Thông tư 12/2011/TT-BTP hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng biểu mẫu nuôi

THÔNG TƯ

VỀ VIỆC BAN HÀNH VÀ HƯỚNG DẪN VIỆC GHI CHÉP, LƯU TRỮ, SỬ DỤNG BIỂU MẪU NUÔI CON NUÔI

Căn cứ Luật Nuôi con nuôi ngày 17 tháng 6 năm 2010;
Căn cứ Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21 tháng 3 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Nuôi con nuôi;
Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Bộ Tư pháp ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng biểu mẫu, sổ về nuôi con nuôi như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định việc ban hành các loại biểu mẫu về nuôi con nuôi và Sổ đăng ký nuôi con nuôi; đối tượng sử dụng, thẩm quyền in, phát hành, cách ghi chép biểu mẫu về nuôi con nuôi và Sổ đăng ký nuôi con nuôi; cách thức khóa Sổ và lưu trữ Sổ đăng ký nuôi con nuôi.

Điều 2. Đối tượng sử dụng biểu mẫu, Sổ đăng ký nuôi con nuôi

1. Công dân Việt Nam, người nước ngoài có yêu cầu giải quyết các việc về nuôi con nuôi;

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã);

3. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh);

4. Sở Tư pháp;

5. Bộ Tư pháp;

6. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;

7. Tổ chức con nuôi nước ngoài xin cấp, gia hạn, sửa đổi giấy phép hoạt động tại Việt Nam;

8. Cá nhân, tổ chức khác có liên quan theo quy định của Luật Nuôi con nuôi.

Điều 3. Ban hành biểu mẫu, Sổ đăng ký nuôi con nuôi

1. Ban hành 26 loại biểu mẫu và 01 loại Sổ đăng ký nuôi con nuôi với ký hiệu như quy định tại danh mục dưới đây:

2. Các loại biểu mẫu quy định tại khoản 1 Điều này được thiết kế để in, chụp trên giấy khổ A4.

Việc sử dụng biểu mẫu phải bảo đảm đúng quy cách, nội dung và hình thức quy định tại Thông tư này; nghiêm cấm thay đổi quy cách, nội dung và hình thức của các loại biểu mẫu về nuôi con nuôi.

Điều 4. Thẩm quyền in, phát hành biểu mẫu, Sổ đăng ký nuôi con nuôi

1. Sở Tư pháp in, phát hành một (01) loại sổ và một (01) loại biểu mẫu từ số thứ tự 01 đến số thứ tự 02 Mục I theo danh mục quy định tại Điều 3 của Thông tư này. Sổ đăng ký nuôi con nuôi được in đóng quyển gồm hai loại 100 trang và 200 trang.

2. Bộ Tư pháp in, phát hành hai (02) loại biểu mẫu từ số thứ tự 03 đến số thứ tự 04 Mục II theo danh mục quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

3. Ba (03) loại biểu mẫu từ số thứ tự 02 đến số thứ tự 04 theo danh mục quy định tại Điều 3 của Thông tư này được in màu, có họa tiết hoa văn.

4. Cục Con nuôi phối hợp Cục Công nghệ thông tin công bố trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp 23 loại biểu mẫu từ số thứ tự 05 đến số thứ tự 26 Mục III theo danh mục quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng biểu mẫu về nuôi con nuôi từ số thứ tự 05 đến số thứ tự 26 Mục III theo danh mục quy định tại Điều 3 của Thông tư này được truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (www.moj.gov.vn) để in và sử dụng miễn phí. Đối với những địa phương chưa có điều kiện sử dụng internet, thì Sở Tư pháp tổ chức in, phát hành miễn phí các biểu mẫu này nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của địa phương mình.

Điều 5. Hướng dẫn sử dụng một số biểu mẫu nuôi con nuôi

1. Biểu mẫu Giấy chứng nhận nuôi con nuôi, bản chính ký hiệu TP/CN-2011/CN.01 và bản sao, ký hiệu TP/CN-2011/CN.01.a, được sử dụng chung cho việc đăng ký nuôi con nuôi tại Uỷ ban nhân dân cấp xã và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

2. Biểu mẫu Biên bản lấy ý kiến về việc cho trẻ em làm con nuôi, ký hiệu TP/CN-2011/CN.07.a và biểu mẫu Biên bản lấy ý kiến của Giám đốc cơ sở nuôi dưỡng về việc cho trẻ em làm con nuôi (dùng trong trường hợp trẻ em bị bỏ rơi đang sống tại cơ sở nuôi dưỡng), ký hiệu TP/CN-2011/CN.07.b, được sử dụng chung cho việc lấy ý kiến của những người liên quan về việc cho trẻ em làm con nuôi trong nước và làm con nuôi ở nước ngoài theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 của Luật Nuôi con nuôi.

Điều 6. Cách thức ghi Giấy chứng nhận nuôi con nuôi

1. Họ tên của cha nuôi, mẹ nuôi và con nuôi phải viết bằng chữ in hoa, có đủ dấu.

2. Mục "Nơi đăng ký việc nuôi con nuôi" phải ghi rõ tên Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn, huyện/quận, tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương đối với việc đăng ký nuôi con nuôi trong nước hoặc tên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nếu đăng ký việc nuôi con nuôi tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; mục "Ngày, tháng, năm đăng ký" phải ghi đúng thời gian đăng ký việc nuôi con nuôi.

Riêng đối với trường hợp đăng ký lại việc nuôi con nuôi theo quy định tại Điều 29 của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21 tháng 3 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Nuôi con nuôi (sau đây gọi là Nghị định 19/2011/NĐ-CP), thì ghi tên cơ quan đăng ký lại và ngày, tháng, năm đăng ký lại việc nuôi con nuôi đó.

3. Mục "Ghi chú" được ghi như sau:

a) Đối với trường hợp đăng ký lại việc nuôi con nuôi theo Điều 29 của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP, thì ghi "Đăng ký lại".

b) Đối với trường hợp đăng ký việc nuôi con nuôi thực tế theo Điều 25 của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP, thì ghi "Nuôi con nuôi thực tế được công nhận kể từ ngày... tháng... năm..." là ngày phát sinh quan hệ nuôi con nuôi trên thực tế giữa các bên.

c) Đối với trường hợp nuôi con nuôi trong nước mà cha mẹ đẻ có thỏa thuận bằng văn bản với cha mẹ nuôi về việc giữ lại các quyền, nghĩa vụ đối với con sau khi đã cho con làm con nuôi, thì ghi "Cha mẹ đẻ và cha mẹ nuôi có thỏa thuận theo khoản 4 Điều 24 của Luật Nuôi con nuôi".

Điều 7. Cách thức ghi Sổ đăng ký nuôi con nuôi

1. Khi đăng ký việc nuôi con nuôi, công chức tư pháp hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp hoặc Viên chức lãnh sự (sau đây gọi chung là người thực hiện) phải tự mình ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và biểu mẫu nuôi con nuôi; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết cùng một loại mực tốt, màu đen. Đối với những nơi đã ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch, thì nội dung cần ghi trong các biểu mẫu nuôi con nuôi có thể được in qua máy vi tính.

2. Sổ đăng ký nuôi con nuôi phải được ghi liên tục theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối của Sổ.

3. Khi bắt đầu mở Sổ mới theo quy định tại Thông tư này, số đăng ký phải được ghi theo trật tự thời gian, bắt đầu từ số 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó; trường hợp chưa hết năm mà hết Sổ thì phải sử dụng Sổ khác và lấy số tiếp theo của Sổ trước (xem Ví dụ 1 dưới đây). Nếu hết năm mà chưa hết Sổ, thì được sử dụng Sổ cho năm tiếp theo, nhưng trường hợp đăng ký đầu tiên của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01 (xem Ví dụ 2 dưới đây).

4. Số ghi trong biểu mẫu nuôi con nuôi là số ghi tại đầu trang Sổ đăng ký nuôi con nuôi kèm theo năm đăng ký việc nuôi con nuôi đó; quyển số là số quyển sổ và năm mở Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi.

Ví dụ 1: Sổ đăng ký nuôi con nuôi ở phường X. mở năm 2011 và trong năm 2011 phường X. sử dụng 02 quyển Sổ đăng ký nuôi con nuôi. Anh Nguyễn Văn A nhận nuôi cháu Nguyễn Hải Anh và được đăng ký nuôi con nuôi vào cuối năm 2011 ở số thứ tự 300, quyển số 02. Do đó, tại mục “số/quyển số” trong Giấy chứng nhận nuôi con nuôi của anh Nguyễn Văn A và cháu Nguyễn Hải Anh phải ghi rõ là:

“Số: 300/2011.

Quyển số: 02/2011”.

Ví dụ 2: Sổ đăng ký nuôi con nuôi ở phường Y. mở năm 2011 và trong năm 2011 chỉ đăng ký được 25 trường hợp. Sổ còn trang và được sử dụng tiếp cho năm 2012 mà không phải mở Sổ mới. Anh Nguyễn Văn B nhận nuôi cháu Nguyễn Hải Hà và là trường hợp đầu tiên được đăng ký nuôi con nuôi của năm 2012. Do đó, tại mục “số/quyển số” trong Giấy chứng nhận nuôi con nuôi của anh Nguyễn Văn B và cháu Nguyễn Hải Hà phải ghi rõ là:

“Số: 01/2012.

Quyển số: 01/2011”.

5. Việc ghi các cột mục trong sổ, biểu mẫu nuôi con nuôi phải ghi theo đúng hướng dẫn sử dụng trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi và Thông tư này.

6. Trong khi đăng ký, nếu có sai sót do ghi chép trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi, thì người thực hiện phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa để viết lại. Cột ghi chú những thay đổi của Sổ đăng ký nuôi con nuôi phải ghi rõ nội dung sửa; họ và tên, chữ ký của người đã sửa và ngày, tháng, năm sửa. Người thực hiện đóng dấu vào phần đã sửa chữa. Nếu có sai sót do ghi chép trong các biểu mẫu nuôi con nuôi, thì hủy biểu mẫu đó và viết lại tờ khác.

Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi, biểu mẫu về nuôi con nuôi.

Điều 8. Cách thức khoá Sổ và lưu trữ Sổ đăng ký nuôi con nuôi

1. Năm đăng ký nuôi con nuôi bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. Khi hết năm đăng ký phải thực hiện thống kê tổng số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký trong năm. Trường hợp Sổ được sử dụng tiếp cho năm sau, thì khi sử dụng hết Sổ cũng phải thống kê tổng số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký trong năm đó.

Sau khi tổng hợp số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người thực hiện phải ghi vào 01 trang trống liền kề trong Sổ tổng số sự kiện nuôi con nuôi đã đăng ký; đại diện cơ quan đăng ký nuôi con nuôi ký xác nhận và đóng dấu.

2. Sổ đăng ký nuôi con nuôi phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý Nhà nước.

Việc đăng ký nuôi con nuôi tại Uỷ ban nhân dân cấp xã phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép), 01 quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký nuôi con nuôi, 01 quyển chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Việc đăng ký nuôi con nuôi tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép), 01 quyển lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, nơi đăng ký nuôi con nuôi, 01 quyển chuyển lưu tại Bộ Ngoại giao.

Đối với việc đăng ký nuôi con nuôi tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thì Sở Tư pháp chỉ thực hiện đăng ký vào 01 quyển và lưu tại Sở Tư pháp.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã, Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ đăng ký nuôi con nuôi theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật về đăng ký và quản lý việc nuôi con nuôi; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, nổ, ẩm ướt, mối mọt bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ.

Cán bộ làm công tác đăng ký nuôi con nuôi cần nghiên cứu kỹ phần "Hướng dẫn sử dụng" trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi để thực hiện đầy đủ, chính xác và thống nhất.

Điều 9. Bãi bỏ các biểu mẫu, Sổ đăng ký nuôi con nuôi tại các văn bản pháp luật liên quan

Bãi bỏ các biểu mẫu và Sổ đăng ký nuôi con nuôi được ban hành kèm theo các văn bản pháp luật dưới đây:

1. Bãi bỏ 10 loại biểu mẫu và 01 loại Sổ đăng ký nuôi con nuôi được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2003/QĐ-BTP ngày 12 tháng 02 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành biểu mẫu, sổ hộ tịch có yếu tố nước ngoài, gao gồm: Quyết định cho nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi, ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.5; Quyết định cho nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi (bản sao), ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.5.a; Đơn xin phép lập Văn phòng con nuôi nước ngoài tại Việt Nam, ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.6; Lý lịch cá nhân (của người dự kiến đứng đầu Văn phòng con nuôi nước ngoài), ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.7; Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài, ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN; Đơn xin nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi (dùng cho trường hợp xin đích danh), ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.1; Đơn xin nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi (dùng cho trường hợp xin không đích danh), ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.1.a; Giấy đồng ý cho trẻ em làm con nuôi (dùng cho trường hợp trẻ em đang sống tại cơ sở nuôi dưỡng), ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.2; Giấy đồng ý cho trẻ em làm con nuôi (dùng cho trường hợp trẻ em đang sống tại gia đình), ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.2.a; Bản cam kết thông báo định kỳ về tình hình phát triển của con nuôi, ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.3; và Biên bản giao nhận con nuôi, ký hiệu TP/HTNNg-2003-CN.4.

2. Bãi bỏ 08 loại biểu mẫu và 01 loại Sổ đăng ký nuôi con nuôi được ban hành kèm theo Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, bao gồm: Giấy thoả thuận về việc cho và nhận con nuôi, ký hiệu STP/HT-2006-CN.1; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính), ký hiệu STP/HT-2006-CN.2; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao), ký hiệu STP/HT-2006-CN.2.a; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính - đăng ký lại), ký hiệu STP/HT-2006-CN.3; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao - Đăng ký lại), ký hiệu STP/HT-2006-CN.3.a; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính - đăng ký lại), ký hiệu STP/HT-2006-CN.4; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao - đăng ký lại), ký hiệu STP/HT-2006-CN.4.a; Tờ khai đăng ký lại việc nuôi con nuôi, ký hiệu STP/HT-2006-CN.5; và Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi, ký hiệu STP/HT-2006-CN.

3. Bãi bỏ 06 loại biểu mẫu và 01 loại Sổ đăng ký nuôi con nuôi ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP ngày 13 tháng 6 năm 2007 của Bộ Tư pháp ban hành 08 loại sổ hộ tịch và 38 loại biểu mẫu hộ tịch sử dụng tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài, bao gồm: Giấy thoả thuận về việc cho và nhận con nuôi, ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.1; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính), ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.2; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao), ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.2.a; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính - đăng ký lại), ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.3; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao - đăng ký lại), ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.3.a; Tờ khai đăng ký lại việc nuôi con nuôi, ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.4; Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi, ký hiệu BTP-NG/HT-2007-CN.

4. Bãi bỏ 02 loại biểu mẫu nuôi con nuôi được ban hành tại Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02 tháng 6 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, bao gồm: Tờ khai đăng ký việc nhận nuôi con nuôi, ký hiệu STP/HT-2008-TKNCN; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính), ký hiệu STP/HT-2008-NCN.GC.

5. Bãi bỏ 03 loại biểu mẫu nuôi con nuôi được ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, bao gồm: Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản chính), ký hiệu BTP-NG/HT-2008-CN.GC.I; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao), ký hiệu BTP-NG/HT-2008-CN.2.a.II; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (bản sao - đăng ký lại), ký hiệu BTP-NG/HT-2008-CN.3.a.II.

Điều 10. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 8 năm 2011.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kịp thời có văn bản gửi về Bộ Tư pháp để được hướng dẫn./.