Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống thông tin: là tập hợp các thiết bị phần cứng, phần mềm và đường truyền dùng để thu nhận, quản lý, khai thác dữ liệu từ thiết bị giám sát hành trình.
2. Dữ liệu: là tập hợp các thông tin có cấu trúc được truyền từ thiết bị giám sát hành trình về máy chủ dịch vụ và từ máy chủ dịch vụ truyền về Tổng cục Đường bộ Việt Nam.
3. Máy chủ dịch vụ: là máy chủ của đơn vị vận tải hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ giám sát hành trình thực hiện việc tiếp nhận dữ liệu truyền về từ thiết bị giám sát hành trình và có nhiệm vụ truyền các dữ liệu bắt buộc về Tổng cục Đường bộ Việt Nam theo quy định.
4. Đơn vị cung cấp dịch vụ giám sát hành trình của xe ô tô (sau đây gọi dung là đơn vị cung cấp dịch vụ): là đơn vị tổ chức thực hiện việc cung cấp dịch vụ quản lý, khai thác, tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu từ thiết bị giám sát hành trình của xe ô tô theo hợp đồng với đơn vị kinh doanh vận tải.