Chương 4 Thông tư 64/2013/TT-BTC: Quyền và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân trong quản lý, sử dụng hóa đơn
Số hiệu: | 64/2013/TT-BTC | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Tài chính | Người ký: | Đỗ Hoàng Anh Tuấn |
Ngày ban hành: | 15/05/2013 | Ngày hiệu lực: | 01/07/2013 |
Ngày công báo: | 15/06/2013 | Số công báo: | Từ số 331 đến số 332 |
Lĩnh vực: | Thương mại, Thuế - Phí - Lệ Phí, Kế toán - Kiểm toán | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/06/2014 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Quy định mới về sử dụng hóa đơn
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý của các cá nhân, tổ chức là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý sau (30/4, 30/7, 30/10, 30/1).
Trước đây thời hạn nộp này là ngày 20 của tháng đầu tiên của quý sau.
Một số loại hóa đơn như hóa đơn cước dịch vụ viễn thông, tiền điện, nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của ngân hàng… sẽ không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà chỉ báo cáo theo số lượng tổng số hóa đơn.
Tuy nhiên, cơ sở kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm về việc kê khai và phải đảm bảo cung cấp được số liệu chi tiết khi có yêu cầu của cơ quan thuế.
Đây là một sô điểm mới được quy định tại Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn.
Thông tư có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2013, thay thế Thông tư 153/2010/TT-BTC và 13/2011/TT-BTC
Văn bản tiếng việt
1. Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có quyền:
a) Tạo hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in để sử dụng nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo hướng dẫn tại Thông tư này;
b) Mua hóa đơn do Cục Thuế phát hành nếu thuộc đối tượng được mua hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này;
c) Sử dụng hóa đơn hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;
d) Từ chối cung cấp các số liệu về in, phát hành, sử dụng hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
đ) Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.
2. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ:
a) Quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này;
b) Ký hợp đồng đặt in hóa đơn với các tổ chức nhận in có đủ điều kiện hướng dẫn tại khoản 4 Điều 8 Thông tư này trong trường hợp đặt in hóa đơn; ký hợp đồng mua phần mềm tự in hóa đơn với các tổ chức cung ứng phần mềm đủ điều kiện hướng dẫn tại khoản 3 Điều 6 Thông tư này trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in;
c) Lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn theo quy định;
d) Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, trừ trường hợp không bắt buộc phải lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này;
đ) Thường xuyên tự kiểm tra việc sử dụng hóa đơn, kịp thời ngăn ngừa các biểu hiện vi phạm;
e) Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư này.
Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xóa bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.
1. Hóa đơn tự in chưa lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
2. Hóa đơn đặt in chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
3. Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
4. Hóa đơn đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
1. Hóa đơn được xác định đã hủy
- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
- Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hóa đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
4. Hủy hóa đơn của cơ quan thuế
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.
RIGHTS AND OBLIGATIONS OF ORGANIZATIONS AND INDIVIDUALS FOR THE MANAGEMENT AND USE OF INVOICES
Article 24. Rights and obligations of goods sellers and service providers
1. Goods sellers and service providers are entitled to:
a) Create self-printed invoices or ordered invoices as prescribed in this Circular;
b) Buy invoices printed by Departments of Taxation if allowed as prescribed in this Circular;
c) Use legal invoices to serve their business;
d) Refuse to provide information about the printing, issuance, and use of invoices to irrelevant organizations and individuals as prescribed by law;
dd) File lawsuits against the organizations and individuals that violate the rights to create, issue, and use invoice legally.
2. Goods and service providers are obliged to:
a) Manage the creation of invoices as guided in this Circular;
b) Sign contracts to print ordered invoices with eligible printing facilities as prescribed by Clause 4 Article 8 of this Circular, or sign contracts to buy invoice printing software with eligible software providers as prescribed by Clause 3 Article 6 of this Circular;
c) Make and send notices of invoice issuance as prescribed;
d) Issue and deliver invoices when selling goods and services, except for the cases in which invoices are not required as guided in this Circular;
dd) Regularly inspect the use of invoices and responsively prevent the violations;
e) Report the use of invoices to tax authorities in charge as prescribed in Article 25 of this Circular.
Article 25. Reports on the use of invoices
Every quarter, goods sellers and service providers (except for the subjects provided with invoices by tax authorities) shall submit reports on the use of invoices to tax authorities in charge. The Q1 report shall be submitted no later than the 30th of April, the Q2 report shall be submitted no later than the 30th of July, the Q3 report shall be submitted no later than the 30th of October, and the Q3 report shall be submitted no later than the 30th of January in the next year (form 3.9 in Appendix 3 to this Circular).
Goods sellers and service provider shall submit reports on the use of invoices upon the division, merger, amalgamation, dissolution, bankruptcy, and transfer of ownership when submitting the final tax statement.
When the business premises are moved from the locality under the management of the tax authority, the reports on the use of invoices shall be submitted to the new tax authority.
Only report the total amount of telephone bills, electricity bills, water bills, banking service bills, bus tickets, stamps, tickets, passes, and other cases guided by the Ministry of Finance, not their numbers, The sellers are responsible for the accuracy of the total amount of residual invoices, used invoices, destroyed invoices, lost invoices, and provide tax authorities with detailed information about them at their request.
Article 26. Keeping and preserving invoices
1. Unissued self-printed invoices shall be kept in computers.
2. Unissued ordered invoices shall be preserved in accordance with the regime for preserving valuable papers.
3. Invoices issued by accounting units shall be kept in accordance with the regulations on keeping and preserving accounting documents.
4. Invoices issued by organizations, households, and individuals that are not accounting units shall be kept and preserved as their property.
Article 27. Destructing invoices
1. Identifying destructed invoices
- Test-printed invoices, incorrect invoices, excess invoices, defective invoices, printing plates, printing films and the likes that are used for the creation of ordered invoices are considered destructed when they are deformed or no text on them so that they are not able to be reassembled, copied, or restored.
- Self-printed invoices are considered destructed if the invoice printing program is adjusted to stop creating invoices.
2. The cases in which invoices are destructed.
a) Incorrect and excess ordered invoices that must be destructed before finalizing the invoice-printing contract.
b) Organizations, households, and individuals must destroy unused invoices when they are no longer needed. Invoices shall be destructed within 30 days from they day on which the tax authority is informed. If invoices declared null and void by tax authorities are kept by organizations, households, and individuals, invoices shall be destructed within 10 working days from they day on which tax authorities make the declaration or the lost invoices are found.
c) Invoices issued by accounting units shall be destructed as prescribed by the laws on accounting.
d) Unissued invoices that are evidence in lawsuits must not be destroyed and must be handled as prescribed by law.
3. Destroying invoices of business organizations, households and individuals
a) Business organizations, households and individuals must make statements of invoices to be destroyed.
b) Business organizations shall establish invoice destruction councils. The invoices destruction council must be participate by representatives of the Director and the accounting department.
Business households and individuals do not have to establish invoice destruction councils.
c) Council members shall sign the invoice destruction record and take responsibility for the mistakes.
d) The invoice destruction dossier includes:
- The Decision to establish the invoice destruction council, except for business households and individuals;
- The list of invoices to be destructed, specifying their names, form numbers, invoice symbols, quantity (specify each number if the numbers are not consecutive);
- The invoice destruction record;
- The notice of invoice destruction must indicate the type, symbol, quantity of destructed invoices, reason for destruction, date of destruction, and method of destruction (form No. 3.11 of Appendix 3 to this Circular).
Invoice destruction dossiers shall be kept by business organizations, households and individuals that use invoices. The notice of invoice destruction shall be made into 02 copies. A copy shall be retained, and another shall be sent to the tax authority in charge within 05 days from the date of destruction.
4. Destroying invoices of tax authorities.
Tax authorities may destroy invoices that are ordered by Departments of Taxation, have not been sold or provided but are no longer used.
The General Department of Taxation shall specify the procedure for destroying invoices ordered by Departments of Taxation.