Chương III Thông tư 04/2020/TT-BTP: Mẫu giấy tờ, sổ hộ tịch; hướng dẫn quản lý, sử dụng giấy tờ, sổ hộ tịch
Số hiệu: | 04/2020/TT-BTP | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Tư pháp | Người ký: | Lê Thành Long |
Ngày ban hành: | 28/05/2020 | Ngày hiệu lực: | 16/07/2020 |
Ngày công báo: | 15/07/2020 | Số công báo: | Từ số 679 đến số 680 |
Lĩnh vực: | Quyền dân sự | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Mới: Không được đặt tên cho con quá dài, khó sử dụng
Ngày 28/5/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.
Theo đó, nội dung khai sinh cho con được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
- Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.
- Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.
Ngoài ra, Thông tư còn quy định chi tiết về việc Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài; Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân; Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh…
Thông tư 04/2020/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 16/7/2020 và thay thế Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Ban hành kèm theo Thông tư này:
a) Danh mục giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành (Phụ lục 1);
b) Danh mục Sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành (Phụ lục 2);
c) Danh mục giấy tờ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng (Phụ lục 3);
d) Danh mục Sổ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng (Phụ lục 4);
đ) Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5);
2. Tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc, chi tiết kỹ thuật của mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch được mô tả cụ thể trong các Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.
1. Bộ Tư pháp in, phát hành Giấy khai sinh (bản chính và bản sao), Giấy chứng nhận kết hôn (bản chính), Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 27 Thông tư này.
Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương liên hệ với Bộ Tư pháp để được cung cấp mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch và phải chịu trách nhiệm nếu cơ quan đăng ký hộ tịch tại địa phương sử dụng mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch không do Bộ Tư pháp phát hành.
2. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch đã sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thì được cung cấp phôi mẫu Giấy khai sinh (bản chính và bản sao), Giấy chứng nhận kết hôn (bản chính) theo Danh mục quy định tại điểm a khoản 1 Điều 27 Thông tư này để sử dụng.
3. Mẫu Trích lục hộ tịch (bản chính và bản sao) được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm c khoản 1 Điều 27 Thông tư này; mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 27 Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch có thể truy cập, tự in để sử dụng.
Người yêu cầu đăng ký hộ tịch truy cập trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tự in và sử dụng các mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không thể tự in được thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch.
4. Mẫu Sổ hộ tịch được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm d khoản 1 Điều 27 Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch có thể truy cập, tự in để sử dụng.
Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước không thể tự in được, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn để sử dụng hoặc liên hệ với Bộ Tư pháp để được cung cấp.
5. Cơ quan đăng ký hộ tịch phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng giấy tờ, Sổ hộ tịch được in, phát hành không đúng quy định của Thông tư này.
1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch) phải tự ghi vào Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ.
Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in giấy tờ hộ tịch thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.
2. Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống.
3. Số đăng ký trong năm phải được ghi liên tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà hết sổ thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi lại từ số 01.
Trường hợp hết năm mà chưa sử dụng hết sổ thì cơ quan đăng ký hộ tịch được sử dụng tiếp sổ cho năm tiếp theo sau khi thực hiện việc khóa sổ hết năm theo đúng quy định.
4. Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân phải trùng với số thứ tự ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều này.
5. Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch và Thông tư này; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.
6. Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:
a) Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục Ghi chú trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;
b) Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;
c) Việc xác định lại giới tính được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;
d) Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;
đ) Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn;
e) Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;
g) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;
h) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.
7. Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:
a) Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh;
b) Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn;
c) Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;
d) Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;
đ) Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;
e) Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;
g) Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn;
h) Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.
8. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 6 Điều này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định.
Trường hợp Sổ hộ tịch được lưu trữ tại 2 cấp thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được bản án, quyết định, sau khi ghi vào Sổ hộ tịch, có trách nhiệm thông báo tiếp cho cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch còn lại để ghi vào Sổ hộ tịch, bảo đảm cập nhật đồng bộ.
9. Khi ghi vào Sổ hộ tịch, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch, hồ sơ ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; những nội dung trong Sổ hộ tịch có mà trong giấy tờ, hồ sơ hộ tịch không có thì để trống, những nội dung trong giấy tờ hộ tịch có nhưng trong Sổ hộ tịch không có thì ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.
Trường hợp nội dung thông tin hộ tịch trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch chéo hoặc đánh dấu.
1. Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.
2. Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi địa danh hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch phải theo đúng địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.
1. Họ, chữ đệm, tên của người được khai sinh phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.
2. Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh được ghi bằng số và bằng chữ.
3. Mục Nơi sinh được ghi như sau:
a) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (sau đây gọi chung là cơ sở y tế) thì ghi tên cơ sở y tế và địa chỉ trụ sở cơ sở y tế đó.
b) Trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế, bao gồm trường hợp sinh tại nhà, sinh trên phương tiện giao thông, trên đường, trong trại tạm giam, trại giam hoặc tại địa điểm khác thì ghi địa danh hành chính thực tế, nơi trẻ em sinh ra (ghi đủ 3 cấp đơn vị hành chính).
c) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì Nơi sinh được ghi theo tên thành phố và tên quốc gia, nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang và tên quốc gia đó.
d) Trường hợp đăng ký lại khai sinh mà không xác định được đầy đủ thông tin về nơi sinh thì mục Nơi sinh ghi cấp tỉnh nếu sinh tại Việt Nam hoặc tên quốc gia nếu sinh ở nước ngoài (ví dụ: tỉnh Vĩnh Phúc hoặc Hoa Kỳ).
4. Mục Nơi cư trú được ghi như sau:
a) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.
b) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.
5. Mục Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.
6. Mục Nơi đăng ký khai sinh phải ghi đúng tên cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định của Luật hộ tịch, cụ thể như sau:
a) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã thì phải ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh).
b) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì phải ghi địa danh hành chính 2 cấp (huyện, tỉnh).
c) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện.
7. Trường hợp cha hoặc mẹ của người được khai sinh là người nước ngoài thì ghi tên người đó theo đúng hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
8. Tên địa danh, tên quốc gia nước ngoài được viết theo tên đã được phiên âm sang tiếng Việt (ví dụ: Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Hoa Kỳ....); trường hợp không có phiên âm tiếng Việt thì viết theo phiên âm La-tinh (ví dụ: Osaka; New York....).
9. Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại mặt sau của Giấy khai sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú.
10. Việc hướng dẫn ghi họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, nơi đăng ký, địa danh, quốc gia, phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại Điều này được áp dụng để ghi thống nhất trong các Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.
1. Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày hai bên nam, nữ có mặt, ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Quan hệ hôn nhân được xác lập từ thời điểm đăng ký kết hôn, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, công nhận quan hệ hôn nhân theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật hôn nhân và gia đình, thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 Luật hôn nhân và gia đình thì ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân được ghi vào mặt sau Giấy chứng nhận kết hôn.
Trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế mà không xác định được ngày đăng ký kết hôn trước đây, ngày xác lập quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng thì ghi ngày đầu tiên của tháng, năm đăng ký kết hôn, xác lập quan hệ chung sống; trường hợp không xác định được ngày, tháng thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm đăng ký kết hôn trước đây, năm xác lập quan hệ chung sống.
1. Mục “Tình trạng hôn nhân” phải ghi trung thực về tình trạng hôn nhân hiện tại của người đó, cụ thể như sau:
- Nếu chưa bao giờ kết hôn thì ghi rõ là hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu đang có vợ/chồng thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông... (Giấy chứng nhận kết hôn số..., do... cấp ngày... tháng... năm...).
- Nếu chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện vợ (chồng) chết hoặc bị tuyên bố là đã chết thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông....
- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng đã ly hôn và chưa kết hôn mới thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm... của Tòa án nhân dân...; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng vợ/chồng đã chết và chưa kết hôn mới thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số:... do... cấp ngày... tháng... năm...); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
- Nếu người đang có vợ/chồng yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian trước khi đăng ký kết hôn thì ghi rõ là trong thời gian từ ngày…tháng….năm….đến ngày….tháng…..năm….chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông… (Giấy chứng nhận kết hôn số …, do … cấp ngày…tháng…năm).
2. Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh; người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau đề nghị xác nhận tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây thì ghi rõ về tình trạng hôn nhân của người đó tương ứng với thời gian cư trú.
Ví dụ: Không đăng ký kết hôn với ai trong thời gian cư trú tại xã Bồng Lai, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh từ ngày 20/11/1996 đến ngày 04/3/1998.
3. Trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài thì mục “Nơi cư trú” ghi theo địa chỉ cư trú hiện tại của người yêu cầu. Tình trạng hôn nhân của người đó được xác định trên cơ sở kết quả kiểm tra Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Cơ quan đại diện quản lý và ghi tương tự như quy định tại khoản 2 Điều này.
1. Mục “Đã chết vào lúc” được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, trong đó ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm chết bằng số và bằng chữ; trường hợp không rõ giờ, phút thì để trống.
2. Mục “Nơi chết” ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi có trụ sở cơ sở y tế trong trường hợp chết tại cơ sở y tế.
Trường hợp chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, chết tại trại giam, trại tạm giam, nơi thi hành án tử hình, tại trụ sở cơ quan, tổ chức hoặc không xác định được nơi chết thì ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh) nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết.
3. Mục Nguyên nhân chết trong Sổ đăng ký khai tử được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; trường hợp không có giấy tờ này hoặc chưa xác định được thì để trống.
4. Phần ghi về Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử phải ghi rõ tên giấy tờ; số, ngày, tháng, năm cấp; cơ quan, tổ chức cấp. Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai tử đồng thời có trách nhiệm cấp Giấy báo tử thì không thực hiện cấp Giấy báo tử; mục Giấy báo tử trong Trích lục khai tử và Sổ đăng ký khai tử để trống.
1. Trong quá trình đăng ký hộ tịch mà có sai sót trong việc ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch phải gạch bỏ phần sai sót, ghi sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá.
Trường hợp có sai sót bỏ trống trang sổ thì công chức làm công tác hộ tịch phải gạch chéo vào trang bỏ trống.
Cột ghi chú của Sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa; công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
Công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch biết về việc sửa chữa sai sót. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót.
Công chức làm công tác hộ tịch không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ hộ tịch.
2. Trong quá trình đăng ký hộ tịch, nếu có sai sót trên giấy tờ hộ tịch thì công chức làm công tác hộ tịch phải hủy bỏ giấy tờ đó và ghi giấy tờ mới, không cấp cho người dân giấy tờ hộ tịch đã bị sửa chữa.
3. Khi quá trình đăng ký hộ tịch đã kết thúc theo quy định pháp luật mà sau đó mới phát hiện có sai sót thì thực hiện cải chính hộ tịch theo quy định.
Việc mở, khóa Sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch được thực hiện như sau:
1. Số quyển của Sổ hộ tịch được đánh số và ghi theo thứ tự sử dụng của từng loại sổ trong năm, bắt đầu từ số 01.
Ví dụ: - Sổ đăng ký giám hộ, số: 01-TP/HT-2020-GH
- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, số: 01-TP/HT-2020-CMC. Ngày mở sổ là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ.
Ngày khoá sổ trong trường hợp hết sổ mà chưa hết năm là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp hết năm mà chưa dùng hết sổ thì khóa sổ vào ngày 31 tháng 12 của năm đó.
2. Công chức làm công tác hộ tịch phải thống kê rõ tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong sổ, số trường hợp ghi sai sót phải sửa chữa theo quy định tại khoản 1 Điều 35 của Thông tư này, số trang bị bỏ trống (nếu có).
3. Sau khi thống kê theo quy định tại khoản 2 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu.
1. Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch được giữ gìn, bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn để sử dụng, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước.
2. Cục Lãnh sự, Cơ quan đại diện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.
Thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái quy định pháp luật.
SPECIMEN CIVIL STATUS DOCUMENTS AND CIVIL REGISTERS; GUIDELINES FOR MANAGEMENT AND USE OF CIVIL STATUS DOCUMENTS AND CIVIL REGISTERS
Section 1. SPECIMEN CIVIL STATUS DOCUMENTS AND CIVIL REGISTERS
Article 27. Specimen civil status documents and civil registers
1. Enclosed with this Circular are:
a) List of civil status documents printed and distributed by the Ministry of Justice (Appendix 1);
b) List of civil registers printed and distributed by the Ministry of Justice (Appendix 2);
c) List of civil status documents uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice and permitted for print and use by civil registration authorities (Appendix 3);
d) List of civil registers uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice and permitted for print and use by civil registration authorities (Appendix 4);
dd) List of civil registration application forms uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice and permitted for print and use by civil registration authorities and citizens (Appendix 5);
2. Standards for size, colors and technical details of specimen civil status documents and civil registers are provided for in Appendixes enclosed with this Circular.
Article 28. Competence in printing and distribution of specimen civil status documents and civil registers
1. The Ministry of Justice has the power to print and distribute birth certificates (authentic copy and copy), marriage certificates (authentic copy), birth registers, marriage registers and death registers included in the lists provided for in Points a and b Clause 1 Article 27 of this Circular.
Departments of Justice shall contact the Ministry of Justice to obtain blank civil status documents and civil registers and take responsibility if affiliated civil registration authorities use specimen civil status documents and civil registers not distributed by the Ministry of Justice.
2. Civil registration authorities using the shared civil status registration and management software may be provided with specimen birth certificates (authentic copy and copy) and marriage certificates (authentic copy) included in the lists provided for in Point a Clause 1 Article 27 of this Circular.
3. Civil registration authorities may print and use specimen civil status extracts (authentic copy and copy) included in the list provided for in Point c Clause 1 Article 27 of this Circular; and specimen civil registration application forms included in the list provided for in Point dd Clause 1 Article 27 of this Circular, which are uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice (at www.moj.gov.vn).
Civil registration applicants may print and use specimen civil registration application forms available on the web portal of the Ministry of Justice. If an applicant cannot print the necessary application form, the civil registration authority shall print and give the form to the applicant free of charge.
4. Civil registration authorities may print and use specimen civil registers included in the list provided for in Point d Clause 1 Article 27 of this Circular, which are uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice (at www.moj.gov.vn).
If a domestic civil registration authority cannot print specimen civil registers, the supervisory Department of Justice shall print and distribute these specimens to the civil registration authority or contact the Ministry of Justice to obtain these specimens.
5. Civil registration authorities shall take responsibility for use of civil status documents and civil registers printed and/or distributed against the regulations in this Circular.
Section 2. GUIDELINES FOR FILLING IN CIVIL REGISTERS AND CIVIL STATUS DOCUMENTS; OPENING AND CLOSING CIVIL REGISTERS; AND ARCHIVING AND PRESERVATION OF CIVIL REGISTERS
Article 29. How to fill in civil registers and civil status documents
1. Commune-level officials in charge of justice - civil status affairs, officials in charge of civil status affairs of district-level justice authorities, and members of diplomatic missions and consular posts (hereinafter collectively referred to as “civil status officials”) shall accurately fill in civil registers and civil status documents themselves with clear handwriting, no acronyms or erasing; using quality ink of one color; and avoiding using different ink colors and red ink.
Civil status documents printed using information technology must be printed with quality black ink and ensure that the letters are not blurry, missing strokes or fading.
2. Every civil register must be fan stamped from the first page to the last page after it is opened. The register shall be filled in page after page, leaving no page blank.
3. Annual registers must be filled in continuously from entry number 01 to the end of the year. If a register is completely filled in before the year ends, start a new register and continue from the last entry number of the old register instead of starting from number 01.
If a register is not completely filled in by the end of the year, the civil registration authority may continue using this register for the following year after register closing per regulations.
4. The number written on a civil status document of an individual must be consistent with the number written in the corresponding civil register according to regulations in Clause 3 herein.
5. Columns and sections in civil registers and civil status documents must be fully and accurately filled in according to guidelines in the civil registers and in this Circular; the Gregorian calendar shall be used.
6. Civil status changes per judgments and decisions of competent authorities shall be recorded in civil registers as follows:
a) Citizenship change shall be recorded in the Remark section of birth registers; such change shall also be recorded in the Remark section of other civil registers containing vital records of individuals undergoing such change;
b) Parent-child identification shall be recorded in the Remark section of the birth register of the child;
c) Sex re-assignment shall be recorded in the Remark section of the birth register of the person undergoing sex re-assignment;
d) Adoption and termination of adoption shall be recorded in adoption registers and in the Remark section of birth registers;
dd) Divorces, annulment of unlawful marriages and marriage recognition shall be recorded in the Remark section of marriage registers;
e) Guardianship recognition shall be recorded in guardianship registers;
g) Missing person declarations and declarations of a legally incapacitated person or person with limited capacity of exercise or cancellation of such declarations shall be recorded in the Remark section of birth registers;
h) Declarations and cancellation of declarations of death shall be recorded in death registers.
7. Vital events of Vietnamese citizens resolved by competent foreign authorities shall be recorded in civil registers as follows:
a) Births shall be recorded in birth registers;
b) Marriages shall be recorded in marriage registers;
c) Guardianships shall be recorded in guardianship registers;
d) Recognition of parent-child relationships and parent-child identification shall be recorded in parent-child relationship recognition registers. If the child's birth has been registered in Vietnam, the district-level People’s Committee shall request the authority registering the birth to add a remark to the birth register;
dd) Adoptions shall be recorded in adoption registers;
e) Civil status changes shall be recorded in registers of civil status information change, correction and revision and ethnicity re-determination with remarks added to registers of other vital events;
g) Divorces and marriage annulments shall be recorded in divorce remark registers. If a previous marriage remark or marriage registration is done by a competent Vietnamese authority, the district-level People’s Committee shall request the authority registering the marriage or making the marriage remark to add another remark to the marriage register;
h) Deaths shall be recorded in death registers.
8. Civil status registration and management authorities archiving civil registers shall fill in civil registers according to regulations in Clause 6 of this Article immediately upon receipt of judgments and decisions.
If a civil register is archived at 2 levels, the civil status registration and management authority receiving the judgment or decision shall fill in the civil register and then notify the other authority where the civil register is archived to have the civil register updated, ensuring consistency.
9. Civil registers must be filled in based on civil status documents and applications for registration of vital events of Vietnamese citizens resolved by competent foreign authorities; if a field in a civil register lacks information from civil status documents, it shall be left blank; and information available in civil status documents without a corresponding field in the civil register shall be added to the Remark section of the civil register.
If a field in a civil status documents or civil register is to be filled with unconfirmed civil status information, it shall be left blank without any crossing out or mark.
Article 30. How to fill in names of administrative locations in civil status documents and civil registers upon changes
1. Upon change to the name of an administrative location, the administrative location field in civil status documents and civil registers shall contain the name used at the time of application.
2. Civil status extract copies shall contain the administrative location names written in civil registers.
Article 31. How to fill in birth certificates and birth registers
1. Last name, middle name and first name of the person whose birth is registered must be capitalized with all tone marks.
2. Date of birth of the person whose birth is registered must be written in both numbers and words.
3. The Place of birth field shall be filled in as follows:
a) If the child is born in a hospital, maternity ward, healthcare station or healthcare establishment (hereinafter collectively referred to as “health facility”), the name of the health facility and address of the premises of the health facility shall be filled in.
b) If the child is not born in a health facility i.e., at home, on a vehicle, on the road, in a detention center or prison or at another location, the name of the administrative location where the child is born shall be filled in (fill in all 3 administrative levels).
c) If the child is born overseas, the place of birth shall be the city and country where the child is born; if the child is born in a federal state, the names of the city, state and country shall be filled in.
d) In case of birth re-registration without sufficient information on the place of birth, the name of the Vietnamese province or name of the foreign country shall be filled in (e.g., Vinh Phuc or United States).
4. The Place of residence field shall be filled in as follows:
a) If the person whose birth is registered is a Vietnamese citizen residing in Vietnam, the permanent address shall be filled in; if there is no permanent address, the temporary address shall be filled in; if there is no permanent or temporary address, the current address shall be filled in.
b) If the person whose birth is registered is a Vietnamese citizen living abroad, the permanent or temporary address in the foreign country shall be filled in.
5. The Personal documents of the person registering the birth field must include the type, number, issuer and date of issuance of each document.
6. The Place of birth registration shall include the exact name of the authority with competence in birth registration according to regulations of the Law on Civil Status. To be specific:
a) If the birth is registered at a commune-level People’s Committee, names of 3 administrative levels must be filled in (commune, district and province).
b) If the birth is registered at a district-level People’s Committee, names of 2 administrative levels must be filled in (district and province).
c) If the birth is registered at a representative mission of Vietnam in a foreign country, the name of the representative mission shall be filled in.
7. If the father or mother of the person whose birth is registered is a foreigner, their name shall be filled in as written in their passport or an equivalent document.
8. Foreign location and country names shall be translated into Vietnamese (e.g., “Cộng hòa Pháp” (“French Republic”), “Cộng hòa Liên bang Đức” (“Federal Republic of Germany”), “Hoa Kỳ” (“America”), etc.); if no Vietnamese translation is available, these names shall be romanized (e.g., Osaka, New York, etc.).
9. The Remark section on the back of the birth certificate shall be used to record civil status information changes, correction and revision, ethnicity re-determination; civil status information changes per judgments and decisions of competent authorities, including the date, month and year of recording, changed civil status information and type, number, issuer and date of issuance of documents providing the basis for such recording.
10. Guidelines for filling in last name, middle name and first name, date, month and year, place of residence, personal documents, place of registration, location and country names and remarks of changes herein are also applicable to other types of civil registers and civil status documents to ensure consistency.
Article 32. How to fill in marriage certificates and marriage registers
1. The date, month and year of marriage registration shall be the date on which both the male and female partners are present to sign the marriage register and marriage certificate at the civil registration authority.
The marriage relationship shall be established at the time of marriage registration unless otherwise provided for in Clause 2 of this Article.
2. In case of marriage re-registration and registration of marriages of couples cohabiting before January 03, 1987 per regulations in Clause 2 Article 44 of Decree No. 123/2015/ND-CP, recognition of marriage relationship per regulations in Clause 2 Article 11 of the Law on Marriage and Family, and marriage registration per regulations in Article 13 of the Law on Marriage and Family, the date, month and year of marriage relationship establishment shall be written on the back of the marriage certificate.
In case of marriage re-registration and registration of marriages of couples cohabiting before January 03, 1987 with unknown date of previous marriage registration or date of establishment of cohabiting relationship, the first date of the month of the year of marriage registration or establishment of cohabiting relationship shall be chosen; in case of unknown date and month, January 01 of the year of previous marriage registration or establishment of cohabiting relationship shall be chosen.
Article 33. How to fill in marital status certificates and marital status certificate issuance registers
1. The Marital status field shall contain the applicant’s current marital status, which must be written in an honest manner. To be specific:
- If the applicant has never married, specify that the applicant is currently not married to anyone.
- If the applicant is married, specify that the applicant is currently married to Mrs./Mr. … (Marriage Certificate No. … issued by [name of issue] on [date of issuance]).
- If the applicant cohabited with another before January 03, 1987 and has not divorced or the spouse is not deceased or declared deceased, specify that the applicant is currently married to Mrs./Mr. …
- If the applicant had a marriage registered or cohabited with another before January 03, 1987 but has divorced and has not remarried, specify that the applicant had a marriage registered or was married but has divorced per Judgment/Decision No. … dated [date of issuance] by the People’s Court of …; and is currently not registering a marriage with anyone.
- If the applicant had a marriage registered or cohabited with another before January 03, 1987 but the spouse is deceased and has not remarried, specify that the applicant had a marriage registered or was married but the spouse is deceased (Death Certificate/Death Certificate Extract/Judgment No. … issued by [name of issuer] dated [date of issuance]); and is currently not registering a marriage with anyone.
- If a married applicant wishes to have the marital status prior to marriage registration certified, specify that from [date] to [date], the applicant was not married to anyone; and is currently married to Mrs./Mr. … (Marriage Certificate No. … issued by [name of issuer] on [date]).
2. For overseas Vietnamese who wish to have the marital status during their stay in Vietnam prior to traveling abroad certified, and persons with multiple past places of residence who wish to have the marital status during the time they lived in a place of residence certified, their marital status during such periods shall be specified.
Example: not married to anyone while living in Bong Lai commune, Que Vo district, Bac Ninh province from November 20, 1996 to March 04, 1998.
3. In case a Vietnamese applicant is issued with a marital status certificate by a representative mission while they reside overseas, the Place of residence field shall contain the applicant’s current address. The applicant’s marital status shall be determined based on civil registers and the electronic civil status database managed by the representative mission and written as prescribed in Clause 2 herein.
Article 34. How to fill in death certificate extracts and death registers
1. The Time of death field shall be filled in based on the death notice or an equivalent document mentioned in Clause 2 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP, which must specify the hour, minute, date, month and year of death in numbers and in words; the hour and minute fields shall be left blank if they are unclear.
2. The Place of death shall contain the names of the health facility and administrative location where the premises of the health facility are located in case of death in health facility.
In case of death on vehicle, death due to accident, death in detention center, in prison, at execution location or on premises of a regulatory body or organization or unknown place of death, 3 administrative levels (commune, district and province) of the location where the decedent passes away or is found deceased shall be filled in.
3. The Cause of death section in the death register shall be filled in based on the death notice or an equivalent document mentioned in Clause 2 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP; this section shall be left blank if such document is unavailable or the cause of death is unclear.
4. The section about the death notice or an equivalent document must include its name; number and date of issuance and name of its issuer. If the commune-level People’s Committee with competence in registration of a death also takes responsibility for issuance of the death notice, the death notice is not required; and the section about the death notice in the death registration extract and death register shall be left blank.
Article 35. Correction when filling in civil registers and vital status documents
1. During civil registration, if there is any mistake in filling in a civil register, the civil status official shall cross out the wrong part and write the correct information above or next to it, and must not write over or erase the wrong part or write on an erased part.
If a mistake renders a page unusable, the civil status official shall cross out the page.
The Remark column of the civil register must contain the corrected contents; date of correction and signature and full name of the civil status official.
The civil status official shall report the correction to the head of the civil registration authority, who shall inspect and put a seal to the corrected contents for confirmation.
Civil status officials shall not erase, correct or revise contents written in civil registers without permission.
2. During civil registration, if there is any mistake in a civil status document, the civil status official shall discard such document and fill in a new one, and shall not issue any civil status document that has been corrected to people.
3. If a mistake is found after civil registration is completed as per the law, civil status shall be corrected as regulated.
Article 36. Opening and closing civil registers
Civil registers shall be opened and closed as follows:
1. Registers recording one type of vital event shall be numbered in the order in which they are used in a year starting from number 01.
Example: - Guardianship register, No. 01-TP/HT-2020-GH
- Parent-child relationship recognition register, No. 01-TP/HT-2020-CMC. Register opening date shall be the first date on which a vital event is recorded in the register.
Register closing date in case the register is used up before the year ends shall be the last date on which a vital event is recorded in the register; if the year ends and the register is not yet used up, the register closing date shall be December 31 of that year.
2. Civil status officials shall enumerate total number of vital events recorded in civil registers and number of corrections made according to regulations in Clause 1 Article 35 of this Circular and number of pages left blank (if any).
3. After enumeration per Clause 2 herein, civil status officials shall leave their full name and signature; and report to heads of their civil registration authorities for countersignature, full name and seal.
Article 37. Archiving of civil registers and civil registration applications
1. Civil registers and civil registration applications shall be permanently preserved and archived for people’s use and state management purpose.
2. Consular Departments, representative missions, commune-level People’s Committees, district-level People’s Committees and Departments of Justice shall archive, preserve and use civil registers as per the law; and take measures against storms, floods, humidity and termites to ensure safety.
Heads of civil registration authorities shall take responsibility for loss or misuse of or damage to civil registers.
Văn bản liên quan
Cập nhật
Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch
Điều 11. Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
Điều 14. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con
Điều 15. Kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con
Điều 18. Bổ sung thông tin hộ tịch
Điều 4. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch khi không nhận được kết quả xác minh
Điều 7. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
Điều 8. Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân
Điều 9. Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh
Điều 10. Xác định nội dung đăng ký lại khai sinh
Điều 11. Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
Điều 12. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Điều 15. Kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con
Điều 32. Cách ghi Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn