Chương II: Quy định cụ thể

1. Tại bộ phận kho quỹ

a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch

- Thực hiện giao dịch theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ

+ Đối với giao dịch nhập kho, thu tiền:

Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu nhập kho, thu tiền (lệnh điều chuyển, chứng từ nộp tiền do khách hàng lập,...), cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục nhập kho, thu tiền, ghi nhận số liệu về loại tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO;

+ Đối với giao dịch xuất kho, chi tiền:

Khi tiếp nhận bộ chứng từ do kế toán viên đã thực hiện trích nợ tài khoản của khách hàng, chứng từ xuất kho và tài liệu có liên quan, cán bộ thuộc bộ phận kho quỹ kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục xuất kho, chi tiền, ghi nhận số liệu về loại tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO;

- In, ký chứng từ và kiểm tra giao dịch

Cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ thực hiện in chứng từ trên hệ thống CMO theo trình tự quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ; Thực hiện kiểm tra tính chính xác của chứng từ in từ hệ thống CMO với chứng từ gốc. Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm soát phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế toán viên chứng từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;

b) In các báo cáo cuối ngày và thực hiện kiểm tra, đối chiếu

Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho quỹ thực hiện in các báo cáo tại hệ thống CMO để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống CMO; đảm bảo số hiện vật quản lý trong kho khớp đúng với số liệu hạch toán, theo dõi trên hệ thống phần mềm kế toán.

Đồng thời chuyển bộ phận kế toán một (01) bản báo cáo để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu khớp đúng giữa số liệu hiện vật quản lý trong kho của bộ phận kho quỹ và số liệu kế toán của bộ phận kế toán;

c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ và báo cáo

Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ tại bộ phận kho quỹ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ quản lý kho quỹ trên hệ thống CMO và quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.

2. Tại các bộ phận nghiệp vụ khác

a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch

Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu để giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán, cán bộ nghiệp vụ kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của chứng từ, tài liệu liên quan, thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ.

Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm soát phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế toán viên chứng từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;

b) In các báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc và thực hiện kiểm tra, đối chiếu

Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ nghiệp vụ thực hiện in các báo cáo tại phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế toán;

c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ và báo cáo

Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ tại bộ phận nghiệp vụ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ trên hệ thống phần mềm kế toán và quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.

Căn cứ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành, kế toán viên thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước ghi Có sau, cụ thể:

1. Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch

a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ theo quy định.

b) Xác định, thực hiện đúng theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin, dữ liệu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi nhận vào hệ thống phần mềm kế toán trên cơ sở hồ sơ, chứng từ gốc;

c) Kế toán viên kiểm tra đảm bảo khớp đúng giao dịch hạch toán trên hệ thống phần mềm kế toán với chứng từ gốc, chuyển chứng từ cho cán bộ kiểm soát thực hiện kiểm tra và duyệt giao dịch theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư này. Trường hợp phát hiện ra sai sót, kế toán viên thực hiện xử lý theo Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.

2. In các báo cáo và thực hiện kiểm tra, đối chiếu

Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, kế toán viên thực hiện in các báo cáo tại các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu như sau:

a) Tại từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ

- Kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn theo từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế toán;

- Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo:

+ Trên phần mềm ERP: Tại các phân hệ APR, phân hệ FA, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)”; Đồng thời, kiểm tra các giao dịch này có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)” trên phân hệ GL;

+ Trên phần mềm T24, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái “Đã duyệt (Authorised)”;

- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa các giao dịch nhập/xuất giấy tờ có giá trên phần mềm CSD với phân hệ GL, các giao dịch về đặt cọc, thanh toán mua, bán, đấu thầu giấy tờ có giá, vàng trên phần mềm T24 và trên phần mềm CSD, AOM;

- Đối với các giao dịch hạch toán tự động từ các nghiệp vụ được giao quản lý, theo dõi (nếu có) như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,..., kế toán viên thực hiện kiểm tra, đối chiếu sau thời điểm kết thúc ngày làm việc;

- Đối với phân hệ FT, kế toán viên thực hiện kiểm tra bổ sung các nội dung sau:

+ Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa các giao dịch thanh toán liên ngân hàng đi/đến qua hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (CITAD) đã hạch toán trên phần mềm T24 trong ngày (mẫu số DC 01 và mẫu số DC 02) với các báo cáo về các giao dịch thanh toán đã thực hiện thành công trên hệ thống CITAD;

+ Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các giao dịch thanh toán liên chi nhánh (Inter-branch) đi/đến trong ngày (mẫu số DC 03 và mẫu số DC 04) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01);

b) Tại phân hệ GL phần mềm ERP

Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, để đảm bảo việc phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế toán và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các kế toán viên phải tập hợp chứng từ đã xử lý hạch toán trong ngày, in Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) để thực hiện kiểm tra, đối chiếu, cụ thể:

- Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo tất cả các giao dịch có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)” trên phân hệ GL. Đối với những giao dịch có trạng thái khác, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán;

- Kiểm tra lại tính đầy đủ, khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ (số tiền giao dịch, loại tiền tệ, đối tượng hạch toán chi tiết, tên giao dịch, tài khoản hạch toán,…) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01);

- Kiểm tra lại đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ như mẫu dấu, chữ ký khách hàng, chữ ký kế toán viên, chữ ký cán bộ kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền, đóng dấu,...;

- Kiểm tra lại các giao dịch đã được nhập theo đúng chức năng của hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo đầy đủ, đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lặp trong thực hiện giao dịch;

- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch và tổng doanh số phát sinh giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01);

- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo số liệu về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán Có và doanh số phát sinh Nợ, Có của từng tài khoản tổng hợp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản (mục 2, mẫu số BCLC 01) đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01);

- Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian hệ thống, kế toán viên phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này. Trường hợp có sai sót, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán.

3. Ký xác nhận, sắp xếp, giao nộp chứng từ

a) Trên cơ sở việc kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều này, kế toán viên thực hiện ký xác nhận trên Bảng liệt kê giao dịch và chuyển toàn bộ chứng từ kèm Bảng liệt kê giao dịch cho cán bộ kiểm soát. Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên;

b) Các chứng từ phải được tập hợp, sắp xếp theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này, theo thứ tự giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) và được kiểm tra đảm bảo khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch.

Trường hợp đơn vị kế toán NHNN trong ngày có số lượng lớn các giao dịch có cùng tính chất như giao dịch thu phí tiền mặt, phí thanh toán từng lần, phí thanh toán điện tử liên ngân hàng giá trị cao và giá trị thấp;... được hạch toán đẩy từ các phân hệ nghiệp vụ sang GL thì Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN quyết định việc lựa chọn sắp xếp chứng từ theo loại giao dịch, đảm bảo thống nhất trong toàn đơn vị kế toán NHNN;

c) Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số trong tập. Kế toán viên đánh số chứng từ bằng bút mực xanh và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ, đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm và tra cứu chứng từ khi đưa vào lưu trữ.

1. Kiểm tra và duyệt giao dịch trong ngày

Cán bộ kiểm soát nhận tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán từ cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên theo quy định tại điểm a Khoản 1, Khoản 2 Điều 6, Khoản 1 Điều 7 Thông tư này, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán theo quy định và đối chiếu đảm bảo khớp đúng với giao dịch cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đã nhập, hạch toán trên hệ thống phần mềm kế toán, thực hiện duyệt giao dịch và ký kiểm soát trên chứng từ kế toán; chuyển cho Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN đối với chứng từ phải được ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán. Sau đó, cán bộ kiểm soát chuyển trở lại bộ chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện xử lý tiếp theo quy định tại điểm b Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 và Khoản 2 Điều 7 Thông tư này.

Cán bộ kiểm soát phải nắm rõ quy trình, thao tác xử lý và hạch toán giao dịch của từng phân hệ nhằm kịp thời phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu, đảm bảo mọi giao dịch đều được hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời (đặc biệt lưu ý đối với các giao dịch phức tạp, giao dịch có mức độ rủi ro cao như giao dịch thanh toán đi, thanh toán đến …).

Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ kiểm soát chuyển trả lại cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên thực hiện xử lý điều chỉnh kịp thời theo Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.

2. Nhận, tập hợp chứng từ và kiểm soát sau thời điểm kết thúc ngày làm việc

a) Nhận Bảng liệt kê giao dịch kèm toàn bộ chứng từ đã được sắp xếp theo quy định tại điểm c Khoản 1, điểm c Khoản 2 Điều 6 và Khoản 3 Điều 7 Thông tư này từ các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên được phân công phụ trách;

b) Thực hiện kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch đã nhận theo điểm a Khoản này; đối chiếu chứng từ, Bảng liệt kê giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên chuyển tới khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên đó trên hệ thống sau thời điểm kết thúc ngày làm việc nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán đã hạch toán và đảm bảo tất cả giao dịch đã được cập nhật trên hệ thống chính xác và đầy đủ theo chứng từ gốc. Trường hợp có sai sót, cán bộ kiểm soát thông báo cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên kiểm tra lại và thực hiện điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định tại Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan;

c) Cuối ngày làm việc sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, cán bộ kiểm soát thực hiện kiểm tra Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02), Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03), Báo cáo kiểm soát lỗi tự động (mẫu số BCLC 09) theo nhiệm vụ được giao, xác định nguyên nhân lỗi của từng giao dịch, phối hợp với cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên và cán bộ kỹ thuật để xử lý kịp thời theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn xử lý sai sót trên hệ thống phần mềm kế toán và quy định của pháp luật kế toán để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót ngay trong ngày làm việc.

Trường hợp cuối ngày làm việc sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, sau khi cán bộ kiểm soát kiểm tra các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này.

3. Ký xác nhận và giao nộp chứng từ

Sau khi kiểm tra theo quy định tại Khoản 2 Điều này đảm bảo chính xác, cán bộ kiểm soát thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu số BCLC 01, BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09 (nếu có phát sinh) và chuyển toàn bộ chứng từ, các Bảng liệt kê đã ký theo thẩm quyền cho cán bộ hậu kiểm xử lý tiếp.

Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.

1. Tiếp nhận chứng từ và báo cáo

Bộ phận hậu kiểm khi tiếp nhận bộ chứng từ và báo cáo từ cán bộ kiểm soát chuyển nộp, thực hiện:

a) Kiểm tra số lượng chứng từ của từng kế toán viên thực hiện trong ngày, nếu khớp đúng ghi ngày nhận và ký nhận giữa 2 bên. Mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của cán bộ kiểm soát đã thực hiện kiểm soát;

b) Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên bổ sung đầy đủ các chữ ký;

c) Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của kế toán viên;

d) Kiểm tra chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát ký trên báo cáo đảm khớp đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký;

đ) Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của tất cả người dùng tham gia giao dịch trong ngày của toàn đơn vị kế toán NHNN đảm bảo khớp đúng với Báo cáo tổng hợp giao dịch in ra từ hệ thống phần mềm kế toán và ký xác nhận trên báo cáo này.

2. In và kiểm soát chứng từ, báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc

a) In báo cáo:

- Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) của mã người dùng hệ thống và của các cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên của các đơn vị kế toán NHNN khác;

- Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02);

- Báo cáo liệt kê lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03);

- Báo cáo liệt kê các giao dịch hạch toán đảo (mẫu số BCLC 04);

- Báo cáo liệt kê các giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán (mẫu số BCLC 05);

- Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);

- Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 07);

- Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số BCLC 08);

- Báo cáo kiểm soát lỗi tự động (mẫu số BCLC 09);

- Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày (mẫu số BCLC 10).

Trường hợp các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này;

b) Kiểm tra, kiểm soát chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch

- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) và việc tuân thủ quy định pháp luật về chứng từ kế toán; đối chiếu giữa mã người dùng thực hiện, cán bộ kiểm soát duyệt giao dịch trên hệ thống phần mềm kế toán với chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên, cán bộ kiểm soát trên tập chứng từ giấy đảm bảo người ký chịu trách nhiệm trên chứng từ giấy thống nhất với người thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán; kiểm soát sự phù hợp giữa chứng từ với các giao dịch trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) về tính chất nghiệp vụ, phân hệ nghiệp vụ.

Đối với những giao dịch, cán bộ hậu kiểm thấy có dấu hiệu nghi vấn như số tiền giao dịch quá lớn, thời gian thực hiện giao dịch không hợp lý (như giao dịch vào ngày nghỉ,...), hạch toán không đúng phân hệ nghiệp vụ (như giao dịch cho vay không ghi nhận, theo dõi ở phân hệ LD,...),..., cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại, đối chiếu với chứng từ kế toán và tài liệu liên quan để xác minh. Trường hợp phát hiện sai sót, xử lý theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.

- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán Có, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của từng tài khoản tổng hợp giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01);

c) Kiểm soát giao dịch hạch toán tự động

- Căn cứ các tài khoản tổng hợp hạch toán trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết của các giao dịch hạch toán tự động (mục 1, mẫu số BCLC 01), cán bộ hậu kiểm kiểm tra lại số liệu về số giao dịch hạch toán Nợ, số giao dịch hạch toán Có tương ứng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có để đảm bảo số liệu phát sinh các tài khoản đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01).

Thực hiện chọn mẫu để kiểm tra lại số liệu trên hệ thống phần mềm kế toán với chứng từ tài liệu gốc như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,... (tối thiểu 10% số lượng giao dịch hạch toán tự động trong ngày, trong đó tập trung vào các giao dịch có số tiền lớn, giao dịch có tính rủi ro cao, giao dịch nghi ngờ,...).

- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của các giao dịch hạch toán tự động giữa Bảng liệt kê giao dịch của các giao dịch hạch toán tự động (mẫu số BCLC 01) và Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);

d) Kiểm tra các giao dịch chưa hoàn thành và xử lý đối với các giao dịch lỗi chi tiết

Cán bộ hậu kiểm kiểm tra Báo cáo liệt kê các giao dịch chưa hoàn thành (mẫu số BCLC 02), xác định nguyên nhân của từng giao dịch.

- Trường hợp giao dịch chưa được duyệt, cán bộ hậu kiểm yêu cầu cán bộ kiểm soát xử lý theo đúng quy trình của phần mềm/phân hệ nghiệp vụ.

- Trường hợp giao dịch bị lỗi, căn cứ Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03), cán bộ hậu kiểm báo cáo cấp thẩm quyền và phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm tra, xử lý các giao dịch lỗi;

đ) Kiểm soát các giao dịch hạch toán đảo, giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán

Kiểm tra, xác minh đối với các giao dịch hạch toán đảo (reversed) (mẫu số BCLC 04); các giao dịch hạch toán điều chỉnh ngày hạch toán (backdate) (mẫu số BCLC 05) đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của giao dịch;

e) Kiểm soát báo cáo tổng hợp theo từng mã người dùng và theo từng tài khoản tổng hợp

- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết theo từng kế toán viên (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);

- Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của Báo cáo liệt kê chi tiết theo tài khoản của từng mã người dùng (mục 2, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo tổng hợp theo tài khoản (mẫu số BCLC 07);

- Kiểm soát số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 07) với Bảng cân đối tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 10) tương ứng của từng tài khoản tổng hợp;

- Kiểm tra, đối chiếu số dư các tài khoản trung gian: Cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này (bao gồm cả các tài khoản trung gian hệ thống) đảm bảo tài khoản trung gian quy định tại Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng đối với NHNN đúng nội dung, tính chất tài khoản; các tài khoản trung gian hệ thống không còn số dư. Trường hợp có sai sót, cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán;

g) Kiểm soát dữ liệu tích hợp của hệ thống phần mềm kế toán

Cán bộ hậu kiểm thực hiện kiểm soát Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số BCLC 08) đảm bảo tất cả các giao dịch từ các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đã cập nhật đúng và đầy đủ vào phân hệ sổ cái (GL).

Trường hợp phát sinh chênh lệch số liệu về số giao dịch, giá trị hạch toán giữa dữ liệu nguồn và phân hệ GL, cán bộ hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng kế toán để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm tra, xác định nguyên nhân, xử lý các giao dịch lỗi;

h) Đối chiếu, kiểm tra, kiểm soát các tài khoản kế toán tổng hợp

Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ hậu kiểm thực hiện đối chiếu đảm bảo:

- Số dư tiền tại Quỹ dự trữ phát hành, Quỹ nghiệp vụ phát hành khớp đúng với số dư tồn quỹ trên báo cáo tại hệ thống CMO (Sổ tổng hợp Quỹ dự trữ phát hành (mẫu số DC 05), Sổ tổng hợp Quỹ nghiệp vụ phát hành (mẫu số DC 06) và sổ quỹ tại phần mềm T24; đối với các đơn vị kế toán NHNN không quản lý Quỹ nghiệp vụ phát hành phải đảm bảo khớp đúng giữa số dư tài khoản tiền mặt tại quỹ (Nhật ký quỹ (mẫu số DC 07)) với sổ quỹ tại phần mềm ERP;

- Số dư các tài khoản ngoài bảng: Tiền cotton, tiền polymer và tiền kim loại, giấy tờ có giá mẫu, giấy tờ có giá, chứng từ có giá trị khác đang bảo quản, ... trên phân hệ GL khớp đúng với số liệu của từng loại tiền, giấy tờ có giá tương ứng được quản lý, theo dõi trên hệ thống CMO, phần mềm CSD;

i) Kiểm soát Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày

- Kiểm soát các tài khoản tổng hợp đảm bảo hạch toán đúng tính chất, loại tiền tệ thông qua Báo cáo kiểm soát lỗi tự động (mẫu số BCLC 09);

- Kiểm soát Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày (mẫu số BCLC 10);

- Số dư đầu kỳ này khớp đúng với số dư cuối kỳ trước.

+ Đối chiếu tổng Nợ bằng (=) tổng Có của số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán;

+ Đối chiếu và xử lý đối với từng tài khoản tổng hợp không cân theo chiều ngang: Số dư đầu kỳ cộng (+) doanh số phát sinh tăng trừ (-) doanh số phát sinh giảm khác với số dư cuối kỳ;

+ Đối chiếu, xử lý các tài khoản có số dư không đúng tính chất (nếu có);

k) Sau khi kiểm tra theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Thông tư này đảm bảo chính xác, cán bộ hậu kiểm thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 05, BCLC 06, BCLC 07, BCLC 08, BCLC 09, BCLC 10.

Đối với các báo cáo mẫu số BCLC 06, BCLC 07, BCLC 10, cán bộ hậu kiểm chuyển cho Trưởng phòng kế toán để kiểm tra lại và ký xác nhận.

3. Đối với ngày cuối tháng, ngoài việc thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này, cán bộ hậu kiểm phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện đối chiếu, kiểm soát đảm bảo:

a) Tổng số dư các tài khoản tiền gửi, tiền vay theo từng đối tượng hạch toán chi tiết trên tài khoản hoạt động như số dư, loại tiền, hợp đồng, đối tác,… được quản lý, theo dõi trên các phân hệ của phần mềm T24 (Bảng kê tiền gửi mẫu số DC 08, Bảng kê cho vay mẫu số DC 09) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL;

b) Tổng số dư các tài khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng hạch toán chi tiết như đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán,… trên phân hệ AR, AP; T24 (mẫu số DC 10, DC 11) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 10 và DC 11;

c) Tổng số dư tài khoản tài sản cố định, tài sản khác trong kho theo từng nhóm, loại tài sản cố định, công cụ dụng cụ và vật liệu trên phân hệ FA (mẫu số DC 12) khớp đúng số dư tài khoản tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 12.

4. Đối với báo cáo kế toán tháng, quý, năm, đơn vị kế toán NHNN thực hiện theo quy định hiện hành.

1. Tập hợp chứng từ

Toàn bộ chứng từ kế toán trong ngày được tập hợp theo tập chứng từ. Một tập chứng từ kế toán bao gồm: Bảng liệt kê giao dịch theo từng mã người dùng kèm theo toàn bộ các chứng từ kế toán.

2. Sắp xếp, đánh số tập chứng từ

a) Sắp xếp chứng từ

- Đối với các mã người dùng không phải là cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên của đơn vị kế toán NHNN, cán bộ hậu kiểm thực hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này.

- Cán bộ hậu kiểm sắp xếp chứng từ theo thứ tự mã người dùng kèm toàn bộ chứng từ theo Bảng liệt kê giao dịch, đóng thành tập và quản lý ngay sau khi hoàn thành kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu đầy đủ theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Thông tư này;

b) Đánh số chứng từ

Chứng từ trong quyển nhật ký chứng từ phải được đánh số thứ tự bằng bút mực đỏ vào góc phía trên, bên phải của từng tờ chứng từ theo thứ tự liên tục từ một (01) đến hết nhằm đảm bảo quản lý và kiểm soát được đầy đủ số lượng chứng từ kế toán phát sinh trong ngày;

c) Đóng Nhật ký chứng từ

Chứng từ kế toán sau khi sắp xếp thành từng tập, các tập chứng từ được sắp xếp theo kế toán viên thực hiện để đóng thành các quyển nhật ký chứng từ. Tuỳ theo số lượng chứng từ của đơn vị kế toán NHNN để phân chia thành các quyển nhật ký chứng từ cho phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản và tra cứu khi cần thiết.

Bìa tập nhật ký chứng từ ghi cụ thể tên đơn vị kế toán NHNN, ngày tháng, số lưu trữ, tập số chứng từ/Tổng số tập trong ngày, tổng số trang đã đánh số từ… đến…, chữ ký và tên của cán bộ hậu kiểm.

Việc sắp xếp thứ tự của tập Nhật ký chứng từ được thực hiện như sau:

- Báo cáo tổng hợp theo tài khoản kế toán (mẫu số BCLC 07);

- Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);

- Bảng liệt kê giao dịch theo từng mã người dùng (mẫu số BCLC 01) đính kèm chứng từ kế toán theo giao dịch;

d) Đánh số quyển Nhật ký chứng từ

Các quyển nhật ký chứng từ sẽ được đánh số lưu trữ theo thứ tự từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm và lưu trữ theo quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng.

3. Các sổ và báo cáo kế toán (bao gồm cả Bảng cân đối tài khoản kế toán theo ngày (mẫu số BCLC10)) phải được đóng thành từng loại riêng, theo từng kỳ báo cáo ngay sau khi kiểm soát, ký xác nhận để thực hiện lưu trữ theo quy định.

1. Tại bộ phận nghiệp vụ

Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ hoặc do việc thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ nghiệp vụ báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng nghiệp vụ và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ.

2. Tại bộ phận kế toán

a) Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ các chứng từ kế toán hoặc do thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, kế toán viên báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng Kế toán và phối hợp với các cán bộ, bộ phận liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ, pháp luật kế toán và pháp luật có liên quan khác;

b) Trường hợp giao dịch sai sót có liên quan đến các bộ phận nghiệp vụ đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền, giao dịch tiền mặt thì ngay lập tức kế toán viên phải báo cáo Trưởng phòng Kế toán và phải thông báo cho các bộ phận có liên quan để lập đề nghị điều chỉnh kịp thời có biện pháp khắc phục đảm bảo an toàn tài sản.

3. Tại bộ phận kiểm soát

a) Xử lý sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ

Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ, chứng từ do cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên chuyển đến, cán bộ kiểm soát phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên để xử lý theo quy định.

Trường hợp cán bộ kiểm soát kiểm tra, kiểm soát phát hiện sai sót liên quan đến chứng từ, báo cáo như: thiếu các yếu tố trên chứng từ; thiếu chứng từ; chứng từ chưa đảm bảo quy định về tính hợp pháp, hợp lệ…, cán bộ kiểm soát phải yêu cầu cán bộ có liên quan có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện bộ chứng từ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành;

b) Xử lý sai sót liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm

Trường hợp nguyên nhân sai sót do xử lý hạch toán kế toán, cán bộ kiểm soát báo cáo Trưởng phòng kế toán để xác định nguyên nhân sai sót, yêu cầu cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên gây sai sót thực hiện khắc phục sai sót theo nguyên tắc sai sót thuộc các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm nào thì thực hiện giao dịch điều chỉnh tại phân hệ nghiệp vụ, phần mềm đó theo quy định pháp luật về điều chỉnh sai sót, báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.

Trường hợp nguyên nhân sai sót do khai báo thông tin của các giao dịch hạch toán tự động, cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên gây sai sót báo cáo Trưởng phòng Kế toán để xử lý khắc phục theo quy trình hướng dẫn xử lý trên hệ thống phần mềm kế toán, báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN.

4. Tại bộ phận hậu kiểm

a) Khi phát hiện sai sót, căn cứ nội dung sai sót, bộ phận hậu kiểm xác định và thông báo ngay cho bộ phận gây ra sai sót.

Trường hợp xử lý sai sót trên hệ thống phần mềm và không làm thay đổi số lượng, nội dung chứng từ, bộ phận nghiệp vụ chủ động phối hợp với bộ phận hậu kiểm, các bộ phận liên quan xác định nguyên nhân, biện pháp điều chỉnh và thực hiện điều chỉnh kịp thời ngay trong ngày tìm ra nguyên nhân nhằm đảm bảo an toàn tài sản.

Trường hợp xử lý sai sót làm thay đổi số lượng, nội dung chứng từ, bộ phận hậu kiểm lập biên bản bàn giao trước và sau khi hoàn thành xử lý sai sót. Biên bản phải được lập giữa bộ phận hậu kiểm và cán bộ kiểm soát, ghi rõ thời gian bàn giao, nguyên nhân và kết quả xử lý sai sót;

b) Cán bộ hậu kiểm không được phép sửa chữa sai sót của cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên trên hệ thống phần mềm kế toán, nếu phát hiện có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ để xử lý;

c) Bộ phận hậu kiểm thực hiện tổng hợp báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN kịp thời sai sót phát hiện tại bộ phận hậu kiểm;

d) Xử lý sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ và liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm

Trường hợp bộ phận hậu kiểm kiểm tra, kiểm soát phát hiện sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ và liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ hậu kiểm thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 Điều này.

Trong quá trình hậu kiểm, nếu phát hiện các trường hợp bất thường, nghi ngờ tính xác thực của giao dịch,..., bộ phận hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng Kế toán, Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN kịp thời và chủ động phối hợp với các bộ phận có liên quan để xác nhận giao dịch bảo đảm an toàn tài sản;

đ) Xử lý sai sót liên quan đến xử lý tự động của hệ thống

Bộ phận hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng kế toán phối hợp với bộ phận liên quan xác định nguyên nhân, báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN, lập văn bản thông báo lỗi gửi Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin để phối hợp với các bên liên quan xử lý kịp thời;

e) Theo dõi, đôn đốc việc khắc phục, chỉnh sửa sai sót

Bộ phận hậu kiểm tổng hợp, theo dõi các sai sót để đôn đốc việc khắc phục, chỉnh sửa sai sót của kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ và các bộ phận có liên quan theo quy định.

Sở Giao dịch với vai trò vừa là Trung tâm thanh toán, vừa là đơn vị kế toán NHNN, theo đó, Sở Giao dịch được ban hành Quy định nội bộ về luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu tập hợp, sắp xếp, đóng chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và tổ chức công tác kế toán theo nguyên tắc sau:

1. Luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ tuân thủ quy định tại Điều 4 Thông tư này; đảm bảo khớp đúng từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.

2. Tập hợp, sắp xếp, đóng chứng từ đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm, tra cứu chứng từ khi đưa vào lưu trữ và tránh thất lạc chứng từ.

Vụ Tài chính - Kế toán, với tư cách là một đơn vị kế toán NHNN thực hiện quy trình luân chuyển, kiểm soát và tập hợp chứng từ theo nội dung quy định tại Điều 7 đến Điều 11 Thông tư này.

1. Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối tài khoản kế toán toàn hệ thống NHNN hàng ngày

Hàng ngày, vào đầu ngày làm việc kế tiếp, Vụ Tài chính - Kế toán kiểm tra tính đúng đắn của báo cáo về mặt số học, tính chất số dư các tài khoản theo quy định tại Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng đối với NHNN trên Bảng cân đối tài khoản kế toán.

Trường hợp trong quá trình kiểm tra phát hiện dấu hiệu nghi vấn về số liệu, tài khoản,… , Vụ Tài chính - Kế toán phải phối hợp với các đơn vị kế toán NHNN liên quan xác minh, làm rõ nguyên nhân. Trường hợp phát hiện có sai sót thì Vụ Tài chính - Kế toán yêu cầu đơn vị kế toán NHNN gây ra sai sót xử lý theo quy định tại Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan.

2. Kiểm tra, đối chiếu Bảng cân đối tài khoản kế toán toàn hệ thống NHNN và các báo cáo định kỳ tháng, quý, năm.

Vụ Tài chính - Kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu Bảng cân đối tài khoản kế toán của toàn hệ thống NHNN và các báo cáo định kỳ tháng, quý, năm theo quy định hiện hành của NHNN.

3. Xác nhận số liệu toàn hệ thống NHNN, đóng, mở kỳ kế toán

a) Sau khi hoàn thành kiểm tra, Vụ Tài chính - Kế toán thực hiện xác nhận số liệu toàn hệ thống NHNN;

b) Cục Công nghệ thông tin là đầu mối phối hợp với Vụ Tài chính - Kế toán thực hiện khai báo các kỳ của năm tài chính và thực hiện đóng, mở kỳ kế toán (tháng, quý, năm) của toàn hệ thống trên phần mềm ERP.

1. Trường hợp sau khi thực hiện quy định tại điểm b Khoản 2 Điều này, Vụ Tài chính - Kế toán phát hiện sai sót tại đơn vị kế toán NHNN, đối với sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, Vụ Tài chính - Kế toán trình Thống đốc NHNN xem xét, quyết định thời điểm thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót; đối với các sai sót khác, Vụ Tài chính - Kế toán xem xét, quyết định thời điểm thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót.

2. Trường hợp quyết định điều chỉnh sai sót vào ngày làm việc tiếp theo, Vụ Tài chính - Kế toán thông báo với đơn vị kế toán NHNN xảy ra sai sót để thực hiện xử lý điều chỉnh ngay. Đơn vị kế toán NHNN có giao dịch sai sót thực hiện quy trình luân chuyển và kiểm soát đối với giao dịch điều chỉnh tương tự như giao dịch phát sinh quy định tại Điều 7 Thông tư này.

3. Trường hợp quyết định điều chỉnh sai sót vào ngày làm việc có sai sót (giao dịch backdate), các đơn vị kế toán NHNN gửi đề nghị về Vụ Tài chính - Kế toán và Cục Công nghệ thông tin (bản cứng và email) nêu rõ lý do, ngày điều chỉnh, phân hệ thực hiện điều chỉnh, danh sách các cán bộ thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót,… Trên cơ sở đó, Vụ Tài chính - Kế toán phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thực hiện cho phép đơn vị kế toán NHNN thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật kế toán và hướng dẫn của NHNN (Vụ Tài chính - Kế toán).