Hướng dẫn thủ tục rút hồ sơ sau khi thôi học mới nhất 2025

1. Hướng dẫn thủ tục rút hồ sơ sau khi thôi học mới nhất 2025

Hiện nay, thí sinh có thể tiến hành rút hồ sơ đại học theo hai cách:

• Cách 1: Trực tiếp đến trường để rút hồ sơ (Khi đi nhớ mang theo thẻ sinh viên, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân).
• Cách 2: Ủy quyền cho người thân đến trường rút hồ sơ (Người được ủy quyền sẽ phải mang theo giấy tờ ủy quyền, kèm theo thẻ sinh viên, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người được ủy quyền).

Lưu ý: Trong trường hợp các thí sinh nộp hồ sơ trực tiếp tại trường, cần giữ lại biên lai đóng lệ phí xét tuyển. Hoặc các thí sinh nộp hồ sơ qua đường bưu điện cần giữ lại hóa đơn, nếu trường nào yêu cầu sẽ nộp để rút hồ sơ sang ngôi trường khác.

Về cách rút hồ sơ đại học:

• Sinh viên có nguyện vọng rút hồ sơ viết đơn xin rút hồ sơ, có ý kiến xác nhận của Ban chủ nhiệm Khoa.
• Sinh viên sau khi nộp hồ sơ phải nộp lại thẻ sinh viên và giấy báo nhập học.
• Nộp phiếu thanh toán xác nhận sinh viên đó không nợ học phí, các khoản quỹ của nhà trường.
• Bổ sung thủ tục theo quy định của nhà trường nơi thí sinh đã nộp hồ sơ.
• Đợi quyết định của nhà trường và thực hiện việc rút hồ sơ tại phòng công tác sinh viên.

(Sinh viên được phép thôi học và thực hiện rút hồ sơ đại học, nhưng đây chỉ là các thủ tục giấy tờ bắt buộc ở tất cả các trường đại học. Tùy vào các trường mà thủ tục quy trình và thời gian làm thủ tục có thể khác nhau).

Hiện hành, theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT quy định sinh viên được xem xét chuyển cơ sở đào tạo khi có đủ các điều kiện sau:

• Không đang là sinh viên trình độ năm thứ nhất hoặc năm cuối khóa, không thuộc diện bị xem xét buộc thôi học và còn đủ thời gian học tập theo quy định tại khoản 5 Điều 2 của Quy chế kèm theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT;
• Sinh viên đạt điều kiện trúng tuyển của chương trình, ngành đào tạo cùng khóa tuyển sinh tại nơi chuyển đến;
• Nơi chuyển đến có đủ các điều kiện bảo đảm chất lượng, chưa vượt quá năng lực đào tạo đối với chương trình, ngành đào tạo đó theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
• Được sự đồng ý của hiệu trưởng cơ sở đào tạo xin chuyển đi và cơ sở đào tạo xin chuyển đến.

2. Quy trình xin thôi học tại đại học đầy đủ mới nhất 2025

Sinh viên có nguyện vọng xin thôi học sẽ thực hiện thủ tục theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Sinh viên làm đơn xin thôi học phải có chữ ký xác nhận của sinh viên và đồng ý của phụ huynh sinh viên.

Bước 2: Sinh viên xin xác nhận của:

• Thầy cô quản lý lớp
• Ban lãnh đạo Khoa

Bước 3: Sinh viên thực hiện thủ tục hoàn thành nghĩa vụ đối với Trường:

• Trung tâm Thông tin Thư viện
• Ban quản lý Ký túc xá
• Xác nhận số tín chỉ đã đăng ký tại Phòng Đào tạo
• Hoàn thành học phí và các loại phí liên quan tại Phòng Tài chính – Kế toán

Bước 4: Sinh viên chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Phòng công tác sinh viên bao gồm:

• Đơn xin thôi học theo mẫu (đã có đầy đủ chữ ký)
• Bảng điểm học tập (xin tại Phòng Đào tạo khi học từ 01 học kỳ trở lên)

Bước 5: Sinh viên chờ 01 tuần để lấy Quyết định thôi học tại Phòng công tác sinh viên sau đó:

• Nhận lại toàn bộ hồ sơ tại Phòng Đào tạo
• Sổ đoàn vại Văn phòng Đoàn
• Giấy chứng nhận nghĩa vụ quân sự (bản gốc) tại Phòng Công tác sinh viên.

Lưu ý: Mỗi trường học có thể có các quy định và mẫu đơn riêng, bạn nên kiểm tra với trường mình để thực hiện đúng quy định.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Sinh viên đại học có được tiếp tục chương trình học sau khi xin thôi học vì lý do cá nhân?

Sinh viên đại học xin thôi học vì lý do cá nhân muốn quay trở lại học phải dự tuyển đầu vào như những thí sinh khác và không được tiếp học chương trình trước khi xin thôi học.

Việc xin thôi học đối với sinh viên đại học được quy định tại khoản 3 Điều 15 Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT như sau:

Điều 15. Nghỉ học tạm thời, thôi học

"1. Sinh viên được xin nghỉ học tạm thời và bảo lưu kết quả đã học trong các trường hợp sau:

a) Được điều động vào lực lượng vũ trang;

b) Được cơ quan có thẩm quyền điều động, đại diện quốc gia tham dự các kỳ thi, giải đấu quốc tế;

c) Bị ốm, thai sản hoặc tai nạn phải điều trị thời gian dài có chứng nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế;

d) Vì lý do cá nhân khác nhưng đã phải học tối thiểu 01 học kỳ ở cơ sở đào tạo và không thuộc các trường hợp bị xem xét buộc thôi học hoặc xem xét kỷ luật.

2. Thời gian nghỉ học tạm thời vì nhu cầu cá nhân phải được tính vào thời gian học chính thức quy định tại khoản 5 Điều 2 của Quy chế này.

3. Sinh viên xin thôi học vì lý do cá nhân, trừ trường hợp bị xem xét buộc thôi học hoặc xem xét kỷ luật. Những sinh viên này muốn quay trở lại học phải dự tuyển đầu vào như những thí sinh khác.

4. Quy chế của cơ sở đào tạo quy định cụ thể về điều kiện, thẩm quyền, thủ tục xét nghỉ học tạm thời, tiếp nhận trở lại học và cho thôi học; việc bảo lưu và công nhận kết quả học tập đã tích lũy đối với sinh viên xin thôi học."

Theo đó, sinh viên đại học xin thôi học vì lý do cá nhân muốn quay trở lại học phải dự tuyển đầu vào như những thí sinh khác và không được tiếp học chương trình trước khi xin thôi học.

3.2. Trường đại học phải báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo về số liệu sinh viên thôi học vào thời điểm nào?

Công tác báo cáo về số liệu sinh viên thôi học được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 22 Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT như sau:

Điều 22. Chế độ báo cáo, lưu trữ, công khai thông tin

"1. Trước ngày 31 tháng 12 hằng năm:

a) Cơ sở đào tạo báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý trực tiếp về số liệu sinh viên tuyển mới, tốt nghiệp, thôi học và đang học trong năm, dự kiến tốt nghiệp trong năm sau, tốt nghiệp đã có việc làm trong thời gian 12 tháng; phân loại theo đối tượng đầu vào, ngành đào tạo, khóa đào tạo và hình thức đào tạo;

b) Cơ sở đào tạo báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi liên kết đào tạo về tình hình tuyển sinh và đào tạo tại địa phương.

2. Cơ sở đào tạo có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản an toàn các tài liệu liên quan tới công tác đào tạo theo các quy định do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.

a) Quyết định trúng tuyển, bảng điểm gốc, quyết định công nhận tốt nghiệp, sổ gốc cấp phát bằng tốt nghiệp cho sinh viên là tài liệu lưu trữ được bảo quản vĩnh viễn tại cơ sở đào tạo;

b) Tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh, đào tạo được lưu trữ, bảo quản trong suốt quá trình đào tạo;

c) Việc tiêu hủy tài liệu liên quan tuyển sinh, đào tạo hết thời gian lưu trữ được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.

3. Cơ sở đào tạo công khai trên trang thông tin điện tử của mình chậm nhất 45 ngày trước khi tổ chức đào tạo:

a) Quy chế của cơ sở đào tạo và các quy định quản lý đào tạo có liên quan;

b) Quyết định mở ngành và các quyết định nêu tại điểm b khoản 1 Điều 21 đối với chương trình sẽ tổ chức đào tạo;

c) Các điều kiện bảo đảm chất lượng theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

d) Các minh chứng về việc các chương trình đào tạo đáp ứng chuẩn chương trình đào tạo do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành;

đ) Thông báo tuyển sinh theo quy chế tuyển sinh hiện hành;

e) Các minh chứng về việc đáp ứng các yêu cầu tối thiểu đối với liên kết đào tạo vừa làm vừa học theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 5 của Quy chế này."

Theo đó, trường đại học phải báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý trực tiếp về số liệu sinh viên tuyển mới, tốt nghiệp, thôi học và đang học trong năm, dự kiến tốt nghiệp trong năm sau, tốt nghiệp đã có việc làm trong thời gian 12 tháng; phân loại theo đối tượng đầu vào, ngành đào tạo, khóa đào tạo và hình thức đào tạo.

3.3. Có những hình thức kỷ luật sinh viên nào?

Tại Điều 9 Quy chế công tác sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy ban hành theo Thông tư 10/2016/TT-BGDĐT những sinh viên có hành vi vi phạm thì tùy tính chất, mức độ, hậu quả của hành vi vi phạm có thể được nhắc nhở, phê bình hoặc phải chịu một trong các hình thức kỷ luật sau:

• Khiển trách:

Áp dụng đối với sinh viên có hành vi vi phạm lần đầu nhưng ở mức độ nhẹ;

• Cảnh cáo:

Áp dụng đối với sinh viên đã bị khiển trách mà tái phạm hoặc vi phạm ở mức độ nhẹ nhưng hành vi vi phạm có tính chất thường xuyên hoặc mới vi phạm lần đầu nhưng mức độ tương đối nghiêm trọng;

• Đình chỉ học tập có thời hạn:

Áp dụng đối với những sinh viên đang trong thời gian bị cảnh cáo mà vẫn vi phạm kỷ luật hoặc vi phạm nghiêm trọng các hành vi sinh viên không được làm; sinh viên vi phạm pháp luật bị xử phạt tù nhưng cho hưởng án treo.

Tùy từng trường hợp cụ thể, Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học căn cứ vào quy chế đào tạo để quyết định thời hạn đình chỉ học tập theo các mức:

• • Đình chỉ một học kỳ;
  • Đình chỉ một năm học hoặc đình chỉ theo thời gian sinh viên bị xử phạt tù nhưng cho hưởng án treo.
• Buộc thôi học:

Áp dụng đối với sinh viên đang trong thời gian bị đình chỉ học tập mà vẫn tiếp tục vi phạm kỷ luật hoặc vi phạm lần đầu nhưng có tính chất và mức độ vi phạm đặc biệt nghiêm trọng, gây ảnh hưởng xấu đến cơ sở giáo dục đại học và xã hội; vi phạm pháp luật bị xử phạt tù giam.

Lưu ý:

• Hình thức kỷ luật của sinh viên từ cảnh cáo trở lên phải được lưu vào hồ sơ quản lý sinh viên và thông báo cho gia đình sinh viên.
• Trường hợp sinh viên bị kỷ luật mức đình chỉ học tập có thời hạn hoặc buộc thôi học, cơ sở giáo dục đại học phải gửi thông báo cho địa phương và gia đình sinh viên biết để phối hợp quản lý, giáo dục.

3.4. Các trường hợp nào sinh viên bị buộc thôi học?

Căn cứ khoản 2 Điều 11 Quy chế Đào tại trình độ đại học ban hành kèm theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT quy định xử lý kết quả học tập theo tín chỉ:

Điều 11. Xử lý kết quả học tập theo tín chỉ

"...

2. Sinh viên bị buộc thôi học trong các trường hợp sau:

a) Số lần cảnh báo học tập hoặc mức cảnh báo học tập vượt quá giới hạn theo quy định của cơ sở đào tạo;

b) Thời gian học tập vượt quá giới hạn theo quy định tại khoản 5 Điều 2 của Quy chế này.

..."

Ngoài ra tại khoản 2 Điều 12 Quy chế Đào tại trình độ đại học ban hành kèm theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT quy định xử lý kết quả học tập theo niên chế:

Điều 12. Xử lý kết quả học tập theo niên chế

"...

2. Sinh viên bị buộc thôi học trong các trường hợp sau:

a) Điểm trung bình năm học đạt dưới 0,8;

b) Điểm trung bình tích lũy đạt dưới 1,2 sau 2 năm học, dưới 1,4 sau 3 năm học và dưới 1,6 từ sau 4 năm học trở đi;

c) Thời gian học tập vượt quá giới hạn theo quy định tại khoản 5 Điều 2 của Quy chế này.

..."

Tại Điều 20 Quy chế Đào tại trình độ đại học ban hành kèm theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT quy định xử lý vi phạm đối với sinh viên:

Điều 20. Xử lý vi phạm đối với sinh viên

"1. Sinh viên có gian lận trong thi, kiểm tra, đánh giá kết quả học tập sẽ bị xử lý kỷ luật đối với từng học phần đã vi phạm theo các quy định của Quy chế thi tốt nghiệp Trung học phổ thông hiện hành do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Sinh viên thi hộ hoặc nhờ người thi hộ đều bị kỷ luật ở mức đình chỉ học tập 01 năm đối với trường hợp vi phạm lần thứ nhất và buộc thôi học đối với trường hợp vi phạm lần thứ hai.

3. Người học sử dụng hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ giả làm điều kiện trúng tuyển hoặc điều kiện tốt nghiệp sẽ bị buộc thôi học; văn bằng tốt nghiệp nếu đã được cấp sẽ bị thu hồi, huỷ bỏ."

Như vậy, sinh viên đại học bị buộc thôi học trong các trường hợp sau:

• Trường hợp sinh viên có kết quả học tập theo tín chỉ thì bị buộc thôi học trong các trường hợp:
  • Số lần cảnh báo học tập hoặc mức cảnh báo học tập vượt quá giới hạn theo quy định của cơ sở đào tạo
  • Thời gian học tập vượt quá giới hạn để sinh viên hoàn thành khoá học được quy định trong quy chế của cơ sở đào tạo, nhưng không vượt quá 02 lần thời gian theo kế hoạch học tập chuẩn toàn khoá đối với mỗi hình thức đào tạo.
• Trường hợp sinh viên có kết quả học tập theo niên chế thì bị buộc thôi học trong các trường hợp:
  • Điểm trung bình năm học đạt dưới 0,8;
  • Điểm trung bình tích lũy đạt dưới 1,2 sau 2 năm học, dưới 1,4 sau 3 năm học và dưới 1,6 từ sau 4 năm học trở đi;
  • Thời gian học tập vượt quá giới hạn để sinh viên hoàn thành khoá học được quy định trong quy chế của cơ sở đào tạo, nhưng không vượt quá 02 lần thời gian theo kế hoạch học tập chuẩn toàn khoá đối với mỗi hình thức đào tạo.
• Trường hợp sinh viên có hành vi vi phạm sau đây:
  • Sinh viên thi hộ hoặc nhờ người thi hộ đều bị kỷ luật buộc thôi học đối với trường hợp vi phạm lần thứ hai.
  • Sinh viên sử dụng hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ giả làm điều kiện trúng tuyển hoặc điều kiện tốt nghiệp.