Thủ tục chốt sổ BHXH khi công ty giải thể mới nhất 2025

1. Thủ tục chốt sổ BHXH khi công ty giải thể mới nhất 2025

Trước khi công ty tiến hành giải thể, công ty cần tiến hành chốt sổ BHXH cho người lao động theo đúng quy định.

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 thì người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội theo trình tự dưới đây:

• Bước 1: Báo giảm lao động
  • Trước khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động.
  • Theo đó, hồ sơ báo giảm lao động gồm:
    • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu TK1-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số BHXH). Nếu đã có mã số BHXH người lao động chỉ phải cung cấp mã số BHXH cho đơn vị.
    • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BH Thất nghiệp, BH tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo Mẫu D02-TS.
    • Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động theo một trong các hình thức sau:
      • Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
      • Qua Bưu chính;
      • Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
  • Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.
• Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
  • Sau khi báo giảm BHXH thành công, người sử dụng lao động cần nộp 01 bộ hồ sơ chốt sổ BHXH mới nhất 2025 theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH. Theo đó, hồ sơ chốt sổ BHXH gồm các giấy tờ sau:
    • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
    • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
    • Sổ bảo hiểm xã hội
    • Các tờ rời bảo hiểm xã hội.
    • Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).
    • Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người);
  • Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo các hình thức đã nêu tại Bước 1.

2. Thời gian chốt sổ BHXH bao lâu?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì trong vòng 14 ngày làm việc tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục chốt bảo hiểm xã hội và trả sổ BHXH cho người lao động, trừ trường hợp dưới đây thì có thể kéo dài thời gian chốt sổ nhưng không được quá 30 ngày, cụ thể:

• Người sử dụng lao động không phải là cá nhân thực hiện việc chấm dứt hoạt động;
• Người sử dụng lao động có sự thay đổi về cơ cấu, công nghệ hoặc vì các lý do về kinh tế;
• Người sử dụng lao động thực hiện chia/tách/hợp nhất/sáp nhập doanh nghiệp; bán/cho thuê/chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp/hợp tác xã;
• Vì lý do thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, hỏa hoạn hoặc địch họa.

Như vậy, trong điều kiện bình thường, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn tất việc chốt sở BHXH và trả lại sổ cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.

3. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

• Chốt sổ BHXH là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại Cơ quan BHXH mà đơn vị đang thực hiện đóng BHXH. Việc này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
• Đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động và cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019.
• Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH do người sử dụng lao động thực hiện hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn quy định. Người lao động không thể tự mình thực hiện việc chốt bảo hiểm xã hội.

4. Điều kiện để người lao động được chốt sổ bảo hiểm là gì?

Để được chốt sổ BHXH, người lao động phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Người lao động đã nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
• Người sử dụng lao động đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc. Trường hợp đơn vị nợ đóng BHXH vẫn được chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

5. Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?

Căn cứ quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động có trách nhiệm như sau:

• Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
  • Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
  • Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
  • Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
  • Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
• Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
  • Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
  • Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
• Như vậy, căn cứ quy định nêu trên thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (hay còn gọi là chốt sổ BHXH) cho người lao động.

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

6. Mức phạt NSDLĐ không chốt sổ BHXH cho người lao động

Căn cứ vào quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt như sau:

• Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
• Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
• Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
• Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
• Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn buộc phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt đối với cá nhân, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Tờ rời chốt sổ BHXH là gì?

Tờ rời chốt sổ được cơ quan BHXH cấp khi người tham gia ngừng đóng BHXH, BHTN để bảo lưu quá trình tham gia đóng BHXH, BHTN di chuyển ngoài tỉnh, cũng như để giải quyết các chế độ về BHXH, BHTN.

7.2. Thời gian chốt sổ BHXH là bao lâu?

Trong thời gian 5 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ từ đơn vị, cơ quan BHXH có trách nhiệm chốt sổ xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động và trả cho doanh nghiệp để doanh nghiệp trả cho người lao động.

7.3. Nghỉ việc bao lâu thì được rút bảo hiểm xã hội?

Sau 1 năm nghỉ việc được tính từ khi người lao động chấm dứt đóng BHXH, và điều kiện nghỉ việc đủ một năm trở lên là điều kiện đủ để bạn có thể hưởng BHXH một lần. Hiên nay pháp luật cũng không có quy định cụ thể về thời hạn rút bảo hiểm xã hội một lần sau khi đủ điều kiện.

7.4. Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

Tra cứu theo mã số BHXH trên hệ thống phần mềm của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ đến Tổng đài chăm sóc khách hàng của BHXH Việt Nam số 1900 9068 hoặc số 024 37899999 (trong giờ hành chính) để được hỗ trợ.

7.5. Thanh tra bảo hiểm thai sản khi nào?

Thời gian thanh toán bảo hiểm thai sản là 20 ngày sau khi nộp đầy đủ hồ sơ cho công ty. Nếu quá thời hạn này mà công ty vẫn chưa giải quyết bạn hay tìm lý do từ chối, thì công ty sẽ bị phạt theo dúng quy định của pháp luật.