Chương II: Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

1. Các Bộ, ngành xác định, phân loại thủ tục hành chính được thực hiện tại từng cơ quan, đơn vị trực thuộc theo Mẫu 1. DMTTHCBN, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này và đăng tải trên trang thông tin điện tử của các Bộ, ngành.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định, phân loại thủ tục hành chính được thực hiện tại từng cơ quan, đơn vị trên địa bàn (trừ các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc thuộc các Bộ, ngành) theo Mẫu 2. DMTTHCTTP, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này và đăng tải trên trang thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Khi thủ tục hành chính được ban hành mới, sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ hoặc bãi bỏ, các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải cập nhật trên trang thông tin điện tử của các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chậm nhất là năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký Quyết định công bố thủ tục hành chính.

4. Các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nội dung đăng tải trên trang thông tin điện tử của các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này.

Căn cứ quy định tại Điều 3 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg và Điều 4 Thông tư này, việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực hiện như sau:

1. Đối với khối cơ quan của các Bộ, ngành (bao gồm Văn phòng Bộ, các Vụ và tương đương): xây dựng và áp dụng một Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Đối với cơ quan cấp Tổng cục, Cục và tương đương thuộc các Bộ, ngành; Cục và tương đương thuộc Tổng cục; Chi cục và tương đương thuộc Cục: xây dựng và áp dụng một Hệ thống quản lý chất lượng.

3. Đối với các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc trực thuộc các Bộ, ngành: xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng do các Bộ, ngành xây dựng và công bố.

4. Khuyến khích các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Ngân hàng Chính sách Xã hội, Ngân hàng Phát triển Việt Nam và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các Bộ, ngành xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Căn cứ tình hình thực tế và quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này, các Bộ, ngành, Ngân hàng Chính sách Xã hội, Ngân hàng Phát triển Việt Nam xem xét, quyết định việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cho các cơ quan, đơn vị này.

Căn cứ quy định tại Điều 3 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, Điều 4 Thông tư này và mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố, việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực hiện như sau:

1. Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: xây dựng và áp dụng chung một Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (trừ Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh):

a) Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (trừ các Chi cục và tương đương trực thuộc): xây dựng và áp dụng một Hệ thống quản lý chất lượng;

b) Chi cục và tương đương thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: xây dựng và áp dụng một Hệ thống quản lý chất lượng.

3. Đối với Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) và cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện:

Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hình thức xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn, đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí ngân sách nhà nước và phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương theo một trong các hình thức dưới đây:

a) Xây dựng và áp dụng chung một Hệ thống quản lý chất lượng cho Ủy ban nhân dân cấp huyện và toàn bộ các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

b) Xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng độc lập cho tối đa không quá 03 (ba) cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là đơn vị có trụ sở riêng, con dấu, tài khoản riêng và thực hiện nhiều thủ tục hành chính được phân cấp. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện còn lại xây dựng và áp dụng chung một Hệ thống quản lý chất lượng với Ủy ban nhân dân cấp huyện.

4. Khuyến khích Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Trường hợp xây dựng và áp dụng thì thực hiện theo mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

5. Khuyến khích các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Căn cứ tình hình thực tế, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cho các đơn vị này.

1. Người đứng đầu cơ quan căn cứ trên nhu cầu thực tế, có thể xem xét, quyết định việc thuê tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập để thực hiện một phần hoặc toàn bộ các công việc sau:

a) Đánh giá thực trạng tình hình quản lý chất lượng của cơ quan;

b) Lập kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng, gồm thời gian, số ngày công và lượng công việc;

c) Đào tạo kiến thức gồm: đào tạo kiến thức về Hệ thống quản lý chất lượng; cách thức xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc; đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ và thực hiện đánh giá nội bộ;

d) Hướng dẫn thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng (gọi tắt là Ban Chỉ đạo ISO);

đ) Hướng dẫn thực tế xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc; hướng dẫn xây dựng mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng yêu cầu quy định;

e) Hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

g) Hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng đối với các điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá nội bộ;

h) Hướng dẫn hoạt động tiến hành xem xét của Lãnh đạo và hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Cơ quan tự thực hiện các công việc sau:

a) Phê duyệt kế hoạch triển khai xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

b) Thành lập Ban Chỉ đạo ISO;

c) Tổ chức đào tạo kiến thức gồm: đào tạo kiến thức về Hệ thống quản lý chất lượng; cách thức xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc; đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ;

d) Xây dựng, ban hành và kiểm soát hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc;

đ) Phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;

e) Áp dụng thực tế hệ thống tài liệu và quy trình giải quyết công việc đã được Người đứng đầu cơ quan phê duyệt; thực hiện đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục; tiến hành xem xét của Lãnh đạo, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế tại cơ quan;

g) Người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng;

h) Công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có);

i) Cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng trong thời gian chậm nhất là ba tháng kể từ khi văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành;

k) Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của Lãnh đạo tối thiểu một năm một lần để bảo đảm Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế công tác tại cơ quan;

l) Thực hiện công bố lại theo quy định tại Điểm h khoản này khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.