Tìm kiếm

Chương IV Thông tư 200/2014/TT-BTC: Chứng từ kế toán

Chương IV
Chứng từ kế toán
Điều 116. Quy định chung về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Điều 117. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

1. Các loại chứng từ kế toán tại phụ lục 3 Thông tư này đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

2. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư này.

3. Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.

Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán

1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

4. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

5. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

6. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

8. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

9. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

Điều 119. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

1. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

3. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

4. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Điều 120. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Điều 121. Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán

1. Các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.

2. Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.

Chapter IV

ACCOUNTING VOUCHERS

Article 116. General provisions on accounting vouchers

Accounting vouchers applied to enterprises must comply with the provisions of the Law on Accounting, Decree No. 129/2004 / ND-CP dated May 31, 2004 of the Government and the amending and supplementing documents .

Article 117. System of accounting forms and vouchers

1. Types of vouchers in Appendix 3 of this Circular are under guidance. Enterprises shall actively develop, design accounting forms and vouchers in accordance with their operational characteristics and management requirements which must meet the requirements of the Law on Accounting and ensure principles of clear, transparency, timeliness, easy inspection, control and comparison.

2. If enterprises do not develop and design forms and vouchers themselves, enterprises may apply the system of forms and guidance on content of accounting records in accordance with the guidance in Appendix 3 of this Circular.

3. Enterprises have the peculiar economic and financial operation under the adjustment of other legal documents shall apply the provisions of vouchers in such documents.

Article 118. Making and signing accounting vouchers

1. All economic, financial operations incurred relating to the operation of enterprises must be made accounting vouchers. Accounting vouchers are made only 1 time for one economic, financial operation arising. Contents of accounting vouchers must have full items, must be clear, honest for contents of  economic, financial operation arising. The writing in the vouchers should be clear, not erased, not abbreviated. Amounts in words must match correctly the amounts written in numbers.

2. Accounting vouchers must be made in full copies as prescribed for each voucher. Vouchers made in many copies must be made once and for all copies in the same content. In special case, vouchers are made in many copies but cannot write once for all copies, they made be written  twice but consistency of content and legality of all copies must be ensured.

3. All accounting vouchers signed fully in accordance with the titles prescribed in vouchers are effective. Electronic vouchers must have electronic signature in accordance with law. All signatures in accounting vouchers must be signed in ballpoint pens or ink pens, not be signed in red ink, pencils, signatures in vouchers used for payment must be signed by each copy. The signature in the accounting vouchers of a person must be consistent and must match the signature registered under the regulations, if the signature is not registered, the signature in following time must match the signature in previous times.

4. Enterprises having no chief accountants must appoint a person in charge of accounting to deal with customers, banks, the signature of chief accountant is replaced by the signature of the person in charge of accounting of such units . The person in charge of accounting must comply with duties, responsibilities and rights provided to the chief accountant.

5. The signature of the head of the enterprise (General Manager, Director or the authorized person), of the chief accountant (or authorized person) and the mark in the voucher must fit the valid mark and signature samples registered in the bank. The signature of accountants in the voucher must match the signature registered with the Chief Accountant.

6. Chief Accountant (or authorized person) must not signed " per procuration" by the head of the enterprise. The authorized person must not authorize to others.

7. Enterprises must open the register of specimen signatures of the treasurers, the accountants, chief accountant (and authorized person), General director (and authorized person). The register of specimen signature must be numbered pages, sealed and managed by the head of the unit (or authorized person) for easy inspection as needed. Each person must sign three specimen signatures in the registry.

8. Individuals who are entitled to or are authorized to sign vouchers must not sign accounting vouchers when they have not recorded or have not recorded fully the contents of vouchers under the responsibility of the signers.

9. The decentralization of signing in vouchers shall be prescribed by the General director (Director) of enterprises in accordance with the law, management requirements ensuring strict control, security of assets.

Article 119. Rotation order and inspection of accounting vouchers

1. All accounting vouchers made by the enterprise or transferred to from outside must be gathered in accounting department of enterprises. Accounting department shall inspect such accounting vouchers and only after inspecting and verifying the legality of the vouchers, use such vouchers to record in accounting books.

2. The order of accounting vouchers includes as follows:

- Accounting vouchers are prepared, received, handled;

- Accountants, chief accountant check and sign the vouchers or request the Director of the enterprise for approval;

- Accounting vouchers are classified, organized, transactions and accounting books are recorded;

- Accounting vouchers are stored and preserved.

3. Procedures of inspection of accounting vouchers.

- Inspect the clear, honesty, fullness of items, factors recorded in the accounting vouchers;

- Inspect the legality of economic, financial operations arising recorded in the accounting vouchers, compare accounting vouchers with other relevant documents;

- Check the accuracy of the figures and information in the vouchers.

4. When inspecting vouchers, if accountants detect violations of policies, regulations and the regulations on economic , financial management of the State, they must refuse to make payment or dispatch warehouse, ... and immediately notify the Director of the enterprise to handle promptly according to current law. For the accounting vouchers inconsistent with procedures, contents and numbers are not clear, the person who is responsible for inspection or recording must return them, require further actions and adjustments which are a basis of recording later.

Article 120. Translation accounting vouchers into Vietnamese

The accounting vouchers written in foreign languages, when used for recording in accounting books in Vietnam must be translated into Vietnamese. Vouchers seldom incurred or repeatedly incurred which are not identical must be translated the entire contents of vouchers. Vouchers incurred repeatedly, have the same content, then the first copy shall be translated fully, from the second copy onward is only translated the main contents such as: name of the voucher, name of the unit and individual preparing, name of the unit and individual receiving, economic content of vouchers and title of the person signing the vouchers ... The translator must sign, record full name, and is responsible for the content translated into Vietnamese. The vouchers translated into Vietnamese must be attached to the original in foreign languages.

Article 121. Use, management, print and issuance of accounting forms and vouchers

1. Enterprises may buy or design, print themselves but must ensure the main contents of the vouchers specified in Article 17 of the Law on Accounting.

2. Vouchers must be preserved carefully, not be damages or decayed. Check and valuable papers must be managed as money. Enterprises that use electronic vouchers for economic, financial operation and recording accounting books must comply with the provisions of the legal documents on electronic vouchers.

1 37 lượt xem
Trang trước
Chia sẻ
Trang sau