|
TT
|
Nhóm chức năng
|
Yêu cầu cụ thể
|
Đối tượng
|
|
|
Quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu
|
|
|
1
|
Danh mục thủ tục hành chính
|
1.1. Danh mục lĩnh vực, nhóm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính được đồng bộ với danh mục lĩnh vực, nhóm thủ tục hành chính của Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
1.2. Cho phép đồng bộ danh mục thủ tục hành chính với Cơ sở dữ liệu quốc gia về Thủ tục hành chính.
|
Người quản trị
|
|
2
|
Hồ sơ, biểu mẫu thủ tục hành chính
|
2.1. Hồ sơ điện tử:
a) Phải được cung cấp dưới dạng tệp tin có định dạng văn bản (Ví dụ: .docx, .xlsx, .pdf...);
b) Phải bảo đảm khi in ra hiển thị tương đương như biểu mẫu giấy và người dùng điền thông tin được dễ dàng, chính xác.
2.2. Định dạng tệp tin trong hồ sơ điện tử sau khi số hóa: Định dạng văn bản hoặc hình ảnh.
2.3. Dung lượng cho một tệp tin trong hồ sơ điện tử: Dung lượng tối đa cho mỗi tệp tin được tải lên gắn kèm hồ sơ điện tử phải được thông báo tại vị trí chọn tệp tin đính kèm trên biểu mẫu điện tử tương tác để người dùng biết và thực hiện.
2.4. Cho phép thực hiện việc tạo lập, nộp, quản lý hồ sơ điện tử như: nhập hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ, xem danh sách hồ sơ, nhập bổ sung hồ sơ, xóa hồ sơ không hợp lệ, quản lý hồ sơ đã gửi.
2.5. Đối với biểu mẫu, cho phép:
a) Quản lý các biểu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính;
b) Quản lý căn cứ pháp lý của biểu mẫu;
c) Thiết lập/thiết kế các biểu mẫu sau (mẫu phiếu quy định theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ):
- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ;
- Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả;
- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;
- Sổ theo dõi hồ sơ;
- Các mẫu kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
- Các mẫu biểu khác có liên quan (theo nhu cầu thực tế).
|
Người quản trị
|
|
3
|
Chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục
|
3.1. Thiết lập/thiết kế và quản trị chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính giữa các phòng, ban chức năng và nhóm các cán bộ xử lý. Quy trình phải cho phép điều chỉnh động (linh hoạt trong việc thiết lập/thiết kế quy trình, thủ tục).
3.2. Cho phép thiết lập thời hạn xử lý tại các bước xử lý của chu trình (lưu ý tổng thời gian xử lý của tất cả các bước phải nhỏ hơn hoặc bằng thời hạn giải quyết; cho phép thiết lập thời gian xử lý tại các bước của chu trình xử lý chi tiết đến đơn vị phút).
3.3. Chu trình lưu chuyển, xử lý phải bao gồm chức năng bổ sung hồ sơ.
3.4. Chu trình lưu chuyển, xử lý phải thể hiện được việc giải quyết thủ tục hành chính khi tiếp nhận hồ sơ điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính từ Trung ương xuống địa phương.
|
Người quản trị
|
|
|
Quản lý danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính
|
|
4
|
Quản lý danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính
|
4.1. Thiết lập/thiết kế danh mục trạng thái xử lý thủ tục hành chính, hiển thị trạng thái xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh tuân thủ theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, cụ thể như sau:
a) Nộp hồ sơ
- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ:
+ Trạng thái: Mới đăng ký.
b) Tiếp nhận hồ sơ
- Cá nhân, tổ chức chờ hồ sơ được tiếp nhận:
+ Trạng thái: Đang chờ tiếp nhận.
- Cá nhân, tổ chức được Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ:
+ Trạng thái: Đang chờ bổ sung.
- Cá nhân, tổ chức đã bổ sung hồ sơ:
+ Trạng thái: Đã bổ sung hồ sơ.
- Cá nhân, tổ chức yêu cầu rút hồ sơ:
+ Trạng thái: Yêu cầu rút hồ sơ.
- Cá nhân, tổ chức rút hồ sơ thành công:
+ Trạng thái: Đã thu hồi.
- Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ:
+ Trạng thái: Được tiếp nhận.
+ Thông tin: Ngày tiếp nhận hồ sơ (Ví dụ: 15/8/2023).
- Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết:
+ Trạng thái: Yêu cầu bổ sung giấy tờ.
+ Thông tin: Lý do bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Bộ phận một cửa trả lại hồ sơ cá nhân, tổ chức yêu cầu rút hồ sơ:
+ Trạng thái: Đã trả lại.
- Bộ phận một cửa từ chối tiếp nhận:
+ Trạng thái: Dừng xử lý.
+ Thông tin: Lý do từ chối tiếp nhận.
c) Giải quyết thủ tục hành chính
- Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ:
+ Trạng thái: Đang xử lý.
+ Thông tin: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Cơ quan có thẩm quyền giải quyết tiến hành phân công xử lý:
+ Trạng thái: Đang xử lý.
+ Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại.
- Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ trong trường hợp thủ tục hành chính không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ hoặc có quy định nhưng hồ sơ đã đủ điều kiện trình cấp có thẩm quyền quyết định:
+ Trạng thái: Đang xử lý.
+ Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại.
- Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi thẩm tra, xác minh hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết:
+ Trạng thái: Yêu cầu bổ sung giấy tờ.
+ Thông tin: Lý do, nội dung cần bổ sung.
- Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết:
+ Trạng thái: Dừng xử lý.
+ Thông tin: Lý do không giải quyết.
- Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ đang lấy ý kiến của các cơ quan liên quan:
+ Trạng thái: Đang xử lý.
+ Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại.
- Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ thực hiện theo liên thông:
+ Trạng thái: Đang xử lý.
+ Thông tin: Vị trí, phòng ban, người xử lý hiện tại.
- Người được giao xử lý tiến hành xử lý hồ sơ khi hồ sơ quá hạn giải quyết:
+ Trạng thái: Đang xử lý.
+ Thông tin: Thời hạn xử lý, thời gian quá hạn (Ví dụ: Hạn xử lý 15/08/2023 - Quá hạn 3 ngày).
- Cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ đối với các trường hợp khoản 4 Điều 19 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 04 năm 2018 của Chính phủ:
+ Trạng thái: Đã bổ sung hồ sơ.
- Cá nhân, tổ chức nộp phí/ lệ phí/ thuế:
+ Trạng thái: Yêu cầu thực hiện nghĩa vụ tài chính.
d) Trả kết quả/Nhận kết quả
- Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ được xử lý xong về bộ phận một cửa để trả hồ sơ:
+ Trạng thái: Đã xử lý xong.
+ Thông tin: Đang trả kết quả.
- Cá nhân, tổ chức chờ nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính:
+ Trạng thái: Chờ trả kết quả.
- Cá nhân, tổ chức nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính:
+ Trạng thái: Đã trả kết quả.
+ Thông tin: Ngày hẹn trả kết quả (Ví dụ: 25/8/2023).
4.2. Định nghĩa và quản trị lưu đồ chuyển đổi trạng thái xử lý trong quá trình hồ sơ luân chuyển trong chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục hành chính.
4.3. Đồng bộ trạng thái xử lý hồ sơ thủ tục hành chính với Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
|
Cá nhân, tổ chức, bộ phận một cửa, cơ quan có thẩm quyền giải quyết, người được giao xử lý
|
|
|
Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính
|
|
5
|
Tiếp nhận hồ sơ
|
5.1. Hỗ trợ cán bộ tiếp nhận và trả kết quả: Hiển thị danh mục hồ sơ cần nộp tương ứng với thủ tục hành chính, hiển thị danh sách các văn bản quy định đối với thủ tục hành chính cần giải quyết.
5.2. Nhập mới hồ sơ, nhập bổ sung hồ sơ (theo mẫu đơn, mẫu tờ khai và các giấy tờ, tài liệu liên quan): Các thông tin yêu cầu, thông tin định danh và các tài liệu đính kèm. Kiểm tra được tính đầy đủ, đúng quy định của các trường thông tin đã nhập.
5.3. Mã số hồ sơ thủ tục hành chính do Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với tổ chức, cá nhân; giữa các cơ quan, đơn vị và giữa các hệ thống với nhau. Cấu trúc Mã số hồ sơ thủ tục hành chính theo Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 04 năm 2018 của Chính phủ. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
5.4. Tiếp nhận hồ sơ điện tử từ Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh; có cơ chế phân biệt hồ sơ tiếp nhận trên Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa và các kênh cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên môi trường mạng.
5.5. Hiển thị danh mục các hồ sơ đã tiếp nhận theo loại hồ sơ với các thông tin: Loại thủ tục hành chính, mã hồ sơ, nội dung hồ sơ, ngày hẹn trả...
5.6. Chuyển xử lý: Theo quy định của pháp luật.
5.7. Quản lý thông tin liên lạc, liên hệ của tổ chức, cá nhân.
5.8. Cho phép hủy, khôi phục hồ sơ (khi chưa nộp/tiếp nhận bởi cán bộ tiếp nhận).
5.9. Hỗ trợ khả năng xác minh, khai thác hồ sơ cá nhân, tổ chức đã có trên hệ thống nội bộ của bộ, tỉnh hoặc thông qua kết nối đến cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống thông tin có quy mô, phạm vi từ Trung ương đến địa phương để hỗ trợ đơn giản hóa thành phần hồ sơ, giấy tờ liên quan đến cá nhân, tổ chức.
5.10. Hỗ trợ thông báo cho người dân hồ sơ đã được tiếp nhận thông qua các hình thức sau: Notification/SMS/OTT/email.
|
Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả
|
|
6
|
Tiếp nhận bổ sung hồ sơ
|
6.1. Hiển thị danh sách hồ sơ chờ bổ sung.
6.2. Cho phép cập nhật các thông tin bổ sung khi tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ các thông tin, giấy tờ cần thiết.
6.3. Chuyển xử lý: Theo quy định của pháp luật (theo phòng, ban hoặc cá nhân).
6.4. Hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ điện tử bổ sung từ Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
6.5. Hỗ trợ thông báo người dân đã bổ sung thông tin hồ sơ hoặc thanh toán qua mạng cho cán bộ tiếp nhận bổ sung biết và xử lý kịp thời thông qua các hình thức sau: Notification/SMS/OTT/email.
6.6. Hỗ trợ việc tiếp nhận hồ sơ bổ sung qua dịch vụ bưu chính.
|
Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả
|
|
7
|
Phân công thụ lý hồ sơ
|
7.1. Hỗ trợ lãnh đạo phòng, ban phân công thụ lý với những hồ sơ được chuyển xử lý về phòng, ban.
7.2. Phân công thụ lý lại.
7.3. Sẵn sàng liên thông cập nhật trạng thái, vết xử lý hồ sơ hành chính công điện tử với các bộ phận một cửa các cấp và các cơ quan khác trong nội bộ bộ, tỉnh (liên thông nội bộ) qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh.
7.4. Cho phép đính kèm file và thực hiện ký số hồ sơ.
|
Lãnh đạo phòng, ban
|
|
8
|
Thụ lý hồ sơ
|
8.1. Hiển thị danh sách các hồ sơ đang giải quyết: Mã hồ sơ, nội dung hồ sơ, ngày hẹn trả, trạng thái hồ sơ.
8.2. Hiển thị đầy đủ thông tin của hồ sơ được chọn xử lý và các tài liệu đính kèm.
8.3. Hỗ trợ xử lý hồ sơ theo danh mục công việc đã được quy định: Hồ sơ chờ xử lý, hồ sơ yêu cầu bổ sung, hồ sơ đã bổ sung chờ xử lý, hồ sơ đã tham gia xử lý.
8.4. Hỗ trợ xử lý ủy quyền, gia hạn thời gian xử lý hồ sơ (nếu được phép).
8.5. Chuyển bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả để thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu có).
8.6. Yêu cầu phối hợp xử lý hoặc chuyển xử lý trong trường hợp không cần phối hợp.
8.7. Trình phê duyệt.
8.8. Liên thông cập nhật trạng thái, vết xử lý hồ sơ điện tử với các cơ quan khác liên quan trong nội bộ của bộ, tỉnh (liên thông nội bộ) qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh.
8.9. Hỗ trợ thông báo cho người dân hồ sơ đã được thụ lý (Notification/SMS/OTT/email...).
8.10. Cho phép đính kèm file và thực hiện ký số hồ sơ.
|
Cán bộ thụ lý
|
|
9
|
Phê duyệt hồ sơ
|
9.1. Hiển thị danh sách các hồ sơ chờ được phê duyệt. Cho phép chuyển luồng về phòng, ban hoặc cán bộ xử lý nếu dự thảo kết quả giải quyết thủ tục hành chính chưa đạt yêu cầu, cần trình lại.
9.2. Cho phép ký duyệt nhiều lần (trong trường hợp hồ sơ phải luân chuyển nhiều lần tới các cơ quan khác để phối hợp xử lý).
9.3. Từ chối hồ sơ, cập nhật ý kiến chỉ đạo.
9.4. Hiển thị danh sách các hồ sơ đã được ký duyệt. Hiển thị danh sách hồ sơ từ chối.
9.5. Liên thông cập nhật trạng thái, vết xử lý hồ sơ điện tử với các cơ quan khác liên quan trong nội bộ của bộ, tỉnh (liên thông nội bộ) qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh.
|
Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban được ủy quyền phê duyệt
|
|
10
|
Trả kết quả
|
10.1. Cho phép ký số hồ sơ để trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến.
10.2. Hiển thị thông tin các hồ sơ đã giải quyết, tình trạng trả kết quả của hồ sơ; thời điểm hoàn thành xử lý hồ sơ, chờ giao trả kết quả (dùng để xác định đúng hạn hay quá hạn của hồ sơ).
10.3. Hỗ trợ thông báo cho tổ chức, cá nhân kết quả xử lý hồ sơ qua email/SMS/OTT theo đăng ký.
10.4. Hỗ trợ thông báo thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với các thủ tục hành chính bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ tài chính.
10.5. Cập nhật thông tin trả kết quả cho cá nhân, tổ chức, thời gian trả kết quả và biên lai nộp lệ phí theo quy định.
10.6. Cập nhật thông tin người nhận kết quả (trong trường hợp nhận thay hoặc được ủy quyền nhận).
10.7. Cập nhật các dữ liệu trả kết quả vào hệ thống. Trong trường hợp đã có kết quả nhưng công dân, tổ chức không mang đủ hồ sơ bản chính để đối soát thì cập nhật dữ liệu về việc chưa trả kết quả đến khi đáp ứng đủ các điều kiện về việc trả kết quả theo quy định.
10.8. Hỗ trợ việc trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ.
10.9. Liên thông thông tin trả kết quả điện tử với các cơ quan khác liên quan trong nội bộ của bộ, tỉnh (liên thông nội bộ) qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh.
|
Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả
|
|
11
|
Chức năng trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích
|
11.1. Chọn dịch vụ Nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích.
11.2. Có biểu mẫu điện tử để cung cấp thông tin sử dụng dịch vụ bưu chính công ích. Thông tin tối thiểu về người nhận kết quả gồm:
a) Họ và tên;
b) Số điện thoại;
c) Địa chỉ trả kết quả (chọn tỉnh/thành phố, quận/huyện và địa chỉ chi tiết).
|
Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả
|
|
12
|
Chức năng in
|
12.1. In trực tiếp từ phần mềm (có thể in ngay tại bước đang giải quyết và in lại, in sau) các loại giấy tờ sau:
a) Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
b) Phiếu Yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ;
c) Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ;
d) Phiếu Xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả;
đ) Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;
e) Sổ theo dõi hồ sơ.
12.2. Cho phép in các thông tin cá nhân, tổ chức ra thành mẫu đơn, mẫu tờ khai (đối với các hồ sơ nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh).
|
Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban, Cán bộ thụ lý, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục
|
|
|
Báo cáo thống kê
|
|
13
|
Báo cáo
|
13.1. Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí: Lĩnh vực, thời gian, đơn vị xử lý, trạng thái, quá trình xử lý, cán bộ xử lý.
13.2. Hỗ trợ chức năng tạo báo cáo theo các định dạng phổ biến (theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước) như văn bản, bảng tính, trình diễn.
13.3. Thông tin công khai tình trạng xử lý các hồ sơ theo kỳ.
13.4. In báo cáo thống kê trực tiếp từ phần mềm.
13.5. Cho phép tìm kiếm, kết xuất thông tin tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công để phục vụ báo cáo hoặc khảo sát.
13.6. Báo cáo thống kê trực quan kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng đồ họa (biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh...)
|
Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban, Cán bộ thụ lý, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục
|
|
14
|
Biểu mẫu báo cáo
|
14.1. Cho phép định nghĩa biểu mẫu báo cáo theo tất cả các thuộc tính gắn với hồ sơ thủ tục hành chính, báo cáo tình hình xử lý, báo cáo định kỳ.
14.2. Cá nhân hóa các biểu mẫu báo cáo. Cho phép người dùng lưu các dạng báo cáo của riêng họ và tái sử dụng khi cần thiết.
14.3. Tùy chỉnh báo cáo trực quan bằng giao diện.
|
Người quản trị
|
|
|
Quản lý hồ sơ, tài liệu
|
|
15
|
Luân chuyển hồ sơ
|
15.1. Cho phép luân chuyển hồ sơ giữa các đơn vị trong cơ quan phục vụ việc phối hợp thụ lý hồ sơ.
15.2. Cập nhật trạng thái xử lý trong quá trình xử lý thủ tục hành chính.
|
Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ thụ lý, Văn thư lưu trữ
|
|
|
Quản lý danh mục điện tử dùng chung
|
|
16
|
Quản lý danh mục điện tử dùng chung
|
16.1. Bảo đảm đồng bộ với hệ thống danh mục điện tử dùng chung của bộ, tỉnh (nếu có) và với các cơ quan trung ương và Hệ thống thông tin quản lý danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước.
16.2. Quản lý các danh mục điện tử trong nội bộ hệ thống.
|
Người quản trị
|
|
|
Quản trị người dùng
|
|
17
|
Quản trị người dùng
|
17.1. Thiết lập và quản trị nhóm người dùng và người dùng: Tên, chức vụ, phòng, ban, thông tin cá nhân, quyền truy cập hệ thống.
17.2. Phân quyền theo quy trình xử lý thủ tục hành chính (phân quyền theo nhóm, theo cá nhân, theo chức vụ).
17.3. Quản lý tài khoản đăng ký của tổ chức, cá nhân; kích hoạt tài khoản; cho phép tìm kiếm, kết xuất thông tin tổ chức, cá nhân phục vụ báo cáo.
|
Người quản trị
|
|
|
Quản trị và sử dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân
|
|
18
|
Quản trị Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân
|
Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân bảo đảm:
18.1. Có thể cấu hình đồng bộ danh mục thủ tục hành chính, kết quả và thành phần hồ sơ giấy tờ.
18.2. Có thể tái sử dụng giấy tờ từ Kho quản lý dữ liệu điện tử cấp bộ, cấp tỉnh; trường hợp không tìm thấy dữ liệu trong Kho thì Kho quản lý dữ liệu điện tử cấp bộ, cấp tỉnh mới có yêu cầu truy vấn từ Kho quản lý dữ liệu điện tử của Cổng Dịch vụ công quốc gia.
18.3. Thống kê được tình hình lưu trữ và tái sử dụng giấy tờ trong Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân.
18.4. Có thể thiết kế biểu mẫu động cho các loại giấy tờ lưu trữ trên Kho để lưu trữ các trường thông tin quan trọng của giấy tờ.
18.5. Có thể thống kê dung lượng lưu trữ của từng tổ chức và cá nhân.
18.6. Đáp ứng khả năng lưu trữ hồ sơ tiếp nhận và kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo các quy định về lưu trữ hiện hành.
18.7. Đáp ứng khả năng chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử ra văn bản giấy theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ.
|
Người quản trị, Cán bộ thụ lý, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục
|
|
19
|
Sử dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân
|
19.1. Cho phép lưu thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức và cá nhân.
19.2. Cho phép lưu hồ sơ bị từ chối tiếp nhận của cá nhân, tổ chức.
|
Người quản trị, Cán bộ thụ lý, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục
|
|
|
Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính
|
|
20
|
Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính
|
20.1. Cho phép lưu vết quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính theo thời gian.
20.2. Hỗ trợ chức năng kết xuất báo cáo theo các định dạng văn bản, bảng tính, trình diễn theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông (Ví dụ: .docx, .xlsx, .pdf...) và theo yêu cầu về chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất thuộc thẩm quyền ban hành của bộ, ngành, địa phương.
|
Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban, Cán bộ thụ lý, Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả, Cán bộ kiểm soát thủ tục
|
|
|
Điều hành, tác nghiệp
|
|
21
|
Tra cứu tình trạng hồ sơ
|
21.1. Tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
21.2. Hỗ trợ tra cứu qua: QR Code, mã số hồ sơ, các ứng dụng trên nền tảng di động, qua SMS hoặc các ứng dụng OTT... Yêu cầu tối thiểu phải có khả năng tra cứu qua mã số hồ sơ.
|
Cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả
|
|
22
|
Chỉ đạo, điều hành
|
Tích hợp với Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh để cung cấp các thông tin về chỉ đạo, điều hành:
22.1. Thông tin tác nghiệp hồ sơ cần xử lý.
22.2. Thông tin công khai tình trạng xử lý các hồ sơ theo kỳ: số hồ sơ xử lý đúng hạn, số hồ sơ quá hạn.
22.3. Tra cứu, hướng dẫn về thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
22.4. Thông tin chi tiết quá trình xử lý hồ sơ như: Trạng thái hồ sơ; hồ sơ đang ở bộ phận nào; hồ sơ đã qua các bước xử lý nào; bộ phận nào bị quá hạn, cán bộ nào trực tiếp xử lý (nếu có); hồ sơ sắp đến hạn trả.
|
Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, ban, Người quản trị, Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ
|
|
|
Các tiện ích
|
|
|
23
|
Thông báo, nhắc việc
|
23.1. Với cán bộ Tiếp nhận và Trả kết quả:
Chức năng thông báo tổng thể tình hình hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý, hiển thị theo loại hồ sơ:
a) Số hồ sơ chờ tiếp nhận;
b) Số hồ sơ chờ bổ sung;
c) Số hồ sơ chờ trả kết quả;
d) Số hồ sơ đã bổ sung, chờ tiếp nhận;
đ) Số hồ sơ đang xử lý;
e) Số hồ sơ từ chối;
g) Số hồ sơ sắp hết hạn;
h) Tất cả hồ sơ.
23.2. Với cán bộ thụ lý:
Chức năng thông báo tổng thể tình hình hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý, hiển thị theo loại hồ sơ:
a) Số hồ sơ đang thụ lý chờ giải quyết (trong hạn/quá hạn);
b) Số hồ sơ chờ bổ sung;
c) Số hồ sơ đang trình ký;
d) Số hồ sơ đã được phân công xử lý.
23.3. Với các trưởng phòng, ban:
Chức năng thông báo tổng thể tình hình hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý, hiển thị theo loại hồ sơ:
a) Số hồ sơ chờ phân công thụ lý (trong hạn/quá hạn);
b) Số hồ sơ chờ duyệt;
c) Số hồ sơ chờ lãnh đạo đơn vị ký duyệt;
d) Số hồ sơ tham gia xử lý.
23.4. Với lãnh đạo đơn vị: Chức năng thông báo số hồ sơ chờ duyệt.
23.5. Nhắc các công việc quá thời hạn xử lý. Nhắc khi có công việc chuyển đến cần xử lý.
23.6. Hỗ trợ khả năng tích hợp nhắc việc trên các hệ thống dùng chung khác như các hệ thống thông tin nội bộ dùng chung của bộ, tỉnh.
|
Tất cả cán bộ
|
|
24
|
Tìm kiếm
|
24.1. Tìm kiếm thông tin theo các thuộc tính cơ bản gắn với hồ sơ thủ tục hành chính như: Khoảng thời gian tiếp nhận, lĩnh vực, đơn vị giải quyết, thời hạn giải quyết, trạng thái giải quyết, thủ tục hành chính, tên công dân, tên doanh nghiệp.
24.2. Có thể tìm kiếm theo từng tiêu chí hoặc kết hợp các tiêu chí với nhau.
|
Tất cả cán bộ
|
|
25
|
Hiển thị trực quan chu trình lưu chuyển thủ tục hành chính
|
Trong quá trình định nghĩa và quản trị cũng như báo cáo, các chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính được hiển thị dưới dạng sơ đồ trực quan.
|
Người quản trị, Lãnh đạo phòng, ban, Lãnh đạo đơn vị
|
|
|
Liên thông, tích hợp và chia sẻ thông tin
|
|
26
|
Tích hợp hệ thống
|
26.1. Bảo đảm khả năng tích hợp thanh toán điện tử.
26.2. Bảo đảm khả năng tích hợp Cổng eSign.
26.3. Bảo đảm khả năng tích hợp hóa đơn điện tử.
26.4. Bảo đảm khả năng tích hợp dịch vụ bưu chính (Ví dụ: VNPost, Viettel Post...).
26.5. Bảo đảm khả năng tích hợp tin nhắn SMS.
26.6. Bảo đảm khả năng tích hợp các phần mềm (Ví dụ: Phần mềm quản lý văn bản, phần mềm Lý lịch tư pháp, hộ tịch, đăng ký kinh doanh, tra cứu thông tin hồ sơ doanh nghiệp...).
26.7. Bảo đảm khả năng tích hợp các dịch vụ trao đổi thông tin.
|
Người quản trị
|
|
27
|
Kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin với Cổng Dịch vụ công quốc gia
|
27.1. Thực hiện kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin với Cổng Dịch vụ công quốc gia theo Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Văn phòng Chính phủ.
27.2. Đồng bộ, chia sẻ thông tin giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
|
Người quản trị
|
|
28
|
Kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin với các Hệ thống thông tin do các bộ, ngành triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền thực hiện của cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
|
28.1. Thực hiện kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin với Hệ thống thông tin do các bộ, ngành triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền thực hiện của cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo quy định.
28.2. Đồng bộ, chia sẻ thông tin giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp cấp tỉnh với Hệ thống thông tin do các bộ, ngành triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền thực hiện của cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
|
Người quản trị
|
Tìm kiếm
Thông tư 21/2023/TT-BTTTT (Bản Word)
Thông tư 21/2023/TT-BTTTT (Bản Pdf)