Tìm kiếm

Chương 3 Nghị định 35/2007/NĐ-CP: Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng

Chương 3
Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng
Điều 8. Nội dung của chứng từ điện tử

1. Các nội dung chủ yếu của chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng:

    a) Tên và số hiệu của chứng từ;

    b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

    c) Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ;

    d) Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ;

    đ) Nội dung của nghiệp vụ phát sinh;

    e) Chữ ký, họ và tên của người lập và những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung của chứng từ điện tử trong nghiệp vụ kế toán ngoài các nội dung được quy định tại khoản 1 Điều này phải đáp ứng quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.

3. Ngoài các nội dung được quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, chứng từ điện tử có thể thêm những nội dung khác theo từng loại nghiệp vụ.

Điều 9. Các quy định về định dạng chứng từ điện tử

Định dạng của chứng từ điện tử phải đáp ứng:

1. Phân biệt, nhận biết và truy cập được đến từng chứng từ điện tử.

2. Xác định chi tiết vị trí, đặc điểm, kiểu, độ dài và các ràng buộc nghiệp vụ đối với từng yếu tố trên chứng từ điện tử.

3. Bảo đảm việc truyền, nhận, xử lý, bảo quản, lưu trữ chứng từ một cách tự động trên các phương tiện điện tử.

Điều 10. Nguyên tắc lập, kiểm soát chứng từ điện tử

1. Lập đúng quy trình, mẫu định dạng và đầy đủ các thông tin quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.

2. Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ điện tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung của chứng từ điện tử.

3. Phải ghi đầy đủ nội dung chứng từ điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định này.

Điều 11. Lập, kiểm soát và ký chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ giấy phải được kiểm tra sự khớp đúng giữa nội dung trên chứng từ điện tử với chứng từ giấy.

2. Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ điện tử khác phải đảm bảo sự khớp đúng với nội dung chứng từ điện tử gốc.

3. Trường hợp chứng từ điện tử được lập, kiểm soát qua nhiều bước phải kiểm tra:

    a) Nội dung của chứng từ điện tử tại từng bước;

    b) Chữ ký điện tử của người lập và người kiểm soát tại bước trước.

4. Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác có trách nhiệm ký trên chứng từ điện tử phải ký chữ ký điện tử lên chứng từ điện tử sau khi hoàn thành phần việc được giao.

Điều 12. Chứng từ điện tử hợp pháp, hợp lệ

Chứng từ điện tử được coi là hợp pháp, hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Tuân thủ các quy định tại các Điều 8, 9, 10, 11 Nghị định này.

2. Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin trên chứng từ.

3. Bảo đảm tính pháp lý thông qua kiểm chứng nguồn gốc khởi tạo.

Điều 13. Mã hóa chứng từ điện tử

Việc mã hóa chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về mật mã.

Điều 14. Thời điểm hiệu lực của chứng từ điện tử

Thời điểm hiệu lực của chứng từ điện tử được tính từ khi chứng từ điện tử đáp ứng các yêu cầu tại Điều 12 Nghị định này.

Điều 15. Hủy chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử đang trong thời gian hiệu lực bị hủy phải được ghi ký hiệu riêng thể hiện chứng từ điện tử đó đã bị hủy; nguyên nhân, lý do hủy và phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử để theo dõi.

2. Việc hủy chứng từ điện tử đang trong thời gian hiệu lực được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Chuyển đối chứng từ điện tử thành chứng từ giấy

1. Chỉ các chứng từ điện tử đáp ứng điều kiện tại Điều 12 Nghị định này mới được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của chứng từ điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

4. Chứng từ điện tử đã thực hiện chuyển đổi được ghi thêm ký hiệu riêng để phân biệt.

Điều 17. Gửi, nhận lại chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được gửi, nhận lại trong các trường hợp:

    a) Do sự cố kỹ thuật hoặc lần gửi, nhận trước chưa thành công;

    b) Gửi lại theo yêu cầu của bên nhận.

2. Việc gửi, nhận lại chứng từ điện tử phải bảo đảm an toàn, không trùng lặp.

3. Việc gửi, nhận lại chứng từ được quy định đối với từng loại nghiệp vụ ngân hàng.

Điều 18. Ghi nhật ký gửi, nhận chứng từ điện tử

Việc gửi, nhận chứng từ điện tử phải được ghi nhật ký bằng phương tiện điện tử các thông tin cơ bản sau đây:

1. Địa điểm, thời gian, nơi gửi, nơi nhận, độ dài của chứng từ điện tử.

2. Tình trạng xác nhận của chứng từ điện tử trong trường hợp có yêu cầu xác nhận.

Điều 19. Hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Trường hợp cần thiết có thể chuyển đổi hình thức bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử sang lưu trữ bằng giấy.

Điều 20. Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Điều 21. Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

1. Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

2. Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

3. Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.

Điều 22. Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Phạm vi bảo quản, lưu trữ.

2. Giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn:

    a) Lựa chọn sử dụng công nghệ, trang bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ;

        b) Tổ chức hệ thống lưu trữ chính và dự phòng;

    c) Chế độ kiểm tra và sao lưu định kỳ;

    d) Các biện pháp cần thiết khác để bảo đảm an toàn, hợp lý, khoa học, phòng ngừa, khắc phục các rủi ro.

3. Quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ:

    a) Đưa chứng từ điện tử vào lưu trữ;

    b) Khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ;

    c) Kiểm tra, giám sát an toàn đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

    d) Thực hiện cách thức, biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro;

    đ) Tiêu hủy chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ;

    e) Các nội dung khác có liên quan đến việc xử lý kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử.

Điều 23. Tiêu hủy chứng từ điện tử

1. Tiêu hủy chứng từ điện tử là làm cho chứng từ điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.

2. Chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào hác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

3. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Điều 24. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

1. Thực hiện đúng nội dung phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã được phê duyệt.

2. Kiểm soát chứng từ điện tử đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ.

3. Ghi sổ theo dõi về địa điểm, thời gian, danh mục chứng từ điện tử lưu trữ với đầy đủ chữ ký của những người thực hiện.

4. Chịu trách nhiệm về các rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ do chủ quan mình gây ra.

5. Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng chứng từ điện tử được lưu trữ.

6. Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử có nhiệm vụ:

    a) Phải báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ xảy ra rủi ro hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

    b) Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị.

Chapter III

BANKING E-DOCUMENTS

Article 8.- Contents of e-documents

1. Principal contents of a banking e-document:

a/ The name and serial number of the document;

b/ The date of issuing the document;

c/ The name and address of the organization or individual issuing the document;

d/ The name and address of the organization of individual receiving the document;

e/ The contents of the arising operation;

f/ The signatures and full names of the issuer and persons related to the issuance of the document as prescribed by law.

2. E-documents in accounting operations must, apart from having the contents defined in Clause 1 of this Article, meet the conditions specified in Article 17 of the Accounting Law.

3. Apart from the contents specified in Clauses 1 and 2 of this Article, an e-document may have other contents depending on each type of professional operation.

Article 9.- Provisions on format of e-documents

The format of e-documents must meet the following conditions:

1. Enabling the differentiation, identification and accessibility of each e-document.

2. Specifying the position, characteristics, type and length and professional bindings of each element on an e-document.

3. Ensuring the automatic transmission, receipt, processing, preservation and storage of e-documents on electronic means.

Article 10.- Principles for issuing and controlling e-documents

1. E-documents shall be issued strictly according to the set procedures and format with full information prescribed in Clause 1, Article 8 of this Decree.

2. The issuer, controller, signer for approval and other signers of an e-document shall be responsible for its contents.

3. All contents prescribed in Article 8 of this Decree shall be presented in an e-document.

Article 11.- Issuance, control and signing of e-documents

1. E-documents issued from paper documents must be checked to ensure the consistency of their contents.

2. E-documents issued from other e-documents must ensure the consistency of their contents with those of original e-documents.

3. When an e-document is issued and controlled through many steps, it is necessary to check:

a/ Its contents at each step;

b/ E-signatures of the issuer and controller at the preceding step.

4. The issuer, controller, signer for approval and other persons responsible for signing an e-document shall put their e-signatures on that e-document after fulfilling their assigned tasks.

Article 12.- Lawful and valid e-documents

An e-document is considered lawful and valid when it meets all the following conditions:

1. It complies with the provisions of Articles 8, 9, 10 and 11 of this Decree.

2. It ensures the integrity of information on it.

3. It ensures its legality after its origin of creation is checked.

Article 13.- Encoding of e-documents

The encoding of e-documents complies with the provisions of law on encoding.

Article 14.- Validity time of e-documents

An e-document becomes valid from the time it meets the conditions specified in Article 12 of this Decree.

Article 15.- Cancellation of e-documents

1. An e-document cancelled during its validity term shall be marked with a specific symbol showing its cancellation and the cancellation reason, and be separately stored in an electronic means for monitoring.

2. The cancellation of an e-document during its validity term complies with the provisions of law.

Article 16.- Conversion of e-documents into paper documents

1. Only e-documents which meet the conditions in Article 12 of this Decree may be converted into paper documents.

2. The conversion of an e-document into a paper document must ensure the consistency of their contents.

3. The converter of an e-document into a paper document shall sign and write his/her full name on the paper document; and additionally append a seal on documents which are required to have such a seal.

4. Converted e-documents shall bear a specific symbol for identification.

Article 17.- Re-sending and re-receipt of e-documents

1. An e-document shall be re-sent and re-received in the following cases:

a/ Due to a technical incident or the failure of the last sending or receipt;

b/ At the recipient's request.

2. The re-sending and re-receipt of e-documents must ensure safety and non-repetition.

3. The re-sending and re-receipt of e-documents are provided for each type of banking operation.

Article 18.- Recording the sending and receipt of e-documents

The sending and receipt of an e-document shall be recorded by electronic means with the following fundamental information:

1. The places and time of sending and receiving the e-document and its length.

2. The state of certification of the e-document when certification is requested.

Article 19.- Forms of preservation and storage of e-documents

1. E-documents shall be preserved and stored by electronic means.

2. Agencies, organizations and individuals may select and apply forms of preservation and storage of e-documents suitable to their operation characteristics and technology application capabilities.

3. When necessary, e-documents preserved and stored by electronic means may be converted into the paper form for storage.

Article 20.- Requirements on preservation and storage of e-documents

The storage of e-documents must:

1. Ensure safety, confidentiality, integrity, completeness, non-alteration and non-falsification of e-documents throughout the storage period.

2. Ensure that e-documents are kept properly and for the full period prescribed for each type of e-document in accordance with law.

3. Ensure that e-documents may be printed out or referred to upon request.

Article 21.- Conditions for units preserving and storing e-documents

A unit assigned to preserve and store e-documents must meet the following conditions:

1. Having a plan for preservation and storage of e-documents by electronic means and submitting it to a competent authority for approval before implementation.

2. Maintaining electronic means, technical equipment and storage places and formulating a technical process for preservation and storage of e-documents to meet exploitation and use requirements.

3. Having auxiliary devices to ensure the exploitation of e-documents.

Article 22.- Plans for preservation and storage of e-documents

A plan for preservation and storage of e-documents has the following principal contents:

1. The scope of preservation and storage.

2. Technical measures to organize preservation and storage of e-documents and ensure safety:

a/ Selected technologies, technical equipment and storage places;

b/ Organization of principal and standby storage systems;

c/ Regulations on periodical inspection and duplication;

d/ Other necessary measures to ensure safety, rationality and scientificity, risk prevention and handling.

3. Technical process for preservation and storage:

a/ Putting e-documents into storage;

b/ Exploiting and using stored e-documents;

c/ Inspecting, supervising safety of stored e-documents;

d/ Applying measures to prevent and handle risks;

e/ Deleting e-documents upon the end of the storage period;

f/ Other technical contents related to the preservation and storage of e-documents.

Article 23.- Deletion of e-documents

1. Deletion of an e-document means to disable the accessibility and reference to information contained in that e-document.

2. Upon the end of its prescribed storage period, an e-document may be deleted unless otherwise decided by a competent state agency.

3. The deletion of an e-document may not affect the integrity of undeleted data messages and the normal operation of the information system.

Article 24.- Responsibilities of organizations and individuals assigned to preserve and store e-documents

1. To strictly carry out the approved plan on preservation and storage of e-documents.

2. To control e-documents to ensure their accuracy, consistency and completeness before putting them into storage.

3. To record for monitoring the storage place and time and list of stored e-documents with the signatures of all involved persons.

4. To take responsibility for the risks they cause to stored e-documents.

5. To take responsibility for maintaining safety and serving the exploitation and use of stored e-documents.

6. Persons assigned to preserve and store e-documents have the following tasks:

a/ To immediately report to the heads of their units for promptly handling and overcoming possible or existing risks to stored e-documents;

b/ Disallow any organizations or individuals to exploit and use stored e-documents without written consent of the heads of their units.

1 3 lượt xem
Trang trước
Chia sẻ
Trang sau