Doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội ở đâu?

1. Doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội ở đâu?

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu:

• Đối với hồ sơ giấy: nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định và việc nộp hồ sơ sẽ hoàn toàn miễn phí.
• Đối với giao dịch điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các đơn vị I-van như EFY Việt Nam. Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ sẽ cực kỳ đơn giản và dễ dàng.

Như vây, bạn đăng ký bảo hiểm xã hội tại Cơ quan BHXH.

2. Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu dành cho Doanh nghiệp và Người lao động mới nhất 2025

2.1. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu

• Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với NLĐ
  • Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:
    • Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS).
    • Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi.
    • NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.
• Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với doanh nghiệp
  • Khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho NLĐ, đơn vị cần chuẩn bị:
    • Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS.
    • Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02 – TS)
    • Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS)
  • Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:
    • Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH.
    • Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
    • Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH.
    • Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn.
  • Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm:
    • Hợp đồng lao động ký với NLĐ
    • Sổ hộ khẩu, chứng minh thư/căn cước công dân của NLĐ.

2.2. Các bước thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu

Thủ tục tham gia BHXH lần đầu gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu.
• Bước 2: Trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm.
• Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị.
• Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.
• Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH.
• Bước 5: sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.

3. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc từ ngày 01/7/2025

Căn cứ vào Luật Bảo hiểm xã hội 2024 được Chính phủ ban hành ngày 29/6/2024 (có hiệu lực vào ngày 01/07/2025) quy định các đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:

• Đối với người lao động là công dân Việt Nam
  • (1) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;
  • (2) Cán bộ, công chức, viên chức;
  • (3) Công nhân và viên chức quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
  • (4) Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
  • (5) Hạ sĩ quan, binh sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ nghĩa vụ công an nhân dân; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
  • (6) Dân quân thường trực;
  • (7) Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác;
  • (8) Vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng thành viên cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được hưởng chế độ sinh hoạt phí;
  • (9) Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã có hưởng tiền lương;
  • (10) Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố;
  • (11) Đối tượng quy định tại mục (1) làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất;
  • (12) Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia theo quy định của Chính phủ;
  • (13) Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.
• Đối với người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, trừ các trường hợp sau đây:
  • Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
  • Tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động;
  • Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.
• Đối với người sử dụng lao động
  • Người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

4. Từ 01/07/2025, hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

“Điều 40. Biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

1. Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

2. Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

3. Không xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.

4. Chính phủ quy định chi tiết khoản 1 Điều này.”

Theo đó, từ 01/07/2025, hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ bị phạt bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH chậm đóng và số ngày chậm đóng sẽ đưa vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Khi nào tính lãi BHXH?

Đơn vị đóng BHXH, BHYT, BHTN chậm quá thời hạn theo quy định từ 30 ngày trở lên thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH, BHYT, BHTN chưa đóng gồm:

• Số tiền BHXH, BHYT, BHTN phải đóng nhưng chưa đóng đã quá thời hạn quy định, trừ số tiền 2% trong kỳ được giữ lại của đơn vị tham gia BHXH bắt buộc.

5.2. Chậm nộp bảo hiểm bao lâu thì bị phạt?

Khi doanh nghiệp chậm đóng tiền cho cơ quan bảo hiểm từ 30 ngày trở lên thì sẽ bị tính tiền chậm nộp trên số tiền nợ.

5.3. Doanh nghiệp được chậm đóng bảo hiểm xã hội bao lâu?

Theo đó, hành vi chậm đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp bị pháp luật đặc biệt nghiêm cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chậm đóng BHXH nhưng chỉ được chậm 29 ngày so với thời hạn quy định. Trường hợp chậm đóng BHXH từ 30 ngày trở lên, doanh nghiệp không chỉ bị xử lý vi phạm mà còn bị tính thêm tiền lãi.

5.4. Lãi nộp chậm BHXH hạch toán vào đâu?

Khi nộp tiền phạt và lãi chậm nộp, hạch toán ghi nợ vào tài khoản 3388 và ghi có vào các tài khoản 111 (Nợ phải trả ngắn hạn) và 112 (Nợ phải trả dài hạn), và chi phí này cần loại trừ khi tính thuế TNDN. Khi nhận được quyết định xử phạt từ BHXH, hạch toán như sau: Nợ vào tài khoản 811. Có vào tài khoản 3388.

5.5. Truy thu BHXH bao nhiêu phần trăm?

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, ngày 17/04/2017 thì cơ quan BHXH phải truy thu 4.5% tiền BHYT của tháng 12/2020.