Chương V: Hoạt động việc kiểm tra xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

1. Tuân thủ theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg và các quy định của pháp luật có liên quan, đảm bảo chính xác, khách quan, trung thực, công khai, minh bạch.

2. Hoạt động kiểm tra được thực hiện tối thiểu một năm một lần tại các cơ quan theo kế hoạch do Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt hằng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu, bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Tối thiểu các cơ quan thuộc đối tượng phải xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo;

b) Tối thiểu 1/3 số cơ quan nêu tại Điểm a Khoản này phải được kiểm tra tại trụ sở cơ quan.

1. Xây dựng, phê duyệt kế hoạch kiểm tra:

a) Đơn vị chủ trì của các Bộ, ngành xây dựng kế hoạch kiểm tra hằng năm tại các cơ quan trực thuộc Bộ, ngành (bao gồm cả các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc) theo Mẫu 19. KHKT, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này, trình Bộ, ngành phê duyệt;

b) Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng các tỉnh, thành phố xây dựng kế hoạch kiểm tra hằng năm tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh, thành phố theo Mẫu 19. KHKT, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này, báo cáo Sở Khoa học và Công nghệ để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;

c) Trường hợp kiểm tra đột xuất, việc kiểm tra được thực hiện theo yêu cầu của Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Nội dung chính của kế hoạch kiểm tra:

a) Tên cơ quan chịu sự kiểm tra;

b) Đơn vị kiểm tra, đơn vị phối hợp (nếu có);

c) Thời gian dự kiến kiểm tra;

d) Hình thức kiểm tra;

đ) Kinh phí kiểm tra.

1. Căn cứ kế hoạch kiểm tra đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì của các Bộ, ngành có văn bản hoặc trình cơ quan có thẩm quyền có văn bản đề nghị các cơ quan trực thuộc Bộ, ngành báo cáo tình hình thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo các nội dung quy định tại Điều 36 Thông tư này và kèm theo các tài liệu, bằng chứng liên quan (nếu có).

Trường hợp kiểm tra tại trụ sở cơ quan, đơn vị chủ trì của các Bộ, ngành ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định kiểm tra theo Mẫu 20. QĐKT, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Căn cứ kế hoạch kiểm tra đã được phê duyệt, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng các tỉnh, thành phố có văn bản hoặc trình Sở Khoa học và Công nghệ có văn bản đề nghị các cơ quan trên địa bàn tỉnh, thành phố báo cáo tình hình thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo các nội dung quy định tại Điều 36 Thông tư này và kèm theo các tài liệu, bằng chứng liên quan (nếu có).

Trường hợp kiểm tra tại trụ sở cơ quan, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng các tỉnh, thành phố ban hành hoặc trình Sở Khoa học và Công nghệ ban hành quyết định kiểm tra theo Mẫu 20. QĐKT, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

1. Kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008:

a) Phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan;

b) Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

c) Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan khác và các yêu cầu pháp luật liên quan;

d) Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong Hệ thống quản lý chất lượng;

đ) Hoạt động xem xét của Lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp;

e) Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (nếu có);

g) Hoạt động cải tiến trong Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Kiểm tra việc tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg:

a) Việc bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

b) Việc Người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng;

c) Việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có);

d) Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng;

đ) Việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

e) Việc lựa chọn tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập (nếu có).

1. Kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo:

a) Căn cứ báo cáo tình hình thực hiện, các bằng chứng liên quan và kết quả kiểm tra trước đây (nếu có), đơn vị kiểm tra xem xét, có văn bản hoặc trình cơ quan có thẩm quyền có văn bản đề nghị cơ quan thực hiện hoặc khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu và sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung này trong các cuộc kiểm tra tiếp theo.

b) Kết quả kiểm tra là căn cứ để đơn vị kiểm tra đề xuất việc kiểm tra tại trụ sở cơ quan trong kế hoạch kiểm tra của các năm tiếp theo.

2. Kiểm tra tại trụ sở cơ quan:

a) Công bố quyết định kiểm tra và tiến hành kiểm tra:

- Đoàn kiểm tra công bố quyết định kiểm tra với cơ quan chịu sự kiểm tra. Việc công bố quyết định kiểm tra được lập thành biên bản;

- Trưởng đoàn kiểm tra tổ chức, chỉ đạo các thành viên trong đoàn thực hiện kiểm tra theo chương trình kiểm tra đã được lập thành văn bản;

- Các thành viên đoàn kiểm tra phải thực hiện kiểm tra theo các nội dung được phân công của Trưởng đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm về phần công việc được giao;

- Cơ quan chịu sự kiểm tra có trách nhiệm giải trình về vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu theo yêu cầu của đoàn kiểm tra và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, tài liệu đã cung cấp.

b) Lập Biên bản kiểm tra:

- Biên bản kiểm tra được lập theo Mẫu 21. BBKT, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. Căn cứ để lập Biên bản kiểm tra là tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng được thể hiện qua các hồ sơ thực tế của cơ quan chịu sự kiểm tra, qua phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của cơ quan và qua quan sát các hoạt động thực tế;

- Biên bản kiểm tra phải được thống nhất trong đoàn kiểm tra trước khi công bố công khai với cơ quan chịu sự kiểm tra;

- Biên bản kiểm tra phải được Trưởng đoàn kiểm tra và cơ quan chịu sự kiểm tra ký xác nhận;

- Biên bản kiểm tra phải được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, cơ quan chịu sự kiểm tra giữ 01 (một) bản và Đoàn kiểm tra giữ 01 (một) bản.

c) Thực hiện hành động khắc phục:

Cơ quan chịu sự kiểm tra thực hiện hoặc đề xuất hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại (nếu có) được nêu trong Biên bản kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện về đơn vị kiểm tra trong thời gian không quá 02 (hai) tháng kể từ ngày ký Biên bản kiểm tra.

d) Xử lý kết quả kiểm tra:

- Sau khi kết thúc cuộc kiểm tra, đoàn kiểm tra báo cáo đơn vị kiểm tra về kết quả kiểm tra kèm theo Biên bản kiểm tra, báo cáo thực hiện hoặc đề xuất hành động khắc phục và kiến nghị biện pháp xử lý cụ thể (nếu có);

- Đơn vị kiểm tra xem xét và sẽ tiến hành kiểm tra tính hiệu lực của hành động khắc phục trong các cuộc kiểm tra tiếp theo nếu các vấn đề tồn tại đã được cơ quan thực hiện hành động khắc phục đạt yêu cầu. Trường hợp các vấn đề tồn tại đã được cơ quan thực hiện hoặc đề xuất hành động khắc phục nhưng chưa đạt yêu cầu, đơn vị kiểm tra có văn bản hoặc trình cơ quan có thẩm quyền có văn bản thông báo chưa chấp nhận hành động khắc phục.

- Kết quả kiểm tra là căn cứ để đơn vị kiểm tra đề xuất việc kiểm tra tại trụ sở cơ quan trong kế hoạch kiểm tra của các năm tiếp theo.

1. Tháng 11 hằng năm, căn cứ báo cáo tình hình thực hiện xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng của các cơ quan, hồ sơ thực hiện hành động khắc phục của các cơ quan, kiến nghị của đoàn kiểm tra và các tài liệu, bằng chứng liên quan, đơn vị chủ trì của Bộ, ngành tổng hợp, báo cáo Bộ, ngành; Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng các tỉnh, thành phố tổng hợp, trình Sở Khoa học và Công nghệ để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp xử lý (nếu có).

2. Trong trường hợp cần thiết, đơn vị chủ trì của Bộ, ngành báo cáo Bộ, ngành; Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng các tỉnh, thành phố trình Sở Khoa học và Công nghệ để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp xử lý ngay sau khi kết thúc cuộc kiểm tra.

Hồ sơ kiểm tra được lưu giữ tại đơn vị kiểm tra theo quy định của pháp luật, bao gồm các tài liệu sau:

1. Kế hoạch kiểm tra (được phê duyệt).

2. Văn bản đề nghị các cơ quan báo cáo tình hình thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.

3. Báo cáo tình hình thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan và các tài liệu, bằng chứng kèm theo.

4. Văn bản của đơn vị kiểm tra đề nghị cơ quan thực hiện hoặc khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu.

5. Quyết định kiểm tra.

6. Biên bản kiểm tra.

7. Hồ sơ thực hiện hành động khắc phục của cơ quan chịu sự kiểm tra (báo cáo tình hình thực hiện hành động khắc phục, bằng chứng khắc phục hoặc kế hoạch thực hiện hành động khắc phục và các tài liệu liên quan khác).

8. Văn bản của đoàn kiểm tra báo cáo đơn vị kiểm tra về kết quả kiểm tra.

9. Văn bản của đơn vị kiểm tra báo cáo Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về kết quả kiểm tra.

10. Các hồ sơ, tài liệu liên quan khác (nếu có).

1. Kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2016, người thực hiện việc kiểm tra (trừ chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận được thuê phối hợp kiểm tra) phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Đã tốt nghiệp đại học;

b) Có chứng chỉ đào tạo về quản lý hành chính nhà nước chương trình tương đương ngạch chuyên viên trở lên hoặc chương trình do Bộ Khoa học và Công nghệ quy định.

Trường hợp đã tốt nghiệp chuyên ngành hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia được miễn yêu cầu này;

c) Có chứng chỉ đào tạo về đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng theo quy định tại Chương IV Thông tư này;

d) Có thâm niên công tác từ 03 năm trở lên (kể từ thời điểm tốt nghiệp đại học);

đ) Có đạo đức tốt, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

2. Trường hợp Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thuê tổ chức chứng nhận để phối hợp kiểm tra, tổ chức chứng nhận phải được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động đánh giá đối với cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận phải được cấp thẻ chuyên gia đánh giá theo quy định tại Chương III Thông tư này.