Khi nào phải sử dụng Biên bản bàn giao?

1. Khi nào phải sử dụng Biên bản bàn giao?

Trong cuộc sống hiện nay, việc chuyển giao tài sản, hàng hóa, công việc, diễn ra hàng ngày. Để tránh phát sinh những tranh cãi, rủi ro, tranh chấp không mong muốn, các bên cần tiến hành lập biên bản bàn giao:

• Khi các bên bàn giao tài sản (chẳng hạn bàn giao tài sản khi cho thuê nhà, bàn giao cho đơn vị chuyển nhà thuê…) thì lập biên bản bàn giao tài sản;
• Khi các bên bàn giao hàng hóa trong quá trình mua bán, giao nhận hàng hóa, ký gửi hàng hóa… thì các bên lập biên bản bàn giao hàng hóa;
• Khi người lao động nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển công tác, nghỉ ốm… cần bàn giao lại các đầu mục công việc để cho người tiếp nhận công việc nắm rõ thì cần làm biên bản bàn giao công việc.

Biên bản bàn giao được coi là bằng chứng xác định ai là người có lỗi và phải chịu trách nhiệm nếu việc bàn giao xảy ra tranh chấp sau này. Vì thế, mỗi Biên bản bàn giao phải được lập thành 02 bản, mỗi bên được giữ 01 bản.

2. Biên bản bàn giao là gì?

Biên bản bàn giao là một loại văn bản hành chính dùng để ghi nhận việc chuyển giao tài sản, công việc, trách nhiệm, hoặc tài liệu giữa các bên liên quan. Biên bản này đóng vai trò là bằng chứng xác nhận rằng quá trình bàn giao đã diễn ra theo đúng thỏa thuận, và các bên đã đồng ý với nội dung bàn giao.

• Các trường hợp sử dụng biên bản bàn giao:
  • Bàn giao công việc:
    • Khi nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc thay đổi vị trí.
    • Đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
  • Bàn giao tài sản:
    • Chuyển giao tài sản, thiết bị, hoặc công cụ lao động giữa các cá nhân, bộ phận, hoặc tổ chức.
    • Ví dụ: Bàn giao máy móc, phương tiện làm việc, bất động sản.
  • Bàn giao tài liệu, hồ sơ:
    • Khi chuyển giao hồ sơ, tài liệu phục vụ công việc hoặc lưu trữ.
    • Ví dụ: Hồ sơ pháp lý, tài liệu dự án, sổ sách kế toán.
  • Bàn giao dự án:
    • Khi một dự án kết thúc hoặc được chuyển giao cho đơn vị khác tiếp quản.
  • Bàn giao trách nhiệm:
    • Trong các trường hợp chuyển giao nhiệm vụ hoặc quyền quản lý giữa các cá nhân hoặc tổ chức.

3. Nội dung chính trong biên bản bàn giao

• Tiêu đề biên bản: Ví dụ: "BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU" hoặc "BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN".
• Thông tin các bên:
  • Thông tin của bên giao (họ tên, chức vụ, đơn vị).
  • Thông tin của bên nhận.
• Thời gian và địa điểm:
  • Ngày, giờ, và địa điểm diễn ra việc bàn giao.
• Danh mục bàn giao:
  • Liệt kê chi tiết các nội dung được bàn giao: tên, số lượng, tình trạng, mô tả nếu cần.
• Xác nhận của các bên:
  • Ghi nhận rằng các bên đã kiểm tra và thống nhất nội dung bàn giao.
• Cam kết và trách nhiệm:
  • Bên nhận cam kết quản lý và sử dụng nội dung bàn giao đúng quy định.
• Chữ ký:
  • Chữ ký của đại diện bên giao và bên nhận.

4. 03 mẫu biên bản bàn giao chi tiết đúng luật mới nhất 2025

4.1. Mẫu Biên bản bàn giao công việc

• Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu văn bản ghi lại quá trình chuyển giao nhiệm vụ, thông tin và trách nhiệm từ người bàn giao cho người nhận. Đây là một phần quan trọng trong quản lý dự án và công việc, giúp đảm bảo sự hiểu rõ và minh bạch giữa các bên liên quan.
• Theo đó, biên bản bàn giao công việc thường được lập khi có sự thay đổi về nhân sự như nhân viên nghỉ việc, nhân viên nghỉ thai sản, chuyển công tác hoặc khi có sự thay đổi cơ cấu trong doanh nghiệp.
• Mục đích của việc lập biên bản bàn giao công việc nhằm giúp đảm bảo tính liên tục, hiệu quả và chất lượng của công việc, cũng như bảo vệ quyền lợi của cả người nghỉ việc lẫn người nhận việc mới.
• Cần lưu ý, khi soạn thảo biên bản bàn giao, việc có đủ chữ ký của cả hai bên (bên bàn giao và bên nhận) là điều cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu.
• Hiện nay pháp luật không quy định thống nhất về mẫu biên bản bàn giao công việc. Tuy nhiên, một biên bản bàn giao công việc thường bao gồm các thông tin cơ bản như:
  • Thông tin chi tiết về người bàn giao và người nhận bàn giao.
  • Thời gian và địa điểm thực hiện bàn giao.
  • Danh sách các nhiệm vụ, tài liệu và thông tin được bàn giao.
  • Chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Theo đó, dưới đây là Mẫu Biên bản bàn giao công việc mới nhất 2025:
  Tải về

  Sửa/In biểu mẫu

  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

  BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC

  Hôm nay, ngày....tháng.....năm....., tại Công ty.......................chúng tôi gồm:

  Bên bàn giao:

  Ông/bà:....................................................................................................................

  Chức danh:.....................................Phòng/Bộ phận:...............................................

  Bên nhận bàn giao:

  Ông/bà:....................................................................................................................

  Chức danh:.....................................Phòng/Bộ phận:...............................................

  Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:

  BÀN GIAO CÔNG VIỆC
  STT		Nội dung công viêc				Người nhận
  1
  2
  3
  BÀN GIAO TÀI LIỆU HỒ SƠ
  STT	Mã hồ sơ, tài liệu		Tên hồ sơ, tài liệu	Số lượng	Tình trạng	Vị trí đề hồ sơ, tài liệu
  1
  2
  3

  Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành .... bản, mỗi bên giữ một bản./.

  Người bàn giao

  Người nhận bàn giao

4.2. Mẫu Biên bản bàn giao hàng hóa

Mẫu Biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất:

4.3. Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu

• Hiện nay pháp luật không quy định thống nhất về mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, một biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu cần phải có những thông tin cơ bản sau đây:
  • Tên biên bản;
  • Thời gian và địa điểm thực hiện việc bàn giao;
  • Thông tin các bên;
  • Mô tả tài liệu, hồ sơ: Liệt kê chi tiết các tài liệu, hồ sơ được bàn giao, bao gồm tên tài liệu, số lượng, và tình trạng hiện tại.
  • Mục đích bàn giao;
  • Cam kết của các bên;
  • Chữ ký của các bên;
  • Ghi chú (nếu có).
• Theo đó, dưới đây là mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu mới nhất năm 2025:
  Tải về

  Sửa/In biểu mẫu

  CÔNG TY…....... Số: …/........

  CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ————————— ......, ngày ...… tháng ...... năm 20......

  BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

  Bên giao:

  Họ tên:.........................................................................................................................

  Chức vụ:......................................................................................................................

  Trụ sở:.........................................................................................................................

  Bên nhận:

  Họ tên:.........................................................................................................................

  Chức vụ:......................................................................................................................

  Công ty:.......................................................................................................................

  Trụ sở:.........................................................................................................................

  Chi tiết tài liệu bàn giao:

  STT	Nội dung	Số lượng	Ghi chú
  1
  2
  3
  4
  5

  Bên giao

  Bên nhận

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Biên bản giao nhận được lập khi nào?

Biên bản phải được lập ngay sau khi việc giao hàng được diễn ra chứ không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng. Trong quá trình giao nhận, khi bên giao hàng đảm bảo đã giao đúng số lượng hàng hóa như đã thỏa thuận, bên mua sẽ tiến hành kiểm tra và ký xác nhận trên biên bản.

5.2. Bàn giao công việc là gì?

Bàn giao công việc là chuyển giao lại tất cả các task list mình đã làm, đã hoàn thành và chưa hoàn thành cho người mới. Người có trách nhiệm quản lý, tiếp nhận công việc khi bạn chuyển vị trí hoặc nghỉ việc. Bàn giao công việc giúp người mới nắm bắt được tình trạng công việc và tiếp tục hoàn thành nó.

5.3. Bàn giao hồ sơ là gì?

Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu có thể hiểu là một loại văn bản nhằm ghi nhận quá trình chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa các bên liên quan, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của các bên trong việc quản lý và sử dụng tài liệu. Ví dụ: + Bàn giao tài liệu dự án cho người quản lý mới.

5.4. Biên bản bàn giao và nghiệm thu là gì?

Biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa có thể hiểu là văn bản lập để xác thực, kiểm tra, đánh giá trước khi bàn giao hàng hóa theo hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên

5.5. Biên bản giao nhận ai lập?

Biên bản phải được lập ngay sau khi việc giao hàng được diễn ra chứ không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng. Khi bên giao nhận đầy đủ số lượng hàng hóa theo như thỏa thuận, bên mua sẽ kiểm tra và ký xác nhận vào biên bản.