Xác định địa điểm và thời hạn giao hàng hóa, các chứng từ liên quan đến hàng hóa thế nào mới nhất 2025?

1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản xác nhận việc bàn giao hàng hóa giữa bên giao (thường là người bán, nhà cung cấp) và bên nhận (thường là người mua, bên thuê hoặc bên sử dụng). Văn bản này ghi lại đầy đủ các thông tin như:

• Thời gian, địa điểm giao nhận

• Tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, chủng loại

• Tình trạng hàng hóa khi bàn giao (đầy đủ, thiếu, hư hỏng, đúng/khác mẫu...)

• Ký tên xác nhận của cả hai bên.

2. Bên nào chịu trách nhiệm rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng nếu hàng hoá đang được người nhận hàng nắm giữ?

Theo Điều 59 Luật Thương mại 2005 trong trường hợp hàng hóa không được giao trực tiếp cho người mua, mà được giao cho một bên thứ ba để họ tiếp tục giao lại (và bên thứ ba này không phải là đơn vị vận chuyển), thì rủi ro về việc hàng bị mất mát hoặc hư hỏng sẽ chuyển sang cho người mua nếu rơi vào một trong hai tình huống sau:

• Người mua đã nhận được chứng từ thể hiện quyền sở hữu hàng hóa (chẳng hạn như vận đơn, giấy chứng nhận kho bãi…);

• Bên thứ ba nhận hàng (người được giao để tiếp tục chuyển giao hàng) xác nhận rằng họ đang giữ hàng theo yêu cầu và thay mặt cho người mua.

Tóm lại, nếu không có thỏa thuận gì khác, thì kể từ khi người mua có được quyền kiểm soát hàng hóa thông qua chứng từ hoặc thông qua người trung gian, thì mọi rủi ro về hư hỏng, mất mát sẽ thuộc về người mua.

3. Xác định địa điểm và thời hạn giao hàng hóa, các chứng từ liên quan đến hàng hóa thế nào?

3.1 Xác định địa điểm giao hàng

Theo quy định tại Điều 35 Luật Thương mại 2005, địa điểm giao hàng được hiểu như sau:

• Nếu hai bên đã thỏa thuận rõ ràng về nơi giao hàng, thì bên bán có trách nhiệm giao hàng đúng theo địa điểm đã thống nhất.

• Nếu hợp đồng không ghi rõ địa điểm giao hàng, thì sẽ xác định theo từng trường hợp cụ thể:
  • Nếu hàng hóa là tài sản gắn liền với đất (ví dụ: nhà xưởng, máy móc cố định...), thì bên bán phải giao hàng tại nơi hàng hóa đang hiện diện.
  • Nếu hợp đồng có thỏa thuận là bên bán chịu trách nhiệm vận chuyển, thì hàng được coi là đã giao khi bên bán bàn giao cho đơn vị vận chuyển đầu tiên.
  • Nếu hợp đồng không có điều khoản về vận chuyển, nhưng cả hai bên đều biết rõ nơi chứa hàng, nơi sản xuất hoặc nơi tập kết hàng khi ký hợp đồng, thì bên bán phải giao hàng tại những địa điểm đó.
  • Trong các trường hợp còn lại, nếu không xác định được nơi giao hàng theo các cách trên, thì bên bán phải giao hàng tại trụ sở kinh doanh của mình. Nếu bên bán không có trụ sở, thì giao tại nơi cư trú của họ vào thời điểm ký hợp đồng.

3.2 Xác định thời gian giao hàng

Theo Điều 37 Luật Thương mại 2005, thời hạn giao hàng được xác định như sau:

• Nếu hai bên đã thống nhất cụ thể về ngày giao hàng, thì bên bán phải giao đúng ngày đó.

• Nếu hợp đồng chỉ ghi là "giao hàng trong vòng 30 ngày", mà không nói rõ ngày nào, thì bên bán có quyền chọn bất kỳ thời điểm nào trong 30 ngày đó, nhưng phải thông báo trước cho bên mua.

• Nếu hợp đồng không đề cập gì đến thời hạn giao hàng, thì bên bán phải giao trong một khoảng thời gian hợp lý, tính từ lúc hai bên ký hợp đồng. "Hợp lý" ở đây tùy thuộc vào loại hàng hóa, điều kiện thực tế và tập quán thương mại.

3.3 Các chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo Điều 42 Luật Thương mại 2005, khi giao hàng, bên bán còn phải bàn giao các loại chứng từ liên quan đến hàng hóa (như hóa đơn, vận đơn, phiếu xuất kho...). Quy định cụ thể như sau:

• Nếu hợp đồng có thỏa thuận rõ về thời gian, địa điểm, cách thức giao chứng từ, thì bên bán phải thực hiện đúng như đã cam kết.

• Nếu hợp đồng không quy định cụ thể, thì bên bán phải giao chứng từ trong thời gian và tại nơi hợp lý để bên mua có thể thuận tiện nhận hàng.

• Trong trường hợp bên bán giao chứng từ sớm hơn thời hạn, và có sai sót, thì bên bán vẫn được quyền sửa chữa, miễn là vẫn còn thời gian để thực hiện.

• Tuy nhiên, nếu việc sửa sai của bên bán gây bất lợi cho bên mua hoặc làm bên mua tốn thêm chi phí không hợp lý, thì bên mua có quyền yêu cầu bên bán bồi thường hoặc khắc phục hậu quả.

4. Quy định về giao hàng và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa

Theo Điều 34 và Điều 56 Luật Thương mại 2005, việc giao và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa được quy định như sau:

4.1. Về giao hàng và chứng từ kèm theo

Bên bán có trách nhiệm giao hàng đúng như những gì hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này bao gồm:

• Số lượng và chất lượng hàng hóa

• Cách thức đóng gói và bảo quản

• Các loại giấy tờ, chứng từ liên quan (nếu có)

Nếu hợp đồng không ghi rõ các nội dung này, thì bên bán vẫn phải thực hiện theo đúng quy định chung của Luật Thương mại.

4.2. Về việc nhận hàng

Bên mua có trách nhiệm nhận hàng đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Ngoài ra, bên mua cũng cần phối hợp, hỗ trợ hợp lý để việc giao hàng của bên bán được thực hiện thuận lợi.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Bên nào chịu trách nhiệm về rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa khi hàng đang được người nhận giữ?

Khi hàng hóa đã được giao và người nhận hàng (bên mua hoặc bên nhận) đã tiếp nhận, thì rủi ro về mất mát, hư hỏng hàng hóa sẽ chuyển sang bên nhận hàng. Nói cách khác, sau khi biên bản giao nhận được ký kết và bên nhận giữ hàng, mọi rủi ro về hàng hóa sẽ do bên nhận chịu trách nhiệm, trừ khi trong hợp đồng hoặc thỏa thuận có quy định khác.

5.2. Biên bản giao nhận hàng hóa có vai trò gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu chứng minh việc hai bên đã thực hiện giao và nhận hàng đúng theo thỏa thuận. Nó giúp làm rõ số lượng, chất lượng hàng hóa khi bàn giao, hạn chế tranh chấp về sau.

5.3. Khi nào cần lập biên bản giao nhận hàng hóa?

Biên bản này cần được lập ngay khi hàng hóa được giao từ bên bán sang bên mua hoặc bên nhận hàng, nhằm xác nhận quá trình giao nhận diễn ra chính xác.