sử dụng đá khô trong dây chuyền lạnh, phải đặc biệt chú ý đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc không tiếp xúc trực tiếp với đá khô, vì có thể gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc, ví dụ bị đông băng.

8.7. Việc vận chuyển phải đảm bảo tính toàn vẹn của thuốc, nguyên liệu làm thuốc và điều kiện bảo quản được duy trì.

8.8. Thùng chứa bên ngoài phải cho phép bảo vệ thuốc và nguyên liệu làm thuốc khỏi các tác động từ bên ngoài và được dán nhãn rõ ràng, không tẩy xóa được.

8.9. Việc giao, nhận, vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt phải theo đúng quy định của pháp luật có liên quan

9. Quy trình và hồ sơ tài liệu

Nguyên tắc chung

9.1. Các tài liệu, đặc biệt là các hướng dẫn và quy trình liên quan tới các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc, phải được soạn thảo, hoàn thiện, rà soát và phân phối một cách cẩn trọng.

9.2. Tiêu đề, bản chất và mục đích của mỗi tài liệu phải được nêu rõ ràng. Nội dung của các tài liệu phải rõ ràng, rành mạch. Các tài liệu này phải được sắp xếp quy củ và dễ kiểm tra.

9.3. Tất cả các tài liệu đều phải được người có trách nhiệm hoàn thiện, phê duyệt, ký và ghi ngày, tháng, năm và không được thay đổi khi chưa được phép.

9.4. Hồ sơ, tài liệu phải thường xuyên được rà soát và cập nhật. Khi có một tài liệu nào đó được sửa chữa thì phải có quy trình để đảm bảo phiên bản cũ đã bị thay thế không bị sử dụng do nhầm lẫn.

9.5. Tất cả các hồ sơ, sổ sách phải luôn sẵn sàng để phục vụ việc tra cứu, rà soát và phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện bảo đảm chúng không bị sửa chữa, tiêu hủy, gây hư hỏng và/hoặc mất mát.

9.6. Hồ sơ, sổ sách phải có đủ thông tin để tạo điều kiện cho việc truy nguyên nguồn gốc thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Các hồ sơ, sổ sách này phải tạo điều kiện cho việc thu hồi một lô sản phẩm bất kỳ, nếu cần, cũng như điều tra các thuốc, nguyên liệu làm thuốc giả hoặc các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có khả năng bị làm giả.

9.7. Trường hợp cơ sở xây dựng và lưu trữ hồ sơ dưới dạng điện tử thì phải có bản sao dự phòng tránh trường hợp sự cố mất dữ liệu.

9.8. Các qui trình, hướng dẫn công việc đã được phê duyệt cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc

Các quy trình

9.9. Phải có các qui trình thao tác chuẩn đối với tất cả các hoạt động trong khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, kể cả việc xử lý hàng hết hạn. Các văn bản này phải mô tả đầy đủ các quy trình bảo quản, đường đi của thuốc, nguyên liệu làm thuốc, bảo trì bảo dưỡng kho tàng thiết bị dùng trong bảo quản, qui định về việc ghi chép các điều kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc cấp phát, xuất hàng, việc lập hồ sơ, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng của khách hàng, thuốc trả về, qui trình thu hồi và luồng thông tin trong hệ thống tổ chức khi có yêu cầu thu hồi thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

9.10. Phải xây dựng và duy trì các quy trình về việc soạn thảo, rà soát, phê duyệt, sử dụng và kiểm soát những thay đổi của tất cả tài liệu liên quan tới quá trình bảo quản. Phải có sẵn các quy trình liên quan dù chúng là do nội bộ cơ sở xây dựng hay lấy từ nguồn bên ngoài (từ các cơ sở thực hiện dịch vụ một số hoạt động như bảo trì, hiệu chuẩn…)

9.11. Phải có quy trình nhập, xuất hàng, trong đó có cân nhắc đến bản chất của thuốc, nguyên liệu làm thuốc và các biện pháp phòng ngừa cần thiết.

9.12. Phải có quy trình đánh giá độ đồng đều điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm) đối với kho bảo quản, buồng lạnh, tủ lạnh, xe vận chuyển và các thiết bị, phương tiện khác có liên quan.

9.13. Phải có các quy trình đảm bảo an ninh để đề phòng tình trạng trộm cắp hoặc làm giả sản phẩm tại các cơ sở bảo quản; quy trình hủy các sản phẩm không bán được hoặc không sử dụng được và quy trình về việc lưu trữ hồ sơ.

9.14. Phải có các quy trình để xử lý các thùng chứa hàng bị hư hỏng và/hoặc đổ vỡ, rò rỉ nhằm bảo đảm loại bỏ hoàn toàn các nguy cơ có thể gây tạp nhiễm. Cần đặc biệt lưu ý các thùng hàng chứa các sản phẩm có nguy cơ độc hại.

9.15. Phải có các quy trình để điều tra và xử lý các trường hợp không tuân thủ các yêu cầu bảo quản như sai lệch nhiệt độ.

9.16. Phải có các quy trình về nhận biết, thu thập, đánh mã số, hồi cứu, bảo quản, bảo trì, loại bỏ và tiếp cận đối với tất cả các hồ sơ, tài liệu đang áp dụng.

9.17. Phải có quy trình để bảo đảm an toàn lao động, tài sản, bảo vệ môi trường và tính toàn vẹn của thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

9.18. Phải có quy trình quy định tần suất và phương pháp vệ sinh nhà kho và khu vực bảo quản; quy trình vệ sinh khu vực lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

9.19. Phải có quy trình quy định về kiểm soát các loài vật gây hại (côn trùng, chuột bọ…). Các chất dùng để diệt các loài vật gây hại phải không có nguy cơ gây ô nhiễm cho thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Hồ sơ tài liệu

9.20. Phải có hồ sơ ghi chép đối với tất cả các hoạt động trong khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, kể cả việc xử lý hàng hết hạn.

9.21. Phải có hồ sơ chi tiết thể hiện tất cả các lần nhận, xuất của thuốc, nguyên liệu làm thuốc; các hồ sơ này phải được sắp xếp theo một hệ thống xác định, thuận lợi cho việc tra cứu, ví dụ: theo số lô nội bộ.

9.22. Hồ sơ cho mỗi chuyến hàng nhập phải tối thiểu bao gồm mô tả về hàng hóa, chất lượng, số lượng, nhà sản xuất, số lô gốc của nhà sản xuất, nhà cung cấp, ngày nhận, số lô nội bộ và hạn dùng.

9.23. Hồ sơ xuất hàng phải bao gồm tối thiểu các thông tin sau đây:

- Ngày, tháng, năm xuất kho;

- Tên và địa chỉ đầy đủ của đơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển, số điện thoại và tên của người liên hệ;

- Tên và địa chỉ đầy đủ của đơn vị tiếp nhận;

- Mô tả về thuốc, nguyên liệu làm thuốc (ví dụ: tên, dạng bào chế, hàm lượng, số lô và số lượng);

- Các điều kiện vận chuyển và bảo quản được áp dụng.

9.24. Phải có hồ sơ bằng văn bản viết hoặc điện tử đối với mỗi thuốc hoặc nguyên liệu làm thuốc được bảo quản, trong đó chỉ ra điều kiện bảo quản được khuyến cáo, cảnh báo cần lưu ý và hạn tái kiểm (nếu có). Phải đáp ứng các quy định của pháp luật liên quan đến nhãn và bao bì.

9.25. Có hồ sơ sổ sách riêng đối với trường hợp có bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt theo quy định tại Nghị định 54/2017/NĐ-CP ngày 08/5/2017, Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 và Thông tư số 20/2017/TT-BYT và văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Lưu trữ, bảo quản hồ sơ

9.26. Phải tuân thủ quy định pháp luật về thời gian bảo quản hồ sơ đối với từng thuốc, nguyên liệu là thuốc. Trường hợp không có quy định, hồ sơ phải được lưu trữ tối thiểu thêm 01 (một) năm kể từ thời điểm hết hạn của lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

10. Hàng trả về

10.1. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc trả về, bao gồm cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị thu hồi, phải được xử lý theo quy trình đã được phê duyệt và lưu hồ sơ.

10.2. Tất cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc trả về phải được bảo quản trong khu vực biệt trữ và chỉ được đưa trở lại khu bảo quản thường sau khi được sự phê duyệt bởi người có thẩm quyền căn cứ trên các đánh giá thoả đáng về chất lượng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng.

10.3. Bất cứ lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc nào khi tái cấp phát phải được nhận dạng và ghi hồ sơ.

10.4. Hồ sơ liên quan đến tất cả các thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị trả về, bị từ chối tiếp nhận và/hoặc bị tiêu hủy phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian xác định.

10.5. Tất cả các thuốc, nguyên liệu làm thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng phải được xử lý theo qui định của pháp luật.

11. Sản phẩm bị thu hồi

11.1. Phải có quy trình thu hồi từ thị trường một cách kịp thời và hiệu quả đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc khi phát hiện có lỗi hoặc nghi ngờ có lỗi hoặc bị giả mạo, và có người được giao trách nhiệm thu hồi. Hệ thống này phải tuân thủ quy định pháp luật. Quy trình này phải được kiểm tra và cập nhật thường xuyên khi cần.

11.2. Tất cả các thuốc, nguyên liệu bị thu hồi phải được bảo quản ở khu vực bảo đảm an ninh, đáp ứng điều kiện bảo quản của hàng hóa và cách ly để chờ các hoạt động xử lý tiếp theo. Đối với những nơi không có điều kiện cách ly sản phẩm bị thu hồi thì sản phẩm đó phải được bao gói an toàn, ghi nhãn rõ ràng và có sổ sách ghi chép phù hợp kèm theo.

11.3. Các điều kiện bảo quản đặc biệt đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị thu hồi phải được duy trì trong suốt quá trình bảo quản và chờ vận chuyển cho đến khi có quyết định cuối cùng về việc xử lý sản phẩm bị nghi ngờ.

11.4. Tất cả các hồ sơ, sổ sách phải sẵn sàng để cung cấp cho người chịu trách nhiệm đối với việc thu hồi. Các hồ sơ, sổ sách này phải có đầy đủ các thông tin về các thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã cấp phát (kể cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc được xuất khẩu).

12. Tự thanh tra

12.1. Hệ thống chất lượng phải bao gồm hoạt động tự thanh tra. Hoạt động tự thanh tra phải được thực hiện để theo dõi việc triển khai và tuân thủ các nguyên tắc GSP và theo dõi các hành động khắc phục và phòng ngừa, nếu có.

12.2. Việc tự thanh tra phải do người có chuyên môn và có thẩm quyền tiến hành một cách độc lập và chi tiết.

12.3. Kết quả của tất cả các đợt tự thanh tra phải được ghi chép. Biên bản tự thanh tra phải bao gồm tất cả các điểm phát hiện được trong đợt tự thanh tra và các đề xuất về biện pháp khắc phục, nếu có. Cần có chương trình theo dõi một cách hiệu quả. Người quản lý phải đánh giá biên bản tự thanh tra và các hồ sơ về bất kỳ hành động khắc phục nào đã được thực hiện.

 

PHỤ LỤC II

NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN DƯỢC LIỆU, VỊ THUỐC CỔ TRUYỀN
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

 

1. Nhân sự

Trình độ, kinh nghiệm

1.1. Cơ sở bảo quản phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập, bảo quản, bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh, bảo trì và các hoạt động khác nhằm đảm bảo chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền. Trong đó:

a) Người phụ trách chuyên môn của cơ sở nhập khẩu hoặc kinh doanh dịch vụ bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải có trình độ và kinh nghiệm theo quy định tại Điều 17 và Điều 22 Luật Dược.

b) Thủ kho phải đáp ứng các quy định sau:

- Phải có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, dược liệu, vị thuốc cổ truyền , về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý sổ sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền…).

- Phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học.

1.2. Cơ sở phải thiết lập sơ đồ tổ chức mô tả rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của tất cả các bộ phận (phòng, ban, tổ…) thuộc cơ sở và nhân sự chủ chốt.

Phải có bản mô tả công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan cho từng cá nhân, được người đứng đầu cơ sở phê duyệt. Việc giao trách nhiệm cho nhân sự phải đảm bảo tránh quá tải trong công việc và phù hợp với năng lực chuyên môn. Cá nhân phải hiểu, nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.

Đào tạo

1.3. Tất cả nhân viên phải được đào tạo, cập nhật về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, các quy định luật pháp, các quy trình thực hiện và quy định về an toàn phù hợp với vị trí công việc.

1.4. Tất cả nhân viên phải được đào tạo và tuân thủ quy định giữ vệ sinh chung và vệ sinh cá nhân.

Yêu cầu khác

1.5. Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật.

1.6. Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải được trang bị và mặc trang phục bảo hộ phù hợp với hoạt động tại kho.

2. Vị trí kho bảo quản

2.1. Được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh thoát nước, bảo đảm dược liệu, vị thuốc cổ truyền tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.

2.2. Có địa chỉ xác định, ở nơi thuận tiện giao thông cho việc xuất, nhập dược liệu, vị thuốc cổ truyền.

3. Thiết kế, xây dựng kho bảo quản

3.1. Khu vực kho bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải đủ rộng, phù hợp với quy mô kinh doanh, để bảo quản có trật tự các loại sản phẩm khác nhau. Kho bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải bố trí các khu vực cho các hoạt động sau:

- Tiếp nhận, kiểm nhập, vệ sinh và làm sạch bao bì;

- Kiểm tra, kiểm soát chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền để nhập kho;

- Lấy mẫu dược liệu, vị thuốc cổ truyền, xử lý dụng cụ lấy mẫu;

- Bảo quản dược liệu; bảo quản vị thuốc cổ truyền;

- Bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền có độc tính;

- Biệt trữ hàng chờ xử lý (hàng trả về, hàng thu hồi, hàng bị nghi ngờ là hàng giả, hàng nghi ngờ về chất lượng…);

- Biệt trữ hàng bị loại trước khi xử lý hủy bỏ;

- Đóng gói vận chuyển và dán nhãn bao bì vận chuyển dược liệu, vị thuốc cổ truyền;

- Xuất kho;

- Bảo quản bao bì đóng gói;

- Bảo quản các thiết bị, dụng cụ phục vụ bốc, xếp, di chuyển;

- Thay trang phục, bảo quản bảo hộ lao động, văn phòng kho.

3.2. Đối với cơ sở nhập khẩu hoặc kinh doanh dịch vụ bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền, tổng diện tích tối thiểu phải là 500m2, dung tích tối thiểu phải là 1.500 m3.

3.3. Khu vực tiếp nhận; khu vực chờ kiểm nhập; khu vực bảo quản dược liệu; khu vực bảo quản vị thuốc cổ truyền phải riêng biệt, ngăn cách với các khu vực khác để tránh nhiễm chéo, ảnh hưởng bụi bẩn.

Đường đi, lối lại của các khu vực phải bảo đảm theo quy trình một chiều, phù hợp với sơ đồ, thiết kế của kho bảo quản.

3.4. Khu vực lấy mẫu dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải được thiết kế và có hệ thống trang thiết bị phù hợp nhằm bảo đảm hoạt động lấy mẫu.

3.5. Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp dược liệu, vị thuốc cổ truyền.

3.6. Khu vực bảo quản phải phòng, chống được sự xâm nhập của côn trùng, các loài động vật gặm nhấm và các động vật khác, ngăn ngừa sự phát triển của nấm mốc, mối mọt và chống nhiễm chéo.

3.7. Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng chắc chắn, thông thoáng, tránh được các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt,

3.8. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, bảo đảm các phương tiện giao thông cơ giới di chuyển dễ dàng; không được có các khe, vết nứt gãy là nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.

4. Trang thiết bị

4.1. Các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản: quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, xe chở hàng, xe nâng, nhiệt kế, ẩm kế... Phải có thiết bị hút ẩm để đảm bảo điều kiện bảo quản trong các mùa mưa hoặc mùa ẩm.

Các thiết bị được sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế... phải định kỳ được kiểm tra, hiệu chỉnh và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ.

4.2. Được chiếu đủ sáng, cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho.

4.3. Có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng.

Khoảng cách giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng để đảm bảo cho việc vệ sinh kho, tránh tích tụ rác, bụi (tối thiểu phải 15 cm). Không được để dược liệu trực tiếp trên nền kho.

Khoảng cách giữa các giá kệ phải đủ rộng để đảm bảo cho việc di chuyển, vận hành của các phương tiện bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh và đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu.

4.4. Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ theo quy định về phòng chống cháy nổ.

4.5. Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.

5. Vệ sinh

5.1. Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có côn trùng sâu bọ. Phải có chương trình vệ sinh bằng văn bản xác định rõ tần số và phương pháp được sử dụng để làm sạch nhà xưởng, kho.

5.2. Tất cả thủ kho, công nhân làm việc tại khu vực kho phải được kiểm tra sức khoẻ định kỳ. Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, chờ xử lý).

5.3. Công nhân làm việc trong khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp, có phòng thay đồ và tủ đựng đồ cá nhân.

6. Quy trình bảo quản

6.1. Yêu cầu chung:

a) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền cần được luân chuyển để cho những hàng nhận trước hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước. Nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out) hoặc hết hạn trước xuất trước (FEFO- First Expires First Out) cần phải được thực hiện.

b) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền loại bỏ cần phải có dấu hiệu nhận dạng và được kiểm soát biệt trữ cách ly hợp lý nhằm ngăn ngừa việc sử dụng chúng vào sản xuất, lưu thông, sử dụng.

c) Phải có các qui định, chương trình về việc kiểm tra, đánh giá lại định kỳ hoặc đột xuất, tuỳ theo tính chất và điều kiện bảo quản của sản phẩm, để xác định sự đáp ứng tiêu chuẩn và tính phù hợp của sản phẩm cho việc sử dụng, ví dụ sau một thời gian dài bảo quản hay tiếp xúc với nhiệt độ (nóng) hoặc độ ẩm.

d) Phải có một hệ thống sổ sách, các qui trình thao tác đảm bảo cho công tác bảo quản và kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập, chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền.

đ) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải được bảo quản trong điều kiện khô, thoáng và duy trì nhiệt độ từ 15-25°C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30°C. Điều kiện bảo quản khô có độ ẩm tương đối không quá 70%.

6.2. Nhãn và bao bì:

a) Các dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải được bảo quản trong các bao bì thích hợp để bảo vệ khỏi các ảnh hưởng của môi trường.

b) Tất cả các bao bì của dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải có nhãn rõ ràng, dễ đọc, có đủ các nội dung đáp ứng các qui định của pháp luật về nhãn của dược liệu, vị thuốc cổ truyền. Không được sử dụng các từ viết tắt, tên hoặc mã số không được phép.

c) Phải có các hồ sơ ghi chép riêng biệt đối với mỗi loại bao bì, nhãn hoặc sản phẩm được bảo quản, trong đó chỉ ra các điều kiện bảo quản, các biện pháp đề phòng cần được chú ý và hạn dùng (nếu có).

d) Phải có khu vực riêng cho việc bảo quản nhãn và các bao bì đóng gói đã được in ấn. Phải có qui định cụ thể cho việc nhập, cấp phát các loại nhãn và bao bì này.

đ) Phải tuân thủ các yêu cầu của dược điển và các qui định pháp luật liên quan đến nhãn và bao bì.

6.3. Tiếp nhận dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải được thực hiện tại khu vực tiếp nhận, tách khỏi khu vực bảo quản. Khu vực này phải có các điều kiện bảo quản để bảo vệ dược liệu, vị thuốc cổ truyền tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc dỡ dược liệu.

6.4. Kiểm nhập dược liệu, vị thuốc cổ truyền:

a) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền trước khi nhập kho phải được kiểm tra, đối chiếu so với các tài liệu chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng, và các thông tin khác ghi trên nhãn như tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng...;

b) Các lô hàng phải được kiểm tra về độ đồng nhất, và nếu cần thiết, được chia thành các lô nhỏ theo số lô của nhà cung cấp;

c) Tất cả các dược liệu, vị thuốc cổ truyền có bao bì bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì không được nhập kho, và nếu không được huỷ bỏ ngay thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ riêng, không được bán, hoặc để lẫn với các dược liệu, vị thuốc cổ truyền khác;

d) Các dược liệu, vị thuốc cổ truyền đòi hỏi điều kiện bảo quản lạnh phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các qui định của pháp luật.

6.5. Bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền:

a) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải được bảo quản ở kho khô, thông thoáng. Các thùng hàng phải được sắp xếp hợp lý đảm bảo cho không khí lưu thông. Các vật liệu thích hợp để làm bao bì bảo quản dược liệu, vị thuốc cổ truyền có thể là thuỷ tinh, nhựa, giấy... Các dược liệu, vị thuốc cổ truyền chứa tinh dầu cũng cần phải được bảo quản trong bao bì kín.

b) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền có độc tính phải được bảo quản theo đúng các qui định tại qui chế liên quan.

c) Bao bì của dược liệu, vị thuốc cổ truyền phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.

d) Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu dược liệu, vị thuốc cổ truyền trong kho theo so sánh dược liệu, vị thuốc cổ truyền hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập dược liệu. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được sử dụng hết.

đ) Tất cả các sai lệch, thất thoát cần phải được điều tra để tìm ra nguyên nhân do lẫn lộn, cẩu thả hay các vấn đề sai trái khác.

e) Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc FIFO hoặc FEFO được tuân thủ, và để phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.

g) Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng dược liệu, vị thuốc cổ truyền.

h) Dược liệu, vị thuốc cổ truyền không đạt tiêu chuẩn chất lượng, hết hạn dùng phải được bảo quản ở khu vực riêng, phải dán nhãn, có biển hiệu dược liệu, vị thuốc cổ truyền chờ xử lý. Phải có các biện pháp đề phòng việc cấp phát, sử dụng dược liệu, vị thuốc cổ truyền đã hết hạn dùng, dược liệu, vị thuốc cổ truyền không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

6.6. Cấp phát - quay vòng kho (Các quy định về vận chuyển không áp dụng đối với các cơ sở được quyền xuất nhập khẩu, chưa được quyền phân phối thuốc)

a) Chỉ được cấp phát các dược liệu, vị thuốc cổ truyền bao bì đóng gói đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng. Không được cấp phát, phân phối các dược liệu, bao bì đóng gói có bao bì không còn nguyên vẹn, hoặc có nghi ngờ về chất lượng.

b) Việc cấp phát và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển chỉ được thực hiện sau khi có lệnh xuất hàng bằng văn bản. Các nguyên tắc, qui định về qui trình vận chuyển bằng cách gửi hàng (dispatch) phải được thiết lập tuỳ theo bản chất của sản phẩm và sau khi đã cân nhắc tất cả các biện pháp phòng ngừa

c) Việc cấp phát cần phải tuân theo các nguyên tắc quay vòng kho (nhập trước-xuất trước).

d) Đối với những sản phẩm có yêu cầu bảo quản ở điều kiện đặc biệt, trong thời gian vận chuyển, phải đảm bảo các điều kiện đó

e) Các bao bì chứa dược liệu đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc nhiễm bẩn trong thời gian bảo quản sau này.

g) Các bao bì chứa dược liệu, vị thuốc cổ truyền bị hư hỏng, không còn nguyên niêm phong, mất nhãn hoặc nhãn bị rách, không rõ ràng thì không được bán, cấp phát và phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng.

h) Tài liệu vận chuyển gửi hàng cần phải ghi rõ: Thời gian vận chuyển; Tên khách hàng và địa chỉ; Tên sản phẩm và số lượng hàng gửi

7. Hàng trả về

7.1. Tất cả các dược liệu, vị thuốc cổ truyền trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ và chỉ quay trở lại kho bảo quản, lưu thông sau khi có sự phê duyệt bởi người có thẩm quyền về dược liệu đạt chất lượng.

7.2. Tất cả các dược liệu, vị thuốc cổ truyền trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng cần phải được xử lý theo qui định của pháp luật.

8. Hồ sơ tài liệu

8.1. Phải có các qui trình thao tác treo tại các nơi dễ đọc. Các qui trình thao tác phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Các qui trình này cần mô tả chính xác từng công đoạn bảo quản dược liệu.

8.2. Phải có một hệ thống sổ sách thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập các dược liệu. Nếu các loại sổ sách được vi tính hoá thì phải tuân theo các qui định của pháp luật. Phải có các qui định, biện pháp phòng ngừa để tránh việc xâm nhập, sử dụng, sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ.

8.3. Các hồ sơ ghi chép phải được lưu trữ cho từng lần nhập hàng và phải tuân thủ các qui định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ. Thời gian lưu hồ sơ tối thiểu 1 năm sau khi dược liệu hết hạn sử dụng.

 

PHỤ LỤC III

NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC ĐỐI VỚI CƠ SỞ CÓ HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC KHÔNG VÌ MỤC ĐÍCH THƯƠNG MẠI
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

1. Nhân sự

Trình độ, kinh nghiệm

1.1. Cơ sở bảo quản phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập, bảo quản, bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh, bảo trì và các hoạt động khác nhằm đảm bảo chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Trong đó:

a) Người phụ trách chuyên môn phải có trình độ và kinh nghiệm theo quy định tại các Điều 17 và Điều 22 Luật Dược.

b) Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc không phải kiểm soát đặc biệt, thủ kho phải đáp ứng các quy định sau:

- Phải có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý sổ sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc…).

- Phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế.

c) Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt: Nhân sự phải đáp ứng quy định tại các Điều 44, 45 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP, khoản 19, Điều 4 và khoản 21, 22 Điều 5 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP, Thông tư 20/2017/TT-BYT ngày 10/05/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08/05/2017 của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt và các quy định khác có liên quan.

1.2. Cơ sở phải thiết lập sơ đồ tổ chức mô tả rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của tất cả các bộ phận (phòng, ban, tổ…) thuộc cơ sở và nhân sự chủ chốt.

Phải có bản mô tả công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan cho từng cá nhân, được người đứng đầu cơ sở phê duyệt. Việc giao trách nhiệm cho nhân sự phải đảm bảo tránh quá tải trong công việc và phù hợp với năng lực chuyên môn. Cá nhân phải hiểu, nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.

Đào tạo

1.3. Tất cả nhân viên phải được đào tạo, cập nhật về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, các quy định luật pháp, các quy trình thực hiện và quy định về an toàn phù hợp với vị trí công việc.

1.4. Tất cả nhân viên phải được đào tạo và tuân thủ quy định giữ vệ sinh chung và vệ sinh cá nhân.

1.5. Nhân viên tham gia vào các hoạt động tiếp nhận, bảo quản, đóng gói, đóng gói lại thuốc, nguyên liệu làm thuốc kiểm soát đặc biệt; thuốc, nguyên liệu có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) phải được đào tạo cụ thể cho hoạt động này.

Yêu cầu khác

1.6. Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật. Người mắc các bệnh về đường hô hấp, hoặc có vết thương hở không được làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc, nguyên liệu làm thuốc có bao bì hở.

1.7. Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải được trang bị và mặc trang phục bảo hộ phù hợp với hoạt động tại kho. Nhân viên xử lý thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tính chất độc hại phải được trang bị trang phục bảo hộ cần thiết để đảm bảo an toàn, tránh gây hại cho người thực hiện.

2. Nhà xưởng, trang thiết bị

2.1. Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.

Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thông công cộng hoặc giao thông nội bộ đủ rộng, đảm bảo thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.

2.2. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.

Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ giới. Không được có các khe, vết nứt gãy .. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.

2.3 Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau:

- Tiếp nhận, kiểm nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc, vệ sinh và làm sạch bao bì;

- Biệt trữ (thuốc, nguyên liệu làm thuốc sau khi tiếp nhận chờ kiểm tra, kiểm soát chất lượng);

- Kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc để nhập kho;

- Lấy mẫu nguyên liệu, xử lý dụng cụ lấy mẫu;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt hoặc phải bảo quản riêng biệt;

- Biệt trữ hàng chờ xử lý (hàng trả về, hàng thu hồi, hàng bị nghi ngờ là hàng giả, hàng nghi ngờ về chất lượng, …)

- Biệt trữ thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị loại trước khi xử lý hủy bỏ;

- Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã xuất kho chờ vận chuyển;

- Đóng gói vận chuyển và dán nhãn bao bì vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Xuất kho;

- Bảo quản bao bì đóng gói;

- Bảo quản các thiết bị, dụng cụ phục vụ bốc, xếp, di chuyển;

- Thay trang phục, bảo quản bảo hộ lao động, văn phòng kho;

2.4. Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp hàng hóa theo các chủng loại thuốc và nguyên liệu khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc, đảm bảo không khí được lưu thông đều.

Trường hợp cần thiết, có thể điều chỉnh vị trí, diện tích giữa các khu vực của kho để phù hợp với hoạt động bảo quản tại kho, nhưng phải đảm bảo duy trì điều kiện bảo quản theo quy định.

2.5. Các khu vực bảo quản phải được thiết kế hoặc điều chỉnh để bảo đảm các điều kiện bảo quản theo yêu cầu và dễ vệ sinh, làm sạch.

2.6. Khu vực lấy mẫu nguyên liệu phải được thiết kế, có hệ thống trang thiết bị đáp ứng quy định về khu vực lấy mẫu nguyên liệu làm thuốc tại Thông tư số 35/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018 của Bộ Y tế quy định về thực hành tốt sản xuất thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

2.7. Kho bảo quản các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy; các loại khí nén…) phải được thiết kế, xây dựng cho việc bảo quản các sản phẩm cháy nổ theo qui định của pháp luật, phải xa các kho khác và xa khu vực nhà ở. Kho phải thông thoáng và được trang bị đèn chống cháy nổ. Các công tắc điện phải được đặt ngoài kho.

2.8. Phải trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản (ví dụ: quạt thông gió, điều hòa không khí nhiệt kế, xe chở hàng, xe nâng, ẩm kế, phòng lạnh, tủ lạnh, chỉ thị nhiệt độ vaccin, chỉ thị đông băng điện tử (Freeze Tag)..). Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác. Các thiết bị đo phải được hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của pháp luật về kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo.

2.9. Phải có các phương tiện phát hiện và cảnh báo tự động (như chuông, đèn và/hoặc tin nhắn) kịp thời về các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản, đặc biệt đối với các thuốc có yêu cầu đặc biệt về điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm).

2.10. Kho phải được chiếu đủ sáng, cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho.

2.11. Có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng. Khoảng cách giữa các giá kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa.

Các hệ thống giá kệ, pallet phải được duy trì ở tình trạng sạch sẽ, được bảo trì định kỳ và phải được mã hóa để có khả năng nhận biết theo vị trí sắp xếp hàng trong kho.

2.12. Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc bằng phần mềm vi tính. Có cơ chế kết nối thông tin từ hoạt động nhập, xuất, phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho khách hàng; thông tin về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc từ nhà sản xuất và khách hàng, cũng như việc chuyển giao thông tin cho cơ quan quản lý liên quan khi được yêu cầu.

2.13. Phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ như: hệ thống phòng chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy.

2.14. Các khu vực bảo quản phải khô ráo, sạch sẽ và không có rác, sâu bọ tích tụ; phải tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh.

2.15. Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc).

2.16. Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.

2.17. Phải cung cấp đủ ánh sáng cho các khu vực bảo quản để có thể thực hiện tất cả các hoạt động một cách chính xác và an toàn. Không được để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

3. Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

3.1. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo duy trì chất lượng và theo đúng quy định của pháp luật. Các lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được phân phối, cấp phát theo nguyên tắc “Hết hạn trước xuất trước” (FEFO- First Expires First Out) hoặc nguyên tắc “Nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out). Trong một số trường hợp cần thiết có thể không đảm bảo nguyên tắc trên nhưng phải đảm bảo không đưa ra phân phối các sản phẩm đã hết hạn sử dụng

3.2. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao bì, thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc bên dưới.

3.3. Bao bì thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không sử dụng bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.

3.4 Các khu vực giao, nhận hàng phải đảm bảo bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh khỏi tác động trực tiếp của thời tiết. Các khu vực tiếp nhận phải được thiết kế và trang bị để có thể cho phép làm sạch các kiện hàng đến, nếu cần, trước khi đưa vào bảo quản.

3.5. Phải có biện pháp về an ninh, bảo đảm không thất thoát thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt quy định tại Nghị định 54/2017/NĐ-CP, Nghị định số 155/2018/NĐ-CP, Thông tư 20/2017/TT-BYT và quy định sau:

a) Khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc kiểm soát đặc biệt phải có biển thể hiện rõ từng loại thuốc, nguyên liệu làm thuốc kiểm soát đặc biệt tương ứng.

b) Thuốc độc, nguyên liệu độc làm thuốc phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ trong quá trình vận chuyển.

3.6. Việc bảo quản thuốc, nguyên liệu có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) ở các khu vực riêng biệt, có các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh theo đúng quy định của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

3.7. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có mùi cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng, tránh để mùi hấp thụ vào các thuốc, nguyên liệu làm thuốc khác.

3.8. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhạy cảm với ánh sáng phải được bảo quản trong bao bì kín, tránh ánh sáng, trong buồng kín hoặc trong phòng tối.

3.9. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc dễ bay hơi và các thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhạy cảm với độ ẩm phải được bảo quản tại kho lạnh, bao bì đóng kín. Các chất hút ẩm mạnh phải được bảo quản trong điều kiện khô, bao bì bằng thuỷ tinh hoặc nhựa đóng kín. Nếu có thể thì nút phải được phủ paraffin.

3.10. Một số loại vắc xin dễ hỏng do đông băng (như VGB, DPT, DT, Td, uốn ván, DPT-VGB-Hib, Thương hàn, Tả…) phải đặc biệt được chú ý trong quá trình sắp xếp, bảo quản. Các vắc xin này không được sắp xếp sát vách tủ lạnh, đáy tủ lạnh hoặc gần giàn lạnh nơi phát ra luồng khí lạnh trong kho lạnh/buồng lạnh; phải để ở phía trên của tủ (đối với tủ lạnh cửa mở phía trên) hoặc ở giá giữa (đối với tủ lạnh cửa mở trước). Phải thực hiện việc kiểm soát mức độ an toàn của khu vực bảo quản bằng chỉ thị đông băng điện tử (Freeze Tag) hoặc máy ghi nhiệt độ tự động kèm thiết bị báo động.

3.11. Phải bố trí biện pháp cách ly vật lý giữa các khu vực biệt trữ trong kho. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc được biệt trữ ở các khu vực này phải có biển hiệu rõ ràng đối với từng tình trạng biệt trữ và chỉ những người được giao nhiệm vụ mới được phép tiếp cận khu vực này. Có thể sử dụng các phương pháp quản lý bằng điện tử để thay thế cho việc cách ly vật lý nhưng phương pháp này phải được được thẩm định, kiểm soát truy cập để đảm bảo tránh nhầm lẫn, thất thoát thuốc, nguyên liệu làm thuốc đang biệt trữ.

3.12. Phải chuyển các thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị vỡ, hỏng ra khỏi kho bảo quản và để tách riêng.

Phải thu dọn các sản phẩm bị đổ vỡ, rò rỉ càng sớm càng tốt để tránh khả năng gây ô nhiễm, nhiễm chéo và gây nguy hại tới sản phẩm khác hoặc nhân viên làm việc tại khu vực đó. Phải có các quy trình bằng văn bản để xử lý các trường hợp này.

Điều kiện bảo quản

3.13. Các điều kiện bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải tuân thủ theo đúng thông tin trên nhãn đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định.

Trừ khi có các yêu cầu đặc biệt khác (ví dụ: duy trì liên tục việc bảo quản lạnh), chỉ chấp nhận việc bảo quản nằm ngoài quy định trên trong các quãng thời gian ngắn, ví dụ khi vận chuyển cục bộ trong kho.

3.14. Hướng dẫn đối với các điều kiện bảo quản:

a) Bảo quản điều kiện thường:

Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80%. Phải thoáng khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh.

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường.

b) Điều kiện bảo quản đặc biệt: Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường.

c) Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể:

Thông tin trên nhãn

Yêu cầu về điều kiện bảo quản

“Không bảo quản quá 30 °C”

từ +2 °C đến +30 °C

“Không bảo quản quá 25 °C”

từ +2 °C đến +25 °C

“Không bảo quản quá 15 °C”

từ +2 °C đến +15 °C

“Không bảo quản quá 8 °C”

từ +2 °C đến +8 °C

“Không bảo quản dưới 8 °C”

từ +8 °C đến +25 °C

“Bảo quản lạnh”

từ +2 °C đến +8 °C

“Bảo quản mát”

từ +8 °C đến +15 °C

“Khô”, “Tránh ẩm”

không quá 75% độ ẩm tương đối trong điều kiện bảo quản thường; hoặc với điều kiện được chứa trong bao bì chống thấm đến tận tay người bệnh.

“Tránh ánh sáng”

Bảo quản trong bao bì tránh ánh sáng đến tận tay người bệnh.

3.15. Các điều kiện bảo quản được kiểm tra vào những thời điểm phù hợp đã định trước (tối thiểu 2 lần/trong ngày). Kết quả kiểm tra phải được ghi chép và lưu hồ sơ. Hồ sơ ghi chép số liệu theo dõi về điều kiện bảo quản phải có sẵn để tra cứu.

3.16. Thiết bị theo dõi điều kiện bảo quản khi bảo quản và trong quá trình vận chuyển phải được đặt ở những khu vực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác định trên cơ sở kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho.

Mỗi kho hoặc khu vực kho (trường hợp các khu vực kho có sự phân tách vật lý kín và có hệ thống điều hòa không khí riêng) phải được bố trí ít nhất 01 thiết bị theo dõi nhiệt độ có khả năng tự động ghi lại dữ liệu nhiệt độ đã theo dõi với tần suất ghi phù hợp (tối thiểu 30 phút/lần). Thiết bị ghi tự động phải được đặt ở vị trí có nguy cơ cao nhất dựa trên kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ.

Đối với các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt (ví dụ: vắc xin, sinh phẩm), phải sử dụng các thiết bị theo dõi điều kiện (ví dụ: nhiệt độ) liên tục trong quá trình bảo quản, vận chuyển. Việc sử dụng thiết bị theo dõi và số liệu ghi được phải được lưu lại.

3.17. Việc đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho phải được tiến hành theo nguyên tắc được ghi tại Hướng dẫn của Tổ chức Y tế thế giới về đánh giá độ đồng đều nhiệt độ của kho bảo quản (Temperature mapping of storage areas). Kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ phải cho thấy sự đồng nhất về nhiệt độ trong toàn bộ kho bảo quản.

Nhãn và bao bì

3.18. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được bảo quản trong bao bì thích hợp không gây ảnh hưởng xấu tới chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc; đồng thời có khả năng bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc khỏi các ảnh hưởng của môi trường, bao gồm cả việc chống nhiễm khuẩn.

3.19. Tất cả bao bì của thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải có nhãn rõ ràng có đủ các nội dung theo quy định tại Thông tư số 01/2018/TT-BYT ngày 18/01/2018 của Bộ Y tế quy định việc ghi nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc. Đối với bao bì không yêu cầu phải ghi nhãn theo quy định tại Thông tư này, phải thể hiện tối thiểu các thông tin sau trên bao bì: tên hàng, số lô, hạn dùng hoặc hạn kiểm tra lại, điều kiện bảo quản cụ thể.

3.20. Không được sử dụng các chữ viết tắt, tên, mã số chưa được quy định đối với các thông tin bắt buộc phải thể hiện trên nhãn bao bì nêu trên. Có thể sử dụng các chữ viết tắt, tên hoặc mã số mang tính quốc tế và/hoặc quốc gia trên nhãn bao bì chuyên chở.

Kiểm soát và luân chuyển hàng

3.21. Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc, nguyên liệu làm thuốc hiện còn và lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc được sử dụng hết.

3.22. Tất cả các sai lệch, thất thoát khi đối chiếu số lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc lưu kho phải được điều tra theo quy trình cụ thể để xác định nguyên nhân (do nhầm lẫn, do xuất nhập chưa đúng, do trộm cắp thuốc, nguyên liệu làm thuốc…). Sổ sách ghi chép về các cuộc điều tra này phải được lưu giữ.

3.23. Không được cấp phát các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có bao bì bị hư hại, không còn nguyên vẹn, mất nhãn hoặc nhãn bị rách, không rõ ràng, hoặc có nghi ngờ về chất lượng. Trường hợp này, thủ kho phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng để xem xét, đánh giá. Mọi hành động tiến hành phải được ghi chép lại.

3.24. Các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc nhiễm bẩn trong thời gian bảo quản sau này.

Kiểm soát hàng hết hạn dùng

3.25. Tất cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được kiểm tra định kỳ về hạn dùng. Phải tiến hành các biện pháp đề phòng việc cấp phát thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã hết hạn dùng.

4. Nhập hàng

4.1. Cơ sở phải có các quy định và thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp để bảo đảm thuốc, nguyên liệu làm thuốc chỉ được mua, cung ứng từ các cơ sở cung cấp đáp ứng quy định của pháp luật và thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được cấp phép lưu hành, sử dụng.

4.2. Khi nhận thuốc, nguyên liệu làm thuốc, mỗi chuyến hàng cần được kiểm tra so với lệnh/đơn mua hàng, phải xác nhận tình trạng vật lý của từng thùng hàng, ví dụ: thông tin trên nhãn, số lô, loại thuốc, nguyên liệu làm thuốc và số lượng.

Mỗi chuyến hàng phải được kiểm tra về tính đồng nhất (về ngoại quan) của các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

4.3. Mỗi thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được kiểm tra cẩn thận về khả năng bị nhiễm bẩn, tạp nhiễm, nhầm lẫn, bị can thiệp, bị hư hỏng và phải thực hiện việc cách ly để tiếp tục điều tra nếu có nghi ngờ về các khả năng này. Thủ kho phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng để xem xét, đánh giá. Các hành động này phải được ghi chép lại.

Tất cả các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì không được nhập kho, và nếu không được huỷ bỏ ngay thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ riêng, không được bán, hoặc để lẫn với các thuốc, nguyên liệu làm thuốc khác.

4.4. Trường hợp cần tiến hành lấy mẫu, việc lấy mẫu phải được thực hiện bởi người đã được đào tạo theo quy định tại Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 04/5/2018 của Bộ Y tế quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn lấy mẫu bằng văn bản. Các thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được lấy mẫu phải được dán nhãn thể hiện tình trạng đã lấy mẫu.

4.5. Sau khi lấy mẫu, thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được biệt trữ. Phải duy trì việc phân tách theo lô trong suốt quá trình biệt trữ và bảo quản sau đó.

4.6. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được duy trì tình trạng cách ly cho đến khi có quyết định chính thức về việc chấp nhận hay loại bỏ.

4.7. Phải có biện pháp đảm bảo thuốc và nguyên liệu bị loại bỏ không được đưa ra sử dụng. Các sản phẩm này phải được bảo quản tách biệt khỏi các thuốc và nguyên liệu khác trong khi chờ hủy hoặc gửi trả nhà cung cấp.

5. Xuất hàng và vận chuyển

5.1. Cơ sở phải có các quy định và biện pháp bảo đảm thuốc, nguyên liệu làm thuốc chỉ được phân phối, cấp phát cho các cơ sở đáp ứng quy định của pháp luật.

5.2. Việc xuất và vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc chỉ được tiến hành sau khi nhận được lệnh xuất hàng. Việc tiếp nhận lệnh xuất hàng và việc xuất hàng phải được ghi chép vào hồ sơ.

5.3. Chỉ được xuất, cấp phát các thuốc, nguyên liệu làm thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng. Các thuốc, nguyên liệu làm thuốc đang trong quá trình biệt trữ phải được người chịu trách nhiệm về chất lượng cho phép mới được xuất kho.

5.4. Cơ sở có quyền nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhưng không được thực hiện quyền phân phối chỉ được xuất hàng và giao hàng cho cơ sở có chức năng bán buôn thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại kho bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc của cơ sở và không được thực hiện việc vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc trừ vận chuyển từ kho hải quan về kho của cơ sở hoặc giữa các kho của cơ sở.

5.5. Cơ sở phải tiến hành kiểm soát điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo đúng điều kiện bảo quản ghi trên trên nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định. Phải lưu hồ sơ theo dõi để rà soát.

5.6. Khi sử dụng đá khô trong dây chuyền lạnh, phải đặc biệt chú ý đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc không tiếp xúc trực tiếp với đá khô, vì có thể gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc, ví dụ bị đông băng.

5.7. Việc vận chuyển phải đảm bảo tính toàn vẹn của thuốc, nguyên liệu làm thuốc và điều kiện bảo quản được duy trì.

5.8. Thùng chứa bên ngoài phải cho phép bảo vệ thuốc và nguyên liệu làm thuốc khỏi các tác động từ bên ngoài và được dán nhãn rõ ràng, không tẩy xóa được.

5.9. Việc giao, nhận, vận chuyển thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt phải theo đúng quy định của pháp luật có liên quan

6. Quy trình và hồ sơ tài liệu

Nguyên tắc chung

6.1. Các tài liệu, đặc biệt là các hướng dẫn và quy trình liên quan tới các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc, phải được soạn thảo, hoàn thiện, rà soát và phân phối một cách cẩn trọng.

6.2. Tiêu đề, bản chất và mục đích của mỗi tài liệu phải được nêu rõ ràng. Nội dung của các tài liệu phải rõ ràng, rành mạch. Các tài liệu này phải được sắp xếp quy củ và dễ kiểm tra.

6.3. Tất cả các tài liệu đều phải được người có trách nhiệm hoàn thiện, phê duyệt, ký và ghi ngày, tháng, năm và không được thay đổi khi chưa được phép.

6.4. Hồ sơ, tài liệu phải thường xuyên được rà soát và cập nhật. Khi có một tài liệu nào đó được sửa chữa thì phải có quy trình để đảm bảo phiên bản cũ đã bị thay thế không bị sử dụng do nhầm lẫn.

6.5. Tất cả các hồ sơ, sổ sách phải luôn sẵn sàng để phục vụ việc tra cứu, rà soát và phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện bảo đảm chúng không bị sửa chữa, tiêu hủy, gây hư hỏng và/hoặc mất mát.

6.6. Hồ sơ, sổ sách phải có đủ thông tin để tạo điều kiện cho việc truy nguyên nguồn gốc thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Các hồ sơ, sổ sách này phải tạo điều kiện cho việc thu hồi một lô sản phẩm bất kỳ, nếu cần, cũng như điều tra các thuốc, nguyên liệu làm thuốc giả hoặc các thuốc, nguyên liệu làm thuốc có khả năng bị làm giả.

6.7. Trường hợp cơ sở xây dựng và lưu trữ hồ sơ dưới dạng điện tử thì phải có bản sao dự phòng tránh trường hợp sự cố mất dữ liệu.

6.8. Các qui trình, hướng dẫn công việc đã được phê duyệt cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc

Các quy trình

6.9. Phải có các qui trình thao tác chuẩn đối với tất cả các hoạt động trong khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, kể cả việc xử lý hàng hết hạn. Các văn bản này phải mô tả đầy đủ quy trình bảo quản, đường đi của thuốc, nguyên liệu làm thuốc, bảo trì bảo dưỡng kho tàng thiết bị dùng trong bảo quản, qui định về việc ghi chép điều kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc cấp phát, xuất hàng, việc lập hồ sơ, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng của khách hàng, thuốc trả về, qui trình thu hồi và luồng thông tin trong hệ thống tổ chức khi có yêu cầu thu hồi thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

6.10. Phải xây dựng và duy trì các quy trình về việc soạn thảo, rà soát, phê duyệt, sử dụng và kiểm soát những thay đổi của tất cả tài liệu liên quan tới quá trình bảo quản. Phải có sẵn các quy trình liên quan dù chúng là do nội bộ cơ sở xây dựng hay lấy từ nguồn bên ngoài (từ các cơ sở thực hiện dịch vụ một số hoạt động như bảo trì, hiệu chuẩn…)

6.11. Phải có quy trình nhập, xuất hàng, trong đó có cân nhắc đến bản chất của thuốc, nguyên liệu làm thuốc và các biện pháp phòng ngừa cần thiết.

6.12. Phải có quy trình đánh giá độ đồng đều điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm) đối với kho bảo quản, buồng lạnh, tủ lạnh, xe vận chuyển và các thiết bị, phương tiện khác có liên quan.

6.13. Phải có các quy trình đảm bảo an ninh để đề phòng tình trạng trộm cắp hoặc làm giả sản phẩm tại các cơ sở bảo quản; quy trình hủy các sản phẩm không bán được hoặc không sử dụng được và quy trình về việc lưu trữ hồ sơ.

6.14. Phải có các quy trình để xử lý các thùng chứa hàng bị hư hỏng và/hoặc đổ vỡ, rò rỉ nhằm bảo đảm loại bỏ hoàn toàn các nguy cơ có thể gây tạp nhiễm. Cần đặc biệt lưu ý các thùng hàng chứa các sản phẩm có nguy cơ độc hại.

6.15. Phải có các quy trình để điều tra và xử lý các trường hợp không tuân thủ các yêu cầu bảo quản như sai lệch nhiệt độ.

6.16. Phải có các quy trình về nhận biết, thu thập, đánh mã số, hồi cứu, bảo quản, bảo trì, loại bỏ và tiếp cận đối với tất cả các hồ sơ, tài liệu đang áp dụng.

6.17. Phải có quy trình để bảo đảm an toàn lao động, tài sản, bảo vệ môi trường và tính toàn vẹn của thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

6.18. Phải có quy trình quy định tần suất và phương pháp vệ sinh nhà kho và các khu vực bảo quản; quy trình vệ sinh khu vực lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

6.19. Phải có quy trình quy định về kiểm soát các loài vật gây hại (côn trùng, chuột bọ…). Các chất dùng để diệt các loài vật gây hại phải không có nguy cơ gây ô nhiễm cho thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Hồ sơ tài liệu

6.20. Phải có hồ sơ ghi chép đối với tất cả các hoạt động trong khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, kể cả việc xử lý hàng hết hạn.

6.21. Phải có hồ sơ chi tiết thể hiện tất cả các lần nhận, xuất của thuốc, nguyên liệu làm thuốc; các hồ sơ này phải được sắp xếp theo một hệ thống xác định, thuận lợi cho việc tra cứu, ví dụ: theo số lô nội bộ.

6.22. Hồ sơ cho mỗi chuyến hàng nhập phải tối thiểu bao gồm mô tả về hàng hóa, chất lượng, số lượng, nhà sản xuất, số lô gốc của nhà sản xuất, nhà cung cấp, ngày nhận, số lô nội bộ và hạn dùng.

6.23. Hồ sơ xuất hàng phải bao gồm tối thiểu các thông tin sau đây:

- Ngày, tháng, năm xuất kho;

- Tên và địa chỉ đầy đủ của đơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển, số điện thoại và tên của người liên hệ;

- Tên và địa chỉ đầy đủ của đơn vị tiếp nhận;

- Mô tả về thuốc, nguyên liệu làm thuốc (ví dụ: tên, dạng bào chế, hàm lượng, số lô và số lượng);

- Các điều kiện vận chuyển và bảo quản được áp dụng.

6.24. Phải có hồ sơ bằng văn bản viết hoặc điện tử đối với mỗi thuốc hoặc nguyên liệu làm thuốc được bảo quản, trong đó chỉ ra điều kiện bảo quản được khuyến cáo, cảnh báo cần lưu ý và hạn tái kiểm (nếu có). Phải đáp ứng các quy định của pháp luật liên quan đến nhãn và bao bì.

6.25. Có hồ sơ sổ sách riêng đối với trường hợp có bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt theo quy định tại Nghị định 54/2017/NĐ-CP ngày 08/5/2017, Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 và Thông tư số 20/2017/TT-BYT và văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Lưu trữ, bảo quản hồ sơ

6.26. Phải tuân thủ quy định pháp luật về thời gian bảo quản hồ sơ. Trường hợp không có quy định, hồ sơ phải được lưu ít nhất cho đến sau thời điểm hết hạn của lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc cộng thêm 01 (một) năm.

7. Hàng trả về

7.1. Thuốc, nguyên liệu làm thuốc trả về, bao gồm cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị thu hồi, phải được xử lý theo quy trình đã được phê duyệt và lưu hồ sơ.

7.2. Tất cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc trả về phải được bảo quản trong khu vực biệt trữ và chỉ được đưa trở lại khu bảo quản thường sau khi được sự phê duyệt bởi người có thẩm quyền căn cứ trên các đánh giá thoả đáng về chất lượng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng.

7.3. Bất cứ lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc nào khi tái cấp phát phải được nhận dạng và ghi hồ sơ.

7.4. Hồ sơ liên quan đến tất cả các thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị trả về, bị từ chối tiếp nhận và/hoặc bị tiêu hủy phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian xác định.

7.5. Tất cả các thuốc, nguyên liệu làm thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng phải được xử lý theo qui định của pháp luật.

8. Sản phẩm bị thu hồi

8.1. Phải có quy trình thu hồi từ thị trường một cách kịp thời và hiệu quả đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc khi phát hiện có lỗi hoặc nghi ngờ có lỗi hoặc bị giả mạo, và có người được giao trách nhiệm thu hồi. Hệ thống này phải tuân thủ quy định pháp luật. Quy trình này phải được kiểm tra và cập nhật thường xuyên khi cần.

8.2. Tất cả các thuốc, nguyên liệu bị thu hồi phải được bảo quản ở khu vực bảo đảm an ninh, đáp ứng điều kiện bảo quản của hàng hóa và cách ly để chờ các hoạt động xử lý tiếp theo. Đối với những nơi không có điều kiện cách ly sản phẩm bị thu hồi thì sản phẩm đó phải được bao gói an toàn, ghi nhãn rõ ràng và có sổ sách ghi chép phù hợp kèm theo.

8.3. Các điều kiện bảo quản đặc biệt đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị thu hồi phải được duy trì trong suốt quá trình bảo quản và chờ vận chuyển cho đến khi có quyết định cuối cùng về việc xử lý sản phẩm bị nghi ngờ.

8.4. Tất cả các hồ sơ, sổ sách phải sẵn sàng để cung cấp cho người chịu trách nhiệm đối với việc thu hồi. Các hồ sơ, sổ sách này phải có đầy đủ các thông tin về các thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã cấp phát (kể cả thuốc, nguyên liệu làm thuốc được xuất khẩu).

9. Tự thanh tra

9.1. Hệ thống chất lượng phải bao gồm hoạt động tự thanh tra. Hoạt động tự thanh tra phải được thực hiện để theo dõi việc triển khai và tuân thủ các nguyên tắc GSP và theo dõi các hành động khắc phục và phòng ngừa, nếu có.

9.2. Việc tự thanh tra phải do người có chuyên môn và có thẩm quyền tiến hành một cách độc lập và chi tiết.

9.3. Kết quả của tất cả các đợt tự thanh tra phải được ghi chép. Biên bản tự thanh tra phải bao gồm tất cả các điểm phát hiện được trong đợt tự thanh tra và các đề xuất về biện pháp khắc phục, nếu có. Cần có chương trình theo dõi một cách hiệu quả. Người quản lý phải đánh giá biên bản tự thanh tra và các hồ sơ về bất kỳ hành động khắc phục nào đã được thực hiện.

 

PHỤ LỤC IV

NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI CƠ SỞ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

1. Nhân sự

Trình độ, kinh nghiệm

1.1. Cơ sở bảo quản phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập, bảo quản, cấp phát thuốc và các hoạt động khác nhằm đảm bảo chất lượng thuốc. Trong đó:

a) Đối với thuốc không phải kiểm soát đặc biệt, thủ kho phải đáp ứng các quy định sau:

- Phải có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý sổ sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc…).

- Phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học.

c) Đối với thuốc phải kiểm soát đặc biệt: Nhân sự phải đáp ứng quy định tại Thông tư 20/2017/TT-BYT ngày 10/05/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08/05/2017 của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt và các quy định khác có liên quan.

1.2. Phải có bản mô tả công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan cho từng cá nhân, được người đứng đầu cơ sở phê duyệt. Cá nhân phải hiểu, nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao.

Đào tạo

1.3. Tất cả nhân viên phải được đào tạo, cập nhật về thực hành tốt bảo quản thuốc, các quy định luật pháp, các quy trình thao tác, các quy định về vệ sinh, an toàn phù hợp với vị trí công việc.

1.4. Nhân viên tham gia vào các hoạt động tiếp nhận, bảo quản, đóng gói, đóng gói lại thuốc kiểm soát đặc biệt; thuốc, nguyên liệu có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) phải được đào tạo cụ thể cho hoạt động này.

Yêu cầu khác

1.6. Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật. Người mắc các bệnh về đường hô hấp, hoặc có vết thương hở không được làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc có bao bì hở.

1.7. Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải được trang bị và mặc trang phục bảo hộ phù hợp với hoạt động tại kho.

2. Nhà xưởng, trang thiết bị

2.1. Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.

2.2. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc.

Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.

Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và không được có các khe, vết nứt gãy .. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.

2.3 Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau:

- Tiếp nhận, kiểm nhập thuốc;

- Bảo quản thuốc;

- Bảo quản thuốc yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt;

- Bảo quản thuốc phải kiểm soát đặc biệt hoặc phải bảo quản riêng biệt;

- Biệt trữ hàng chờ xử lý (hàng trả về, hàng thu hồi, hàng bị nghi ngờ là hàng giả, hàng nghi ngờ về chất lượng, …)

- Chuẩn bị, đóng gói và cấp phát thuốc;

2.4. Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp hàng hóa theo các chủng loại thuốc khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc, đảm bảo không khí được lưu thông đều.

2.5. Phải trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản (ví dụ: quạt thông gió, điều hòa không khí, nhiệt kế, xe nâng, ẩm kế, phòng lạnh, tủ lạnh, chỉ thị nhiệt độ vaccin, chỉ thị đông băng điện tử (Freeze Tag)..). Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác. Các thiết bị đo phải được hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của pháp luật về kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo.

2.6. Phải có các phương tiện phát hiện và cảnh báo tự động (như chuông, đèn…) kịp thời về các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản đối với các thuốc có yêu cầu đặc biệt về điều kiện bảo quản (nhiệt độ).

2.7. Kho phải được chiếu đủ sáng, cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho. Không được để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào thuốc.

2.8. Có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng. Khoảng cách giữa các giá kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa.

2.9. Phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ như: hệ thống phòng chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy.

2.10. Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc).

2.11. Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.

3. Bảo quản thuốc

3.1. Thuốc phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo duy trì chất lượng và theo đúng quy định của pháp luật. Các lô thuốc phải được cấp phát theo nguyên tắc “Hết hạn trước xuất trước” (FEFO- First Expires First Out) hoặc nguyên tắc “Nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out).

3.2. Thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao bì, thùng thuốc bên dưới.

3.3. Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không sử dụng bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.

3.4. Các khu vực giao, nhận hàng phải đảm bảo bảo vệ thuốc tránh khỏi tác động trực tiếp của thời tiết.

3.5. Phải có biện pháp về an ninh, bảo đảm không thất thoát thuốc phải kiểm soát đặc biệt quy định tại Thông tư 20/2017/TT-BYT và quy định sau:

a) Khu vực bảo quản thuốc kiểm soát đặc biệt phải có biển thể hiện rõ từng loại thuốc kiểm soát đặc biệt tương ứng.

b) Thuốc độc làm thuốc phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ trong quá trình vận chuyển.

3.6. Việc bảo quản thuốc có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy và các loại khí nén) ở các khu vực riêng biệt, có các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh theo đúng quy định của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

3.7. Các thuốc có mùi cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng, tránh để mùi hấp thụ vào các thuốc khác.

3.8. Các thuốc nhạy cảm với ánh sáng phải được bảo quản trong bao bì kín, tránh ánh sáng, trong buồng kín hoặc trong phòng tối.

3.10. Phải bố trí biện pháp cách ly vật lý giữa các khu vực biệt trữ trong kho. Các thuốc được biệt trữ ở các khu vực này phải có biển hiệu rõ ràng đối với từng tình trạng biệt trữ và chỉ những người được giao nhiệm vụ mới được phép tiếp cận khu vực này.

3.11. Phải chuyển các thuốc bị vỡ, hỏng ra khỏi kho bảo quản và để tách riêng.

Phải thu dọn các sản phẩm bị đổ vỡ, rò rỉ càng sớm càng tốt để tránh khả năng gây ô nhiễm, nhiễm chéo và gây nguy hại tới sản phẩm khác hoặc nhân viên làm việc tại khu vực đó. Phải có các quy trình bằng văn bản để xử lý các tình huống này.

Điều kiện bảo quản

3.12. Các điều kiện bảo quản thuốc phải tuân thủ theo đúng thông tin trên nhãn đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định.

3.14. Hướng dẫn đối với các điều kiện bảo quản:

a) Bảo quản điều kiện thường:

Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80%. Phải thoáng khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh.

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường.

b) Điều kiện bảo quản đặc biệt: Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường.

c) Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể:

Thông tin trên nhãn

Yêu cầu về điều kiện bảo quản

“Không bảo quản quá 30 °C”

từ +2 °C đến +30 °C

“Không bảo quản quá 25 °C”

từ +2 °C đến +25 °C

“Không bảo quản quá 15 °C”

từ +2 °C đến +15 °C

“Không bảo quản quá 8 °C”

từ +2 °C đến +8 °C

“Không bảo quản dưới 8 °C”

từ +8 °C đến +25 °C

“Bảo quản lạnh”

từ +2 °C đến +8 °C

“Bảo quản mát”

từ +8 °C đến +15 °C

“Khô”, “Tránh ẩm”

không quá 75% độ ẩm tương đối trong điều kiện bảo quản thường; hoặc với điều kiện được chứa trong bao bì chống thấm đến tận tay người bệnh.

“Tránh ánh sáng”

Bảo quản trong bao bì tránh ánh sáng đến tận tay người bệnh.

3.15. Các điều kiện bảo quản được kiểm tra vào những thời điểm phù hợp đã định trước (tối thiểu 2 lần/trong ngày). Kết quả kiểm tra phải được ghi chép và lưu hồ sơ. Hồ sơ ghi chép số liệu theo dõi về điều kiện bảo quản phải có sẵn để tra cứu.

3.16. Thiết bị theo dõi điều kiện bảo quản khi bảo quản và trong quá trình vận chuyển phải được đặt ở những khu vực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác định trên cơ sở kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho.

3.17. Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, tiền chất dùng làm thuốc, nguyên liệu làm thuốc là dược chất gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, tiền chất dùng làm thuốc phải bảo quản tại kho/tủ riêng đáp ứng quy định tại Điều 4 của Thông tư số 20/2017/TT-BYT ngày 10/5/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế .

- Thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng tâm thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất dùng làm thuốc phải có kho/tủ riêng hoặc khu vực riêng đáp ứng quy định tại Điều 4 của Thông tư số 20/2017/TT-BYT ngày 10/5/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế.

- Thuốc độc, thuốc trong Danh mục thuốc bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực phải được bảo quản ở khu vực riêng biệt, không được để cùng các thuốc khác, phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ thuốc độc trong quá trình cấp phát.

3.18. Thuốc yêu cầu điều kiện bảo quản có kiểm soát về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng (vắc xin, thuốc có yêu cầu bảo quản lạnh, âm sâu… ) phải được bảo quản ở kho lạnh hoặc tủ lạnh có thể tích phù hợp. Kho lạnh hoặc tủ lạnh phải đảm bảo có nhiệt độ đồng nhất trong giới hạn bảo quản cho phép. Thiết bị theo dõi nhiệt độ phải được đặt ở những khu vực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác định trên cơ sở kết quả đánh giá độ đồng nhất nhiệt độ trong kho/tủ lạnh; trong đó phải có ít nhất 01 thiết bị theo dõi nhiệt độ có khả năng tự động ghi lại dữ liệu nhiệt độ đã theo dõi với tần suất ghi phù hợp (thường 01 hoặc 02 lần trong khoảng thời gian 01 giờ, tùy theo mùa).

Phải có các điều kiện, phương tiện phát hiện và cảnh báo (như chuông, đèn…) kịp thời về các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm).

3.19. Việc đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho phải được tiến hành theo nguyên tắc được ghi tại Hướng dẫn của Tổ chức Y tế thế giới về đánh giá độ đồng đều nhiệt độ của kho bảo quản (Temperature mapping of storage areas). Kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ phải cho thấy sự đồng nhất về nhiệt độ trong toàn bộ kho bảo quản.

3.20. Việc sắp xếp vắc xin được thực hiện theo quy định tại tài liệu Hướng dẫn bảo quản vắc xin ban hành kèm theo Quyết định số 1730/QĐ-BYT ngày 16/5/2014 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định việc bảo quản vắc xin.

Kiểm soát và luân chuyển hàng

3.21. Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho để kiểm soát hạn dùng và đối chiếu so sánh thuốc hiện còn và lượng thuốc còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô thuốc được sử dụng hết.

3.22. Tất cả các sai lệch, thất thoát khi đối chiếu số lượng thuốc lưu kho phải được điều tra theo quy trình cụ thể để xác định nguyên nhân (do nhầm lẫn, do xuất nhập chưa đúng, do trộm cắp thuốc…). Sổ sách ghi chép về các cuộc điều tra này phải được lưu giữ.

3.23. Không được cấp phát các thuốc có bao bì bị hư hại, không còn nguyên vẹn, mất nhãn hoặc nhãn bị rách, không rõ ràng, hoặc có nghi ngờ về chất lượng. Trường hợp này, thủ kho phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng để xem xét, đánh giá. Mọi hành động tiến hành phải được ghi chép lại.

4. Nhập hàng

4.1. Cơ sở phải có quy định và biện pháp để đảm bảo thuốc chỉ được mua từ các cơ sở cung cấp đáp ứng quy định của pháp luật và thuốc phải được cấp phép lưu hành, sử dụng.

4.2. Khi nhận thuốc, mỗi chuyến hàng cần được kiểm tra so với lệnh/đơn mua hàng, phải xác nhận tình trạng vật lý của từng thùng hàng, ví dụ: thông tin trên nhãn, số lô, loại thuốc và số lượng. Mỗi chuyến hàng phải được kiểm tra về tính đồng nhất (về ngoại quan) của các thùng thuốc theo từng lô thuốc.

4.3. Mỗi thùng thuốc phải được kiểm tra cẩn thận về khả năng bị nhiễm bẩn, tạp nhiễm, nhầm lẫn, bị can thiệp, bị hư hỏng và phải thực hiện việc cách ly để tiếp tục điều tra nếu có nghi ngờ về các khả năng này. Thủ kho phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng để xem xét, đánh giá. Các hành động này phải được ghi chép lại.

Tất cả các thùng thuốc bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì không được nhập kho, và nếu không được huỷ bỏ ngay thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ riêng, không được bán, hoặc để lẫn với các thuốc khác.

4.4. Phải có các quy định và biện pháp đảm bảo thuốc bị loại bỏ không được đưa ra sử dụng. Các sản phẩm này phải được bảo quản tách biệt khỏi các thuốc khác trong khi chờ hủy hoặc gửi trả nhà cung cấp.

5. Cấp phát

5.2. Chỉ được xuất kho, cấp phát các thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng.

5.3. Các thuốc đang trong quá trình biệt trữ phải được người chịu trách nhiệm về chất lượng cho phép mới được xuất kho.

6. Hồ sơ tài liệu

6.1. Phải có các quy trình thao tác chuẩn bằng văn bản và hồ sơ ghi chép đối với tất cả các hoạt động kho, tối thiểu phải có các quy trình sau đây:

- Quy trình nhập thuốc và kiểm tra thuốc nhập kho

- Quy trình bảo quản thuốc trong kho

- Quy trình kiểm tra, theo dõi chất lượng thuốc trong kho

- Quy trình vệ sinh kho

- Quy trình kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị bảo quản

- Quy trình kiểm soát mối, mọt, côn trùng, các loài gặm nhấm trong kho

- Quy trình xử lý thuốc bị hư hỏng, đổ vỡ

- Quy trình theo dõi, ghi chép điều kiện bảo quản

- Quy trình cấp phát

- Quy trình tiếp nhận và xử lý thuốc trả về

- Quy trình biệt trữ

- Quy trình định kỳ đối chiếu thuốc trong kho.

6.2. Tất cả tài liệu, quy trình phải có nội dung rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ thực hiện và phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Hồ sơ, tài liệu phải thường xuyên được rà soát và cập nhật.

6.3. Tất cả các hồ sơ, sổ sách phải lưu giữ để phục vụ việc tra cứu thuận lợi, có biện pháp đảm bảo số liệu không bị sử dụng, tiêu hủy, gây hư hỏng và/hoặc mất mát, sửa chữa một cách bất hợp pháp.

6.4. Phải tuân thủ quy định pháp luật về thời gian bảo quản hồ sơ. Trường hợp không có quy định, hồ sơ phải được lưu trữ tối thiểu thêm 01 (một) năm kể từ thời điểm hết hạn của lô thuốc.

6.5. Hồ sơ tài liệu thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, tiền chất; thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng tâm thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất; thuốc độc, thuốc trong danh mục bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm có liên quan.

6.6. Khuyến khích sử dụng máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo quản thuốc bằng phần mềm. Kết nối thông tin hoạt động nhập, cấp phát thuốc; thông tin về chất lượng thuốc từ nhà sản xuất đến bệnh nhân, cũng như việc cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý khi được yêu cầu.

7. Thuốc trả về, thuốc bị thu hồi

7.1. Thuốc trả về phải được bảo quản tại khu riêng và dán nhãn để phân biệt. Chỉ được cấp phát quay trở lại sau khi được xem xét, đánh giá về chất lượng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng.

7.2. Thuốc trả về sau khi được đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng phải được xử lý theo qui định.

7.3. Đối với thuốc bị thu hồi theo thông báo của cơ quan quản lý, nhà sản xuất, nhà cung cấp phải ngừng cấp phát, cách ly và bảo quản ở khu vực biệt trữ, có dán nhãn phân biệt. Phải duy trì các điều kiện bảo quản cho đến khi trả lại nhà cung cấp hoặc có quyết định cuối cùng về việc xử lý.

8. Tự thanh tra

8.1. Việc tự thanh tra phải do người có chuyên môn và có thẩm quyền tiến hành một cách độc lập và chi tiết.

8.2. Kết quả của tất cả các đợt tự thanh tra phải được ghi chép. Biên bản tự thanh tra phải bao gồm tất cả các điểm phát hiện được trong đợt tự thanh tra và các đề xuất về biện pháp khắc phục, nếu có. Cần có chương trình theo dõi một cách hiệu quả. Người quản lý phải đánh giá biên bản tự thanh tra và các hồ sơ về bất kỳ hành động khắc phục nào đã được thực hiện.

 

PHỤ LỤC V

PHÂN LOẠI MỨC ĐỘ TỒN TẠI VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ TUÂN THỦ THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC CỦA CƠ SỞ BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

 

I. Phân loại mức độ tồn tại

1) Tồn tại nghiêm trọng: là những sai lệch so với tiêu chuẩn GSP dẫn đến thuốc, nguyên liệu làm thuốc không đảm bảo chất lượng, an toàn, hiệu quả và gây nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, tính mạng của người sử dụng hoặc của cộng đồng; hoặc là sự kết hợp của một số tồn tại nặng cho thấy một thiếu sót nghiêm trọng của hệ thống. Nó bao gồm cả những phát hiện về gian lận, giả mạo, sửa chữa số liệu/dữ liệu.

2) Tồn tại nặng: là tồn tại không nghiêm trọng nhưng có thể dẫn đến việc bảo quản sản phẩm, nguyên liệu không tuân thủ theo hướng dẫn bảo quản của nhà sản xuất, hoặc liên quan tới một sai lệch lớn so với các quy định của GSP hoặc điều kiện bảo quản; hoặc liên quan tới việc không tuân thủ các quy trình bảo quản hoặc việc người có thẩm quyền không đáp ứng đủ yêu cầu về trách nhiệm trong công việc; hoặc tổ hợp của các tồn tại khác, không tồn tại nào trong tổ hợp đó được xem là tồn tại nặng, nhưng khi xuất hiện cùng nhau các tồn tại này sẽ tạo thành một tồn tại nặng và cần được phân tích và báo cáo như một tồn tại nặng.

3) Tồn tại nhẹ: là những tồn tại mà không xếp loại thành tồn tại nghiêm trọng hoặc tồn tại nặng, nhưng là một sai lệch so với tiêu chuẩn GSP.

II. Đánh giá mức độ tuân thủ GSP

1) Mức độ 1: Cơ sở không có tồn tại nghiêm trọng và tồn tại nặng.

2) Mức độ 2: Cơ sở không có tồn tại nghiêm trọng và có tồn tại nặng.

3) Mức độ 3: Cơ sở có tồn tại nghiêm trọng.

 

PHỤ LỤC VI

HỒ SƠ TỔNG THỂ CỦA CƠ SỞ BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

 

I - Tổng quan về Hồ sơ tổng thể của cơ sở

II - Nội dung hồ sơ tổng thể

1. Thông tin chung về cơ sở

2. Hệ thống quản lý chất lượng

3. Nhân sự

4. Nhà xưởng và thiết bị

5. Hồ sơ tài liệu

6. Bảo quản

7. Xử lý khiếu nại, sản phẩm không đạt yêu cầu và thu hồi sản phẩm

8. Tự thanh tra

I- TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ TỔNG THỂ CỦA CƠ SỞ

Hồ sơ tổng thể (Site master file - SMF) của cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc là tài liệu do cơ sở bảo quản soạn thảo, bao gồm thông tin cụ thể về chính sách quản lý chất lượng và các hoạt động bảo quản, kiểm soát chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc và các hoạt động khác có liên quan được thực hiện tại cơ sở.

Khi nộp lên cơ quan quản lý, SMF phải cung cấp thông tin rõ ràng về các hoạt động bảo quản của cơ sở để phục vụ cho nhiệm vụ quản lý nói chung cũng như quá trình lên kế hoạch và kiểm tra GSP một cách hiệu quả.

Một tài liệu SMF phải bao gồm đầy đủ thông tin, nhưng tốt nhất, không nên vượt quá 25–30 trang kể cả phần phụ lục kèm theo. Nên chú trọng vào các thông tin tổng quan, bản vẽ tổng thể và sơ đồ bố cục của cơ sở hơn là các nội dung mô tả bằng lời. SMF bao gồm cả các phụ lục phải được thiết kế để có thể đọc được rõ ràng khi in trên khổ giấy A4.

Hồ sơ tổng thể của cơ sở bảo quản là một phần của hệ thống hồ sơ tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của cơ sở và cần phải được cập nhật thường xuyên. Tài liệu này phải được ghi chú rõ ràng số phiên bản, ngày hiệu lực và ngày được xem xét. SMF phải là tài liệu được xem xét định kỳ để đảm bảo thông tin cập nhật và mang tính đại diện cho các hoạt động hiện hành của cơ sở.

Mỗi phụ lục có thể có ngày hiệu lực riêng để cho phép quá trình cập nhật một cách độc lập.

Lịch sử cập nhật, sửa đổi của SMF được coi là một phần của SMF, trong đó ghi tóm tắt các thay đổi của nội dung SMF và các phụ lục, đi kèm với thời gian thay đổi, lý do thay đổi.

II - NỘI DUNG HỒ SƠ TỔNG THỂ

1. Thông tin chung về cơ sở

1.1. Thông tin liên hệ của cơ sở

- Tên và địa chỉ chính thức của cơ sở;

- Tên và địa chỉ chi tiết của nhà kho nơi bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc;

- Thông tin liên lạc của cơ sở, bao gồm cả điện thoại trực 24/24 của người có trách nhiệm trong trường hợp thuốc có vi phạm hoặc phải thu hồi;

- Các thông tin định vị khác (nếu có): Tọa độ GPS, mã vùng bưu chính…

1.2. Hoạt động được cấp phép của cơ sở

- Bản sao giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp (Phụ lục I).

- Mô tả tóm tắt các hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu, bảo quản và các hoạt động khác đã được cho phép bởi cơ quan quản lý có thẩm quyền, bao gồm cả các hoạt động đã được cơ quan quản lý nước ngoài đánh giá, với thông tin về phạm vi chưa được ghi rõ trong giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc.

- Các loại sản phẩm, nguyên liệu được bảo quản tại địa điểm (liệt kê tại Phụ lục II) mà chưa được ghi rõ trong Phụ lục I.

- Danh mục các đợt kiểm tra GSP được tiến hành tại địa điểm trong thời gian 5 năm vừa qua, bao gồm thông tin về ngày tháng, tên của cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc kiểm tra. Bản sao của Giấy chứng nhận GSP hiện hành (Phụ lục III), nếu có.

1.3. Các hoạt động khác được thực hiện tại cơ sở

- Mô tả các hoạt động bảo quản các sản phẩm không phải là thuốc tại địa điểm, nếu có.

2. Hệ thống quản lý chất lượng

2.1. Hệ thống quản lý chất lượng của cơ sở

- Mô tả tóm tắt hệ thống quản lý chất lượng của cơ sở, tiêu chuẩn áp dụng;

- Trách nhiệm liên quan đến việc duy trì hệ thống chất lượng, bao gồm cả việc quản lý cao cấp;

- Thông tin về các hoạt động đã được đánh giá chứng nhận, bao gồm ngày tháng và nội dung chứng nhận, tên của cơ sở cấp chứng nhận.

2.2. Quản lý các nhà cung cấp và các cơ sở hợp đồng

- Tóm tắt về cơ sở cung cấp/ hiểu biết về chuỗi cung cấp và chương trình đánh giá bên ngoài;

- Tóm tắt về hệ thống đánh giá cơ sở hợp đồng và các nhà cung cấp quan trọng khác;

- Tóm tắt về việc chia sẻ trách nhiệm giữa người hợp đồng và người nhận hợp đồng trong việc tuân thủ các quy định về đảm bảo chất lượng.

2.3. Quản lý nguy cơ về chất lượng

- Mô tả tóm tắt về phương pháp quản lý nguy cơ về chất lượng (QRM) được sử dụng tại cơ sở;

- Mục đích của QRM, bao gồm các mô tả ngắn gọn về bất kỳ hoạt động nào được thực hiện ở mức độ toàn bộ công ty/tập đoàn và hoạt động được thực hiện tại địa điểm /cơ sở. Bất cứ việc áp dụng hệ thống QRM để đánh giá sự liên tục của việc cung ứng cũng cần được chỉ rõ.

3. Nhân sự

- Sơ đồ nhân sự cần thể hiện sự sắp xếp nhân sự trong hệ thống quản lý chất lượng, các vị trí chịu trách nhiệm chính, bao gồm sự quản lý cấp cao và các nhân sự được đào tạo/ được ủy quyền;

- Số lượng nhân sự tham gia vào quá trình quản lý, bảo quản.

4. Nhà xưởng và thiết bị

4.1. Nhà xưởng

- Mô tả ngắn gọn về cơ sở: Diện tích cơ sở/khu vực bảo quản và danh sách các tòa nhà trong phạm vi cơ sở. Nếu các nhóm thuốc, nguyên liệu được phân chia bảo quản tại các tòa nhà riêng biệt trong cùng địa chỉ cơ sở thì thông tin về các tòa nhà này phải được thể hiện cùng với thông tin nhận dạng nhóm thuốc, nguyên liệu tương ứng (nếu chưa được nhận dạng như tại mục 1.1);

- Thông tin mô tả đơn giản về các khu vực bảo quản (không yêu cầu cần phải có các bản vẽ thiết kế hoặc bản vẽ kĩ thuật);

- Bản vẽ bố cục tại kho và các khu vực bảo quản, với các khu vực biệt trữ và xử lý các chất có độc tính cao, hoạt chất nguy hiểm và các nguyên liệu nhạy cảm (nếu có);

- Mô tả ngắn gọn về các điều kiện bảo quản cụ thể (nếu áp dụng) nhưng không được thể hiện trên các bản vẽ.

4.1.1. Mô tả tóm tắt về hệ thống điều hòa không khí

- Mô tả các nguyên tắc và bố trí hệ thống xử lý không khí, nhiệt độ, độ ẩm, tỷ lệ khí hồi (%).

4.1.2. Mô tả tóm tắt các hệ thống phụ trợ khác

4.2. Thiết bị

4.2.1. Thiết bị chính

Liệt kê danh mục các thiết bị chính được xác định như tại Phụ lục VIII.

4.2.2. Vệ sinh thiết bị

Mô tả ngắn gọn về các biện pháp vệ sinh, điều kiện vệ sinh (ví dụ tài liệu về hướng dẫn vệ sinh, làm sạch tại chỗ...).

4.2.3. Hệ thống máy tính

5. Hồ sơ tài liệu

- Mô tả về hệ thống hồ sơ tài liệu tại cơ sở (ví dụ hệ thống tài liệu điện tử, tài liệu bản cứng);

- Khi các tài liệu và hồ sơ được bảo quản hoặc lưu trữ bên ngoài cơ sở: Danh mục các loại tài liệu/hồ sơ; tên và địa chỉ của cơ sở lưu trữ thông tin, và tính toán khoảng thời gian cần thiết để truy xuất thông tin từ những hồ sơ tài liệu bên ngoài đó.

6. Bảo quản

6.1. Các sản phẩm, nguyên liệu được bảo quản

Có thể tham chiếu đến các Phụ lục I và Phụ lục II.

- Các dạng sản phẩm, nguyên liệu được bảo quản tại cơ sở.

- Các hoạt chất có độc tính cao hoặc hoạt chất nguy hiểm được bảo quản (chẳng hạn các hoạt chất có dược tính mạnh và/hoặc hoạt chất nhạy cảm);

6.2. Thẩm định, hiệu chuẩn

- Mô tả ngắn gọn về chính sách thực hiện thẩm định độ đồng đều nhiệt độ, độ ẩm; hiệu chuẩn các thiết bị đo, theo dõi, giám sát nhiệt độ, độ ẩm.

7. Xử lý khiếu nại, sản phẩm không đạt yêu cầu và thu hồi sản phẩm

7.1. Xử lý khiếu nại

Mô tả ngắn gọn về hệ thống xử lý các khiếu nại.

7.2. Xử lý các sản phẩm không đạt yêu cầu

Mô tả ngắn gọn về hệ thống xử lý các sản phẩm không đạt yêu cầu.

7.3. Thu hồi sản phẩm

Mô tả ngắn gọn về hệ thống xử lý việc thu hồi sản phẩm.

8. Tự thanh tra

Mô tả ngắn gọn về hệ thống tự thanh tra của cơ sở, trong đó tập trung vào các lĩnh vực được giám sát trong quá trình thanh tra theo kế hoạch, các quy định và hoạt động theo dõi sau thanh tra.

Phụ lục I: Bản sao Giấy phép hoạt động.

Phụ lục II: Danh sách các loại sản phẩm, nguyên liệu được bảo quản.

Phụ lục III: Bản sao Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược. (hoặc Tài liệu pháp lý về việc thành lập và chức năng nhiệm vụ của cơ sở không vì mục đích thương mại)

Phụ lục IV: Danh sách các cơ sở hợp đồng (bao gồm địa chỉ, thông tin liên lạc cho các hoạt động bên ngoài).

Phụ lục V: Sơ đồ tổ chức.

Phụ lục VI: Bản vẽ sơ đồ khu vực bảo quản.

Phụ lục VII: Sơ đồ nguyên lý gió của hệ thống điều hòa không khí trung tâm.

Phụ lục VIII: Danh sách thiết bị.

 

PHỤ LỤC VII

BIỂU MẪU VĂN BẢN
(Kèm theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ

THE MINISTRY OF HEALTH
--------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No. 36/2018/TT-BYT

Hanoi, November 22, 2018

 

CIRCULAR

GOOD STORAGE PRACTICES FOR MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICINAL MATERIALS

Pursuant to the Law on Pharmacy No. 105/2016/QH13 dated April 06, 2016;

Pursuant to the Government’s Decree No. 54/2017/ND-CP dated May 08, 2017 on guidelines for implementation of the Law on Pharmacy;

Pursuant to the Government’s Decree No. 155/2018/ND-CP dated November 12, 2018 on amendments to some Articles related to business conditions under state management of the Ministry of Health;

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017 defining functions, tasks, entitlements and organizational structure of the Ministry of Health;

At the request of the General Director of the Drug Administration of Vietnam,

The Minister of Health hereby promulgates a Circular on Good Storage Practices for medicinal products and materials.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular provides for application and promulgation of Good Storage Practices for medicinal products and medicinal materials (hereinafter referred to as “GSP”) and inspection of GSP compliance.

Article 2. Definitions

For the purposes of this Circular, the terms below shall be construed as follows:

1. “storage of medicinal products and medicinal materials” means the storage aimed at ensuring safety and quality of medicinal products and materials, including the use and maintenance of a complete system of documentation serving storage, export and import of medicinal products and medicinal materials (hereinafter referred to as “materials”) at the warehousing site.

2. “Good Storage Practices” (GSP) means a set of requirements for storage of medicinal products and materials to ensure and maintain safety and quality of medicinal products and materials by means of adequate control throughout the storage thereof.

3. “deficiency” means a deviation from GSP requirements or regulations of the law on pharmacy.

4. “storage facility” means a facility that stores medicinal products and materials and includes importers of medicinal products and materials; exporters of medicinal products and materials; providers of medicinal product and medicinal material storage services; pharmacy establishments not required to obtain Certificates of eligibility for pharmacy business that allows storage of medicinal products (major storage facilities for storage of medicinal products under national health program and of the military; storage facilities for storage of medicinal products under national Expanded Program on Immunization and of health facilities and other non-commercial facilities whose operation involves storage of medicinal products and materials)

5. “GSP” stands for Good Storage Practices.

6. “WHO” stands for World Health Organization.

Chapter II

PROMULGATION OF GSP

Article 3. Documents about GSP requirements

1. Promulgate GSP requirements in the Appendix I hereof according to WHO guidelines and updated documents specified in Clause 5 of this Article.

2. Promulgate requirements of GSP for herbal medicinal materials and traditional ingredients that are specified in the Appendix I hereof.

3. Promulgate GSP requirements specified in the Appendix III hereof, applicable to pharmacy establishments not required to obtain Certificates of eligibility for pharmacy business that allows storage of medicinal products, except health facilities specified in Clause 4 of this Article.

4. Promulgate GSP requirements that are specified in the Appendix IV hereof, applicable to health facilities.

5. In the cases where WHO makes any revision to GSP requirements mentioned in the Appendix I hereof, within 06 months from the date on which updated documents are published on WHO website, the Drug Administration of Vietnam shall translate them and publish the revisions on the web portal of the Ministry of Health and websites of the Drug Administration of Vietnam and Traditional Medicine Administration of Vietnam.

Article 4. Application of GSP requirements

1. Importers and exporters of medicinal products and materials and providers of medicinal product and medicinal material storage services (except for importers and exporters of herbal medicinal materials and traditional ingredients and providers of medicinal product and traditional ingredient storage services) shall apply GSP requirements specified in Appendix I hereof and updated documents specified in Clause 5 Article 3 hereof.

2. Importers and exporters of herbal medicinal materials and traditional ingredients and providers of medicinal product and traditional ingredient storage services shall apply GSP requirements specified in Appendix II hereof.

3.  Major storage facilities for storage of medicinal products under national health program and of the military; storage facilities for storage of medicinal products under national Expanded Program on Immunization at central, regional or provincial level shall apply GSP requirements specified in Appendix III hereof.

4. Medicinal product warehouses (except for warehouses of herbal medicinal materials and traditional ingredients), vaccination clinics, storage facilities for storage of vaccines under national Expanded Program on Immunization in districts shall apply GSP requirements specified in Appendix IV hereof.

5. Warehouses of herbal medicinal materials and traditional ingredients of health facilities shall apply GSP requirements specified in Appendix II hereof (except contents specified in Point 3.2 of this Appendix).

6. Establishments that are entitled to import but are not entitled to distribute medicinal products and materials in Vietnam shall apply and comply with GSP requirements specified in Appendix I hereof (except regulations on transport for the purposes of distribution of medicinal products and materials specified in Clause 8 of Appendix I) and updated documents specified in Clause 5 Article 3 of this Circular.

7. Medicinal product and material storage facilities shall apply updated GSP documents specified in Clause 1 of this Article within:

a) 12 months in case of any change of warehouses or equipment serving storage of medicinal products and materials, from the date on which updated documents are published on the website of the Ministry of Health and web portals of the Drug Administration of Vietnam and Traditional Medicine Administration of Vietnam;

b) 06 months in case of updates other than those specified in Point a of this Clause, from the date on which updated documents are published on the website of the Ministry of Health and web portals of the Drug Administration of Vietnam and Traditional Medicine Administration of Vietnam.

Chapter III

INSPECTION OF GSP COMPLIANCE

Article 5. Documents used as basis for inspection of GSP compliance

1. Documents used as basis for inspection of GSP compliance by a storage facility are those included in its application for certificate of eligibility for pharmacy business (the establishment is not required to submit these documents because they have been submitted when it applies for the certificate of eligibility for pharmacy business) prescribed in Article 38 of the Law on Pharmacy and Article 32 of the Government’s Decree No. 54/2017/ND-CP dated May 08, 2017 on guidelines for the implementation of the Law on Pharmacy (hereinafter referred to as “the Decree No. 54/2017/ND-CP”). Storage facilities for storage of special-controlled medicinal products must have the documents prescribed in Article 38 of the Law on Pharmacy and Clause 31 Article 5 of the Government’s Decree No. 155/2018/ND-CP dated November 12, 2018 on amendments to some Articles related to business conditions under state management of the Ministry of Health (hereinafter referred to as “the Decree No. 155/2018/ND-CP”).

Technical documents about a storage facility shall be prepared in accordance with guidelines for the site master file provided in the Appendix VI hereof or the site master file that is updated in the case of change of scope of operation.

2. If a storage facility applies for both certificate of GSP compliance and certificate of eligibility for pharmacy business, this content must be clearly specified in its application form for certificate of eligibility for pharmacy business.

Article 6. Sequence of inspection of GSP compliance

1. Receipt of applications:

The storage facility shall submit an application, which includes the documents specified in Article 5 herein, accompanied by the application fees in accordance with regulations of the Minister of Finance and conditions for storage of medicinal products, medicinal materials and herbal medicinal materials to:

a) the Traditional Medicine Administration of Vietnam if the storage facility is an importer, exporter or storage service provider that applies for the certificate for eligibility for pharmacy business that only allows trading in herbal medicinal materials, traditional medicinal products and traditional ingredients at the time of submission;

b) the Drug Administration of Vietnam if the storage facility is an importer, exporter or storage service provider that applies for the certificate for eligibility for pharmacy business that allows trading in chemical medicinal products, vaccines, biologicals, herbal medicinal products and medicinal materials (excluding herbal medicinal materials);

c) the Drug Administration of Vietnam if the storage facility is an importer, exporter or storage service provider that applies for the certificate for eligibility for pharmacy business that allows trading in both one of the medicinal products and materials specified in Point a of this Clause and one of the medicinal products and materials specified in Point b of this Clause at the time of submission.

2. Sequence of receiving and processing applications is prescribed in Clauses 2 and 5 Article 33 of the Decree No. 54/2017/ND-CP and Clause 12 Article 5 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.

3. Within 05 days from the receipt of the satisfactory application, the receiving authority shall establish an inspectorate and send the storage facility the decision on inspectorate establishment specifying expected date of the site inspection.

Within 15 days from the date of issuing the decision, the inspectorate shall carry out a site inspection of the storage facility.

Article 7. Procedures for inspection and classification of GSP compliance

1. Principles of using GSP documents for inspection of GSP compliance:

GSP specified in Clauses 1 and 2 Article 4 of this Circular is applicable to the storage of medicinal products and materials by the applicant for the certificate of eligibility for pharmacy business.

2. Inspection procedures:

a) Step 1. The inspectorate shall publish the decision on inspectorate establishment, purposes, contents and plan for the inspection at the storage facility;

b) Step 2. The storage facility shall make a brief introduction of its organizational structure, personnel and implementation or application of GSP, or specific contents in conformity with the inspected contents;

c) Step 3. The inspectorate shall carry out a site inspection of the application of GSP at the storage facility;

d) Step 4. The inspectorate shall have a talk with the storage facility about deficiencies found during the inspection (if any) and assess the level of each deficiency; discuss with the storage facility in case the it does not agree with the inspectorate about the assessment of each deficiency or level of GSP compliance;

dd) Step 5. An inspection record is prepared and signed as follows:

After the site inspection is done, the inspectorate shall make an inspection record using the Form No. 03 in the Appendix VII hereof. It shall clearly specify members of the inspectorate and the storage facility, location, date and scope of the inspection and disagreements (if any) between the inspectorate and the storage facility.

It shall be signed by the head of the storage facility and chief of the inspectorate

The record shall be made into 03 copies, among which one is kept by the storage facility and the others are kept by the receiving authority.

e) Step 6. The inspection record is completed as follows:

The inspectorate shall make a GSP inspection report using the Form No. 04 in the Appendix X hereof, list, analyze and classify deficiencies that need to be rectified by the storage facility, make a comparison of corresponding regulations specified in legal documents and GSP, and assess the level of GSP compliance. The deficiency classification and assessment of level of GSP compliance are prescribed in the Appendix V hereof.

3. Level of GSP compliance:

The inspection of storage facility's compliance with GSP requirements specified in the Appendix V hereof shall be carried out according to the following 03 levels:

a) GSP level 1 storage facility;

b) GSP level 2 storage facility;

c) GSP level 3 storage facility.

Article 8. Processing results of inspection of GSP compliance

1. If the GSP inspection report indicates that the storage facility complies with GSP requirements at level 1 as prescribed in Point a Clause 3 Article 7 of this Circular:

Within 10 days from the date of signing the inspection record, the receiving authority shall request the Minister of Health to issue the certificate of eligibility for pharmacy business and issue the Certificate of GSP compliance according to Form No. 05 in the Appendix VII hereof if the storage facility applies for both certificate of GSP compliance and certificate of eligibility for pharmacy business.

2. If the GSP inspection report indicates that the storage facility complies with GSP requirements at level 2 as prescribed in Point a Clause 3 Article 7 of this Circular:

a) Within 05 days from the date of signing the inspection record, the receiving authority shall send the GSP inspection report to the storage facility as prescribed in Point b Clause 6 Article 33 of the Decree No. 54/2017/ND-CP.

b) Upon completion of deficiency rectification, the storage facility shall submit a rectification report including a plan and evidences (such as documents, images, videos, certificates or other documentary evidences) for rectification of deficiencies specified in the GSP inspection report;

c) Within 20 days from the receipt of the rectification report, the receiving authority shall assess result of deficiency rectification by the storage facility and conclude the level of its GSP compliance. To be specific:

- If the result of deficiency rectification makes the storage facility comply with GSP requirements, the receiving authority shall request the Minister of Health to issue the certificate of eligibility for pharmacy business and the certificate of GSP compliance according to the Form No. 05 in the Appendix VII hereof if the storage facility applies for both certificate of GSP compliance and certificate of eligibility for pharmacy business;

- If the result of deficiency rectification shows that the storage facility still fails to comply with GSP requirements, the receiving authority shall respond and provide explanation in writing.

d) Within 06 months from the date on which additional documents are requested in writing by the receiving authority, the storage facility shall submit them as requested. If the storage facility fails to satisfy such request by the aforementioned deadline or the application is not satisfactory within 12 months from the first time it is submitted, the application will be rejected.

3. If the GSP inspection report indicates that the storage facility complies with GSP requirements at level 3 as prescribed in Point c Clause 3 Article 7 of this Circular:

Within 05 days from the date of signing the inspection record, the receiving authority shall send the storage facility a notification of its failure to comply with GSP requirements enclosed with the GSP inspection report and shall not issue the certificate of eligibility for pharmacy business.

4. In the cases where the storage facility does not agree with the deficiency stated by the inspectorate, within 30 days from the date on which the inspectorate sends GSP inspection report or rectification report, the storage facility shall submit a written recommendation enclosed with evidences (such as documents, images, videos and certificates) related to such deficiency to the receiving authority.

Within 10 days from the receipt of the written recommendation, the receiving authority shall review GSP inspection report and written recommendation submitted by the storage facility, if necessary, consult relevant exports and respond to the storage facility in writing. The written response must clearly specify agreements and disagreements with the written recommendation submitted by the storage facility and reasons for disagreements. The abovementioned length of time shall not add to the time limit for inspection.

5. Within 05 days from the date of issuing the certificate of eligibility for pharmacy business, the receiving authority shall publish the following information on its website and web portal of the Ministry of Health:

a) Name and address of the storage facility;

b) Full name of the chief pharmacist and number of his/her pharmacy practicing certificate;

c) Number of the certificate of eligibility for pharmacy business and Certificate of GSP compliance (if any);

d) Expiry date of inspection of GSP compliance;

dd) Scope of operation of the storage facility.

Chapter IV

INSPECTION OF GSP COMPLIANCE AND MAINTENANCE THEREOF

Article 9. Periodic inspection of GSP compliance

1. GSP compliance by a storage facility shall be periodically inspected every 03 year from the date of signing the previous inspection record (except unexpected inspections or audits by the Ministry of Health or the Provincial Department of Health).

2. In November, every receiving authority shall publish the plan for periodic inspection of GSP compliance by storage facilities in the succeeding year on its website and send it to storage facilities that are mentioned in the plan. Regarding the storage facility specified in Point c Clause 1 Article 6 of this Circular, the Drug Administration of Vietnam shall publish and implement the periodic inspection plan, except in the cases where the storage facility applies for a particular inspection.

3. At least 30 days prior to the date of carrying out periodic inspection of GSP compliance according to the published plan, the storage facility shall submit a report on its import or export of medicinal products and materials or provision of medicinal product and medicinal material storage services and GSP compliance (hereinafter referred to as “operation and GSP compliance report”) according to the Form No. 2 in the Appendix VII hereof enclosed with updated technical documents about infrastructure, technologies and personnel of the storage facility (in case any change is made) to the receiving authority.

E.g.: If the estimated date of periodic inspection of the storage facility A is on August 18, 2018, the storage facility A is required to submit an operation and GSP compliance report to the receiving authority by July 18, 2018.

4. If the storage facility fails to submit the operation and GSP compliance report within the time limit prescribed in Clause 3 of this Article, within 15 days from the deadline for submission of the report, the receiving authority shall request the storage facility in writing to submit the operation and GSP compliance report as prescribed.

5. Within 45 days from the date on which the operation and GSP compliance report is requested in writing by the receiving authority, the storage facility shall submit the report enclosed with a written explanation for its delay in submission. By the aforementioned deadline, if the storage facility fails to submit the report, the receiving authority shall carry out an unexpected inspection and audit of GSP compliance by the storage facility as prescribed in Article 12 of this Circular.

6. After submitting the operation and GSP compliance report within the prescribed time limit, the storage facility is entitled to keep storing medicinal products and materials within the scope specified in the certificate for eligibility for pharmacy business until the result of periodic inspection of GSP compliance is available and shall ensure its maintenance of GSP compliance.

7. Sequence of inspecting and procedures for inspecting and classifying results of inspection of GSP compliance are prescribed in Articles 6 and 7 of this Circular.

Article 10. Processing of results of periodic inspection of GSP compliance

1. If the GSP inspection report indicates that the storage facility complies with GSP requirements at level 1 as prescribed in Point a Clause 3 Article 7 of this Circular:

Within 10 days from the date of signing the inspection record, the receiving authority shall update information about the maintenance of GSP compliance by the storage facility on its website and web portal of the Ministry of Health as prescribed in Clause 5 Article 8 of this Circular and issue the certificate of GSP compliance according to Form No. 05 in the Appendix VII hereof if the storage facility applies for the certificate of GSP compliance.

2. If the GSP inspection report indicates that the storage facility complies with GSP requirements at level 2 as prescribed in Point b Clause 3 Article 7 of this Circular:

a) Within 05 working days from the date of signing the inspection record, the receiving authority shall send the GSP inspection report to the storage facility so that it can rectify deficiencies and send a rectification report to the receiving authority;

b) Within 45 days from the date on which the receiving authority sends the GSP inspection report, the storage facility shall submit a rectification report including a plan and evidences (such as documents, images, videos, certificates or other documentary evidences) for rectification of deficiencies specified in the GSP inspection report;

c) Within 20 days from the receipt of the rectification report, the receiving authority shall assess result of deficiency rectification by the storage facility and conclude the level of its GSP compliance. To be specific:

- If the result of deficiency rectification makes the storage facility comply with GSP requirements, the receiving authority shall update information about the maintenance of GSP compliance by the storage facility on its website and web portal of the Ministry of Health as prescribed in Clause 5 Article 8 of this Circular and issue the Certificate of GSP compliance according to Form No. 05 in the Appendix VII hereof if the storage facility applies for the certificate of GSP compliance;

- If the result of deficiency rectification shows that the storage facility still fails to comply with GSP requirements, the receiving authority shall request the storage facility in writing to take more corrective actions against deficiencies and submit an additional report. The storage facility shall have 45 days from the receipt of the written request to complete corrective actions and send report thereof as requested.

d) Within 90 days from the date of signing the inspection record, if the storage facility fails to submit the rectification report or still fails to comply with GSP requirements after rectifying deficiencies, the receiving authority shall send a notification of failure to comply with GSP requirements and impose one or some measures prescribed in Points and b Clause 3 of this Clause depending on the nature and level of non-compliance with GSP requirements.

3. If the GSP inspection report indicates that the storage facility complies with GSP requirements at level 3 as prescribed in Point c Clause 3 Article 7 of this Circular:

Within 05 working days from the date of signing the inspection record, according to the assessment of risks of deficiencies in the quality of medicinal products and materials and medicinal product user safety, the receiving authority shall send a notification of failure to comply with GSP requirements enclosed with a GSP inspection report. Depending on the nature and level of non-compliance with GSP requirements, the receiving authority shall impose one or some of the following measures:

a) Impose penalties for administrative violations in accordance with regulations of the Law on penalties for administrative violations;

b) Request the Minister of Health to issue a decision on revocation of the certificate of eligibility for pharmacy business as prescribed in Clause 2 Article 40 of the Law on Pharmacy and revoke the certificate of GSP compliance (if any).

c) If the storage facility is ineligible for one or several business activities specified in its certificate of eligibility for pharmacy business, the receiving authority shall:

- request the Minister of Health to issue a decision on revocation of the certificate of eligibility for pharmacy business to remove the business activity for which the storage facility is ineligible and issue a new certificate of eligibility for pharmacy business which is conformable with the business activity for which the storage facility is eligible.

- issue the certificate of GSP compliance which is conformable with the business activity for which the storage facility is eligible if it so wishes.

4. Within 05 working days from the date of concluding that the storage facility maintains its compliance with GSP requirements or issuing the decision on revocation of the issued certificate of eligibility for pharmacy business because of the storage facility’s failure to maintain GSP compliance, the receiving authority shall update GSP compliance status on its website as prescribed in Clause 5 Article 8 of this Circular if the storage facility complies with GSP requirements or information about the revocation of the certificate of eligibility for pharmacy business or Certificate of GSP compliance (if any) if the storage facility fails to maintain its GSP compliance.

5. If it is concluded that a sample of medicinal product or medicinal material collected by the inspectorate during the inspection violates quality regulations, the receiving authority shall handle it in accordance with applicable regulations.

Article 11. Control of changes

1. After making any changes, the storage facility shall apply for the certificate of eligibility for pharmacy business or submit a report on its changes using the Form No. 06 in the Appendix VII hereof if:

a) making one of the changes specified in Point b Clause 1 Article 36 of the Law on Pharmacy; or

b) changing the location of a warehouse at the same business location; or

c) opening a new warehouse at the same business location; or

d) expanding existing warehouse; or

dd) repairing or having significant changes in structure and floor plan of a warehouse; or

e) changing auxiliary system or principle of designing and operating utility systems, thereby affecting storage requirements and conditions.

2. In case of the change prescribed in Point a Clause 1 of this Article, the storage facility shall submit an application for the certificate of eligibility for pharmacy business as prescribed in Clauses 2 and 4 Article 38 of the Law on Pharmacy.

Sequence of inspecting, classifying and processing the result of inspection of GSP compliance is specified in Articles 6, 7 and 8 of this Circular.

3. In case of one of the changes prescribed in Point b or c Clause 1 of this Article, the storage facility is required to submit a report on its changes, accompanied by relevant technical documents, to the receiving authority.

a) The receiving authority shall carry out a site inspection at the storage facility. If the storage facility complies with GSP requirements, the receiving authority shall grant a written consent to its changes;

b) Sequence of inspecting, classifying and processing the result of inspection of GSP compliance in case of the change specified in Point b Clause 1 of this Article is prescribed in Articles 6, 7 and 10 of this Circular;

c) Sequence of inspecting, classifying and processing the result of inspection of GSP compliance in case of the change specified in Point c Clause 1 of this Article is prescribed in Articles 6, 7 and 8 of this Circular.

4. In case of one of the changes prescribed in Point d, dd or e Clause 1 of this Article, the storage facility is required to submit a report on its changes, accompanied by relevant technical documents, to the receiving authority. The receiving authority shall assess the storage facility's report on changes.

a) Within 10 days from the receipt of the report on changes, the receiving authority shall notify the storage facility in writing of approval for its changes if they meet requirements or issue a notification of deficiencies that need rectifying if its changes fail to meet with requirements;

b) Within 45 days from the receipt of the notification, the storage facility shall complete deficiency rectification and send a rectification report enclosed with documentary evidences (such as documents, images, videos, certificates and other documentary evidences) for completion of rectification of deficiencies specified in the notification;

c) Within 10 days from the receipt of the rectification report enclosed with documentary evidences (such as documents, images, videos, certificates and other documentary evidences), the receiving authority shall assess result of deficiency rectification by the storage facility and conclude the level of its GSP compliance. To be specific:

- If the result of deficiency rectification makes the storage facility comply with GSP requirements, the receiving authority shall notify the storage facility in writing of approval for its changes;

- If the result of deficiency rectification shows the storage facility still fails to comply with GSP requirements, the receiving authority shall carry out an unexpected inspection and process inspection result as prescribed in Article 12 of this Circular.

Article 12. Unexpected inspection of GSP compliance or audit GSP compliance and maintenance thereof

1. Audit of GSP compliance and maintenance thereof by storage facilities shall be conducted as prescribed by law.

2. An unexpected inspection of GSP compliance and maintenance thereof shall be carried out at the storage facility in one of the following cases:

a) The result of deficiency rectification by the storage facility shows it still fails to comply with GSP requirements according to Sub-point 2 Point c Clause 4 Article 11 of this Circular;

b) The storage facility that complies with GSP requirements at level 2 or level 3 according to Points b and c Clause 3 Article 7 of this Circular shall undergo an unexpected inspection at least once within 03 (three) years from the end of the previous inspection;

c) The inspecting authority concludes that the storage authority seriously violates GSP;

d) There is any complaint or denunciation that the storage facility seriously violates GSP;

e) The storage facility fails to submit the operation and GSP compliance report according to Clause 5 Article 9 of this Circular.

3. The head of the receiving authority shall decide on members of the inspectorate as prescribed in Article 15 of this Circular.

4. Sequence of conducting unexpected inspections at a storage facility is mentioned in Article 7 of this Circular.

5. Results of unexpected inspections or audits conducted at a storage facility shall be processed as prescribed in Article 10 of this Circular.

Chapter V

GSP COMPLIANCE BY PHARMACY ESTABLISHMENTS NOT REQUIRED TO OBTAIN CERTIFICATES OF ELIGIBILITY FOR PHARMACY BUSINESS

Article 13. GSP compliance by health facilities, vaccination clinics and storage facilities for storage of vaccines under national Expanded Program on Immunization in districts and provinces

1. Every health facility, vaccination clinic and storage facility for storage of vaccines under national Expanded Program on Immunization (hereinafter referred to as “the facility”) in districts and provinces shall comply with GSP requirements as prescribed in Clauses 3, 4 and 5 Article 4 of this Circular and send a notification of GSP compliance according to the Form No. 01 in the Appendix VII hereof to the Department of Health of the province or central-affiliated city (hereinafter referred to as “the Department of Health”) where the facility operates.

2. Within 05 days from the receipt of the notification of GSP compliance, the Department of Health shall publish the following information on its website:

a) Name and address of the facility sending the notification of GSP compliance;

b) Date of notifying GSP compliance;

c) Scope of operation of the facility sending the notification of GSP compliance.

3. The Department of Health shall inspect and audit GSP compliance by the facility as prescribed in Article 15 of this Circular.

Article 14. GSP compliance by major storage facilities for storage of medicinal products under national health program and of the military and storage facilities for storage of vaccines medicinal products under national Expanded Program on Immunization at central, regional or provincial level

1. Every major storage facility for storage of medicinal products under national health program and of the military and storage facility for storage of vaccines medicinal products under national Expanded Program on Immunization at central, regional or provincial level (hereinafter referred to as “the facility”) shall comply with GSP requirements as prescribed in Clauses 3, 4 and 5 Article 4 of this Circular and send a notification of GSP compliance according to the Form No. 01 in the Appendix VII hereof to the receiving authority specified in Clause 1 Article 6 of this Circular. The facility is allowed to storage medicinal products from the date on which the notification is sent.

2. Within 05 days from the receipt of the notification of GSP compliance, the receiving authority shall publish the following information on its website:

a) Name and address of the facility sending the notification of GSP compliance;

b) Date of notifying GSP compliance;

c) Scope of operation of the facility sending the notification of GSP compliance.

3. In the cases where the facility stores medicinal products and materials for commercial purposes, it shall submit an application form for inspection of GSP compliance and technical documents provided in the Appendix VI hereof to the receiving authority. The facility is only allowed to store medicinal products and materials for commercial purposes after the receiving authority inspects its compliance with GSP requirements.

4. The receiving authority specified in Clause 1 Article 6 of this Circular shall inspect and audit GSP compliance by the facility as prescribed in Article 15 of this Circular.

Article 15. Unexpected inspection or audit of GSP compliance and maintenance thereof by medicinal product and medicinal material storage facilities not required to obtain certificates of eligibility for pharmacy business

1. Unexpected inspection or audit of GSP compliance and maintenance thereof by medicinal product and medicinal material storage facilities not required to obtain certificates of eligibility for pharmacy business according to Articles 14 and 15 of this Circular shall be conducted as prescribed in Article 12 of this Circular.

2. Result of unexpected inspection of GSP compliance by a medicinal product and medicinal material storage facility not required to obtain certificates of eligibility for pharmacy business shall be processed as follows:

a) If the result of inspection of GSP compliance shows that the storage facility complies with GSP requirements at level 1 as prescribed in Point a Clause 3 Article 7 of this Circular, it is entitled to keep operating.

b) If the result of inspection of GSP compliance shows that the storage facility complies with GSP requirements at level 2 as prescribed in Point b Clause 3 Article 7 of this Circular, the inspecting authority shall request the storage facility in writing to rectify deficiencies and send a rectification report to the inspecting authority;

c) If the result of inspection of GSP compliance shows that the storage facility complies with GSP requirements at level 3 as prescribed in Point c Clause 3 Article 7 of this Circular, the inspecting authority shall decide to suspend the storage operations that fail to comply with GSP requirements until the result of deficiency rectification is satisfactory.

d) If it is concluded that a sample of medicinal product or medicinal material collected by the inspectorate during the inspection violates quality regulations due to the storage facility’s failure to comply with GSP requirements, the receiving authority shall handle it in accordance with applicable regulations on management of quality of medicinal products and materials. The head of the storage facility shall be responsible to law for such violation.

Article 16. Roadmap for GSP compliance by pharmacy establishments not required to obtain certificates of eligibility for pharmacy business

1. As of July 01, 2019, facilities that store and supply vaccines (storage facilities for storage of vaccines under national Expanded Program on Immunization at central, regional, provincial or district level, vaccination clinics, health facilities involved in vaccination)  shall apply and comply with corresponding GSP requirements mentioned in this Circular.

2. As of January 01, 2021, major storage facilities for storage of medicinal products and medicinal materials under national health program and of the military, health facilities (other than health facilities involved in vaccination activities according to Clause 1 of this Article) and health facilities applying traditional medicine shall comply with corresponding GSP requirements mentioned in this Circular.

Chapter VI

INSPECTORATE CONDUCTING INSPECTIONS OF GSP COMPLIANCE

Article 17. Members and standards to be satisfied by members of an inspectorate

1. An inspectorate includes:

a) the chief, and 01 member of the receiving authority. 01 member of the Traditional Medicine Administration of Vietnam, regarding the storage facility specified in Point c Clause 1 Article 6 of this Circular;

b) 01 member: the representative of the Department of Health of the province where the warehouse is located;

c) Members of relevant authorities where necessary.

2. A member of the inspectorate must satisfy the following standards:

a) He/she must obtain at least a bachelor’s degree in medicine, pharmacy, chemistry or biology;

b) He/she has been trained in GSP and inspection of GSP compliance, and has a thorough grasp of GSP requirements;

c) He/she must be honest, objective strictly comply with regulations during the inspection and must not create any conflict of interest with the inspected storage facility as prescribed in Clause 3 of this Article;

d) The chief must obtain at least a bachelor’s degree in pharmacy and have at least 02 (two) years’ experience in pharmacy management.

3. Rules for assessing the conflict of interest: A member of the inspectorate shall be deemed to involve a conflict of interest with the inspected storage facility in one of the following cases:

a) He/she worked for the inspected storage facility in the last 05 years;

b) He/she participated in providing consulting services for the inspected storage facility in the last 05 years;

c) He/she is receiving financial benefits associated with the inspected storage facility;

d) His/her spouse, child, parent, sibling or parent-in-law is working for the inspected storage facility.

Article 18. Rights and responsibilities of an inspectorate

1. The inspectorate has the responsibility to:

a) inspect all operations of a storage facility according to corresponding GSP prescribed in Article 3 of this Circular, updated versions of GSP requirements and relevant legislative documents and regulations; clearly record inspection contents and deficiencies found, prepare GSP inspection records and reports;

b) report inspection results or provide explanation for the GSP inspection report if the storage facility has any disagreements with the report;

c) maintain confidentiality of all information about storage of medicinal products and materials by storage facilities unless otherwise agreed upon by the storage facility or requested by the competent authority.

2. The inspectorate has the right to:

a) inspect all areas and warehouses of the storage facility and request inspection of other areas related to the storage of medicinal products and materials;

b) request the storage facility to provide documents concerning its trading in, management of quality and storage of medicinal products and materials;

c) collect documentary evidences (by copying documents, taking pictures or recording videos) of deficiencies found during the inspection;

d) take samples of medicinal products and materials to test their quality as regulated by law;

dd) make inspection records and request the storage facility to suspend the storage operations at one, some or all of warehouses. During the inspection, if the inspectorate finds that the storage facility commits a violation which seriously affects quality of one or multiple medicinal products and materials, it is required to notify the competent person thereof.

Chapter VII

IMPLEMENTATION CLAUSE

Article 19. Effect

1. This Circular comes into force from January 10, 2019.

2. The following documents and regulations are null and void from the effective date of this Circular:

a) Decision No. 2701/2001/QD-BYT dated June 29, 2001 of the Minister of Health;

b) Regulations on GSP specified in the Decision No. 27/2007/QD-BYT dated April 19, 2007 of the Minister of Health;

c) Regulations on GSP specified in the Decision No. 45/2011/TT-BYT dated December 21, 2011, Decision No. 2701/2001/QD-BYT dated June 29, 2001, Circular No. 06/2004/TT-BYT dated May 28, 2004, Decision No. 3886/2004/QD-BYT dated November 03, 2004, Circular No. 13/2009/TT-BYT dated September 01, 2009, Circular No. 22/2009/TT-BYT dated November 24, 2009 and Circular No. 47/2010/TT-BYT dated December 29, 2010 of the Minister of Health;

d) Regulations on GSP for herbal medicinal materials specified in the Circular No. 03/2016/TT-BYT dated January 21, 2016 of the Minister of Health;

dd) Regulation: “If the drug retailer fails to submit an application for periodic inspection as prescribed, the Department of Health shall revoke its certificate of eligibility for pharmacy business as prescribed in Clause 2 Article 40 of the Law on Pharmacy” specified in Clause 5 Article 9 of the Circular No. 02/2018/TT-BYT dated January 22, 2018 of the Minister of Health;

e) Regulation: “If the distributor fails to submit an application for periodic inspection as prescribed, the Department of Health shall revoke its certificate of eligibility for pharmacy business as prescribed in Clause 2 Article 40 of the Law on Pharmacy” specified in Clause 5 Article 9 of the Circular No. 03/2018/TT-BYT dated February 09, 2018 of the Minister of Health.

Article 20. Reference clause

In the cases where any of the legislative documents and regulations referred to in this Circular is amended or replaced, the newest one shall apply.

Article 21. Transitional clauses

1. Any pharmacy establishment that has been issued with the certificate for eligibility for pharmacy business that allows storage of medicinal products and materials or certificate of GSP compliance before the effective date of this Circular is entitled to store medicinal products and materials until the expiry date of such certificate.

If the certificate of eligibility for pharmacy business expires, the storage facility shall apply for such certificate as prescribed by law.

If the certificate of GSP compliance expires before the expiry date of the certificate of eligibility for pharmacy business, the storage facility shall apply for inspection of maintenance of GSP compliance according to Chapter IV of this Circular in order to keep operating until the expiry date written on its certificate of eligibility for pharmacy business.

2. If a pharmacy establishment has been issued with the certificate for eligibility for pharmacy business that allows storage of medicinal products and materials and does not specify an expiry date, it shall apply for inspection of GSP compliance and follow relevant procedures as prescribed by law in case of expiry of the certificate of GSP compliance.”

3. Regarding applications for certificate of eligibility for pharmacy business or applications for periodic inspection of GSP compliance submitted to the receiving authority before the effective date of this Circular, the receiving authority shall inspect the storage facility according to GSP promulgated together with the Decision No.  2701/2001/QD-BYT dated June 29, 2001 of the Minister of Health.

4. If a pharmacy establishment that has been issued with the certificate for eligibility for pharmacy business has a GSP-compliant herbal medicinal material warehouse that has been inspected and published by the Traditional Medicine Administration of Vietnam on its website as prescribed in the Circular No. 03/2016/TT-BYT dated January 21, 2016 of the Minister of Health, it may keep storing imported and exported herbal medicinal materials within 03 (three) years from the publishing date.

Article 22. Responsibility for implementation

1. The Drug Administration of Vietnam shall:

a) take charge and cooperate with relevant units in organizing the dissemination of this Circular. Take charge of compiling a list of GSP criteria relevant to each type of storage facility according to the principle of transparency, clarity and accuracy and request the Ministry of Health to promulgate it to form a basis for application of GSP to storage facilities and inspection by pharmacy authorities;

b) within its jurisdiction, instruct Departments of Health, health authorities and medicinal product and medicinal material storage facilities to implement this Circular;

c) consolidate and publish the list of storage facilities that have been granted the certificate of eligibility for pharmacy business and/or Certificate of GSP compliance, status of such certificates, status of GSP compliance and other information on its website according to Clause 4 Article 8 of this Circular within its jurisdiction;

d) publish updated GSP documents on its website and the web portal of the Ministry of Health;

dd) receive notifications of GSP compliance by medicinal product and medicinal material storage facilities not required to obtain certificates of eligibility for pharmacy business according to Clause 3 Article 4 of this Circular except for storage facilities for storage of vaccines under Expanded Program on Immunization in provinces and districts;

e) take charge or cooperate with the Ministry Inspectorate in inspecting the compliance with regulations of this Circular and take actions against violations within its power.

2. The Traditional Medicine Administration of Vietnam shall:

a) within its jurisdiction, instruct Departments of Health, health authorities and medicinal product and medicinal material storage facilities to implement this Circular;

b) consolidate and publish the list of storage facilities that have been granted the certificate of eligibility for pharmacy business or Certificate of GSP compliance, status of such certificates, status of GSP compliance and other information on its website according to Clause 4 Article 8 of this Circular within its jurisdiction;

c) carry out inspections and take actions against violations within its power.

3. Departments of Health shall:

a) cooperate with relevant units in organizing the dissemination of this Circular and instruct units within provinces to implement this Circular;

b) join the inspectorate conducting inspections of GSP compliance; within their power, supervise and takes actions against violations against regulations on GSP compliance by medicinal product and medicinal material storage facilities within provinces;

c) receive notifications of GSP compliance by local facilities involved in storage of medicinal products and not required to obtain certificates of eligibility for pharmacy business according to Clauses 4 and 5 Article 4 of this Circular and storage facilities for storage of vaccines under Expanded Program on Immunization in provinces and districts.

4. Medicinal product and medicinal material storage facilities shall:

a) organize the implementation of regulations of law on pharmacy and standards promulgated together with this Circular;

b) ensure their compliance with GSP requirements during their operation;

c) store medicinal products and materials within the inspected and licensed scope according to regulations of law and eligibility requirements for storage by storage facilities;

d) import but not distribute medicinal products and medicinal materials according to Point c Clause 10 Article 91 of the Government’s Decree No. 54/2017/ND-CP dated May 08, 2017 and relevant regulations of law.

Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Health for consideration./.

 

 

PP. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Truong Quoc Cuong

 

APPENDIX I

GOOD STORAGE PRACTICES FOR MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICINAL MATERIALS
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

1. Glossary

“batch of medicinal products and medicinal materials” (hereinafter referred to as “the batch”) means a defined quantity of medicinal products and materials processed in a single process or series of processes so that it is expected to be homogeneous.

“batch number” means a distinctive combination of numbers and/or letters which uniquely identifies a batch.

“consignment” means quantity of medicinal products and materials supplied at one time in response to a particular request or order. A consignment may comprise one or more packages or containers and may include medicinal products and materials belonging to more than one batch.

“retest date” means the date when a material should be re-examined to ensure that it is still suitable for use.

“packaging material” means any material, including printed material, employed in the packaging of a medicinal product or medicinal material, but excluding any outer packaging used for transportation or shipment. Packaging materials are referred to as primary or secondary according to whether or not they are intended to be in direct contact with the product.

“storage” means the storing of medicinal products and materials up to their point of use.

“quarantine” means the status of medicinal products and materials isolated physically or by other effective means while a decision is awaited on their release, rejection or reprocessing.

“sampling” means operations designed to obtain a representative portion of a medicinal product or medicinal material, based on an appropriate statistical procedure, for a defined purpose, e.g. acceptance of consignments or batch release.

“contamination” means the undesired introduction of impurities of a chemical or microbiological nature, or of foreign matter, into or onto a medicinal material, or intermediate or finished product during production, sampling, packaging or repackaging, storage or transport.

“supplier” means a person providing medicinal products and materials on request. Suppliers may be agents, brokers, distributors, manufacturers or traders. Where possible, suppliers should be authorized by a competent authority.

“quality system” means an appropriate infrastructure, encompassing the organizational structure, procedures, processes and resources, and systematic actions necessary to ensure adequate confidence that a product (or services) will satisfy given requirements for quality.

“standard operating procedure” (SOP) means an authorized, written procedure giving instructions for performing operations not necessarily specific to a given product but of a more general nature (e.g. equipment operation, maintenance and cleaning, validation, cleaning of premises and environmental control, sampling and inspection).

2. Organization and management

2.1. There should be an adequate organizational structure for each entity, defined with the aid of an organizational chart that clearly identifies responsibilities, authorities and interrelationships of all personnel.

2.2. There should be documented and approved job descriptions that clearly define duties and responsibilities of each employee. The responsibilities placed on employees should not be so extensive to avoid work overload and relevant to their qualifications. Duties and responsibilities should be clearly understood by the individuals concerned.

2.3. Responsibilities of a chief pharmacist:

a) Assume responsibility for storage activities of a facility, including the compliance with regulations on product quality;

b) Grant or authorize another person holding equivalent qualifications to grant approval for receipt or release of products.

2.4. A designated competent person who has defined authority and responsibility and is provided with necessary resources shall be appointed to ensure that a quality system is implemented and maintained and correct deviations from the established quality system.

2.5. Managerial and technical personnel must have the authority and resources needed to carry out their duties and to set up and maintain a quality system.

3. Personnel

Qualifications and experience

3.1. At each storage facility, there should be an adequate number of qualified personnel to carry out operations involving receipt, release, storage, loading, unloading, cleaning and maintenance and other operations to ensure quality of medicinal products and materials. Where:

a) Regarding medicinal products and materials not required to be under special control, the warehouse-keeper for a storage facility must:

- have necessary qualifications and knowledge of pharmacy and storage practices (storage methods, document management, receipt and release monitoring, quality of medicinal products and materials, etc.).

- obtain at least an intermediate professional education diploma in pharmacy in case of the facility storing chemical medicinal products, vaccines and medical biologicals.

b) Regarding special-controlled medicinal products and materials, personnel shall comply with regulations specified in Articles 44 and 45 of the Decree No. 54/2017/ND-CP, Clause 19 Article 4 and Clauses 21 and 22 Article 5 of the Decree No. 155/2018/ND-CP, Circular No. 20/2017/TT-BYT dated May 10, 2017 of the Minister of Health and other relevant regulations.

Training

3.2. All personnel should receive proper training in relation to good storage practice, regulations, procedures and safety. Personnel should receive initial and continuing training relevant to their tasks on an annual basis, and be assessed as applicable to evaluate the effectiveness of the actions taken.

3.3. All members of staff should be trained in, and observe high levels of, personal hygiene and sanitation.

3.4. Personnel involved in the receipt, storage, packaging and repackaging of special-controlled medicinal products and materials; highly active medicinal products and materials (sexual hormone, cytotoxics, etc.), highly sensitive medicinal products and materials (beta-lactam antibiotics, etc.) and products presenting special risks of abuse, fire or explosion (combustible or flammable liquids, solids and pressurized gases) should be given specific training.

Other requirements

3.5. Personnel should be entitled to periodic health check-ups as prescribed by law. Personnel with respiratory diseases or open wounds should not directly work in storage areas where medicinal products and materials with open packaging materials are handled.

3.6. Personnel working in storage areas shall wear protective garments suitable for the activities that they perform. Personnel dealing with hazardous medicinal products and materials shall be provided with protective garments as necessary.

4. Quality system

4.1. There shall be a documented quality policy describing the overall intentions and requirements of the storage facility regarding quality. This policy shall be authorized by management, communicated and understood by all personnel.

4.2. The quality system should include an appropriate organizational structure, procedure, processes and resources and systematic actions necessary to ensure adequate confidence that a product or service and its documentation will satisfy given requirements for quality.

4.3. The quality system should include provisions to ensure that the storage facility, manufacturer, importer, medicine/pharmacy authorities, as well as other relevant competent authorities, would be informed immediately in a case of confirmed or suspected counterfeiting of a medicinal product or medicinal material. Such products should be stored in a secure, segregated area and clearly identified to prevent further distribution or sale.

4.4. Where electronic commerce (e-commerce) is used in one, some or all of operations involving receipt, storage, release, inspection and monitoring of quality, defined procedures and adequate systems should be in place to ensure traceability and confidence in the quality of the medicinal products concerned.

4.5. Storage facilities should adopt regulations and assess suppliers and distributors to ensure that appropriate medicinal products and materials are sourced only from approved suppliers and distributed by approved entities.

4.6. Storage facilities should from time to time conduct risk assessments to assess potential risks to the quality and integrity of medicinal products and materials. The quality system should be developed and implemented to address any potential risks identified. The quality system should be reviewed and revised periodically to address new risks identified during a risk assessment.

Traceability of medicinal products and materials

4.7. There should be regulations in place to ensure document traceability of products received, stored, quarantined, released and returned, to facilitate product recall or other necessary operations.

4.8. There should be records in place to specify information about all facilities involved in the supply, distribution, storage, use and transport of medicinal products and materials, stating at least names and address of such facilities.

4.9. Regulations and measures shall be in place to ensure that each batch has documentation that can be used to permit traceability of the products or define the next route of products.

5. Premises and facilities

5.1. Warehouses should be built at a dry, airy and safe place and have a drainage system to ensure that medicinal products and materials are protected from underground water, heavy rain, and flood.

Warehouses must have a fixed address and have systems of public or internal roads that are wide enough to facilitate the transport, receipt, release and fire protection.

5.2. Warehouses should be designed, constructed, equipped, repaired and maintained in such a systematic manner as to protect medicinal products and materials from all potentially harmful influences such as undue variations of temperature and humidity; dust and odor; entry of animals, vermin and insects, and to avoid affecting quality of medicinal products and materials.

Ceilings, walls and roofs of warehouses must be sturdy, airy, and able to withstand weather impacts such as sunlight, rain, storm and flood.

The ground of a warehouse must be adequately elevated, flat, smooth and hard, and able to withstand the impact of underground water to ensure smooth operations carried out by employees working therein and easy movement of vehicles. There should be no cracks which are places for dust and insects.

5.3. A warehouse must be wide enough to create space for the following operations:

- Receipt and inspection of receipt of medicinal products and materials, cleaning of containers;

- Quarantine (after being received, medicinal products and materials are isolated physically or by other effective means while a decision is awaited on inspection and control of their quality)

- Inspection and control of quality of medicinal products and materials;

- Sample collection, handling of sampling tools;

- Storage of medicinal products and materials;

- Storage of medicinal products and materials requiring special storage conditions;

- Storage of medicinal products and materials that must be under special control or separately stored;

-  Quarantine of products awaiting handling (in case products are returned, recalled or suspected to be counterfeit or any doubt arises over their quality, etc.);

- Quarantine of rejected medicinal products and materials prior to their disposal;

- Storage of released medicinal products and materials awaiting transport;

-  Shipment containers and container labeling;

- Release;

- Storage of packaging materials;

- Storage of equipment and tools serving loading, unloading and movement;

- Attachment of secondary labels by importers of medicinal products;

- Change of clothes, storage of protective garments and warehouse office.

5.4. Areas of the warehouse should have signs clearly indicating capacity of each area, have appropriate size and volume and provide enough space to allow categorization and arrangement of medicinal products and materials by their type and separation of each type and batch to ensure air circulation.

Where necessary, areas of a warehouse may be suitably spaced for storage purpose but storage conditions should be maintained.

5.5. Storage areas shall be designed or adapted to ensure appropriate and good storage conditions and permit easy cleaning.

5.6. Material sampling areas must be designed and have a system of equipment in accordance with regulations on material sampling areas specified in Circular of the Ministry of Health on GMP.

5.7. Warehouses of medicinal products presenting special risks of abuse, fire or explosion (e.g. combustible or flammable liquids, solids and pressurized gases) should be designed and constructed in accordance with regulations of law and isolated from other warehouses and residential houses. Such warehouses must be airy and provided with fireproof lights. Electric switches must be mounted outside warehouses.

5.7. Appropriate vehicles and equipment should be in place to ensure good storage conditions (e.g. ventilation fans, air-conditioning thermometers, trucks, forklifts, hygrometers, cold rooms, refrigerators, vaccine vial monitors, freeze tags, etc.). Equipment should be periodically inspected, serviced and maintained to ensure its stable and accurate operation. Measuring instruments should be periodically calibrated in accordance with regulations of law on verification and calibration of measuring instruments.

5.8. There should be devices (such as bells, lights and/or messages) that automatically detects and notices emergencies or deviations from storage conditions, especially in case of medicinal products requiring special storage conditions (temperature, humidity).

5.9. Adequate lighting should be provided to enable all operations to be carried out accurately and safely.

5.10. There should be enough pallets. Distance between pallets and between pallets and warehouse ground should be wide enough to permit cleaning, inspection and handling.

Pallets should be kept in a good state of cleanliness, periodically maintained and coded for easy identification in the warehouse.

5.11. There should be computers connected to the Internet and storage of medicinal products and materials should be managed using software. Mechanisms should exist to allow for transfer of information, including information about receipt, release and distribution of medicinal products and materials to a customer, and quality or regulatory information between a manufacturer and a customer, as well as the transfer of information to the relevant regulatory authority as required.

5.12. There should be enough firefighting equipment and firefighting precautions, such as automatic firefighting system, fire extinguishers, sand barrels and water and fire hose system.

5.13. Storage areas should be clean and free from accumulated waste and vermin. Extraneous odors, other indications of contamination, and intense light must be excluded.

5.14. Washing and toilet facilities should be well-ventilated and suitably spaced (isolated from medicinal product reception, storage and handling areas).

5.15. Regulations on entry into storage areas must be available and precautions must be taken to prevent unauthorized persons from entering storage areas.

5.16. Adequate lighting should be provided to enable all operations to be carried out accurately and safely. Medicinal products and materials should be protected from direct sunlight.

6. Storage of medicinal products and materials

6.1. Medicinal products and materials should be stored in conditions which assure that their quality is maintained. The “First Expires First Out” (FEFO) or “First In First Out” (FIFO) principle should be followed. In some cases, the aforementioned principle may not be followed but it is required to avoid distributing expired products.

6.2. Medicinal products and materials should be placed on pallets and panels and stored off the floor. Medicinal product and material packaging and containers may be stacked but measures should be in place to prevent any spillage or damage to lower packaging and containers.

6.3. Medicinal product containers should remain intact during storage. Do not use container of one product for another.

6.4. Receiving and dispatch bays should protect medicinal products and materials from the weather. Reception areas should be designed and equipped to allow containers of incoming medicinal products and materials to be cleaned, if necessary, before storage.

6.5. There should be measures against loss of special-controlled medicinal products and materials prescribed in the Decree No. 54/2017/ND-CP, Decree No. 155/2018/ND-CP and Circular No. 20/2017/TT-BYT and the following measures:

a) Storage areas of special-controlled medicinal products and materials should have signs clearly indicating each type of corresponding special-controlled medicinal products and materials.

b) Toxic medicinal products and toxic medicinal ingredients should be packaged in such a manner as to prevent their permeation and leakage during transportation.

6.6. Highly active medicinal products and materials (sexual hormone, etc.), highly sensitive medicinal products and materials (beta-lactam antibiotics, etc.), products presenting special risks of abuse, fire or explosion (e.g. combustible or flammable liquids and solids and pressurized gases) should be stored in a dedicated area(s) that is subject to appropriate additional safety and security measures in accordance with regulations of relevant legislative documents.

6.7. Odorous medicinal products and materials should be stored in tightly closed packaging materials in dedicated area(s) to prevent odor from other medicinal products and materials.

6.8. Light-sensitive medicinal products should be stored in closed packaging materials, enclosed spaces or dark rooms.

6.9. Volatile and humidity-sensitive medicinal products should be stored in cold storage warehouses or in tightly closed packaging materials. Highly hygroscopic substances shall be stored in a dry room, in hermetically sealed glass or plastic packaging, with the stopper coated in paraffin wax, if necessary.

6.10. Special attention should be paid to the arrangement and storage of some types of vaccines that are easily damaged by freezing (such as VGB, DPT, DT, Td, tetanus, DPT-VGB-Hib, Typhoid, cholera, etc.). Those vaccines should be placed at a distance from the refrigerator walls, floors and cold-air vents from the coil. They should be placed on top (in case of a top-opening refrigerator) or in the middle rack of the refrigerator (in case of a front-opening refrigerator). Safety of a storage area should be controlled using a freeze tag or temperature data logger and alarm device.

6.11. Physical quarantine measures should be available.

Where quarantine status is ensured by storage in separate areas, these areas must be clearly marked and their access restricted to authorized personnel.

. Any system replacing physical quarantine should provide equivalent security. For example, computerized systems can be used, provided that they are validated to demonstrate security of access to prevent mix-ups or loss of medicinal products and materials in quarantine.

6.12. Broken or damaged items should be withdrawn from usable stock and separated.

Broken or leaked products should be cleaned up as soon as possible to avoid contamination, cross-contamination and harm to other products or personnel. Documented procedures should be in place to deal with such issues.

Storage conditions

6.13. Storage conditions for medicinal products and materials should be in compliance with the labeling that has been approved or published as prescribed.

Unless otherwise specifically stated (e.g. continuous maintenance of cold storage) deviation may be tolerated only during short-term interruptions, for example, during local transportation.

6.14. Storage instructions:

a) Normal storage conditions:

It is required to store products in dry (humidity 75%), well-ventilated premises at temperatures of 15 - 30°C or, depending on climatic conditions, up to 30°C, but not exceeding 32°C and humidity must not exceed 80%. Extraneous odors, other indications of contamination, and intense light must be excluded.

If the label does not specify storage conditions, store at room temperature.

b) Special storage conditions: Medicinal products that must be stored under defined conditions require appropriate storage instructions.

c) Defined storage instructions:

On the label

“Do not store over 30°C” (from +2 °C to +30°C) “Do not store over 25°C” (from +2 °C to +25°C) “Do not store over 15°C” (from +2 °C to +15°C) “Do not store over 8°C” (from +2 °C to +8°C) “Do not store below 8°C” (from +8 °C to +25°C) “Cold storage” (from +2 °C to +8°C) “Cool storage” (from +8°C to +15°C)

“Dry”, “Protect from moisture” no more than 75% relative humidity in normal storage conditions; or to be provided to the patient in a moisture-resistant container.

“Protect from light” To be provided to the patient in a light-resistant container.

6.15. Storage conditions should be checked at defined intervals (at least twice per day). These intervals should be defined through continuous monitoring of storage conditions in warehouses and on a seasonal basis. The results of such checks should be recorded and retained.  Records of storage condition monitoring data should be available for review.

6.16. It is recommended that equipment used for monitoring of storage conditions during storage and transportation be located in areas that are most likely to show fluctuations according to the results obtained from temperature mapping studies.

Each warehouse or storage area (in case the storage area provides a physical segregation and separate heating ventilation and air conditioning system) should provide at least 01 temperature monitor capable of automatically recording temperature data at suitable recording intervals (at least 30 minutes at a time). Automatic monitors should be placed at locations with the greatest temperature variability as determined by temperature mapping studies.

Regarding medicinal products and materials requiring special storage conditions (e.g. vaccines or biological), it is required to use equipment for continuously monitoring storage conditions (e.g. temperature) during their storage and transport. The use of monitoring equipment and data should be retained.

6.17. Temperature mapping of storage areas should be carried out in accordance with WHO guidance for the temperature mapping of storage areas. Temperature mapping should show uniformity of the temperature across the storage facility.

Labeling and containers

6.18. All medicinal products and materials should be stored in containers which do not adversely affect the quality of the products or materials concerned, and which offer adequate protection from external influences. In some circumstances, this could include bacterial contamination.

6.19. All containers should be clearly labeled in accordance with the Circular No. 01/2018/TT-BYT dated January 18, 2018. The containers not required to be labeled in accordance with Circular should be labeled with at least the name of the product, the batch number, the expiry date or retest date and the specific storage conditions.

6.20. Unauthorized abbreviations, names or codes should not be used. Internationally and/or nationally accepted abbreviations, names or codes should be used in the labeling of shipment containers.

Stock rotation and control

6.21. Periodic stock reconciliation should be performed by comparing the actual and recorded stocks. In any case, the comparison shall be made as soon as each batch is used up.

6.22. All significant stock discrepancies should be investigated as a check against inadvertent mix-ups and/or incorrect issue. Investigation records should be retained.

6.23. In case medicinal product and material containers are damaged or their labels are lost/torn/unclear or any doubt arises over their quality, they should not be issued.  Where possible, this should be brought to the attention of the person responsible for quality control. Any action taken should be documented.

6.24. Partly used containers of medicinal products and materials should be securely reclosed and resealed to prevent spoilage and/or contamination during subsequent storage.

Control of obsolete and outdated medicinal products and materials

6.25. All stocks should be checked regularly for obsolete and outdated medicinal products and materials. All due precautions should be observed to prevent the issue of outdated medicinal products and materials.

7. Receipt of incoming medicinal products and materials

7.1. On receipt, each incoming delivery should be checked against the relevant purchase order and each container physically verified, e.g. by the label description, batch number, type of medicinal product or material and quantity.

7.2. The consignment should be examined for uniformity of the containers and, if necessary, should be subdivided according to the supplier’s batch number.

7.3. Each container should be carefully inspected for possible contamination, tampering and damage, and any suspect containers or, if necessary, the entire delivery should be quarantined for further investigation. Where possible, this should be brought to the attention of the person responsible for quality control. Any action taken should be documented.

All containers of medicinal products and materials that are damaged, have lost their seals or are suspected of contamination should not be received. If not destroyed immediately, they should be stored in quarantine areas and should not be sold or mixed up with other medicinal products and materials.

7.4. When required, samples should be taken only by appropriately trained and qualified personnel in accordance with the Circular No. 11/2018/TT-BYT dated May 04, 2018 of the Ministry of Health and in strict accordance with written sampling instructions. Containers from which samples have been taken should be labeled accordingly.

7.5. Following sampling, the goods should be subject to quarantine. Batch segregation should be maintained during quarantine and all subsequent storage.

7.6. Medicinal products and materials should remain in quarantine until an authorized release or rejection is obtained.

7.7. Measures should be taken to ensure that rejected medicinal products and materials cannot be used. They should be stored separately from other medicinal products and materials while awaiting destruction or return to the supplier.

8. Dispatch and transport

8.1. The dispatch and transport of medicinal products and materials should be carried out only after receipt of a delivery order. The receipt of the delivery order and the dispatch of the goods must be documented.

8.2. Only medicinal products and materials that meet quality standards and are unexpired should be dispatched and issued.

8.3. Medicinal products and materials in quarantine shall be allowed for dispatch by the competent person.

8.4. A storage facility that is entitled to import but is not entitled to distribute medicinal products and materials is only allowed to dispatch and deliver them to a wholesaler at the warehouse of the storage facility and is not allowed to transport them, except in the cases where they are transported from a customs warehouse to warehouses of the storage facility or between warehouses of the storage facility.

8.5. Where appropriate, it is recommended to use devices to monitor storage conditions such as temperature during transportation in accordance with the storage conditions written on approved or published labels. Monitoring records should be available for review.

8.6. Special care should be exercised when using dry ice in cold chains. In addition observing to safety precautions, it must be ensured that the material or product does not come into contact with dry ice, as this may adversely affect the product quality, e.g. by freezing.

8.7. Medicinal products and materials should be transported in such a way that their integrity is not impaired and that storage conditions are maintained.

8.8. The outside container should offer adequate protection from all external influences and should be indelibly and clearly labeled.

8.9. The delivery, receipt and transport of special-controlled medicinal products and materials shall comply with relevant regulations of law.

9. Procedures and documentation

General principles

9.1. Documents, and in particular instructions and procedures relating to any activity that could have an impact on the quality of medicinal products and materials shall be designed, completed, reviewed and distributed with care.

9.2. The title, nature, and purpose of each document should be clearly stated.  The contents of documents should be clear and unambiguous. They must be laid out in an orderly fashion and be easy to check.

9.3. All documents should be completed, approved, signed and dated by an appropriate authorized person(s) and should not be changed without the necessary authorization.

9.4. Documents should be regularly reviewed and kept up-to-date. When a document has been revised, a system should exist to prevent inadvertent use of the superseded version.

9.5. All records must be readily retrievable, and be stored and retained using facilities that are safeguarded against unauthorized modification, damage, deterioration and/or loss of documentation.

9.6. Records should contain enough information to enable traceability of medicinal products and materials. Such records should facilitate the recall of a batch of a product, if necessary, as well as the investigation of counterfeit or potentially counterfeit medicinal products and materials.

9.7. Where the records are generated and kept in electronic form, backups should be maintained to prevent any accidental data loss.

9.8. Approved procedures and instructions should be available and legibly shown.

Procedures

9.9. There should be standard operating procedures (SOPs) for all activities in storage areas including the handling of expired stock. These should adequately describe the storage procedures, define the route of medicinal products and materials, maintenance of storage equipment, recording of storage conditions, safety of medicinal products in warehouses and during their transport, distribution and dispatch of products, preparation of documents including records on customers' orders, returned products, recall procedures, and information through the organization in the event of a product recall being required.

9.10. Procedures should be established and maintained for the preparation, review, approval, use of and control of changes to all documents relating to the storage process. Procedures must be in place for both internally generated documents and those from external sources (from providers providing maintenance and calibration services, etc.)

9.11. Written procedures for the dispatch of medicinal products should be established. Such procedures should take into account the nature of the product as well as any special precautions to be observed.

9.12. There should be procedures for carrying out temperature and humidity mapping of storage areas, cold compartments, refrigerators, trucks and other relevant equipment and vehicles.

9.13. Procedures should be in place for security services to prevent theft or tampering with goods at the storage facilities, destruction of unsaleable or unusable stocks and on retention of the records.

9.14. Procedures should be available for the handling of damaged and/or broken shipment containers to prevent possible contamination. Particular attention should be paid to those containing potentially toxic and hazardous products.

9.15. Written procedures should be in place for investigating and dealing with any failure to comply with storage requirements, e.g. temperature deviations.

9.16. It is required to establish and maintain procedures for the identification, collection, indexing, retrieval, storage, maintenance, disposal of and access to all applicable documentation.

9.17. Safety procedures relating to all relevant aspects including the safety of personnel and property, environmental protection and product integrity, should be in place.

9.18. A written sanitation program should be available indicating the frequency of cleaning and the methods to be used to clean the premises and storage areas.

9.19. There should also be a written program for pest control. The pest-control agents used should be safe, and there should be no risk of contamination of the medicinal products and materials.

Documentation

9.20. Written instructions and records should be available which document all activities in the storage areas including the handling of expired stock.

9.21. Comprehensive records should be maintained showing all receipts and issues of materials and medicinal products according to a specified system, e.g. by batch number.

9.22. Records should be kept for each delivery. They should include the description of the goods, quality, quantity, supplier, supplier’s batch number, the date of receipt, assigned batch number and the expiry date.

9.23. Records for the dispatch of medicinal products should include at least the following information:

- date of dispatch;

- complete business name and address, type of entity responsible for the transportation, telephone number and names of contact persons;

- complete business name, address of the addressee;

- a description of the products including, e.g. name, dosage form and strength;

- applicable transport and storage conditions.

9.24. Permanent records, written or electronic, should exist for each stored product indicating recommended storage conditions, any precautions to be observed and retest dates (if any). Regulations concerning labels and containers should be respected at all times.

9.25. Separate records should be available for the storage of special-controlled medicinal products and materials prescribed in the Decree No. 54/2017/ND-CP, Decree No. 155/2018/ND-CP and Circular No. 20/2017/TT-BYT and other relevant legislative documents.

Retention and storage of records

9.26. Regulations on retention of records on each medicinal product and material should be complied with. Where requirements are not in place, the records should be retained for at least 01 (one) year after the expiry date of the batch of medicinal products and materials.

10. Returned goods

10.1. Returned goods, including recalled goods, should be handled in accordance with approved procedures and records should be maintained.

10.2. All returned goods should be placed in quarantine and returned to saleable stock only after this has been approved by a nominated, responsible person following a satisfactory quality re-evaluation.

10.3. Any stock reissued should be so identified and recorded in stock records.

10.4. Records of all returned, rejected and/or destroyed medicinal products and materials should be kept for a predetermined period.

10.5. All returned medicinal products and materials which are evaluated by the quality control department that they fail to meet quality and safety standards should be handled in accordance with regulations of law.

11. Recalls

11.1. There should be a system, which includes a written procedure, to recall from the market, promptly and effectively, medicinal products and materials known or suspected to be defective, with a designated person(s) responsible for recalls. The system should comply with regulations and law. This procedure should be checked regularly and updated as necessary.

11.2. All recalled medicinal products and materials should be stored in a secure, segregated area pending appropriate action. Where segregation is not possible, such products must be securely packaged, clearly labeled, and be accompanied by appropriate documentation.

11.3. The particular storage conditions applicable to a medicinal product which is subject to recall should be maintained during storage and transit until such time as a decision has been made regarding the fate of the product in question.

11.4. All records should be readily available to the designated person(s) responsible for recalls.

These records should contain sufficient information on medicinal products and materials supplied to customers (including exported medicinal products and materials).

12. Self-inspection

12.1. The quality system should include self-inspections. These should be conducted to monitor implementation and compliance with the principles of GSP and, if necessary, to trigger corrective and preventive measures (if any).

12.2. Self-inspections should be conducted in an independent and detailed way by a designated, competent person.

12.3. The results of all self-inspections should be recorded. Reports should contain all observations made during the inspection and, where applicable, proposals for corrective measures (if any). There should be an effective follow-up program. Management should evaluate the inspection report and the records of any corrective actions taken.

 

APPENDIX II

GOOD STORAGE PRACTICES FOR HERBAL MEDICINAL MATERIALS AND TRADITIONAL INGREDIENTS
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

1. Personnel

Qualifications and experience

1.1. At each storage facility, there should be an adequate number of qualified personnel to carry out operations involving release, receipt, storage, loading, unloading, cleaning and maintenance and other operations to ensure quality of herbal medicinal materials and traditional ingredients.

 Where:

a) The chief pharmacist of an importer of herbal medicinal materials and traditional ingredients or provider of herbal medicinal material and traditional ingredient storage services must have qualifications and experience specified in Articles 17 and 22 of the Law on Pharmacy.

b) The warehouse-keeper must:

- have necessary qualifications and knowledge of pharmacy, herbal medicinal materials and traditional ingredients and storage practices (storage methods, document management, receipt and release monitoring, quality of herbal medicinal materials and traditional ingredients, etc.).

- obtain at least an intermediate professional education diploma in pharmacy.

1.2. There should be an adequate organizational structure for each entity, defined with the aid of an organizational chart that clearly identifies responsibilities, authorities and interrelationships of all personnel.

There should be approved job descriptions that clearly define duties and responsibilities of each employee. The responsibilities placed on employees should not be so extensive to avoid work overload and relevant to their qualifications. Duties and responsibilities should be clearly understood by the individuals concerned.

Training

1.3. All personnel should receive proper training in relation to good storage practice, regulations, procedures and safety.

1.4. All members of staff should be trained in, and observe high levels of, personal hygiene and sanitation.

Other requirements

1.5. Personnel should be entitled to periodic health check-ups as prescribed by law.

1.6. Personnel working in storage areas shall wear garments suitable for the activities that they perform.

2.  Location of the warehouse:

2.1. The warehouse should be built at a dry, airy and safe place and have a drainage system to ensure that herbal medicinal materials and traditional ingredients are protected from underground water, heavy rain, and flood.

2.2. The warehouse should have a fixed address and its location is convenient for delivery of herbal medicinal materials and traditional ingredients.

3. Design and construction of the warehouse:

3.1. The warehouse should have a sufficient area which is suitable for the scope of business in order to allow the orderly storage of the various categories of products. A warehouse must be wide enough to create space for the following operations:

- Receipt, inspection of receipt and cleaning of containers;

- Inspection and control of quality of herbal medicinal materials and traditional ingredients;

- Sample collection, handling of sampling tools;

- Storage of herbal medicinal materials and traditional ingredients;

- Storage of toxic herbal medicinal materials and traditional ingredients;

-  Quarantine of products awaiting handling (in case products are returned, recalled or suspected to be counterfeit or any doubt arises over their quality, etc.)

- Quarantine of rejected goods prior to their disposal;

- Shipment containers and container labeling;

- Release;

- Storage of packaging materials;

- Storage of equipment and tools serving loading, unloading and movement;

- Change of clothes, storage of protective garments and warehouse office.

3.2. The minimum area and minimum volume of an importer of herbal medicinal materials and traditional ingredients or provider of herbal medicinal material and traditional ingredient storage services should be at least 500 m2 and 1.500 m3 respectively.

 3.3. The reception area, receipt inspection area, area for storage of herbal medicinal materials and area for storage of traditional ingredients should be isolated from other areas to avoid cross-contamination and dust.

Roads in areas should allow movement in only one direction in accordance with the diagram of location and design of the warehouse.

3.4. Sampling areas should be suitably designed and provided with equipment to ensure sampling.

3.5. Areas of the warehouse should have signs clearly indicating capacity of each area, have appropriate size and volume and provide enough space to allow categorization and arrangement of herbal medicinal materials and traditional ingredients.

3.6. Storage areas should be able to prevent insects, rodents, and other animals; prevent the development of molds, fungi, termites, and cross-contamination.

3.7. The ceiling, walls, and roof of the warehouse must be sturdy, airy, and able to withstand weather impacts such as sunlight, rain, storm and flood.

3.8. The ground of a warehouse must be adequately elevated, flat, smooth and hard, and able to withstand the impact of underground water to ensure smooth operations carried out by employees working therein and easy movement of vehicles. There should be no cracks which are places for dust and insects

4. Equipment

4.1. Appropriate vehicles and equipment should be in place to ensure good storage conditions (e.g. ventilation fans, heating, ventilation and air conditioning system, trucks, forklifts, thermometers, hygrometers, etc.). Dehumidifiers should be in place to ensure storage conditions during rainy season or wet season.

Equipment used for monitoring storage conditions such as thermometers and hygrometers should be periodically checked and calibrated. The results of such checks and calibration should be recorded and retained.

4.2. Adequate lighting should be provided to enable all operations to be carried out accurately and safely.

4.3. There should be enough pallets.

Distance between pallets and between pallets and warehouse ground should be wide enough to permit cleaning and avoid waste and dust (at least 15 cm). Herbal medicinal materials should not be placed directly on the ground of the warehouse.

Distance between pallets and between pallets and warehouse ground should be wide enough to facilitate the movement and operation of vehicles involved in the loading, unloading, transport and cleaning, and to facilitate inspection and comparison.

4.4. There should be enough firefighting equipment and firefighting instructions.

4.5. Regulations on entry into storage areas must be available and precautions must be taken to prevent unauthorized persons from entering storage areas.

5. Sanitation

5.1. Storage areas should be clean and free from accumulated waste and vermin. A written sanitation program should be available indicating the frequency of cleaning and the methods to be used to clean the premises and storage areas.

5.2. All warehouse-keepers and personnel working in storage areas should be entitled to periodic health check-ups. Washing and toilet facilities should be well-ventilated and suitably spaced (isolated from reception, storage and handling areas).

5.3. Personnel working in storage areas shall wear suitable protective garments. There should be changing rooms and personal lockers.

6. Storage procedures

6.1. General requirements:

a) Herbal medicinal materials and traditional ingredients should be appropriately rotated. The “First Expires First Out” (FEFO) or “First In First Out” (FIFO) principle should be followed.

b) Rejected herbal medicinal materials and traditional ingredients should be identified and controlled under a quarantine system designed to prevent their use until a final decision is taken on their fate.

c) There should be regulations and program for periodic or unexpected inspection or re-evaluation, depending on the nature and conditions for storage of a product, in order to determine its compliance with standards and conformity for its use, e.g. after a long period of storage or exposure to temperature (hot) or humidity.

d) A system of documents and operating procedures should be in place to facilitate the storage, inspection and control of receipt, release and quality of herbal medicinal materials and traditional ingredients.

dd) Herbal medicinal materials and traditional ingredients should be stored in dry, well-ventilated premises at temperatures of 15–25°C or, depending on climatic conditions, up to 30°C. In dry premises, the relative humidity should not exceed 70%.

6.2. Labeling and containers:

a) Herbal products and traditional ingredients should be stored in suitable containers which offer adequate protection from external influences.

b) All containers should be clearly labeled and legible, and contain sufficient information in accordance with regulations of law on labels of herbal medicinal materials and traditional ingredients. Unauthorized abbreviations, names or codes should not be used.

c) Permanent records should exist for each container, label or stored product indicating recommended storage conditions, any precautions to be observed and expiry date (if any).

d) There should be a separate area for storage of labels and printed containers. Regulations on receipt and issue of these labels and containers should be available.

dd) Pharmacopoeial requirements and current national regulations concerning labels and containers should be respected at all times.

6.3. Receipt of herbal medicinal materials and traditional ingredients shall be carried out at reception areas and isolated from storage areas. Reception areas should protect herbal medicinal materials and traditional ingredients from the weather while awaiting handling.

6.4. Inspection of receipt of herbal medicinal materials and traditional ingredients:

a) On receipt, herbal medicinal materials and traditional ingredients should be checked against relevant documents about type, quantity and other information on the label, such as name of the product, manufacturer, supplier, batch number, expiry date, etc.

b) The consignment should be examined for uniformity of the containers and, if necessary, should be subdivided according to the supplier’s batch number;

c) All containers of herbal medicinal materials and traditional ingredients that are damaged, have lost their seals or are suspected of contamination should not be received. If not destroyed immediately, they should be stored in quarantine areas and should not be sold or mixed up with other herbal medicinal materials and traditional ingredients;

d) Herbal medicinal materials and traditional ingredients requiring cold storage conditions should be quickly checked, categorized and stored in accordance with the instructions written on the label and regulations of law.

6.5. Storage of herbal medicinal materials and traditional ingredients:

a) Herbal products and traditional ingredients should be stored in dry and airy warehouses. Containers should be appropriately arranged to ensure air circulation. Containers may be made of glass, plastic, paper, etc. Herbal products and traditional ingredients that contain essential oil should be stored in closed containers.

b) Toxic herbal products and traditional ingredients should be stored in accordance with relevant regulations.

c) Herbal medicinal material and tradition medicinal product containers should remain intact during storage. Do not use container of one product for another.

d) Periodic stock reconciliation should be performed by comparing the actual and recorded stocks. In any case, the comparison shall be made as soon as each batch is used up.

dd) All discrepancies should be investigated as a check against inadvertent mix-ups and/or incorrect issue.

e) Batch numbers and expiry dates should be regularly checked to ensure that FIFO or FEFO principle is followed and to identify the products that are closest to their expiry date or expired.

g) Quality of inventory should be periodically inspected to identify damages during the storage due to temperature, humidity or other factors that are likely to affect quality of herbal medicinal materials and traditional ingredients.

h) The herbal medicinal materials and traditional ingredients that fail to meet quality standards or expired should be stored in separate areas, labeled and marked as products awaiting handling. Measures should be in place to prevent the issue or use of the herbal medicinal materials and traditional ingredients that fail to meet quality standards or are expired.

6.6. Issue - Stock rotation (Regulations on transport are not applicable to facilities that are entitled to import but are not entitled to distribute medicinal products).

a) Only medicinal products and materials that meet quality standards or are unexpired should be issued. In case containers are no longer intact or any doubt arises over the quality, they should not be issued or distributed.

b) The issue and loading of medicinal products and materials onto vehicles should be carried out only after receipt of a written delivery order. Written procedures for the dispatch of medicinal products and materials should be established. Such procedures should take into account the nature of the product as well as any special precautions to be observed.

c) The “first expired/first out” (FEFO) principle should be followed upon issue.

d) Regarding products requiring special storage conditions, such conditions should be ensured during transportation.

e) Partly used containers of herbal medicinal materials should be securely reclosed and resealed to prevent spoilage and/or contamination during subsequent storage.

g) Herbal medicinal material and traditional ingredient containers that are damaged or whose seals are broken or whose labels are torn/unclear should not be sold or issued and immediately reported to the quality control department.

h) Records for dispatch should state at least the date of dispatch, the customer’s name and address; the product name and quantity.

7. Returned goods

7.1. All returned goods should be placed in quarantine and returned to saleable stock only after this has been approved by a nominated, responsible person following a satisfactory quality re-evaluation.

7.2. All returned herbal medicinal materials and traditional ingredients which are evaluated by the quality control department that they fail to meet quality and safety standards should be handled in accordance with regulations of law.

8. Documentation

8.1. Operating procedures should be available and legibly shown. They should be approved by a competent person. These procedures should accurately describe the storage procedures.

8.2. Appropriate documentation should be in place to facilitate the recording and monitoring of release and receipt of herbal medicinal materials. Computerized documentation shall comply with regulations of law. Regulations and precautions should be in place to avoid unauthorized access, use or correction of retained data.

8.3. Records should be kept for each receipt and comply with regulations of law on document retention. All records should be kept for at least the shelf-life of the stored herbal medicinal material plus one year.

 

APPENDIX III

GOOD STORAGE PRACTICES FOR MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICINAL MATERIALS APPLICABLE TO NON-COMMERCIAL FACILITIES WHOSE OPERATION INVOLVES STORAGE OF MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICINAL MATERIALS
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

1. Personnel

Qualifications and experience

1.1. At each storage facility, there should be an adequate number of qualified personnel to carry out operations involving release, receipt, storage, loading, unloading, transport, cleaning and maintenance and other operations to ensure quality of medicinal products and materials. Where:

a) The chief pharmacist must have qualifications and experience specified in Articles 17 and 22 of the Law on Pharmacy.

b) Regarding medicinal products and materials not required to be under special control, the warehouse-keeper must:

- have necessary qualifications and knowledge of pharmacy and storage practices (storage methods, document management, receipt and release monitoring, quality of medicinal products and materials, etc.).

- obtain at least an intermediate professional education diploma in pharmacy in case of the facility storing chemical medicinal products, vaccines and medical biologicals.

c) Regarding special-controlled medicinal products and medicinal materials, personnel shall comply with regulations specified in Articles 44 and 45 of the Decree No. 54/2017/ND-CP, Clause 19 Article 4 and Clauses 21 and 22 Article 5 of the Decree No. 155/2018/ND-CP, Circular No. 20/2017/TT-BYT dated May 10, 2017 of the Minister of Health and other relevant regulations.

1.2. There should be an adequate organizational structure for each entity, defined with the aid of an organizational chart that clearly identifies responsibilities, authorities and interrelationships of all personnel.

There should be approved job descriptions that clearly define duties and responsibilities of each employee. The responsibilities placed on employees should not be so extensive to avoid work overload and relevant to their qualifications. Duties and responsibilities should be clearly understood by the individuals concerned.

Training

1.3. All personnel should receive proper training in relation to good storage practice, regulations, procedures and safety.

1.4. All members of staff should be trained in, and observe high levels of, personal hygiene and sanitation.

1.5. Personnel involved in the receipt, storage, packaging and repackaging of special-controlled medicinal products and materials; highly active medicinal products and medicinal materials (sexual hormone, cytotoxics, etc.), highly sensitive medicinal products and materials (beta-lactam antibiotics, etc.) and products presenting special risks of abuse, fire or explosion (combustible and flammable liquids and solids and compressed air) should be given specific training.

Other requirements

1.6. Personnel should be entitled to periodic health check-ups as prescribed by law. Personnel with respiratory diseases or open wounds should not directly work in storage areas where medicinal products and materials with open packaging materials are handled.

1.7. Personnel working in storage areas shall wear garments suitable for the activities that they perform. Personnel dealing with hazardous medicinal products and medicinal materials shall be provided with protective garments as necessary.

2. Premises and facilities

2.1. Warehouses should be built at a dry, airy and safe place and have a drainage system to ensure that medicinal products and materials are protected from underground water, heavy rain, and flood.

Warehouses must have a fixed address and have systems of public or internal roads that are wide enough to facilitate the transport, receipt, release and fire protection.

2.2. Warehouses should be designed, constructed, equipped, repaired and maintained in such a systematic manner as to protect medicinal products and materials from all potentially harmful influences such as undue variations of temperature and humidity; dust and odor; entry of animals, vermin and insects, and to avoid affecting quality of medicinal products and materials.

Ceilings, walls and roofs of warehouses must be sturdy, airy, and able to withstand weather impacts such as sunlight, rain, storm and flood.

The ground of a warehouse must be adequately elevated, flat, smooth and hard, and able to withstand the impact of underground water to ensure smooth operations carried out by employees working therein and easy movement of vehicles. There should be no cracks which are places for dust and insects.

2.3. A warehouse must be wide enough to create space for the following operations:

- Receipt and inspection of receipt of medicinal products and medicinal materials, cleaning of containers;

- Quarantine (after being received, medicinal products and materials are isolated physically or by other effective means while a decision is awaited on inspection and control of their quality);

- Inspection and control of quality of medicinal products and materials;

- Sample collection, handling of sampling tools;

- Storage of medicinal products and materials;

- Storage of medicinal products and materials requiring special storage conditions;

- Storage of medicinal products and materials that must be under special control or separately stored;

- Quarantine of products awaiting handling (in case products are returned, recalled or suspected to be counterfeit or any doubt arises over their quality, etc.);

- Quarantine of rejected medicinal products and materials prior to disposal;

- Storage of released medicinal products and materials awaiting transport;

- Shipment containers and container labeling;

- Release;

- Storage of packaging materials;

- Storage of equipment and tools serving loading, unloading and movement;

- Change of clothes, storage of protective garments and warehouse office;

2.4. Areas of the warehouse should have signs clearly indicating capacity of each area, have appropriate size and volume and provide enough space to allow categorization and arrangement of medicinal products and materials by their type and separation of each type and batch to ensure air circulation.

Where necessary, areas of a warehouse may be suitably spaced for storage purpose but storage conditions should be maintained.

2.5. Storage areas shall be designed or adapted to ensure appropriate and good storage conditions and permit easy cleaning.

2.6. Material sampling areas must be designed and have a system of equipment in accordance with regulations on material sampling areas specified in Circular No. 35/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Ministry of Health.

2.7. Warehouses of medicinal products presenting special risks of abuse, fire or explosion (e.g. combustible or flammable liquids, solids and pressurized gases) should be designed and constructed in accordance with regulations of law and isolated from other warehouses and residential houses. Such warehouses must be airy and provided with fireproof lights. Electric switches must be mounted outside warehouses.

2.8. Appropriate vehicles and equipment should be in place to ensure good storage conditions (e.g. ventilation fans, air-conditioning thermometers, trucks, forklifts, hygrometers, cold rooms, refrigerators, vaccine vial monitors, freeze tags, etc.). Equipment should be periodically inspected, serviced and maintained to ensure its stable and accurate operation. Measuring instruments should be periodically calibrated in accordance with regulations of law on verification and calibration of measuring instruments.

2.9. There should be devices (such as bells, lights and/or messages) that automatically detect and notice emergencies or deviations from storage conditions, especially in case of medicinal products requiring special storage conditions (temperature, humidity).

2.10. Adequate lighting should be provided to enable all operations to be carried out accurately and safely.

2.11. There should be enough pallets. Distance between pallets and between pallets and warehouse ground should be wide enough to permit cleaning, inspection, loading and unloading.

Pallets should be kept in a good state of cleanliness, periodically maintained and coded for easy identification in the warehouse.

2.12. There should be computers connected to the Internet and storage of medicinal products and materials should be managed using software. Mechanisms should exist to allow for transfer of information, including information about receipt, release and distribution of medicinal products and medicinal materials to a customer, and quality or regulatory information between a manufacturer and a customer, as well as the transfer of information to the relevant regulatory authority as required.

2.13. There should be enough firefighting equipment and firefighting precautions, such as automatic firefighting system, fire extinguishers, sand barrels and water and fire hose system.

2.14. Storage areas should be clean and free from accumulated waste and vermin. Extraneous odors, other indications of contamination, and intense light must be excluded.

2.15. Washing and toilet facilities should be well-ventilated and suitably spaced (isolated from medicinal product reception, storage and handling areas).

2.16. Regulations on entry into storage areas must be available and precautions must be taken to prevent unauthorized persons from entering storage areas.

2.17. Adequate lighting should be provided to enable all operations to be carried out accurately and safely. Medicinal products and materials should be protected from direct sunlight.

3. Storage of medicinal products and materials

3.1. Medicinal products and materials should be stored in conditions which assure that their quality is maintained. The “First Expires First Out” (FEFO) or “First In First Out” (FIFO) principle should be followed. In some cases, the aforementioned principle may not be followed but it is required to avoid distributing expired products.

3.2. Medicinal products and materials should be placed on pallets and panels and stored off the floor. Medicinal product and material packaging and containers may be stacked but measures should be in place to prevent any spillage or damage to lower packaging and containers.

3.3. Medicinal product and material containers should remain intact during storage. Do not use container of one product for another.

3.4. Receiving and dispatch bays should protect medicinal products and materials from the weather. Reception areas should be designed and equipped to allow containers of incoming medicinal products and materials to be cleaned, if necessary, before storage.

3.5. There should be measures against loss of special-controlled medicinal products and materials prescribed in the Decree No. 54/2017/ND-CP, Decree No. 155/2018/ND-CP and Circular No. 20/2017/TT-BYT and the following measures:

a) Storage areas of special-controlled medicinal products and materials should have signs clearly indicating each type of corresponding special-controlled medicinal products and materials.

b) Toxic medicinal products and toxic medicinal ingredients should be packaged in such a manner as to prevent their permeation and leakage during transportation.

3.6. Highly active medicinal products and materials (sexual hormone, etc.), highly sensitive medicinal products and materials (beta-lactam antibiotics, etc.), products presenting special risks of abuse, fire or explosion (e.g. combustible or flammable liquids and solids and pressurized gases) should be stored in a dedicated area(s) that is subject to appropriate additional safety and security measures in accordance with regulations of relevant legislative documents.

3.7. Odorous medicinal products and materials should be stored in tightly closed packaging materials in dedicated area(s) to prevent odor from other medicinal products and materials.

3.8. Light-sensitive medicinal products and materials should be stored in closed packaging materials, enclosed spaces or dark rooms.

3.9. Volatile and humidity-sensitive medicinal products should be stored in cold storage warehouses or in tightly closed packaging materials. Highly hygroscopic substances shall be stored in a dry room, in hermetically sealed glass or plastic packaging, with the stopper coated in paraffin wax, if necessary.

3.10. Special attention should be paid to the arrangement and storage of some types of vaccines that are easily damaged by freezing (such as VGB, DPT, DT, Td, tetanus, DPT-VGB-Hib, Typhoid, cholera, etc.). Those vaccines should be placed at a distance from the refrigerator walls, floors and cold-air vents from the coil. They should be placed on top (in case of a top-opening refrigerator) or in the middle rack of the refrigerator (in case of a front-opening refrigerator). Safety of a storage area should be controlled using a freeze tag or temperature data logger and alarm device.

3.11. Measures should be in place to physically isolate quarantine areas in a warehouse. Where quarantine status is ensured by storage in separate areas, these areas must be clearly marked and their access restricted to authorized personnel. Any system replacing physical quarantine should provide equivalent security. For example, computerized systems can be used, provided that they are validated to demonstrate security of access to prevent mix-ups or loss of medicinal products and medicinal materials in quarantine.

3.12. Broken or damaged items should be withdrawn from usable stock and separated.

Broken or leaked products should be cleaned up as soon as possible to avoid contamination, cross-contamination and harm to other products or personnel. Documented procedures should be in place to deal with such issues.

Storage conditions

3.13. Storage conditions for medicinal products and materials should be in compliance with the labeling that has been approved or published as prescribed.

Unless otherwise specifically stated (e.g. continuous maintenance of cold storage) deviation may be tolerated only during short-term interruptions, for example, during local transportation.

3.14. Storage instructions:

a) Normal storage conditions:

It is required to stored products in dry (humidity 75%), well-ventilated premises at temperatures of 15 - 30°C or, depending on climatic conditions, up to 30°C, but not exceeding 32°C and humidity must not exceed 80%. Extraneous odors, other indications of contamination, and intense light must be excluded.

If the label does not specify storage conditions, store at room temperature.

b) Special storage conditions: Medicinal products that must be stored under defined conditions require appropriate storage instructions.

c) Defined storage instructions:

On the label

Means

“Do not store over 30°C”

from +2°C to +30°C

“Do not store over 25°C”

from +2°C to +25°C

“Do not store over 15°C”

from +2°C to +15°C

“Do not store over 8°C”

from +2°C to +8°C

“Do not store below 8°C”

from +8°C to +25°C

“Cold storage”

from +2°C to +8°C

“Cool storage”

from +8°C to +15°C

“Dry”, “Protect from moisture”

no more than 75% relative humidity in normal storage conditions; or to be provided to the patient in a moisture-resistant container.

“Protect from light”

to be provided to the patient in a light-resistant container

3.15. Storage conditions should be checked at suitable predetermined intervals (at least twice per day). The results of such checks should be recorded and retained. Records of storage condition monitoring data should be available for review.

3.16. It is recommended that equipment used for monitoring of storage conditions during storage and transportation be located in areas that are most likely to show fluctuations, determined according to the results obtained from temperature mapping studies.

Each warehouse or storage area (in case the storage area provides a physical segregation and separate heating ventilation and air conditioning system) should provide at least 01 temperature monitor capable of automatically recording temperature data at suitable recording intervals (at least 30 minutes at a time). Automatic monitors should be placed at locations with the greatest temperature variability as determined by temperature mapping studies.

Regarding medicinal products and materials requiring special storage conditions (e.g. vaccines or biological), it is required to use equipment for continuously monitoring storage conditions (e.g. temperature) during their storage and transport. The use of monitoring equipment and data should be retained.

3.17. Temperature mapping of storage areas should be carried out in accordance with WHO guidance for the temperature mapping of storage areas. Temperature mapping should show uniformity of the temperature across the storage facility.

Labeling and containers

3.18. All medicinal products and materials should be stored in containers which do not adversely affect the quality of the products or materials concerned, and which offer adequate protection from external influences. In some circumstances, this could include bacterial contamination.

3.19. All packaging materials should be clearly labeled in accordance with the Circular No. 01/2018/TT-BYT dated January 18, 2018. The packaging materials not required to be labeled in accordance with Circular should be labeled with at least the name of the product, the batch number, the expiry date or retest date and the specific storage conditions.

3.20. Unauthorized abbreviations, names or codes should not be used. Internationally and/or nationally accepted abbreviations, names or codes should be used in the labeling of shipment containers.

Stock rotation and control

3.21. Periodic stock reconciliation should be performed by comparing the actual and recorded stocks. In any case, the comparison shall be made as soon as each batch is used up.

3.22. All significant stock discrepancies should be investigated as a check against inadvertent mix-ups and/or incorrect issue. Investigation records should be retained.

3.23. In case medicinal product and material containers are damaged or their labels are lost/torn/unclear or any doubt arises over their quality, they should not be issued.  Where possible, this should be brought to the attention of the person responsible for quality control. Any action taken should be documented.

3.24. Partly used containers of medicinal products and materials should be securely reclosed and resealed to prevent spoilage and/or contamination during subsequent storage.

Control of obsolete and outdated medicinal products and materials

3.25. All stocks should be checked regularly for obsolete and outdated medicinal products and materials. All due precautions should be observed to prevent the issue of outdated medicinal products and materials.

4. Receipt of incoming medicinal products and p materials

4.1. It is required to adopt regulations and assess the supplier to ensure that appropriate medicinal products and materials are sourced only from approved suppliers and distributed by approved entities.

4.2. On receipt, each incoming delivery should be checked against the relevant purchase order and each container physically verified, e.g. by the label description, batch number, type of medicinal product or material and quantity.

The consignment should be examined for uniformity of the containers and, if necessary, should be subdivided according to the supplier’s batch number.

4.3. Each container should be carefully inspected for possible contamination, tampering and damage, and any suspect containers or, if necessary, the entire delivery should be quarantined for further investigation. Where possible, this should be brought to the attention of the person responsible for quality control. Any action taken should be documented.

All containers of medicinal products and materials that are damaged, have lost their seals or are suspected of contamination should not be received. If not destroyed immediately, they should be stored in quarantine areas and should not be sold or mixed up with other medicinal products and materials.

4.4. When required, samples should be taken only by appropriately trained and qualified personnel in accordance with the Circular No. 11/2018/TT-BYT dated May 04, 2018 of the Ministry of Health and in strict accordance with written sampling instructions. Containers from which samples have been taken should be labeled accordingly.

4.5. Following sampling, the goods should be subject to quarantine. Batch segregation should be maintained during quarantine and all subsequent storage.

4.6. Medicinal products and materials should remain in quarantine until an authorized release or rejection is obtained.

4.7. Measures should be taken to ensure that rejected medicinal products and materials cannot be used. They should be stored separately from other medicinal products and materials while awaiting destruction or return to the supplier.

5. Dispatch and transport

5.1. Regulations and measures should be in place to ensure that appropriate medicinal products and materials are sourced only from approved suppliers and distributed by approved entities.

5.2. The dispatch and transport of medicinal products and materials should be carried out only after receipt of a delivery order. The receipt of the delivery order and the dispatch of the goods must be documented.

5.3. Only medicinal products and materials that meet quality standards and are unexpired should be dispatched and issued. Medicinal products and materials in quarantine shall be allowed for dispatch by the competent person.

5.4. A storage facility that is entitled to import but is not entitled to distribute medicinal products and materials is only allowed to dispatch and deliver them to a wholesaler at the warehouse of the storage facility and is not allowed to transport them, except in the cases where they are transported from a customs warehouse to warehouses of the storage facility or between warehouses of the storage facility.

5.5. Where appropriate, it is recommended to use devices to monitor storage conditions such as temperature during transportation in accordance with the storage conditions written on approved or published labels. Monitoring records should be available for review.

5.6. Special care should be exercised when using dry ice in cold chains. In addition observing to safety precautions, it must be ensured that the material or product does not come into contact with dry ice, as this may adversely affect the product quality, e.g. by freezing.

5.7. Medicinal products and materials should be transported in such a way that their integrity is not impaired and that storage conditions are maintained.

5.8. The outside container should offer adequate protection from all external influences and should be indelibly and clearly labeled.

5.9. The delivery, receipt and transport of special-controlled medicinal products and materials shall comply with relevant regulations of law.

6. Procedures and documentation

General principles

6.1. Documents, and in particular instructions and procedures relating to any activity that could have an impact on the quality of medicinal products and materials shall be designed, completed, reviewed and distributed with care.

6.2. The title, nature, and purpose of each document should be clearly stated. The contents of documents should be clear and unambiguous. They must be laid out in an orderly fashion and be easy to check.

6.3. All documents should be completed, approved, signed and dated by an appropriate authorized person(s) and should not be changed without the necessary authorization.

6.4. Documents should be regularly reviewed and kept up-to-date. When a document has been revised, a system should exist to prevent inadvertent use of the superseded version.

6.5. All records must be readily retrievable, and be stored and retained using facilities that are safeguarded against unauthorized modification, damage, deterioration and/or loss of documentation.

6.6. Records should contain enough information to enable traceability of the medicinal products and materials. Such records should facilitate the recall of a batch of a product, if necessary, as well as the investigation of counterfeit or potentially counterfeit medicinal products and materials.

6.7. Where the records are generated and kept in electronic form, backups should be maintained to prevent any accidental data loss.

6.8. Approved procedures and instructions should be available and legibly shown.

Procedures

6.9. There should be standard operating procedures (SOPs) for all activities in storage areas including the handling of expired stock. These should adequately describe the storage procedures, define the route of medicinal products and materials, maintenance of storage equipment, recording of storage conditions, safety of medicinal products in warehouses and during their transport, distribution and dispatch of products, preparation of documents including records on customers' orders, returned products, recall procedures, and information through the organization in the event of a product recall being required.

6.10. Procedures should be established and maintained for the preparation, review, approval, use of and control of changes to all documents relating to the storage process. Procedures must be in place for both internally generated documents and those from external sources (from providers providing maintenance and calibration services, etc.)

6.11. Written procedures for the dispatch of medicinal products should be established. Such procedures should take into account the nature of the product as well as any special precautions to be observed.

6.12. There should be procedures for carrying out temperature and humidity mapping of storage areas, cold compartments, refrigerators, trucks and other relevant equipment and vehicles.

6.13. Procedures should be in place for security services to prevent theft or tampering with goods at the storage facilities, destruction of unsaleable or unusable stocks and on retention of the records.

6.14. Procedures should be available for the handling of damaged and/or broken shipment containers to prevent possible contamination. Particular attention should be paid to those containing potentially toxic and hazardous products.

6.15. Written procedures should be in place for investigating and dealing with any failure to comply with storage requirements, e.g. temperature deviations.

6.16. It is required to establish and maintain procedures for the identification, collection, indexing, retrieval, storage, maintenance, disposal of and access to all applicable documentation.

6.17. Safety procedures relating to all relevant aspects including the safety of personnel and property, environmental protection and product integrity, should be in place.

6.18. A written sanitation program should be available indicating the frequency of cleaning and the methods to be used to clean the premises and storage areas.

6.19. There should also be a written program for pest control. The pest-control agents used should be safe, and there should be no risk of contamination of the medicinal products and materials.

Documentation

6.20. Written instructions and records should be available which document all activities in the storage areas including the handling of expired stock.

6.21. Comprehensive records should be maintained showing all receipts and issues of materials and medicinal products according to a specified system, e.g. by batch number.

6.22. Records should be kept for each delivery. They should include the description of the goods, quality, quantity, supplier, supplier’s batch number, the date of receipt, assigned batch number and the expiry date.

6.23. Records for the dispatch of medicinal products should include at least the following information:

- date of dispatch;

- complete business name and address, type of entity responsible for the transportation, telephone number and names of contact persons;

- complete business name, address of the addressee;

- a description of the products including, e.g. name, dosage form and strength;

- applicable transport and storage conditions.

6.24. Permanent records, written or electronic, should exist for each stored product indicating recommended storage conditions, any precautions to be observed and retest dates (if any). Regulations concerning labels and containers should be respected at all times.

6.25. Separate records should be available for the storage of special-controlled medicinal products and materials prescribed in the Decree No. 54/2017/ND-CP, Decree No. 155/2018/ND-CP and Circular No. 20/2017/TT-BYT and other relevant legislative documents.

Retention and storage of records

6.26. Regulations on period of retention of records should be complied with. Otherwise such records should be retained for a period equal to the shelf-life of the batch of medicinal products and materials, where applicable, plus 01 (one) year.

7. Returned goods

7.1. Returned goods, including recalled goods, should be handled in accordance with approved procedures and records should be maintained.

7.2. All returned goods should be placed in quarantine and returned to saleable stock only after this has been approved by a nominated, responsible person following a satisfactory quality re-evaluation.

7.3. Any stock reissued should be so identified and recorded in stock records.

7.4. Records of all returned, rejected and/or destroyed medicinal products and materials should be kept for a predetermined period.

7.5. All returned medicinal products and materials which are evaluated by the quality control department that they fail to meet quality and safety standards should be handled in accordance with regulations of law.

8. Recalled products

8.1. There should be a system, which includes a written procedure, to recall from the market, promptly and effectively, medicinal products and materials known or suspected to be defective, with a designated person(s) responsible for recalls. The system should comply with regulations and law. This procedure should be checked regularly and updated as necessary.

8.2. All recalled medicinal products and materials should be stored in a secure, segregated area pending appropriate action. Where segregation is not possible, such products must be securely packaged, clearly labeled, and be accompanied by appropriate documentation.

8.3. The particular storage conditions applicable to a medicinal product which is subject to recall should be maintained during storage and transit until such time as a decision has been made regarding the fate of the product in question.

8.4. All records should be readily available to the designated person(s) responsible for recalls. These records should contain sufficient information on medicinal products supplied to customers (including exported products).

9. Self-inspection

9.1. The quality system should include self-inspections. These should be conducted to monitor implementation and compliance with the principles of GSP and, if necessary, to trigger corrective and preventive measures.

9.2. Self-inspections should be conducted in an independent and detailed way by a designated, competent person.

9.3. The results of all self-inspections should be recorded. Reports should contain all observations made during the inspection and, where applicable, proposals for corrective measures (if any). There should be an effective follow-up program. Management should evaluate the inspection report and the records of any corrective actions taken.

 

APPENDIX IV

GOOD STORAGE PRACTICES FOR MEDICINAL PRODUCTS APPLICABLE TO HEALTH FACILITIES
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

1. Personnel

Qualifications and experience

1.1. At each storage facility, there should be an adequate number of qualified personnel to carry out operations involving release, receipt, storage and issue of medicinal products and other operations to ensure quality of medicinal products. Where:

a) Regarding medicinal products not required to be under special control, the warehouse-keeper must:

- have necessary qualifications and knowledge of pharmacy and storage practices (storage methods, document management, receipt and release monitoring, etc.).

- obtain at least an intermediate professional education diploma in pharmacy.

b) Regarding special-controlled medicinal products, personnel shall comply with regulations specified in the Circular No. 20/2017/TT-BYT dated May 10, 2017 of the Minister of Health, Government’s Decree No. 54/2017/ND-CP dated May 08, 2017 and other relevant regulations.

1.2. There should be approved job descriptions that clearly define duties and responsibilities of each employee. Duties and responsibilities should be clearly understood by the individuals concerned.

Training

1.3. All personnel should receive proper training in relation to good storage practice, regulations, procedures and safety.

1.4. Personnel involved in the receipt, storage, packaging and repackaging of special-controlled medicinal products; highly active medicinal products and materials (sexual hormone, cytotoxics, etc.), highly sensitive medicinal products (beta-lactam antibiotics, etc.) and products presenting special risks of abuse, fire or explosion (combustible and flammable liquids and solids and compressed air) should be given specific training.

Other requirements

1.6. Personnel should be entitled to periodic health check-ups as prescribed by law. Personnel with respiratory diseases or open wounds should not directly work in storage areas where medicinal products with open packaging materials are handled.

1.7. Personnel working in storage areas shall wear garments suitable for the activities that they perform.

2. Premises and facilities

2.1. Warehouses should be built at a dry, airy and safe place and have a drainage system to ensure that medicinal products and materials are protected from underground water, heavy rain, and flood.

2.2. Warehouses should be designed, constructed, equipped, repaired and maintained in such a systematic manner as to protect medicinal products from all potentially harmful influences such as undue variations of temperature and humidity; dust and odor; entry of animals, vermin and insects, and to avoid affecting quality of medicinal products.

Ceilings, walls and roofs of warehouses must be sturdy, airy, and able to withstand weather impacts such as sunlight, rain, storm and flood.

The ground of a warehouse must be adequately elevated, flat, smooth and hard. There should be no cracks which are places for dust and insects.

2.3. A warehouse must be wide enough to create space for the following operations:

- Receipt and inspection of receipt of medicinal products;

- Storage of medicinal products;

- Storage of medicinal products requiring special storage conditions;

- Storage of medicinal products that must be under special control or separately stored;

- Quarantine of products awaiting handling (in case products are returned, recalled or suspected to be counterfeit or any doubt arises over their quality, etc.);

- Preparation, packaging and issue of medicinal products;

2.4. Areas of the warehouse should have signs clearly indicating capacity of each area, have appropriate size and volume and provide enough space to allow categorization and arrangement of medicinal products and materials by their type and separation of each type and batch to ensure air circulation.

2.5. Appropriate vehicles and equipment should be in place to ensure good storage conditions (e.g. ventilation fans, air-conditioning thermometers, trucks, forklifts, hygrometers, cold rooms, refrigerators, vaccine vial monitors, freeze tags, etc.). Equipment should be periodically inspected, serviced and maintained to ensure its stable and accurate operation. Measuring instruments should be periodically calibrated in accordance with regulations of law on verification and calibration of measuring instruments.

2.6. There should be devices (such as bells, lights and/or messages) that automatically detect and notice emergencies or deviations from storage conditions, especially in case of medicinal products requiring special storage conditions (temperature).

2.7. Adequate lighting should be provided to enable all operations to be carried out accurately and safely. Medicinal products should be protected from direct sunlight.

2.8. There should be enough pallets. Distance between pallets and between pallets and warehouse ground should be wide enough to permit cleaning, inspection, loading and unloading.

2.9. There should be enough firefighting equipment and firefighting precautions, such as automatic firefighting system, fire extinguishers, sand barrels and water and fire hose system.

2.10. Washing and toilet facilities should be well-ventilated and suitably spaced (isolated from medicinal product reception, storage and handling areas).

2.11. Regulations on entry into storage areas must be available and precautions must be taken to prevent unauthorized persons from entering storage areas.

3. Storage of medicinal products

3.1. Medicinal products should be stored in conditions which assure that their quality is maintained. The “First Expires First Out” (FEFO) or “First In First Out” (FIFO) principle should be followed.

3.2. Medicinal products should be placed on pallets and panels and stored off the floor. Medicinal product packaging and containers may be stacked but measures should be in place to prevent any spillage or damage to lower packaging and containers.

3.3. Medicinal product containers should remain intact during storage. Do not use container of one product for another.

3.4. Receiving and dispatch bays should protect medicinal products from the weather.

3.5. There should be measures against loss of special-controlled medicinal products prescribed in the Circular No. 20/2017/TT-BYT and the following measures:

a) Storage areas of special-controlled medicinal products should have signs clearly indicating each type of corresponding special-controlled medicinal products.

b) Toxic medicinal products should be packaged in such a manner as to prevent permeation and leakage during transportation.

3.6. Highly active medicinal products (sexual hormone, cytotoxics, etc.), highly sensitive medicinal products (beta-lactam antibiotics, etc.), products presenting special risks of abuse, fire or explosion (e.g. combustible or flammable liquids and solids and pressurized gases) should be stored in a dedicated area(s) that is subject to appropriate additional safety and security measures in accordance with regulations of relevant legislative documents.

3.7. Odorous medicinal products should be stored in tightly closed packaging materials in dedicated area(s) to prevent odor from other medicinal products.

3.8. Light-sensitive medicinal products should be stored in closed packaging materials, in enclosed spaces or dark rooms.

3.10. Measures should be in place to physically isolate quarantine areas in a warehouse. Where quarantine status is ensured by storage in separate areas, these areas must be clearly marked and their access restricted to authorized personnel.

3.11. Broken or damaged items should be withdrawn from usable stock and separated.

Broken or leaked products should be cleaned up as soon as possible to avoid contamination, cross-contamination and harm to other products or personnel. Documented procedures should be in place to deal with such issues.

Storage conditions

3.12. Storage conditions for medicinal products should be in compliance with the labeling that has been approved or published as prescribed.

3.14. Storage instructions:

a) Normal storage conditions:

It is required to store products in dry (humidity 75%), well-ventilated premises at temperatures of 15 - 30°C or, depending on climatic conditions, up to 30°C, but not exceeding 32°C and humidity must not exceed 80%. Extraneous odors, other indications of contamination, and intense light must be excluded.

If the label does not specify storage conditions, store at room temperature.

b) Special storage conditions: Medicinal products that must be stored under defined conditions require appropriate storage instructions.

c) Defined storage instructions:

On the label

Means

“Do not store over 30°C”

from +2°C to +30°C

“Do not store over 25°C”

from +2°C to +25°C

“Do not store over 15°C”

from +2°C to +15°C

“Do not store over 8°C”

from +2°C to +8°C

“Do not store below 8°C”

from +8°C to +25°C

“Cold storage”

from +2°C to +8°C

“Cool storage”

from +8°C to +15°C

“Dry”, “Protect from moisture”

no more than 75% relative humidity in normal storage conditions; or to be provided to the patient in a moisture-resistant container.

“Protect from light”

to be provided to the patient in a light-resistant container

3.15. Storage conditions should be checked at suitable predetermined intervals (at least twice per day). The results of such checks should be recorded and retained. Records of storage condition monitoring data should be available for review.

3.16. It is recommended that equipment used for monitoring of storage conditions during storage and transportation be located in areas that are most likely to show fluctuations, determined according to the results obtained from temperature mapping studies.

3.17. Narcotic drugs, psychotropic drugs, precursors and medicinal materials that are narcotic active ingredients, psychotropic drugs and precursors should be stored in separate warehouses/cabinets as prescribed in Article 4 of the Circular No. 20/2017/TT-BYT dated May 10, 2017 of the Minister of Health.

- Combined drugs that contain narcotic active ingredients, psychotropic active ingredients or precursors should be stored in separate warehouses/cabinets or separate areas as prescribed in Article 4 of the Circular No. 20/2017/TT-BYT dated May 10, 2017 of the Minister of Health.

- Toxic medicinal products and medicinal products on the List of medicinal products banned from certain fields should be stored in separate areas and packaged in such a manner as to prevent permeation and leakage of toxic medicinal products during their transport.

3.18. Medicinal products requiring monitoring of temperature, humidity and light (vaccines, products requiring cold storage or deep freezing, etc.) should be stored in cold storage warehouses or refrigerators with appropriate volume. Cold storage warehouses or refrigerators should ensure uniform temperature within the permissible range. It is recommended that temperature monitors be located in areas that are most likely to show fluctuations according to the results of temperature mapping of cold storage warehouses/refrigerators, including at least 01 temperature monitor capable of automatically recording temperature data at suitable recording intervals (01 or 02 times within 01 hour, depending on season).

There should be devices (such as bells and lights) that promptly detect and notice emergencies or deviations from storage conditions (temperature, humidity).

3.19. Temperature mapping of storage areas should be carried out in accordance with WHO guidance for the temperature mapping of storage areas. Temperature mapping should show uniformity of the temperature across the storage facility.

3.20. Vaccines should be arranged in accordance with Guidance for the storage of vaccines enclosed with the Decision No. 1730/QD-BYT dated May 16, 2014 of the Minister of Health.

Stock rotation and control

3.21. Periodic stock reconciliation should be performed by comparing the actual and recorded stocks. In any case, the comparison shall be made as soon as each batch is used up.

3.22. All significant stock discrepancies should be investigated as a check against inadvertent mix-ups and/or incorrect issue. Investigation records should be retained.

3.23. In case medicinal product containers are damaged or their labels are lost/torn/unclear or any doubt arises over their quality, they should not be issued.  Where possible, this should be brought to the attention of the person responsible for quality control. Any action taken should be documented.

4. Receipt of incoming medicinal products

4.1. It is required to adopt regulations and measures to ensure that appropriate medicinal products are sourced only from approved suppliers and distributed by approved entities.

4.2. On receipt, each incoming delivery should be checked against the relevant purchase order and each container physically verified, e.g. by the label description, batch number, type of medicinal product or material and quantity. The consignment should be examined for uniformity of the containers and, if necessary, should be subdivided according to the supplier’s batch number.

4.3. Each container should be carefully inspected for possible contamination, tampering and damage, and any suspect containers or, if necessary, the entire delivery should be quarantined for further investigation. Where possible, this should be brought to the attention of the person responsible for quality control. Any action taken should be documented. All containers of medicinal products that are damaged, have lost their seals or are suspected of contamination should not be received. If not destroyed immediately, they should be stored in quarantine areas and should not be sold or mixed up with other medicinal products.

4.4. Measures should be taken to ensure that rejected medicinal products cannot be used. They should be stored separately from other medicinal products and materials while awaiting destruction or return to the supplier.

5. Issue

5.2. Only medicinal products that meet quality standards and are unexpired should be dispatched and issued.

5.3. Medicinal products in quarantine shall be allowed for dispatch by the competent person.

6. Documentation

6.1. Written standard operating procedures and records which document all activities performed in warehouses should be available. At least the following procedures should be established:

- Procedures for receipt of medicinal products and inspection of received medicinal products

- Procedures for storage of medicinal products in warehouses

- Procedures for inspection and monitoring of medicinal product quality in warehouses

- Warehouse cleaning procedures

- Procedures for inspection, servicing and maintenance of storage equipment

- Procedures for control of molds, fungi, termites, insects and other animals in warehouse

- Procedures for handling of damaged and broken medicinal products

- Storage condition monitoring and recording procedures

- Issue procedures

- Returned medicinal products receipt and handling procedures

- Quarantine procedures

- Procedures for periodic comparison of medicinal products in warehouses.

6.2. All documents and procedures should have unambiguous and clear content, be easily implemented and approved by a competent person. Documents should be regularly reviewed and kept up-to-date.

6.3. All records should be retained for review and measures should be in place to avoid damage and/or loss, unauthorized use, destruction or correction of data.

6.4. Regulations on period of retention of records should be complied with. Otherwise such records should be retained for at least 01 (one) year after the expiry date of the batch of medicinal products.

6.5. Documents about narcotic drugs, psychotropic drugs, precursors; combined drugs that contain narcotic active ingredients, psychotropic active ingredients or precursors; toxic medicinal products and medicinal products on the List of medicinal products banned from certain fields shall comply with regulations of relevant legislative documents.

6.6. It is recommended to use computers connected to the Internet and manage storage of medicinal products using software. Transfer information about receipt and issue of medicinal products to a customer, and quality information between a manufacturer and a customer, as well as the transfer of information to the relevant regulatory authority as required.

7. Returned and recalled medicinal products

7.1. Returned medicinal products should be stored in separate areas and labeled as returned products. They should be only re-issued after having their quality and safety considered and evaluated.

7.2. All returned medicinal products which are evaluated that they fail to meet quality and safety standards should be handled in accordance with regulations of law.

7.3. Medicinal products that are recalled according to the notification given by the regulatory authority, manufacturer or supplier should not be issued and should be stored in quarantine areas and labeled as recalled products. The particular storage conditions applicable to a medicinal product which is subject to recall should be maintained during storage and transit until such time as a decision has been made regarding the fate of the product in question.

8. Self-inspection

8.1. Self-inspections should be conducted in an independent and detailed way by a designated, competent person.

8.2. The results of all self-inspections should be recorded. Reports should contain all observations made during the inspection and, where applicable, proposals for corrective measures (if any). There should be an effective follow-up program. Management should evaluate the inspection report and the records of any corrective actions taken.

 

APPENDIX V

CLASSIFICATION OF DEFICIENCIES AND COMPLIANCE WITH GOOD STORAGE PRACTICES FOR MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICINAL MATERIALS BY MEDICINAL PRODUCT AND MEDICINAL MATERIAL STORAGE FACILITIES
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

I. Classification of deficiencies

1) Critical deficiency means a deviation from GSP, resulting in producing a medicinal product or medicinal material in a manner that adversely affects the quality, safety and efficacy and leading to a risk of seriously affecting life and health of the user or community; or means a combination of several major deficiencies, which indicates a serious system failure. It includes fraud, misrepresentation or falsification of data.

2) Major deficiency means a non-critical deficiency but may lead to the storage of medicinal products and materials being out of compliance with storage guidelines of the manufacturer; or indicates a major deviation from GSP or storage conditions; or indicates a failure to carry out satisfactory storage procedures or a failure of the qualified person to fulfill his/her legal duties; or means a combination of several “other” deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such.

3) Minor deficiency means a deficiency, which cannot be classified as either critical or major one, but which indicates a deviation from GSP.

II. Classification of GSP compliance

1) Level 1: the facility does not have any critical and major deficiencies.

2) Level 2: the facility does not have any critical deficiencies and has major deficiencies.

3) Level 3: the facility has critical deficiencies.

 

APPENDIX VI

SITE MASTER FILE OF MEDICINAL PRODUCT AND MEDICINAL MATERIAL STORAGE FACILITIES
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

I - Introduction

II - Content of Site Master File

1. General information on the facility

2. Quality management system

3. Personnel

4. Premises and equipment

5. Documentation

6. Storage

7. Complaints, product defects and recalls

8. Self inspections

I - INTRODUCTION

The Site Master File (SMF) is prepared by the medicinal product and medicinal material storage facility and should contain specific information about the quality management policies and storage and control of quality of medicinal products and medicinal materials and other relevant activities carried out at the facility.

When submitted to a regulatory authority, the Site Master File should provide clear information on the facility’s storage related activities that can be useful in general supervision and in the efficient planning and undertaking of GSP inspections.

A Site Master File should contain adequate information but, as far as possible, not exceed 25-30 pages plus appendices. Simple plans outline drawings or schematic layouts are preferred instead of narratives. The Site Master File, including appendices, should be readable when printed on A4 paper sheets.

The Site Master File should be a part of documentation belonging to the quality management system of the facility and kept updated accordingly. The Site Master File should have an edition number, the date it becomes effective and the date by which it has to be reviewed. It should be subject to regular review to ensure that it is up to date and representative of current activities.

Each Appendix can have an individual effective date, allowing for independent updating.

Historical file shall be treated as part of the Site Master File, including summary of changes in content of the site master file and appendices, plus date of change and reason for change.

II - CONTENT OF SITE MASTER FILE

1. General information on the facility

1.1. Contact information on the facility

- Name and official address of the facility;

- Names and street addresses of the warehouses where medicinal products and medicinal materials are stored;

- Contact information of the facility including 24 hrs telephone number of the contact personnel in the case of product defects or recalls;

- Identification number of the site as e.g. GPS details, or any other geographic location system.

1.2. Authorized activities of the facility

- Copy of the valid certificate of eligibility for business issued by the relevant Competent Authority in Appendix I.

- Brief description of the import, export, storage and other activities as authorized by the relevant Competent Authorities including foreign authorities with authorized activities, respectively where not covered by the certificate of eligibility for medicinal product business.

- Type of products and materials currently stored on-site (list in Appendix II) where not covered by Appendix I.

- List of GSP inspections of the site within the last 5 years; including dates and name of the Competent Authority having performed the inspection. A copy of current GSP certificate (Appendix III), if available.

1.3. Any other activities carried out at the facility

- Description of non-pharmaceutical activities on-site, if any.

2. Quality management system

2.1. Quality management system of the facility

- Brief description of the quality management systems run by the facility and reference to the standards used;

- Responsibilities related to the maintaining of quality system including senior management;

- Information of activities for which the site is accredited and certified, including dates and contents of accreditations, names of accrediting bodies.

2.2. Management of suppliers and contractors

- A brief summary of the establishment/knowledge of supply chain and the external audit program;

- Brief description of the qualification system of other critical contractors and suppliers;

- Brief overview of the responsibility sharing between the contract giver and acceptor with respect to compliance with regulations on quality assurance.

2.3. Quality Risk Management (QRM)

- Brief description of QRM methodologies used by the facility;

- Scope and focus of QRM including brief description of any activities which are performed at corporate level, and those which are performed locally. Any application of the QRM system to assess continuity of supply should be mentioned.

3. Personnel

- Organization chart showing the arrangements for quality management, production and quality control positions/titles, including senior management and Qualified Person(s);

- Number of employees engaged in the quality management and storage.

4. Premises and equipment

4.1. Premises

- Short description of the facility: size of the facility/storage area and list of buildings. If the storage of medicinal products and materials takes place in different buildings on the facility, the buildings should be listed with destined medicinal products and materials identified (if not identified under 1.1);

- Simple description of storage areas (architectural or engineering drawings are not required);

- Lay-outs and storage areas, with special areas for the storage and handling of highly toxic, hazardous and sensitizing materials indicated, if applicable;

- Brief description of specific storage conditions if applicable but not indicated on the lay-outs;

4.1.1. Brief description of heating, ventilation and air conditioning (HVAC) system

- Principles for defining the air supply, temperature, humidity, policy of air recirculation (%).

4.1.2. Brief description of other relevant utilities

4.2. Equipment

4.2.1. Major equipment

Listing of major production and control laboratory equipment with critical pieces of equipment identified should be provided in Appendix VIII.

4.2.2. Cleaning and sanitation

Brief description of cleaning and sanitation methods of product contact surfaces (i.e. manual cleaning, automatic Clean-in-Place, etc).

4.2.3. Computerized systems

5. Documentation

- Description of documentation system (i.e. electronic, manual);

- When documents and records are stored or archived off-site: List of types of documents/records; Name and address of storage site and an estimate of time required retrieving documents from the off-site archive.

6. Storage

6.1. Products and materials stored

Refer to Appendix I and Appendix II.

- Types of products and materials stored at the facility.

- Toxic or hazardous substances stored (e.g. with high pharmacological activity and/or with sensitizing properties);

6.2. Qualification, calibration

- Brief description of policy for qualification of temperature uniformity and humidity; calibration of temperature and humidity measuring, control and monitoring equipment.

7. Complaints, product defects and recalls

7.1. Handling complaints

Brief description of the system for handling complains.

7.2. Handling product defects

Brief description of the system for handling product defects.

7.3. Recalls

Brief description of the system for recalling products.

8. Self inspections

Short description of the self inspection system with focus on criteria used for selection of the areas to be covered during planned inspections, practical arrangements and follow-up activities.

Appendix I: Copy of valid operation license.

Appendix II: List of products and materials stored.

Appendix III: Copy of the certificate of eligibility for pharmacy business. (or legal documents about establishment, functions and tasks of the non-commercial facility)

Appendix IV: List of contract facilities (including the addresses and contact information for outsourced activities).

Appendix V: Organizational charts.

Appendix VI: Lay outs of storage areas.

Appendix VII: Chart of air principles of the central heating, ventilation and air conditioning (HVAC) system.

Appendix VIII: List of equipment.

 

APPENDIX VII

DOCUMENT TEMPLATE
(Enclosed with the Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of the Minister of Health)

Form No. 01

NAME OF THE MANAGING ENTITY
NAME OF THE FACILITY
--------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No. ….…/….

.........(Place name), date (dd/mm/yyyy) …

 

NOTIFICATION OF GSP COMPLIANCE

To: Drug Administration of Vietnam / Traditional Medicine Administration of Vietnam - Ministry of Health / Department of Health of … province/city

Name of the facility:    ………………………………………………………………………

Address of the warehouse:  ……………………………………………………………

Telephone: …………………. Fax: ……………   Email: ……………………… 

Contact person:   …………………………………   Title:    ………………

Telephone: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………

Chief pharmacist:  ……………………,    year of birth:  ………

Pharmacy practicing certificate No. ………………….………………………………

Place of issue……………………; date of issue ………, expiry date ……… (if any)

Our facility was established in accordance with the Decision No. … dated …/…/…… of ……on functions and tasks of……, which allows provision of medicinal product and medicinal material storage services. To be specific:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Complying with regulations of the Law on Pharmacy and Circular No. ....../2018/TT-BYT dated …, 2018 of the Ministry of Health on Good Storage Practices for medicinal products and medicinal materials, after conducting a self-inspection and self-assessment, we would like to send a notification of GSP compliance.

We are committed to complying with all regulations of legal documents and relevant pharmacy regulations.

 

 

Head of the facility
(Signature, full name, seal)

 

Form No. 02

NAME OF THE MANAGING ENTITY
NAME OF THE FACILITY
--------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No. ….…/….

.........(Place name), date (dd/mm/yyyy) …

 

REPORT ON STORAGE OF MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICINAL MATERIALS AND GSP COMPLIANCE

To: Drug Administration of Vietnam / Traditional Medicine Administration of Vietnam - Ministry of Health

I. GENERAL INFORMATION ON THE STORAGE FACILITY

-  Name of the facility:    ………………………………………………………………………

-  Legal address:  ……………………………………………………………

Telephone: …………………. Fax: ……………   Email: ……………………

-  Address of the inspected facility:  ……………………………………………………………

Telephone: …………………. Fax: ……………   Email: ……………………

-  Business registration certificate/Investment registration certificate No. ……..

-  Certificate of eligibility for pharmacy business No. ………, date of issue: ………

-  Legal representative: ……………………………………………………..

-  Chief pharmacist:  …………………………………………

Pharmacy practicing certificate No. ………………….………………………………

Scope: ……………………………………………………………………….

Date of issue: …………………………   Place of issue: ………………………………….

II. REPORT ON STORAGE OPERATIONS AND GSP COMPLIANCE

Implementing the Circular No. ....../2018/TT-BYT dated …, 2018 of the Ministry of Health on Good Storage Practices for medicinal products and medicinal materials and updated documents, within the last 3 years, from the inspection of GSP compliance conducted on………, we have strictly complied with GSP requirements and maintains compliance with GSP requirements applicable to storage operations covered by the certificate. To be specific:

1. Personnel and training

1.1. Quantity and qualifications of personnel

Qualification

Department

Postgraduate degree

Bachelor's degree in pharmacy

Other undergraduate degree in pharmacy

Intermediate professional education diploma in pharmacy

Other

Total

Management department

 

 

 

 

 

 

Warehousing department

 

 

 

 

 

 

Support department (M&E, etc.)

 

 

 

 

 

 

Total

 

 

 

 

 

 

1.2. Training

Number of annual training courses on GSP and relevant issues.

2. Storage

2.1. Storage operations:

Number of batches of products stored each year and categorized by groups of products within the scope of the certificate: (made into a separate appendix)

No.

Name of medicinal product

Number of Certificate of registration/ Number of import license

Active ingredient, concentration

Dosage form

Name of manufacturer

Manufacturing country

Storage conditions

Special-controlled medicinal product* (if any)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Note: Specify each group of special-controlled medicinal products (specified in abbreviations)

Special-controlled medicinal product

Abbreviation

Narcotic drugs

GN

Psychotropic drugs

HT

Precursors

TC

Radiopharmaceuticals

PX

Combined drugs that contain narcotic active ingredients

PHGN

Combined drugs that contain psychotropic active ingredients

PHHT

Combined drugs that contain psychotropic active ingredients

PHTC

Toxic medicinal products

Toxic

Medicinal products on the List of medicinal products banned from certain fields and active ingredients on the List of substances banned from certain fields

Banned

2.2. Processing:

Number of batches of medicinal products and medicinal materials under secondary labeling outsourcing agreement.

3. Quality management

3.1. Batches of medicinal products and medicinal materials that fail to meet quality standards:

Product name

Batch number, expiry date

Reasons

Notes

 

 

Fail criteria? result?

Detected through inspection of quality during storage? Samples collected on the market?

Sampling unit? testing unit?

Recall method: voluntary? compulsory?

Handling status (destruction, isolation)?

Investigation of reasons?

Corrective actions?

3.2. Batches of medicinal products and materials against which complaints are filed and which are returned:

Product name

Batch number, expiry date

Reasons

Notes

 

 

 

Handling methods?

Handling status (destruction, isolation)?

Investigation of reasons?

Corrective actions?

4. Self inspections

Number of self-inspections conducted each year.

Number of self-inspections conducted at the facility by other regulatory authorities.

5. Changes (if any)

5.1. Premises, auxiliary system:

- Construction and arrangement of warehouses;

- Capacity/purpose of storage rooms/areas;

- Auxiliary system serving storage operations.

Change control methods applied to those changes (re-assessment, change of procedures, re-training, etc.).

5.2. Personnel:

Changes of key personnel.

5.3. Equipment:

Changes (if any) of quantity, type, location and purposes, auxiliary system (cooling, supplied air treatment, exhaust gas treatment, etc.) of equipment serving storage operations;

Change control methods applied to those changes (re-assessment, change of procedures, re-training, etc.).

6. Enclosed appendices

In order to provide information about current condition of the facility in a sufficient, detailed and updated manner, we would like to enclose an updated site master file with this report.

III. CONCLUSION

We hereby take legal responsibility for the accuracy and truthfulness of the report and enclosed documents.

We hereby agree of our free will to submit to the GSP compliance inspection by the Ministry of Health (Drug Administration of Vietnam/Traditional Medicine Administration of Vietnam) according to the certificate of GSP compliance.

 

 

Head of the facility
(Signature, full name, seal)

 

Form No. 03

GSP INSPECTION RECORD

• Name of the inspected facility:

• Address of the inspected facility:

• Scope of inspection:

• Method of inspection:

• Date of inspection:

I. MEMBERS OF THE INSPECTORATE

No.

Full name

Position

1.

 

Chief

2.

 

Member

3.

 

Member

4.

 

Member

II. FACILITY’S PERSONNEL JOINING THE INSPECTORATE

No.

Full name

Position

1.

 

 

2.

 

 

3.

 

 

4.

 

 

5.

 

 

III. DISAGREEMENTS BETWEEN THE FACILITY AND THE INSPECTORATE

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

 

Chief of the inspectorate
(signature)

Representative of the facility
(signature and seal)

 

Form No. 04

THE MINISTRY OF HEALTH
CỤC …
Tên tiếng Anh của Cục
--------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

 

(Place name), date (dd/mm/yyyy) …

 

GSP INSPECTION REPORT

I. GENERAL INFORMATION ON THE FACILITY

- Name of the facility: ...

- Address of the inspected facility: …

- Telephone: …

- Business registration certificate/Investment registration certificate No. …

- Legal representative: ...

- Chief pharmacist: ...

II. GENERAL INFORMATION ON THE INSPECTION

- Date of inspection: ….

- Latest inspection: …

- Method of inspection: …

- Scope of inspection: …

III. INFORMATION ON THE INSPECTORATE

- Inspectorate establishment decision No. …

- Members of the inspectorate: …

IV. SITE INSPECTION

1. Organization and management

2. Personnel

3. Quality system

4. Premises and equipment

5. Storage of medicinal products and medicinal materials

6. Receipt

7. Dispatch and transport

8. Procedures and documentation

9. Returned goods

10. Recalls

11. Self inspections

V. LIST OF DEFICIENCIES

Reference: …

No.

Deficiencies

Reference

Level

1.

Organization and management

1.1.

 

 

 

2.

Personnel

2.1.

 

 

 

3.

Quality system

3.1.

 

 

 

4.

Premises and equipment

4.1.

 

 

 

5.

Storage of medicinal products and medicinal materials

5.1.

 

 

 

6.

Receipt

6.1.

 

 

 

7.

Dispatch and transport

7.1.

 

 

 

8.

Procedures and documentation

8.1.

 

 

 

9.

Returned goods

9.1.

 

 

 

10.

Recalls

10.1.

 

 

 

11.

Self inspections

11.1.

 

 

 

Total deficiencies:            Critical:                             0

                                          Major:                                          0

                                          Minor:                                          0

                                          Recommendations:                                0

VI. CONCLUSIONS GIVEN BY THE INSPECTORATE

 

 

Chief of the inspectorate
(Signature)

 

Form No. 05

BỘ Y TẾ
MINISTRY OF HEALTH
CỤC …
Tên tiếng Anh của Cục
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Independence - Freedom - Happiness
---------------

Số / No.: ………./GCN-QLD

 

 

GIẤY CHỨNG NHẬN ĐÁP ỨNG THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC (GSP)

CERTIFICATE OF GSP COMPLIANCE

Phần 1/ Part 1 :

Ban hành theo quy định tại Thông tư số …/2018/TT-BYT ngày …/…/2018 của Bộ Y tế Việt Nam, Cục Quản lý Dược chứng nhận:

Issued in accordance with Circular .../2018/TT-BYT dated .../.../2018 by Vietnam Ministry of Health, the Drug Administration//Traditional medicine Administration confirms the following:

Cơ sở bảo quản:              …………………………………………………………

Địa chỉ văn phòng:          …………………………………………………………

Địa chỉ kho bảo quản:     …………………………………………………………

The establisment:    ………………………………………………………………

Legal address:        ………………………………………………………………

Site address:           ………………………………………………………………

Đã được đánh giá theo quy định của nhà nước liên quan đến Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược số ……………, theo quy định tại Thông tư số …/2018/TT-BYT ngày …/…/2018 của Bộ Y tế Việt Nam; Và/hoặc quy định khác: ………………………………………….

Has been inspected under the national regulation in connection with pharmaceutical business license No. …………………, in accordance with Circular …/2018/TT-BYT dated …/…/2018 by Vietnam Ministry of Health; And/or other legal document: …………………………

Căn cứ kết quả đánh giá cơ sở bảo quản được thực hiện ngày …/…/…, cơ sở bảo quản nêu trên được công nhận đáp ứng tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc (GSP) theo theo quy định tại Thông tư số …/2018/TT-BYT ngày …/…/2018 của Bộ Y tế Việt Nam, phù hợp với hướng dẫn GSP của Tổ chức Y tế thế giới.

From the knowledge gained during inspection of this establisment, which was conducted on …/…/…, it is considered that it complies with the requirements of Good Storage Practice for medicinal products and medicinal materials laid down in Circular …/2018/TT-BYT dated …/…/2018 by Vietnam Ministry of Health, which is harmonized with the requirements of GSP guideline of World Health Organization.

Giấy chứng nhận này thể hiện tình trạng tuân thủ GSP của cơ sở bảo quản tại thời điểm đánh giá nêu trên và có hiệu lực không quá 3 năm kể từ ngày đánh giá. Tuy nhiên, căn cứ theo nguyên tắc quản lý rủi ro, thời gian hiệu lực của Giấy chứng nhận có thể được rút ngắn hoặc kéo dài và được ghi tại mục Những nội dung hạn chế hoặc làm rõ.

This certificate reflects the status of the warehousing site at the time of the inspection noted above and should not be relied upon to reflect the compliance status if more than three years have elapsed since the date of that inspection. However, this period of validity may be reduced or extended using regulatory risk management principles by an entry in the Restrictions or Clarifying remarks field.

Giấy chứng nhận chỉ có hiệu lực khi thể hiện đầy đủ các trang và bao gồm cả Phần 1 và Phần 2.

This certificate is valid only when presented with all pages and both Part 1 and Part 2.

Tính xác thực của Giấy chứng nhận này có thể được xác nhận thông qua nội dung đăng tải trên trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược Việt Nam / Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền. Nếu không có, hãy liên hệ với Cục Quản lý Dược / Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền Việt Nam để được làm rõ.

The authenticity of this certificate may be verified in website of the Drug Administration of Vietnam / Traditional medicine Administration of Vietnam. If it does not appear, please contact the Drug Administration / Traditional medicine Administration of Vietnam.

Phần 2 / Part 2 :

1.       HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN THUỐC

          STORAGE OPERATIONS – MEDICINAL PRODUCTS

1.1

Thuốc hóa dược chứa kháng sinh nhóm β-Lactam /

Chemical medicinal products containing β-Lactam antibiotics

 

1.1.1.  Thuốc bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

1.1.2.  Thuốc bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold  storage condition : 2 – 8 °C

1.1.3.  Thuốc bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

1.2

Thuốc hóa dược không chứa kháng sinh nhóm β-Lactam /

Chemical medicinal products not containing β-Lactam antibiotics

 

1.2.1.  Thuốc bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

1.2.2.  Thuốc bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold  storage condition : 2 – 8 °C

1.2.3.  Thuốc bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

1.3

Thuốc dược liệu / Herbal medicinal products

 

1.3.1.  Thuốc bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

1.3.2.  Thuốc bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

1.3.3.  Thuốc bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

1.4

Thuốc sinh học / Biological medicinal products

 

1.4.1.  Thuốc bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

1.4.2.  Thuốc bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

1.4.3.  Thuốc bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

1.5

Thuốcấphải kiểm soát đặc biệt / Special-controlled medicinal products

 

1.5.1.  Thuốc bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

1.5.2.  Thuốc bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

1.5.3.  Thuốc bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

2.       HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC

         STORAGE OPERATIONS – MEDICINAL MATERIALS

2.1

Nguyên liệu kháng sinh nhóm β-Lactam / β-Lactam antibiotics materials

 

2.1.1.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

2.1.2.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

2.       HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC

          STORAGE OPERATIONS – MEDICINAL MATERIALS

 

2.1.3.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

2.2

Nguyên liệu hóa dược khác / Other chemical medicinal materials

 

2.2.1.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

2.2.2.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

2.2.3.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

2.3

Nguyên liệu dược liệu / Herbal medicinal materials

 

2.3.1.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

2.3.2.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

2.3.3.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

2.4

Nguyên liệu sinh học dùng làm thuốc / Biological medicinal materials

 

2.4.1.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

2.4.2.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

2.4.3.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

2.5

Nguyên liệu phải kiểm soát đặc biệt / Special-controlled medicinal materials

 

2.5.1.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

2.5.2.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

2.5.3.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

2.6

Nguyên liệu khác: … / Other medicinal materials: …

 

2.6.1.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện thường / Normal storage condition.

2.6.2.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện lạnh / Cold storage condition : 2 – 8 °C

2.6.3.  Nguyên liệu bảo quản ở điều kiện khác / Other storage conditions :

…………………………………………………………………………………

Nội dung hạn chế hoặc làm rõ liên quan đến phạm vi chứng nhận :

Any restrictions or clarifying remarks related to the scope of this certificate :

……………………………………………………………………………………

 

 

… / … / ……
Cục trưởng Cục Quản lý Dược / Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền
Director of Drug Administration / Traditional medicine Administration

 

Form No. 06

NAME OF THE MANAGING ENTITY
NAME OF THE FACILITY
--------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No. ….…/….

.........(Place name), date (dd/mm/yyyy) …

 

REPORT ON CHANGES RELATED TO GSP

To: Drug Administration of Vietnam / Traditional Medicine Administration of Vietnam - Ministry of Health

Name of the facility:    ………………………………………………………………………

Address of the warehouse:  ……………………………………………………………

Telephone: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………

Contact person:   …………………………………   Title:    ………………

Telephone: …………………. Fax: ……………   Email: ………………………

Chief pharmacist:  ……………………,    year of birth:  ………

Pharmacy practicing certificate No. ………………….………………………………

Place of issue……………………; date of issue ………, expiry date ……… (if any)

Has been granted the Certificate of eligibility for pharmacy business No. ………, date of issue: ………, which allows:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………… We would like to report the following changes:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

List of documents about changes (depending on type of change, enclosed with corresponding documents).

After considering the Law on Pharmacy and other regulations on pharmacy practice, we are committed to comply with regulations of legal documents and relevant pharmacy regulations. We kindly request the Drug Administration of Vietnam (or Traditional Medicine Administration of Vietnam) to consider inspecting GSP compliance with respect to the abovementioned changes.

The following documents are enclosed with this report:

1. A copy of the Certificate of eligibility for pharmacy business (or Certificate of GSP compliance granted to the non-commercial facility);

2. A copy of the business registration certificate (or legal document about the establishment and functions and tasks of the non-commercial facility) (relevant to amendments);

3. Updated site master file.

 

 

Head of the entity
(Signature, full name, seal)

 

 

1 18 lượt xem