Tìm kiếm
Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành
| Số hiệu: | 01/2011/TT-BNV | Loại văn bản: | Thông tư |
| Nơi ban hành: | Bộ Nội vụ | Người ký: | Trần Văn Tuấn |
| Ngày ban hành: | 19/01/2011 | Ngày hiệu lực: | 05/03/2011 |
| Ngày công báo: | 11/02/2011 | Số công báo: | Từ số 93 đến số 94 |
| Lĩnh vực: | Lĩnh vực khác | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
15/06/2020 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Thông tư 01/2011/TT-BNV (Bản Word)
Văn bản tiếng anh
THÔNG TƯ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
 |
Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Thể thức văn bảnThể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bảnKỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bảnPhông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
|
|
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM |
|
|
|
b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
|
|
|
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.
Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền1. Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN |
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI |
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
|
KT. CHỦ TỊCH |
KT. BỘ TRƯỞNG |
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TL. BỘ TRƯỞNG |
TL. CHỦ TỊCH |
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG |
KT. TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG |
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG |
KT. TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ |
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Điều 14. Nơi nhận1. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Điều 15. Các thành phần khác1. Thể thức
a) Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
2. Kỹ thuật trình bày
a) Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g) Số trang văn bản
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
Thể thức bản sao bao gồm:
1. Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư này.
Điều 17. Kỹ thuật trình bày1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)
Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục III).
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao
a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục III.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.
Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trái với Thông tư này bị bãi bỏ.
Điều 19. Tổ chức thực hiệnBộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước (91) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này.
Các Bộ, ngành căn cứ quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư này để quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành cho phù hợp.
|
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
|
Stt |
Tên loại văn bản hành chính |
Chữ viết tắt |
|
1 |
Nghị quyết (cá biệt) |
NQ |
|
2 |
Quyết định (cá biệt) |
QĐ |
|
3 |
Chỉ thị (cá biệt) |
CT |
|
4 |
Quy chế |
QC |
|
5 |
Quy định |
QyĐ |
|
6 |
Thông cáo |
TC |
|
7 |
Thông báo |
TB |
|
8 |
Hướng dẫn |
HD |
|
9 |
Chương trình |
CTr |
|
10 |
Kế hoạch |
KH |
|
11 |
Phương án |
PA |
|
12 |
Đề án |
ĐA |
|
13 |
Dự án |
DA |
|
14 |
Báo cáo |
BC |
|
15 |
Biên bản |
BB |
|
16 |
Tờ trình |
TTr |
|
17 |
Hợp đồng |
HĐ |
|
18 |
Công văn |
|
|
19 |
Công điện |
CĐ |
|
20 |
Bản ghi nhớ |
GN |
|
21 |
Bản cam kết |
CK |
|
22 |
Bản thỏa thuận |
TTh |
|
23 |
Giấy chứng nhận |
CN |
|
24 |
Giấy ủy quyền |
UQ |
|
25 |
Giấy mời |
GM |
|
26 |
Giấy giới thiệu |
GT |
|
27 |
Giấy nghỉ phép |
NP |
|
28 |
Giấy đi đường |
ĐĐ |
|
29 |
Giấy biên nhận hồ sơ |
BN |
|
30 |
Phiếu gửi |
PG |
|
31 |
Phiếu chuyển |
PC |
|
32 |
Thư công |
|
|
|
Bản sao văn bản |
|
|
1 |
Bản sao y bản chính |
SY |
|
2 |
Bản trích sao |
TS |
|
3 |
Bản sao lục |
SL |
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Ghi chú:
|
Ô số |
: |
Thành phần thể thức văn bản |
|
1 |
: |
Quốc hiệu |
|
2 |
: |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
3 |
: |
Số, ký hiệu của văn bản |
|
4 |
: |
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản |
|
5a |
: |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
|
5b |
: |
Trích yếu nội dung công văn |
|
6 |
: |
Nội dung văn bản |
|
7a, 7b, 7c |
: |
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
|
8 |
: |
Dấu của cơ quan, tổ chức |
|
9a, 9b |
: |
Nơi nhận |
|
10a |
: |
Dấu chỉ mức độ mật |
|
10b |
: |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
|
11 |
: |
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
|
12 |
: |
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản |
|
13 |
: |
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành |
|
14 |
: |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax |
|
15 |
: |
Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) |
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Ghi chú:
|
Ô số |
: |
Thành phần thể thức bản sao |
|
1 |
: |
Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” |
|
2 |
: |
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản |
|
3 |
: |
Số, ký hiệu bản sao |
|
4 |
: |
Địa danh và ngày, tháng, năm sao |
|
5a, 5b, 5c |
: |
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
|
6 |
: |
Dấu của cơ quan, tổ chức |
|
7 |
: |
Nơi nhận |
MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
 |
|
Stt |
Thành phần thể thức và chi tiết trình bày |
Loại chữ |
Cỡ chữ |
Kiểu chữ |
Ví dụ minh họa |
|||||||||
|
Phông chữ Times New Roman |
Cỡ chữ |
|||||||||||||
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
||||||||
|
1 |
Quốc hiệu |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Dòng trên |
In hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
12 |
||||||||
|
|
- Dòng dưới |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
13 |
||||||||
|
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
|
|
||||||||
|
2 |
Tên cơ quan, tổ chức |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp |
In hoa |
12-13 |
Đứng |
BỘ TÀI CHÍNH |
12 |
||||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức |
In hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
CỤC QUẢN LÝ GIÁ |
12 |
||||||||
|
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
|
|
||||||||
|
3 |
Số, ký hiệu của văn bản |
In thường |
13 |
Đứng |
Số: 15/QĐ-BNV ; Số: 05/BKHCN-VP ; Số: 12/UBND-VX |
13 |
||||||||
|
4 |
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản |
In thường |
13-14 |
Nghiêng |
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 |
13 |
||||||||
|
5 |
Tên loại và trích yếu nội dung |
|
|
|
|
|
||||||||
|
a |
Đối với văn bản có tên loại |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Tên loại văn bản |
In hoa |
14 |
Đứng, đậm |
CHỈ THỊ |
14 |
||||||||
|
|
- Trích yếu nội dung |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Về công tác phòng, chống lụt bão |
14 |
||||||||
|
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
|
|
||||||||
|
b |
Đối với công văn |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Trích yếu nội dung |
In thường |
12-13 |
Đứng |
V/v nâng bậc lương năm 2009 |
13 |
||||||||
|
6 |
Nội dung văn bản |
In thường |
13-14 |
Đứng |
Trong công tác chỉ đạo… |
14 |
||||||||
|
a |
Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phần I |
Chương I |
14 |
|||||||
|
|
- Tiêu đề của phần, chương |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
QUY ĐỊNH CHUNG |
QUY ĐỊNH CHUNG |
14 |
|||||||
|
|
- Từ “mục” và số thứ tự |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Mục 1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của mục |
In hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH |
13 |
||||||||
|
|
- Điều |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Điều 1. Bản sao văn bản |
14 |
||||||||
|
|
- Khoản |
In thường |
13-14 |
Đứng |
1. Các hình thức… |
14 |
||||||||
|
|
- Điểm |
In thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với … |
14 |
||||||||
|
|
- Tiết |
In thường |
13-14 |
Đứng |
- |
14 |
||||||||
|
|
- Tiểu tiết |
In thường |
13-14 |
Đứng |
+ |
14 |
||||||||
|
b |
Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “phần” và số thứ tự |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phần I |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của phần |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… |
14 |
||||||||
|
|
- Số thứ tự và tiêu đề của mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
I. NHỮNG KẾT QUẢ... |
14 |
||||||||
|
|
- Khoản: |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Trường hợp có tiêu đề |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng |
14 |
||||||||
|
|
Trường hợp không có tiêu đề |
In thường |
13-14 |
Đứng |
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… |
14 |
||||||||
|
|
- Điểm |
In thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với …. |
14 |
||||||||
|
|
- Tiết |
|
|
Đứng |
- |
14 |
||||||||
|
|
- Tiểu tiết |
|
|
Đứng |
+ |
14 |
||||||||
|
7 |
Chức vụ, họ tên của người ký |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Quyền hạn của người ký |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
KT. BỘ TRƯỞNG |
14 |
|||||||
|
|
- Chức vụ của người ký |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
CHỦ TỊCH |
THỨ TRƯỞNG |
14 |
|||||||
|
|
- Họ tên của người ký |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Nguyễn Văn A |
Trần Văn B |
14 |
|||||||
|
8 |
Nơi nhận |
|
|
|
|
|
||||||||
|
a |
Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân |
In thường |
14 |
Đứng |
|
14 |
||||||||
|
|
- Gửi một nơi |
|
|
|
Kính gửi: Bộ Công thương |
14 |
||||||||
|
|
- Gửi nhiều nơi |
|
|
|
|
14 |
||||||||
|
b |
Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “nơi nhận” |
In thường |
12 |
Nghiêng, đậm |
Nơi nhận: |
Nơi nhận: (đối với công văn) |
12 |
|||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao |
In thường |
11 |
Đứng |
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, …; |
- Như trên; |
11 |
|||||||
|
9 |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
|
13 |
||||||||
|
10 |
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
|
13 |
||||||||
|
11 |
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
|
13 |
||||||||
|
12 |
Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản |
In thường |
11 |
Đứng |
PL.(300) |
11 |
||||||||
|
13 |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax |
In thường |
11-12 |
Đứng |
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: |
11 |
||||||||
|
14 |
Phụ lục văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phụ lục I |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của phụ lục |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT |
14 |
||||||||
|
15 |
Số trang |
In thường |
13-14 |
Đứng |
2, 7, 13 |
14 |
||||||||
|
16 |
Hình thức sao |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC |
14 |
||||||||
Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
|
1. Mẫu trình bày văn bản hành chính |
|
|
Mẫu 1.1 |
- Nghị quyết (cá biệt) |
|
Mẫu 1.1.1 |
- Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND |
|
Mẫu 1.1.2 |
- Nghị quyết của Hội đồng quản trị |
|
Mẫu 1.2 |
- Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) |
|
Mẫu 1.3 |
- Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp) |
|
Mẫu 1.4 |
- Văn bản có tên loại khác |
|
Mẫu 1.5 |
- Công văn |
|
Mẫu 1.6 |
- Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) của Thường trực HĐND |
|
Mẫu 1.7 |
- Văn bản có tên loại của các Ban HĐND |
|
Mẫu 1.8 |
- Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội |
|
Mẫu 1.9 |
- Công điện |
|
Mẫu 1.10 |
- Giấy mời |
|
Mẫu 1.11 |
- Giấy giới thiệu |
|
Mẫu 1.12 |
- Biên bản |
|
Mẫu 1.13 |
- Giấy biên nhận hồ sơ |
|
Mẫu 1.14 |
- Giấy chứng nhận |
|
Mẫu 1.15 |
- Giấy đi đường |
|
Mẫu 1.16 |
- Giấy nghỉ phép |
|
Mẫu 1.17 |
- Phiếu chuyển |
|
Mẫu 1.18 |
- Phiếu gửi |
|
Mẫu 1.19 |
- Thư công |
|
2. Mẫu trình bày bản sao văn bản |
|
|
Mẫu 2.1 |
Bản sao văn bản |
|
|
|
|
Số: /NQ-….(3)... |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
NGHỊ QUYẾT
………………….. (5) …………………..
 |
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ...........................................................................................
Căn cứ............................................................................................ ;
....................................................................................................... ;
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ....................................... (6) ..............................................
.........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
.........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
.........................................................................................................
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /NQ-HĐND |
…. (2)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
NGHỊ QUYẾT
………………….. (3) …………………..
 |
THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN …. (1)…………..
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ ..................................... (4) .................................................
................................................. ;
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ....................................... (5) ..............................................
........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
........................................................................................................
|
|
TM. THƯỜNG TRỰC HĐND |
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (tên thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên xã, thị trấn).
(2) Địa danh
(3) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(4) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.
(5) Nội dung nghị quyết.
(6) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch được giao ký thay Chủ tịch thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ Chủ tịch, bên dưới ghi chức vụ của người ký (Phó Chủ tịch).
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng ản phát hành (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /NQ-….(3) |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
NGHỊ QUYẾT
………………….. (5) …………………..
 |
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ……. (2)……
Căn cứ ...........................................................................................
Căn cứ............................................................................................ ;
....................................................................................................... ;
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ....................................... (6) .............................................
.......................................................................................................
Điều ... ...........................................................................................
...................................................................................................... ./.
|
|
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) hoặc Công ty mẹ (nếu cần).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(3) Chức viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(4) Địa danh.
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch được giao ký thay Chủ tịch thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ Chủ tịch, bên dưới ghi chức vụ của người ký (Phó Chủ tịch).
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: (3) /QĐ-….(4)... |
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………….. (6) …………………..
 |
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)……
Căn cứ...................................... (8) .............................................. ;
Căn cứ...................................... (9)............................................... ;
Xét đề nghị của ............................................................................. ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ....................................... (10) ..........................................
......................................................................................................
Điều ... ..........................................................................................
..................................................................................................... ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11) |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức).
(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(10) Nội dung quyết định.
(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /QĐ-….(3)... |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt) ………………….. (5) …………………..
 |
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)
Căn cứ...................................... (7) ............................................. ;
Căn cứ...................................... ;
Xét đề nghị của ............................................................................. ;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này …….. (5)
.................................................... .................................................
Điều ... .........................................................................................
..................................................................................................... ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) |
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án...
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung quyết định.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…., Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (như ghi chú ở mẫu 1.2).
(8) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
|
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN
………………….. (1) …………………..
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-……
ngày ….. tháng ….. năm 20…… của …….)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1..........................................................................................
....................................................
Điều 2..........................................................................................
.................................................... ;
Chương …
………………………………………
Điều ............................................................................................
.................................................... ;
Chương …
………………………………………
Điều ............................................................................................
.................................................... ;
Điều ............................................................................................
.................................................... ;
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.
(1) Trích yếu nội dung của văn bản.
|
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /…. (3) -….(4)…. |
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)
………….. (7)………………
........................................................... (8) ................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
........................................................... ./.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) |
Ghi chú:
* Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v… Riêng đối với tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a.
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(5) Địa danh
(6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo .v.v…
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); nếu người ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản vàsố lượng bản phát hành (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /…. (3) -….(4)…. V/v …….. (6) ……… |
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
|
Kính gửi: |
|
................................................................. (7) .............................................................
...............................................................................................................................................
.......................................................................... ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) |
|
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-Mail:………………. Website:………………… (11) |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung công văn.
(7) Nội dung công văn.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào.
|
|
|
|
Số: …. (2) …./QĐ-HĐND |
…. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
QUYẾT ĐỊNH
Về………………….. (4) …………………..
 |
THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN …. (1)…………..
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
................................................. (5) ................................................. ;
................................................. ;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ....................................... (6) ..............................................
.........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
...................................................................................................... ./.
|
|
TM. THƯỜNG TRỰC HĐND (7) |
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, thị trấn.
(2) Số thứ tự đăng ký quyết định của Hội đồng nhân dân.
(3) Địa danh
(4) Trích yếu nội dung quyết định.
(5) Các căn cứ khác áp dụng để ban hành quyết định.
(6) Nội dung quyết định.
(7) Thẩm quyền ký văn bản.
(8) Nếu Phó Chủ tịch ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nếu Ủy viên Thường trực ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH
ỦY VIÊN THƯỜNG TRỰC
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN |
|
|
Số: …. (2) …./ … (3)…. -HĐND |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
………………….. (5) …………………..
 |
................................................. (6) .................................................
.........................................................................................................
................................................. ;
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ;
|
|
TM. BAN KINH TẾ NGÂN SÁCH |
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn.
(2) Số thứ tự đăng ký văn bản của Hội đồng nhân dân.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung văn bản.
(6) Nội dung văn bản.
(7) Nếu Phó Trưởng ban ký thì ghi:
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(8) Chữ viết tắt tên Ban soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại do các Ban của Hội đồng nhân dân ban hành).
|
|
|
|
Số: ….…./ … (2)…. -ĐĐBQH |
…. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
………………….. (4) …………………..
 |
................................................. (5) .................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ;
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ./.
|
Nơi nhận: |
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI (6) |
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
(2) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(3) Địa danh
(4) Trích yếu nội dung văn bản.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Thẩm quyền ký văn bản. Nếu Trưởng Đoàn ký với thẩm quyền riêng thì không có dòng quyền hạn.
(7) Nếu Phó Trưởng đoàn ký thì ghi:
KT. TRƯỞNG ĐOÀN
PHÓ TRƯỞNG ĐOÀN
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (nếu cần).
(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội).
|
|
|
|
Số: /CĐ- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
CÔNG ĐIỆN
………….. (5)………………
 |
………….. (6) điện
|
|
- ………………………………..; (7) - ……………………………….. |
............................................... (8) ...................................................
.................................................
.........................................................................................................
.................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ./.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung điện.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.
(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện
(8) Nội dung điện.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) |
|
|
Số: /GM- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
GIẤY MỜI
………….. (5)………………
................................. (2) .................... trân trọng kính mời:
Ông (bà) ................................... (6) .................................................
Tới dự ...................................... (7) .................................................
.........................................................................................................
Thời gian:.........................................................................................
Địa điểm .........................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) |
|
|
Số: /GGT- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
GIẤY GIỚI THIỆU
 |
................................. (2) .................... trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) ................................... (5) .................................................
Chức vụ:...........................................................................................
Được cử đến:............................. (6) .................................................
Về việc:............................................................................................
.........................................................................................................
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày........................................ ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
(6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
|
|
|
|
Số: /BB- … (3)…. |
|
BIÊN BẢN
………… (4) …………..
Thời gian bắt đầu......................
Địa điểm...................................
Thành phần tham dự................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
Chủ trì (chủ tọa):.............................................................................
Thư ký (người ghi biên bản):............................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
.........................................................................................................
.........................................................................................................
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./.
|
THƯ KÝ |
CHỦ TỌA |
|
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /GBN- …(3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
GIẤY BIÊN NHẬN
Hồ sơ….
Họ và tên:................ (5) ..................................................................
Chức vụ, đơn vị công tác:................................................................
Đã tiếp nhận hồ sơ của:
Ông (bà): ................................. (6) .................................................
................................................. bao gồm:
1......................................................................................................
2. ............................................. (7) .................................................
3......................................................................................................
........................................................................................................
........................................................................................................
................................................. ./.
|
|
NGƯỜI TIẾP NHẬN |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hồ sơ.
(6) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ.
(7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ.
(8) Tên người hoặc cơ quan gửi hồ sơ.
|
|
|
|
Số: /GCN- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
GIẤY CHỨNG NHẬN
…………..………………
 |
............................................... (2) .................................. chứng nhận:
.................................................. (5) .................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
..................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.................................................. ......................................................
..................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.................................................. ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.
(4) Địa danh
(5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự việc, vấn đề được chứng nhận.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /GĐĐ- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho ông (bà):.... (5) ..................................................................
Chức vụ:..........................................................................................
Nơi được cử đến công tác:................................................................
Giấy này có giá trị hết ngày: ....
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
|
Nơi đi và đến |
Ngày tháng |
Phương tiện |
Độ dài chặng đường (Km) |
Thời gian ở nơi đến |
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) nơi đi, đến |
|
Đi …………. |
|
|
|
|
|
|
Đến……….. |
|
|
|
|
|
|
Đi …………. |
|
|
|
|
|
|
Đến……….. |
|
|
|
|
|
|
Đi …………. |
|
|
|
|
|
|
Đến……….. |
|
|
|
|
|
|
Đi …………. |
|
|
|
|
|
|
Đến……….. |
|
|
|
|
|
|
Đi …………. |
|
|
|
|
|
|
Đến……….. |
|
|
|
|
|
|
Đi …………. |
|
|
|
|
|
|
Đến……….. |
|
|
|
|
|
- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ
- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ
- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ = ……………. đ
- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ
1. Phụ cấp đi đường:...................................................................................................... đ
2. Phụ cấp lưu trú:.......................................................................................................... đ
Tổng cộng:....................................................................................................................... đ
|
NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC |
PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN |
KẾ TOÁN TRƯỞNG |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy.
|
|
|
|
Số: /GNP- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
GIẤY NGHỈ PHÉP
 |
Xét Đơn xin nghỉ phép ngày............................................................ của ông (bà)
................................. (2) …………………… cấp cho:
Ông (bà):.................. (5) .................................................................
Chức vụ:..........................................................................................
Nghỉ phép năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ………. đến hết ngày
tại ...................................................... (6) .................................................
.........................................................................................................
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
|
|
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép
|
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
(6) Nơi nghỉ phép.
(7) Người được cấp giấy nghỉ phép.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
|
|
|
|
Số: /PC- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
PHIẾU CHUYỂN
…………..………………
 |
............................................... (2) ………..có nhận được ……… (5)
........................................................................................................
.................................................
................................................. (6) ................................................
........................................................................................................
Kính chuyển............................. (7) …………. xem xét, giải quyết./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.
(4) Địa danh.
(5) Nêu cụ thể: đơn, thư của cá nhân, tập thể hoặc văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức nào, về vấn đề hay nội dung gì.
(6) Lý do chuyển.
(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu chuyển văn bản, tài liệu.
(8) Thông thường, phiếu chuyển không cần lưu nhưng phải được vào sổ đăng ký tại văn thư cơ quan, tổ chức để theo dõi, kiểm tra.
|
|
|
|
Số: /PG- … (3)…. |
…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
PHIẾU GỬI
..................................
 |
................................. (2) …………………… gửi kèm theo phiếu này các văn bản, tài liệu sau:
1............................... (5) .................................................................
2.......................................................................................................
.........................................................................................................
Sau khi nhận được, đề nghị ...... (6)……….. gửi lại phiếu này cho..
................................................. (2)................................................. ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
|
|
…. (8)…, ngày ….. tháng ….. năm …… |
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(4) Địa danh
(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.
(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.
(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo dõi.
(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu đóng trụ sở.
|
|
|
|
(6) |
…. (2)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20… |
TÊN LOẠI THƯ CÔNG (3)
…….…….. (4) …………..........….
................................ (5) ..................................................................
........................................................................................................
........................................................................................................
................................
........................................................................................................
........................................................................................................
................................................. ./.
|
|
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI GỬI THƯ |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức nơi công tác của người ban hành Thư công.
(2) Địa danh
(3) Tên loại thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư thăm hỏi, Thư chia buồn).
(4) Trích yếu nội dung Thư công.
(5) Nội dung Thư công.
(6) Logo của cơ quan, tổ chức.
Chú ý: Thư công không đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
|
|
|
|
Số:…./20…./TT-B ……. |
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20… |
THÔNG TƯ
…...............…………………
........................................................................................................
.......................................................................
........................................................................................................
....................................................................... ./.
|
|
BỘ TRƯỞNG |
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: …. (3)…../SY(4)-…. (5)…. |
SAO Y BẢN CHÍNH (1) ..…. (6)…, ngày ….. tháng ….. năm 20… |
|
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7) |
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.
(6) Địa danh.
(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao.
VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU
1. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng.
2. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng. Ví dụ:
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ,
II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam
a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ:
- Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng…
b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết.
Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Đinh Tiên Hoàng, Lý Thái Tổ, Bác Hồ, Cụ Hồ….
2. Tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt
a) Trường hợp phiên âm qua âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam.
Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn…
b) Trường hợp phiên âm không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố.
Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô…
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
1. Tên địa lý Việt Nam
a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối.
Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk…; quận Hải Châu, huyện Gia Lâm, huyện Ea H’leo, thị xã Sông Công, thị trấn Cầu Giát…; phường Nguyễn Trãi, xã Ia Yeng…
b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó.
Ví dụ: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ…
c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội.
d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh.
Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy….
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng.
Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long…
đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết.
Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ…
2. Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam.
Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha…
b) Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại Điểm b, Khoản 2, Mục II.
Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin…
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
- Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng; Ban Quản lý dự án Đê điều…
- Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Ủy ban Đối ngoại của Quốc hội; Ủy ban Trung ương Mặt trận tổ quốc Việt Nam; Ủy ban về Các vấn đề xã hội của Quốc hội; Ủy ban Nhà nước về Người Việt Nam ở nước ngoài;
- Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định…
- Bộ Tài nguyên và Môi trường; Bộ Khoa học và Công nghệ; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Bộ Công thương; Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ Thông tin và Truyền thông…
- Tổng cục Thuế; Tổng cục Hải quan; Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục…
- Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam; Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; Tổng công ty Hàng không Việt Nam…
- Tập đoàn Dầu khí Việt Nam; Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam; Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam; Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam;…
- Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; Ủy ban nhân dân quận Ba Đình; Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản;…
- Sở Tài chính; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Xây dựng; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Giáo dục và Đào tạo;…
- Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; Trường Đại học dân lập Văn Lang; Trường Trung học phổ thông Chu Văn An; Trường Trung học cơ sở Lê Quý Đôn; Trường Tiểu học Thành Công;…
- Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam; Viện Ứng dụng công nghệ;…
- Trung tâm Nghiên cứu Giáo dục dân tộc; Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ; Trung tâm Triển lãm văn hóa nghệ thuật Việt Nam; Trung tâm Tư vấn Giám sát chất lượng công trình;…
- Báo Thanh niên; Báo Diễn đàn doanh nghiệp; Tạp chí Tổ chức nhà nước; Tạp chí Phát triển giáo dục; Tạp chí Dân chủ và Pháp luật;…
- Nhà Văn hóa huyện Gia Lâm; Nhà Xuất bản Hà Nội; Cổng Thông tin điện tử Chính phủ;…
- Nhà máy Đóng tàu Sông Cấm; Nhà máy Sản xuất phụ tùng và Lắp ráp xe máy; Xí nghiệp Chế biến thủy sản đông lạnh; Xí nghiệp Đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội; Xí nghiệp Trắc địa Bản đồ 305;…
- Công ty Cổ phần Đầu tư Tư vấn và Thiết kế xây dựng; Công ty Nhựa Tiền Phong; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch và Vận tải Đông Nam Á; Công ty Đo đạc Địa chính và Công trình;…
- Hội Nhạc sĩ Việt Nam, Hội Người cao tuổi Hà Nội, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam…
- Vụ Hợp tác quốc tế; Phòng Nghiên cứu khoa học; Phòng Chính sách xã hội; Hội đồng Thi tuyển viên chức; Hội đồng Sáng kiến và Cải tiến kỹ thuật;…
- Trường hợp viết hoa đặc biệt:
Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng.
2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam.
Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN)….
b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La – tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.
Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO; SARBICA; SNG….
V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
1. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự
Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng.
Ví dụ: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Huân chương Lê-nin; Huân chương Hồ Chí Minh; Huân chương Chiến công; Huân chương Kháng chiến hạng Nhì; Huy chương Chiến sĩ vẻ vang; Bằng Tổ quốc ghi công; Giải thưởng Nhà nước; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ưu tú; Thầy thuốc Nhân dân; Anh hùng Lao động; Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân;…
2. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu
Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.
Ví dụ:
- Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng thống V.V. Pu-tin, Đại tướng Võ Nguyên Giáp,…
- Phó Thủ tướng, Tổng Cục trưởng, Phó Tổng Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Tổng thư ký…
- Giáo sư Viện sĩ Nguyên Văn H., Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M….
3. Danh từ chung đã riêng hóa
Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng.
Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),…
4. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm
Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.
Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10; ngày Lưu trữ Việt Nam lần thứ Nhất,...
5. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại
Tên các sự kiện lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó.
Ví dụ: Phong trào Cần vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba đảm đang;…
Tên các triều đại: Triều Lý, Triều Trần,…
6. Tên các loại văn bản
Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.
Ví dụ: Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng; Bộ luật Dân sự; Luật Giao dịch điện tử;…
Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm
Ví dụ:
- Căn cứ Điều 10 Bộ luật Lao động…
- Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử…
7. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí
Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo
Ví dụ: tác phẩm Đường kách mệnh; từ điển Bách khoa toàn thư; tạp chí Cộng sản;…
8. Tên các năm âm lịch, ngày tiết, ngày tết, ngày và tháng trong năm
a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hội, Mậu Tuất, Mậu Thân….
b) Tên các ngày tiết và ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: tiết Lập xuân; tiết Đại hàn; tết Đoan ngọ; tết Trung thu; tết Nguyên đán;…
Viết hoa chữ Tết trong trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết thay cho tết Nguyên đán).
c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số:
Ví dụ: thứ Hai; thứ Tư; tháng Năm; tháng Tám;…
9. Tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo
- Tên gọi các tôn giáo, giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành; đạo Thiên Chúa; đạo Hòa Hảo; đạo Cao Đài… hoặc chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa giáo; Hồi giáo;…
- Tên gọi ngày lễ tôn giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ Phật đản;….
Instructions on formats and layouts of administrative documents
 |
Pursuant to the Government’s Decree No. 48/2008/ND-CP dated April 17 defining functions, tasks, powers and organizational structure of Ministry of Home Affairs;
Pursuant to the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004 on work of records and archives;
Pursuant to the Government’s Decree No. 09/2010/ND-CP dated August 02, 2010 amending and supplementing Decree No. 110/2004/ND-CP,
The Ministry of Home Affairs provides instructions on formats and layouts of administrative documents as follows:
Article 1. Scope and regulated entities
This Circular provides instructions on formats and layouts of administrative documents and copies thereof applicable to regulatory agencies, social organizations, socio-occupational organizations, economic organizations and people’s armed forces (hereinafter referred to as “agencies, organizations”).
Article 2. Format of documents
Format of a document is a collection of components of the document including common components applicable to all types of documents and supplemental components for particular cases or documents prescribed in Clause 3, Article 1 of the Government’s Decree No. 09/2010/ND-CP and instructions herein.
Article 3. Layout of documents
Layout of a document as prescribed herein includes page size, presentation style, margins, positions of document components, letter fonts, sizes, and other presentation details applicable to documents processed on computers, by other techniques or documents made into forms; not applicable to documents made into books, newspapers, magazines and other publications.
Fonts to be used are Vietnamese, Unicode characters according to Vietnam Standard TCVN 6969:2001.
Article 5. Page size, presentation style, margins and positions of components
1. Page size
Administrative documents: A4 (210 mm x 297 mm)
Other documents such as letters of introduction, receipt, delivery, dispatch slips: A5 (148 mm x 210 mm) or on A5 size forms.
2. Presentation style
Texts of an administrative document are oriented portrait on an A4 size page or landscape if texts are contained in boxes or tables.
3. Margins (A4 size page)
Top margin: 20 - 25 mm from the top edge;
Bottom margin: 20 to 25 mm from the bottom edge;
Left margin: 30 - 35 mm from the left edge;
Right margin: 15 - 20 mm from the right edge;
4. Positions of components of a document on an A4 or A5 size page: refer to Annex II enclosed herewith.
FORMAT AND LAYOUT OF AN ADMINISTRATIVE DOCUMENT
1. Format
The motto on the document includes two lines: “THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM” and “Independence – Freedom – Happiness”.
2. Layout
The motto shall appear on cell 1, occupying approximately half of horizontal side of the page, on the right top.
The first line: “THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM” is in bold upper case, regular style, and 12-13 in size;
The second line: “Independence – Freedom – Happiness” is in bold lower case, regular style, 13 – 14 in size (if font size of the first line is 12 or 13, that of the second one is 13 or 14 respectively), placed under and in the center of the first line; initial letters of the words are capitalized. The words are connected together with hyphens. Underneath is a solid line the same length of the first line (Use command "Draw", not "Underline"), specifically as follows:
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom - Happiness
The two lines above are single spaced.
Article 7. Name of agency/organization issuing documents
1. Format
Regarding ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies, the Office of the National Assembly, the Ethnic Council, committees of the National Assembly or the People’s councils and People’s committees at all levels; National assembly’s delegates from provinces, central-affiliated cities; state-owned economic corporations, Corporation 91, name of the governing body shall not be required.
Name of agency or organization issuing the document includes name of the governing body (if any) (for economic organizations as parent companies) and name of the agency or organization issuing the document.
a) Name of agency or organization issuing the document must be written in full or shorten as prescribed in the Document on establishment, definition of tasks, powers and organizational structure of an apparatus, grant of approval and operation licenses or certification of legal personality by competent agencies, specifically:
|
|
|
|
|
|
b) Name of the governing body may be abbreviated to commonly used phrases such as the People’s Committee (UBND), the People’s Council (HDND), Vietnam (VN), specifically:
|
|
|
2. Layout
Name of the agency or organization issuing the document shall appear on cell 2, occupying approximately half of horizontal side of the page, on the left top.
Name of the governing body shall be in non-italic upper case the same size as the National motto. Name of the governing body too long can be arranged in multiple lines.
Name of the agency or organization issuing the document shall be in bold, non-italic uppercase the same size as the National motto, placed under and in the center of the governing body's name. Right under is a solid line one- third or half the length of the name’s line, centered. Name of the governing body too long can be arranged in multiple lines as follows:
THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS
STATE RECORDS MANAGEMENT AND ARCHIVES DEPARTMENT
OF VIETNAM
The lines above are single spaced.
Article 8. Number, symbol of document
1. Format
a) Number
Number of the document is the ordinal number registered with archive office of the agency or organization. Number of the document is written in Arabic numerals starting from 01 on the first day of year and ending on December 31 of year.
b) Symbol
- Symbol of a document includes abbreviated name of document type according to the list of abbreviations of document types in Annex I enclosed herewith and abbreviated name of the agency or organization, or government title (applicable to state president and prime minister titles) issuing the document. See example below:
Resolution of the Government: Number: ……/NQ - CP
Directive of the Prime Minister: Number: ……/CT-TTg.
Decision by Standing Committee of the People’s Council: Number: …/QD-HDND
Reports by committees of the People’s Council: Number …/BC-HDND
- Symbol of an official dispatch includes abbreviated name of the agency or organization or government title issuing the official dispatch and abbreviated name of the unit (department, office …) drafting or presiding over drafting such official dispatch (if any). For example:
Official Dispatch of the Government drafted by the Government Office’s Department of Administration: Number: ……/CP-HC.
Official Dispatch of the Ministry of Home Affairs drafted by Ministry of Home Affairs’ Organization and Personnel Department: Number: ……/ BNV-TCCB
Official Dispatch of Provincial People’s Council drafted by Economic and Budget Committee: Number: …./HDND-KTNS
Official Dispatch of Provincial People’s Committee drafted by a team of experts (or secretaries) in charge of socio-cultural areas: Number: …/UBND-VX
Official Dispatch of the Department of Home Affairs drafted by the Department’s Office: Number: …/SNV-VP
2. Layout
Number, symbol of the document shall appear on cell 3, placed under and in the center of the name of the agency or organization issuing the document.
The word “Number” is in regular style followed by a colon (:). The code is in non-italic upper case, 13 in font size; between the number and symbol is a slash (/) (See example below):
Number: 15/QD-HDND (Decision by standing committee of the People’s Council);
Number: 19/HDND-KTNS (Official Dispatch of the standing committee of the People’s Council drafted by Economic and Budget Committee);
Number: 23/BC-BNV (Report by Ministry of Home Affairs);
Number: 234/SYT-VP (Official Dispatch drafted by the Department of Health’s Office)
Article 9. Place name and date of issue of document
1. Format
a) Place name written on the document is the official name of the administrative unit (proper name of a province, central-affiliated city; rural district, district, district-level town, provincial city; commune, ward, township) where the agency or organization is headquartered; any administrative unit named after the name of a person, a numeral or a historical event must be written in full as follows:
- Place name written on the document issued by a central agency or organization is the name of a province, central-affiliated city where such agency or organization is headquartered. For example:
A document issued by the Ministry of Industry and Trade, Power Generation Corporation No. 1 affiliated to Vietnam Electricity headquartered in Hanoi City: Hanoi, …
A document issued by the College of Finance and Business Administration affiliated to the Ministry of Finance headquartered in Nhu Quynh Township, My Van District, Hung Yen Province): Hung Yen, …
A document issued by the Institute of Oceanography affiliated to Vietnam Academy of Science and Technology headquartered in Nha Trang City, Khanh Hoa Province): Khanh Hoa, ….
A document issued by Binh Duong Province’s Department of Taxation affiliated to General Department of Taxation headquartered in Thu Dau Mot Town, Binh Duong Province): Binh Duong, …
- Place name written on the document issued by agencies or organizations at province level:
+ For a central-affiliated city, place name is the name of such city. For example:
A document issued by the People’s Committee of Hanoi City and municipal agencies, departments: Hanoi, ……issued by the People’s Committee of Ho Chi Minh City and municipal agencies, departments: Ho Chi Minh City, …
+ For a province, place name is the name of such province. For example:
A document issued by the People’s Committee of Hai Duong Province and provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Hai Duong City, Hai Duong Province: Hai Duong, ….issued by the People’s Committee of Quang Ninh Province and provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Ha Long City, Quang Ninh Province): Quang Ninh,…. by the People’s Committee of Lam Dong Province and provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Da Lat City, Lam Dong Province: Lam Dong, ….
If place name written on a document issued by an agency headquartered in a central-affiliated city which has the same name as the province, add the word “City” to the place name. For example:
A document issued by the People’s Committee of Ha Tinh City (Ha Tinh Province) and municipal agencies, departments: Ha Tinh City, …
- Place name written on a document issued by an agency or organization at district level is the name of the rural district, district, district-level town, provincial city where the agency or organization is headquartered. For example:
A document issued by the People’s Committee of Soc Son District (Hanoi City) and the district-affiliated agencies, departments: Soc Son, ....
A document issued by the People’s Committee of Go Vap District (Ho Chi Minh City), district-affiliated agencies, departments: Go Vap, ...
A document issued by the People’s Committee of the district-level town of Ba Ria (Ba Ria – Vung Tau Province), town-affiliated agencies, departments: Ba Ria, ...<
- Place name written on a document issued by people’s councils, people’s committees, or organizations at commune level is the name of the commune, ward and township where the agency or organization is headquartered. For example:
A document issued by the People’s Committee of Kim Lien Commune (Nam Dan District, Nghe An Province): Kim Lien,…
A document issued by the People’s Committee of Dien Bien Phu Ward (Ba Dinh District, Hanoi City): Dien Bien Phu Ward,…
- Place name written on documents issued by people’s armed agencies, organizations and forces under the management of the Ministry of Public Security, Ministry of Defence shall be conformable with laws and particular regulations by the Ministry of Public Security, Ministry of Defence.
b) Date of issue
Date of issue of a document is the date the document is issued.
Date of issue must be written fully in Arabic numerals; a zero shall be added before any numeral less than 10. For example:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 (Ho Chi Minh City, February 05, 2009)
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 (District 1, February 10, 2010)
2. Layout
Place name and date of issue shall appear on the same line of number and symbol of a document at cell 4, in italic upper case, size 13 – 14; initial letters of the place name are capitalized and followed by a comma; place name and date of issue are placed under and in the center of the National Motto.
Article 10. Document type names and subjects
1. Format
Type name of a document is the name of a document type issued by agencies or organizations. A document to be issued must carry on it name of the document type except an official dispatch.
Subject of a document is a short sentence or a phrase reflecting key contents of a document.
2. Layout
Type name and subject of a document shall appear on cell 5a; type name of a document (resolutions, decisions, plans, reports, statements and other documents) is centered, in bold non-italic upper case, 14 in font size; subject of a document is in bold, non-italic lower case, 14 in font size, placed right under and in the center of the type name. Under the subject is a solid line one-third or half length of the line of the subject. See example below:
DECISION
Subject: Appointment of personnel
Subject of a document shall appear on cell 5b in non-italic lowercase, 12 – 13 in font size, placed right under the number and symbol of the document. See example below:
Number: 72/VTLTNN-NVDP
Subject: Plan for inspection of work of archives and records in 2009
Article 11. Content of a document
1. Format
a) Content of a document is the main body of the document.
Content of a document shall meet following basic requirements:
- Be aligned with document type used:
- Be aligned with the Communist Party’s policies and guidelines and laws;
- Be concisely, clearly and accurately presented;
- Be written in a simple and straighforward way;
- Be written in plain Vietnamese. Any incomprehensible technical terms (if any) must be interpreted in the document;
- Only commonly used phrases or words of comprehensible Vietnamese are accepted for abbreviation. Words or phrases that are repeatedly used in a document may be accepted for abbreviation and the first abbreviations of such words or phrases must be put in parentheses (...) right after;
- When a relevant document is referred to in the document for the first time, the type name, number, symbol, date of issue, name of agency or organization issuing the document, subject of the document must be fully included. See example below: “…as prescribed in the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004…; if the document is further referred to, only type name, number and symbol is stated;
- Capitalization in an administrative document is prescribed in Annex VI.
b) Outline of a document
Depending on genre and content, a document may include legal foundations, preamble and may be arranged in parts, chapters, sections, articles, clauses, points or divided into parts, sections in descending order, specifically as follows:
- Resolutions (specific): articles, clauses, points or clauses, points;
- Decisions (specific): articles, clauses, points; regulations enclosed with the decisions: chapters, sections, articles, clauses, points;
- Directives (specific): clauses, points;
- Other manners of administrative documents: parts, sections, clauses, points or clauses, points.
If an administrative document is arranged in parts, chapters, sections, such parts, chapters, sections and articles must have headings.
2. Layout
Content of a document shall appear on cell 6.
Content of a document must be justified, in non-italic lower case, 13 – 14 in font size; to start a new line, the first letter of the line must be indented from 1 cm to 1.27 cm (1 default tab); paragraph spacing at least 6 pt; line spacing from 15 pt to 1.5 line.
If a document includes legal foundations, each foundation must start with a new line and end with a semicolon (;). The final foundation ends with a comma.
Content of a document divided into parts, chapters, sections, articles, clauses, points shall be arranged as follows:
- Parts, chapters: The word “Part”, “Chapter” and ordinal numbers of each part, chapter shall be arranged on a separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of parts, chapters are in roman numerals. Headings of parts, chapters are in bold, non-italic upper cases, 13 - 14 in font size, justified right under;
- Sections: “Section” and ordinal numbers of each part, chapter shall be on a separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of sections are in Arabic numerals. Headings of sections are in bold, non-italic upper cases, 12 - 13 in font size, justified right under;
- Articles: The word “Article”, ordinal numbers and headings are in bold, non-italic lower case; distance from left margin is 1 default tab; ordinal numbers of articles are in Arabic numerals, and end with a period; 13-14 font;
- Clauses: Ordinal numbers of clauses are in Arabic numerals, in non-italic style, 13 – 14 in font size; ordinal numbers and headings (if any) of a clause are on a separate line, in non-italic upper case, 13-14 in font size;
- Points: Points of each clause are marked in order of abc in Vietnamese alphabet.
Content of a document divided into parts, sections, clauses, points shall be arranged as follows:
- Parts (if any): The word “Part” and ordinal numbers of each part, chapter shall be on a separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of parts are in Roman numerals. Headings of parts are in bold, non-italic upper cases, 13 - 14 in font size, justified right under;
- Sections: Ordinal numbers of sections are in Roman numerals, ending with a period, distanced 1 default tab from left margin; headings of sections are arranged on the same line of ordinal numbers, in bold, non-italic upper cases, 13-14 in font size;
- Clauses: Ordinal numbers of clauses are in Arabic numerals, ending with a period, in non-italic style, 13 – 14 in font size; ordinal numbers and headings (if any) of a clause shall be arranged on a separate line, in bold, non-italic uppercase, 13-14 in font size;
- Points are arranged the same way as in the case the content of a document is divided into parts, chapters, sections, articles, clauses, points.
Article 12. Authority, position, full name and signature of competent persons
1. Format
a) Authority of a signer shall be written as follows:
- In case of signing on behalf of a collective, write “PP.” (per procurationem) before name of the collective, or agency or organization. See example below:
|
PP. THE PEOPLE’S COUNCIL |
PP. NATIONAL ASSEMBLY’S DELEGATION |
- In case of signing on behalf of heads of an agency or organization, write “PP.” before position of the head. See example below:
|
PP. THE CHAIRMAN |
PP. THE MINISTER |
b) Position of a signer
A position written on a document is the official position of a signer in an agency or organization; only positions such as Minister (Minister, Head), Deputy Minister, Chairman, Vice Chairman, Director, Deputy Director, Acting Director... are written. Any position not defined by the state such as standing deputies, deputies in charge… shall not be written. Name of the agency or organization shall not be re-written in the document except documents issued by two or more agencies or organizations;
Titles written on documents issued by advisory organizations (outside organizational structure of the agencies as prescribed in the establishment decision; decisions on functions, tasks and organizational structure of agencies) are leading titles of signers in the committee or council. If a committee or council is not allowed to use legal seals of an agency or organization, only title of the signer in the committee or council is written, not position in the agency or organization.
Position (title) of a signer written on a document issued by the council or committee to which the leaders of the Ministry of Construction is the head or deputy head, chairman or vice chairman shall be written as follows:
|
PP. THE COUNCIL (Signature, seal of the Ministry of Construction) THE MINISTER OF CONSTRUCTION |
PP. THE HEAD (Signature, seal of the Ministry of Construction) DEPUTY MINISTER OF CONSTRUCTION Tran Van B |
Position (title) of a signer written on a document issued by the council or committee to which deputy minister of construction is chairman of the council or head of the committee, leaders of departments, agencies affiliated to the Ministry of Construction is deputy chairman of the council or deputy head of the committee shall be written as follows:
|
PP. THE COUNCIL CHAIRMAN (Signature, seal of the Ministry of Construction) DEPUTY MINISTER |
PP. THE HEAD (Signature, seal of the Ministry of Construction) GENERAL DIRECTOR OF ORGANIZATION AND PERSONNEL DEPARTMENT |
c) Full name of a signer includes first name, middle name and last name
2. Layout
Authority and position of a signer are on cell 7a; other positions on cell 7b; authority and position are in bold, non-italic uppercase, 13 – 14 in font size.
Full name of the signer is on cell 7b, in bold, non-italic lower case, 13 – 14 in font size, placed under and in the center of the cell 7a (authority and position of the signer).
Signature of competent persons is on cell 7c.
Article 13. Legal seals of agencies, organizations
1. The affixing of seals on documents including the affixing of seals on joining pages are prescribed in the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004 and relevant law provisions;
2. Legal seals of agencies or organizations are affixed on cell 8; seals on joining pages affixed on the center of the right margin of the document or annexes thereto, covering part of the pages; each seal is affixed on a maximum of five pages.
1. Format
Recipients are agencies, organizations and units and individuals which have responsibility for consideration, handling, inspection, monitoring and making reports.
Recipients are specified in the document. Pursuant to laws; functions, tasks, and powers of agencies, organizations and business relationship; pursuant to requirements for handling of work, the unit or individual drafting or presiding over drafting a document shall be responsible for proposing agencies, organizations, units and individuals as recipients to the signer for decision.
If a document is delivered to particular recipients, name of individual recipients shall be written. If a document is delivered to one or several groups, name of recipients shall be written as follows:
- Ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies;
- People’s Committees of provinces, central-affiliated cities;
If a document includes a type name, “Recipients” and “name of agencies, organizations, units and individuals as recipients” shall be written.
If an administrative document is an official dispatch, there shall be two parts:
- The first part includes “Respectfully addressed to”, followed by name of agencies, organizations, units and/or individuals directly involved;
- The second part includes “Recipients” under which is “As above", and next is name of other relevant recipients.
2. Layout
“Recipients” are on cells 9a and 9b.
“Recipients” on cell 9a is arranged as follows:
- “Respectfully addressed to” and name of agencies, organizations or individuals as recipients are in non-italic lower case, 13-14 font;
- “Respectfully addressed to” is followed by a colon. If a document is delivered to one agency, organization or individual, “Respectfully addressed to” and name of the agency, organization or individual shall be written on the same line; if it is delivered to two or more agencies, organizations or individuals, a new line is started; name of individual agencies, organizations or individuals are on a separate line with a dash and a comma at the beginning and end of each line respectively, and a period at the end of the final line; dashes must be arranged in the alignment with the colon above.
“Recipients” on cell 9b (applicable to official dispatches and other documents) is arranged as follows:
- “Recipients” is on a separate line (the same line of “authority, position of the signer”, close to the left margin), followed by a colon, in bold, italic lower case, 12 in font size;
- Name of agencies, organizations, units and individuals as recipients are in non-italic lower case, 11 in font size; name of each agency, organization, unit and individual is on a separate line; name of individual agencies, organizations and units receiving the document is on a separate line with a dash close to the left margin and a semicolon at the end of each line; particularly, the final line include “Filed” followed by a colon, “VT” (Records and archives of agency or organization), a comma, abbreviated name of the unit (or department) drafting the document and number of filed copies (if need be), and finally a period.
1. Format
a) Seals of confidentiality
Affixing of seals of confidentiality, seals of recovery of documents of state secrets are prescribed in Articles 5, 6, 7, 8 of the Ordinance on Protection of State Secrets in 2000.
b) Seals of urgency
When a document is delivered, the unit or individual drafting the document shall propose level of urgency (urgent, top urgent, express…) to the signer.
c) For documents limited to governing scope or regulated entities, use instructions such as "RETURN AFTER MEETING”, “RETURN AFTER REFERENCE”, “INTERNAL CIRCULATION”.
d) For official dispatches, write addresses of agencies, organizations; emails, phone numbers, telex numbers, facsimile, websites in addition to components as prescribed.
dd) Documents requiring close control of circulation copies must include typewriter identification code and number of circulation copies.
e) Any annex accompanying a document must be referred to in the document. An annex must have a heading; if a document is accompanied by at least two annexes, such annexes must be numbered in ordinal numbers in Roman numerals.
b) If a document has multiple pages, the pages must be numbered in Arabic numerals.
2. Layout
a) Seal of confidentiality
Seals of confidentiality (STRICTLY CONFIDENTIAL, CONFIDENDIAL, TOP SECRETE) and seal of recovery shall be made according to Section 2 of the Government’s Circular No. 12/2002/TT-BCA dated September 13, 2002 instructing implementation of the Government’s Decree No. 33/2002/ND-CP. Seals of confidentiality are affixed on cell 10a, seal of recovery on cell 11.
b) Seals of urgency
A seal of urgency is made in the form of a rectangle, size 30mm x 8mm, 40mm x 8mm and 20mm x 8mm on which the texts “URGENT”, “TOP URGENT”, “EXPRESS” A seal of urgency is affixed on cell 10b in red ink.
c) Instructions on scope of circulation
Instructions on scope of circulation are on cell 11; phrases “RETURN AFTER MEETING”, “RETURN AFTER REFERENCE”, “INTERNAL CIRCULATION” are justified inside a rectangle, in bold, non-italic upper case, Times New Roman, 13-14 font.
d) Addresses of agencies, organizations; emails, phone numbers, telex numbers, facsimile, websites.
These components are on cell 14, first page of the document, in non-italic lower case, 11-12 font.
dd) Typewriter identification code and number of circulation copies
Typewriter identification code and number of circulation copies are on cell 13, the code in non-italic uppercase, the number of circulation copies in Arabic numerals, 11 font.
e) Annexes
Annexes are on separate pages. The word “Annex” and ordinal numbers of annexes are on a separate line, in bold, non-italic lower case, 14 font, justified; name of annexes are justified in bold, non-italic upper case, 13-14 font.
g) Page number
Page number is on the right bottom corner of the page (footer), in Arabic numerals, non-italic and 13-14 font, first page not numbered. Each annex has its own pages numbered.
Letter fonts and details of components of a document are prescribed in Annex IV enclosed herewith.
Forms of a number of administrative documents are prescribed in Annex Vietnam Social Security enclosed herewith.
Format of a copy includes:
1. Forms of a copy: “CERTIFIED COPY” or “COPY FROM MASTER REGISTER"
2. Name of agency or organization issuing a copy
3. Number, symbol of a copy includes ordinal numbers of copies issued by the agency or organization and abbreviated name of copy type (See Table of abbreviations of documents and copies enclosed herewith) (Annex I) Number is written in Arabic numerals starting from 01 on the first day of year and ending on December 31 of year.
4. Other components of a copy including place name and date of issue, authority, position, full name and signature of competent persons; legal seals from agencies, organizations issuing the copy, and recipients are prescribed in Articles 9, 12, 13 and 14 herein.
1. Positions of components of a copy (on an A4 size page)
See Annex III enclosed herewith.
Components of a copy are arranged on the same page.
2. Layout
a) Phrases “ CERTIFIED COPY”, or “COPY FROM MASTER REGISTER” are on cell 1 (Annex III), in bold, non-italic upper case, 13-14 font size.
b) Name of agencies or organizations issuing the copy (on cell 2); number, code (on cell 3); place name and date of issue (cell 4); position, full name and signature of competent persons (cell 5a, 5b, 5c); legal seals of agencies or organizations issuing the copy (cell 6); recipients (on cell 7) (See Annex III).
Fonts and components of a copy are prescribed in Annex IV enclosed herewith. Forms of presentation of a copy (See Annex enclosed herewith).
Article 18. Implementary provisions
This Circular takes effect after 45 days as of the signing date.
Any provisions on formats and layouts of administrative documents and copies prescribed in the Ministry of Home Affairs and Office of the Government’s Joint Circular No. 55/2005/TTLT-BNV-VPCP dated May 06, 2005 in contravention of this Circular shall be annulled.
Ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies, People’s Committees of provinces, central-affiliated cities, state-owned economic corporations, state-owned general companies (91) shall be responsible for executing this Circular.
|
|
THE MINISTER |