Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?
Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

1. Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

Để biết sổ BHXH của mình được được chốt hay chưa, người lao động có thể thực hiện theo một trong ba cách sau đây:

1.1. Cách 1: Xem ở tờ rời được cơ quan BHXH cấp

  • Nếu sổ BHXH của bạn đã được chốt thì trên tờ rời sẽ có dòng chữ: “Tổng thời gian tham gia BHXH là …năm”

1.2. Cách 2: Tra cứu qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam

  • Tra cứu qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam, theo địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn/
  • Cụ thể các bước để bạn có thể dễ dàng tra cứu:
    • Bước 1: Truy cập vào đường link trên và chọn mục Tra cứu.
    • Bước 2: Người tra cứu cần thực hiện nhập các thông tin cần thiết vào các ô theo yêu cầu. Trong đó:
      • Người tra cứu thông tin cần chọn chính xác tên, tỉnh thành nơi cơ quan bảo hiểm mà bạn tham gia tại các thanh tùy chọn.
      • Đồng thời, nhập khoảng thời gian tương ứng mà người cần tra cứu đã tham gia BHXH tại đơn vị đó, hoặc nhập toàn bộ thời gian tham gia BHXH cho đến nay.
      • Tại phần thông tin cá nhân, cần điền đầy đủ các thông tin gồm: CMND, họ và tên của người cần tra cứu, tên được viết có dấu hoặc không dấu, hãy nhấn vào tùy chọn ngay bên dưới. Đồng thời nhập chính xác mã số BHXH tại ô tương ứng.
      • Nhập chính xác số điện thoại mà bạn có thể nhận được tin nhắn để nhận mã số OTP mà dịch vụ Chăm sóc khách hàng BHXH gửi về.

    • Bước 3: Tích chọn vào ô “tôi không phải người máy” để tiến hành xác minh các thông tin, sau đó nhấn chuột vào mục “Lấy mã OTP”.
      • Mã xác thực OTP sẽ được BHXH gửi về số điện thoại mà bạn đã đăng ký. Khi thông tin được bạn nhập đầy đủ thì hệ thống sẽ tự động xuất hiện thêm phần Nhập mã OTP trên màn hình.
    • Bước 4: Nhập mã OTP và Tra cứu thông tin BHXH.
      • Điền mã xác thực được gửi về trong tin nhắn vào ô “ Nhập mã OTP” (trong khoảng thời gian 240s kể từ khi nhận được tin nhắn), bạn nhấn chọn nút “Tra cứu” để bắt đầu quá trình tra cứu xem sổ BHXH của mình đã được chốt hay chưa.

1.3. Cách 3: Tra cứu sổ BHXH đã chốt chưa bằng ứng dụng VssID

  • Trên ứng dụng VssID sẽ ghi nhận đầy đủ thông tin về quá trình tham gia BHXH của bạn theo tháng để người lao động có thể theo dõi chi tiết được việc đóng BHXH của mình.

2. Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2025

Chốt sổ BHXH cho người lao động là việc người sử dụng lao động xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi họ chấm dứt hợp đồng lao động hoặc có yêu cầu được chốt sổ để hưởng quyền lợi BHXH. Và người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 thì người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội theo trình tự dưới đây:

  • Bước 1: Báo giảm lao động
    • Trước khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động.
    • Theo đó, hồ sơ báo giảm lao động gồm:
      • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu TK1-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số BHXH). Nếu đã có mã số BHXH người lao động chỉ phải cung cấp mã số BHXH cho đơn vị.
      • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BH Thất nghiệp, BH tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo Mẫu D02-TS.
      • Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động theo một trong các hình thức sau:
        • Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
        • Qua Bưu chính;
        • Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
    • Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.
  • Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
    • Sau khi báo giảm BHXH thành công, người sử dụng lao động cần nộp 01 bộ hồ sơ chốt sổ BHXH mới nhất 2025 theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH. Theo đó, hồ sơ chốt sổ BHXH gồm các giấy tờ sau:
      • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
      • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
      • Sổ bảo hiểm xã hội
      • Các tờ rời bảo hiểm xã hội.
      • Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).
      • Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người);
    • Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo các hình thức đã nêu tại Bước 1.
Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?
Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

3. Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?

Căn cứ quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động có trách nhiệm như sau:

  • Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
    • Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
    • Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
    • Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
    • Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
  • Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
  • Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
    • Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
    • Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
  • Như vậy, căn cứ quy định nêu trên thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (hay còn gọi là chốt sổ BHXH) cho người lao động.

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

4. Thời gian chốt sổ BHXH bao lâu?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì trong vòng 14 ngày làm việc tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục chốt bảo hiểm xã hội và trả sổ BHXH cho người lao động, trừ trường hợp dưới đây thì có thể kéo dài thời gian chốt sổ nhưng không được quá 30 ngày, cụ thể:

  • Người sử dụng lao động không phải là cá nhân thực hiện việc chấm dứt hoạt động;
  • Người sử dụng lao động có sự thay đổi về cơ cấu, công nghệ hoặc vì các lý do về kinh tế;
  • Người sử dụng lao động thực hiện chia/tách/hợp nhất/sáp nhập doanh nghiệp; bán/cho thuê/chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp/hợp tác xã;
  • Vì lý do thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, hỏa hoạn hoặc địch họa.

Như vậy, trong điều kiện bình thường, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn tất việc chốt sở BHXH và trả lại sổ cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.

5. Điều kiện để người lao động được chốt sổ bảo hiểm là gì?

Để được chốt sổ BHXH, người lao động phải thỏa mãn các điều kiện sau:

  • Người lao động đã nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
  • Người sử dụng lao động đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc. Trường hợp đơn vị nợ đóng BHXH vẫn được chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Tờ rời chốt sổ BHXH là gì?

Tờ rời chốt sổ được cơ quan BHXH cấp khi người tham gia ngừng đóng BHXH, BHTN để bảo lưu quá trình tham gia đóng BHXH, BHTN di chuyển ngoài tỉnh, cũng như để giải quyết các chế độ về BHXH, BHTN.

6.2. Thời gian chốt sổ BHXH là bao lâu?

Trong thời gian 5 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ từ đơn vị, cơ quan BHXH có trách nhiệm chốt sổ xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động và trả cho doanh nghiệp để doanh nghiệp trả cho người lao động.

6.3. Nghỉ việc bao lâu thì được rút bảo hiểm xã hội?

Sau 1 năm nghỉ việc được tính từ khi người lao động chấm dứt đóng BHXH, và điều kiện nghỉ việc đủ một năm trở lên là điều kiện đủ để bạn có thể hưởng BHXH một lần. Hiên nay pháp luật cũng không có quy định cụ thể về thời hạn rút bảo hiểm xã hội một lần sau khi đủ điều kiện.

6.4. Làm sao biết sổ BHXH đã chốt hay chưa?

Tra cứu theo mã số BHXH trên hệ thống phần mềm của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ đến Tổng đài chăm sóc khách hàng của BHXH Việt Nam số 1900 9068 hoặc số 024 37899999 (trong giờ hành chính) để được hỗ trợ.

6.5. Thanh tra bảo hiểm thai sản khi nào?

Thời gian thanh toán bảo hiểm thai sản là 20 ngày sau khi nộp đầy đủ hồ sơ cho công ty. Nếu quá thời hạn này mà công ty vẫn chưa giải quyết bạn hay tìm lý do từ chối, thì công ty sẽ bị phạt theo dúng quy định của pháp luật.