Tìm kiếm
Luật Công chứng 2006 số 82/2006/QH11
| Số hiệu: | 82/2006/QH11 | Loại văn bản: | Luật |
| Nơi ban hành: | Quốc hội | Người ký: | Nguyễn Phú Trọng |
| Ngày ban hành: | 29/11/2006 | Ngày hiệu lực: | 01/07/2007 |
| Ngày công báo: | 28/06/2007 | Số công báo: | Từ số 416 đến số 417 |
| Lĩnh vực: | Dịch vụ pháp lý | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/01/2015 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Luật Công chứng 2006 (Bản Pdf)
Luật Công chứng 2006 (Bản Word)
Văn bản tiếng anh
|
QUỐC HỘI |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Luật số: 82/2006/QH 11 |
Hà Nội, ngày 29 tháng 11 năm 2006 |
QUỐC HỘI NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOÁ XI, KỲ HỌP THỨ 10
(Từ ngày 17 tháng 10 đến ngày 29 tháng 11 năm 2006)
Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10;
Luật này quy định về công chứng.
Luật này quy định về phạm vi công chứng, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
1. Hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng.
2. Văn bản công chứng bao gồm các nội dung sau đây:
a) Hợp đồng, giao dịch;
b) Lời chứng của công chứng viên.
3. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
1. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác.
2. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu.
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
1. Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài.
Người yêu cầu công chứng là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức đó.
2. Người yêu cầu công chứng phải có năng lực hành vi dân sự, xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó.
1. Trong trường hợp pháp luật quy định việc công chứng phải có người làm chứng hoặc trong trường hợp pháp luật không quy định việc công chứng phải có người làm chứng nhưng người yêu cầu công chứng không đọc được hoặc không nghe được hoặc không ký và không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng.
Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời, nếu họ không mời được thì công chứng viên chỉ định.
2. Người làm chứng phải có đủ các điều kiện sau đây:
a) Từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
b) Không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ về tài sản liên quan đến việc công chứng.
Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt.
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công chứng.
2. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Xây dựng và trình Chính phủ chính sách phát triển công chứng;
b) Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng;
c) Quy định chương trình khung đào tạo nghề công chứng, quản lý việc tổ chức, đào tạo nghề công chứng; ban hành quy chế tập sự hành nghề công chứng; ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; cấp thẻ công chứng viên;
d) Hướng dẫn nghiệp vụ công chứng; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng;
đ) Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công chứng;
e) Quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về công chứng.
3. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng.
4. Bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.
5. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng;
b) Thành lập, giải thể Phòng công chứng; quyết định, thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; tổ chức việc cấp, thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
c) Bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc ban đầu cho Phòng công chứng;
d) Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng;
đ) Tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng trong địa phương gửi Bộ Tư pháp.
1. Nghiêm cấm công chứng viên thực hiện các hành vi sau đây:
a) Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng mà mình biết được khi hành nghề, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác;
b) Sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;
c) Nhận, đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thoả thuận;
d) Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; công chứng liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của vợ hoặc chồng, cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.
2. Nghiêm cấm người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật.
3. Nghiêm cấm người làm chứng có hành vi gian dối, không trung thực.
4. Nghiêm cấm cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi cản trở hoạt động công chứng.
1. Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, trung thành với Tổ quốc, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm làm công chứng viên:
a) Có bằng cử nhân luật;
b) Có thời gian công tác pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức;
c) Có Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;
d) Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng;
đ) Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng.
2. Thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật.
1. Người có bằng cử nhân luật được đăng ký tham dự khoá đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
2. Thời gian của khoá đào tạo nghề công chứng là sáu tháng.
Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.
3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về chương trình khung của khoá đào tạo nghề công chứng và quy định việc công nhận đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.
1. Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên.
2. Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật.
3. Đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
1. Người có Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng thì được tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng là mười hai tháng, kể từ ngày tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng. Người tập sự hành nghề công chứng phải đăng ký tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự.
2. Người tập sự có thể tự liên hệ tập sự hành nghề công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng hoặc đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng.
3. Người tập sự hành nghề công chứng được thực hiện các công việc liên quan đến công chứng do công chứng viên hướng dẫn phân công và chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn về những công việc đó; không được ký văn bản công chứng.
Khi hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng phải báo cáo kết quả tập sự bằng văn bản có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn về năng lực chuyên môn, tư cách đạo đức gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.
1. Người hoàn thành tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Sở Tư pháp ở địa phương nơi đăng ký tập sự, gồm có:
a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;
b) Bản sao bằng cử nhân luật hoặc bằng thạc sỹ luật;
c) Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;
d) Bản sao Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;
đ) Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn;
2. Người được miễn đào tạo nghề công chứng, người được miễn tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Bộ Tư pháp, gồm có:
a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;
b) Bản sao bằng cử nhân luật hoặc bằng thạc sỹ luật hoặc bằng tiến sỹ luật;
c) Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng;
d) Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;
3. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp phải có văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
4. Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho Sở Tư pháp, người nộp hồ sơ. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Người được bổ nhiệm công chứng viên thì được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp thẻ công chứng viên.
1. Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đã bị kết án mà chưa được xoá án tích về tội phạm do vô ý; đã bị kết án về tội phạm do cố ý.
2. Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính khác theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
3. Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
4. Cán bộ, công chức, viên chức bị buộc thôi việc.
5. Người bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xoá tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.
1. Công chứng viên được miễn nhiệm theo nguyện vọng của cá nhân hoặc chuyển làm công việc khác.
2. Công chứng viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:
a) Không còn đủ tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật này;
b) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;
c) Kiêm nhiệm công việc khác;
d) Không hành nghề công chứng kể từ ngày được bổ nhiệm công chứng viên từ hai năm trở lên hoặc không hành nghề công chứng liên tục từ một năm trở lên;
đ) Đã bị xử phạt hành chính đến lần thứ hai trong hoạt động hành nghề công chứng mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo trở lên đến lần thứ hai mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc;
e) Bị kết tội bằng bản án của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp tự mình hoặc theo đề nghị của Sở Tư pháp ở địa phương nơi công chứng viên đang hành nghề công chứng, của Sở Tư pháp nơi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên trong trường hợp công chứng viên chưa hành nghề công chứng quyết định miễn nhiệm công chứng viên.
Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải có đơn xin miễn nhiệm của công chứng viên, văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.
Hồ sơ của Sở Tư pháp đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này phải có văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và các tài liệu liên quan làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm.
4. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định miễn nhiệm công chứng viên và quyết định thu hồi thẻ công chứng viên.
1. Sở Tư pháp quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với công chứng viên thuộc một trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản 2 Điều 20 của Luật này hoặc công chứng viên đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính khác theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
2. Sở Tư pháp quyết định huỷ bỏ quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với công chứng viên trong các trường hợp sau đây:
a) Không còn thuộc các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c và đ khoản 2 Điều 20 của Luật này;
b) Có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc khi có bản án đã có hiệu lực của Toà án tuyên không có tội;
c) Không còn bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính khác theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
3. Quyết định tạm đình chỉ và quyết định huỷ bỏ quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng phải được gửi cho công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên làm việc, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp.
1. Công chứng viên có các quyền sau đây:
a) Được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng, trừ công chứng viên của Phòng công chứng;
b) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;
c) Các quyền khác quy định tại Luật này.
2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:
a) Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng;
b) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
c) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
d) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng.
1. Phòng công chứng.
2. Văn phòng công chứng.
1. Phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
2. Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Chính phủ quy định chế độ tài chính, con dấu của Phòng công chứng.
3. Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
1. Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp xây dựng Đề án thành lập Phòng công chứng trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ về sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
2. Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:
a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;
b) Số, ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
3. Trong trường hợp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định tại khoản 2 Điều này.
1. Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập.
Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên.
2. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng.
3. Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
1. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
a) Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
b) Đề án thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
c) Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
2. Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
3. Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.
Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
4. Trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, nếu Văn phòng công chứng không hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ ba tháng trở lên thì Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động.
5. Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng không đăng ký hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
Khi thay đổi trụ sở, tên gọi hoặc danh sách công chứng viên, Văn phòng công chứng phải có thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Trong trường hợp thay đổi trụ sở hoặc tên gọi, Văn phòng công chứng được cấp lại giấy đăng ký hoạt động.
Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan Công an cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.
1. Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:
a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
b) Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của công chứng viên hành nghề trong Văn phòng công chứng;
c) Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
2. Trong trường hợp được cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi, Văn phòng công chứng phải đăng báo những nội dung giấy đăng ký hoạt động được cấp lại theo quy định tại khoản 1 Điều này.
1. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
3. Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
4. Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra.
5. Bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng.
6. Lưu trữ hồ sơ công chứng.
7. Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.
8. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
1. Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng, báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.
2. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.
1. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:
a) Tự chấm dứt hoạt động;
b) Bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động do Văn phòng công chứng vi phạm pháp luật hoặc không còn công chứng viên do bị miễn nhiệm.
2. Trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì chậm nhất là ba mươi ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Văn phòng công chứng có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận và đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.
Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng với các cơ quan quy định tại Điều 29 của Luật này.
3. Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với các cơ quan quy định tại Điều 29 của Luật này.
Văn phòng công chứng có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng và đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động.
1. Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tuỳ thân;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.
Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
3. Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.
4. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
5. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
6. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
1. Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 1 Điều 35 của Luật này và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.
2. Công chứng viên thực hiện các việc quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 35 của Luật này.
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
3. Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.
1. Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.
2. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.
1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
2. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
3. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:
a) Công chứng di chúc;
b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
3. Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.
1. Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng.
2. Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.
3. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương IV của Luật này.
Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.
Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản được áp dụng theo quy định tại Mục này, đồng thời theo các quy định khác của Mục 1 Chương này mà không trái với quy định của Mục này.
1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.
3. Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.
1. Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.
2. Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe doạ thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 35 của Luật này nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.
3. Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc.
1. Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.
Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.
2. Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.
Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.
Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.
3. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.
4. Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.
1. Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.
2. Việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 49 của Luật này.
Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân.
1. Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.
2. Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không thoả thuận được thì phải trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc.
3. Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự.
1. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.
2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.
1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.
2. Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là năm năm.
3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
4. Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.
Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thoả thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thoả thuận được thì báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.
1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 54 của Luật này;
b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.
1. Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.
Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.
2. Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.
1. Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng.
2. Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó.
3. Mức thù lao đối với từng loại việc quy định tại khoản 1 Điều này do tổ chức hành nghề công chứng xác định.
Mức chi phí quy định tại khoản 2 Điều này do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thoả thuận.
Công chứng viên vi phạm quy định của Luật này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định của Luật này thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Người có chức vụ, quyền hạn mà có hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng hoặc cản trở công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện quyền, nghĩa vụ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
1. Cá nhân không đủ điều kiện hành nghề công chứng mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào thì phải chấm dứt hành vi vi phạm, bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức không đủ điều kiện hành nghề công chứng mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào thì phải chấm dứt hành vi vi phạm, bị xử phạt hành chính, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc có hành vi gian dối khác khi yêu cầu công chứng thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng có trách nhiệm giải quyết khiếu nại đối với việc từ chối công chứng trong thời hạn không quá ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được khiếu nại. Trường hợp không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng, người khiếu nại có quyền khiếu nại đến Giám đốc Sở Tư pháp. Trong thời hạn không quá năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm giải quyết.
Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Toà án để giải quyết tranh chấp đó.
1. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp bất động sản, hợp đồng góp vốn bằng bất động sản, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là bất động sản.
2. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng phải có bằng cử nhân luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.
3. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện công chứng theo thủ tục quy định tại Chương IV của Luật này, có quyền quy định tại các điểm b và c khoản 1 Điều 22 của Luật này và nghĩa vụ quy định tại các điểm a, b và c khoản 2 Điều 22 của Luật này.
1. Người đang là công chứng viên thì được tiếp tục hành nghề công chứng theo quy định của Luật này.
2. Trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày Luật này có hiệu lực, các Phòng công chứng đang hoạt động theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực phải được chuyển đổi theo quy định của Luật này.
Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với bộ, cơ quan ngang bộ hướng dẫn việc chuyển đổi đối với các Phòng công chứng.
3. Phòng công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng tiếp tục lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của Luật này. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng được tính từ ngày Luật này có hiệu lực.
Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2007.
Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006.
|
|
CHỦ TỊCH QUỐC HỘI |
|
NATIONAL ASSEMBLY |
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM |
|
No. 82/2006/QH11 |
Hanoi, November 29th, 2006 |
NATIONAL ASSEMBLY OF THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
LEGISLATURE XI, 10TH SESSION
(from 17 October to 29 November 2006)
Pursuant to the 1992 Constitution of the Socialist Republic of Vietnam as amended by Resolution 51/2001/QH10 passed by Legislature X of the National Assembly at its 10th Session on 25 December 2001;
This Law regulates notarization.
This Law regulates the scope of notarization, notaries, notary practising organizations, notarization formalities and State administration of notarization.
Notarization means written certification by a notary of the accuracy and legality of a written contract or other transaction (hereinafter referred to as contract or transaction) which the law stipulates must be notarized or which an organization or individual voluntarily requests be notarized.
Article 3. Principles of notary practice:
1. Compliance with the Constitution and laws.
2. Objectivity and honesty.
3. Legal liability for notarized documents.
4. Compliance with rules on notary practice ethics.
Article 4. Notarized documents
1. A written contract or transaction which has been notarized pursuant to the provisions of this Law shall be called a notarized document.
2. A notarized document shall contain the following:
(a) The contract or transaction;
(b) Testimony of a notary.
3. A notarized document shall take effect from the date it is signed by a notary and sealed by a notary practising organization.
Article 5. Testimony of a notary
The testimony of a notary must specify the time and place of notarization, the full name of the notary, and the name of the notary practising organization; it must certify that the parties to the contract or transaction are participating voluntarily and that they have capacity for civil acts, and that the purpose and contents of the contract or transaction do not breach the law and are not contrary to social morals; that the subject matter of the contract or transaction truly exists, and that the signatures on the contract or transaction are truly the signatures of the parties to the contract or transaction. The testimony must be signed by the notary and sealed by the notary practising organization.
Article 6. Legal validity of notarized documents
1. A notarized document shall be enforceable against all related parties. If the obligor fails to discharge its obligations, the other party shall have the right to petition a Court to resolve the matter in accordance with law, except where otherwise agreed by the parties to the contract or transaction.
2. A notarized document shall be valid as evidence; and the circumstances and facts in a notarized document shall not be required to be proved, except where the Court declares [the notarized document] to be null and void.
Notary means a person satisfying the criteria stipulated in this Law who is appointed to practise as a notary.
Article 8. Applicants requesting notarization
1. An applicant requesting notarization means a Vietnamese or foreign individual or organization.
A request for notarization by an organization must be made by the legal representative or authorized representative of such organization.
2. An applicant requesting notarization must have capacity for civil acts, and must present all the relevant documents necessary for the notarization and shall be liable for the accuracy and legality of such documents.
1. There must be a witness when the law stipulates that notarization must be witnessed; or where there is no such stipulation by law but the applicant requesting notarization can neither read nor hear, or neither sign nor make a fingerprint.
The witness shall be appointed by the applicant requesting notarization, or if the applicant cannot do so then the witness shall be appointed by the notary.
2. A witness must satisfy the following conditions:
(a) Be aged 18 years or more and have full capacity for civil acts;
(b) Not have any asset related rights, interests or obligations regarding the notarization.
Article 10. Spoken and written language to be used in notarization
The spoken and written language to be used in notarization shall be Vietnamese.
Article 11. Responsibilities for State administration of notarization
1. The Government shall conduct uniform State administration of notarization.
2. The Ministry of Justice shall be responsible before the Government for the exercise of State administration of notarization and shall have the following duties and powers:
(a) To prepare policies for development of notarization and submit them to the Government;
(b) To promulgate legal instruments on notarization or to submit legal instruments to the competent State body for promulgation;
(c) To stipulate a framework for notary vocational training and to manage the organization of such training activities; to appoint and dismiss notaries; and [to stipulate] the form of notary cards;
(d) To guide professional notarization activities; to disseminate the law on notarization; to undertake checks and inspections, deal with breaches, and resolve complaints and denunciations about notarization;
(dd) To summarize notarization activities and provide reports thereon to the Government;
(e) To conduct and manage international co-operation in the notarization sector.
3. The Ministry of Foreign Affairs shall be responsible to co-ordinate with the Ministry of Justice in providing guidelines, and inspecting and examining notarization activities by overseas diplomatic representative bodies and consulates of the Socialist Republic of Vietnam (hereinafter all referred to as Vietnam's representative offices overseas); and in organizing training courses on notarization skills for consulate and diplomatic officials of Vietnam's representative offices overseas.
4. Ministries and ministerial equivalent bodies shall, within the scope of their respective duties and powers, be responsible to co-ordinate with the Ministry of Justice in exercising State administration of notarization.
5. People's committees of provinces and cities under central authority (hereinafter referred to as provincial people's committees) shall exercise State administration of notarization in their localities and shall have the following duties and powers:
(a) To take measures to develop notary practices within their localities to meet the demand for notarization;
(b) To establish and to dissolve a Public Notary Office; to grant approval for establishment of private notary offices; to issue and revoke certificates of operational registration of private notary offices;
(c) To ensure that initial physical facilities and equipment are available for a Public Notary Office;
(d) To conduct checks and inspections; and to settle complaints and denunciations concerning notarization;
(dd) To summarize the status of and statistical data on notarization within their localities, and to report same to the Ministry of Justice.
Article 12. Conduct which is strictly prohibited
1. Notaries shall be strictly prohibited from acting as follows:
(a) Disclosing information or using information about the contract or transaction which such notary notarizes, except where the applicant for notarization consents in writing or except where otherwise stipulated by law;
(b) Causing difficulties for applicants for notarization;
(c) Receiving or demanding any monetary item or other benefit from an applicant for notarization other than the notarization fees, remuneration and other fees which have been fixed and agreed;
(d) Carrying out notarization in a case where the objectives and content of a contract or transaction breach the law or social morals; in a case where such notarization relates to the personal property and interests of the notary or a relative of the notary including a spouse, natural parent, parent-in-law, adoptive parent, natural child, adopted child, grandparent, sibling, sibling of spouse, sibling-in-law, natural grandchild or adopted grandchild.
2. Applicants for notarization shall be strictly prohibited from providing false information and documents.
3. Persons conducting notarization activities shall be strictly prohibited from acting dishonestly.
4. Bodies, organizations and individuals shall be strictly prohibited from taking any act to obstruct notarization activities.
Article 13. Criteria for notaries
1. A Vietnamese citizen who permanently resides in Vietnam, is loyal to the fatherland, observes the Constitution and laws, has good morals, and who fully satisfies the following criteria shall be considered for appointment as a notary:
(a) Having a bachelor of laws degree;
(b) Having five or more years' experience doing legal work in a body or organization;
(c) Having a notary vocational training certificate;
(d) Having passed the probationary period for a notary;
(dd) Having good health in order to perform notary duties.
2. The period of time for which a person was trained for notary practice shall be included when calculating the duration of legal work.
Article 14. Notary vocational training
1. Any person with a bachelor of laws degree may enrol in a notary vocational training course at a notary vocational training establishment.
2. A notary vocational training course shall last for six (6) months, and on completion of the course the training establishment shall issue graduation certificates to those who complete the course.
3. The Minister of Justice shall provide regulations on the framework program for notary vocational training courses, and on recognition of notary vocational training overseas.
Article 15. People exempt from undergoing notary vocational training:
1. A person who has been a judge, prosecutor or investigator; a lawyer who has practised for three years or more.
2. A law professor or assistant law professor; a doctor of laws.
3. A person who was a senior examiner in the courts or procuracy; a person who was a senior expert, a senior researcher, or a senior lecturer in the legal sector.
Article 16. Notary practice probation
1. A person who has a graduation certificate from a notary vocational training course shall be permitted to undergo notary practice probation at a notary practising organization. The duration of notary practice probation shall be twelve (12) months from the date of commencement of probation at such organization.
2. A prospective probationer may either directly contact a notary practising organization to arrange probation or else request the Department of Justice to arrange for a notary practising organization to accept the probationer.
3. A notary practice probationer shall carry out all notarization related work assigned by his or her tutoring public notary and shall be responsible to such tutor for such work, but shall not be permitted to sign any notarized document.
Upon expiration of the probationary period, a probationer must provide a written report on the probation results, containing comments of the tutor on the expertise and ethical behaviour of the probationer, to the local Department of Justice where the probation was registered.
Article 17. People exempt from undergoing notary practice probation
The persons exempt from undergoing notary vocational training as stipulated in article 15 of this Law shall also be exempt from undergoing notary practice probation.
Article 18. Appointment of notaries
1. A person who has completed the probationary period shall have the right to request the Department of Justice to appoint him or her as a notary. An application file shall be lodged with the local Department of Justice where the probation was registered, and shall contain the following items:
(a) Request for appointment as a notary;
(b) Copy bachelor of laws or master of laws degree;
(c) Document evidencing duration of experience doing legal work;
(d) Copy graduation certificate on completion of notary vocational training course;
(dd) Report on probation results containing comments of the tutor;
(e) Summarized curriculum vita;
(g) Health certificate.
2. A person who is exempt from undergoing notary vocational training or notary practice probation shall have the right to request the Minister of Justice to appoint him or her as a notary. An application file for appointment as a notary shall be lodged with the Ministry of Justice, and shall contain the following items:
(a) Request for appointment as a notary;
(b) Copy bachelor of laws, master of laws of doctor of laws degree;
(c) Document evidencing entitlement to exemption from undergoing notary vocational training or notary practice probation;
(d) Document evidencing duration of experience doing legal work;
(dd) Summarized curriculum vita;
(e) Health certificate.
3. Within ten (10) working days from the date of receipt of a complete application file, the Department of Justice shall send a written proposal on the appointment of the notary together with the file to the Minister of Justice. In a case of a refusal, written notice must be sent to the applicant specifying the reasons therefor. An applicant who is refused shall have the right to lodge a complaint in accordance with law.
4. Within twenty (20) days from the date of receipt of the complete application file, the Minister of Justice shall issue a decision on the appointment of the notary. In a case of a refusal, written notice must be sent to the applicant and to the Department of Justice specifying the reasons therefor. An applicant who is refused shall have the right to lodge a complaint in accordance with law.
The Minister of Justice shall issue notary cards to persons appointed as notaries.
Article 19. Persons ineligible to be appointed as notaries:
1. A person who is currently subject to criminal prosecution; a person who was convicted of a non-intentional crime for which the police record has not yet been expunged; a person who was convicted of a deliberate crime.
2. A person who is currently subject to application of another administrative measure pursuant to the law on dealing with administrative offences.
3. A person whose capacity for civil acts is lost or restricted.
4. Any civil servant or State official who was dismissed from his or her position.
5. A person whose legal practising certificate was revoked by way of disciplinary penalty in the form of removal as a member of a bar association or withdrawal of the right to use such legal practising certificate.
Article 20. Dismissal of notaries
1. A notary may be relieved of his or her duties upon his or her voluntary application or upon secondment to another job.
2. A notary shall be dismissed in the following circumstances:
(a) When he or she no longer satisfies the criteria for appointment as a notary stipulated in article 13 of this Law;
(b) If his or her capacity for civil acts is lost or restricted;
(c) If he or she concurrently has another job;
(d) If he or she fails to conduct notary practice for two years from the date of appointment as a notary or for a period of twelve consecutive months;
(dd) If he or she has been subject to an administrative penalty for a second time regarding notarization activities and continues such breach, or has been disciplined by way of a warning for a second time and continues such breach, or has been disciplined by way of compulsory resignation.
(e) If he or she has been indicted pursuant to an effective court judgment.
3. The Minister of Justice, either on his own discretion or at the request of the Department of Justice where a notary practices or of the Department of Justice where a notary was appointed, may issue a decision on dismissal of the notary.
The file requesting dismissal of the notary in a case referred to in clause 1 of this article shall include an application from the notary and an official letter of request from the local Department of Justice.
The file requesting dismissal of the notary in a case referred to in clause 2 of this article shall include an official letter of request from the local Department of Justice and other relevant documents serving as the grounds for such request.
4. Within ten (10) working days from the date of receipt of a file requesting dismissal of a notary, the Minister of Justice shall issue a decision dismissing the notary and a decision revoking the notary's card.
Article 21. Temporary suspension of notary practice
1. The Department of Justice shall temporarily suspend the notary practice of a notary in any one of the cases referred to in articles 20.2(a), (b), (c), (d) and (dd) of this Law or when a notary is criminally prosecuted or subject to another administrative penalty pursuant to the law on dealing with administrative offences.
2. The Department of Justice shall rescind its decision on temporary suspension of the notary practice of a notary in the following circumstances:
(a) When the notary no longer falls within one of the cases referred to in articles 20.2(a), (b), (c), (d) and (dd) of this Law;
(b) When there is a decision suspending investigation or suspending the court case, or when the notary is found to be not guilty pursuant to an effective court judgment;
(c) When the public notary is no longer subject to another administrative penalty pursuant to the law on dealing with administrative offences.
3. A decision temporarily suspending the notary practice of a notary and a decision cancelling the former decision shall be sent to the notary, to the notary practising organization where such notary works, to the provincial people's committee and to the Ministry of Justice.
Article 22. Rights and obligations of notaries
1. Notaries shall have the following rights:
(a) To select the location of his or her practice, except in the case of notaries working in a Public Notary Office;
(b) To request individuals, bodies and organizations concerned to supply information and data relevant to the notarization purpose;
(c) Other rights pursuant to this Law.
2. Notaries shall have the following obligations:
(a) To comply with the principles of notary practice;
(b) To respect and protect the legitimate rights and interests of applicants for notarization;
(c) To maintain confidentiality of all items which are notarized, except where the applicant for notarization provides written consent or except where the law stipulates otherwise;
(d) To practise at one notary practising organization.
NOTARY PRACTISING ORGANIZATIONS
Article 23. Forms of notary practising organizations:
1. Public Notary Offices.
2. Private notary offices.
Article 24. Public Notary Offices
1. A Public Notary Office shall be established pursuant to a decision of a provincial people's committee.
2. A Public Notary Office shall have its own head office, seal and bank account and shall be a professional unit under the Department of Justice.
The legal representative of a Public Notary Office shall be the head of such Public Notary Office. The head of a Public Notary Office shall be a notary who is appointed by the chairman of the provincial people's committee.
The Government shall provide specific regulations on the financial regime and seals of Public Notary Offices.
3. The name of a Public Notary Office shall include a number referring to the consecutive date order of its establishment, and also the name of the province or city under central authority where such Office was established.
Article 25. Establishment of Public Notary Offices
1. The Department of Justice shall prepare a plan for establishment of Public Notary Office/s on the basis of the local notarization needs, and submit such plan to the provincial people's committee for its consideration and decision. The plan shall specify the necessity for establishment, the proposed organizational structure, personnel, location of office, and conditions regarding physical facilities of the Public Notary Office; together with an implementation plan.
2. Within thirty (30) days from the date of a decision on establishment of a Public Notary Office, the Department of Justice shall publish the following details in three consecutive issues of a central or local daily newspaper:
(a) Name and address of the Public Notary Office;
(b) Serial number and date of the establishment decision, and date of commencement of operation of the Public Notary Office.
3. If the provincial people's committee decides to change the name or office location of a Public Notary Office, the Department of Justice shall publish such changes in accordance with clause 2 of this article.
Article 26. Private notary offices
1. A private notary office shall be established by one or more notaries.
A private notary office established by one notary shall be organized and operate in the form of a private enterprise. A private notary office established by two or more notaries shall be organized and operate in the form of a partnership.
The legal representative of a private notary office shall be the head of such private notary office. The head of a private notary office shall be a notary.
2. A private notary office shall have its own head office, seal and bank account and shall operate on the principle of financial self-control by using contributions from notaries, notarization remuneration and other legitimate income.
The Government shall provide specific regulations on the seals of private notary offices.
3. The name of a private notary office shall be selected by the notary or notaries but must contain the phrase “Notary Office” and must not be identical to or cause confusion with the name of other registered notary practising organizations; and must not contain any words or symbols in breach of the historical and cultural traditions and ethics of the Vietnamese people.
Article 27. Establishment and operational registration of private notary offices
1. A notary or notaries who wish to set up a private notary office must prepare a file and send it to the provincial people's committee. A file shall comprise the following:
(a) An application for establishment of a private notary office;
(b) A plan for establishment of the private notary office specifying the necessity for its establishment and the proposed organizational structure, personnel, head office and other conditions regarding physical facilities of the private notary office; together with an implementation plan;
(c) Copies of decisions on appointment of the notary or notaries.
2. The provincial people's committee shall make a decision approving establishment of a private notary office within twenty (20) working days from the date of receipt of a complete file requesting such establishment. In a case of a refusal, a written notice must be served specifying the reason, and an applicant whose request is refused shall have the right to lodge a complaint in accordance with law.
3. The private notary office must register its operation with the Department of Justice in the locality in which it is permitted to operate within ninety (90) working days from the date of receipt of the decision approving its establishment. In order to register its operation, the private notary office must provide an application for operational registration and a document evidencing it has a head office in the locality where it is permitted to operate.
The Department of Justice shall issue a certificate of registered operation within fifteen (15) days from the date of receipt of the relevant documents requesting registration. In a case of a refusal, a written notice must be served specifying the reason, and an applicant whose request for registration is refused shall have the right to lodge a complaint in accordance with law.
A private notary office shall only be permitted to commence operation after a certificate of registered operation has been issued by the Department of Justice.
4. The Department of Justice shall revoke the certificate of registered operation of any private notary office which fails to operate within six (6) months of the date of issuance of such certificate or which fails to operate for a period of three consecutive months.
5. The provincial people's committee shall revoke the decision approving establishment of the private notary office of any private notary office which fails to register its operation within ninety (90) working days from the date of receipt of such decision or whose certificate of registered operation is revoked.
Article 28. Change of registered operational contents of a private notary office
A private notary office must send a written notice to the Department of Justice where its operation is registered if such office changes its head office, the list of its notaries or the names on such list.
A private notary office shall be re-issued with its certificate of registered operation if such office changes its head office or its name.
Article 29. Disclosure of information about registered operational contents
The Department of Justice shall, within ten (10) working days from the date of issuance or re-issuance of a certificate of registered operation as a result of a change of head office or name of the private notary office, send written notice thereof to the provincial tax office, statistical office and police office, and to the people's committee of the district, town or provincial city, and to the people's committee of the commune, ward or township where the head office of such private notary office is located.
Article 30. Publication of registered operational contents of private notary offices
1. A private notary office must publish the following details in three consecutive issues of a central or local newspaper within thirty (30) days from the date of issuance of its certificate of registered operation:
(a) Name and head office address of the private notary office;
(b) Full names of the notaries and serial numbers of the decisions appointing them to practise in the private notary office;
(c) Serial number and date of issuance of the certificate of registered operation, the location where the operation was registered and the date of commencement of operation.
2. In a case of re-issuance of a certificate of registered operation as a result of a change of head office or name, a private notary office must publish the registered operational contents set out in the reissued certificate in accordance with clause 1 of this article.
Article 31. Rights of notary practising organizations:
1. To recruit staff to work for the organization.
2. To collect notarization fees and remuneration and other fees.
3. Other rights stipulated in this Law and other relevant laws.
Article 32. Obligations of notary practising organizations:
1. To display at the head office the working days and hours, notarization procedures, notarization fees and remuneration, and internal rules on receiving applicants for notarization.
2. To follow the working days and hours of State administrative bodies.
3. To comply with the law on labour, tax, finance and statistics.
4. To comply with requests from competent State bodies concerning reports, checks and inspections.
5. To pay damages for loss caused by a notary of the notary practising organization to any applicant for notarization.
6. To archive notarization files.
7. To purchase professional indemnity insurance for the notaries of the notary practising organization.
8. Other obligations stipulated in this Law and other relevant laws.
Article 33. Dissolution of Public Notary Offices
1. Where it is deemed unnecessary to maintain a Public Notary Office, the Department of Justice shall prepare a plan for dissolution of such Office and report it to the provincial people's committee for the latter's consideration and decision.
A Public Notary Office shall only be dissolved after all its liabilities have been settled, after procedures for termination of labour contracts with employees have been completed, and after all previously accepted requests for notarization have been performed.
2. The Department of Justice shall publish notice of dissolution in three consecutive editions of a central or local newspaper within fifteen (15) days from the date of issuance of a decision by the provincial people's committee to dissolve a Public Notary Office.
Article 34. Termination of operation of a private notary office
1. The operation of a private notary office shall be terminated in the following circumstances:
(a) Upon voluntary termination.
(b) Upon revocation of its certificate of registered operation due to a breach of law by the private notary office, or if such office no longer has a notary as a result of dismissal.
2. In a case of termination pursuant to clause 1(a) of this article, the private notary office must report in writing to the Department of Justice where its operation was registered, at least thirty (30) days prior to the proposed date of termination.
The private notary office shall be liable to settle all of its liabilities, to complete procedures to terminate labour contracts with its employees, to perform all previously accepted requests for notarization, and to publish the proposed date of termination of its operation in three consecutive issues of a local or central newspaper.
The Department of Justice shall provide a written report on the termination of operation of the private notary office to the bodies stipulated in article 29 of this Law.
3. In a case of termination pursuant to clause 1(b) of this article, the Department of Justice shall provide a written report on such termination to the bodies stipulated in article 29 of this Law within seven (7) working days from the date of revocation of the certificate of registered operation.
The private notary office shall be liable to settle all of its liabilities, to complete procedures to terminate labour contracts with its employees, to return files to applicants in the case of accepted requests for notarization which remain uncompleted, and to publish notice of termination of its operation in three consecutive issues of a local or central newspaper.
PROCEDURES FOR NOTARIZING CONTRACTS AND TRANSACTIONS
Section 1. GENERAL PROCEDURES FOR NOTARIZING CONTRACTS AND TRANSACTIONS
Article 35. Notarization of contracts and transactions which have been prepared in their final form
1. An applicant for notarization shall lodge one set of a file requesting notarization to include the following documents:
(a) Request for notarization of the contract or transaction on the standard form;
(b) Final draft of the contract or transaction;
(c) Copy of the applicant's personal papers;
(d) If the contract or transaction involves property for which the law stipulates ownership or use right must be registered, copies of the certificate of ownership or use right to such property or other papers able to be used instead of such certificates;
(dd) Copies of other documents relevant to the contract or transaction which the law stipulates must be available.
2. A copy as stipulated in clause 1 of this article means a photocopy, printed copy or computerized copy with complete and accurate contents the same as in the original but not yet notarized.
Upon submitting the copies, the applicant must also present the original version of those documents for cross-check purposes.
3. A notary shall receive a file requesting notarization and examine all the documents therein, and if the file is complete and complies with law then the notary shall accept it and record it in the notarization register.
4. Where there are grounds for concluding that there are unclear items in a file requesting notarization; that there are indications of a threat or coercion in relation to the contract or transaction; that there is doubt about the capacity for civil acts of the applicant; or that there is doubt that the subject matter of the contract or transaction truly exists, then the notary shall request clarification from the applicant or, at the request of the applicant, shall conduct verification or seek an assessment. If the item is not clarified, the notary shall have the right to refuse notarization.
5. The public notary shall examine the final draft of the contract or transaction, and if it contains anything in breach of law or contrary to social morals, or if the subject matter of the contract or transaction is inconsistent with the reality, the notary must explain same to the applicant for the latter to rectify such item. If the item is not rectified, the notary shall have the right to refuse notarization.
6. An applicant for notarization shall read again the whole of the final draft of the contract or transaction or the notary shall read same to the applicant. If the applicant agrees with all the contents, he or she shall sign each page of the contract or transaction, and thereafter the notary shall also sign each page and record the testimony of the notary.
Article 36. Notarization of contracts and transactions drafted by a notary on request of applicant for notarization
1. An applicant for notarization shall lodge one set of a file requesting notarization in accordance with sub-clauses (a), (c), (d) and (dd) of article 35.1 of this Law, and then explain to the notary the contents of the contract or transaction and the applicant's intention to enter into such contract or transaction.
2. The notary shall carry out the tasks stipulated in clauses 2, 3 and 4 of article 35 of this Law.
If the contents of the contract or transaction and the applicant's intention to enter into such contract or transaction are authentic and not in breach of law or contrary to social morals, then the notary shall draft the contract or transaction.
3. An applicant for notarization shall read the whole of the draft of the contract or transaction or the notary shall read same to the applicant. If the applicant agrees with all the contents, he or she shall sign each page of the contract or transaction, and thereafter the notary shall record the testimony of the notary and sign each page.
Article 37. Authority to notarize contracts and transactions relating to real property
1. A notary of a notary practising organization shall have authority to notarize contracts and transactions relating to real property within the area of the province or city under central authority where the head office of such notary practising organization is located, apart from the case stipulated in clause 2 of this article.
2. A notary of a notary practising organization shall have authority to notarize a will [regarding], or a document refusing to receive an inheritance being real property.
Article 38. Time-limit for notarization
1. The time-limit for notarization shall be calculated from the date of receipt by the notary practising organization of a complete file from an applicant for notarization up to the date of return of the notarization results. Any time taken to conduct verification or obtain an assessment shall not be included in this calculation.
2. The time-limit for notarization shall not exceed two (2) working days; in the case of a complex contract or transaction this time-limit may be extended but not beyond ten (10) working days.
Article 39. Place of notarization
1. Notarization must be conducted at the head office of the notary practising organization, except for the cases referred to in clause 2 of this article.
2. Notarization may be conducted outside the head office of a notary practising organization when the applicant for notarization is an old person who cannot travel, a person under detention or serving a prison sentence, or a person who for a legitimate reason is unable to attend the head office of the notary practising organization.
Article 40. Language in notarized documents
1. The written language in a notarized document must be clear and legible and must not be abbreviated or symbolized. Words or letters must not be inserted in or written above lines, items may not be erased, and spaces may not be left blank, except where otherwise stipulated by law.
2. The time of notarization must include the day, month and year; and the minute and hour of notarization may also be specified if so requested by the applicant or if deemed necessary by the notary. All numbers must be stated in both figures and words, except where otherwise stipulated by law.
Article 41. Signing or fingerprinting notarized documents
1. An applicant for notarization and witnesses must sign the notarized document in front of the notary.
Where a person authorized to enter into a contract on behalf of a credit institution or other enterprise has registered his or her specimen signature with the notary practising organization, such person may sign a contract in advance and the notary must then compare the signature on the contract with the specimen signature before the notary conducts notarization.
2. Fingerprinting shall only be permitted in lieu of signing a notarized document when the applicant for notarization or a witness is unable to sign due to his or her disability or inability. When fingerprinting, the applicant or witness must use the right thumb but if unable to so do, the left thumb may be used. If fingerprinting is impossible with both thumbs, the applicant or witness may use any finger provided that the notarized document specifies which finger of which hand was used.
3. Fingerprinting shall also be permitted together with signing in the following cases:
(a) Notarization of a will;
(b) Upon request of the applicant for notarization;
(c) Where deemed necessary by the notary to protect the interests of the applicant for notarization.
Article 42. Numbering pages of notarized documents
If a notarized document consists of more than one page, the pages must be numbered. If a notarized document consists of more than two pages, it must bear a bridging or integrity seal between the pages.
Article 43. Rectifying technical errors in notarized documents
1. Technical error means a mistake made during the process of copying, typing or printing of the notarized document and where rectification does not affect the rights and interests of the parties to the contract or transaction.
2. The person in charge of conducting rectification of technical errors in a notarized document must be the notary working for the notary practising organization which notarized such document. If the notary practising organization which notarized such document has terminated its operation or dissolved, then a notary working for the notary practising organization currently archiving such notarization file shall be permitted to conducting rectification of technical errors.
3. When rectifying technical errors in a notarized document, the notary must review each error which needs to be rectified by comparing same with the documents in the file; underline what needs to be rectified; specify in the margin which letters, marks or numbers have been rectified; and affix his or her signature and the seal of the notary practising organization thereto. The notary shall advise all parties involved in the contract or transaction that the technical errors have been rectified.
Article 44. Notarizing amendments and additions to or cancellation of a contract or transaction
1. Any amendment or addition to or cancellation of a contract or transaction which has been notarized shall only be permitted to be made with the written consent or undertaking of all parties involved in such contract or transaction, which consent or undertaking must also be notarized.
2. The person in charge of notarizing any amendment or addition to or cancellation of a contract or transaction which has been notarized must be a public notary working for the notary practising organization which conducted such notarization. If the notary practising organization which notarized such document has terminated its operation or dissolved, then a notary working for the notary practising organization currently archiving such notarization file shall be permitted to notarize the amendment or addition to or cancellation of the contract or transaction.
3. Procedures for notarizing amendments or additions to or cancellation of a contract or transaction shall be implemented in accordance with the provisions in Chapter IV of this Law.
Article 45. Persons authorized to request a court to declare a notarized document to be null and void
A notary, an applicant for notarization, a witness, a person with related rights and interests and any competent State body shall have the right to request a court to declare a notarized document to be null and void when there are grounds for believing that the notarization was in breach of law.
Section 2. PROCEDURES FOR NOTARIZING CONTRACTS OF MORTGAGE OF REAL PROPERTY, WILLS, AGREEMENTS ON DISTRIBUTION OF INHERITED ASSETS, DOCUMENTS ACKNOWLEDGING RECEIPT OF AN INHERITANCE, DOCUMENTS REFUSING AN INHERITANCE, AND DOCUMENTS ACCEPTING WILLS FOR ARCHIVING
Article 46. Scope of application
The procedures for notarizing contracts of mortgage of real property, wills, agreements on distribution of inherited assets, documents acknowledging receipt of an inheritance and documents refusing an inheritance shall comply with this Section 2 and also with the provisions of Section 1 of this Chapter which are not contrary to Section 2.
Article 47. Notarizing contracts of mortgage of real property
1. A contract for mortgage of real property shall be notarized by the notary of a notary practising organization whose head office is located in the province or city under central authority where such real property is located, except where otherwise stipulated by law.
2. Where several real properties which are located in different provinces and cities under central authority are used in a mortgage to secure the performance of the same single obligation, the notarization of such mortgage contract shall be performed by the notary of a notary practising organization whose head office is located in a province or city under central authority where one of such properties is located.
3. If one item of real property is used in a mortgage to secure the performance of a single obligation and such mortgage contract has been notarized, and thereafter the same property is further mortgaged to secure the performance of another obligation, then to the extent permitted by law, all subsequent mortgage contracts must be notarized by the public notary who notarized the initial mortgage contract. If the public notary who notarized the initial mortgage contract no longer practises, or has transferred to another notary practising organization, or is unable to conduct the notarization, then subsequent mortgage contracts shall be notarized by a notary working for the notary practising organization currently archiving the notarized initial mortgage contract.
1. A testator must directly apply for notarization of his or her will and shall not be permitted to authorize another person to apply for such notarization.
2. Where a notary suspects that the testator may be suffering from a mental or other disease and therefore cannot be aware of or control his or her acts, or where there is an indication of deceit or that there was a threat or coercion during the making of the will, the notary shall have the right to refuse to notarize the will or, at the request of the applicant, shall conduct verification or seek an assessment.
Where a testator's life is in danger, such applicant for notarization shall not be required to present all of the documents stipulated in article 35.1, but this fact of non-presentation must be specified in the notarized document.
3. In a case where a testator wishes to amend, add to or rescind part or the whole of his or her will, the testator may request any notary to notarize such amendment, addition or rescission. Where such will is currently held by a notary practising organization, the testator must notify such notary practising organization of the amendment, addition to or rescission of his or her will.
Article 49. Notarizing written agreements on distribution of inherited assets
1. Heirs may request notarization of their written agreement on distribution of an inheritance where a will does not specify the share of the inherited assets to which each heir is entitled, or where heirs inherit unspecified shares pursuant to law.
A person entitled to an inheritance may assign the whole of his or her right to such inheritance to another heir in the written agreement on distribution of the inheritance.
2. If an inherited asset is a land use right or another asset for which the law requires ownership to be registered, the applicant for notarization must present documents proving the land use right or ownership of the person who bequeathed the asset.
In a case of inheritance not pursuant to a will but pursuant to law, the applicant for notarization must also present documents proving the relationship between the intestate deceased and the person entitled to such inheritance in accordance with the law on inheritance.
In a case of inheritance pursuant to a will, the applicant for notarization must also present the will.
3. The notary must check that the person bequeathing the asset is the real possessor of the land use right or the owner of the asset and that the applicant for notarization is truly the person entitled to such inheritance. If it is unclear or there are grounds for concluding that the bequeathal was contrary to law or that the claim to the inheritance is contrary to law, the notary shall have the right to refuse to notarize the agreement or, at the request of the applicant, shall carry out verification.
4. A written agreement on distribution of inherited assets which has been notarized shall serve as one of the grounds on which the competent State body shall register an assignment of land use right or of ownership of assets to the persons entitled to such inheritance.
Article 50. Notarizing documents acknowledging receipt of an inheritance
1. A sole person entitled to an inheritance pursuant to law or people jointly entitled to an inheritance pursuant to law who agree not to distribute such inheritance [between themselves] shall have the right to request notarization of a document acknowledging receipt of such inheritance.
2. Notarization of a document acknowledging receipt of an inheritance shall be conducted in accordance with clauses (2), (3) and (4) of article 49 of this Law.
Article 51. Notarizing documents refusing an inheritance
An heir may request notarization of a document refusing an inheritance. Upon making such a request, the applicant must present his or her personal papers.
Article 52. Acceptance of wills for archiving
1. A testator may request a notary practising organization to keep his or her will. Upon agreeing to do so, the notary must seal up the will in front of the testator, make out a receipt for the will and hand the receipt to the testator.
2. Where a will was received for archiving by a notary practising organization which later proposes to terminate its operation or dissolve, then prior to such termination or dissolution the notary practising organization must reach agreement with the testator on arranging for another notary practising organization to receive the will for archiving. If agreement is not reached, the notary practising organization must return the will to the testator together with any fees for archiving.
3. The publication of a will archived by a notary practising organization shall be carried out in accordance with the provisions of the Civil Code.
Article 53. Notarization files
1. A notarization file shall contain the application for notarization of the contract or transaction, the original of the notarized document, copies of the papers presented by the applicant, documents regarding any verification or assessment, and other relevant documents.
2. Each notarization file must be numbered corresponding to the time it is recorded in the notarization register.
Article 54. System for archiving notarization files
1. Notary practising organizations must strictly preserve, and take appropriate security measures for their notarization files.
2. The original of a notarized document must be kept for at least twenty (20) years, and other documents in a notarization file must be kept for at least five (5) years.
3. Where a competent State body makes a written request for the supply of a notarization file to facilitate supervision, a check or inspection, an investigation, prosecution, trial or enforcement of a judgment relating to the matter which was notarized, the notary practising organization shall be responsible to supply a copy of the notarized document and other relevant documents. Any comparison of the copy of a notarized document with the original shall only be carried out at the premises of the notary practising organization currently holding such file.
4. Where a Public Notary Office is dissolved, its notarization files must be handed over to another Public Notary Office or private notary office as designated by the Department of Justice.
Where a private notary office terminates its operation, it must enter into an agreement with another private notary office on handover of its notarization files. If such an agreement is not reached, this must be reported to the Department of Justice so that it can designate a Public Notary Office or another private notary office to receive the notarization files.
Article 55. Provision of duplicates of notarized documents
1. Duplicates of a notarized document shall be provided in the following circumstances:
(a) Upon request by a competent State body in any of the circumstances referred to in article 54.3 of this Law;
(b) Upon request by any party to the notarized contract or transaction or by a person with related rights and interests to such notarized document.
2. Duplicates of a notarized document shall be provided by the notary practising organization currently holding the original of such notarized document.
NOTARIZATION FEES AND REMUNERATION
1. Notarization fees shall comprise fees for notarization of contracts and transactions, fees for archiving wills, and fees for providing duplicates of notarized documents.
An applicant for notarization of a contract or transaction, for archiving a will or for provision of a duplicate of a notarized document must pay notarization fees.
2. Fee rates and the system for collection, payment, management and use of notarization fees shall be implemented in accordance with law.
Article 57. Notarization remuneration and other expenses
1. An applicant for notarization must pay remuneration when requesting a notary practising organization to prepare a contract or transaction, or to type, photocopy or to do other things relating to the notarization.
2. If an applicant for notarization requests verification or assessment, or for notarization to take place outside the head office of the notary practising organization, then the applicant must bear the costs thereof.
3. The rates of remuneration for each type of work referred to in clause 1 of this article shall be stipulated by the notary practising organization.
The levels of costs referred to in clause 2 of this article shall be as agreed upon by the applicant for notarization and the notary practising organization.
DEALING WITH BREACHES, COMPLAINTS AND DENUNCIATIONS, RESOLUTION OF DISPUTES
Article 58. Dealing with breaches by public notaries
Any notary who breaches the provisions of this Law shall, depending on the nature and seriousness of the breach, be disciplined, subject to an administrative penalty or be prosecuted for criminal liability; and if the breach causes loss, the notary must pay compensation in accordance with law.
Article 59. Dealing with breaches by notary practising organizations
Any notary practising organization which breaches the provisions of this Law shall, depending on the nature and seriousness of the breach, be subject to an administrative penalty in accordance with the law on dealing with administrative offences; and if the breach causes loss, the notary practising organization must pay compensation in accordance with law.
Article 60. Dealing with breaches being an infringement of legitimate rights and interests of notaries or notary practising organizations
Any person in a position of authority who commits an act infringing the legitimate rights and interests of a notary or notary practising organization, or who obstructs a notary or notary practising organization from exercising rights or performing obligations shall, depending on the nature and seriousness of the breach, be disciplined or prosecuted for criminal liability; and if such act causes loss, the offender must pay compensation in accordance with law.
Article 61. Dealing with breaches being illegal conduct of notary practice
1. Any individual who is ineligible for notary practice but still practises as a notary in any form must promptly terminate such practice, and shall be subject to an administrative penalty in accordance with the law on dealing with administrative offences or be prosecuted for criminal liability; and if such conduct causes loss, the offender must pay compensation in accordance with law.
2. Any organization which is ineligible for notary practice but still practises as a notary organization in any form must promptly terminate such practice, and shall be subject to an administrative penalty in accordance with the law on dealing with administrative offences; and if such conduct causes loss, the organization must pay compensation in accordance with law.
Article 62. Dealing with breaches by applicants for notarization
Any applicant for notarization who changes a document or who uses false documents when making such request shall, depending on the nature and seriousness of the breach, be subject to an administrative penalty in accordance with the law on dealing with administrative offences or be prosecuted for criminal liability; and if such act causes loss, the offender must pay compensation in accordance with law.
An applicant for notarization shall have the right to complain about a refusal to notarize on the grounds that such refusal is contrary to law or violates his or her legitimate rights and interests.
The head of a Public Notary Office or the head of a private notary office shall be responsible to deal with any such complaint within three working days from the date of receipt of such complaint. If an applicant disagrees with the decision resolving the complaint by the head of such Public Notary Office or private notary office, the complainant shall have the right to lodge a further complaint with the director of the Department of Justice; and the director of the Department of Justice shall provide a response thereto within five working days from the date of receipt of such further complaint.
Article 64. Dispute resolution
In the case of a dispute between an applicant for notarization and a notary or notary practising organization regarding professional notary practice, the parties shall have the right to initiate proceedings with the court in order to resolve such dispute.
Article 65. Notarization by Vietnam's representative offices overseas
1. Vietnam's representative offices overseas shall have the right to notarize contracts and transactions in accordance with the provisions of this Law and the law on consulates and diplomatic offices, but shall not notarize contracts for the sale and purchase, exchange, assignment, donation, lease or mortgage of real property; contracts for capital contribution by real property; written agreements on distribution of inherited assets; or documents acknowledging receipt of inheritance being real property.
2. Any consul or diplomat who is assigned to conduct notarization must have a bachelor of laws degree or must have received training in notarization.
3. Consuls and diplomats shall conduct notarization in accordance with the provisions in Chapter IV of this Law, and shall have the rights stipulated in sub-clauses (b) and (c) of article 22.1 and the obligations stipulated in sub-clauses (a), (b) and (c) of article 22.2 of this Law.
Article 66. Transitional provisions
1. Any person who is currently a notary shall be permitted to continue practising as a notary in accordance with this Law.
2. All Public Notary Offices currently operating pursuant to Decree 75-2000-ND-CP of the Government dated 8 December 2000 on notarization and authentication must convert to operation pursuant to this Law within six (6) months from the effective date of this Law.
The Ministry of Justice shall preside over co-ordination with other ministries and ministerial equivalent bodies in providing guidelines for conversion of Public Notary Offices.
3. All Public Notary Offices currently holding notarization files shall continue to archive them pursuant to this Law. The duration for archiving notarization files shall be calculated as from the effective date of this Law.
This Law shall be of full force and effect as from 1 July 2007.
This Law was passed by Legislature XI of the National Assembly of the Socialist Republic of Vietnam at its 10th Session on 29 November 2006.
|
|
THE CHAIRMAN OF THE NATIONAL ASSEMBLY |
Tình trạng hiệu lực: Hết hiệu lực