Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ và hợp lí sẽ: 

Đáp án đúng là : C

- Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ và hợp lí sẽ hỗ trợ thống kê, báo cáo, tổng hợp số liệu, hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch, ra quyết định xử lí công việc của người có trách nhiệm.

→ C đúng.A,B,D sai.

 * Bài toán quản lí

• Công việc quản lý rất phổ biến và mọi tổ chức đều có nhu cầu quản lý: công ty, khách sạn, bệnh viện, cửa hàng, …

Ví dụ: Quản lý học sinh nhà trường

• Thông tin về các học sinh trong lớp được tập hợp lại thành một hồ sơ lớp, nó như là một bảng mà mỗi cột tương ứng một mục thông tin, mỗi hàng chứa bộ thông tin về một học sinh.

• Hồ sơ quản lý học sinh của nhà trường là tập hợp các hồ sơ lớp.

• Việc bổ sung, sữa chữa, xoá hồ sơ gọi là cập nhật hồ sơ.

• Việc lập hồ sơ không chỉ đơn thuần lưu trữ mà chủ yếu để khai thác, phục vụ các yêu cầu quản lý nhà trường: tìm kiếm, sắp xếp, phân loại, thống kê, tổng hợp, …

2. Các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức

a) Tạo lập hồ sơ

• Để tạo lập hồ sơ, cần thực hiện các công việc như sau:

• Xác định chủ thể cần quản lý

Ví dụ: trong bài toán quản lý trên chủ thể cần quản lý là học sinh

• Xác định cấu trúc hồ sơ.

Ví dụ: hồ sơ mỗi học sinh là một hàng có nhiều cột (thuộc tính)

• Thu thập, tập hợp hồ sơ thông tin cần thiết cho hồ sơ từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ chúng theo đúng cấu trúc đã xác định.

Ví dụ: hồ sơ lớp dưới, kết quả điểm thi học kì các môn, …

b) Cập nhật hồ sơ

• Thông tin lưu trữ trong hồ sơ cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo phản ánh kịp thời, đúng thực tế:

+ Sửa chữa hồ sơ: thay đổi một vài thông tin không còn đúng.

+ Thêm hồ sơ: bổ sung thêm hồ sơ cho cá thể mới tham gia tổ chức.

+ Xoá hồ sơ: xoá hồ sơ của cá thể mà tổ chức không quản lý

c) Khai thác hồ sơ

• Việc tạo lập, lưu trữ và cập nhật hồ sơ là để khai thác chúng, phục vụ cho việc quản lí, gồm các công việc sau:

+ Sắp xếp hồ sơ theo một tiêu chí nào đó phù hợp với yêu cầu.

+ Tìm kiếm là tra cứu các thông tin có sẵn thoả mãn một số điều kiện nào đó.

+ Thống kê cách khai thác hồ sơ dựa trên tính toán để đưa ra các thông tin đặc trưng.

+ Lập báo cáo là sử dụng các kết quả tìm kiếm, thống kê, sắp xếp các bộ hồ sơ theo một yêu cầu nào đó.

Xem thêm các bài viết liên quan,chi tiết khác:

Lý thuyết Tin học 12 Bài 1: Một số khái niệm cơ bản

Lý thuyết Tin học 12 Bài 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu