Trong Quy định này các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:
1. Phản ánh hiện trường là việc tổ chức, cá nhân gửi thông tin phản ánh tình hình thực tế tại hiện trường cần giải quyết đến các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh thông qua ứng dụng phản ánh hiện trường bằng thiết bị di động (không bao gồm phản ánh việc giải quyết thủ tục hành chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo).
2. Cổng thông tin tương tác là địa chỉ truy cập trên môi trường mạng kết nối các kênh thông tin phản ánh và cập nhật kết quả xử lý phản ánh hiện trường công khai trên môi trường mạng, bao gồm:
a) Giao diện tương tác của cá nhân, tổ chức với cơ quan hành chính nhà nước (ứng dụng di động);
b) Giao diện nghiệp vụ đối với cơ quan hành chính nhà nước (trên website);
c) Giao diện giám sát, tổng hợp phục vụ quản lý của lãnh đạo đơn vị (trên website);
d) Giao diện tổng hợp giám sát do Cổng Thông tin điện tử tỉnh quản trị, điều phối (trên website).
3. Cơ quan xử lý là các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, huyện, xã; các cơ quan, đơn vị được giao xử lý phản ánh hiện trường.
4. Nhân sự tiếp nhận phản ánh là công chức (nếu có), viên chức của Cổng Thông tin điện tử tỉnh.
5. Nhân sự xử lý là cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan xử lý phản ánh và của Cổng Thông tin điện tử tỉnh.