Tìm kiếm

Chương II Luật Kế toán 2003: Nội dung công tác kế toán

Chương II
Nội dung công tác kế toán
Mục 1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Điều 17. Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Điều 18. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử.

Điều 19. Lập chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

5. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18 của Luật này và khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

Điều 20. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Hóa đơn bán hàng

1. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng. Trường hợp bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ dưới mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thì không phải lập hóa đơn bán hàng. Chính phủ quy định cụ thể các trường hợp bán hàng và mức tiền bán hàng không phải lập hóa đơn bán hàng.

2. Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình.

3. Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

a) Hóa đơn theo mẫu in sẵn;

b) Hóa đơn in từ máy;

c) Hóa đơn điện tử;

d) Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán.

4. Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng. Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng thì phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

5. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu không lập, không giao hóa đơn bán hàng hoặc lập hóa đơn bán hàng không đúng quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này và các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 22. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

1.Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Mục 2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ SỔ KẾ TOÁN
Điều 23. Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

1. Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.

2. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán.

3. Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán.

Điều 24. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán

1. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị.

2. Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Điều 25. Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán

1. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

3. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày, tháng ghi sổ;

b) Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

đ) Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

4. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

5. Bộ Tài chính quy định cụ thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán.

Điều 26. Lựa chọn áp dụng hệ thống sổ kế toán

1. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị.

3. Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

Điều 27. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán

1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

3. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

6. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

7. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 25, Điều 26 của Luật này và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

Điều 28. Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

a) Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

b) Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

c) Ghi bổ sung bằng cách lập "chứng từ ghi sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.

2. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

3. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

4. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:

a) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

b) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

c) Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản 1 Điều này.

Mục 3. BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Điều 29. Báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

2. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

a) Bảng cân đối tài khoản;

b) Báo cáo thu, chi;

c) Bản thuyết minh báo cáo tài chính;

d) Các báo cáo khác theo quy định của pháp luật.

3. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

a) Bảng cân đối kế toán;

b) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

d) Bản thuyết minh báo cáo tài chính.

4. Bộ Tài chính quy định cụ thể về báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động.

Điều 30. Lập báo cáo tài chính

1. Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó.

2. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên.

3. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.

4. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

Điều 31. Thời hạn nộp báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật; đối với báo cáo quyết toán ngân sách thì thời hạn nộp báo cáo được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Chính phủ quy định cụ thể thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách cho từng lĩnh vực hoạt động và từng cấp quản lý.

Điều 32. Nội dung công khai báo cáo tài chính

1. Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

a) Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm;

b) Đơn vị kế toán là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm và các khoản thu, chi tài chính khác;

c) Đơn vị kế toán là đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi tài chính năm;

d) Đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân công khai mục đích huy động và sử dụng các khoản đóng góp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết toán thu, chi từng khoản đóng góp.

2. Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

a) Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

b) Kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Trích lập và sử dụng các quỹ;

d) Thu nhập của người lao động.

3. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán.

Điều 33. Hình thức và thời hạn công khai báo cáo tài chính

1. Việc công khai báo cáo tài chính được thực hiện theo các hình thức:

a) Phát hành ấn phẩm;

b) Thông báo bằng văn bản;

c) Niêm yết;

d) Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

2. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn sáu mươi ngày, kể từ ngày được cấp có thẩm quyền duyệt.

3. Đơn vị kế toán là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày được cấp có thẩm quyền duyệt.

4. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn một trăm hai mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Điều 34. Kiểm toán báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán mà pháp luật quy định phải kiểm toán thì phải được kiểm toán trước khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và trước khi công khai.

2. Đơn vị kế toán khi được kiểm toán phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về kiểm toán.

3. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 31 của Luật này phải có báo cáo kiểm toán đính kèm.

Mục 4. KIỂM TRA KẾ TOÁN
Điều 35. Kiểm tra kế toán

Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Nội dung kiểm tra kế toán

1. Nội dung kiểm tra kế toán gồm:

a) Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;

b) Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;

c) Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;

d) Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.

2. Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.

Điều 37. Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán

1. Khi kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình quyết định kiểm tra kế toán. Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán được kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán và giải trình khi cần thiết.

2. Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên bản kiểm tra kế toán và giao cho đơn vị kế toán được kiểm tra một bản; nếu phát hiện có vi phạm pháp luật về kế toán thì xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về các kết luận kiểm tra.

4. Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra, không được làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường và không được sách nhiễu đơn vị kế toán được kiểm tra.

Điều 38. Trách nhiệm và quyền của đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán

1. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm:

a) Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra;

b) Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán.

2. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có quyền:

a) Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định tại Điều 36 của Luật này;

b) Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật.

Mục 5. KIỂM KÊ TÀI SẢN, BẢO QUẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Điều 39. Kiểm kê tài sản

1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

2. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;

b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;

c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

4. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Điều 40. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Điều 41. Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

Mục 6. CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG HỢP ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CHIA, TÁCH, HỢP NHẤT, SÁP NHẬP, CHUYỂN ĐỔI HÌNH THỨC SỞ HỮU, GIẢI THỂ, CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG, PHÁ SẢN
Điều 42. Công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán

1. Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới.

2. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 43. Công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán

1. Đơn vị kế toán bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách;

b) Bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới; đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

2. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 44. Công việc kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán

1. Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán hợp nhất.

2. Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán;

b) Tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hợp nhất.

Điều 45. Công việc kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán

1. Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập.

2. Đơn vị kế toán nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 46. Công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu

1. Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới.

2. Đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 47. Công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

1. Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động;

c) Bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

2. Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì Toà án tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện công việc kế toán theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Chapter II

CONTENTS OF ACCOUNTING WORK

Section 1. ACCOUNTING VOUCHERS

Article 17. Contents of accounting vouchers

1. An accounting voucher must contain the following principal contents:

a) The name and serial number of the accounting voucher;

b) The date of making the accounting voucher;

c) The name and address of the accounting voucher-making unit or individual;

d) The date and address of the accounting voucher-receiving unit or individual;

e) The contents of the arising economic or financial operation;

f) The quantity, unit price and money amount of the economic or financial operation, inscribed in figures; the total money amount of the accounting vouchers for money receipt or payment inscribed in both figures and words;

g) The signatures and full names of the maker and the approver of, and persons related to, the accounting voucher.

2. Apart from the principal contents specified in Clause 1 of this Article, accounting vouchers may have other contents, depending on their types.

Article 18. Electronic vouchers

1. Electronic vouchers are regarded as accounting vouchers when they contain the contents specified in Article 17 of this Law, are expressed in the form of electronic data and encoded, and are not modified in the process of transmission via computer networks or via such information-carrying articles as magnetic tapes or discs, assorted payment cards.

2. The Government shall stipulate in detail electronic vouchers.

Article 19. Making of accounting vouchers

1. Accounting vouchers must be made for all arising economic and financial operations related to the operation of the accounting units. For every economic or financial operation, the accounting voucher shall be made only once.

2. Accounting vouchers must be made legibly, fully, timely and accurately according to the contents prescribed in their forms. Where accounting vouchers have no set forms, the accounting units may make such accounting vouchers by themselves, which, however, must contain all the contents specified in Article 17 of this Law.

3. The contents of economic and/or financial operations inscribed on accounting vouchers must not be abbreviated, erased or corrected, must be written with ink pen, with figures and words closely following one another without space in between and blank spaces being crossed; erased or corrected vouchers shall not be valid for payment and entry into accounting books. When an accounting voucher is inscribed wrongly, it must be invalidated with a cross.

4. Accounting vouchers must be made with a sufficient number of copies as prescribed. When an accounting voucher is made with many copies for a single economic or financial operation, the contents of such copies must be alike. For accounting vouchers made by the accounting units specified at Points a, b, c and d, Clause 1, Article 2 of this Law for dealings with organizations or individuals outside the accounting unit, the copies handed over to such organizations or individuals must be appended with the seals of the accounting units.

5. The makers, approvers and other signatories of accounting vouchers shall be accountable for the contents thereof.

6. Accounting vouchers made in the form of electronic voucher must comply with the provisions in Article 18 of this Law and Clauses 1 and 2 of this Article. Electronic vouchers must be printed on paper and archived under the provisions in Article 40 of this Law.

Article 20. Signing of accounting vouchers

1. Accounting vouchers must be properly signed. Signatures on accounting vouchers must be written with ink pen. Accounting vouchers must not be signed in red ink or with carved signature seals. A person's signature on accounting vouchers must be uniform.

2. Accounting vouchers must be signed by competent persons or authorized persons. It is strictly forbidden to sign accounting vouchers which are not yet inscribed with the full contents falling under the responsibilities of the signatories.

3. Accounting vouchers for payment must be signed by competent persons for approval of payment and chief accountants or authorized persons before the payment is effected. Accounting vouchers for payment must be signed on every copy.

4. Electronic vouchers must contain electronic signatures according to law provisions.

Article 21. Sale invoices

1. When selling goods or provide services, organizations and individuals must make sale invoices and hand them over to customers. For cases of goods retailing or service provision involving a sum of money lower than the prescribed level, sale invoices may not be made if not asked for by the goods buyers. The Government shall specify the cases of goods sale and the sales level for which sale invoices may not be made.

2. When buying goods or being provided with services, organizations and individuals may ask the goods sellers or service providers to make and hand over sale invoices to them.

3. Sale invoices may take the following forms:

a) Invoices made on pre-printed forms;

b) Invoices printed from machines;

c) Electronic invoices;

d) Stamps, tickets or cards pre-printed with the payment prices.

4. The Ministry of Finance shall prescribe the invoice forms, organize the printing, circulation and use of sale invoices. Where organizations or individuals print sale invoices by themselves, they must obtain the written approvals of competent finance agencies before printing.

5. When selling goods or providing services, if organizations or individuals fail to make or hand over sale invoices or make sale invoices at variance with the provisions in Articles 19 and 20 of this Law and Clauses 1, 2, 3 and 4 of this Article, they shall be handled according to law provisions.

Article 22. Management and use of accounting vouchers

1. Information and data written on accounting vouchers shall serve as a basis for making entries in accounting books.

2. Accounting vouchers must be arranged according to their economic contents, in the temporal order and safely preserved according to law provisions.

3. Only competent State bodies may temporarily seize, confiscate or seal up accounting vouchers. In case of temporary seizure or confiscation, the competent State bodies must make copies of the temporarily seized or confiscated vouchers and signed such copies for certification, and concurrently make records thereon, clearly stating the reasons therefor, the quantity of each kind of temporarily seized or confiscated vouchers, append their signatures and stamps thereto.

4. The competent bodies which seal up accounting vouchers must make records thereon, clearly stating the reasons therefor, the quantity of each kind of sealed-up accounting vouchers, append their signatures and stamps thereto.

Section 2. BOOK-KEEPING ACCOUNTS AND ACCOUNTING BOOKS

Article 23. Book-keeping accounts and the system thereof

1. Book-keeping accounts are used to classify and systemize economic and financial operations according to their economic contents.

2. The system of book-keeping accounts consists of accounts needed to be used. Each accounting unit must use a system of book-keeping accounts.

3. The Ministry of Finance shall stipulate in detail book-keeping accounts and the systems of book-keeping accounts.

Article 24. Selection and application of a system of book-keeping accounts

1. The accounting units must base themselves on the system of book-keeping accounts prescribed by the Ministry of Finance to select a system of book-keeping accounts for application at their respective units.

2. The accounting units may itemize the selected book-keeping accounts in service their management requirements.

Article 25. Accounting books and the system of accounting books

1. Accounting books are used to record, systemize and store all economic and financial operations that have arisen in relation to the accounting units.

2. An accounting book must be legibly inscribed with the name of the accounting unit, the book's name, the dates of its opening and closing; the signatures of its maker, the chief accountant and the accounting unit's representative at law, the number of pages, and page-overlapping stamps.

3. An accounting book must contain the following principal contents:

a) The dates of entries;

b) The serial numbers and dates of accounting vouchers used as a basis for making entries.

c) Summaries of the contents of the arising economic and financial operations;

d) Money amounts of the arising economic and financial operations, which are recorded in book-keeping accounts;

e) The period-beginning balance, amounts arising in the period and the period-end balance.

4. Accounting books include general and detailed accounting books.

5. The Ministry of Finance shall stipulate in detail the accounting forms, the systems of accounting books, and accounting books.

Article 26. Selection and application of the system of accounting books

1. Each accounting unit shall have only one system of accounting books for an annual accounting period.

2. The accounting units must base themselves on the systems of accounting books prescribed by the Ministry of Finance to select a system of accounting books for application at their respective units.

3. The accounting units may concretize the selected accounting books in service of their management requirements.

Article 27. Opening, recording and closing of accounting books

1. Accounting books must be opened at the beginning of an annual accounting period; for newly set up accounting units, they must open accounting books upon their establishment.

2. The accounting units must make entries in accounting books on the basis of accounting vouchers.

3. Accounting books must be recorded timely, legibly and fully according to their contents. Information and figures recorded in accounting books must be accurate, truthful and true to accounting vouchers.

4. Entries must be made in accounting books in the temporal order of the economic and financial operations. Information and figures recorded in accounting books of this year must continue from those recorded on accounting books of the preceding year. Accounting books must be recorded continuously from their opening to closing.

5. Information and figures in accounting books must be written with ink pen and without inserts above or below; must not be written overlapping and on every other line; where a page is not fully written, the blank space must be crossed; when a page is written fully, the total of figures on the page must be calculated and carried forward to the next page.

6. Accounting units must close their accounting books at the end of an accounting period before making financial statements and in other cases of closing accounting books as prescribed by law.

7. The accounting units may make entries in manual or computerized accounting books. If making entries in computerized accounting books, they must comply with the provisions on accounting books in Articles 25 and 26 of this Law and Clauses 1, 2, 3, 4 and 6 of this Article. After closing computerized accounting books, they must print them on paper and bind in separate books for each annual accounting year.

Article 28. Correction of accounting books

1. When errors are detected in manual accounting books, wrong information or figures must not be erased untraceably but corrected by one of the three following methods:

a) Making correction by crossing the wrong figures or words, then writing the correct figures or words above, next to which there must be the chief accountant's signature;

b) Writing negative figures by re-writing the erroneous figures in red ink or putting them in brackets, then writing the correct ones, next to which there must be the chief accountant's signature;

c) Writing additions by making "additional recording vouchers" and writing the difference, making up for the deficit.

2. If detecting errors in accounting books before submitting annual financial statements to competent State bodies, corrections must be made on the accounting books of that year.

3. If detecting errors in accounting books after submitting annual financial statements to competent State bodies, corrections must be made on the accounting books of the year when errors are detected and notes thereon must be given on the last line of such accounting books.

4. Making corrections on computerized accounting books:

a) If detecting errors in accounting books before submitting annual financial statements to competent State bodies, corrections must be made directly on the computerized accounting books of such year.

b) If detecting errors in accounting books after submitting annual financial statements to competent State bodies, corrections must be made directly on the computerized accounting books of the year when errors are detected and make notes thereon at the last line of such accounting books.

c) Corrections in computerized accounting books shall be made by the methods specified at Point b or c, Clause 1 of this Article.

Section 3. FINANCIAL STATEMENT S

Article 29. Financial statements

1. Financial statements are drawn up according to the accounting standards and regimes and used for synthesizing and describing the economic and financial situation of the accounting units.

2. Financial statements of the accounting units engaged in State budget collection and spending activities, the administrative agencies, non-business units and organizations funded with the State budget as well as non-business units and organizations not funded with the State budget include:

a) The accounting balance sheet;

b) The revenue and expenditure report;

c) The written explanation on the financial statements;

d) Other reports as prescribed by law.

3. Financial statements of the accounting units engaged in business activities comprise:

a) The accounting balance sheet;

b) The report on business results;

c) The cash flow report;

d) The written explanation on the financial statements.

4. The Ministry of Finance shall stipulate in detail financial statements for each field of activity.

Article 30. Compilation of financial statements

1. The accounting units must compile financial statements at the end of the annual accounting period; where it is prescribed by law that financial statements are compiled according to other accounting periods, the accounting units must compile financial statements according to such accounting periods.

2. The compilation of financial statements must be based on the figures after the closing of accounting books. The superior accounting units must make general financial statements or consolidated financial statements on the basis of financial statements of the accounting units in the same superior accounting units.

3. Financial statements must be compiled according to the contents and methods and be presented consistently in different accounting periods; where the financial statements are presented inconsistently in different accounting periods, the reasons therefor must be clearly explained.

4. Financial statements must be signed by the compilers, chief accountants and the representatives at law of the accounting units. The signatories of financial statements must be accountable for their contents.

Article 31. Time limit for submission of financial statements

1. Annual financial statements of the accounting units must be submitted to competent State bodies within ninety days after the last day of the annual accounting period as prescribed by law; for budget settlement reports, they must be submitted according to the time limit prescribed by the Government.

2. The Government shall specify the time limits for submission of financial statements and budget settlement reports for each field of activity and each managerial level.

Article 32. Financial statement contents to be publicized

1. The to be-publicized contents of financial statements of the accounting units engaged in State budget collection and spending activities, the administrative agencies, non-business units and organizations funded with the State budget as well as non-business units and organizations not funded with the State budget include:

a) Annual State budget settlement, for accounting units engaged in State budget collection and spending activities;

b) Annual settlement of the State budget and other financial revenues and expenditures, for administrative agencies, non-business units and organizations funded with the State budget;

c) Annual settlement of financial revenues and expenditures, for non-business units and organizations not funded with the State budget;

d) The objectives of mobilization and use of contributed amounts, contributors, mobilization levels, use results and the settlement of collection and spending of each contributed amount, for accounting units using the people's contributed amounts.

2. The to be-publicized contents of financial statements of the accounting units engaged in business activities include:

a) The situation of assets, liabilities and owners' equity;

b) The business results;

c) Deductions for, and the use of, various funds;

d) Laborers' incomes.

3. When publicized, the audited financial statements of the accounting units must be enclosed with the auditing organizations' conclusions.

Article 33. Forms of and time limits for publicization of financial statements

1. Financial statements may be publicized in the following forms:

a) Publication;

b) Written notification;

c) Public posting;

d) Other forms as prescribed by law.

2. The accounting units engaged in State budget collection and spending activities must publicize their annual financial statements within sixty days after getting the approval of competent authorities.

3. The accounting units which are administrative agencies, non-business units or organizations funded with the State budget or non-business units or organizations not funded with the State budget or which use people's contributed amounts must publicize the annual financial statements within thirty days after getting the approval of competent authorities.

4. The accounting units engaged in business activities must publicize their financial statements within one hundred and twenty days as from the last day of the annual accounting period.

Article 34. Auditing of financial statements

1. The accounting units' annual financial statements which are, as prescribed by law, subject to audit must be audited before they are submitted to competent State bodies and before they are publicized.

2. When audited, the accounting units must observe all the law provisions on audit.

3. The audited financial statements, when being submitted to competent State bodies specified in Article 31 of this Law, must be enclosed with the audit reports.

Section 4. ACCOUNTING INSPECTION

Article 35. Accounting inspection

The accounting units must be subject to accounting inspection by competent bodies with no more than one inspection of each content in a year. The accounting inspection shall be conducted only on decisions of competent bodies as prescribed by law.

Article 36. Contents of accounting inspection

1. The contents of accounting inspection include:

a) Inspecting the performance of the contents of accounting work;

b) Examining the organization of the accounting apparatus and accountants;

c) Examining the organization of the management and practice of accountancy;

d) Inspecting the observance of other law provisions on accounting.

2. The contents of accounting inspection must be stated in the inspection decisions.

Article 37. Rights and responsibilities of accounting inspection teams

1. When conducting accounting inspection, the accounting inspection teams must produce accounting inspection decisions. They may request the inspected accounting units to supply accounting records pertaining to the accounting inspection contents and give justifications when necessary.

2. Upon concluding the accounting inspection, the accounting inspection teams must make records thereon and hand over one copy to the inspected accounting unit; if discovering any violations of the accounting legislation, they shall handle them according to their competence or transfer the dossiers thereof to competent State bodies for handling according to law provisions.

3. The heads of the accounting inspection teams shall be accountable for inspection conclusions.

4. The accounting inspection teams must observe the process, contents, scope and time of inspection, without affecting the normal operation of the inspected accounting units and harassing them.

Article 38. Responsibilities and rights of the accounting units subject to accounting inspection

1. The accounting units subject to accounting inspection shall have the responsibility:

a) To supply the accounting inspection teams with the accounting records related to the inspection contents and give justifications at the request of the inspection teams.

b) To abide by the conclusions of the accounting inspection teams.

2. The accounting units subject to accounting inspection shall have the right:

a) To reject the inspection if seeing that such inspection is conducted ultra vires or its contents are contrary to the provisions in Article 36 of this Law;

b) To lodge complaints about the accounting inspection teams' conclusions with the agencies competent to decide on accounting inspection; comply with the law provisions if disagreeing with the conclusions of the agencies competent to decide on accounting inspection.

Section 5. ASSET INVENTORY, PRESERVATION AND ARCHIVAL OF ACCOUNTING RECORDS

Article 39. Asset inventory

1. Asset inventory means the weighing, measurement or counting of volumes or quantities; the certification and evaluation of the quality or value of assets and/or capital sources available at the time of inventory in order to check and compare with the data in accounting books.

2. The accounting units must inventory their assets in the following cases:

a) At the end of the annual accounting period before making financial statements;

b) Division, separation, consolidation, merger, dissolution, termination of operation, bankruptcy, sale, contracting or lease of enterprises;

c) Transformation of the ownership of enterprises;

d) Occurrence of fires, floods or other unexpected damage;

e) Re-evaluation of assets under decisions of competent State bodies;

f) Other cases as prescribed by law.

3. After inventorying their assets, the accounting units must make general reports on the inventory results. If there are any discrepancies between the actual inventory figures and those recorded in accounting books, the accounting units must identify the causes and reflect the discrepancies and the handling results in accounting books before making financial statements.

4. The inventory must reflect the actual assets and asset-forming sources. The makers and signatories of the general reports on inventory results shall be accountable for the inventory results.

Article 40. Preservation and archival of accounting records

1. Accounting records must be fully and safely preserved by the accounting units in the process of use and archival.

2. Accounting records for archival must be original ones. Where accounting records are temporarily seized or confiscated, there must be records thereon enclosed with the certified copies; if they are lost or destroyed, there must be written records thereon, enclosed with their copies or written certifications.

3. Accounting records must be archived for twelve months as from the last day of the annual accounting period or after the accounting work finishes.

4. The accounting units' representatives at law shall have to organize the preservation and archival of accounting records.

5. Accounting records must be archived according to the following time limits:

a) At least five years, for accounting records used for the accounting units' management and administration work, including accounting vouchers not directly used for making entries in accounting books and financial statements;

b) At least ten years, for accounting vouchers directly used for making entries in accounting books and financial statements, accounting books and annual financial statements, unless otherwise provided for by law;

c) Perpetual archival, for accounting documents of historical value and of important economic, security or defense significance.

6. The Government shall specify each kind of accounting records to be archived, the archival time limits and the time for counting the archival time limits prescribed in Clause 5 of this Article, the archival places and the procedures for destruction of archived accounting records.

Article 41. Accounting work in cases where accounting records are lost or damaged

Upon detecting that accounting records are lost or damaged, the accounting units must immediately:

1. Inspect, identify, and make records on, the quantities, the actual conditions and the causes of the loss or damage of accounting records, and notify the concerned organizations and individuals as well as competent State bodies thereof;

2. Organize the restoration of damaged accounting records;

3. Contact those organizations and individuals with transactions in accounting records and data for copying or re-certification of the lost or damaged accounting records;

4. For accounting records related to assets, which cannot be restored by methods defined in Clauses 2 and 3 of this Article, the related assets must be inventoried so as to recompile the lost or damaged accounting records.

Section 6. ACCOUNTING WORK IN CASE OF DIVISION, SEPARATION, CONSOLIDATION, MERGER, OWNERSHIP TRANSFORMATION, DISSOLUTION, OPERATION TERMINATION OR BANKRUPTCY OF ACCOUNTING UNITS

Article 42. Accounting work in case of division of accounting units

1. An accounting unit, when being divided into new accounting units, must:

a) Close the accounting books, inventory assets, identify liabilities and make financial statements;

b) Divide assets, liabilities, make records on the hand-over thereof, and record the accounting books according to the hand-over records;

c) Hand over the accounting records related to assets and liabilities to the new accounting units.

2. The newly set up accounting units shall base themselves on the hand-over records to open and record their accounting books according to the provisions of this Law.

Article 43. Accounting work in case of separation of accounting units

1. An accounting unit, when having one section separated to form of new accounting unit, must:

a) Inventory assets and identify liabilities of the separated section;

b) Hand over the assets and liabilities of the separated section, make records on the hand-over, and record the accounting books according to the hand-over records;

c) Hand over the accounting records related to assets and liabilities to the new accounting unit; for accounting records not handed over, the separating accounting unit shall archive them in accordance with the provisions in Article 40 of this Law.

2. The newly set up accounting unit shall base itself on the hand-over records to open and record its accounting books according to the provisions of this Law.

Article 44. Accounting work in case of consolidation of accounting units

1. Where several accounting units are consolidated into a new accounting unit, each of them must:

a) Close the accounting books, inventory assets, identify liabilities and make financial statements;

b) Hand over all assets and liabilities, make records on the hand-over, and the accounting books according to the hand-over records;

c) Hand over all accounting records to the consolidated accounting unit.

2. The consolidated accounting unit must:

a) Base itself on the hand-over records to open and record the accounting books;

b) Synthesize the financial statements of the consolidating accounting units into its financial statements.

Article 45. Accounting work in case of merger of accounting units

1. Where an accounting unit is merged into another accounting unit, it must:

a) Close the accounting books, inventory assets, identify liabilities and make financial statements;

b) Hand over all assets and liabilities, make records on the hand-over, and record the accounting books according to the hand-over records;

c) Hand over all accounting records to the merging accounting unit.

2. The merging accounting unit shall base itself on the hand-over records to record the accounting books according to the provisions of this Law.

Article 46. Accounting work in case of ownership transformation

1. The accounting units which transform their ownership must:

a) Close the accounting books, inventory assets, identify liabilities and make financial statements;

b) Hand over all assets and liabilities, make records on the hand-over, and make entries in accounting books according to the hand-over records;

c) Hand over all accounting records to the accounting units with the new form of ownership.

2. The accounting units with the new form of ownership shall base themselves on the hand-over records to open and record the accounting books according to the provisions of this Law.

Article 47. Accounting work in case of dissolution, operation termination or bankruptcy

1. The accounting units, when being dissolved or terminating operation, must:

a) Close the accounting books, inventory assets, identify liabilities and make financial statements;

b) Open the accounting books to supervise economic and financial operations related to their dissolution or operation termination;

c) Hand over accounting records after their dissolution or operation termination completes to superior accounting units or archiving organizations or individuals as prescribed in Article 40 of this Law.

2. Where an accounting unit is declared bankrupt, the bankruptcy-declaring court shall designate persons to take over the accounting work as prescribed in Clause 1 of this Article.

1 4 lượt xem
Trang trước
Chia sẻ
Trang sau