Xử lí dữ liệu và xử lí thông tin là 2 quá trình nối tiếp nhau. Từ dữ liệu sẵn có ta xử lí dữ liệu để có được những thông tin cần thiết, sau đó xử lí thông tin để đưa ra thông tin phù hợp với mục đích.

Quá trình xử lí dữ liệu đầu vào để rút ra thông tin muốn biết có thể chia ra nhiều bước, thành nhiều bài toán, như một chuỗi bài toán liên tiếp. Đầu ra của bước trước là đầu vào cho bước sau. Kết quả cuối cùng là thông tin ta muốn có.

Với con người, xử lí dữ liệu để có thông tin và xử lí thông tin để đưa ra quyết dịnh, và đây là hai bước của quá trình giải quyết vấn đề. Bước 1 là thu thập thông tin, bước 2 là xử lí thông tin và quyết định.

Ví dụ: bạn An và bạn Minh muốn trao đổi nội dung về học tập, đời sống với nhau nhưng 2 bạn lại có khoảng cách khá xa. Một trong hai bạn có thể sử dụng những cách sau để liên lạc:

- Gọi nói chuyện trực tiếp bằng điện thoại di dộng. (dạng lời nói)

- Gọi video call cho nhau bằng ứng dụng của điện thoại thông minh. (dạng hình ảnh)

- Ghi âm vào băng cát xét sau đó gửi cho nhau. (dạng âm thanh)

- Viết thư sau đó gửi thư qua bưu điện. (dạng chữ viết)

Trong lĩnh vực tin học, nói đến xử lí thông tin là tìm ra thông tin từ dữ liệu. Thông tin là kết quả của xử lí dữ liệu trong việc sử dụng máy tính để giải quyết vấn đề. Máy tính hỗ trợ rất hiệu quả cho con người trong mọi hoạt động thông tin. Các bước xử lí thông tin của máy tính tương ứng với các hoạt động thông tin của con người.

Như vậy, đầu vào của bài toán xử lí thông tin là những dữ liệu mà con người hay máy tính có thể xử lí được. Đầu ra của bài toán trên chính là kết quả của bài toán thông tin, ở đây là thông tin cần thiết. Nếu là trên máy tính thì sẽ hiển thị ở các thiết bị đầu ra để chúng ta có thể nhận biết được.

Nếu đầu vào là bảng điểm tổng kết các môn học của học sinh cả lớp, những thông tin có thể rút ra thêm:

- Những học sinh có thành tích học tập xuất sắc.

- Những học sinh có thành tích học tập khá.

- Những học sinh có thành tích học tập trung bình.

- Những học sinh có kết quả rèn luyện Tốt.

- Những học sinh có kết quả rèn luyện Khá.

- Những học sinh có kết quả môn Toán, Lí, Hóa đạt giỏi.

- ………..

* Nếu muốn lưu trữ thông tin, con người có thể sử dụng một số cách sau:

- Lưu thông tin nhận được vào bộ não của chính mình

- Dùng các thiết bị có thể lưu trữ gián tiếp như USB, Băng cát xét, ổ cứng, máy tính, …

- Viết hoặc ghi ra giấy, vở, ….

- Chụp ảnh, ghi hình lại dữ liệu có thể lưu trữ.

* Nếu muốn trao đổi thông tin giữa con người với nhau, chúng ta có thể sử dụng một số phương pháp sau:

- Trao đổi trực tiếp qua lời nói.

- Gửi thư, bài viết dưới dạng chữ viết.

- Ghi âm qua băng, đài để gửi cho người khác.

- Ghi hình, video qua các thiết bị lưu trữ để gửi cho người khác.

- Gửi tin nhắn, video qua máy tính, qua các ứng dụng thông minh của điện thoại.

Các bước xử lí thông tin của máy tính hay một hệ thống xử lí thông tin nói chung:

Bước 1: Thu thập dữ liệu (từ các dữ liệu có sẵn).

Bước 2: Xử lí dữ liệu.

Bước 3: Lưu trữ thông tin.

Bước 4: Truyền đạt thông tin.