Tìm kiếm
Chương II Thông tư 32/2011/TT-BTC: Khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử
| Số hiệu: | 32/2011/TT-BTC | Loại văn bản: | Thông tư |
| Nơi ban hành: | Bộ Tài chính | Người ký: | Đỗ Hoàng Anh Tuấn |
| Ngày ban hành: | 14/03/2011 | Ngày hiệu lực: | 01/05/2011 |
| Ngày công báo: | 29/03/2011 | Số công báo: | Từ số 161 đến số 162 |
| Lĩnh vực: | Thuế - Phí - Lệ Phí, Công nghệ thông tin | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/07/2022 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Thông tư 32/2011/TT-BTC (Bản Word)
Thông tư 32/2011/TT-BTC (Bản Pdf)
Văn bản tiếng anh
1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Điều 8. Lập hóa đơn điện tử1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Điều 10. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tửBáo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
3. Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Điều 13. Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử lý các vi phạm về hoá đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
2. Tổ chức sử dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu sự thanh tra, kiểm tra và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử, các phương tiện lưu trữ hóa đơn điện tử cùng các tài liệu khác cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Việc thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Việc niêm phong, tạm giữ, tịch thu phương tiện điện tử để khởi tạo hoá đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 2 năm 2007 của Chính phủ.
CREATION. ISSUANCE AND USE OF E-INVOICES
Article 7. Creation and issuance of c-invoices
1. Creation of an e-invoice means creating prior to goods sale or service provision the invoice format with complete information on the seller, the invoice type and symbol and the default for e-invoice transmission, receipt and storage in electronic devices of a business or an e-invoice service provider, which are stored in electronic devices of involved parties under law.
Before creating e-invoices, an organization shall issue a decision on application of e-invoices (made according to a form provided in the Appendix to this Circular, not printed herein ) and send it to its managing tax office in hard copy or electronically through the tax office's website and lake responsibility for this decision.
A decision on application of e-invoices contains the following principal contents:
- Name of the equipment system (names of electronic devices), name of the application software for creating and billing e-invoices.
Electronic device means a device operating based on the electric, electronic, digital. magnetic, wireless transmission, optical, electromagnetic or analog technology.
- Technical section or name of the service provider responsible for technical issues related to e-invoices and the application software;
- Processes for creating, billing, transferring and storing e-invoice data within the organization.
- Responsibilities of each section involved in the creation, billing, processing, transfer and storage of e-invoice data within the organization. including responsibilities of persons converting e-invoices into paper ones.
2. Issuance of e-invoices
Before using e-invoices. an e-invoice creator shall make an e-invoice issuance notice and send it to its managing tax office. Such notice (made according to a form provided in the Appendix to this Circular, not printed herein) contains the name, tax identification number, address and telephone number of the e-invoice issuer, types of invoices to be issued (name of invoice type, invoice symbol, symbol of invoice pattern number, date of first use. quantity of invoices to be issued (from number ... to number)), date of the notice; name and signature of the representative at law and seal of the unit (when the notice is sent to the tax office in hard copy); or e-signature of the issuer (when the notice is sent to the tax office electronically through the tax office's website).
When changing its business address, an e-invoice creator shall send the invoice issuance notice to the tax office of the locality to which it moves, specifying the quantity of issued invoices which have not been used and will be used.
When there are changes in contents of an issuance notice, the e-invoice creator shall make a new issuance notice under this Clause.
The e-invoice creator shall give its e-signature in the specimen e-invoice and electronically send it (in the format to be sent to the buyer) to the tax office.
The e-invoice issuance notice (excluding the specimen e-invoice) shall be posted up at the head office of the e-invoice creator or published in its website throughout the use of e-invoices.
3. A business may concurrently create different forms of invoices (self-printed invoices, invoices printed on order, e-invoices) and shall make an issuance notice for each form of invoices under regulations.
For each time of selling goods or providing services, a business may use only one (1) form of invoices. Specifically, if it uses a self-printed invoice for sale of goods or provision of services, it may not use an invoice printed on order or an e-invoice for such sale or provision. If it uses an e-invoice, it may not use a self-printed invoice or an invoice printed on order. If it uses an invoice printed on order, it may not use an e-invoice or a self-printed invoice.
1. Billing an e-invoice means the establishment of all information specified in Article 6 of this Circular in a specific invoice format when selling goods or providing services. Forms of hilling an e-invoice:
- The seller (e-invoice creator) bills the e-invoice in its e-invoicing software;
- The seller (e-invoice creator) accesses to the e-invoicing system program of an intermediary e-invoice solution provider to create and bill the e-invoice.
2. Sending an e-invoice means the transmission of invoice data from the goods or service seller to the buyer.
Forms of sending an e-invoice:
- Directly: The seller (e-invoice creator) bills the e-invoice in its e-invoicing software, gives its e-signature in the invoice and directly transmits it to the buyer's system by the mode agreed between the two parties. When the buyer is an accounting unit, it gives its e-signature in the received e-invoice and transmits the e-invoice with e-signatures of both parties to the seller by the mode agreed between them.
- Through an intermediary e-invoice solution provider:
The seller (e-invoice creator) accesses the e-invoicing system program of the intermediary e-invoice solution provider to create and bill the e-invoice in this program or inputs the e-invoice data created in the seller's internal system in the intermediary e-invoice solution provider's system for sending the e-invoice with the seller's e-signature to the buyer through the provider's system. When receiving the e-invoice with the seller's e-signature. a buyer being an accounting unit gives its e-signature in this invoice and sends the invoice with e-signatures of both parties to (he seller through the intermediary e-invoice solution provider's system.
Article 9. Handling of billed e-invoices
1. When detecting errors in an e-invoice which has been billed and sent to the buyer, but the goods or service has not been delivered or the seller and buyer have not declared taxes, such e-invoice may be voided only with consent and certification of the seller and buyer. An e-invoice shall be voided according to the time agreed by involved parties. Voided e-invoices shall be stored for competent state agencies' reference.
The seller shall bill a new e-invoice under this Circular to be sent to the buyer. The new e-invoice must contain the phrase "this invoice replaces invoice number.... symbol .... sent on date... .
2. When detecting errors in an e-invoice which has been billed and sent to the buyer and the goods or service has been delivered and the seller and buyer have declared taxes, the seller and buyer shall make a written agreement with their e-signatures, clearly indicating the error, and the seller shall concurrently bill an e-invoice correcting those errors. This e-invoice must specify the increase or decrease in goods quantity, sale price, value-added tax rate and value-added tax amount from e-invoice number..., symbol... Based on this e-invoice. the seller and buyer shall make modified declarations under current laws on tax administration and invoices. A modifying invoice must not contain negative (-) figures.
Article 10. Reporting on use and authorized billing of e-invoices
Reporting on use and authorized billing of e-invoices comply with the Finance Ministry's Circular No. 153/2010/TT-BTC of September 28. 2010. E-invoice creators may submit reports on use of e-invoices electronically through websites of tax offices.
Article 11. Storage, voiding and destruction of e-invoices
1. Goods or service sellers and buyers that use e-invoices for recording in accounting books and making financial statements shall store e-invoices for a duration prescribed in the Accounting Law. E-invoices which are created from the system of an intermediary e-invoice solution provider shall be stored for a duration prescribed above by such provider.
Sellers and buyers being accounting units and intermediary e-invoice solution providers shall backup e-invoice data in storage media (such as USB flash drive. CD. DVD; external haul disk drive, internal hard disk drive) or online to protect e-invoice data.
2. A billed e-invoice shall be stored in the form of data message and must satisfy the following conditions:
a/ Its contents arc accessible and usable for reference when necessary:
b/ Its contents are stored in the format in which it has been created, sent, received or in the format which allows precise presentation of its contents;
c/ It is stored by a mode which allows tracing of its creation origin, destination, date and time of sending or receiving the e-invoice.
3. Voiding an c-invoice means invalidating such invoice.
Destroying an e-invoice means making such invoice inaccessible and its information not referable.
E-invoices for which the storage duration terminates under the Accounting Law may be destroyed unless otherwise decided by competent slate agencies. Destruction of e-invoices must not harm the integrity of undestroyed e-invoices and must ensure normal operations of the communication system. E-invoices shall be destroyed according to the invoice destruction procedures provided in the Government's Decree No. 51/2010/ND-CP and the Finance Ministry's Circular No. 153/2010/TT-BTC.
When a seller or buyer loses an e-invoice. it may request the buyer or seller or an involved part) that still stores such e-invoice in the form of data message to re-send the e-invoice.
When a seller or buyer loses an e-invoice and is unable to contact involved parties for re-sending such invoice, it shall report on invoice loss under the Finance Ministry's Circular No. 153/2010/TT-BTC.
Article 12. Conversion of e-invoices into paper ones
1. Conversion principles
A goods seller may convert e-invoices into paper ones to prove the origin of tangible goods in their circulation but for only once. An e-invoice converted into a paper one to prove goods origin must meet the requirements specified in Clauses 2. 3 and 4 of this Article and contain the signatures of the representative at law and seal of the seller.
Buyers and sellers may convert e-invoices into paper ones for storage of accounting documents under the Accounting Law. which must meet the requirements specified in Clauses 2. 3 and 4 of this Article.
2. Conditions
An e-invoice converted into a paper one must fully satisfy the following conditions:
a/ Fully presenting contents of the original e-invoice;
b/ Having a particular sign showing that it is converted from the e-invoice;
c/ Having the signature and full name of the person converting it from the e-invoice.
3. Legal validity of converted e-invoices A converted e-invoice has the legal validity when meeting the requirements on integrity of information of the original invoice, having particular sign proving such conversion and signature and full name of the person making conversion under the law on conversion of e-documents.
4. Particular signs of converted invoices
The particular sign of a paper invoice converted from an e-invoice must fully contain the following information: the phrase distinguishing between the converted invoice and the original e-invoice-source invoice (clearly stating "invoice converted from e-invoice"); full name and signature of the person making conversion; and lime of conversion.
Article 13. Inspection of the creation, billing, issuance, management and use of e-invoices
1. Competent state agencies shall inspect, examine, detect and handle violations of regulations on e-invoices in the sale of goods and provision of services.
2. Users of e-invoices for goods sale or service provision are subject to inspection and examination and shall fully provide e-invoice data, e-invoice storage media and other documents to competent state agencies under law.
Inspection and examination of users of e-invoices for goods sale and service provision comply with law.
The sealing, custody and confiscation of e-devices for e-invoice creation comply with the Government's Decree No. 27/2007/ND-CP of February 23. 2007.
Tình trạng hiệu lực: Hết hiệu lực