Chương II Nghị định 45/2020/NĐ-CP: Quy trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
Số hiệu: | 45/2020/NĐ-CP | Loại văn bản: | Nghị định |
Nơi ban hành: | Chính phủ | Người ký: | Nguyễn Xuân Phúc |
Ngày ban hành: | 08/04/2020 | Ngày hiệu lực: | 22/05/2020 |
Ngày công báo: | 20/04/2020 | Số công báo: | Từ số 387 đến số 388 |
Lĩnh vực: | Công nghệ thông tin, Bộ máy hành chính | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Việc đăng ký tài khoản thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được thực hiện tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh hoặc sử dụng danh tính điện tử do các tổ chức cung cấp định danh điện tử đã kết nối, tích hợp với Nền tảng trao đổi định danh điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
2. Việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chỉ được thực hiện khi hồ sơ được gửi từ tài khoản đã đăng ký.
1. Tổ chức, cá nhân truy cập vào địa chỉ Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, đăng nhập tài khoản và thực hiện xác thực điện tử người dùng.
2. Mức độ bảo đảm khi đăng nhập tài khoản
a) Mức độ bảo đảm của danh tính điện tử của tổ chức, cá nhân được dùng để đăng nhập dựa trên xác minh được các thông tin của danh tính điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp là chính xác thông qua việc so sánh, đối chiếu tự động với các thông tin, dữ liệu hệ thống đang quản lý hoặc được kết nối, chia sẻ; hoặc so sánh với các bằng chứng mà tổ chức, cá nhân đó cung cấp trực tiếp;
b) Mức độ bảo đảm xác thực người dùng khi đăng nhập tài khoản dựa trên ít nhất một yếu tố xác thực của tổ chức, cá nhân.
3. Tổ chức, cá nhân đăng nhập và xác thực thành công trên Cổng dịch vụ công quốc gia được đăng nhập trực tiếp vào các Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh hoặc hệ thống cung cấp các dịch vụ công có liên quan theo cơ chế đăng nhập một lần.
4. Mức độ bảo đảm xác thực người dùng khi thực hiện thủ tục hành chính do cơ quan, tổ chức xây dựng, cung cấp dịch vụ công trực tuyến xác định. Trường hợp mức độ bảo đảm xác thực khi thực hiện thủ tục hành chính yêu cầu cao hơn so với mức độ khi đăng nhập, tổ chức, cá nhân bổ sung giải pháp xác thực theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan cung cấp thủ tục hành chính tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
1. Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ điện tử, kê khai mẫu đơn, tờ khai điện tử theo yêu cầu của hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến như sau:
a) Khai mẫu đơn, tờ khai trên các biểu mẫu điện tử được cung cấp sẵn;
b) Đăng tải các giấy tờ, tài liệu điện tử hợp lệ hoặc dẫn nguồn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân;
c) Ký chữ ký số vào mẫu đơn, tờ khai, giấy tờ, tài liệu điện tử nếu có yêu cầu. Việc yêu cầu ký số được công khai trước khi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử. Thành phần hồ sơ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý như văn bản giấy được ký hợp lệ.
2. Sau khi hoàn thành chuẩn bị hồ sơ, mẫu đơn, tờ khai điện tử, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Các thông tin, dữ liệu sau khi được ghi nhận nếu được tổ chức, cá nhân đồng ý sẽ được hệ thống thông tin lưu giữ và điền tự động trong các biểu mẫu điện tử, hồ sơ điện tử khi thực hiện các thủ tục hành chính lần sau theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân.
1. Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;
b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.
2. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.
Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
a) Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
4. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
1. Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra tự động về mặt kỹ thuật. Nếu hồ sơ đã đủ các thành phần và bảo đảm về mặt kỹ thuật thì phản hồi tự động xác nhận tổ chức, cá nhân đã gửi thành công và thông báo về thời điểm tiếp nhận chính thức hồ sơ.
2. Cán bộ, công chức, viên chức đăng nhập Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và kiểm tra hồ sơ điện tử tổ chức, cá nhân gửi đến. Nội dung kiểm tra hồ sơ bao gồm:
a) Kiểm tra tính chính xác của thông tin tại mẫu đơn, tờ khai thông qua việc khai thác thông tin, dữ liệu tại các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng kết nối, chia sẻ thông tin cho Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh;
b) Kiểm tra thông tin chữ ký số để đảm bảo tính xác thực, tính hợp lệ, chính xác, nguyên vẹn đối với các thành phần hồ sơ được đăng tải, dẫn nguồn, các thành phần hồ sơ theo yêu cầu chứng thực điện tử; việc kiểm tra chữ ký số được thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
3. Sau khi kiểm tra, nếu bảo đảm các điều kiện để tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận, cấp mã hồ sơ thủ tục hành chính và xử lý hồ sơ theo quy trình quy định tại Chương III Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên quan. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định, cán bộ, công chức, viên chức thông báo cho tổ chức, cá nhân biết thông qua tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, các kênh thông tin tổ chức, cá nhân đăng ký và hướng dẫn đầy đủ, cụ thể một lần để công dân, tổ chức bổ sung đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.
4. Cán bộ, công chức, viên chức thông báo về việc tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho tổ chức, cá nhân không muộn hơn tám giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận.
5. Những thông tin, thành phần hồ sơ được nêu tại khoản 2 Điều này sau khi được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và ghi nhận tính chính xác, nếu được tổ chức, cá nhân đồng ý sẽ được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.
1. Tổ chức, cá nhân thực hiện sửa đổi, bổ sung thành phần hồ sơ trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2. Hình thức sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử bao gồm:
a) Tạo lập thông tin sửa đổi, bổ sung theo tiêu chí, định dạng theo hướng dẫn và gửi đến Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh;
b) Khai báo trực tiếp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
c) Việc sửa đổi, bổ sung thông tin, hồ sơ điện tử được lưu lại lịch sử sửa đổi và không làm thay đổi mã hồ sơ thủ tục hành chính.
1. Tổ chức, cá nhân nộp phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) trong giải quyết thủ tục hành chính thông qua chức năng thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh hoặc bằng cách thức khác theo quy định của pháp luật.
2. Việc thực hiện xác thực trong thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện theo một trong các phương thức:
a) Đăng nhập một lần trên cơ sở liên kết tài khoản giữa Cổng dịch vụ công quốc gia với Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, đơn vị cung cấp dịch vụ công và hệ thống thanh toán của các ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;
b) Thực hiện bằng tài khoản của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán trong trường hợp không thực hiện đăng nhập bằng tài khoản của Cổng dịch vụ công quốc gia.
3. Thời điểm, mức nộp phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) thực hiện theo Luật Phí, lệ phí và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
4. Chứng từ nộp ngân sách nhà nước có chữ ký số của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán và thông tin đã trích nộp vào ngân sách nhà nước thành công được gửi cho người nộp ngân sách nhà nước, cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính và các cơ quan, tổ chức liên quan (nếu có) để thực hiện các bước tiếp theo trong giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
5. Chứng từ được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính, người nộp nghĩa vụ tài chính và các ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thực hiện theo quy định pháp luật về thủ tục hành chính trong lĩnh vực Kho bạc Nhà nước.
6. Phí dịch vụ thanh toán trực tuyến thực hiện theo quy định của các ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
7. Trách nhiệm của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán:
a) Thực hiện cung ứng các giải pháp dịch vụ thanh toán trực tuyến phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác trong giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính thông qua việc kết nối, tích hợp với chức năng thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh;
b) Công khai mức phí dịch vụ thanh toán trực tuyến theo từng trường hợp cụ thể trước khi cá nhân, tổ chức thực hiện thanh toán;
c) Công khai quy trình nghiệp vụ, phương thức thực hiện thanh toán của cá nhân, tổ chức trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh làm cơ sở các bên phối hợp thực hiện nghiệp vụ thanh quyết toán, giải quyết tra soát, khiếu nại;
d) Thực hiện đối soát hàng ngày đảm bảo khớp, đúng dữ liệu trong giao dịch giữa các ngân hàng, tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán và giữa ngân hàng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán với cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính; trường hợp có chênh lệch thì các bên tìm hiểu nguyên nhân và phối hợp xử lý;
đ) Thực hiện hạch toán, quyết toán các khoản thu nghĩa vụ tài chính giải quyết thủ tục hành chính đầy đủ theo đúng quy định pháp luật;
e) Thường xuyên rà soát, kiểm tra, kịp thời phát hiện và khắc phục những sự cố do nguyên nhân kỹ thuật của hệ thống hoặc lỗi của cán bộ ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán gây ra; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trong tìm nguyên nhân và giải pháp bảo đảm an toàn, thông suốt trong quá trình quản lý, vận hành hệ thống thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh;
g) Bảo đảm chất lượng dịch vụ thanh toán trực tuyến và việc bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện theo quy định pháp luật;
h) Phối hợp với các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính giải đáp vướng mắc, tra soát cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính.
8. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính:
a) Tích hợp, đồng bộ thông tin, dữ liệu liên quan yêu cầu thực hiện nghĩa vụ tài chính trong giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh theo phạm vi quản lý giải quyết thủ tục hành chính;
b) Phối hợp với ngân hàng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán thực hiện kết nối, tích hợp, triển khai dịch vụ thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết; thực hiện đối soát hàng ngày đảm bảo khớp, đúng dữ liệu giữa các bên, trường hợp có chênh lệch thì các bên tìm hiểu nguyên nhân và phối hợp xử lý;
c) Công khai về đầu mối phối hợp thực hiện với ngân hàng thương mại, tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh làm cơ sở phối hợp thực hiện nghiệp vụ thanh quyết toán, giải quyết tra soát, khiếu nại;
d) Thường xuyên rà soát, kiểm tra, kịp thời phát hiện và khắc phục những sự cố do nguyên nhân kỹ thuật của hệ thống hoặc lỗi của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị gây ra; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trong tìm nguyên nhân và giải pháp đảm bảo an toàn, thông suốt trong quá trình quản lý, vận hành hệ thống thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh;
đ) Bảo đảm chất lượng dịch vụ thanh toán trực tuyến và việc bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện theo quy định pháp luật.
9. Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với Cổng dịch vụ công Quốc gia phục vụ thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính trong giải quyết thủ tục hành chính.
1. Cơ quan có thẩm quyền trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, đồng thời trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử cho tổ chức, cá nhân tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân. Trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính theo phương thức ủy quyền, việc lưu kết quả điện tử thực hiện theo thỏa thuận ủy quyền.
2. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan có thẩm quyền có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng văn bản giấy.
3. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải bảo đảm:
a) Phản ánh đầy đủ các nội dung kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được quy định;
b) Có chữ ký số của cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính;
c) Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử;
d) Được đồng bộ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia theo cấu trúc mã thống nhất, bao gồm:
Mã hồ sơ thủ tục hành chính-KQ(n)
Trong đó n là số thứ tự của kết quả giải quyết đối với hồ sơ thủ tục hành chính có nhiều kết quả.
1. Trường hợp kết quả thực hiện thủ tục hành chính bị hủy do hết hiệu lực, cơ quan có thẩm quyền phải đánh dấu, ghi nhận thời điểm, thực hiện hủy hiệu lực kết quả thực hiện thủ tục hành chính điện tử trên các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và thông báo với các cơ quan có liên quan.
2. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử đã hủy hiệu lực vẫn được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo thời hạn lưu trữ quy định của pháp luật chuyên ngành.
3. Thời điểm kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử bị hủy hiệu lực thì đồng thời văn bản giấy đã chuyển đổi từ kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử này (nếu có) cũng bị mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.
1. Tổ chức, cá nhân có tài khoản để thực hiện các giao dịch trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thì được cung cấp một Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại các cổng này.
2. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia giúp quản lý, lưu giữ dữ liệu hoặc đường dẫn tới dữ liệu:
a) Thông tin cơ bản về doanh nghiệp trên cơ sở cung cấp, cập nhật từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về doanh nghiệp; thông tin cơ bản về công dân trên cơ sở cung cấp, cập nhật từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
b) Kết quả hoặc đường dẫn kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương;
c) Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thành công và được tổ chức, cá nhân đồng ý lưu giữ;
d) Bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp;
đ) Các thông tin sẵn có từ Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh được đồng bộ với Cổng dịch vụ công quốc gia.
3. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh giúp lưu giữ các thông tin hoặc đường dẫn tới các thông tin:
a) Thông tin cơ bản về doanh nghiệp trên cơ sở cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp hoặc thông tin cơ bản về công dân trên cơ sở cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi đã thực hiện được việc kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu này;
b) Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã được tiếp nhận và giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương chủ quản hệ thống.
4. Các thông tin được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh được phân tích tự động, hỗ trợ tổ chức, cá nhân:
a) Tự động điền các thông tin tại các biểu mẫu điện tử;
b) Hỗ trợ, thông báo, gợi ý việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người sử dụng phù hợp với nhu cầu của tổ chức, cá nhân.
5. Việc quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu trên Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân thực hiện theo các quy định về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định của pháp luật có liên quan.
1. Hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được lưu trữ theo quy định của pháp luật chuyên ngành, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử và các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ. Việc lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử có giá trị như lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính dạng văn bản giấy.
2. Cơ quan, đơn vị thực hiện lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử phải bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Giao dịch điện tử.
1. Tổ chức, cá nhân có thể in hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử do tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính có thể in hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử của tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc cung cấp cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.
2. Văn bản giấy được chuyển đổi từ hồ sơ, kết quả điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử;
b) Có thông tin thể hiện hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;
c) Có mã định danh của hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;
d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch;
đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
3. Văn bản giấy được chuyển đổi từ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử có giá trị như hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
4. Hệ thống thông tin phục vụ khởi tạo, xử lý hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử phải có tính năng chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử sang hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản giấy.
PROCEDURE FOR HANDLING OF ADMINISTRATIVE PROCEDURES BY ELECTRONIC MEANS
Article 7. Account registration
1. Accounts used to carry out electronic administrative procedures may be registered via the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals or using digital identities provided by digital identity providers connected with or integrated into the digital identity exchange platform.
2. Only electronic applications sent from registered accounts may be received and handled.
1. The organization or individual shall access the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals to sign into their account and have their identity authenticated.
2. Assurance levels upon account sign-in
a) Level of assurance of the digital identity that an organization or individual uses to sign in (hereinafter referred to as “identity assurance level”) shall be determined based on verification of the digital identity’s information provided by the organization or individual via automatic comparison with the information and data currently managed by the system or connected or shared; or comparison with the proof directly provided by the organization or individual;
b) Level of authentication assurance when a user signs in (hereinafter referred to as “authenticator assurance level”) shall be determined based on at least one authentication factor of the organization or individual.
3. Organizations and individuals that have signed in and had their identities authenticated successfully on the national online public service portal may directly sign into ministerial-level or provincial public service portals or systems providing relevant public services via the one-time access mechanism.
4. Online public service developers and providers shall determine the authenticator assurance levels that are applicable to administrative procedures. In case the authenticator assurance level has more requirements than the identity assurance level, the organization or individual shall provide additional authentication factors on the national online public service portal or ministerial-level or provincial public service portals according to the instructions from competent authorities.
Article 9. Electronic application preparation and submission
1. Regulations on electronic application preparation and filling of electronic forms by an organization or individual at the request of online public service providing systems:
a) Fill in the given electronic forms;
b) Upload valid electronic documents or cite documents from the organization or individual’s electronic data store;
c) Digitally sign the electronic forms and/or documents upon request. Request for the digital signature must be announced before the organization or individual submits the electronic application. Digitally signed components of the electronic application and physical documents with valid signatures shall have the same legal value.
2. The organization or individual shall submit the completed electronic application and electronic forms to the competent authority. With the organization or individual’s permission, the information system will retain and use the information and data recorded to automatically fill in electronic applications and electronic forms the next time the organization or individual applies for an administrative procedure.
Article 10. Request for issuance of legally valid electronic copies
1. For documents yet to be digitalized or retained or have their information connected or shared with the national public service portal, public service portals and ministerial-level or provincial single-windows information systems, organizations and individuals may request competent authorities to issue the electronic copies of such documents by any of the following methods:
a) Request for issuance of an electronic copy based on the master register;
b) Request for electronic copy certification.
2. In case an organization or individual requests for issuance of an electronic copy based on the master register, the authority managing the master register shall digitally sign and issue the electronic copy based on the master register to the requester. Competence in issuance of electronic copies based on master registers and organizations and individuals holding the right to request such issuance are provided for by regulations of laws on issuance of copies based on master registers.
An electronic copy issued based on the master register may be used in place of its authentic copy in transactions unless otherwise provided for by law.
3. If an organization or individual requests for certification of an electronic copy, competence in certification, certification location and required documents, responsibilities of the requester and person authorized to certify the copy, certification time and extension thereof, charges and other costs and retention requirements are provided for by regulations of laws on certification. The certification procedure is as follows:
a) The applicant shall present the authentic copy of the copy to be certified.
If the authentic copy is issued, notarized or recognized by a foreign competent authority, it must undergo consular legalization as per the law before it can be used for certification, except for the cases in which consular legalization is exempt according to international conventions to which Vietnam is a signatory or the principle of reciprocity.
b) The person certifying the copy shall inspect and photograph the authentic copy, write the words denoting that the copy being certified is a true copy, add the digital signatures of themselves and the competent certification authority, and update the certification book.
An electronic copy certified according to regulations of this Decree may be used in place of its authentic copy in transactions unless otherwise provided for by law.
4. Every authority with competence in issuance of an electronic copy shall send the digitally signed electronic copy to the electronic data store of the organization or individual on the national public service portal. In case the organization or individual does not have an account on the national public service portal, such authority shall email the digitally signed electronic copy to the organization or individual.
Article 11. Procedures for receipt and handling of administrative procedures by electronic means
1. The national public service portal or ministerial-level or provincial public service portal shall automatically inspect the application in terms of the technical aspect upon receipt. If the application meets all component and technical requirements, the applicant shall be automatically notified of the application’s successful submission and the time of official receipt of the application.
2. An official or public employee shall access the ministerial-level or provincial single-window information system and inspect the submitted application. Such inspection includes:
a) Inspection of accuracy of information written in forms via information and data in information systems and databases readily connected and shared with the national public service portal, ministerial-level or provincial public service portal and ministerial-level or provincial electronic single-window information system;
b) Inspection of the digital signature to ensure authentication, validity, accuracy and integrity of each component of the application submitted or cited and components submitted per electronic authentication requirements; the digital signature shall be inspected as prescribed by the Law on E-Transactions.
3. After the inspection, if the application is adequate, the official or public employee shall receive and assign an identifying number to the application and process it following the procedure stated in Chapter III of the Government’s Degree No. 61/2018/ND-CP dated April 23, 2018 and relevant regulations of laws. If the application is inadequate or fails to meet any requirement, the official or public employee shall inform the applicant via the applicant's account on the national public service portal, ministerial-level or provincial public service portal or another contact channel registered by the applicant and provide instructions on how to amend the application according to requirements once for the applicant.
4. The official or public employee shall notify the applicant of official receipt of the application or request the applicant to amend the application within 08 working hours from the time of receipt on the system.
5. With the applicant’s permission, the information and components of the application mentioned in Clause 2 herein shall be retained in the applicant’s electronic data store after the competent authority receives and verifies such information and components.
Article 12. Amendments to electronic applications
1. Organizations and individuals shall amend their applications on the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals at the request of competent authorities.
2. Methods for making amendment to electronic applications:
a) Create the amending information based on the required criteria and format and send it to the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portal;
b) Declare directly on the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portal.
c) Amendments to electronic applications and/or information shall be recorded. The application number of an application that has been amended shall remain the same.
Article 13. Online fulfillment of financial obligations arising from administrative procedures
1. Organizations and individuals shall pay fees, charges and/or taxes and fulfill other financial obligations (if any) arising from administrative procedures via the online payment function of the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals or via other methods as prescribed by law.
2. Methods for authentication in online fulfillment of financial obligations on the national public service portal:
a) One-time sign in based on the connection between the national public service portal and the ministerial-level or provincial public service portal, public service provider and payment systems of banks and payment intermediaries;
b) Using an account of a bank or payment intermediary if not signing in using an account of the national public service portal.
3. Payment deadlines and rates of fees, charges and other financial obligations (if any) are provided for by the Law on Fees and Charges and relevant legislative documents.
4. State budget contribution documents digitally signed by a bank or payment intermediary and information on successful state budget contribution shall be sent to the state budget contributor, competent authorities and relevant authorities and organizations (if any) to proceed to the next steps of the administrative procedure.
5. Documents used for information exchange between competent authorities, persons fulfilling financial obligations and banks or payment intermediaries are provided for by regulations of laws on administrative procedures pertaining to State Treasury.
6. Fees for online payment services are stipulated by regulations of banks or payment intermediaries unless otherwise provided for by law.
7. Responsibilities of banks or payment intermediaries:
a) Provide solutions for online payment of fees, charges and taxes and fulfillment of other financial obligations arising from administrative procedures for competent authorities via connection/integration with the online payment function of the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals;
b) Publish the online payment fee rate of each specific case before organizations and individuals make payments;
c) Publish the payment process and method of organizations and individuals on the national public service portal and ministerial-level or provincial public service portals to provide the basis for cooperation in settlement of payments, trace requests and complaints between relevant parties;
d) Crosscheck daily to ensure consistency of data on transactions between banks and/or payment intermediaries and between banks or payment intermediaries and competent authorities; relevant parties shall identify the cause and cooperate in handling if there is any discrepancy;
dd) Do bookkeeping and settle fulfillment of financial obligations arising from administrative procedures adequately according to regulations of laws;
e) Regularly review and inspect, and promptly detect and remedy incidents caused by system’s technical issues or errors made by staff of banks or payment intermediaries; cooperate with relevant authorities and units in identifying the cause and producing solutions to ensure safe and continuous management and operation of online payment systems on the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals.
g) Ensure quality of online payment services and information security during electronic administrative procedures as per the law;
h) Cooperate with competent authorities in resolving difficulties and fulfilling trace requests of organizations and individuals.
8. Responsibilities of competent authorities:
a) Integrate and synchronize information and data related to requests for fulfillment of financial obligations arising from administrative procedures of organizations and individuals with the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals intra vires;
b) Cooperate with banks or payment intermediaries in connection, integration and launch of online payment services for financial obligations arising from administrative procedures within their respective competences; crosscheck regularly to ensure consistency of data between parties, which shall identify the cause and cooperate in handling if there is any discrepancy;
c) Publish contacts points for cooperation with commercial banks, payment intermediaries and relevant authorities and units on the national public service portal and ministerial-level or provincial public service portals, which provides the basis for cooperation in settlement of payments, trace requests and complaints;
d) Regularly review and inspect and promptly detect and remedy incidents caused by system’s technical issues or errors made by officials and public employees; cooperate with relevant authorities and units in identifying the cause and producing solutions to ensure safe and continuous management and operation of online payment systems on the national public service portal or ministerial-level or provincial public service portals;
dd) Ensure quality of online payment services and information security during electronic administrative procedures as per the law;
9. State Treasury shall connect, integrate and share data with the national public service portal to facilitate online fulfillment of financial obligations arising from administrative procedures.
Article 14. Administrative procedure results
1. The competent authority shall announce the administrative procedure result to the organization or individual according to regulations of specialized legislative documents and announce such result electronically to the organization or individual in the electronic data store of the organization or individual. In case the organization or individual authorizes another entity to carry out the administrative procedure, the result shall be announced in compliance with the authorization agreement.
2. Administrative procedure results written on physical documents and in electronic formats shall have the same legal value.
3. Requirements for an electronic administrative procedure result:
a) It fully reflects the required contents of the administrative procedure result;
b) It bears the digital signature of the competent authority;
c) Data integrity, authenticity, non-repudiation and compliance with regulations of the Law on E-Transactions are ensured;
d) It is synchronized with the organization or individual’s electronic data store on the national public service portal using the following code format:
Application number-KQ(n)
In which n is the serial number of each result for administrative procedures with multiple results.
Article 15. Annulment of results of electronic administrative procedures
1. In case the result of an administrative procedure expires, the competent authority shall mark and record the expiration time and annul such result in databases, information systems and electronic data stores of the organization or individual and notify relevant authorities.
2. Annulled results of electronic administrative procedures shall be retained for competent authorities to browse for a period required by specialized laws
3. Upon annulment of the result of an electronic administrative procedure, any physical document converted from such result shall become invalid.
Article 16. Electronic data stores
1. Any organization or individual with an e-transaction account on the national public service portal or a ministerial-level or provincial public service portal may be provided with an electronic data store on such portal.
2. The electronic data store on the national public service portal shall be used for management and storage of the following data or links to the following data:
a) Basic information on the enterprise provided or updated by the national enterprise database; or basic information on the individual provided or updated by the national residential database;
b) Results or links to results of administrative procedures that are within the competence of the ministry, ministerial-level agency or local government;
c) Components of applications for administrative procedures successfully received and handled by competent authorities and permitted to be retained by the organization or individual;
d) Electronic copies based on master registers or certified electronic copies issued by competent authorities;
dd) Information readily available on the ministerial-level or provincial public service portal and synchronized with the national public service portal.
3. The electronic data store of the organization or individual on the ministerial-level or provincial public service portal shall be used for storage of the following information or links to the following information:
a) Basic information on the enterprise provided or updated by the national enterprise database or basic information on the individual provided or updated by the national residential database after the connections with these databases are established;
b) Components of applications for administrative procedures that are successfully received and handled, and results of administrative procedures that are within the competence of the ministry, ministerial-level agency, local government or system manager.
4. Information stored in the organization or individual’s electronic data store on the national public service portal or a ministerial-level or provincial public service portal shall be analyzed automatically and used to assist the organization or individual with:
a) Automatically filling electronic forms;
b) Supporting, informing about and/or suggesting administrative procedures that meet the organization or individual’s needs.
5. Management, connection and sharing of data in electronic data stores shall be carried out in compliance with regulations on management, connection and sharing of digital data of state agencies, regulations on personal data protection and relevant regulations of law.
Article 17. Retention of applications for and results of electronic administrative procedures
1. Applications for and results of electronic administrative procedures shall be retained in compliance with regulations of specialized laws, as suitable to electronic retention capacity and in accordance with relevant regulations of laws on retention. Retention of electronic administrative procedure applications and results and retention of physical administrative procedure applications and results are equally valid.
2. Authorities and units in charge of retention of applications for and results of electronic administrative procedures must satisfy the requirements provided for in Clause 1 Article 15 of the Law on E-Transactions.
Article 18. Conversion of electronic administrative procedure applications and results into physical documents
1. Organizations and individuals may print their electronic administrative procedure applications and results and competent authorities may print electronic administrative procedure applications and results of organizations and individuals under their management from information systems to retain or compare information, present them for inspection of administrative procedure applications/results or provide them for organizations and individuals that wish to browse or verify information in accordance with the law.
2. Requirements for physical documents converted from electronic administrative procedure applications and results:
a) The physical documents fully reflect the contents of the electronic administrative procedure application and result;
b) The physical documents contain the application for and result of the administrative procedure that has been handled on the information system and name of the information system or the information system’s management unit;
c) The physical documents contain the identifying numbers of the electronic administrative procedure application and result for browsing and verification purposes or name and signature of the applicant for the conversion;
d) The physical documents bear the seal of the authority or organization carrying out the conversion if the conversion is required by law or an agreement between transacting parties;
dd) The physical documents can be browsed at any time during normal operation of the information system.
3. The electronic administrative procedure application and result and the physical documents converted from such application and result are equally valid unless otherwise provided for by specialized laws.
4. An information system supporting production and handling of electronic administrative procedure applications and results must be capable of converting such applications and results into physical documents.