Chương 3 LUẬT LƯU TRỮ 2011: BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Số hiệu: | 01/2011/QH13 | Loại văn bản: | Luật |
Nơi ban hành: | Quốc hội | Người ký: | Nguyễn Sinh Hùng |
Ngày ban hành: | 11/11/2011 | Ngày hiệu lực: | 01/07/2012 |
Ngày công báo: | 19/02/2012 | Số công báo: | Từ số 163 đến số 164 |
Lĩnh vực: | Lĩnh vực khác | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
1. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
PRESERVATION AND MAKING STATISTICS OF ARCHIVAL MATERIALS, DISPOSAL OF INVALID MATERIALS
Article 25. Responsibilities for preservation of archival materials
1. The head of an agency or organization shall build and arrange storage place and necessary equipment and means and implement professional and technical measures to safely protect and preserve archival materials and assure the use of archival materials.
2. In case an organization without use of the State budget have not yet had conditions to protect and preserve materials as prescribed in clause 1 of this Article, it may deposit its materials at historical archival unit and it must pay fees in accordance with law.
Article 26. Management of precious and rare archival materials
1. Precious and rare archival materials are materials of permanent preservation value and have one of the following characteristics:
a/ Having special ideological, political, socio-economic, scientific or historical value and special importance to the country and society;
b/ Being formed in a special historical circumstance in terms of time, space, place or author;
c/ Being presented in an object containing information carrier which is original, typical to a historical period.
2. Precious and rare archival materials, regardless of their ownership, may be registered with central and provincial archives state management agencies and selected for registration in world and regional programs and titles.
3. Precious and rare archival materials must be inventoried, preserved, made backup to insure for them, and used under special regimes.
Article 27. State archival statistics
1. Materials of the National archival set of Vietnam must be made statistics concentratedly in books, database and management dossiers.
2. Agencies and organizations with archival materials must regularly implement the regime on archival statistics. Figures for annual statistical reports are counted from January 1 through December 31.
3. Archival statistics shall be made according to the following provisions:
a/ Central agencies and organizations shall summarize statistics of their attached units and report them to the central archives state management agency;
b/ Provincial agencies and organizations shall summarize statistics of their attached units and report them to provincial archives state management agencies.
Provincial archives state management agencies shall summarize statistics of provincial agencies and organizations, and district-level archives state management agencies and report them to the central archives state management agency.
c/ District- and commune-level agencies and organizations shall summarize statistics of their attached units and report them to district-level archives state management agencies.
District-level archives state management agencies shall summarize statistics of district-and commune-level agencies and organizations and report them to provincial archives state management agencies.
Article 28. Disposal of invalid materials
1. The competence to decide on the disposal of invalid materials is provided as follows:
a/ The head of an agency or organization may decide on the disposal of invalid materials of institutional archival unit.
b/ The head of a competent archives authority of a level may decide on the disposal of invalid materials of historical archival unit of the same level.
2. Procedures for decision on disposal of invalid materials are provided as follows:
a/ At the proposal of the material valuation council, the head of an agency or organization on the list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit shall request the archives state management agency of the same level to evaluate invalid materials subject to disposal. The head of an agency or organization not on the list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit shall request institutional archival unit of the immediate superior agency or organization to give opinions on invalid materials subject to disposal;
Based on evaluations of the material valuation council or opinions of the immediate superior agency, a competent person mentioned in clause 1 of this Article shall decide on the disposal of invalid materials.
b/ At the proposal of the material value verification council, the head of an archives slate management agency shall decide on the disposal of materials with the same information at historical archival unit.
A material value verification council shall be set up by the head of an archives state management agency to verify invalid materials at historical archival unit;
3. Disposal of invalid materials must ensure destruction of all information of those materials and must be recorded in writing.
4. A dossier of invalid material disposal includes:
a/ Decision on council establishment;
b/ List of invalid materials; proposal and explanation about invalid materials;
c/ Minutes of meetings of the material valuation council and material valuation verification council;
d/ Request for verification or opinions, made by the agency or organization with invalid materials;
dd/ Written verification or opinions of a competent agency;
e/ Decision on disposal for invalid materials;
g/ Record of handing over materials subject to disposal;
h/ Record of disposal of invalid materials.
5. Dossiers of disposal of invalid materials must be preserved at agencies or organizations with cancelled materials for at least 20 years from the date of disposal.