Chương II Thông tư 10/2016/TT-BCA: Quy định cụ thể

1. Tàng thư căn cước công dân là hệ thống hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân được quản lý, phân loại, sắp xếp theo trình tự nhất định để tra cứu và khai thác thông tin.

2. Hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân là tập hợp những giấy tờ, tài liệu phản ánh thông tin cơ bản về lai lịch, nhân dạng của công dân được thu thập, cập nhật thông qua công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân.

3. Tàng thư căn cước công dân do Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương lập, quản lý và bảo quản theo quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Mỗi công dân đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân thì lập một hồ sơ về căn cước công dân.

1. Hồ sơ, tài liệu về công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân gồm:

a) Tờ khai Căn cước công dân;

b) Phiếu thu nhận thông tin Căn cước công dân;

c) Phiếu chuyển hồ sơ Căn cước công dân (nếu có);

d) Phiếu điều chỉnh thông tin Căn cước công dân (nếu có);

đ) Các tài liệu khác liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân (nếu có).

2. Hồ sơ, tài liệu về công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân 9 số gồm:

a) Tờ khai Chứng minh nhân dân;

b) Chỉ bản Chứng minh nhân dân;

c) Thẻ điều chỉnh tờ khai Chứng minh nhân dân (nếu có);

d) Phiếu chuyển hồ sơ Chứng minh nhân dân (nếu có);

đ) Các tài liệu khác liên quan đến công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân (nếu có).

3. Hồ sơ, tài liệu về công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân 12 số gồm:

a) Tờ khai Chứng minh nhân dân;

b) Thẻ điều chỉnh tờ khai Chứng minh nhân dân (nếu có);

c) Phiếu chuyển hồ sơ (nếu có);

d) Các tài liệu khác liên quan đến công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân (nếu có).

1. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân cho công dân, đơn vị làm thủ tục cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân phải chuyển hồ sơ, tài liệu đến đơn vị quản lý tàng thư căn cước công dân để sắp xếp vào tàng thư căn cước công dân.

2. Cán bộ tàng thư tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do đơn vị làm thủ tục cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân chuyển đến. Khi tiếp nhận phải kiểm tra giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ. Nếu tiếp nhận trực tiếp thì phải có biên bản giao nhận; nếu tiếp nhận qua đường giao liên thì phải ghi vào sổ theo dõi. Trường hợp hồ sơ, tài liệu không đầy đủ theo quy định tại Điều 7 Thông tư này, cán bộ tiếp nhận phải yêu cầu người chuyển giao hồ sơ, tài liệu (đối với trường hợp tiếp nhận trực tiếp) hoặc báo cáo lãnh đạo đơn vị có văn bản yêu cầu đơn vị gửi hồ sơ, tài liệu (đối với trường hợp tiếp nhận qua đường giao liên) bổ sung hồ sơ.

1. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân 12 số

a) Hồ sơ, tài liệu của mỗi công dân được đựng trong một túi hồ sơ căn cước công dân riêng. Trường hợp không đựng hết trong một túi hồ sơ căn cước công dân thì lập túi hồ sơ căn cước công dân tiếp theo và ghi “tập 1, tập 2…”;

b) Hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt đối với họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh của công dân (nam riêng, nữ riêng) theo thông tin ghi trên Túi hồ sơ căn cước công dân.

2. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân 09 số

a) Phân loại công thức vân tay

- Phân loại công thức vân tay in trên chỉ bản theo phương pháp Galton-Henry, ghi đầy đủ công thức phân loại vân tay 06 nhóm vào tờ khai và chỉ bản;

- Kiểm tra kết quả phân loại, điều chỉnh những công thức sai;

b) Sắp xếp tờ khai, chỉ bản

- Tờ khai sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt đối với họ, tên (nam riêng, nữ riêng) và ngày, tháng, năm sinh;

- Chỉ bản sắp xếp theo thứ tự 06 nhóm công thức phân loại vân tay.

3. Phương tiện để sắp xếp hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân là tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu và phương tiện khác.

1. Trường hợp công dân đã được cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân chuyển nơi thường trú ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân nơi công dân chuyển đi có trách nhiệm chuyển hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân cho cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân nơi công dân chuyển đến thường trú.

2. Trường hợp công dân được cấp thẻ Căn cước công dân tại Trung tâm căn cước công dân quốc gia thuộc Cục Cảnh sát đăng ký, quản lý cư trú và dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc tại địa phương ngoài nơi thường trú của công dân thì trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày cấp thẻ Căn cước công dân cho công dân, cơ quan cấp thẻ Căn cước công dân chuyển hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân cho cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân nơi công dân thường trú.

Các trường hợp phải điều chỉnh, bổ sung thông tin về căn cước công dân trong tàng thư căn cước công dân gồm:

1. Công dân đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân.

2. Công dân thay đổi nơi thường trú.

3. Công dân thay đổi thông tin về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; đặc điểm nhân dạng; xác định lại giới tính, quê quán.

4. Công dân chết, mất tích hoặc Tòa án tuyên bố chết, mất tích theo quy định của pháp luật.

5. Công dân ra nước ngoài định cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài trở về Việt Nam thường trú.

6. Công dân được trở lại quốc tịch Việt Nam, bị tước quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bị hủy bỏ quyết định cho nhập quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch.

7. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và của Bộ Công an.

1. Việc khai thác, sử dụng thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân phải thực hiện theo đúng quy định của Bộ Công an về chế độ hồ sơ, tàng thư nghiệp vụ.

2. Các trường hợp được tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân

a) Khi công dân cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân.

b) Khi có yêu cầu tra cứu, xác minh thông tin về căn cước công dân của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bộ Công an.

3. Thủ tục tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân

a) Đối với cơ quan, tổ chức

- Văn bản (được lãnh đạo ký tên, đóng dấu) của cơ quan, tổ chức đề nghị tra cứu, khai thác, trong đó nêu rõ mục đích, nội dung cần tra cứu, khai thác;

- Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức;

- Xuất trình thẻ Căn cước công dân (Chứng minh nhân dân) hoặc Chứng minh Công an nhân dân.

b) Đối với cá nhân

- Đơn đề nghị (có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc cơ quan, tổ chức nơi làm việc), trong đó phải nêu rõ mục đích, nội dung cần tra cứu, khai thác;

- Giấy tờ liên quan đến nội dung đề nghị (nếu có);

- Xuất trình thẻ Căn cước công dân (Chứng minh nhân dân) hoặc Chứng minh Công an nhân dân.

1. Lãnh đạo Bộ Công an phê duyệt yêu cầu tra cứu, khai thác, cung cấp thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân của các cơ quan, tổ chức nước ngoài.

2. Lãnh đạo Tổng cục Cảnh sát phê duyệt yêu cầu tra cứu, khai thác, cung cấp thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân trong phạm vi toàn quốc và yêu cầu của cơ quan, tổ chức nước ngoài khi được lãnh đạo Bộ Công an ủy quyền.

3. Thủ trưởng cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân của Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt yêu cầu tra cứu, khai thác, cung cấp thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân trong phạm vi đơn vị quản lý.

1. Trường hợp yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu để phục vụ việc cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân thì thời gian để cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân thực hiện việc tra cứu và trả lời kết quả được quy định như sau:

a) Trường hợp cơ quan yêu cầu ở quận, thành phố, thị xã thì không quá 03 ngày làm việc đối với trường hợp tra cứu phục vụ cho việc cấp mới và đổi thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân; không quá 07 ngày làm việc đối với trường hợp cấp lại thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân;

b) Trường hợp cơ quan yêu cầu ở các huyện miền núi vùng cao, biên giới, hải đảo không quá 10 ngày làm việc;

c) Trường hợp cơ quan yêu cầu ở các huyện còn lại không quá 07 ngày làm việc;

d) Trường hợp cơ quan yêu cầu ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác gửi đến thì không quá 05 ngày làm việc.

2. Trường hợp đơn vị trong ngành Công an yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu để phục vụ yêu cầu nghiệp vụ thì thời gian để cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân thực hiện việc tra cứu và trả lời kết quả được quy định như sau:

a) Đối với yêu cầu có độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc thì không quá 8 giờ, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

b) Đối với yêu cầu đủ thông tin thì không quá 05 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

c) Đối với yêu cầu phải chờ xác minh thì không quá 15 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

3. Trường hợp yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thì thời gian để cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân thực hiện việc tra cứu và trả lời kết quả được quy định như sau:

a) Đối với yêu cầu đúng thủ tục, thông tin rõ ràng thì không quá 07 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

b) Đối với yêu cầu phải xác minh thì không quá 20 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

1. Hồ sơ, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân phải được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát, bảo đảm không bị ẩm, mốc, có biện pháp phòng, chống cháy, nổ, thiên tai.

2. Tàng thư căn cước công dân phải đảm đảm đủ diện tích để lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân và duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp.

3. Tàng thư căn cước công dân được trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4. Cán bộ tàng thư kịp thời báo cáo lãnh đạo đơn vị về tình trạng hồ sơ, tài liệu và các trang thiết bị của tàng thư căn cước công dân.

5. Thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo Công an trực tiếp quản lý tàng thư căn cước công dân có trách nhiệm xây dựng nội quy, các văn bản phục vụ cho công tác bảo quản.

1. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân có thời hạn bảo quản là 20 năm kể từ khi công dân chết.

2. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân được lưu trữ, bảo quản theo thời hạn quy định tại Thông tư số 32/2013/TT-BCA ngày 12 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chế độ công tác hồ sơ, thống kê nghiệp vụ Cảnh sát.

3. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân của công dân bị Tòa án tuyên bố chết, mất tích thì thời hạn bảo quản là 20 năm tính từ khi quyết định của Tòa án có hiệu lực.

1. Trách nhiệm của Tổng cục Cảnh sát

a) Tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Công an thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tàng thư căn cước công dân;

b) Hướng dẫn việc quản lý, khai thác, sử dụng tàng thư căn cước công dân và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về tàng thư căn cước công dân;

c) Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ tàng thư;

d) Phối hợp Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật, Cục Kế hoạch và đầu tư, Cục Tài chính và các đơn vị có liên quan nghiên cứu xây dựng đề án trang bị các thiết bị và các phương tiện phục vụ công tác tàng thư căn cước công dân;

đ) Nghiên cứu xây dựng, thực hiện dự án điện tử hóa hồ sơ, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân;

e) Chỉ đạo khai thác có hiệu quả tàng thư căn cước công dân phục vụ các yêu cầu nghiệp vụ của ngành, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Trách nhiệm của Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

a) Xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác tàng thư căn cước công dân trong phạm vi địa phương;

b) Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác tàng thư căn cước công dân;

c) Tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất về công tác tàng thư căn cước công dân tại địa phương;

d) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác tàng thư căn cước công dân;

3. Trách nhiệm của cán bộ tàng thư

a) Không được tự ý lập, tẩy xóa, làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung hồ sơ, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân;

b) Không được chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất hồ sơ, tài liệu; mua bán, chuyển giao, tiêu hủy, mang hồ sơ, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân ra ngoài nơi lưu trữ trái quy định;

c) Không được tự ý khai thác, cung cấp thông tin, sao chụp tài liệu trong tàng thư căn cước công dân khi chưa có ý kiến của lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt;

d) Không được sử dụng thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân nhằm mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, ngành Công an, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1. Cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ hộ khẩu gửi cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu khi công dân có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu để bổ sung, điều chỉnh thông tin trong tàng thư căn cước công dân.

2. Cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân phối hợp thường xuyên, liên tục với các đơn vị quản lý xuất, nhập cảnh và các đơn vị có liên quan trong việc xác minh cung cấp thông tin những trường hợp công dân xuất, nhập cảnh, đến khu vực biên giới sinh sống, công tác, học tập.

3. Cơ quan ra Quyết định truy nã, đình nã có trách nhiệm gửi Quyết định truy nã, đình nã về cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân nơi đối tượng bị truy nã, đình nã thường trú để bổ sung thông tin vào tàng thư căn cước công dân.

4. Cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân phối hợp với cơ quan quản lý tàng thư căn cước can phạm trong việc trao đổi, kết nối thông tin công dân trong tàng thư căn cước công dân với thông tin đối tượng trong tàng thư căn cước can phạm phục vụ việc xác minh nhân thân về đối tượng.