Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất 2025
1. Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất 2025
- Theo đó, mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH đóng vai trò quan trọng trong việc giải thích lý do cho việc không tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Việc soạn thảo công văn rõ ràng, chính xác và đầy đủ thông tin sẽ giúp cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) hiểu rõ vấn đề và có thể đưa ra quyết định phù hợp.
- Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH như sau:
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp)
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN…………
– Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY ….
– Người đại diện theo pháp luật: ……………. Chức vụ: …………………..
– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………….. – Tỉnh/ TP. ……………
– Điện thoại: ………………………..; Fax: ………………………………………….
– Mã số thuế: ………………
Ngày …./…../…… Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số ……….của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.
Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:
– Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;
– Có người là cộng tác viên;
– Có người là lao động thời vụ;
– Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);
– Có người lao động đã nghỉ hưu;
– Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương;
– ………….
Do vậy:
– Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.
– Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.
– Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.
Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.
Trân trọng cảm ơn!
*Lưu ý: Mẫu Công văn được lập dựa theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
2. Công văn giải trình là gì?
- Hiện nay, chưa có quy định pháp lý nào quy định cụ thể về khái niệm Công văn giải trình là gì. Tuy nhiên, Công văn giải trình thường được hiểu là văn bản hành chính thường được doanh ngiệp sử dụng để trình bày, giải thích và làm rõ một vấn đề cụ thể nào đó khi có yêu cầu.
- Mục đích của Công văn giải trình nhằm đảm bảo dễ dàng hơn trong việc giải trình, cung cấp các thông tin chi tiết, minh bạch và chính xác nhằm giải quyết các thắc mắc, nghi ngờ khi:
- Có sự chênh lệch hoặc sai sót trong các báo cáo tài chính, số liệu thống kê, hoặc hồ sơ doanh nghiệp.
- Lý giải về sự chậm trễ trong việc thực hiện các dự án, hợp đồng hoặc các cam kết.
- Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng về việc làm rõ một số vấn đề liên quan đến pháp lý, thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc các quy định khác.
- Hiện nay, một số loại Công văn giải trình thường dùng trong doanh nghiệp bao gồm: Công văn giải trình chênh lệch Bảo hiểm xã hội (BHXH), Công văn giải trình với khách hàng, Công văn giải trình về chậm nộp tiền BHXH cho người lao động; Công văn giải trình với cơ quan thuế,…
- Thông thường, Công văn giải trình sẽ bao gồm 03 phần:
- (1) Mở đầu: Ngày… tháng… năm lập Công văn; Công văn giải trình cho vấn đề gì?; Công văn được lập để gửi tới cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào?...
- (2) Nội dung: Doanh nghiệp nêu rõ vấn đề cần giải trình (theo yêu cầu hoặc theo Công văn yêu cầu giải trình số bao nhiêu); nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để giải thích kĩ hơn nội dung cần giải trình.
- (3) Phần kết: Cam kết nội dung giải trình ở trên là đúng sự thật và cần phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.
3. Mức đóng BHXH bắt buộc được tính trên cơ sở nào?
Căn cứ vào Điều 5 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:
“Điều 5. Nguyên tắc bảo hiểm xã hội
1. Mức hưởng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở mức đóng và thời gian đóng bảo hiểm xã hội; có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
2. Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện do người tham gia lựa chọn.
3. Người vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ trợ cấp hằng tháng, chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện.
Thời gian đóng bảo hiểm xã hội đã được tính hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì không được tính vào thời gian làm cơ sở tính hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
4. Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch; được sử dụng đúng mục đích và được hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần, các nhóm đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định và chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định.
5. Việc thực hiện bảo hiểm xã hội phải đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, bảo đảm kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
6. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội tối thiểu để xác định điều kiện hưởng lương hưu và trợ cấp tuất hằng tháng tính theo năm, một năm phải tính đủ 12 tháng. Trường hợp tính mức hưởng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội có tháng lẻ từ 01 tháng đến 06 tháng được tính là nửa năm, từ 07 tháng đến 11 tháng được tính là một năm.
7. Việc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội được xác định theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội tại thời điểm hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.”
Theo đó, mức đóng BHXH bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
4. Người lao động tạm dừng đóng BHXH bắt buộc trong những trường hợp nào từ ngày 01/07/2025?
Căn cứ vào Điều 37 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có quy định về việc tạm dừng đóng BHXH bắt buộc như sau:
“Điều 37. Tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc
1. Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất được quy định như sau:
a) Trong trường hợp người sử dụng lao động gặp khó khăn phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh dẫn đến việc người lao động và người sử dụng lao động không có khả năng đóng bảo hiểm xã hội thì được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất trong thời gian tối đa 12 tháng;
b) Hết thời hạn tạm dừng đóng quy định tại điểm a khoản này, người sử dụng lao động và người lao động tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng.
Thời hạn đóng bù chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc việc tạm dừng đóng. Số tiền đóng bù bằng số tiền phải đóng của những tháng tạm dừng đóng.
2. Người lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc mà bị tạm giam, tạm đình chỉ công việc thì người lao động và người sử dụng lao động tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc; trường hợp người lao động được truy lĩnh đủ tiền lương thì người lao động và người sử dụng lao động đóng bù cho thời gian bị tạm giam, tạm đình chỉ công việc bằng số tiền phải đóng của những tháng tạm dừng đóng.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này; quy định các trường hợp khác tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.”
Theo đó, từ 1/7/2025, người lao động được tạm dừng đóng BHXH bắt buộc trong 03 trường hợp sau:
- Người lao động không có khả năng đóng bảo hiểm xã hội thì do người sử dụng lao động gặp khó khăn phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh.
- Người lao động bị tạm giam.
- Người lao động bị tạm đình chỉ công việc.
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1. Ký HĐLĐ bao lâu thì đóng BHXH?
Theo quy định này thì những người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
5.2. Ai không được rút BHXH 1 lần từ năm 2025?
Người lao động tham gia BHXH từ ngày 1/7/2025 trở đi thì không được rút BHXH một lần.
5.3. Thời gian chốt tờ rời BHXH là bao lâu?
Theo quy định thì thời gian chốt sổ BHXH sẽ không quá 14 ngày và trong trường hợp đặc biệt theo Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động thì thời gian chốt sổ BHXH tối đa không quá 30 ngày. Trong trường công ty cũ cố tình không chốt sổ BHXH cho ông, ông có thể gửi đơn khiếu nại đến chính người sử dụng lao động.
5.4. Khi nào không cho rút bảo hiểm xã hội 1 lần?
Chỉ có trường hợp người lao động sau 12 tháng nghỉ việc, không tham gia BHXH và có thời gian đóng BHXH chưa đủ 20 năm thì không được rút BHXH một lần nữa.
5.5. Rút bảo hiểm xã hội tính từ ngày nào?
Sau 1 năm nghỉ việc được tính từ khi bạn nghỉ việc chấm dứt đóng BHXH và trong thời hạn 30 ngày tính đến thời điểm bạn đủ điều kiện hưởng BHXH 1 lần, nếu bạn có nhu cầu thì nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú.
