Tìm kiếm

Chương II Thông tư 08/2023/TT-BTP: Tập sự hành nghề công chứng

Chương II
Tập sự hành nghề công chứng
Điều 3. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

1. Danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được Sở Tư pháp công bố trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Luật Công chứng tự liên hệ tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng trong danh sách đã được Sở Tư pháp công bố.

2. Hồ sơ đăng ký tập sự gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b);

b) Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

3. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và xác nhận vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự; trường hợp từ chối nhận tập sự thì trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do hoặc ghi rõ lý do từ chối vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự.

Người được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc qua Trung tâm dịch vụ hành chính công 01 bộ hồ sơ đăng ký tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02) và gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

4. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự đã liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc đã liên hệ với 01 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trong trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trở xuống mà bị từ chối nhận tập sự thì nộp hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều này để Sở Tư pháp tỉnh, thành phố đó bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02) và gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp tại tỉnh, thành phố đó không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị. Người bị từ chối có quyền liên hệ tập sự tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.

Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh để làm rõ điều kiện đăng ký tập sự và nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này; thời hạn xác minh tối đa là 10 ngày và không tính vào thời gian xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng ký tập sự.

5. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:

a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý;

b) Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

c) Người bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

d) Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

đ) Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành;

e) Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

6. Người được Sở Tư pháp đăng ký tập sự được gọi là người tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là người tập sự). Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 4. Từ chối hướng dẫn tập sự

1. Công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự phải từ chối trong trường hợp không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định của Luật Công chứng hoặc có lý do chính đáng khác và phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được phân công.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của công chứng viên về việc từ chối hướng dẫn tập sự, tổ chức hành nghề công chứng xem xét, quyết định việc phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản nếu tổ chức mình không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự; trường hợp không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đăng ký tập sự.

Điều 5. Thời gian tập sự hành nghề công chứng

1. Thời gian tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là thời gian tập sự) quy định tại khoản 1 Điều 11 của Luật Công chứng được tính từ ngày quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng có hiệu lực.

2. Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 8 của Thông tư này thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 6. Nội dung tập sự hành nghề công chứng

1. Nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm:

a) Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch;

b) Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;

c) Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;

d) Kỹ năng soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng xác minh;

đ) Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;

e) Kỹ năng soạn thảo lời chứng;

g) Kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;

h) Kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng;

i) Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;

k) Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

2. Công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn người tập sự thực hiện các nội dung tập sự quy định tại khoản 1 Điều này. Đối với người có thời gian tập sự là 06 tháng, công chứng viên hướng dẫn tập sự xem xét, thống nhất với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về những nội dung tập sự cần tập trung và phân bổ thời gian cho từng nội dung tập sự phù hợp với người tập sự.

Điều 7. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự được thực hiện khi công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quy định tại Điều 14 của Thông tư này;

b) Chết, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi hoặc vì lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự;

c) Bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không có đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện tiếp tục hướng dẫn người tập sự và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp; trường hợp không còn công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì tổ chức hành nghề công chứng thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận người tập sự; trường hợp địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người tập sự. Người tập sự có quyền thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác để tiếp tục việc tập sự.

Điều 8. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bị đình chỉ hoạt động có thời hạn, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

d) Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác;

đ) Thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác và có nguyện vọng thay đổi nơi tập sự hoặc thuộc trường hợp phải thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự theo quy định tại điểm a, b và c khoản này mà địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng khác đủ điều kiện nhận tập sự.

2. Trong trường hợp thay đổi nơi tập sự trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo quy định tại điểm a, b, c và d khoản 1 Điều này, người tập sự tự liên hệ nơi tập sự mới hoặc đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới, người tập sự gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03) đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến về việc thay đổi nơi tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được giấy đề nghị bố trí nơi tập sự mới, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, thông báo bằng văn bản cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

3. Trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, người tập sự gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của người tập sự, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04), gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người tập sự tự liên hệ tập sự hoặc đề nghị bố trí tập sự và đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình chuyển đến theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này để tiếp tục việc tập sự; hồ sơ đăng ký tập sự phải kèm theo quyết định xóa đăng ký tập sự theo quy định tại khoản này.

Điều 9. Tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự được tạm ngừng tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Người tập sự nghỉ chế độ thai sản, vì lý do sức khỏe hoặc có lý do chính đáng khác;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải tạm ngừng hoạt động do sự kiện bất khả kháng, bị đình chỉ hoạt động có thời hạn mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.

2. Trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, người tập sự phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang tập sự chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng tập sự, kèm theo giấy tờ chứng minh lý do cần tạm ngừng tập sự.

Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự tạm ngừng tập sự trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó nêu rõ lý do và thời gian tạm ngừng tập sự.

3. Người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 06 tháng; người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 03 tháng.

4. Thời gian tạm ngừng tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng tập sự được tính vào thời gian tập sự, trừ trường hợp phải đăng ký tập sự lại theo quy định tại khoản 3 Điều 10 của Thông tư này.

Điều 10. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng, đăng ký tập sự lại

1. Việc tập sự chấm dứt khi người tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt tập sự;

b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

c) Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Không còn thường trú tại Việt Nam;

đ) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

e) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;

g) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

h) Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực;

i) Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định; tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định mà không tiếp tục tập sự;

k) Bị Sở Tư pháp chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Thông tư này;

l) Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm đăng ký tập sự.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, i và l khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do người tập sự chấm dứt tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05), gửi quyết định cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

3. Người đã chấm dứt tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều này không còn;

b) Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội; đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý;

c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Sau thời hạn 02 năm kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại điểm k, l khoản 1 Điều này có hiệu lực.

4. Người không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước đó được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này.

5. Việc liên hệ tập sự, hồ sơ và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

6. Thời gian tập sự trước khi chấm dứt tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Điều 11. Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự phải lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng để ghi lại các công việc hàng ngày thuộc nội dung tập sự mà mình đã thực hiện trong thời gian tập sự (Mẫu TP-TSCC-06). Sổ nhật ký tập sự có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự xác nhận khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì lập Sổ nhật ký tập sự đối với từng tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự. Việc xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự được thực hiện theo quy định tại khoản này.

2. Người tập sự làm Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo quá trình và kết quả tập sự của mình. Báo cáo kết quả tập sự phải có đủ các nội dung và đáp ứng các yêu cầu quy định theo Mẫu TP-TSCC-07, có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì làm 01 Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo về toàn bộ quá trình tập sự tại các tổ chức mà mình đã tập sự. Báo cáo nêu rõ tên các tổ chức hành nghề công chứng người tập sự đã tập sự, thông tin về công chứng viên đã hướng dẫn tập sự tại từng tổ chức và kết quả tập sự tại từng tổ chức. Công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng cuối cùng mà người đó tập sự có trách nhiệm nhận xét, xác nhận Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của khoản này và chỉ phải chịu trách nhiệm về việc tập sự của người tập sự tại tổ chức mình.

Điều 12. Hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, người tập sự có văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự, kèm theo Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu) gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, Sở Tư pháp ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08); trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

2. Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Người tập sự có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự;

c) Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn, đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư này và biểu mẫu kèm theo; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.

3. Người đã được công nhận hoàn thành tập sự mà bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.

Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự

1. Người tập sự có các quyền sau đây:

a) Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạo điều kiện thực hiện các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này;

b) Được công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn các nội dung tập sự, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người tập sự;

c) Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Thông tư này;

d) Được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này;

đ) Được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 17 của Thông tư này;

e) Các quyền khác theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

b) Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các công việc thuộc nội dung tập sự quy định tại Điều 6 của Thông tư này theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự;

c) Bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công;

đ) Giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự;

e) Lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

g) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.

2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công; chịu trách nhiệm về kết quả và tiến độ của các công việc mà người tập sự thực hiện theo sự phân công, hướng dẫn của mình.

3. Xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự; nhận xét, đánh giá về việc tập sự trong Báo cáo kết quả tập sự của người tập sự và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, đánh giá của mình.

4. Các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

1. Phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và chịu trách nhiệm về việc phân công đó; thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.

2. Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09) theo từng năm.

Sổ theo dõi tập sự phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

3. Xem xét, quyết định việc công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự, việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.

4. Quản lý người tập sự trong quá trình tập sự tại tổ chức mình; theo dõi, giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự; bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.

5. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm. Trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm, các tổ chức hành nghề công chứng phải gửi báo cáo về Sở Tư pháp.

Báo cáo gồm các nội dung chính sau đây:

a) Số lượng và thông tin cơ bản về người tập sự, việc tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, chấm dứt tập sự, xóa đăng ký tập sự;

b) Đánh giá chất lượng tập sự của người tập sự;

c) Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, người tập sự và trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định của Thông tư này;

d) Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định pháp luật về tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với người tập sự, theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Chapter II

NOTARIAL APPRENTICESHIP

Article 3. Registration of notarial apprenticeship

1. A list of qualified notarial apprenticeship organizations in a province or central-affiliated city (hereinafter referred to as province) shall be posted on the website of the Department of Justice of that province. A qualified person under the Law on Notarization shall apply for apprenticeship with a notarial practice organization on the list published by the Department of Justice for registration of notarial apprenticeship.

2. An application for registration of notarial apprenticeship includes:

a) An application form for registration of notarial apprenticeship (Form No. TP-TSCC-01a or TP-TSCC-01b);

b) Certificate of completion of notary training course, or certificate of completion of notary re-training course, or a certificate of recognition of equivalence if the applicant has completed an overseas notary training course (a certified copy or a copy with original for comparison).

3. The above-mentioned notarial apprenticeship organization shall assign a notary who is qualified to mentor the apprentice and certify the foregoing application form for registration of notarial apprenticeship. If the application is rejected, the reason must be explained in the application form or in a separate document.

The admitted applicant shall submit an application for registration of notarial apprenticeship as specified in clause 2 of this Article, in person, by post, or via online public administration center, to the Department of Justice of province where the said notarial apprenticeship organization is located. Within 7 working days of receiving a valid and complete application, the Department of Justice shall issue and send a decision on registration of notarial apprenticeship (Form No. TP-TSCC-02) to the applicant and the notarial apprenticeship organization. If the application is rejected, a written explanation shall be provided.

4. If a qualified person is rejected although he/she has filed the application with at least 3 qualified notarial apprenticeship organizations in a province, or 1 qualified notarial apprenticeship organization in a province (if that province has up to 3 notarial apprenticeship organizations), he/she shall file the application with the Department of Justice for their designation.

Within 10 working days of receiving a valid and complete application, the Department of Justice shall designate the applicant to a specific notarial apprenticeship organization, and then issue and send a decision on registration of notarial apprenticeship (Form No. TP-TSCC-02) to the applicant and the notarial apprenticeship organization. If the application is rejected as that province does not have any qualified notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall provide a written explanation.  The rejected applicant may reapply in another province.

Where necessary, the Department of Justice may verify if an application for registration of notarial apprenticeship was rejected in accordance with the Law on Notarization and this Circular; the verification time limit is 10 days and does not include the time for reviewing and designating a notarial apprenticeship organization to the applicant or registering apprenticeship.

5. Any person mentioned below is not eligible to register for a notary apprenticeship:

a) A person who faces a criminal prosecution, or has been convicted of a crime under a legally effective judgment of the Court for an unintentional crime whose criminal record has not yet been expunged, or for an intentional crime;

b) A person who is subject to an administrative sanction as per law on administrative sanctions;

c) A person who is incapacitated or has limited legal capacity or has limited cognition or behavior control;

d) An official or public employee (except an public employee working for a public notary office); a commissioned officer, professional soldier, national defense worker in a People’s Army unit; a commissioned officer, non-commissioned officer, or worker in a People’s Public Security unit;

dd) An official who is disciplined in the form of dismissal; a public employee who is disciplined in the form of removal; a commissioned officer, professional soldier, or worker in a People’s Army unit or People’s Public Security unit who is disciplined in the form of being stripped of their soldier title, People's Public Security title, or removed from the military or public security;

e) A person who is working under an employment contract for an agency, organization, or enterprise, unless that person is working under an employment contract for a notarial practice organization that he/she is serving the apprenticeship or that person signed an employment contract with an agency, organization, or enterprise with working hours that do not coincide with the working hours of the notarial apprenticeship organization.

6. People who have been registered as apprentices by the Department of Justice are called notary apprentices (hereinafter referred to as apprentices). Apprentices have rights and obligations according to the Law on Notarization and this Circular.

Article 4. Refusal to mentor apprentices

1. Notaries assigned to mentor apprentices must refuse in case they do not meet the requirements for mentoring apprentices according to the Law on Notarization or have other legitimate reasons and must notify the notarial apprenticeship organization in writing within 3 working days from the date of assignment.

2. Within 3 working days of receiving the notary's notice of refusal to mentor the apprentice, the notarial practice organization shall consider assigning another qualified notary to mentor the apprentice or report in writing to the Department of Justice if they do not have any qualified notary.  Within 7 working days of receiving such a notice from the notarial practice organization, the Department of Justice shall designate another notarial apprenticeship organization. In case there is no qualified notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall provide a written notice clearly stating the reason for the applicant.

Article 5. Notarial apprenticeship period

1. The notarial apprenticeship period (hereinafter abbreviated as the apprenticeship period) specified in Clause 1, Article 11 of the Notary Law is calculated from the effective date of the decision on registration of notarial apprenticeship.

2. If the apprentice changes notarial practice organizations under Article 8 of this Circular, the official apprenticeship period is the total time the apprentice was apprenticed at all of the notarial practice organizations.

Article 6. Skills and tasks required in notarial apprenticeship

1. Skills and tasks in notarial apprenticeship include:

a) Skills in receiving and classifying notarization requests; skills in checking the authenticity and legality of documents included in the documentation seeking notarial service; skills in reviewing and identifying entities and active legal capacity of participants signing contracts and transactions;

b) Skills in dealing with notarization petitioners, behaving according to the Code of Ethics for notary practice; skills in explaining to notarization petitioners their legal rights, obligations and interests, the meaning and legal consequences of notarization; skills in explaining reasons for refusing notarization requests;

c) Skills in studying and proposing solutions to documentation seeking notarial service;

d) Skills in drafting contracts and transactions at the request of a notarization petitioner; skills in checking the authenticity and legality of draft contracts and transactions prepared by a notarization petitioner; skills in verification;

dd) Skills in notarizing translations; skills in authenticating copies and authenticating signatures in documents;

e) Skills in drafting testimonies;

g) Checking, arranging, and classifying notarized and authenticated documents for record-keeping;

h) Skills in utilizing and using notary databases and applying information technology in notary activities;

i) Skills in administrating notarial practice organizations;

k) Other skills and tasks related to notarization as assigned by the notary mentor.

2. Notary mentors shall instruct apprentices to perform the apprenticeship skills and tasks specified in Clause 1 of this Article.  For an apprentice with a 6-month apprenticeship period, the notary mentor must review and agree with the notarial apprenticeship organization on the required skills and tasks that the apprentice needs to be mentored in, and allocate time for each task/skill that is suitable for the apprentice.

Article 7. Change of notary mentors

1. A notary mentor is changed if he/she falls into one of the following:

a) He/she fails to perform the obligations specified in Article 14 of this Circular;

b) He/she dies, becomes incapacitated, has limited legal capacity, has limited cognition or behavior control, or has another legitimate reason for discontinuing mentorship of the apprentice;

c) He/she is temporarily suspended from practicing notary practice, dismissed as a notary, or no longer practices at a notarial apprenticeship organization;

d) He/she is disciplined, administratively sanctioned in notary practice, or found ineligible to be a mentor at the time of accepting mentorship.

2. Within 5 working days of a notary mentor falling into a case specified in Clause 1 of this Article, the notarial apprenticeship organization must assign another qualified notary to continue the mentorship and notify the Department of Justice in writing. If there are no more notaries qualified to mentor the apprentice, the notarial practice organization must notify the Department of Justice in writing.

Within 7 working days of receiving such a notice from the notarial practice organization, the Department of Justice shall designate another notarial apprenticeship organization. In case there is no qualified notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall provide a written notice clearly stating the reason for the apprentice. An apprentice has the right to transfer to a notarial apprenticeship organization in another province to continue their apprenticeship.

Article 8. Change of notarial apprenticeship organizations <0}

1. An apprentice may change their notarial apprenticeship organization in any of the following:

a) The notarial apprenticeship organization is suspended, ceases operation, is dissolved, or is converted into another type of business entity under the Law on Notarization and other relevant laws;

b) The notarial apprenticeship organization is no longer eligible for apprenticeship according to the Law on Notarization;

c) The notary mentor must be changed according to this Circular and the notarial practice organization no longer has other notaries qualified to mentor the apprentice;

d) The apprentice is an officer of a public notary office who is transferred to another public notary office;

dd) The apprentice changes their place of residence to another province and seeks to change the notarial apprenticeship organization, or falls into the cases in Points a and b and c in this clause but there is no more qualified notarial apprenticeship organization in their province.

2. In case of changing the notarial apprenticeship organization within the same province according to Points a, b, c and d, Clause 1 of this Article, the apprentice must contact the new notarial apprenticeship organization or propose the Department of Justice to arrange a new notarial apprenticeship organization according to Article 3 of this Circular.

Within 3 working days of receiving the admission of the new notarial apprenticeship organization, the apprentice shall send an application for change of the notarial apprenticeship organization (Form TP-TSCC-03) to the Department of Justice where the apprentice is registered. Within 5 working days from the date of receipt of the application, the Department of Justice shall send a notice of approval for the change to the apprentice, the old notarial apprenticeship organization, and the new notarial apprenticeship organization. If the application is rejected, the Department of Justice shall provide the applicant with a written explanation.

In case the apprentice cannot contact a new notarial apprenticeship organization and request the Department of Justice to arrange a new notarial apprenticeship organization, within 10 days from the date of receiving such a request, the Department of Justice shall designate a notarial apprenticeship organization, and then send a notice to the apprentice and notarial apprenticeship organization. If the request is rejected, the Department of Justice shall provide the applicant with a written explanation.

3. In case of transfer to another notarial apprenticeship organization in another province according to Point dd, Clause 1 of this Article, the apprentice shall send an application for change of notarial apprenticeship organization to the Department of Justice where the apprentice has been registered.  Within 5 working days of receiving the application, the Department of Justice shall deregister the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-04) and then send a notice to the apprentice and the notarial apprenticeship organization. The apprentice shall contact or request the Department of Justice to designate a notarial apprenticeship organization and register apprenticeship at the new notarial apprenticeship as prescribed in Article 3 of this Circular to continue the apprenticeship. The application for registration of apprenticeship must be accompanied by a decision on apprenticeship deregistration as per this clause.

Article 9. Suspension of notarial apprenticeship

1. An apprentice may suspend their apprenticeship in any of the following cases:

a) The apprentice takes maternity leave, medical leave, or other authorized leave;

b) The notarial apprenticeship organization must suspend operations due to force majeure events, or be suspended but the apprentice does not apply for changing the notarial apprenticeship organization.

2. In the case specified in Point a, Clause 1 of this Article, the apprentice must notify the notarial practice organization where he or she is practicing in writing at least 5 working days before the suspension date and provide documentation supporting the reason for suspension.

The notarial apprenticeship organization must notify the Department of Justice in writing within 5 working days from the date of suspension in a case specified in Clause 1 of this Article; the notice must clearly state the reason and duration of suspension.

3. Apprentices with a 12-month apprenticeship period may suspend their apprenticeship up to two times for a maximum of six months each time. Apprentices with a 6-month apprenticeship period may suspend their apprenticeship up to two times for a maximum of three months each time.

4. The apprenticeship suspension period is not included in the apprenticeship period.

The apprenticeship period before the suspension date is included in the apprenticeship period, unless the apprentice has to re-register the apprenticeship as prescribed in clause 3 Article 10 of this Circular.

Article 10. Termination of notarial apprenticeship, re-registration of apprenticeship

1. The apprenticeship ends when the apprentice falls into one of the following cases:

a) The apprentice terminates their apprenticeship;

b) The apprentice is a/an official or public employee (except an public employee working for a public notary office), any commissioned officer, professional soldier, national defense worker in a People’s Army unit; any commissioned officer, non-commissioned officer, or worker in a People’s Public Security unit;

c) The apprentice is working under an employment contract for an agency, organization, or enterprise, unless that person is working under an employment contract for a notarial practice organization that he/she is serving the apprenticeship or that person signed an employment contract with an agency, organization, or enterprise with working hours that do not coincide with the working hours of the notarial practice organization providing the apprenticeship;

d) The apprentice no longer permanently resides in Vietnam;

dd) The apprentice becomes incapacitated or has limited legal capacity or has limited cognition or behavior control;

e) The apprentice faces a criminal prosecution or is convicted of a crime under a legally effective judgment of the Court;

g) The apprentice is subject to an administrative sanction;

h) The apprentice failed to undertake the apprenticeship within 30 days from the effective date of the Department of Justice's apprenticeship registration decision;

i) The apprentice suspends the apprenticeship not in accordance with regulations; or suspends the apprenticeship more than the prescribed number of times, or fails to resume the apprenticeship after the apprenticeship suspension period expires;

k) The apprenticeship is terminated by the Department of Justice according to Clause 1, Article 30 of this Circular;

l) The apprentice is not eligible for registration of the notarial apprenticeship at the apprenticeship registration time.

2. Within 5 working days from the date the apprentice terminates his/her apprenticeship in the cases specified in Points a, b, c, d, dd, e, g, h, i and l, Clause 1 of this Article, the notarial apprenticeship organization must report in writing to the Department of Justice, clearly stating the reason for the apprentice's termination. Within 5 working days of receiving the report, the Department of Justice shall issue a decision on termination of the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-05) and then send a notice to the apprentice and the notarial apprenticeship organization.

3. The person who has their apprenticeship terminated as prescribed in clause 1 of this Article may re-register apprenticeship when he/she meets the eligibility requirements for apprenticeship as prescribed in this Circular and falls into any of the following:

a) The reason for termination of apprenticeship specified in Points a, b, c, d, dd and h, Clause 1 of this Article no longer exists;

b) A decision on suspension of investigation or suspension of the case is issued, or the legally effective judgment of the Court declares the person not guilty; his/her conviction record has been expunged, except for convictions of intentional crime;

c) He/she has finished abiding by an administrative sanction as per the law on administration sanctions;

d) After 2 years from the effective date the Department of Justice's decision on termination of the apprenticeship in the cases specified in Points k and l, Clause 1 of this Article.

4. A person who has failed three apprenticeship exams may re-register for the apprenticeship if he/she is eligible as per this Circular.

5. Apprenticeship application and procedures are carried out as similarly as those prescribed Article 3 of this Circular.

6. The apprenticeship period before the apprenticeship termination is not included in the apprenticeship period.

Article 11. Apprenticeship journal and Apprenticeship performance report

1. The apprentice must record their daily apprenticeship-related tasks in an apprenticeship journal (Form TP-TSCC-06). The apprenticeship journal is certified weekly by the notary mentor and is certified by notarial apprenticeship organization at the end of the apprenticeship period.

In case the apprentice changes the notarial apprenticeship organization, he or she must keep an apprenticeship journal for each notarial practice organization where he or she is apprenticed. Certification by notary mentor and notarial apprenticeship organization shall comply with the provisions of this Clause.

2. The apprentice shall make an Apprenticeship performance report on their apprenticeship process and performance. The Apprenticeship performance report must have all the contents and meet the requirements specified in Form TP-TSCC-07, with comments from the notary mentor and certification from the notarial apprenticeship organization at the end of the apprenticeship period.

In case the apprentice changes the notarial apprenticeship organization, he/she must make an Apprenticeship performance report to report on entire apprenticeship process at that organization. The report clearly states the names of the notarial apprenticeship organizations, details about the notary mentors and the apprenticeship performance at each organization. The final notary mentor and the final notarial apprenticeship organization is responsible for commenting and certifying the Apprenticeship performance report according to this Clause and is only responsible for the apprenticeship performance at their organization.

Article 12. Notarial apprenticeship completion

1. Within 15 days from the end of the apprenticeship period, the apprentice must submit an application for recognition of completion of the apprenticeship, accompanied by the Apprenticeship performance report and Apprenticeship journal (certified copy or copy attached with the original for comparison) to the Department of Justice where the apprentice is registered. Within 10 days from the date of receipt of the application, the Department of Justice shall issue a decision to recognize the completion of the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-08); in case of refusal, a written response must be provided clearly stating the reason.

2. An apprentice is recognized as completing their notarial apprenticeship when they meet the following requirements:

a) The apprentice meets the apprenticeship requirements and does not fall into the cases in which apprenticeship registration is not permitted;

b) The notary mentor is qualified to mentor the apprentice and is not subject to change during the mentorship process;

c) The apprentice completes the apprenticeship period; submits an Apprenticeship performance report and an Apprenticeship journal on time; meets the requirements specified in this Circular and the attached forms; and fully performs other obligations of an apprentice.

3. If a person is recognized for completing an apprenticeship and is later found ineligible, the Department of Justice shall cancel the recognition. A person whose apprenticeship performance is canceled may re-register for apprenticeship if they meet the apprenticeship requirements specified in this Circular.

Article 13. Rights and obligations of apprentices

1. An apprentice has the following rights:

a) The apprentice may receive support from the notarial apprenticeship organization to perform the apprenticeship skills and tasks as per Article 6 of this Circular;

b) The apprentice may receive mentorship from the notary mentor as to apprenticeship skills and task, performance of rights and obligations;

c) The apprentice may change the notary mentor or the notarial apprenticeship organization as per Article 7 and Article 8 of this Circular;

d) The apprentice may receive the recognition of apprenticeship completion as per Article 12 of this Circular;

dd) The apprentice may register to sit a notarial apprenticeship exam as per Article 17 of this Circular;

e) Other rights as agreed with the notarial apprenticeship organization or as per the law.

2. An apprentice has the following obligations:

a) Comply with the rules and regulations of the notarial apprenticeship organization;

b) Completely and diligently perform the apprenticeship tasks as specified in Article 6 of this Circular as assigned by the notary mentor;

c) Ensure daily apprenticeship time according to the working days and hours of the notarial apprenticeship organization;

d) Be responsible to the notary mentor and the notarial apprenticeship organization for the performance and progress of the assigned tasks;

dd) Maintain confidentiality of notarial wording and related information that he/she knows during the apprenticeship process;

e) Keep an Apprenticeship journal and Apprenticeship performance report according to Article 11 of this Circular;

g) Other obligations according to the Law on Notarization, this Circular and relevant legal documents and as agreed with the notarial apprenticeship organization.

Article 14. Rights and obligations of notary mentors

1. Mentor apprentices on the apprenticeship skills and tasks as prescribed in Article 6 of this Circular.

2. Monitor and assess the performance of the apprentice they mentor; take responsibility for the performance and progress of the tasks that their apprentice has done according to their assignment and mentorship.

3. Make a certification in the Apprenticeship journal; comment and evaluate the apprenticeship in the Apprenticeship performance report and take responsibility for the accuracy, honesty, and objectivity in their certification and evaluation.

4. The rights and obligations according to the Law on Notarization and this Circular.

Article 15. Rights and obligations of notarial apprenticeship organizations

1. Assign qualified notary mentors to instruct apprentices and take responsibility for that assignment; monitor and promptly address cases where notary mentors or apprentices are no longer qualified.

2. Prepare, manage, and use notarial apprenticeship logbook of notarial practice organizations (Form TP-TSCC-09) each year.

The apprenticeship logbook must record the date of opening the book, the date of closing the book and be stamped as per the law.

3. Consider the notary mentor's refusal to instruct the apprentice, and the change of notary mentors.

4. Manage apprentices during their apprenticeship at their organization; monitor and supervise the performance of notary mentors; ensure the performance of rights and obligations of apprentices

5. Report to the Department of Justice on the admission and mentorship of apprentices at their organization on an annual basis. The annual reporting period is from January 1 to December 31 of each year. Within 15 days from the end of the year, notarial apprenticeship organizations must send reports to the Department of Justice.

The report includes at least:

a) Number and basic information about apprentices, suspension of apprenticeship, change of notarial apprenticeship organizations, change of notary mentors, termination of apprenticeship, apprenticeship de-registration;

b) Evaluate the quality of the apprentice's apprenticeship;

c) The performance of rights and obligations of notarial practice organizations and apprentices and responsibilities of notary mentors according to this Circular;

d) Difficulties and problems in the process of implementing legal regulations on apprenticeship (if any) and suggestions and recommendations.

6. Other rights and obligations as agreed with apprentices, according to the Law on Notarization and relevant legal documents.

1 4 lượt xem
Trang trước
Chia sẻ
Trang sau