Chương II: Thông tư 91/2010/TT-BTC Quy định cụ thể

1. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiệp vụ thi hành án dân sự đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

2. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo (x) vào tất cả các liên và không được xé rời các liên ra khỏi cuống.

1. Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài vào phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

1.1. Tên gọi của chứng từ như: Biên lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy đề nghị tạm ứng...;

1.2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu của chứng từ;

1.3. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ; 

1.4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

1.5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

1.6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tổng số tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ;

1.7. Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ;

1.8. Đối với loại chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn, ngoài những nội dung chủ yếu trên, đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án có thể bổ sung một số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của hoạt động thi hành án dân sự.

2. Đối với những khoản mua sắm số lượng ít, giá trị nhỏ, nếu người bán không lập hoá đơn hoặc mua vật tư, dịch vụ của những đối tượng bán hàng không ở diện lập hoá đơn thì người mua phải lập “bảng kê mua hàng”. Bảng kê mua hàng phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ người mua; tên, số lượng hàng hoá, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả và phải được kế toán kiểm tra, xác nhận, thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì bảng kê mua hàng là chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm căn cứ để thanh toán và ghi sổ kế toán.

3. Đối với những chứng từ liên quan đến thu tiền nộp ngân sách nhà nước, chưa quy định trong chế độ này khi đơn vị muốn tự in thì phải được cơ quan có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải thực hiện theo đúng quy định về chế độ quản lý, phát hành và sử dụng hoá đơn do bộ tài chính quy định.

4. Chứng từ sao chụp: Chứng từ lưu ở bộ phận kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải là bản chính. Trong trường hợp chứng từ chỉ có 01 bản chính mà phải lưu ở hồ sơ kế toán và hồ sơ thi hành án thì hồ sơ kế toán lưu bản chính, hồ sơ thi hành án lưu bản sao. Chứng từ sao chụp phải chụp từ bản chính, sau khi sao chụp, thủ trưởng đơn vị xác nhận vào bản chứng từ sao chụp. Bản chứng từ sao chụp sau khi thủ trưởng đơn vị xác nhận được coi là chứng từ hợp pháp để lưu hồ sơ thi hành án của chấp hành viên.

5. Chứng từ điện tử: Kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự được sử dụng chứng từ điện tử khi có phát sinh các chứng từ điện tử trong quá trình thi hành án theo quy định của pháp luật về kế toán.

1. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, biên lai thu tiền, tín phiếu, trái phiếu, công trái và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

2. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

1. Bán tài sản sung công không lập hoá đơn chứng từ và không giao hoá đơn cho khách hàng;

2. Xuất, nhập quỹ; xuất nhập tài sản, vật chứng hoặc tiêu huỷ tài sản không lập chứng từ kế toán;

3. Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tiền quỹ, tài sản thi hành án;

4. Hợp pháp hoá chứng từ kế toán;

5. Chủ tài khoản, kế toán trưởng và người có liên quan ký sẵn tên trên các chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung;

6. Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

7. Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;

8. Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;

9. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không đúng quy định;

10. Trường hợp vi phạm nội dung quy định tại điều này phải bị xử lý theo quy định của pháp luật.

1. Tất cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đều phải tập trung ở bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới sử dụng để ghi sổ kế toán.

2. Thực hiện phân loại, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.

Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con số, chữ viết không rõ ràng thì kế toán phải trả lại cho người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hoàn chỉnh, sau đó mới dùng để thanh toán và ghi sổ kế toán.

Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế toán đều phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất biên lai thu tiền và các chứng từ khác có giá trị như tiền phải báo cho cơ quan tài chính và công an địa phương biết số hiệu, số lượng những tờ bị mất, hoàn cảnh bị mất và có biện pháp thông báo vô hiệu hoá các chứng từ kế toán bị mất để tránh bị lợi dụng.

Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án thực hiện theo quy định của luật kế toán, nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ, theo quy định tại thông tư này này và những văn bản khác. 

 Danh mục chứng từ kế toán, mẫu chứng từ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện theo quy định tại phụ lục số 01 kèm theo thông tư này.

1. Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình thu, chi, nhập xuất tiền, tài sản trong thi hành án, kết quả hoạt động thi hành án ở đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án.

2. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị này quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.

3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.

4. Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép", nghĩa là khi ghi vào bên nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.

5. Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý như: Ngoại tệ các loại…Những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, như: Tài sản kê biên…

6. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" Nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

1. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự gồm 5 loại: Loại 1, loại 3, loại 5, loại 6 là các loại tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.

- tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2);

- tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện tài khoản cấp 3);

- tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

2. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại thông tư này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Trường hợp tổng cục, cục thi hành án dân sự cần mở thêm tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo thông tư này phải được bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

Danh mục tài khoản kế toán, giải thích kết cấu, nội dung và phương pháp hạch toán tài khoản kế toán thực hiện theo quy định tại phụ lục số 02 kèm theo thông tư này.

1. Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải mở sổ kế toán theo mẫu quy định để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lưu giữ toàn bộ số liệu kế toán làm cơ sở lập báo cáo tài chính nghiệp vụ thi hành án dân sự.

2. Sổ kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự gồm 2 loại:

2.1. Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp có 2 sổ là sổ nhật ký chung và sổ cái.

2.2. Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3. Sổ nhật ký: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.

4. Sổ cái: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên sổ cái phản ánh một cách tổng quát tình hình thu, chi thi hành án; tình hình phải thu, đã thu của người phải thi hành án, tình hình phải trả, đã trả cho người được thi hành án; tình hình quản lý các loại tài sản thi hành án, tiền quỹ phát sinh trong quá trình thi hành án.

5. Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ cái chưa phản ánh được. Sổ kế toán chi tiết cung cấp các số liệu chi tiết về tình hình thu, chi tiền, tài sản thi hành án theo từng quyết định thi hành án đến khi kết thúc vụ việc thi hành án.

Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự căn cứ vào các chỉ tiêu trên báo cáo quyết toán và hệ thống tài khoản kế toán và yêu cầu quản lý của mình để mở đầy đủ sổ kế toán cần thiết theo quy định của thông tư này. Mỗi đơn vị chỉ được mở và giữ một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất.

Nghiêm cấm để ngoài sổ kế toán bất kỳ một khoản thu, chi, một loại tài sản, tiền quỹ, công nợ.

1. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn và đóng thành quyển.

2. Trước khi dùng sổ kế toán phải thực hiện các thủ tục sau:

2.1. Ngoài bìa và trang đầu sổ kế toán (góc trên bên trái) phải ghi tên cơ quan quản lý, tên đơn vị; giữa bìa ghi tên sổ, niên độ kế toán; trang đầu ghi số trang có trong sổ kế toán, họ, tên người ghi sổ, ngày ghi sổ kế toán và ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự phải ký xác nhận và đóng dấu vào trang đầu của sổ kế toán;

 2.2. Các trang sổ kế toán phải đánh số trang và giữa hai trang sổ kế toán phải đóng dấu giáp lai của cơ quan thi hành án.

Hình thức kế toán thực hiện thống nhất tại các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án là “nhật ký chung”

1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2. Các loại sổ của hình thức kế toán nhật ký chung

- nhật ký chung;

- sổ cái;

- các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung

- hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “bảng tổng hợp chi tiết" Cho từng tài khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên sổ cái được sử dụng để lập “bảng cân đối số phát sinh” Và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “tổng số phát sinh nợ” Và “tổng số phát sinh có” Trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng “tổng số phát sinh nợ” Và “tổng số phát sinh có” Trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung được thể hiện trên sơ đồ số 01.

Sổ kế toán lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị kế toán thi hành án phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay.

1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính 

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.

- thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán và của thông tư này.

- phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do bộ tài chính quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng của các cơ quan thi hành án dân sự.

2. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nhật ký chung nên sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán này. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.

3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

- hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan).

- cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên sơ đồ số 02.

1. Các sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

1.1. Phương pháp cải chính:

Dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch bằng mực đỏ xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn có thể nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường, phải có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán bên cạnh chỗ đính chính.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

1.2. Phương pháp ghi số âm:

Phương pháp ghi số âm chia làm hai trường hợp:

1.2.1. Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản:

Trường hợp này sửa chữa bằng hai bút toán:

- ghi bút toán bằng mực đỏ theo đúng quan hệ đối ứng đã ghi sai để huỷ bỏ bút toán đã ghi sai;

- ghi bút toán bằng mực thường theo đúng quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

1.2.2. Trường hợp ghi đúng quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền vào sổ lớn hơn số tiền trên chứng từ hoặc số tiền vào sổ bị trùng nhiều lần. Trường hợp này ghi một bút toán bằng mực đỏ để điều chỉnh giảm số tiền chênh lệch đã vào sổ lớn hơn số tiền trên chứng từ hoặc số tiền đã vào trùng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một “chứng từ đính chính” Do kế toán trưởng ký xác nhận.

1.3. Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Việc sửa chữa theo phương pháp này phải lập “chứng từ ghi sổ” Đính chính do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận, sau đó kế toán ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

2. Các sai sót phát hiện sau khi đã khóa sổ, lập báo cáo tài chính:

Sau khi đã khóa sổ, lập báo cáo tài chính hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán theo phương pháp sửa chữa sổ kế toán và sửa lại số dư của những tài khoản kế toán có liên quan. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm nay (thời điểm phát sinh nghiệp vụ) đồng thời phải ghi chú vào dưới dòng đã khoá sổ của sổ kế toán các năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính phải sửa chữa sai sót thì thực hiện theo một trong các phương pháp là phương pháp ghi số âm và ghi bổ sung, nhưng phải tuân thủ các quy định sau:

1. Nếu sai sót được phát hiện khi chưa gửi báo cáo tài chính lên cấp trên thì được phép sửa chữa trực tiếp vào sổ trên máy vi tính;

2. Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã in sổ và gửi báo cáo lên cấp trên thì trên sổ đã in ra tuỳ theo trường hợp sai mà vận dụng một trong các phương pháp sửa chữa trên để sửa vào trang sổ đã in, sau đó tiến hành sửa chữa chỗ sai trên máy và in lại tờ sổ mới. Tờ sổ mới in ra phải được đính kèm tờ sổ cũ đã được sửa chữa bằng tay để thuận tiện cho việc cho việc kiểm tra, kiểm soát.

1. Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên nợ, bên có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

2. Thời điểm khóa sổ kế toán:

Cuối kỳ kế toán và cuối niên độ kế toán, sau khi đã phản ánh hết tất cả các chứng từ phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá quỹ vào cuối mỗi ngày. Trong trường hợp đơn vị kế toán có kiểm kê đột xuất hoặc chia tách, hợp nhất, chấm dứt hoạt động thì cũng phải khoá sổ kế toán.

1. Kiểm tra, đối chiếu:

1.1. Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau.

Tiến hành cộng số phát sinh trên sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.

1.2. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

1.3. Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh nợ, cộng các số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên sổ cái xem có bằng nhau và bằng tổng số phát sinh ở trên nhật ký chung. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ chính thức. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý đến khi khớp đúng.

2. Trình tự khoá sổ:

2.1. Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong kỳ đã cộng phía dưới dòng đã kẻ;

2.2. Ghi lại dòng cộng phát sinh lũy kế các kỳ trước (số luỹ kế từ đầu quý, hoặc đầu năm đến cuối kỳ trước) kế tiếp dòng cộng phát sinh trong kỳ;

2.3. Dòng cộng phát sinh lũy kế từ đầu năm, hoặc đầu quý tới cuối kỳ này;

Dòng số dư cuối tháng tính như sau:

2.4. Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư nợ thì ghi cột nợ, tài khoản nào dư có thì ghi cột có.

2.5. Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ( ======== )dưới chân số dư cuối quý;

2.6. Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh nợ, phát sinh có và số dư (hoặc nhập, xuất, còn lại hay thu, chi, tồn quỹ ...) thì số liệu số dư (còn lại hay tồn) không ghi vào dòng tổng cộng phát sinh mà ghi vào dòng “số dư cuối kỳ” Dưới dòng cộng phát sinh cuối tháng.

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ và kế toán trưởng phải kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối và ký xác nhận. Sau đó trình thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt vào dưới dòng khoá sổ trên sổ cái để chứng nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ.

Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp ghi sổ thực hiện theo quy định tại phụ lục số 03 kèm theo thông tư này.

1. Loại báo cáo

Báo cáo về hoạt động thi hành án gồm:

- báo cáo tài chính;

- báo cáo kế toán quản trị.

2. Yêu cầu đối với việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng loại báo cáo;

Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu;

Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá kết quả hoạt động thi hành án;

Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ chứng từ kế toán sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khoá sổ kế toán;

Báo cáo phải được lập đầy đủ, đúng kỳ hạn lập, gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận. 

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự (cấp chi cục và cấp cục) lập báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo cho các đơn vị kế toán cấp trên;

Các đơn vị kế toán cấp trên (cấp cục và tổng cục) có trách nhiệm lập tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm từ các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án cấp dưới.

1. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

- báo cáo tài chính lập theo kỳ quý, năm;

- báo cáo kế toán quản trị lập theo kỳ quý hoặc theo yêu cầu quản lý;

- khi có sự chia tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm có quyết định chia tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.

2. Thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị:

2.1. Báo cáo tài chính quý:

- chi cục thi hành án dân sự gửi cục thi hành án dân sự chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thúc quý;

- cục thi hành án dân sự gửi tổng cục thi hành án dân sự, bộ tư pháp chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc quý;

- tổng cục thi hành án dân sự báo cáo bộ trưởng bộ tư pháp (gửi vụ kế hoạch - tài chính thẩm định) chậm nhất là 30 ngày sau khi kết thúc quý.

2.2. Báo cáo tài chính năm:

- chi cục thi hành án dân sự gửi cục thi hành án dân sự chậm nhất là 10 ngày của kỳ đầu kế toán năm sau;

- cục thi hành án dân sự gửi tổng cục thi hành án dân sự, bộ tư pháp chậm nhất là 15 ngày của kỳ đầu kế toán năm sau;

- tổng cục thi hành án dân sự báo cáo bộ trưởng bộ tư pháp (gửi vụ kế hoạch - tài chính thẩm định) chậm nhất là 30 ngày của kỳ đầu kế toán năm sau.

2.3. Báo cáo kế toán quản trị:

- thời hạn nộp báo cáo kế toán quản trị theo hướng dẫn tại phụ lục 04.

- đối với các báo cáo kế toán quản trị do tổng cục, cục thi hành án dân sự hướng dẫn thì thời hạn nộp báo cáo sẽ do tổng cục, cục quy định.

Danh mục, mẫu báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, giải thích nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị thực hiện theo quy định tại phụ lục 04 kèm theo thông tư này.