Tìm kiếm
Chương 2 LUẬT LƯU TRỮ 2011: THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
| Số hiệu: | 01/2011/QH13 | Loại văn bản: | Luật |
| Nơi ban hành: | Quốc hội | Người ký: | Nguyễn Sinh Hùng |
| Ngày ban hành: | 11/11/2011 | Ngày hiệu lực: | 01/07/2012 |
| Ngày công báo: | 19/02/2012 | Số công báo: | Từ số 163 đến số 164 |
| Lĩnh vực: | Lĩnh vực khác | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
LUẬT LƯU TRỮ 2011 (Bản Word)
Văn bản tiếng anh
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này.
1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:
a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:
a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này.
3. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan
Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
COLLECTION OF ARCHIVAL MATERIALS
Section 1: RESPONSIBILITIES FOR MAKING RECORDS AND SENDING RECORDS AND MATERIALS FOR STORAGE AT INSTITUTIONAL ARCHIVAL UNIT
Article 9. Responsibilities for making records and sending records and materials for storage to institutional archival unit
1. A person assigned to settle and monitor an affair of an agency or organization shall make records of such affair and send records and materials for storage to the archival unit of that agency or organization. Before retiring, quitting his/her job or being transferred to another work, this person must fully hand over records and materials to a responsible person of that agency or organization.
2. The head of an agency or organization shall manage archival materials of his/her agency or organization; and direct, inspect and guide the making and sending of records and materials to the archival unit of his/her agency or organization.
The head of a unit of an agency or organization shall organize the making, preservation and sending of records and materials of his/her unit to the archival unit of that agency or organization.
Article 10. Responsibilities of institutional archival unit
1. To assist the head of agency or organization in guiding the making and sending of records and materials for storage.
2. To collect, correct and value materials; to make statistics of, preserve and organize the use of archival materials.
3. To hand over archival materials of permanent preservation value on the list of materials of sending for storage to historical archival unit; to organize the cancelling of invalid materials under decisions of the head of agency or organization.
Article 11. Time limit for sending records and materials to institutional archival unit
1. The time limit for sending records and materials to institutional archival unit is provided as follows:
a/ One year after completing an affair, except the case specified at point b of this clause;
b/ Three months after finalizing a construction work, for records and materials on capital construction.
2. A unit or person that needs to keep records and materials due for sending for storage as prescribed in clause 1 of this Article to serve its/his/her work must obtain approval of the head of agency or organization and make and send to institutional archival unit a list of records and materials to be kept.
The time limit for a unit or person to keep those records and materials does not exceed 2 years counting from the date due of sending for storage.
Article 12. Responsibilities for handing over and receiving records and materials to institutional archival unit
1. A unit or person responsible for handing over records and materials shall finalize records of the completed affair, make an index of records and materials for storage and handing over them to institutional archival unit.
2. Institutional archival unit shall receive records and materials and make a minutes of handover and receipt of records and materials.
3. The index of stored records and materials and the handover and receipt minutes shall be made in 02 copies, 01 be kept by the handing unit or person and 01 be kept by institutional archival unit.
Article 13. Management of e-archival materials
1. E-archival materials means materials created in the form of data messages which are formed in the operation of an agency, organization or individual and selected for storage or digitalized from archival materials in other objects containing information.
2. E-archival materials must satisfy criteria of input information; assure inheritance, consistency, truthfulness, security and accessibility; and be preserved and used by particular professional and technical methods.
3. Materials digitalized from archival materials in other objects containing information are not valuable to replace the materials which have been digitalized.
4. The Government shall detail the management of e-archival materials.
Article 14. Management of archival materials of communes, wards and townships
1. Materials formed in the operations of People's Councils, People's Committees, social organizations and socio-professional organizations of communes, wards or townships shall be selected and stored at the offices of People's Committees of communes, wards or townships.
Archivists of the offices of People's Committees of communes, wards or townships must satisfy professional criteria of archives and be enjoyed regimes and benefits in accordance with law.
2. Archivists of the offices of People's Committees of communes, wards or townships shall guide the record making, receive records and materials, correct, make statistics of, preserve and serve the use of archival materials in accordance with the law on archives.
Section 2: CORRECTION AND VALUATION OF MATERIALS
Article 15. Correction of materials
1. The head of an agency or organization shall direct and organize the correction of materials under his/her management.
2. Materials after being corrected must meet the following basic requirements:
a/ They are classified according to the principles of archival operations;
b/ Their preservation time limit is determined;
c/ Records are finalized and systemized;
d/ There are indexes of records, search database and lists of invalid materials.
Article 16. Valuation of materials
1. Valuation of materials must ensure the political, historical, comprehensive and general principles.
2. Valuation of materials in performed according to the methods of systemizing and analyzing their functions, information and historical materials.
3. Valuation of materials must be based on the following basic indicators:
a/ Contents of materials;
b/ Position of the agency, organization or individual forming materials;
c/ Meaning of the event, time and place in which materials are formed;
d/ Level of integrity of the archival set;
e/ Form of materials;
f/ Physical conditions of materials.
Article 17. Preservation duration of materials
1. Materials subject to permanent preservation are those of timeless meaning and value.
Materials subject to permanent preservation include those on viewpoints, undertakings, policies, fundaments, strategies; national key and target programs, projects and schemes; those on land and housing and other materials prescribed by competent authorities.
2. Materials subject to preservation for a definite term are those other than the ones specified in clause 1 of this Article and their preservation term are defined less than 70 years.
3. Invalid materials subject to removing for disposal are those containing the same information or with expired preservation duration under regulations and no longer necessary for practical activities and scientific and historical research.
4. The Minister of Home Affairs shall detail clause 1 and clause 2 of this Article.
Article 18. Materials valuation council
1. A materials valuation council is formed to advise the head of an agency or organization in determining preservation duration, selecting materials for handing over to institutional archival unit, selecting archival materials of institutional archival unit for handing over to historical archival unit and sorting out invalid materials.
2. A material valuation council shall be decided for establishment by the head of an agency or organization, including:
a/ Council chairman;
b/ An archivist of the agency or organization will do as council secretary;
c/ The representative of leaders of the unit leaders having the materials will do as council member;
d/ A person who is conversant with the field of the materials be evaluated, will do as council member.
3. A material valuation council shall make collegial discussion and make conclusion by majority; different opinions must be written in the council meeting minutes for submission to the head of agency or organization.
4. Based on proposals of the material valuation council, the head of agency or organization shall decide on material preservation duration, select materials for handing over to institutional archival unit, select archival materials of institutional archival unit for handing over to historical archival unit; and disposal of invalid materials as prescribed in Article 28 of this Law.
Section 3: COLLECTION OF MATERIALS INTO HISTORICAL ARCHIVES
Article 19. Historical archival unit
1. Historical archival unit shall be organized at central and provincial levels for storing materials of permanent preservation value on the list of materials to be handed over to historical archival unit.
2. Historical archival unit shall:
a/ Propose the competent archives agency of the same level to promulgate a list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit and approve lists of materials to be sent to historical archival unit for storage;
b/ Guide agencies and organizations that are sources of materials handed over to store in preparing materials to be handed over for storage;
c/ Collect, correct, valuate, make statistics of, preserve and organize the use of archival materials.
Article 20. Collection and receipt of materials sent to historical archival unit
1. Historical archival unit of the Communist Party of Vietnam shall collect materials belonging to the archival set of the Communist Party of Vietnam in accordance with this Law and regulations of competent agencies of the Communist Party of Vietnam.
2. Historical archival unit of the State shall collect materials belonging to the archival set of the Vietnamese State under the following provisions:
a/ Central historical archival unit shall collect and receive archival materials formed in the operations of central agencies and organizations of the Slate of the Democratic Republic of Vietnam and the Socialist Republic of Vietnam; ministerial-level agencies and organizations, inter-zones, zones and special zones of the State of the Democratic Republic of Vietnam; central agencies and organizations of the Provisional Revolutionary Government of the Republic of South Vietnam and other central organizations of the revolutionary administration in and before 1975; stale enterprises established by the Prime Minister and other economic organizations in accordance with law; agencies and organizations of social regimes had been existed in the territory of Vietnam in and before 1975;
b/ Provincial-level historical archival unit shall collect and receive archival materials formed in the operations of provincial- and district-level agencies and organizations and special administrative-economic units not under the agencies and organizations specified at point a of this clause.
3. Historical archival unit shall collect materials of individuals on the basis of agreement.
Article 21. Time limit for handing over materials to historical archival unit
1. Within 10 years after the year of completing an affair, an agency or organization on the list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit shall hand over materials of permanent preservation value to historical archival unit.
2. The time limits for handing over materials to historical archival unit of the public security, defense, foreign affairs and other sectors comply with the Government's regulations.
Article 22. Responsibilities for handover and receipt of materials to historical archival unit
1. An agency or organization on the list of agencies, organizations being source of material providers have following duties:
a/ Correct materials prior to handing over and make indexes of records and materials to be handed for storage;
b/ Make lists of materials being affixed with marks of confidentiality levels;
c/ Hand over archival materials and search engines to historical archival unit.
2. Historical archival unit shall receive records and materials and make minutes of handover and receipt of records and materials.
3. Indexes of handed records and materials and handover and receipt minutes shall be made in 03 copies, 01 to be kept by agencies or organizations handing over records and materials and 02 kept by historical archival unit, which shall be stored permanently at those agencies or organizations and historical archival unit.
Article 23. Management of archival materials of agencies and organizations not on the list of agencies, organizations being source of material providers or materials not on the list of materials to be handed over to historical archival unit
Archival materials formed in the operations of agencies and organizations not on the list of agencies, organizations being source of material providers or materials not on the list of materials to be handed over to historical archival unit shall be managed at institutional archival unit.
Article 24. Management of archival materials in case of division, split, merger or dissolution of agencies or organizations; division, split, merger, dissolution, ownership transformation or bankruptcy of stale enterprises
For an agency or organization which is divided, split, merged or dissolved; or an economic organization being a state enterprise which is divided, split, merged or dissolved, transformed its ownership or goes bankrupt, the head of such agency, organization or enterprise shall manage and hand over materials according to the following provisions:
1. Materials formed in the operation of an agency or organization shall be corrected, made statistics and preserved according to the archival set of that agency or organization;
2. When an agency or organization has decision on division, split, merger or dissolution or an enterprise has decision on division, slit, merger, dissolution, ownership transformation or bankruptcy, all completely processed records and materials of units and individuals of that agency, organization or enterprise must be handed over to institutional archival unit for correction under regulations.
3. After being corrected, archival materials shall be managed as follows:
a/ Archival materials of an agency, organization or enterprise being source of material providers to historical archival unit shall be handed over to competent historical archival unit;
b/ Archival materials of an agency, organization or enterprise other than those being the source of material providers to historical archival unit shall be managed at institutional archival unit of the new agency, organization or enterprise taking over the former's office. When the dissolved agency or organization or the dissolved or bankrupt enterprise has no or more than one agency, organization or enterprise to take over its office, its archival materials shall be handed over to institutional archival unit under the decision of its immediate superior agency or organization or a competent authority.