Tìm kiếm
Chương II Thông tư 01/2011/TT-BNV: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
| Số hiệu: | 01/2011/TT-BNV | Loại văn bản: | Thông tư |
| Nơi ban hành: | Bộ Nội vụ | Người ký: | Trần Văn Tuấn |
| Ngày ban hành: | 19/01/2011 | Ngày hiệu lực: | 05/03/2011 |
| Ngày công báo: | 11/02/2011 | Số công báo: | Từ số 93 đến số 94 |
| Lĩnh vực: | Lĩnh vực khác | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
15/06/2020 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Thông tư 01/2011/TT-BNV (Bản Word)
Văn bản tiếng anh
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
|
|
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM |
|
|
|
b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
|
|
|
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.
1. Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN |
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI |
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
|
KT. CHỦ TỊCH |
KT. BỘ TRƯỞNG |
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TL. BỘ TRƯỞNG |
TL. CHỦ TỊCH |
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG |
KT. TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG |
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG |
KT. TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ |
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
1. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
1. Thể thức
a) Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
2. Kỹ thuật trình bày
a) Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g) Số trang văn bản
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
FORMAT AND LAYOUT OF AN ADMINISTRATIVE DOCUMENT
1. Format
The motto on the document includes two lines: “THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM” and “Independence – Freedom – Happiness”.
2. Layout
The motto shall appear on cell 1, occupying approximately half of horizontal side of the page, on the right top.
The first line: “THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM” is in bold upper case, regular style, and 12-13 in size;
The second line: “Independence – Freedom – Happiness” is in bold lower case, regular style, 13 – 14 in size (if font size of the first line is 12 or 13, that of the second one is 13 or 14 respectively), placed under and in the center of the first line; initial letters of the words are capitalized. The words are connected together with hyphens. Underneath is a solid line the same length of the first line (Use command "Draw", not "Underline"), specifically as follows:
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom - Happiness
The two lines above are single spaced.
Article 7. Name of agency/organization issuing documents
1. Format
Regarding ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies, the Office of the National Assembly, the Ethnic Council, committees of the National Assembly or the People’s councils and People’s committees at all levels; National assembly’s delegates from provinces, central-affiliated cities; state-owned economic corporations, Corporation 91, name of the governing body shall not be required.
Name of agency or organization issuing the document includes name of the governing body (if any) (for economic organizations as parent companies) and name of the agency or organization issuing the document.
a) Name of agency or organization issuing the document must be written in full or shorten as prescribed in the Document on establishment, definition of tasks, powers and organizational structure of an apparatus, grant of approval and operation licenses or certification of legal personality by competent agencies, specifically:
|
|
|
|
|
|
b) Name of the governing body may be abbreviated to commonly used phrases such as the People’s Committee (UBND), the People’s Council (HDND), Vietnam (VN), specifically:
|
|
|
2. Layout
Name of the agency or organization issuing the document shall appear on cell 2, occupying approximately half of horizontal side of the page, on the left top.
Name of the governing body shall be in non-italic upper case the same size as the National motto. Name of the governing body too long can be arranged in multiple lines.
Name of the agency or organization issuing the document shall be in bold, non-italic uppercase the same size as the National motto, placed under and in the center of the governing body's name. Right under is a solid line one- third or half the length of the name’s line, centered. Name of the governing body too long can be arranged in multiple lines as follows:
THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS
STATE RECORDS MANAGEMENT AND ARCHIVES DEPARTMENT
OF VIETNAM
The lines above are single spaced.
Article 8. Number, symbol of document
1. Format
a) Number
Number of the document is the ordinal number registered with archive office of the agency or organization. Number of the document is written in Arabic numerals starting from 01 on the first day of year and ending on December 31 of year.
b) Symbol
- Symbol of a document includes abbreviated name of document type according to the list of abbreviations of document types in Annex I enclosed herewith and abbreviated name of the agency or organization, or government title (applicable to state president and prime minister titles) issuing the document. See example below:
Resolution of the Government: Number: ……/NQ - CP
Directive of the Prime Minister: Number: ……/CT-TTg.
Decision by Standing Committee of the People’s Council: Number: …/QD-HDND
Reports by committees of the People’s Council: Number …/BC-HDND
- Symbol of an official dispatch includes abbreviated name of the agency or organization or government title issuing the official dispatch and abbreviated name of the unit (department, office …) drafting or presiding over drafting such official dispatch (if any). For example:
Official Dispatch of the Government drafted by the Government Office’s Department of Administration: Number: ……/CP-HC.
Official Dispatch of the Ministry of Home Affairs drafted by Ministry of Home Affairs’ Organization and Personnel Department: Number: ……/ BNV-TCCB
Official Dispatch of Provincial People’s Council drafted by Economic and Budget Committee: Number: …./HDND-KTNS
Official Dispatch of Provincial People’s Committee drafted by a team of experts (or secretaries) in charge of socio-cultural areas: Number: …/UBND-VX
Official Dispatch of the Department of Home Affairs drafted by the Department’s Office: Number: …/SNV-VP
2. Layout
Number, symbol of the document shall appear on cell 3, placed under and in the center of the name of the agency or organization issuing the document.
The word “Number” is in regular style followed by a colon (:). The code is in non-italic upper case, 13 in font size; between the number and symbol is a slash (/) (See example below):
Number: 15/QD-HDND (Decision by standing committee of the People’s Council);
Number: 19/HDND-KTNS (Official Dispatch of the standing committee of the People’s Council drafted by Economic and Budget Committee);
Number: 23/BC-BNV (Report by Ministry of Home Affairs);
Number: 234/SYT-VP (Official Dispatch drafted by the Department of Health’s Office)
Article 9. Place name and date of issue of document
1. Format
a) Place name written on the document is the official name of the administrative unit (proper name of a province, central-affiliated city; rural district, district, district-level town, provincial city; commune, ward, township) where the agency or organization is headquartered; any administrative unit named after the name of a person, a numeral or a historical event must be written in full as follows:
- Place name written on the document issued by a central agency or organization is the name of a province, central-affiliated city where such agency or organization is headquartered. For example:
A document issued by the Ministry of Industry and Trade, Power Generation Corporation No. 1 affiliated to Vietnam Electricity headquartered in Hanoi City: Hanoi, …
A document issued by the College of Finance and Business Administration affiliated to the Ministry of Finance headquartered in Nhu Quynh Township, My Van District, Hung Yen Province): Hung Yen, …
A document issued by the Institute of Oceanography affiliated to Vietnam Academy of Science and Technology headquartered in Nha Trang City, Khanh Hoa Province): Khanh Hoa, ….
A document issued by Binh Duong Province’s Department of Taxation affiliated to General Department of Taxation headquartered in Thu Dau Mot Town, Binh Duong Province): Binh Duong, …
- Place name written on the document issued by agencies or organizations at province level:
+ For a central-affiliated city, place name is the name of such city. For example:
A document issued by the People’s Committee of Hanoi City and municipal agencies, departments: Hanoi, ……issued by the People’s Committee of Ho Chi Minh City and municipal agencies, departments: Ho Chi Minh City, …
+ For a province, place name is the name of such province. For example:
A document issued by the People’s Committee of Hai Duong Province and provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Hai Duong City, Hai Duong Province: Hai Duong, ….issued by the People’s Committee of Quang Ninh Province and provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Ha Long City, Quang Ninh Province): Quang Ninh,…. by the People’s Committee of Lam Dong Province and provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Da Lat City, Lam Dong Province: Lam Dong, ….
If place name written on a document issued by an agency headquartered in a central-affiliated city which has the same name as the province, add the word “City” to the place name. For example:
A document issued by the People’s Committee of Ha Tinh City (Ha Tinh Province) and municipal agencies, departments: Ha Tinh City, …
- Place name written on a document issued by an agency or organization at district level is the name of the rural district, district, district-level town, provincial city where the agency or organization is headquartered. For example:
A document issued by the People’s Committee of Soc Son District (Hanoi City) and the district-affiliated agencies, departments: Soc Son, ....
A document issued by the People’s Committee of Go Vap District (Ho Chi Minh City), district-affiliated agencies, departments: Go Vap, ...
A document issued by the People’s Committee of the district-level town of Ba Ria (Ba Ria – Vung Tau Province), town-affiliated agencies, departments: Ba Ria, ...<
- Place name written on a document issued by people’s councils, people’s committees, or organizations at commune level is the name of the commune, ward and township where the agency or organization is headquartered. For example:
A document issued by the People’s Committee of Kim Lien Commune (Nam Dan District, Nghe An Province): Kim Lien,…
A document issued by the People’s Committee of Dien Bien Phu Ward (Ba Dinh District, Hanoi City): Dien Bien Phu Ward,…
- Place name written on documents issued by people’s armed agencies, organizations and forces under the management of the Ministry of Public Security, Ministry of Defence shall be conformable with laws and particular regulations by the Ministry of Public Security, Ministry of Defence.
b) Date of issue
Date of issue of a document is the date the document is issued.
Date of issue must be written fully in Arabic numerals; a zero shall be added before any numeral less than 10. For example:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 (Ho Chi Minh City, February 05, 2009)
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 (District 1, February 10, 2010)
2. Layout
Place name and date of issue shall appear on the same line of number and symbol of a document at cell 4, in italic upper case, size 13 – 14; initial letters of the place name are capitalized and followed by a comma; place name and date of issue are placed under and in the center of the National Motto.
Article 10. Document type names and subjects
1. Format
Type name of a document is the name of a document type issued by agencies or organizations. A document to be issued must carry on it name of the document type except an official dispatch.
Subject of a document is a short sentence or a phrase reflecting key contents of a document.
2. Layout
Type name and subject of a document shall appear on cell 5a; type name of a document (resolutions, decisions, plans, reports, statements and other documents) is centered, in bold non-italic upper case, 14 in font size; subject of a document is in bold, non-italic lower case, 14 in font size, placed right under and in the center of the type name. Under the subject is a solid line one-third or half length of the line of the subject. See example below:
DECISION
Subject: Appointment of personnel
Subject of a document shall appear on cell 5b in non-italic lowercase, 12 – 13 in font size, placed right under the number and symbol of the document. See example below:
Number: 72/VTLTNN-NVDP
Subject: Plan for inspection of work of archives and records in 2009
Article 11. Content of a document
1. Format
a) Content of a document is the main body of the document.
Content of a document shall meet following basic requirements:
- Be aligned with document type used:
- Be aligned with the Communist Party’s policies and guidelines and laws;
- Be concisely, clearly and accurately presented;
- Be written in a simple and straighforward way;
- Be written in plain Vietnamese. Any incomprehensible technical terms (if any) must be interpreted in the document;
- Only commonly used phrases or words of comprehensible Vietnamese are accepted for abbreviation. Words or phrases that are repeatedly used in a document may be accepted for abbreviation and the first abbreviations of such words or phrases must be put in parentheses (...) right after;
- When a relevant document is referred to in the document for the first time, the type name, number, symbol, date of issue, name of agency or organization issuing the document, subject of the document must be fully included. See example below: “…as prescribed in the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004…; if the document is further referred to, only type name, number and symbol is stated;
- Capitalization in an administrative document is prescribed in Annex VI.
b) Outline of a document
Depending on genre and content, a document may include legal foundations, preamble and may be arranged in parts, chapters, sections, articles, clauses, points or divided into parts, sections in descending order, specifically as follows:
- Resolutions (specific): articles, clauses, points or clauses, points;
- Decisions (specific): articles, clauses, points; regulations enclosed with the decisions: chapters, sections, articles, clauses, points;
- Directives (specific): clauses, points;
- Other manners of administrative documents: parts, sections, clauses, points or clauses, points.
If an administrative document is arranged in parts, chapters, sections, such parts, chapters, sections and articles must have headings.
2. Layout
Content of a document shall appear on cell 6.
Content of a document must be justified, in non-italic lower case, 13 – 14 in font size; to start a new line, the first letter of the line must be indented from 1 cm to 1.27 cm (1 default tab); paragraph spacing at least 6 pt; line spacing from 15 pt to 1.5 line.
If a document includes legal foundations, each foundation must start with a new line and end with a semicolon (;). The final foundation ends with a comma.
Content of a document divided into parts, chapters, sections, articles, clauses, points shall be arranged as follows:
- Parts, chapters: The word “Part”, “Chapter” and ordinal numbers of each part, chapter shall be arranged on a separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of parts, chapters are in roman numerals. Headings of parts, chapters are in bold, non-italic upper cases, 13 - 14 in font size, justified right under;
- Sections: “Section” and ordinal numbers of each part, chapter shall be on a separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of sections are in Arabic numerals. Headings of sections are in bold, non-italic upper cases, 12 - 13 in font size, justified right under;
- Articles: The word “Article”, ordinal numbers and headings are in bold, non-italic lower case; distance from left margin is 1 default tab; ordinal numbers of articles are in Arabic numerals, and end with a period; 13-14 font;
- Clauses: Ordinal numbers of clauses are in Arabic numerals, in non-italic style, 13 – 14 in font size; ordinal numbers and headings (if any) of a clause are on a separate line, in non-italic upper case, 13-14 in font size;
- Points: Points of each clause are marked in order of abc in Vietnamese alphabet.
Content of a document divided into parts, sections, clauses, points shall be arranged as follows:
- Parts (if any): The word “Part” and ordinal numbers of each part, chapter shall be on a separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of parts are in Roman numerals. Headings of parts are in bold, non-italic upper cases, 13 - 14 in font size, justified right under;
- Sections: Ordinal numbers of sections are in Roman numerals, ending with a period, distanced 1 default tab from left margin; headings of sections are arranged on the same line of ordinal numbers, in bold, non-italic upper cases, 13-14 in font size;
- Clauses: Ordinal numbers of clauses are in Arabic numerals, ending with a period, in non-italic style, 13 – 14 in font size; ordinal numbers and headings (if any) of a clause shall be arranged on a separate line, in bold, non-italic uppercase, 13-14 in font size;
- Points are arranged the same way as in the case the content of a document is divided into parts, chapters, sections, articles, clauses, points.
Article 12. Authority, position, full name and signature of competent persons
1. Format
a) Authority of a signer shall be written as follows:
- In case of signing on behalf of a collective, write “PP.” (per procurationem) before name of the collective, or agency or organization. See example below:
|
PP. THE PEOPLE’S COUNCIL |
PP. NATIONAL ASSEMBLY’S DELEGATION |
- In case of signing on behalf of heads of an agency or organization, write “PP.” before position of the head. See example below:
|
PP. THE CHAIRMAN |
PP. THE MINISTER |
b) Position of a signer
A position written on a document is the official position of a signer in an agency or organization; only positions such as Minister (Minister, Head), Deputy Minister, Chairman, Vice Chairman, Director, Deputy Director, Acting Director... are written. Any position not defined by the state such as standing deputies, deputies in charge… shall not be written. Name of the agency or organization shall not be re-written in the document except documents issued by two or more agencies or organizations;
Titles written on documents issued by advisory organizations (outside organizational structure of the agencies as prescribed in the establishment decision; decisions on functions, tasks and organizational structure of agencies) are leading titles of signers in the committee or council. If a committee or council is not allowed to use legal seals of an agency or organization, only title of the signer in the committee or council is written, not position in the agency or organization.
Position (title) of a signer written on a document issued by the council or committee to which the leaders of the Ministry of Construction is the head or deputy head, chairman or vice chairman shall be written as follows:
|
PP. THE COUNCIL (Signature, seal of the Ministry of Construction) THE MINISTER OF CONSTRUCTION |
PP. THE HEAD (Signature, seal of the Ministry of Construction) DEPUTY MINISTER OF CONSTRUCTION Tran Van B |
Position (title) of a signer written on a document issued by the council or committee to which deputy minister of construction is chairman of the council or head of the committee, leaders of departments, agencies affiliated to the Ministry of Construction is deputy chairman of the council or deputy head of the committee shall be written as follows:
|
PP. THE COUNCIL CHAIRMAN (Signature, seal of the Ministry of Construction) DEPUTY MINISTER |
PP. THE HEAD (Signature, seal of the Ministry of Construction) GENERAL DIRECTOR OF ORGANIZATION AND PERSONNEL DEPARTMENT |
c) Full name of a signer includes first name, middle name and last name
2. Layout
Authority and position of a signer are on cell 7a; other positions on cell 7b; authority and position are in bold, non-italic uppercase, 13 – 14 in font size.
Full name of the signer is on cell 7b, in bold, non-italic lower case, 13 – 14 in font size, placed under and in the center of the cell 7a (authority and position of the signer).
Signature of competent persons is on cell 7c.
Article 13. Legal seals of agencies, organizations
1. The affixing of seals on documents including the affixing of seals on joining pages are prescribed in the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004 and relevant law provisions;
2. Legal seals of agencies or organizations are affixed on cell 8; seals on joining pages affixed on the center of the right margin of the document or annexes thereto, covering part of the pages; each seal is affixed on a maximum of five pages.
1. Format
Recipients are agencies, organizations and units and individuals which have responsibility for consideration, handling, inspection, monitoring and making reports.
Recipients are specified in the document. Pursuant to laws; functions, tasks, and powers of agencies, organizations and business relationship; pursuant to requirements for handling of work, the unit or individual drafting or presiding over drafting a document shall be responsible for proposing agencies, organizations, units and individuals as recipients to the signer for decision.
If a document is delivered to particular recipients, name of individual recipients shall be written. If a document is delivered to one or several groups, name of recipients shall be written as follows:
- Ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies;
- People’s Committees of provinces, central-affiliated cities;
If a document includes a type name, “Recipients” and “name of agencies, organizations, units and individuals as recipients” shall be written.
If an administrative document is an official dispatch, there shall be two parts:
- The first part includes “Respectfully addressed to”, followed by name of agencies, organizations, units and/or individuals directly involved;
- The second part includes “Recipients” under which is “As above", and next is name of other relevant recipients.
2. Layout
“Recipients” are on cells 9a and 9b.
“Recipients” on cell 9a is arranged as follows:
- “Respectfully addressed to” and name of agencies, organizations or individuals as recipients are in non-italic lower case, 13-14 font;
- “Respectfully addressed to” is followed by a colon. If a document is delivered to one agency, organization or individual, “Respectfully addressed to” and name of the agency, organization or individual shall be written on the same line; if it is delivered to two or more agencies, organizations or individuals, a new line is started; name of individual agencies, organizations or individuals are on a separate line with a dash and a comma at the beginning and end of each line respectively, and a period at the end of the final line; dashes must be arranged in the alignment with the colon above.
“Recipients” on cell 9b (applicable to official dispatches and other documents) is arranged as follows:
- “Recipients” is on a separate line (the same line of “authority, position of the signer”, close to the left margin), followed by a colon, in bold, italic lower case, 12 in font size;
- Name of agencies, organizations, units and individuals as recipients are in non-italic lower case, 11 in font size; name of each agency, organization, unit and individual is on a separate line; name of individual agencies, organizations and units receiving the document is on a separate line with a dash close to the left margin and a semicolon at the end of each line; particularly, the final line include “Filed” followed by a colon, “VT” (Records and archives of agency or organization), a comma, abbreviated name of the unit (or department) drafting the document and number of filed copies (if need be), and finally a period.
1. Format
a) Seals of confidentiality
Affixing of seals of confidentiality, seals of recovery of documents of state secrets are prescribed in Articles 5, 6, 7, 8 of the Ordinance on Protection of State Secrets in 2000.
b) Seals of urgency
When a document is delivered, the unit or individual drafting the document shall propose level of urgency (urgent, top urgent, express…) to the signer.
c) For documents limited to governing scope or regulated entities, use instructions such as "RETURN AFTER MEETING”, “RETURN AFTER REFERENCE”, “INTERNAL CIRCULATION”.
d) For official dispatches, write addresses of agencies, organizations; emails, phone numbers, telex numbers, facsimile, websites in addition to components as prescribed.
dd) Documents requiring close control of circulation copies must include typewriter identification code and number of circulation copies.
e) Any annex accompanying a document must be referred to in the document. An annex must have a heading; if a document is accompanied by at least two annexes, such annexes must be numbered in ordinal numbers in Roman numerals.
b) If a document has multiple pages, the pages must be numbered in Arabic numerals.
2. Layout
a) Seal of confidentiality
Seals of confidentiality (STRICTLY CONFIDENTIAL, CONFIDENDIAL, TOP SECRETE) and seal of recovery shall be made according to Section 2 of the Government’s Circular No. 12/2002/TT-BCA dated September 13, 2002 instructing implementation of the Government’s Decree No. 33/2002/ND-CP. Seals of confidentiality are affixed on cell 10a, seal of recovery on cell 11.
b) Seals of urgency
A seal of urgency is made in the form of a rectangle, size 30mm x 8mm, 40mm x 8mm and 20mm x 8mm on which the texts “URGENT”, “TOP URGENT”, “EXPRESS” A seal of urgency is affixed on cell 10b in red ink.
c) Instructions on scope of circulation
Instructions on scope of circulation are on cell 11; phrases “RETURN AFTER MEETING”, “RETURN AFTER REFERENCE”, “INTERNAL CIRCULATION” are justified inside a rectangle, in bold, non-italic upper case, Times New Roman, 13-14 font.
d) Addresses of agencies, organizations; emails, phone numbers, telex numbers, facsimile, websites.
These components are on cell 14, first page of the document, in non-italic lower case, 11-12 font.
dd) Typewriter identification code and number of circulation copies
Typewriter identification code and number of circulation copies are on cell 13, the code in non-italic uppercase, the number of circulation copies in Arabic numerals, 11 font.
e) Annexes
Annexes are on separate pages. The word “Annex” and ordinal numbers of annexes are on a separate line, in bold, non-italic lower case, 14 font, justified; name of annexes are justified in bold, non-italic upper case, 13-14 font.
g) Page number
Page number is on the right bottom corner of the page (footer), in Arabic numerals, non-italic and 13-14 font, first page not numbered. Each annex has its own pages numbered.
Letter fonts and details of components of a document are prescribed in Annex IV enclosed herewith.
Forms of a number of administrative documents are prescribed in Annex Vietnam Social Security enclosed herewith.
