Tìm kiếm
Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành
| Số hiệu: | 02/2016/TT-BXD | Loại văn bản: | Thông tư |
| Nơi ban hành: | Bộ Xây dựng | Người ký: | Phạm Hồng Hà |
| Ngày ban hành: | 15/02/2016 | Ngày hiệu lực: | 02/04/2016 |
| Ngày công báo: | 10/03/2016 | Số công báo: | Từ số 219 đến số 220 |
| Lĩnh vực: | Bất động sản | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư quy định nội dung quản lý, sử dụng nhà chung cư; tổ chức việc quản lý, sử dụng nhà chung cư; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư;… do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.
1. Những quy định chung về quản lý, sử dụng nhà chung cư
Nguyên tắc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại Thông tư số 02:
- Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành, kinh phí hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư và các khoản phí, lệ phí khác trong quá trình sử dụng nhà chung cư theo Thông tư 02 năm 2016 và pháp luật liên quan; phải chấp hành nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư, pháp luật về nhà ở, Thông tư số 02/2016/TT-BXD và pháp luật liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư.
- Ban quản trị nhà chung cư thay mặt cho các chủ sở hữu, người đang sử dụng để thực hiện các quyền và trách nhiệm liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo pháp luật nhà ở và Thông tư 02/2016/BXD; trường hợp nhà chung cư không bắt buộc phải thành lập Ban quản trị theo Luật Nhà ở thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng tự thỏa thuận phương án quản lý nhà chung cư.
2. Nội dung quản lý, sử dụng nhà chung cư
Thông tư số 02 năm 2016 của Bộ Xây dựng quy định việc quản lý phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, theo đó:
- Phần diện tích và các hệ thống thiết bị thuộc sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư được xác định theo Khoản 2 Điều 100 Luật Nhà ở và phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ. Kèm theo hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ phải có danh mục phần sở hữu chung theo Luật Nhà ở; phần sở hữu chung của nhà chung cư phải được sử dụng đúng mục đích, đúng công năng thiết kế được phê duyệt.
- Đối với nhà sinh hoạt cộng đồng của tòa nhà chung cư thì do các chủ sở hữu hoặc Ban quản trị (nếu nhà chung cư có Ban quản trị) hoặc đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện quản lý theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
- Thông tư 02/2016/BXD quy định đối với phần sở hữu chung của cụm nhà chung cư thì Ban quản trị của cụm nhà chung cư thay mặt các chủ sở hữu để quản lý phần sở hữu chung này.
3. Tổ chức việc quản lý, sử dụng nhà chung cư
Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, theo đó:
Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp thì giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại và diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô được xác định theo nguyên tắc sau đây:
- Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại do các bên thỏa thuận trên cơ sở tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh, dịch vụ, văn phòng và của từng vị trí nhà chung cư;
- Theo Thông tư số 02 năm 2016, giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô do các bên thỏa thuận và có thể được tính thấp hơn giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với căn hộ trong cùng một tòa nhà. Quy định này cũng áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô của nhà chung cư chỉ có mục đích để ở;
- Trường hợp các bên không thỏa thuận được giá dịch vụ theo quy định trên thì xác định theo khung giá dịch vụ do UBND cấp tỉnh nơi có nhà chung cư đó quy định.
Thông tư 02 có hiệu lực từ ngày 02/04/2016.
Văn bản tiếng việt
Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành (Bản Word)
Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành (Bản Pdf)
|
BỘ XÂY DỰNG |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 02/2016/TT-BXD |
Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2016 |
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13;
Căn cứ Nghị định số 62/2013/NĐ-CP ngày 25 tháng 6 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở;
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản,
Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Thông tư về Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Điều 2. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 02 tháng 4 năm 2016. Các văn bản sau đây hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành:
a) Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD ngày 28 tháng 5 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư;
b) Thông tư số 05/2014/TT-BXD ngày 09 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về sửa đổi, bổ sung Điểm a Khoản 2 Điều 17 của Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD ngày 28 tháng 5 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng, các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành mà khác với các quy định thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư được ban hành kèm theo Thông tư này thì thực hiện theo quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư được ban hành kèm theo Thông tư này.
Điều 3. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.
|
Nơi nhận: |
KT. BỘ TRƯỞNG |
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng)
1. Quy chế này áp dụng đối với nhà chung cư có mục đích để ở và nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp dùng để ở và sử dụng vào các mục đích khác theo quy định tại Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 (sau đây gọi chung là Luật Nhà ở), bao gồm:
a) Nhà chung cư thương mại;
b) Nhà chung cư xã hội, trừ nhà chung cư quy định tại Khoản 2 Điều này;
c) Nhà chung cư phục vụ tái định cư;
d) Nhà chung cư cũ thuộc sở hữu nhà nước đã được cải tạo, xây dựng lại.
2. Khuyến khích áp dụng các quy định của Quy chế này đối với nhà chung cư cũ thuộc sở hữu nhà nước mà chưa được cải tạo, xây dựng lại. Đối với nhà chung cư xã hội chỉ để cho học sinh, sinh viên và công nhân ở theo hình thức tập thể nhiều người trong một phòng thì không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.
1. Chủ đầu tư dự án xây dựng nhà chung cư; chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; Ban quản trị nhà chung cư; đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.
2. Cơ quan quản lý nhà nước có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.
3. Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Nhà chung cư là nhà ở được quy định tại Khoản 3 Điều 3 của Luật Nhà ở.
2. Tòa nhà chung cư là một khối nhà chung cư (có một hoặc một số đơn nguyên) được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
3. Cụm nhà chung cư là tập hợp từ hai tòa nhà chung cư trở lên được xây dựng trên một khu đất theo quy hoạch, hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và có cùng hình thức một chủ sở hữu hoặc nhiều chủ sở hữu.
4. Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.
5. Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.
6. Chủ đầu tư dự án xây dựng nhà chung cư là chủ sở hữu vốn hoặc tổ chức, cá nhân được giao quản lý, sử dụng vốn để thực hiện dự án đầu tư xây dựng nhà ở, trong đó có nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và pháp luật có liên quan (sau đây gọi chung là chủ đầu tư).
7. Chủ sở hữu nhà chung cư là chủ sở hữu căn hộ và chủ sở hữu diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư.
8. Người sử dụng nhà chung cư là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
9. Đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ, mỗi phần diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư hoặc người sử dụng hợp pháp nếu chủ sở hữu không sử dụng và có ủy quyền hợp pháp (sau đây gọi chung là đại diện chủ sở hữu căn hộ).
10. Nhà chung cư có một chủ sở hữu là nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu đối với toàn bộ nhà chung cư và không có phân chia phần sở hữu chung, phần sở hữu riêng.
11. Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu là nhà chung cư có từ hai chủ sở hữu trở lên, trong đó có phần sở hữu riêng của mỗi chủ sở hữu và có phần sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu.
12. Phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư là phần diện tích, các hệ thống thiết bị, hệ thống hạ tầng kỹ thuật được quy định tại Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở nhưng thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu tòa nhà chung cư.
13. Phần sở hữu chung của khu căn hộ là phần diện tích, các hệ thống thiết bị quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở nhưng chỉ thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu khu căn hộ.
14. Phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại là phần diện tích, các hệ thống thiết bị quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở nhưng chỉ thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của chủ sở hữu khu chức năng này.
15. Phần sở hữu chung của cụm nhà chung cư là phần diện tích, các công trình, hệ thống thiết bị, hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu cụm nhà chung cư, bao gồm bể nước, máy phát điện, bể phốt, máy bơm nước, sân vườn công cộng (nếu có) và các công trình, thiết bị khác được xây dựng, lắp đặt theo thiết kế được phê duyệt để sử dụng chung cho nhiều tòa nhà nhập vào cụm nhà chung cư.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý, sử dụng nhà chung cư
1. Nhà chung cư phải được sử dụng đúng công năng, mục đích thiết kế và nội dung dự án được phê duyệt.
2. Việc quản lý, sử dụng nhà chung cư phải tuân thủ nội quy quản lý, sử dụng của từng nhà chung cư, quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và pháp luật có liên quan.
3. Việc đóng kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư với đơn vị quản lý vận hành trên cơ sở các quy định của pháp luật về nhà ở. Việc sử dụng kinh phí quản lý vận hành, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư phải bảo đảm đúng mục đích, công khai, minh bạch, theo đúng quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này; việc đóng góp các khoản phí, lệ phí trong quá trình sử dụng nhà chung cư phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
4. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành, kinh phí hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư và các khoản phí, lệ phí khác trong quá trình sử dụng nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và pháp luật có liên quan; phải chấp hành nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư, quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và pháp luật có liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư.
5. Ban quản trị nhà chung cư thay mặt cho các chủ sở hữu, người đang sử dụng để thực hiện các quyền và trách nhiệm liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này; trường hợp nhà chung cư không bắt buộc phải thành lập Ban quản trị theo quy định của Luật Nhà ở thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng tự thỏa thuận phương án quản lý nhà chung cư.
6. Các tranh chấp, khiếu nại liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư được giải quyết theo quy định của Luật Nhà ở, Quy chế này và pháp luật có liên quan.
7. Mọi hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư phải được xử lý kịp thời, nghiêm minh theo quy định của pháp luật.Bổ sung
NỘI DUNG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Điều 5. Lập, bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư
1. Chủ sở hữu nhà chung cư phải lập và lưu trữ hồ sơ về nhà ở theo quy định tại Điều 76 và Điều 77 của Luật Nhà ở.
2. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ nhà chung cư; hồ sơ này bao gồm:
a) Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm hồ sơ pháp lý của dự án và hồ sơ hoàn công theo quy định của pháp luật về xây dựng; đối với nhà chung cư không còn hồ sơ pháp lý, hồ sơ hoàn công thì phải lập hồ sơ đo vẽ lại nhà chung cư (sau đây gọi chung là hồ sơ dự án được duyệt);
b) Quy trình bảo trì nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt theo quy định của pháp luật về xây dựng;
c) Quy trình bảo trì các thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư do nhà cung cấp thiết bị lập;
d) Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (bao gồm chỗ để xe thuộc sở hữu chung, chỗ để xe ô tô) và khu vực để xe công cộng.
3. Việc lưu trữ hồ sơ nhà chung cư quy định tại Khoản 2 Điều này được quy định như sau:
a) Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều này; trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị) có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao 02 bộ hồ sơ sao y từ bản chính quy định tại Khoản 2 Điều này cho Ban quản trị nhà chung cư;
b) Sau khi nhận bàn giao hồ sơ nhà chung cư, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ này; trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư phải cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao của chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư;
c) Trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm a Khoản này mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp quận) yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp quận phải kiểm tra, nếu chủ đầu tư chưa bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định thì phải có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ; trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp quận mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng nhà ở và buộc phải bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.
4. Trước khi bàn giao hồ sơ nhà chung cư, chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở; việc bàn giao thực tế hiện trường và bàn giao hồ sơ nhà chung cư phải lập thành biên bản có xác nhận của các bên.
Điều 6. Quản lý phần sở hữu riêng trong nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
1. Phần diện tích và các thiết bị thuộc sở hữu riêng của chủ sở hữu quy định tại Khoản 1 Điều 100 của Luật Nhà ở phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê mua căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư (sau đây gọi chung là hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
Kèm theo hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ, chủ đầu tư phải cung cấp bản vẽ theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này cho người mua, thuê mua.
2. Trường hợp ký hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành thì việc xác định phần diện tích, các thiết bị thuộc sở hữu riêng và việc cung cấp các bản vẽ kèm theo được thực hiện theo quy định của pháp luật về nhà ở tại thời điểm ký kết hợp đồng; trường hợp pháp luật về nhà ở không có quy định thì xác định theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ.
3. Chủ sở hữu nhà chung cư có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác quản lý phần sở hữu riêng của mình nhưng việc sử dụng phần sở hữu riêng này phải bảo đảm đúng công năng thiết kế, đúng mục đích đã được phê duyệt và không được làm ảnh hưởng đến phần sở hữu riêng của các chủ sở hữu khác hoặc phần sở hữu chung của nhà chung cư.
Điều 7. Quản lý phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
1. Phần diện tích và các hệ thống thiết bị thuộc sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư được xác định theo quy định tại Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở và phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ. Kèm theo hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ phải có danh mục phần sở hữu chung theo quy định của Luật Nhà ở; phần sở hữu chung của nhà chung cư phải được sử dụng đúng mục đích, đúng công năng thiết kế được phê duyệt.
2. Đối với công trình phục vụ cho sinh hoạt của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư mà thuộc diện phải bàn giao cho Nhà nước quản lý theo dự án được phê duyệt nhưng chưa bàn giao thì chủ đầu tư có trách nhiệm quản lý các công trình này; sau khi bàn giao cho Nhà nước thì đơn vị được Nhà nước giao quản lý chịu trách nhiệm quản lý, bảo trì và sử dụng theo đúng mục đích, công năng thiết kế được phê duyệt.
3. Đối với công trình phục vụ cho sinh hoạt của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư mà chủ đầu tư xây dựng để kinh doanh theo nội dung dự án được phê duyệt thì chủ đầu tư có quyền sở hữu và chịu trách nhiệm quản lý, bảo trì công trình này.
4. Đối với phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư có mục đích để ở thì các chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm cùng quản lý; nếu nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành thì giao cho đơn vị quản lý vận hành quản lý phần sở hữu này; trường hợp không thuộc diện phải có đơn vị quản lý vận hành thì hội nghị nhà chung cư quyết định giao cho Ban quản trị nhà chung cư hoặc giao cho đơn vị khác quản lý phần sở hữu chung này.
5. Đối với phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp thì thực hiện quản lý theo quy định sau đây:
a) Trường hợp không phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại với khu căn hộ thì các chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm cùng quản lý phần sở hữu chung này; việc quản lý vận hành phần sở hữu chung này được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều này;
b) Trường hợp phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại với khu căn hộ thì chủ sở hữu khu căn hộ có trách nhiệm quản lý phần sở hữu chung của khu căn hộ; việc quản lý vận hành phần sở hữu chung này được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều này. Đối với phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại thì do đơn vị quản lý vận hành quản lý, nếu nhà chung cư không phải có đơn vị quản lý vận hành thì do chủ sở hữu khu chức năng này thực hiện quản lý.
Đối với phần sở hữu chung của cả tòa nhà thì các chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm cùng quản lý; việc quản lý vận hành phần sở hữu chung này được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều này.
6. Đối với nhà sinh hoạt cộng đồng của tòa nhà chung cư thì do các chủ sở hữu hoặc Ban quản trị (nếu nhà chung cư có Ban quản trị) hoặc đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện quản lý theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
7. Đối với phần sở hữu chung của cụm nhà chung cư thì Ban quản trị của cụm nhà chung cư thay mặt các chủ sở hữu để quản lý phần sở hữu chung này.
8. Trường hợp ký hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành thì việc xác định phần sở hữu chung của nhà chung cư được thực hiện theo quy định của pháp luật về nhà ở tại thời điểm ký kết hợp đồng; trường hợp pháp luật về nhà ở không có quy định thì xác định theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ.
Điều 8. Quyền sở hữu và việc quản lý chỗ để xe của nhà chung cư
1. Chỗ để xe của nhà chung cư được xây dựng căn cứ vào tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng và hồ sơ thiết kế được duyệt. Chỗ để xe có thể được bố trí tại tầng hầm hoặc tại tầng một hoặc tại phần diện tích khác trong hoặc ngoài nhà chung cư và được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ; chỗ để xe phải được sử dụng đúng mục đích theo nội dung dự án được phê duyệt và theo đúng quy định tại Điều 101 của Luật Nhà ở.
2. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì chỗ để xe thuộc quyền sở hữu, quản lý của chủ sở hữu nhưng phải được sử dụng theo đúng nội dung dự án được phê duyệt, quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này. Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành thì do đơn vị quản lý vận hành thực hiện quản lý chỗ để xe này; nếu thuộc diện không phải có đơn vị quản lý vận hành thì chủ sở hữu tự quản lý hoặc thuê đơn vị khác thực hiện quản lý chỗ để xe này.
3. Đối với chỗ để xe thuộc sở hữu chung theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 101 của Luật Nhà ở thì do đơn vị quản lý vận hành thực hiện quản lý; trường hợp nhà chung cư không phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng thuộc diện phải có Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở thì hội nghị nhà chung cư quyết định giao cho Ban quản trị hoặc đơn vị khác thay mặt các chủ sở hữu để quản lý chỗ để xe này; nếu nhà chung cư không phải có đơn vị quản lý vận hành và không có Ban quản trị thì các chủ sở hữu thống nhất tự tổ chức quản lý hoặc thuê đơn vị khác thực hiện quản lý chỗ để xe này.
4. Đối với chỗ để xe ô tô dành cho các chủ sở hữu nhà chung cư quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 101 của Luật Nhà ở thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Người mua, thuê mua căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư (sau đây gọi chung là người mua căn hộ) quyết định mua hoặc thuê chỗ để xe ô tô dành cho các chủ sở hữu nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở.
Trường hợp nhà chung cư có đủ chỗ để xe ô tô dành cho mỗi căn hộ và người mua căn hộ có nhu cầu mua hoặc thuê chỗ để xe này thì chủ đầu tư phải giải quyết bán hoặc cho thuê chỗ để xe này nhưng phải bảo đảm nguyên tắc mỗi chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư không được mua, thuê vượt quá số lượng chỗ để xe được thiết kế, xây dựng theo dự án được duyệt dành cho một căn hộ hoặc một phần diện tích thuộc sở hữu riêng trong nhà chung cư;
b) Trường hợp nhà chung cư không có đủ chỗ để xe ô tô dành cho mỗi căn hộ thì chủ đầu tư giải quyết bán, cho thuê chỗ để xe này trên cơ sở thỏa thuận của những người mua căn hộ với nhau; trường hợp những người mua căn hộ không thỏa thuận được thì chủ đầu tư giải quyết theo phương thức bốc thăm để được mua, thuê chỗ để xe này;
c) Việc mua bán, cho thuê chỗ để xe ô tô quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này có thể ghi chung trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc lập một hợp đồng riêng; tiền thuê chỗ để xe được trả hàng tháng hoặc theo định kỳ, tiền mua chỗ để xe được trả một lần hoặc trả chậm, trả dần theo thỏa thuận của các bên. Trường hợp thuê chỗ để xe thì trách nhiệm đóng kinh phí quản lý vận hành, đóng phí trông giữ xe do các bên thỏa thuận trong hợp đồng thuê chỗ để xe; trường hợp mua chỗ để xe thì người mua phải đóng kinh phí quản lý vận hành, đóng phí trông giữ xe theo quy định của pháp luật và theo thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ;
d) Người mua chỗ để xe ô tô nếu có nhu cầu chuyển nhượng hoặc cho thuê chỗ để xe này thì chỉ được chuyển nhượng, cho thuê cho các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư đó hoặc chuyển nhượng lại cho chủ đầu tư;
đ) Trường hợp người mua, thuê mua căn hộ không mua chỗ để xe ô tô quy định tại Khoản này thì các bên phải ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ là phần diện tích này thuộc quyền sở hữu và quản lý của chủ đầu tư, chủ đầu tư không được tính chi phí đầu tư xây dựng chỗ để xe này vào giá bán, giá thuê mua căn hộ; trường hợp người mua, thuê mua căn hộ mua, thuê chỗ để xe ô tô thì chủ đầu tư phải tính riêng giá mua, thuê chỗ để xe với giá mua, thuê mua căn hộ;
e) Chỗ để xe ô tô quy định tại Khoản này do đơn vị quản lý vận hành thực hiện quản lý; trường hợp nhà chung cư không phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì các chủ sở hữu tự quản lý hoặc thuê đơn vị khác quản lý chỗ để xe này.
5. Việc quản lý chỗ để xe công cộng của nhà chung cư (chỗ để xe dành cho các đối tượng không phải là chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư) được thực hiện theo quy định sau đây:
a) Trường hợp chủ sở hữu khu chức năng văn phòng, dịch vụ, thương mại mua chỗ để xe công cộng của chủ đầu tư thì chủ sở hữu khu chức năng này có trách nhiệm quản lý;
b) Trường hợp thuộc sở hữu của chủ đầu tư thì chủ đầu tư có trách nhiệm quản lý; nếu chủ sở hữu khu chức năng văn phòng, dịch vụ, thương mại thuê của chủ đầu tư thì việc quản lý chỗ để xe này được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê chỗ để xe;
c) Trường hợp chỗ để xe công cộng do Nhà nước quản lý theo hồ sơ dự án được phê duyệt thì đơn vị được Nhà nước giao quản lý có trách nhiệm quản lý chỗ để xe này.
6. Tổ chức, cá nhân sở hữu chỗ để xe theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều này có trách nhiệm đóng kinh phí quản lý vận hành và thực hiện bảo trì chỗ để xe này; trường hợp thuê chỗ để xe thì trách nhiệm bảo trì chỗ để xe được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê chỗ để xe.
Điều 9. Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư
1. Các nhà chung cư thuộc phạm vi áp dụng của Quy chế này đều phải có Bản nội quy quản lý, sử dụng với các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều này và tuân thủ theo mẫu quy định tại phụ lục số 01 ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Quy định áp dụng đối với chủ sở hữu, người sử dụng, người tạm trú và khách ra vào nhà chung cư;
b) Các hành vi bị nghiêm cấm trong sử dụng nhà chung cư và việc xử lý các hành vi vi phạm nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;
c) Quy định về việc sử dụng phần sở hữu chung của nhà chung cư;
d) Quy định về việc sửa chữa các hư hỏng, thay đổi thiết bị trong phần sở hữu riêng và việc xử lý khi có sự cố nhà chung cư;
đ) Quy định về phòng, chống cháy nổ trong nhà chung cư;
e) Quy định về việc công khai các thông tin có liên quan đến việc sử dụng nhà chung cư;
g) Quy định về các nghĩa vụ của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư;
h) Các quy định khác tùy thuộc vào đặc điểm của từng nhà chung cư.
3. Trường hợp chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì chủ đầu tư có trách nhiệm xây dựng Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này, đính kèm hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ và công bố công khai Bản nội quy này tại khu vực nhà sinh hoạt cộng đồng, sảnh thang và khu vực lễ tân của tòa nhà chung cư.
4. Khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì hội nghị có thể xem xét, sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư do chủ đầu tư lập nhưng các nội dung sửa đổi, bổ sung không được trái với quy định của pháp luật về nhà ở và quy định của Quy chế này. Sau khi họp hội nghị nhà chung cư lần đầu, Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị có trách nhiệm công khai Bản nội quy này tại khu vực nhà sinh hoạt cộng đồng, sảnh thang và khu vực lễ tân của tòa nhà chung cư.
Điều 10. Quản lý vận hành nhà chung cư
1. Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:
a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;
c) Các công việc khác có liên quan.
2. Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 105 của Luật Nhà ở thì tất cả các công việc quy định tại Khoản 1 Điều này phải do đơn vị quản lý vận hành thực hiện; chủ sở hữu, người sử dụng không được thuê riêng các dịch vụ khác nhau để thực hiện quản lý vận hành. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện các công việc quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý vận hành theo nội dung hợp đồng dịch vụ đã ký kết với Ban quản trị nhà chung cư.
1. Hoạt động bảo trì nhà chung cư bao gồm việc kiểm tra, quan trắc, kiểm định chất lượng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa định kỳ và sửa chữa lớn phần xây dựng nhà chung cư; kiểm tra, duy trì hệ thống an toàn phòng cháy, chữa cháy; thay thế các linh kiện hoặc các thiết bị sử dụng chung của tòa nhà, cụm nhà chung cư.
2. Chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm bảo trì phần sở hữu riêng và đóng góp kinh phí để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này.
Trường hợp có hư hỏng phần sở hữu riêng mà ảnh hưởng đến các chủ sở hữu khác thì chủ sở hữu có trách nhiệm sửa chữa các hư hỏng đó, nếu chủ sở hữu không thực hiện sửa chữa thì đơn vị quản lý vận hành hoặc người được giao quản lý nhà chung cư được tạm ngừng hoặc đề nghị đơn vị cung cấp dịch vụ tạm ngừng cung cấp dịch vụ điện, nước sinh hoạt đối với phần sở hữu riêng này; trường hợp có hư hỏng phần sở hữu chung trong khu vực thuộc sở hữu riêng thì chủ sở hữu phần sở hữu riêng có trách nhiệm tạo điều kiện và hỗ trợ đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, đơn vị thi công sửa chữa các hư hỏng này.
3. Việc bảo trì phần xây dựng nhà chung cư phải do đơn vị có năng lực theo quy định của pháp luật về xây dựng thực hiện; việc bảo trì các hệ thống thiết bị của nhà chung cư phải do đơn vị có năng lực tương ứng với công việc bảo trì thực hiện. Trường hợp đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có năng lực bảo trì thì có thể thuê đơn vị này thực hiện bảo trì.
4. Trong thời gian chưa tổ chức họp hội nghị nhà chung cư lần đầu, việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư được thực hiện theo quy trình bảo trì quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này.
5. Sau khi đã tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu phải thực hiện theo quy trình bảo trì quy định tại Điểm b, Điểm c Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này và kế hoạch bảo trì hàng năm do hội nghị nhà chung cư thông qua theo quy định của Quy chế này; trường hợp có hư hỏng đột xuất hoặc hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn thì Ban quản trị nhà chung cư quyết định việc bảo trì theo quy định của Quy chế này và pháp luật có liên quan nhưng phải báo cáo hội nghị nhà chung cư tại cuộc họp gần nhất.
6. Việc thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại Mục 4 Chương III của Quy chế này.
TỔ CHỨC VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Điều 12. Hội nghị nhà chung cư
1. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư.
2. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
3. Hội nghị nhà chung cư có quyền quyết định các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở và quy định tại Quy chế này.
Điều 13. Hội nghị nhà chung cư lần đầu
1. Điều kiện để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:
a) Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán); trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;
b) Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán) và có tối thiểu 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.
2. Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:
a) Đối với hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự; trường hợp triệu tập hội nghị lần đầu mà không đủ 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự thì triệu tập hội nghị lần thứ hai khi có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Nếu triệu tập hội nghị lần thứ hai mà không có đủ số người tham dự theo quy định tại Điểm này thì chủ đầu tư đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp phường) tổ chức hội nghị theo quy định tại Khoản 5 Điều này;
b) Đối với hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải có đủ số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này tham dự; trường hợp triệu tập hội nghị lần đầu mà không đủ số người tham dự theo quy định thì triệu tập hội nghị lần thứ hai khi có tối thiểu 50% số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tham dự; nếu triệu tập hội nghị lần thứ hai mà không đủ số người tham dự thì đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị theo quy định tại khoản 5 Điều này, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định tại Điểm c Khoản này;
c) Trường hợp tòa nhà chung cư trong cụm không có đủ số người tham dự hội nghị cụm nhà chung cư sau khi triệu tập lần thứ hai theo quy định tại Điểm b Khoản này thì các chủ sở hữu tòa nhà này có thể tổ chức hội nghị nhà chung cư để thành lập Ban quản trị tòa nhà riêng theo quy định tại Điểm a Khoản này.
3. Chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị nhà chung cư chính thức. Nội dung chuẩn bị tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm các công việc sau đây:
a) Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền hợp pháp;
b) Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư;
c) Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);
d) Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, đề xuất tên gọi của Ban quản trị theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 23 của Quy chế này, đề xuất danh sách, số lượng thành viên Ban quản trị, dự kiến Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư thuộc diện phải có Ban quản trị);
đ) Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì cần chuẩn bị thêm các nội dung, bao gồm đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành và không ủy thác cho đơn vị khác quản lý vận hành; trường hợp nhà chung cư phải có Ban quản trị thì phải đề xuất mô hình hoạt động của Ban quản trị, dự thảo quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
e) Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu spa, siêu thị và các dịch vụ khác (nếu có);
g) Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo hội nghị nhà chung cư lần đầu.
4. Hội nghị nhà chung cư lần đầu quyết định các nội dung sau đây:
a) Quy chế họp hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);
b) Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư có thành lập Ban quản trị);
c) Sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);
d) Các nội dung quy định tại Điểm đ Khoản 3 Điều này; riêng đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở quy định của Quy chế này và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành;
đ) Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;
e) Các nội dung khác có liên quan.
5. Ủy ban nhân dân cấp phường có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng và đã có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này nhưng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị nhà chung cư và có đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị;
b) Chủ đầu tư đã tổ chức để họp hội nghị nhà chung cư nhưng không có đủ số người tham dự hội nghị theo quy định tại Khoản 2 Điều này và chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị.
6. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc nhận được văn bản đề nghị của chủ đầu tư theo quy định tại Khoản 5 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp phường có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Kết quả của hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như hội nghị nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức.
Điều 14. Hội nghị nhà chung cư bất thường
1. Hội nghị nhà chung cư bất thường được tổ chức khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường;
b) Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;
c) Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 26 của Quy chế này hoặc bầu thay thế thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều 26 của Quy chế này;
d) Ban quản trị nhà chung cư đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
đ) Các trường hợp khác khi có đơn đề nghị của trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
2. Điều kiện về số lượng người tham dự hội nghị tòa nhà chung cư bất thường được quy định như sau:
a) Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư để quyết định một trong các vấn đề quy định tại các Điểm a, b, c hoặc d Khoản 1 Điều này thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;
b) Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều này thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư bất thường tham dự.
3. Điều kiện về số lượng người tham dự hội nghị cụm nhà chung cư bất thường được quy định như sau:
a) Trường hợp họp hội nghị cụm nhà chung cư để bầu Trưởng ban hoặc bầu mới toàn bộ Ban quản trị cụm nhà chung cư hoặc quyết định nội dung quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều này thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư tham dự.
Trong trường hợp tại mỗi một tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng mà có tòa nhà đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành của tòa nhà thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà đó tham dự và chỉ tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà này để quyết định;
b) Trường hợp bầu thay thế Phó ban quản trị hoặc các thành viên Ban quản trị là đại diện của tòa nhà trong cụm nhà chung cư thì chỉ tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà này để bầu thành viên khác thay thế; hội nghị của tòa nhà được tổ chức họp để bầu người thay thế khi có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà đó tham dự;
c) Trường hợp tổ chức hội nghị cụm nhà chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều này thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp hội nghị cụm nhà chung cư bất thường tham dự.
4. Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
5. Ủy ban nhân dân cấp phường có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bất thường để quyết định một trong các nội dung quy định tại các Điểm a, b hoặc c Khoản 1 Điều này khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Ban quản trị nhà chung cư đã tổ chức hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bất thường nhưng không có đủ số người tham dự theo quy định tại Điểm a Khoản 2 hoặc Điểm a Khoản 3 Điều này và có văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư;
b) Có đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường để quyết định một trong các nội dung quy định tại các Điểm a, b hoặc c Khoản 1 Điều này nhưng Ban quản trị nhà chung cư không tổ chức hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bất thường.
6. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị hoặc nhận được đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ quy định tại Khoản 5 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp phường có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường. Kết quả của hội nghị nhà chung cư bất thường do Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như hội nghị nhà chung cư do Ban quản trị nhà chung cư tổ chức quy định tại Điều này.
Điều 15. Hội nghị nhà chung cư thường niên
1. Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất. Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư thường niên có các nội dung sau đây:
a) Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;
b) Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau;
c) Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;
d) Quyết định các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở (nếu có).
2. Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư mà kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:
a) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư;
b) Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;
c) Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 26 của Quy chế này hoặc bầu thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều 26 của Quy chế này.
3. Đối với hội nghị cụm nhà chung cư thường niên mà kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc quyết định các vấn đề quy định tại Điểm b, Điểm d Khoản 1 Điều 14 của Quy chế này thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.
4. Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; Ban quản trị có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho cuộc họp hội nghị chính thức.
5. Trong trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoản 2 Điều này thì Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định tại Khoản 5, Khoản 6 Điều 14 của Quy chế này.
6. Trường hợp qua giám sát, thảo luận tại hội nghị nhà chung cư mà chủ sở hữu nhà chung cư phát hiện hành vi vi phạm về tài chính của Ban quản trị, thành viên Ban quản trị nhà chung cư thì tùy theo mức độ vi phạm, hội nghị nhà chung cư có thể quyết định bãi miễn một, một số hoặc toàn bộ thành viên Ban quản trị nhà chung cư và bầu thay thế các thành viên khác theo quy định tại Khoản 2 hoặc Khoản 3 và Khoản 5 Điều này; nếu người có hành vi vi phạm thuộc diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự thì hội nghị nhà chung cư thông qua quyết định đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp cần thiết, hội nghị nhà chung cư quyết định lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị có chuyên môn để kiểm tra sổ sách và việc thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; trường hợp thuê đơn vị chuyên môn thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư phải đóng góp kinh phí để thanh toán chi phí cho đơn vị này theo thỏa thuận.
Điều 16. Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư
1. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường nơi có nhà chung cư tham dự.
2. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:
a) Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường;
b) Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường và hội nghị nhà chung cư thường niên thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường.
3. Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo đơn vị căn hộ và được quy định như sau:
a) Mỗi căn hộ trong nhà chung cư tương ứng với một phiếu biểu quyết;
b) Đối với phần diện tích khác trong nhà chung cư không phải là căn hộ thì mỗi phần diện tích sàn xây dựng tương đương với diện tích sàn xây dựng của căn hộ lớn nhất theo thiết kế được phê duyệt tại nhà chung cư đó có một phiếu biểu quyết.
4. Mọi quyết định của hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu; nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư.
Mục 2. BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ
Điều 17. Ban quản trị nhà chung cư
1. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà phải thành lập Ban quản trị theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động theo mô hình quy định tại Khoản 1 Điều 18 của Quy chế này; Ban quản trị do hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bầu để thực hiện các quyền và trách nhiệm quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 41 của Quy chế này.
2. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà có dưới 20 căn hộ thì hội nghị nhà chung cư quyết định thành lập Ban quản trị hoặc không thành lập Ban quản trị. Trường hợp thành lập Ban quản trị nhà chung cư thì nguyên tắc hoạt động và mô hình tổ chức của Ban quản trị được quy định như sau:
a) Trường hợp nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Ban quản trị nhà chung cư không có tư cách pháp nhân, không có con dấu; Ban quản trị hoạt động theo mô hình quy định tại Khoản 3 Điều 18 và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại Khoản 2 Điều 41 của Quy chế này;
b) Trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì mô hình và nguyên tắc hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Ban quản trị nhà chung cư quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm và được bầu lại tại hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp họp hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Ban quản trị.
4. Các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư nếu vượt quá quyền hạn quy định tại Điều 41 của Quy chế này thì không có giá trị pháp lý; trường hợp gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân thì các thành viên Ban quản trị phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.
5. Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư không được thuê người lao động, không được thành lập các bộ phận trực thuộc; trường hợp nhà chung cư không yêu cầu phải có đơn vị quản lý vận hành thì Ban quản trị được thuê các dịch vụ riêng biệt để quản lý vận hành nhà chung cư. Các thành viên Ban quản trị nhà chung cư chịu trách nhiệm thực hiện các công việc theo phân công tại quy chế hoạt động của Ban quản trị.
6. Ban quản trị nhà chung cư có kinh phí hoạt động do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp hàng năm trên cơ sở quyết định của hội nghị nhà chung cư; kinh phí này được ghi rõ trong quy chế hoạt động của Ban quản trị và được quản lý thông qua một tài khoản hoạt động của Ban quản trị; Ban quản trị nhà chung cư phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên.
7. Mức thù lao của các thành viên Ban quản trị nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp theo quyết định của hội nghị nhà chung cư trên cơ sở điều kiện cụ thể của từng tòa nhà, cụm nhà chung cư và từng địa phương, trừ trường hợp thành viên Ban quản trị từ chối nhận thù lao.
Trường hợp nhà chung cư có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này thì chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư có trách nhiệm đóng thù lao qua đơn vị này để chi trả cho các thành viên Ban quản trị; khoản tiền này không phải hạch toán vào hoạt động kinh doanh của đơn vị quản lý vận hành. Nếu nhà chung cư không có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này thì thù lao này do Ban quản trị nhà chung cư thu và chi trả cho từng thành viên.
Điều 18. Mô hình Ban quản trị nhà chung cư
1. Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Hội nghị nhà chung cư quyết định mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư.
2. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Hợp tác xã. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Việc biểu quyết và ghi biên bản cuộc họp của Ban quản trị nhà chung cư phải tuân thủ quy định tại Điều 25 của Quy chế này.
3. Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình tự quản; các thành viên Ban quản trị tự thống nhất phân công thực hiện các quyền và trách nhiệm quy định tại Khoản 2 Điều 41 của Quy chế này.
Điều 19. Yêu cầu đối với thành viên Ban quản trị nhà chung cư
1. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành viên Ban quản trị nhà chung cư phải là chủ sở hữu đang sử dụng nhà chung cư đó; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành viên Ban quản trị là đại diện của chủ sở hữu và người đang sử dụng nhà chung cư đó. Các thành viên Ban quản trị nhà chung cư là người có sức khỏe, không có tiền án, tiền sự; ưu tiên lựa chọn những người có kiến thức, kinh nghiệm về xây dựng, kiến trúc, tài chính, pháp luật tham gia Ban quản trị nhà chung cư.
2. Các thành viên Ban quản trị nhà chung cư phải tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức về quản lý, sử dụng nhà chung cư do cơ sở đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư tổ chức theo quy định của Bộ Xây dựng.
Điều 20. Số lượng, thành phần Ban quản trị nhà chung cư
1. Số lượng thành viên Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư quyết định nhưng phải tuân thủ các quy định sau đây:
a) Đối với Ban quản trị của tòa nhà chung cư thì có số lượng từ 03 đến 05 thành viên;
b) Đối với Ban quản trị của cụm nhà chung cư thì có số lượng từ 06 đến 25 thành viên, trong đó mỗi tòa nhà trong cụm có số lượng từ 03 đến 05 thành viên.
2. Thành phần Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được quy định như sau:
a) Ban quản trị của tòa nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.
Trường hợp chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư thì đại diện của chủ đầu tư có thể được hội nghị nhà chung cư bầu làm Trưởng ban quản trị nhà chung cư; trường hợp không được bầu làm Trưởng ban thì được tham gia làm Phó ban quản trị nhà chung cư;
b) Ban quản trị của cụm nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban; mỗi tòa nhà trong cụm tổ chức họp để cử 01 hoặc 02 đại diện làm Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.
Trường hợp chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong cụm nhà chung cư thì đại diện của chủ đầu tư có thể được hội nghị cụm nhà chung cư bầu làm Trưởng ban quản trị cụm nhà chung cư. Mỗi tòa nhà trong cụm nhà chung cư mà chủ đầu tư còn sở hữu diện tích thì chủ đầu tư được cử đại diện tham gia làm Phó Ban quản trị của cụm, trừ trường hợp đại diện chủ đầu tư của tòa nhà đó được bầu làm Trưởng ban quản trị của cụm nhà chung cư.
3. Thành phần Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.
Điều 21. Tách, nhập Ban quản trị nhà chung cư
1. Việc tách, nhập Ban quản trị nhà chung cư quy định tại Điều này chỉ áp dụng đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và đã thành lập Ban quản trị.
2. Việc tách Ban quản trị của cụm nhà chung cư được quy định như sau:
a) Trường hợp đại diện các chủ sở hữu căn hộ của tòa nhà trong cụm nhà chung cư có nhu cầu tách khỏi cụm nhà này để thành lập Ban quản trị của tòa nhà riêng thì phải tổ chức hội nghị của tòa nhà để lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư; nếu có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà này đồng ý (thông qua biên bản đề nghị tập thể) thì thành viên Ban quản trị là đại diện của tòa nhà này gửi biên bản đề nghị tập thể đến Ban quản trị cụm nhà chung cư.
Sau khi gửi biên bản đề nghị cho Ban quản trị cụm nhà chung cư biết, các chủ sở hữu của tòa nhà đề nghị tách khỏi cụm thống nhất cử ban tổ chức lâm thời để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu theo quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 13 của Quy chế này; việc bầu, xác định thành phần, số lượng và mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại Mục này. Đại diện của tòa nhà đang là thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư sẽ không được công nhận là thành viên Ban quản trị của cụm nhà này sau khi Ban quản trị tòa nhà chung cư được thành lập;
b) Trường hợp tòa nhà chung cư tách khỏi cụm mà đại diện của tòa nhà này đang là Trưởng ban quản trị của cụm nhà chung cư thì sau khi Ban quản trị của tòa nhà được thành lập, Ban quản trị cụm nhà chung cư phải tổ chức họp hội nghị cụm nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Trưởng ban quản trị cụm nhà chung cư theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này;
c) Trường hợp đại diện chủ sở hữu căn hộ các tòa nhà trong cụm có nhu cầu tách thành các Ban quản trị của từng tòa nhà riêng biệt thì sau khi các tòa nhà tổ chức hội nghị tòa nhà chung cư để có biên bản đề nghị tập thể theo quy định tại Điểm a Khoản này, Ban quản trị cụm nhà chung cư phải tổ chức họp để thống nhất cách thức bàn giao hồ sơ, kinh phí bảo trì của từng tòa nhà cho các Ban quản trị tòa nhà mới sau khi được thành lập.
Sau khi đại diện của tòa nhà gửi biên bản đề nghị tập thể đến Ban quản trị cụm nhà chung cư, các tòa nhà tiến hành tổ chức hội nghị của tòa nhà chung cư theo quy định tại Điểm a Khoản này;
d) Thủ tục công nhận Ban quản trị nhà chung cư quy định tại Khoản này được thực hiện theo quy định tại Điều 22 của Quy chế này.
3. Việc nhập Ban quản trị tòa nhà vào Ban quản trị cụm nhà chung cư được quy định như sau:
a) Trường hợp các tòa nhà chung cư đã có Ban quản trị đang hoạt động độc lập và có đủ điều kiện để thành lập cụm nhà chung cư theo quy định của Quy chế này thì các Ban quản trị tòa nhà này phải tổ chức họp để thống nhất thành lập Ban quản trị cụm nhà chung cư; biên bản họp phải nêu rõ phương án nhập Ban quản trị cụm nhà chung cư, việc chuyển giao hồ sơ của tòa nhà, hồ sơ hoạt động của Ban quản trị và các khoản kinh phí đang do các Ban quản trị tòa nhà quản lý.
Ban quản trị từng tòa nhà phải tổ chức họp lấy ý kiến của các chủ sở hữu tòa nhà; nếu có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của mỗi tòa nhà đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư (thông qua biên bản đề nghị tập thể) thì các Ban quản trị của các tòa nhà này có trách nhiệm phối hợp để tổ chức hội nghị cụm nhà chung cư lần đầu. Việc họp hội nghị cụm nhà chung cư lần đầu phải tuân thủ các quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 và Điều 26 của Quy chế này;
b) Trường hợp tòa nhà chung cư đã có Ban quản trị đang hoạt động độc lập mà có nhu cầu nhập vào Ban quản trị của cụm nhà chung cư đã được thành lập thì Ban quản trị tòa nhà và Ban quản trị cụm nhà chung cư phải tổ chức họp và có biên bản thống nhất về việc nhập Ban quản trị tòa nhà vào Ban quản trị cụm nhà chung cư.
Sau khi có biên bản thống nhất thì Ban quản trị cụm nhà chung cư phải tổ chức họp lấy ý kiến của các chủ sở hữu trong cụm nhà chung cư, Ban quản trị của tòa nhà phải tổ chức họp lấy ý kiến của các chủ sở hữu của tòa nhà đó; nếu có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư và 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà chung cư đồng ý nhập vào cụm nhà chung cư (thông qua biên bản thống nhất tập thể) thì Ban quản trị tòa nhà này phải tổ chức họp hội nghị tòa nhà để cử đại diện tham gia vào Ban quản trị cụm nhà chung cư.
Số lượng, thành phần đại diện của tòa nhà tham gia vào Ban quản trị cụm nhà chung cư được xác định như đối với các tòa nhà khác trong cụm nhà chung cư này; trường hợp có đại diện của chủ đầu tư đang là Phó ban quản trị của tòa nhà thì đại diện này được tham gia làm Phó ban quản trị của cụm nhà chung cư;
c) Thủ tục công nhận Ban quản trị của cụm nhà chung cư quy định tại Khoản này được thực hiện theo quy định tại Điều 22 của Quy chế này.
4. Việc bàn giao, quản lý hồ sơ liên quan đến tòa nhà, hồ sơ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư và bàn giao các khoản kinh phí có liên quan đối với trường hợp quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều này được thực hiện như sau:
a) Đối với trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị tòa nhà mới có văn bản đề nghị, Ban quản trị cụm nhà chung cư có trách nhiệm bàn giao hồ sơ và toàn bộ các khoản kinh phí có liên quan đến tòa nhà đã tách khỏi cụm sang cho Ban quản trị mới của tòa nhà quản lý theo quy định;
b) Đối với trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị cụm nhà chung cư mới có văn bản đề nghị, Ban quản trị của tòa nhà có trách nhiệm bàn giao hồ sơ của tòa nhà, hồ sơ hoạt động của Ban quản trị và chuyển giao toàn bộ các khoản kinh phí có liên quan của tòa nhà này sang cho Ban quản trị cụm nhà chung cư quản lý theo quy định;
c) Ban quản trị tòa nhà chung cư hoặc cụm nhà chung cư có văn bản đề nghị kèm theo bản sao có chứng thực quyết định công nhận của Ủy ban nhân dân cấp quận gửi tổ chức tín dụng nơi đang quản lý kinh phí bảo trì của cụm nhà hoặc tòa nhà chung cư đề nghị chuyển kinh phí này sang cho Ban quản trị mới quản lý;
d) Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị quy định tại Điểm c Khoản này, tổ chức tín dụng đang quản lý kinh phí có trách nhiệm chuyển toàn bộ số kinh phí còn lại theo quy định tại Điểm a, Điểm b Khoản này cho Ban quản trị mới; việc bàn giao hồ sơ hoạt động của Ban quản trị và chuyển giao các khoản kinh phí quy định tại Khoản này phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên có liên quan; việc quản lý, sử dụng các khoản kinh phí sau khi bàn giao cho Ban quản trị nhà chung cư mới được thực hiện theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này.
Điều 22. Thủ tục công nhận và thông báo hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư
1. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày được hội nghị nhà chung cư bầu (bao gồm trường hợp bầu Ban quản trị lần đầu; bầu Ban quản trị khi hết nhiệm kỳ hoặc khi bị bãi miễn, thay thế; bầu Ban quản trị mới khi tách, nhập Ban quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị nhà chung cư), Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị quy định tại Điều 23 của Quy chế này tại Ủy ban nhân dân cấp quận nơi có nhà chung cư.
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp quận có trách nhiệm kiểm tra và ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư; trường hợp Ủy ban nhân dân cấp quận đã ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị thì phải thu hồi Quyết định này trước khi giao Quyết định công nhận mới cho Ban quản trị nhà chung cư.
3. Nội dung Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư bao gồm:
a) Tên Ban quản trị và mô hình hoạt động của Ban quản trị;
b) Số lượng thành viên Ban quản trị;
c) Họ, tên và chức danh Trưởng ban, Phó ban quản trị;
d) Nhiệm kỳ hoạt động của Ban quản trị;
đ) Trách nhiệm thi hành quyết định của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
4. Sau khi có Quyết định công nhận Ban quản trị của Ủy ban nhân dân cấp quận, Ban quản trị được công nhận có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị; trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký quản lý con dấu (tên Ban quản trị nhà chung cư khắc trên con dấu phải trùng với tên Ban quản trị đã được Ủy ban nhân dân cấp quận công nhận), trừ trường hợp Ban quản trị đã có con dấu và có tài khoản được lập theo quy định.
5. Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi được Ủy ban nhân dân cấp quận công nhận. Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi có con dấu được đăng ký theo quy định của pháp luật và có các tài khoản được lập theo quy định của Quy chế này.
Đối với Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu đã có con dấu, có tài khoản được lập theo quy định mà không thuộc trường hợp đổi tên Ban quản trị thì phải có văn bản thông báo cho tổ chức tín dụng nơi đã mở tài khoản kèm theo bản sao có chứng thực quyết định công nhận Ban quản trị để thực hiện các giao dịch với tổ chức tín dụng theo quy định.
Điều 23. Hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị nhà chung cư
1. Trường hợp thành lập Ban quản trị nhà chung cư lần đầu thì hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị bao gồm:
a) Văn bản đề nghị của Ban quản trị, trong đó nêu rõ tên Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua; nếu thành lập Ban quản trị của tòa nhà chung cư thì tên Ban quản trị được đặt theo tên hoặc số tòa nhà; nếu thành lập Ban quản trị của cụm nhà chung cư thì tên Ban quản trị do Hội nghị nhà chung cư quyết định;
b) Biên bản họp hội nghị nhà chung cư về việc bầu Ban quản trị;
c) Danh sách các thành viên Ban quản trị; họ tên Trưởng ban và Phó ban quản trị;
d) Quy chế hoạt động của Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua.
2. Trường hợp bầu lại Ban quản trị nhà chung cư khi hết nhiệm kỳ hoặc bầu Ban quản trị mới do bị bãi miễn theo quy định hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị thì hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị nhà chung cư bao gồm:
a) Văn bản đề nghị của Ban quản trị;
b) Bản gốc Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư;
c) Biên bản họp hội nghị nhà chung cư về việc bầu lại, bầu thay thế Ban quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị;
d) Danh sách Ban quản trị (bao gồm danh sách các thành viên Ban quản trị, vị trí Trưởng ban, Phó ban quản trị);
đ) Quy chế hoạt động của Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua (nếu có sửa đổi, bổ sung quy chế này).
3. Trường hợp tách Ban quản trị cụm nhà chung cư theo quy định tại Khoản 2 Điều 21 của Quy chế này thì hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị được quy định như sau:
a) Trường hợp đề nghị công nhận Ban quản trị của tòa nhà sau khi tách khỏi cụm nhà chung cư thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này kèm theo biên bản thống nhất tách khỏi cụm nhà chung cư của đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 21 của Quy chế này; trường hợp thuộc diện quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 21 của Quy chế này thì phải có thêm bản gốc Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư;
b) Trường hợp đề nghị công nhận Ban quản trị của cụm nhà chung cư sau khi có tòa nhà tách khỏi cụm thì hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị của Ban quản trị cụm nhà chung cư, bản gốc Quyết định công nhận Ban quản trị cụm nhà chung cư, danh sách các thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư còn lại (ghi rõ họ tên và vị trí của từng thành viên Ban quản trị); trường hợp phải bầu lại Trưởng ban quản trị cụm nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 21 của Quy chế này thì phải kèm theo biên bản họp hội nghị nhà chung cư về việc bầu Trưởng ban và danh sách người được bầu.
4. Trường hợp nhập Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại Khoản 3 Điều 21 của Quy chế này thì hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị cụm nhà chung cư được quy định như sau:
a) Trường hợp đề nghị công nhận Ban quản trị cụm nhà chung cư sau khi nhập các Ban quản trị của các tòa nhà thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, biên bản đề nghị tập thể của đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 21 của Quy chế này và bản gốc các Quyết định công nhận các Ban quản trị tòa nhà chung cư;
b) Trường hợp đề nghị công nhận Ban quản trị cụm nhà chung cư do nhập Ban quản trị của tòa nhà vào Ban quản trị của cụm nhà chung cư thì hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị của Ban quản trị cụm nhà chung cư, biên bản thống nhất tập thể của các chủ sở hữu tòa nhà; cụm nhà chung cư và biên bản họp Hội nghị của tòa nhà chung cư có nhu cầu nhập vào cụm theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 21 của Quy chế này, danh sách các thành viên Ban quản trị của cụm (bao gồm cả thành viên mới của tòa nhà nhập vào cụm) và bản gốc Quyết định công nhận Ban quản trị tòa nhà, cụm nhà chung cư.
Điều 24. Quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư
1. Quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư thông qua, bảo đảm công khai, minh bạch, tuân thủ quy định của Quy chế này, quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật có liên quan.
2. Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Mô hình hoạt động của Ban quản trị; mối quan hệ giữa các thành viên Ban quản trị và giữa Ban quản trị với các cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
b) Nguyên tắc tổ chức họp Ban quản trị, bao gồm quy định về người triệu tập họp, điều kiện họp, người chủ trì họp, nội dung biên bản họp, cách thức biểu quyết, quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm, quyền hạn của Ban quản trị, hiệu lực các quyết định của Ban quản trị;
c) Quyền, nghĩa vụ của Ban quản trị và trách nhiệm cụ thể của từng thành viên Ban quản trị, trong đó nêu rõ trách nhiệm ký các văn bản của Ban quản trị, ký kết hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành, đơn vị bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư; trách nhiệm điều hành, ký văn bản khi vắng mặt Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị; trách nhiệm quản lý con dấu của Ban quản trị (nếu có con dấu);
d) Quyền được cung cấp thông tin và trách nhiệm cung cấp thông tin giữa các thành viên Ban quản trị;
đ) Việc tiếp nhận, phản hồi các kiến nghị của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, việc xử lý các trường hợp liên quan đến việc bãi miễn, miễn nhiệm thành viên Ban quản trị và trách nhiệm bồi thường thiệt hại của người có hành vi vi phạm;
e) Cơ chế báo cáo, thông qua quyết định các khoản chi của Ban quản trị; người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ hoạt động của Ban quản trị;
g) Các nội dung khác tùy thuộc vào đặc điểm của từng tòa nhà, cụm nhà chung cư.
3. Quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Quy định về các khoản thu do Ban quản trị quản lý, tên người đứng chủ tài khoản hoạt động, tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung do Ban quản trị quản lý, quy định về kỳ hạn tiền gửi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
b) Quy định về mức thù lao của từng thành viên Ban quản trị và các chi phí phục vụ cho hoạt động của Ban quản trị;
c) Phân công trách nhiệm trong việc thu kinh phí, thay mặt Ban quản trị để ký duyệt chi các kinh phí hoạt động của Ban quản trị, ký văn bản đề nghị rút kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với đơn vị bảo trì, đơn vị quản lý vận hành;
d) Quy định quy trình rút tiền và các hồ sơ giấy tờ cụ thể để làm thủ tục rút tiền tại các tài khoản do Ban quản trị đang quản lý;
đ) Phân giao trách nhiệm ghi chép, quản lý sổ sách, hóa đơn chứng từ thu, chi tài chính của Ban quản trị;
e) Quy định mức tiền mặt tối đa Ban quản trị được rút để trực tiếp thanh toán cho đơn vị thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư; quy định mức kinh phí Ban quản trị được sử dụng để bảo trì các công việc đột xuất mà không phải họp hội nghị nhà chung cư hoặc xin ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư để quyết định;
g) Quy định hình thức xử lý vi phạm khi có hành vi chi tiêu sai mục đích hoặc chiếm dụng kinh phí do Ban quản trị quản lý hoặc có sai phạm trong ghi chép, quản lý sổ sách hóa đơn, chứng từ thu, chi tài chính;
h) Quy định các nội dung khác có liên quan.
Điều 25. Biểu quyết thông qua các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư
1. Các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu theo quy chế hoạt động của Ban quản trị, được lập thành biên bản, có chữ ký của thư ký cuộc họp, các thành viên Ban quản trị dự họp và có đóng dấu của Ban quản trị (đối với trường hợp có con dấu). Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% số thành viên Ban quản trị thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng ban hoặc Phó ban chủ trì cuộc họp (nếu vắng Trưởng ban), trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này.
2. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 75% tổng số thành viên của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư tán thành:
a) Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;
b) Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì;
c) Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
d) Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
đ) Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.
3. Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thực hiện biểu quyết theo quy định sau đây:
a) Trường hợp Ban quản trị tòa nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư thì phải được 100% thành viên Ban quản trị đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng;
b) Trường hợp Ban quản trị cụm nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của cả cụm nhà chung cư thì phải được 100% thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư đồng ý; nếu chỉ bảo trì phần sở hữu chung của một hoặc một số tòa nhà trong cụm thì phải được Trưởng ban và 100% số thành viên Ban quản trị là đại diện của một hoặc một số tòa nhà đó đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.
Điều 26. Miễn nhiệm, bãi miễn thành viên Ban quản trị hoặc bãi miễn Ban quản trị nhà chung cư
1. Việc miễn nhiệm thành viên Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Thành viên Ban quản trị thôi tham gia hoặc xin miễn nhiệm;
b) Thành viên Ban quản trị không còn là chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư (đối với trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu);
c) Thành viên Ban quản trị chuyển đi nơi khác;
d) Trưởng Ban quản trị của tòa nhà chung cư tách khỏi cụm nhà chung cư trong trường hợp quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 21 của Quy chế này;
đ) Thành viên Ban quản trị của tòa nhà nhập vào cụm nhà chung cư trong trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 21 của Quy chế này.
2. Việc bãi miễn Ban quản trị, thành viên Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thực hiện khi có đề nghị của Ban quản trị hoặc đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ trong các trường hợp sau đây:
a) Ban quản trị không báo cáo kết quả hoạt động cho hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này;
b) Ban quản trị không hoạt động sau khi được bầu;
c) Thành viên Ban quản trị vi phạm quy chế hoạt động hoặc quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
d) Thành viên Ban quản trị không tham gia các hoạt động của Ban quản trị trong 06 tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiểu 30% tổng số các cuộc họp của Ban quản trị trong 01 năm.
3. Việc bầu lại thành viên Ban quản trị tòa nhà chung cư được thực hiện như sau:
a) Trường hợp bầu thay thế Ban quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị thì phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường để quyết định theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này; trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi miễn Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường;
b) Trường hợp bầu thành viên Ban quản trị không thuộc đối tượng quy định tại Điểm a Khoản này thì Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến của các đại diện chủ sở hữu căn hộ; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao hoặc có số lượng ít hơn theo quyết định của hội nghị nhà chung cư đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban quản trị nhà chung cư; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm này thì phải họp hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà để bầu người thay thế theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này.
4. Việc bầu lại thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư được thực hiện như sau:
a) Trường hợp bầu thay thế Ban quản trị cụm nhà chung cư hoặc bầu thay thế Trưởng ban quản trị thì phải tổ chức hội nghị cụm nhà chung cư bất thường để quyết định theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này;
b) Trường hợp bầu thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư không thuộc đối tượng quy định tại Điểm a Khoản này thì Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến của các đại diện chủ sở hữu căn hộ của tòa nhà có thành viên Ban quản trị cần thay thế; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà này hoặc có số lượng ít hơn theo quyết định của hội nghị nhà chung cư đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm này thì phải họp hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà này để bầu người thay thế theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này.
Trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi miễn Phó ban quản trị cụm nhà chung cư là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức hội nghị cụm nhà chung cư bất thường.
Mục 3. QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ
Điều 27. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư
1. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư là tổ chức hoặc doanh nghiệp có chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của Quy chế này và phải có tên trong danh sách được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng. Đơn vị quản lý vận hành có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác theo quy định của Quy chế này.
2. Chủ đầu tư có thể trực tiếp thực hiện quản lý vận hành hoặc ủy thác cho đơn vị khác có chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của Quy chế này để quản lý vận hành nhà chung cư khi chưa tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu. Sau khi tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu thì Ban quản trị ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với chủ đầu tư nếu chủ đầu tư có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư và tham gia quản lý vận hành hoặc ký với đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành khác được chủ đầu tư ủy thác.
Trường hợp nhà chung cư không có thang máy thì hội nghị nhà chung cư quyết định thuê đơn vị quản lý vận hành hoặc tự quản lý vận hành; nếu thuê đơn vị quản lý vận hành thì phải tuân thủ quy định về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.
3. Trường hợp sau khi Ban quản trị nhà chung cư ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với đơn vị quản lý vận hành quy định tại Khoản 2 Điều này nhưng đơn vị này thực hiện không đúng các thỏa thuận và thuộc diện phải chấm dứt hợp đồng đã ký kết hoặc bị xóa tên khỏi Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng thì Ban quản trị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư bất thường theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này để xem xét, quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành khác.
4. Mỗi tòa nhà chung cư chỉ có 01 đơn vị quản lý vận hành. Đối với cụm nhà chung cư thì có thể có một đơn vị quản lý vận hành hoặc mỗi tòa nhà trong cụm có 01 đơn vị quản lý vận hành riêng theo quyết định của hội nghị cụm nhà chung cư. Trường hợp mỗi tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng thì Ban quản trị cụm nhà chung cư thống nhất với các đơn vị quản lý vận hành để thực hiện quản lý vận hành các công trình, hệ thống kỹ thuật dùng chung cho cụm nhà chung cư.
5. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để thực hiện các dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng đã ký kết với Ban quản trị nhà chung cư.
Điều 28. Điều kiện về chức năng, năng lực của đơn vị quản lý vận hành và việc thông báo, đăng tải công khai danh sách đơn vị quản lý vận hành
1. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định sau đây:
a) Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư hoặc chức năng quản lý bất động sản;
b) Phải có tối thiểu các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm kỹ thuật; bảo vệ, an ninh; dịch vụ, lễ tân và vệ sinh, môi trường;
c) Các thành viên Ban giám đốc và các cán bộ làm việc trong các phòng, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ quy định tại Điểm b Khoản này phải có trình độ chuyên môn tương ứng với vị trí công việc và phải có Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ Xây dựng.
2. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có đủ điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này phải gửi 01 bộ hồ sơ đến Bộ Xây dựng (thường trực là Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản) để được xem xét, thông báo đủ điều kiện quản lý vận hành và đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng. Hồ sơ bao gồm:
a) Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh có chức năng quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này;
b) Bản sao có chứng thực quyết định thành lập các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này và danh sách cán bộ của các phòng, bộ phận này;
c) Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư của các thành viên Ban giám đốc, các trưởng, phó phòng, bộ phận và các trưởng, phó ca kỹ thuật, nghiệp vụ của đơn vị.
3. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều này, Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản có trách nhiệm xem xét, kiểm tra; trường hợp đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì phải có văn bản thông báo đủ điều kiện được quản lý vận hành nhà chung cư cho đơn vị gửi hồ sơ biết, Văn bản thông báo được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng để làm cơ sở cho hội nghị nhà chung cư tham khảo, quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. Chỉ có các đơn vị quản lý vận hành có tên trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng mới đủ điều kiện ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư.
Trường hợp sau khi được đăng tải thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng mà đơn vị quản lý vận hành bị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền phát hiện đơn vị này không còn đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản có trách nhiệm kiểm tra hoặc đề nghị Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính kiểm tra, nếu không còn đủ điều kiện để thực hiện quản lý vận hành theo quy định thì thực hiện xóa tên khỏi Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng.
4. Đối với nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước thì tùy từng trường hợp theo quy định của pháp luật về nhà ở, việc quản lý vận hành có thể do đơn vị có đủ điều kiện về năng lực quy định tại Khoản 1 Điều này quản lý vận hành hoặc do tổ chức khác thực hiện quản lý vận hành theo quy định về quản lý, sử dụng nhà ở thuộc sở hữu nhà nước.
Điều 29. Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
1. Việc quản lý vận hành nhà chung cư phải được thực hiện thông qua hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư ký giữa đơn vị quản lý vận hành và Ban quản trị nhà chung cư. Hợp đồng dịch vụ do các bên ký kết phải có các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều này và tuân thủ mẫu quy định tại phụ lục số 02 ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Họ tên, địa chỉ, người đại diện tham gia ký kết hợp đồng;
b) Quy mô, diện tích các bộ phận trong và ngoài nhà chung cư thuộc phần sở hữu chung cần quản lý vận hành;
c) Nội dung và yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm cung cấp dịch vụ quản lý vận hành;
d) Giá dịch vụ quản lý vận hành tính theo đơn vị mét vuông (m2) sử dụng; phương thức đóng các khoản phí;
đ) Thời hạn thực hiện hợp đồng dịch vụ;
e) Các trường hợp chấm dứt hợp đồng;
g) Quyền và nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm phối hợp của các bên; việc xử lý các tranh chấp về nội dung của hợp đồng;
h) Các thỏa thuận khác;
i) Hiệu lực của hợp đồng.
3. Việc nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và theo quy định của pháp luật dân sự.
Điều 30. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
1. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định theo quy định tại Điều 106 của Luật Nhà ở, được căn cứ vào từng nhà chung cư và trên cơ sở thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành. Trường hợp nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng nhưng chưa tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành do chủ đầu tư quyết định và được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ; sau khi tổ chức được hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ do hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở thống nhất với đơn vị quản lý vận hành.
2. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định bằng tiền Việt Nam đồng và tính trên mỗi mét vuông (m2) diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư (xác định theo diện tích thông thủy).
3. Đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp thì giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại và diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô được xác định theo nguyên tắc sau đây:
a) Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại do các bên thỏa thuận trên cơ sở tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh, dịch vụ, văn phòng và của từng vị trí nhà chung cư;
b) Giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô do các bên thỏa thuận và có thể được tính thấp hơn giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng đối với căn hộ trong cùng một tòa nhà. Quy định này cũng áp dụng đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô của nhà chung cư chỉ có mục đích để ở;
c) Trường hợp các bên không thỏa thuận được giá dịch vụ quy định tại Điểm a, Điểm b Khoản này thì xác định theo khung giá dịch vụ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có nhà chung cư đó quy định.
4. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư xác định cụ thể và thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư của các chủ sở hữu, người sử dụng trên cơ sở mức giá được xác định theo quy định tại Điều này.
Điều 31. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư
1. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ, diện tích khác trong nhà chung cư mà chưa sử dụng) để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Quy chế này.
2. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được tính bằng giá dịch vụ quản lý vận hành quy định tại Điều 30 của Quy chế này nhân (x) với diện tích (m2) sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
3. Diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư làm cơ sở để tính kinh phí quản lý vận hành được quy định như sau:
a) Trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi chung là Giấy chứng nhận) thì diện tích làm cơ sở để tính kinh phí quản lý vận hành là diện tích ghi trong Giấy chứng nhận;
b) Trường hợp chưa được cấp Giấy chứng nhận thì diện tích làm cơ sở để tính kinh phí quản lý vận hành là diện tích sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ sở hữu (diện tích thông thủy được xác định theo quy định tại Khoản 2 Điều 101 của Luật Nhà ở); diện tích này được xác định trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc xác định theo thực tế.
4. Đối với nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước thì việc thu kinh phí quản lý vận hành được thực hiện theo giá dịch vụ quy định tại Điểm a Khoản 5 Điều 106 của Luật Nhà ở.
Điều 32. Nguyên tắc bảo trì nhà chung cư
1. Chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm bảo trì phần sở hữu riêng và đóng góp kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để duy trì chất lượng của nhà ở và bảo đảm an toàn trong quá trình sử dụng.
2. Việc bảo trì phần sở hữu riêng không được làm ảnh hưởng đến phần sở hữu riêng của các chủ sở hữu khác và các hệ thống công trình, thiết bị thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư.
3. Việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có mục đích để ở và nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp nhưng không phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu căn hộ và khu văn phòng, dịch vụ, thương mại được thực hiện theo kế hoạch bảo trì do hội nghị nhà chung cư thông qua và theo quy trình bảo trì tòa nhà, quy trình bảo trì thiết bị đã được lập theo quy định của Quy chế này.
4. Việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp mà phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu căn hộ và khu văn phòng, dịch vụ, thương mại được thực hiện theo nguyên tắc sau đây:
a) Đối với phần sở hữu chung của khu căn hộ và phần sở hữu chung của cả tòa nhà thì các chủ sở hữu thực hiện bảo trì theo kế hoạch đã được hội nghị nhà chung cư thông qua và quy trình bảo trì đã được lập, trừ trường hợp có hư hỏng đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn gây ra;
b) Đối với phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại thì chủ sở hữu khu chức năng này thực hiện bảo trì theo quy trình bảo trì tòa nhà và quy trình bảo trì hệ thống thiết bị đã được lập theo quy định.
5. Việc bảo trì phần sở hữu chung của cụm nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng cụm nhà chung cư thực hiện.
6. Chủ sở hữu, Ban quản trị nhà chung cư chỉ được thuê cá nhân, đơn vị có đủ điều kiện, năng lực tương ứng với công việc cần bảo trì theo quy định để thực hiện bảo trì.
Điều 33. Kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư
1. Kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư thông qua để áp dụng đối với các trường hợp quy định tại Khoản 3 và Điểm a Khoản 4 Điều 32 của Quy chế này.
2. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì để báo cáo hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua; đối với hội nghị nhà chung cư các lần kế tiếp thì Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm phối hợp với đơn vị quản lý vận hành hoặc đơn vị có năng lực bảo trì lập kế hoạch bảo trì để báo cáo hội nghị nhà chung cư thông qua.
3. Kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư áp dụng cho các trường hợp quy định tại Khoản 3, Điểm a Khoản 4 Điều 32 của Quy chế này được lập và thông qua trên cơ sở quy trình bảo trì phần xây dựng của tòa nhà, quy trình bảo trì hệ thống thiết bị do chủ đầu tư cung cấp và hiện trạng phần sở hữu chung của nhà chung cư.
4. Nội dung kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư áp dụng cho các trường hợp quy định tại Khoản 3 và Điểm a Khoản 4 Điều 32 của Quy chế này bao gồm:
a) Các hạng mục sẽ thực hiện bảo trì trong năm và dự kiến cho 03 đến 05 năm sau đó; dự kiến các hạng mục bảo trì đột xuất trong năm (nếu có);
b) Thời gian và tiến độ thực hiện đối với từng hạng mục cần bảo trì trong năm;
c) Dự kiến kinh phí để thực hiện từng hạng mục bảo trì;
d) Trách nhiệm hỗ trợ, tạo điều kiện của các chủ sở hữu có liên quan đến khu vực cần bảo trì; trách nhiệm kiểm tra, giám sát và nghiệm thu công việc bảo trì của Ban quản trị nhà chung cư;
đ) Các vấn đề khác có liên quan.
Điều 34. Các hạng mục của nhà chung cư được sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung để bảo trì
1. Bảo trì các hạng mục và phần diện tích thuộc sở hữu chung quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở.
2. Bảo trì hệ thống các thiết bị thuộc sở hữu chung của nhà chung cư, bao gồm thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống thông gió, hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, các thiết bị điện dùng chung, hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống cấp ga, lò sưởi trung tâm, phát thanh truyền hình, thông tin liên lạc, phòng cháy, chữa cháy, cột thu lôi và các thiết bị khác dùng chung cho nhà chung cư.
3. Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với nhà chung cư; các công trình công cộng quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở.
4. Xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ; cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của nhà chung cư.
5. Các hạng mục khác của nhà chung cư thuộc quyền sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc theo quy định của pháp luật về nhà ở.
Điều 35. Ký kết hợp đồng bảo trì và thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư
1. Ban quản trị nhà chung cư, chủ sở hữu khu văn phòng, dịch vụ, thương mại lựa chọn và ký kết hợp đồng bảo trì theo quy định sau đây:
a) Đối với phần xây dựng của tòa nhà thì trực tiếp thuê đơn vị quản lý vận hành thực hiện bảo trì (nếu nhà chung cư có đơn vị quản lý vận hành và đơn vị này có năng lực bảo trì); trường hợp nhà chung cư không yêu cầu phải có đơn vị quản lý vận hành hoặc có đơn vị này nhưng không có năng lực bảo trì thì thuê đơn vị khác có năng lực bảo trì thực hiện bảo trì;
b) Đối với hệ thống thiết bị thuộc sở hữu chung thì có thể thuê hoặc ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành thuê đơn vị cung cấp thiết bị hoặc đơn vị khác có năng lực bảo trì thiết bị đó thực hiện bảo trì; trường hợp phải thay mới thiết bị thì đơn vị cung cấp thiết bị phải thực hiện bảo hành sản phẩm theo thời hạn do nhà sản xuất quy định; hết thời hạn bảo hành thì thực hiện bảo trì hoặc thay thế theo quy định tại Điểm này.
2. Đơn vị bảo trì phải thực hiện bảo trì theo quy trình bảo trì đã được lập theo quy định, phải bảo đảm an toàn cho chủ sở hữu và người sử dụng trong quá trình bảo trì, phải tuân thủ tiến độ và các thỏa thuận trong hợp đồng bảo trì đã ký kết.
3. Hợp đồng bảo trì được lập và ký kết giữa Ban quản trị nhà chung cư hoặc chủ sở hữu khu văn phòng, dịch vụ, thương mại với đơn vị thực hiện bảo trì theo quy định của pháp luật. Trường hợp nhà chung cư không phải có Ban quản trị thì đại diện chủ sở hữu quản lý nhà chung cư ký hợp đồng với đơn vị có năng lực bảo trì.
4. Khi kết thúc công việc bảo trì, các bên phải tổ chức nghiệm thu hoàn thành công việc bảo trì; việc thanh, quyết toán kinh phí bảo trì được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Điều 36. Lập, bàn giao và quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
1. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập tài khoản tại tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để tạm quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu theo quy định của Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở (sau đây gọi chung là Nghị định số 99/2015/NĐ-CP).
2. Đối với nhà chung cư có mục đích để ở, nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp nhưng không phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu căn hộ và khu văn phòng, dịch vụ, thương mại thì sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, việc lập tài khoản, bàn giao và quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung được thực hiện như sau:
a) Ban quản trị nhà chung cư lập một tài khoản tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà chung cư;
b) Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị có văn bản đề nghị chuyển giao kinh phí bảo trì, chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển giao kinh phí bảo trì đã thu của người mua, thuê mua và kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp đối với phần diện tích giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 108 của Luật Nhà ở sang tài khoản do Ban quản trị nhà chung cư lập theo quy định tại Điểm a Khoản này để quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật;
c) Chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đối với nhà chung cư có mục đích để ở có thể do một thành viên hoặc nhiều thành viên Ban quản trị đứng tên đồng chủ tài khoản; chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là đồng chủ tài khoản, gồm 01 thành viên Ban quản trị là đại diện chủ sở hữu khu căn hộ và 01 thành viên Ban quản trị là đại diện chủ sở hữu khu văn phòng, dịch vụ, thương mại.
Kỳ hạn gửi tiền và tên người đứng chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì quy định tại Khoản này được quy định trong quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư thông qua.
3. Đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp mà phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu căn hộ và khu văn phòng, dịch vụ, thương mại thì sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, việc lập tài khoản, bàn giao và quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung được thực hiện như sau:
a) Ban quản trị nhà chung cư lập một tài khoản tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ và kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà chung cư;
b) Kỳ hạn tiền gửi và chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì quy định tại Điểm a Khoản này được xác định như đối với trường hợp nhà chung cư có mục đích để ở quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này;
c) Chủ sở hữu phần diện tích khu văn phòng, dịch vụ, thương mại có trách nhiệm tự quản lý kinh phí được để lại theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều này để bảo trì phần sở hữu chung của khu chức năng này;
d) Việc bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư quy định tại Khoản này được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều này.
4. Việc bàn giao, quản lý kinh phí bảo trì đối với trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều này được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển giao kinh phí bảo trì đã thu của người mua, thuê mua và kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp đối với phần diện tích căn hộ không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 108 của Luật Nhà ở sang tài khoản do Ban quản trị đã lập theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều này để quản lý, sử dụng theo quy định;
b) Đối với phần kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp cho phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại thì chủ đầu tư chuyển phần kinh phí theo tỷ lệ đã thống nhất với người mua, thuê mua trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ quy định tại Khoản 5 Điều 108 của Luật Nhà ở hoặc đã thống nhất trong hội nghị nhà chung cư (nếu chưa thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ) sang tài khoản do Ban quản trị lập quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều này để quản lý, bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà; đối với phần kinh phí còn lại thì chủ đầu tư được tự quản lý và sử dụng theo quy định tại Điểm c Khoản 3 Điều này.
5. Trường hợp thành lập cụm nhà chung cư thì căn cứ vào mục đích sử dụng của từng tòa nhà, Ban quản trị cụm nhà chung cư phải lập các tài khoản riêng để quản lý kinh phí bảo trì cho từng tòa nhà theo quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều này.
6. Bên bàn giao và bên nhận bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư quy định tại Điều này có trách nhiệm làm thủ tục quyết toán số liệu kinh phí này trước khi tiến hành việc bàn giao kinh phí. Tài liệu quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung bao gồm:
a) Biên bản xác định các phần diện tích, thiết bị thuộc sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở;
b) Biên bản xác định tổng số kinh phí bảo trì đã thu theo quy định của pháp luật về nhà ở, trong đó xác định rõ số tiền đã thu của người mua, thuê mua và số tiền chủ đầu tư phải nộp theo quy định; tên, số tài khoản, nơi mở tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư đang quản lý;
c) Bảng kê các công việc bảo trì phần sở hữu chung mà chủ đầu tư đã thực hiện kèm theo hóa đơn, chứng từ chứng minh số tiền bảo trì đã thanh toán cho đơn vị bảo trì và số liệu kinh phí bảo trì còn lại sau khi trừ số kinh phí mà chủ đầu tư đã thực hiện các công việc bảo trì (nếu có).
Đối với các công việc bảo trì thuộc nội dung phải bảo hành và còn trong thời hạn bảo hành nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở thì chủ đầu tư không được khấu trừ vào tiền bảo trì phải chuyển giao cho Ban quản trị nhà chung cư.
7. Trường hợp chủ đầu tư không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ, không đúng hạn kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định tại Điều này thì Ban quản trị nhà chung cư đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có nhà chung cư thực hiện cưỡng chế theo quy định của Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở.
8. Chủ đầu tư có trách nhiệm thu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung để bàn giao cho Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này; nếu chủ đầu tư không thu kinh phí này để bàn giao cho Ban quản trị thì chủ đầu tư phải nộp khoản kinh phí này.
Điều 37. Sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
1. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư nào chỉ được dùng để bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà đó. Ban quản trị nhà chung cư chỉ được sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư vào việc bảo trì các hạng mục quy định tại Điều 34 của Quy chế này; trường hợp nhà chung cư phải phá dỡ mà kinh phí bảo trì chưa sử dụng hết thì được sử dụng để hỗ trợ tái định cư hoặc đưa vào quỹ bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư mới sau khi được xây dựng lại.
2. Ban quản trị nhà chung cư phải thông báo công khai tại hội nghị nhà chung cư thông tin về tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đã lập và không được thay đổi tài khoản này. Việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư phải theo đúng quy định của Quy chế này và phải có sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định để theo dõi, quản lý.
3. Đối với trường hợp phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 36 của Quy chế này thì Ban quản trị nhà chung cư cùng với chủ đầu tư thống nhất phân chia tỷ lệ kinh phí dùng để bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà và kinh phí dùng để bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ.
Khi cần bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ thì Ban quản trị chỉ được sử dụng kinh phí trong số kinh phí đã thống nhất phân chia để bảo trì; trong trường hợp sử dụng hết số kinh phí này thì các chủ sở hữu khu căn hộ có trách nhiệm cùng đóng góp. Đối với phần kinh phí đã phân chia để bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà thì chỉ được dùng để bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà; trong trường hợp sử dụng hết số kinh phí này thì chủ sở hữu khu căn hộ và chủ sở hữu khu chức năng văn phòng, dịch vụ, thương mại có trách nhiệm cùng đóng góp. Chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư có thể thống nhất lập 02 tài khoản khác nhau để quản lý 02 khoản kinh phí quy định tại Khoản này.
4. Tổ chức tín dụng đang quản lý tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có trách nhiệm chuyển tiền vào tài khoản của bên thực hiện bảo trì trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư. Hồ sơ đề nghị chuyển tiền bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Văn bản đề nghị của Ban quản trị, trong đó nêu rõ lý do đề nghị chuyển tiền và số tiền cần chuyển cho bên thực hiện bảo trì;
b) Biên bản cuộc họp Ban quản trị về nội dung rút kinh phí bảo trì;
c) Kế hoạch bảo trì đã được hội nghị nhà chung cư thông qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất;
d) Hợp đồng bảo trì ký với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật.
5. Trường hợp thực hiện công việc bảo trì có giá trị hợp đồng nhỏ trong mức mà hội nghị nhà chung cư cho phép được rút tiền mặt ghi trong quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị thì sau khi nhận được hồ sơ đề nghị quy định tại Khoản 4 Điều này, tổ chức tín dụng thực hiện thủ tục rút tiền mặt để Ban quản trị thanh toán trực tiếp cho bên thực hiện bảo trì.
6. Trường hợp phát sinh công việc bảo trì đột xuất mà được phép chi theo quy chế thu, chi tài chính thì Ban quản trị có văn bản đề nghị chuyển tiền kèm theo biên bản họp Ban quản trị về nội dung rút tiền và hợp đồng bảo trì đã ký gửi tổ chức tín dụng nơi mở tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì; căn cứ vào hồ sơ đề nghị, tổ chức tín dụng có trách nhiệm chuyển tiền cho bên thực hiện bảo trì trong thời hạn 03 ngày làm việc; việc chuyển tiền qua tài khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều này.
7. Đối với việc bảo trì phần sở hữu chung của các tòa nhà trong cụm nhà chung cư thì sử dụng kinh phí bảo trì theo quy định sau đây:
a) Trường hợp phát sinh công việc bảo trì phần sở hữu chung của cả cụm nhà chung cư thì trích đều từ kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của từng tòa nhà trong cụm để bảo trì;
b) Trường hợp phát sinh công việc bảo trì phần sở hữu chung của một số tòa nhà trong cụm thì trích đều từ kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của các tòa nhà có liên quan để bảo trì;
c) Việc rút kinh phí để bảo trì phần sở hữu chung quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này được thực hiện theo quy định tại các Khoản 4, 5 và 6 Điều này.
Mục 5. QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Điều 38. Quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư
1. Chịu trách nhiệm quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Quy chế này. Đề xuất đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có đủ điều kiện theo quy định của Quy chế này để hội nghị nhà chung cư lần đầu xem xét, quyết định lựa chọn trong trường hợp:
a) Chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành và không ủy thác cho đơn vị khác có chức năng, năng lực thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư;
b) Chủ đầu tư có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành nhà chung cư và cũng không ủy thác cho đơn vị khác có chức năng, năng lực thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư.
2. Thu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định tại Điều 108, Điều 109 của Luật Nhà ở, Nghị định số 99/2015/NĐ-CP và bàn giao lại kinh phí này cho Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của pháp luật nhà ở và Quy chế này.
3. Chủ trì tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, cử người tham gia Ban quản trị nhà chung cư và tham gia biểu quyết, bỏ phiếu tại hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.
4. Bàn giao hệ thống kết cấu hạ tầng bên ngoài nhà chung cư cho cơ quan quản lý chuyên ngành của địa phương theo quy định của pháp luật; lập, bàn giao hồ sơ nhà chung cư cho Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.
5. Quản lý, sử dụng các công trình phục vụ cho sinh hoạt chung của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư do Nhà nước giao hoặc được xây dựng để kinh doanh theo đúng mục đích nêu trong nội dung dự án đã được phê duyệt.
6. Bảo trì phần sở hữu riêng của mình; có trách nhiệm bồi thường nếu việc bảo trì hoặc không bảo trì gây ra thiệt hại cho chủ sở hữu khác.
7. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý các hành vi xâm phạm tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của mình hoặc các hành vi cản trở việc kinh doanh hợp pháp theo nội dung dự án đã được duyệt. Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm xử lý các hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân đối với các tài sản hoặc hoạt động kinh doanh hợp pháp của chủ đầu tư.
8. Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.
9. Mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc theo quy định của pháp luật phòng cháy, chữa cháy và pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
10. Bồi thường thiệt hại cho bên bị thiệt hại theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật; chấp hành quyết định giải quyết, xử lý, xử phạt vi phạm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
11. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Điều 39. Quyền và trách nhiệm của chủ sở hữu nhà chung cư
1. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì các chủ sở hữu có quyền và trách nhiệm sau đây trong quản lý, sử dụng nhà chung cư:
a) Được quyền sở hữu, sử dụng phần sở hữu riêng; có quyền sử dụng phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này. Có trách nhiệm bảo trì phần sở hữu riêng theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này; có trách nhiệm bồi thường nếu việc bảo trì hoặc không bảo trì gây ra thiệt hại cho chủ sở hữu khác;
b) Yêu cầu chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư hoặc Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; tham dự hội nghị nhà chung cư và biểu quyết các nội dung trong cuộc họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này;
c) Yêu cầu chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, Ban quản trị nhà chung cư cung cấp các thông tin, công khai các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư;
d) Chấp hành đầy đủ các quyết định của hội nghị nhà chung cư, kể cả trường hợp không tham dự hội nghị nhà chung cư; chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
đ) Đóng góp đầy đủ, đúng thời hạn kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và các chi phí, lệ phí khác theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ.
Trường hợp chủ sở hữu không đóng kinh phí quản lý vận hành theo quy định thì bị xử lý theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư mà Ban quản trị nhà chung cư đã ký với đơn vị quản lý vận hành;
e) Chấp hành nội quy, quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư; phát hiện và thông báo kịp thời cho đơn vị quản lý vận hành hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền các hành vi vi phạm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư;
g) Tạo điều kiện và hỗ trợ đơn vị có chức năng thực hiện bảo trì phần sở hữu chung theo quy định;
h) Khôi phục lại nguyên trạng và bồi thường thiệt hại nếu gây hư hỏng phần diện tích, thiết bị thuộc sở hữu chung hoặc phần diện tích, thiết bị thuộc sở hữu riêng của chủ sở hữu khác; bị xử lý theo quy định của pháp luật và phải bồi thường thiệt hại khi có hành vi cản trở hoạt động kinh doanh hợp pháp của chủ sở hữu khu văn phòng, dịch vụ, thương mại;
i) Mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc theo quy định của pháp luật phòng cháy, chữa cháy và pháp luật về kinh doanh bảo hiểm;
k) Thực hiện các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì chủ sở hữu được quyền sử dụng nhà chung cư, được thực hiện các quyền và trách nhiệm quy định tại các Điểm b, c, d, e và k Khoản 1 Điều này.
Điều 40. Quyền và trách nhiệm của người sử dụng không phải là chủ sở hữu nhà chung cư
1. Sử dụng phần sở hữu riêng và phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này.
2. Thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo đúng nội dung đã thỏa thuận với chủ sở hữu trong trường hợp người sử dụng không phải là chủ sở hữu.
3. Tham dự hội nghị nhà chung cư (đối với trường hợp nhà chung cư có một chủ sở hữu); thay mặt chủ sở hữu tham dự hội nghị nhà chung cư và biểu quyết, bỏ phiếu nếu chủ sở hữu không tham dự (đối với trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu); trường hợp trong một căn hộ hoặc phần diện tích khác của nhà chung cư có nhiều người đang cùng sử dụng thì ủy quyền cho một người đại diện để tham dự và biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư.
4. Thực hiện các quyền và trách nhiệm có liên quan quy định tại các Điểm b, c, d, đ, e, g, h và k Khoản 1 Điều 39 của Quy chế này.
Điều 41. Quyền và trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư
1. Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại Khoản 1 Điều 104 của Luật Nhà ở và các quyền, trách nhiệm sau đây:
a) Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư; cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư;
b) Chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại hội nghị nhà chung cư;
c) Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định của Quy chế này;
d) Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư;
đ) Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu nhà chung cư về nhiệm vụ được giao; chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
e) Đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức họp hội nghị nhà chung cư, công nhận Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp đơn vị đang quản lý vận hành không còn đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này;
g) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định;
h) Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ đang quản lý cho Ban quản trị mới sau khi được công nhận;
i) Thành viên Ban quản trị nếu có hành vi vi phạm Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của Quy chế này, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên bị thiệt hại;
k) Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật;
l) Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác quy định trong quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua và quy định tại Quy chế này.
2. Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu được thực hiện các quyền và trách nhiệm quy định tại Khoản 2 Điều 104 của Luật Nhà ở và các quyền, trách nhiệm có liên quan quy định tại các Điểm a, b, đ, e, g, h, i, k và l Khoản 1 Điều này.
Điều 42. Quyền và trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư
1. Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì.
2. Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này.
3. Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu.
4. Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
5. Định kỳ 06 tháng một lần hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư; báo cáo tình hình quản lý vận hành tại hội nghị nhà chung cư; lấy ý kiến góp ý của người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
6. Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư.
7. Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
8. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan.
GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP VÀ XỬ LÝ VI PHẠM TRONG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Điều 43. Giải quyết tranh chấp
1. Các tranh chấp về quyền sở hữu nhà chung cư được giải quyết trên cơ sở thương lượng, hòa giải theo quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và pháp luật có liên quan; trường hợp không thương lượng, hòa giải được thì yêu cầu Tòa án nhân dân giải quyết theo quy định của pháp luật.
2. Các tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư, về việc bàn giao, quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có nhà chung cư đó giải quyết; trường hợp không đồng ý với quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì có quyền yêu cầu Tòa án nhân dân giải quyết theo quy định của pháp luật.
3. Các tranh chấp giữa các thành viên Ban quản trị nhà chung cư được giải quyết theo quy chế hoạt động của Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua.
4. Các tranh chấp giữa Ban quản trị nhà chung cư với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư về việc bầu, miễn nhiệm, bãi miễn, thay thế thành viên Ban quản trị nhà chung cư được giải quyết trên cơ sở thương lượng; trường hợp không thương lượng được thì đề nghị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để giải quyết.
5. Các tranh chấp về hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, hợp đồng bảo trì, hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và đơn vị quản lý vận hành được giải quyết theo thỏa thuận giữa các bên; trường hợp không thỏa thuận được thì yêu cầu Tòa án nhân dân giải quyết theo quy định của pháp luật.
1. Ban quản trị, thành viên Ban quản trị nhà chung cư nếu vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư và Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị bãi miễn, thay thế theo quy định của Quy chế này và bị xử lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp không đúng quy định của Quy chế này thì các quyết định, kết quả của cuộc họp hội nghị nhà chung cư đó không được công nhận và phải tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để quyết định lại.
3. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư quyết định không đúng với quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính thì các quyết định này không được công nhận.
4. Người lợi dụng chức vụ quyền hạn, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư làm trái quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
5. Người có hành vi vi phạm mà gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Điều 45. Xử lý chuyển tiếp đối với mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư và việc quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư
1. Các nhà chung cư đã thành lập Ban quản trị trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành mà Ban quản trị có nhu cầu tổ chức lại mô hình hoạt động, thay đổi số lượng, thành phần Ban quản trị theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này hoặc tách, nhập Ban quản trị thì phải tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để bầu Ban quản trị theo quy định của Quy chế này.
2. Các nhà chung cư đã thành lập Ban quản trị trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành mà Ban quản trị đã có quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính nhưng không đúng với quy định của Quy chế này hoặc chưa có quy chế hoạt động, chưa có quy chế thu, chi tài chính theo quy định của Quy chế này thì Ban quản trị phải xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung các quy chế để báo cáo hội nghị nhà chung cư thông qua theo quy định của Quy chế này.
3. Các nhà chung cư đã thành lập Ban quản trị trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành mà thuộc đối tượng không bắt buộc phải có Ban quản trị theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này thì Ban quản trị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để quyết định việc hoạt động của Ban quản trị.
4. Trường hợp đã chuyển giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành thì thực hiện quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này. Ban quản trị nhà chung cư và chủ đầu tư có thể thống nhất lập lại tài khoản để thực hiện quản lý tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Quy chế này nhưng phải báo cáo hội nghị nhà chung cư gần nhất.
Điều 46. Xử lý chuyển tiếp đối với hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư
1. Các nhà chung cư đang có đơn vị quản lý vận hành nhưng không thuộc diện bắt buộc phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì hội nghị nhà chung cư họp quyết định để thỏa thuận chấm dứt hợp đồng dịch vụ đã ký với đơn vị quản lý vận hành hoặc tiếp tục thực hiện hợp đồng này.
2. Các đơn vị đang thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư nhưng không đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định của Quy chế này thì phải bổ sung điều kiện để được quản lý vận hành và gửi hồ sơ lên Bộ Xây dựng theo quy định tại Điều 28 của Quy chế này trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành; trường hợp quá thời hạn này mà đơn vị quản lý vận hành không bổ sung đủ điều kiện và hồ sơ theo quy định của Quy chế này thì không được ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, trừ trường hợp nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước đang được quản lý vận hành theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng nhà ở thuộc sở hữu nhà nước.
3. Các đơn vị đang thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư mà có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định của Quy chế này thì phải gửi hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều 28 của Quy chế này đến Bộ Xây dựng để được xem xét, thông báo đủ điều kiện quản lý vận hành, đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành. Trường hợp quá thời hạn quy định tại Khoản này mà đơn vị quản lý vận hành không gửi hồ sơ để được thông báo theo quy định của Quy chế này thì không được ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, trừ trường hợp nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước đang được quản lý vận hành theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng nhà ở thuộc sở hữu nhà nước.
Điều 47. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Sở Xây dựng
1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm:
a) Chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định của Quy chế này trên địa bàn; căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương và Quy chế này ban hành quy định hướng dẫn cụ thể việc quản lý, sử dụng nhà chung cư để áp dụng trên địa bàn;
b) Tổ chức phổ biến, tuyên truyền các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn;
c) Ban hành khung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định tại Khoản 5 Điều 106 của Luật Nhà ở;
d) Tổ chức cưỡng chế thu hồi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này;
đ) Chỉ đạo cơ quan chức năng của địa phương tiếp nhận công trình, hệ thống kết cấu hạ tầng trong các dự án đầu tư xây dựng nhà ở theo nội dung dự án đã được phê duyệt và văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư của cơ quan có thẩm quyền;
e) Xem xét, quyết định việc quản lý dân cư của từng tòa nhà, cụm nhà chung cư theo quy định của pháp luật;
g) Tổ chức kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật;
h) Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
2. Sở Xây dựng có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn; báo cáo Bộ Xây dựng về tình hình quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn theo định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Điều 48. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp quận
1. Báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân giao trách nhiệm quản lý hành chính khu vực có nhà chung cư và xử lý các vướng mắc theo thẩm quyền.
2. Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.
3. Kiểm tra công tác quản lý, sử dụng nhà chung cư; xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn.
4. Thực hiện các trách nhiệm khác do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
Điều 49. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp phường
1. Tuyên truyền, vận động các tổ chức, cá nhân chấp hành quy định của Quy chế này và pháp luật về quản lý, sử dụng nhà chung cư.
2. Theo dõi, kiểm tra, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong công tác quản lý, sử dụng nhà chung cư theo thẩm quyền hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp quận xem xét, giải quyết.
3. Phối hợp, tạo điều kiện để đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện cung cấp các dịch vụ nhà chung cư trên địa bàn.
4. Tổ chức hội nghị nhà chung cư và tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.
5. Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Điều 50. Trách nhiệm của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản
1. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này.
2. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng nhà chung cư trong phạm vi cả nước và đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng nhà chung cư.
3. Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức tập huấn, phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên phạm vi cả nước.
4. Tổng hợp ý kiến phản ánh của các tổ chức, cá nhân có liên quan về các vấn đề vướng mắc phát sinh và đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của Quy chế này hoặc theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Xây dựng để hướng dẫn hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
MẪU NỘI QUY QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng)
NỘI QUY QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Điều 1. Quy định đối với chủ sở hữu, người sử dụng, người tạm trú và khách ra vào nhà chung cư
1. Chủ sở hữu nhà chung cư phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành và Bản nội quy này.
2. Khách ra vào nhà chung cư phải đăng ký, xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân tại quầy lễ tân (nếu có) hoặc tại tổ bảo vệ và phải tuân thủ sự hướng dẫn của lễ tân hoặc bảo vệ nhà chung cư. Trong trường hợp cần thiết, lễ tân hoặc bảo vệ nhà chung cư được giữ các giấy tờ chứng minh nhân thân của khách ra vào nhà chung cư để phục vụ cho việc kiểm soát an ninh, an toàn của nhà chung cư. Đối với khu vực dành cho văn phòng, dịch vụ, thương mại thì không cần phải đăng ký, xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân này.
3. Người đến tạm trú tại căn hộ phải đăng ký danh sách người tạm trú với quầy lễ tân (nếu có) hoặc tại tổ bảo vệ; đăng ký tạm trú tại cơ quan công an cấp phường sở tại.
4. Người sử dụng căn hộ, người tạm trú phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi vi phạm Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư và Bản nội quy này.
5. Các quy định áp dụng đối với nhân viên làm việc tại khu vực văn phòng, dịch vụ, thương mại: do chủ đầu tư, Hội nghị nhà chung cư quy định thêm cho phù hợp với từng nhà chung cư.
Điều 2. Các hành vi bị nghiêm cấm trong việc sử dụng nhà chung cư
1. Gây mất an ninh, trật tự, nói tục, chửi bậy, sử dụng truyền thanh, truyền hình hoặc các thiết bị phát ra âm thanh gây ồn ào làm ảnh hưởng đến sinh hoạt của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
2. Phóng uế, xả rác hoặc các loại chất thải, chất độc hại không đúng nơi quy định, gây ô nhiễm môi trường nhà chung cư.
3. Ném bất cứ vật gì từ cửa sổ, ban công của căn hộ.
4. Chăn, thả, nuôi gia súc, gia cầm trong nhà chung cư.
5. Đốt vàng mã, đốt lửa trong nhà chung cư, trừ địa điểm được đốt vàng mã theo quy định tại nhà chung cư.
6. Phơi, để quần áo và bất cứ vật dụng nào trên lan can hoặc tại phần không gian từ lan can trở lên hoặc vắt ngang cửa sổ của căn hộ.
7. Đánh bạc, hoạt động mại dâm trong nhà chung cư.
8. Kinh doanh các ngành nghề có liên quan đến vật liệu nổ, dễ cháy, gây nguy hiểm cho tính mạng, tài sản của người sử dụng nhà chung cư.
9. Mua, bán, tàng trữ, sử dụng trái phép chất ma túy tại căn hộ và các khu vực khác trong nhà chung cư.
10. Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần diện tích, các thiết bị thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư.
11. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật có liên quan đến nhà chung cư: do Hội nghị nhà chung cư quy định thêm cho phù hợp với từng nhà chung cư.
12. Các hành vi bị nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Quy định về việc sử dụng phần sở hữu chung của nhà chung cư
Chủ sở hữu, người sử dụng và khách ra, vào nhà chung cư phải tuân thủ các quy định sau đây:
1. Sử dụng thang máy và các thiết bị sử dụng chung theo đúng mục đích, công năng thiết kế sử dụng. Trẻ em dưới 12 tuổi khi sử dụng thang máy hoặc công trình phục vụ chung phải có cha, mẹ hoặc người trông coi đi kèm và giám sát.
2. Không được làm hư hỏng hoặc có hành vi vi phạm đến tài sản chung của nhà chung cư.
3. Không được chiếm dụng, sử dụng phần diện tích thuộc sở hữu chung, sử dụng chung vào mục đích riêng; không được để các vật dụng thuộc sở hữu riêng tại phần sở hữu chung.
4. Tuân thủ đầy đủ các quy định về việc dừng, đỗ xe tại nơi được dừng, đỗ xe theo quy định.
5. Sử dụng nhà sinh hoạt cộng đồng vào đúng mục đích, công năng theo quy định của pháp luật về nhà ở.
6. Tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn phòng cháy, chữa cháy của nhà chung cư.
7. Các quy định khác: do Hội nghị nhà chung cư quy định thêm cho phù hợp với từng nhà chung cư.
Điều 4. Quy định về việc sửa chữa các hư hỏng, thay đổi hoặc lắp đặt thêm trong căn hộ, phần diện tích khác thuộc sở hữu riêng
1. Trường hợp căn hộ hoặc phần diện tích khác thuộc sở hữu riêng có hư hỏng thì chủ sở hữu hoặc người sử dụng được quyền sửa chữa, thay thế nhưng không được làm hư hỏng phần sở hữu chung và ảnh hưởng đến các chủ sở hữu khác.
2. Trường hợp thay thế, sửa chữa hoặc lắp đặt thiết bị thêm thì phải bảo đảm không làm thay đổi, biến dạng hoặc làm hư hỏng kết cấu của nhà chung cư.
3. Trường hợp có hư hỏng các thiết bị thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung gắn liền với căn hộ, phần diện tích khác thuộc sở hữu riêng thì việc thay thế, sửa chữa phải được thực hiện theo quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành nhưng không được làm ảnh hưởng đến phần sở hữu riêng của chủ sở hữu khác. Chủ sở hữu phải thông báo cho Ban quản lý nhà chung cư để kịp thời sửa chữa, thay thế khi có hư hỏng và phải tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị thi công khi sửa chữa các hư hỏng này.
4. Trường hợp nhà chung cư có khu văn phòng, dịch vụ, thương mại mà có hư hỏng các thiết bị thuộc phần sử dụng chung của nhà chung cư thì chủ sở hữu khu chức năng này phải thực hiện sửa chữa, thay thế theo quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành.
5. Trường hợp vận chuyển các thiết bị, đồ dùng trong nhà chung cư hoặc vận chuyển vật liệu khi sửa chữa các hư hỏng thì phải thông báo cho Ban Quản lý nhà chung cư và chỉ được thực hiện trong thời gian từ 8 giờ sáng tới 18 giờ chiều hàng ngày để tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động của nhà chung cư.
6. Các quy định khác: do Hội nghị nhà chung cư quy định thêm cho phù hợp với từng nhà chung cư.
Điều 5. Quy định về việc xử lý khi có sự cố của nhà chung cư
1. Khi gặp sự cố có thể gây nguy hiểm đến tính mạng và an toàn tài sản trong nhà chung cư thì chủ sở hữu, người sử dụng phải thông báo ngay cho Ban Quản lý nhà chung cư để xử lý.
2. Trường hợp gặp sự cố khẩn cấp, cần thiết phải sơ tán người ra khỏi nhà chung cư thì phải thực hiện theo hướng dẫn trên loa phát thanh hoặc biển chỉ dẫn thoát hiểm hoặc hướng dẫn của bảo vệ, đơn vị có thẩm quyền để di chuyển người đến nơi an toàn.
Điều 6. Quy định về việc công khai thông tin của nhà chung cư
1. Ban Quản lý nhà chung cư phải thông báo công khai các thông tin có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư trên bản tin hoặc bảng thông báo hoặc phương tiện thông tin khác của nhà chung cư.
2. Các nội quy về phòng cháy, chữa cháy phải được gắn đúng nơi quy định; nội quy sử dụng thang máy phải được gắn bên cạnh thiết bị này để đảm bảo việc sử dụng được an toàn, thuận tiện.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư
1. Yêu cầu Ban quản trị và Ban Quản lý nhà chung cư cung cấp thông tin, các nội dung liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư.
2. Chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm đóng bảo hiểm cháy, nổ theo quy định của pháp luật.
3. Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Bản nội quy này và Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành.
4. Đóng đầy đủ, đúng thời hạn kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư và các chi phí khác theo quy định của pháp luật và theo thỏa thuận với các nhà cung cấp dịch vụ.
Điều 8. Xử lý các hành vi vi phạm
1. Chủ sở hữu, người sử dụng, người tạm trú và khách ra vào nhà chung cư nếu có hành vi vi phạm các quy định của Bản nội quy này hoặc vi phạm quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật và phải bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra.
2. Chủ sở hữu, người sử dụng phải nghiêm chỉnh chấp hành quyết định xử lý vi phạm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
_______________
Ghi chú: Ngoài các nội dung quy định nêu trên, chủ đầu tư, hội nghị nhà chung cư có thể thống nhất quy định thêm các nội dung khác cho phù hợp với từng nhà chung cư nhưng các quy định thêm này không được trái pháp luật và đạo đức xã hội.
MẪU HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ
Căn cứ Bộ Luật dân sự số 33/2005/QH11;
Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13;
Căn cứ Luật Xây dựng số 50/2014/QH13;
Căn cứ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở;
Căn cứ Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ Xây dựng ban hành kèm theo Quy chế quản lý; sử dụng nhà chung cư;
Căn cứ vào nhu cầu giữa hai bên.
Hai bên tham gia ký kết hợp đồng dưới đây bao gồm:
Bên A: Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (sau đây gọi tắt là Bên A)
Tên giao dịch:
Đại diện:
Địa chỉ:
Tài khoản số: Tại:
Fax:
Bên B: Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (sau đây gọi tắt là Bên B)
Tên giao dịch:
Đại diện:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản số: Tại:
Mã số thuế:
Fax:
Website (nếu có):
Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., hai bên đồng ý ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với các điều, khoản sau đây:
Điều 1. Giải thích từ ngữ
Các từ và cụm từ ghi trong hợp đồng này được hiểu như sau:
1. “Ban quản trị, người đại diện quản lý nhà chung cư” là Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư ………(1), địa chỉ ……, được viết tắt là Bên A.
2. “Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư” là ……(2), được viết tắt là Bên B.
3. “Ngày, tháng” được tính theo ngày, tháng dương lịch, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
4. “Bất khả kháng” là các sự kiện quy định tại Điều 14 của hợp đồng này.
5. “Công việc” là các dịch vụ do Bên B thực hiện theo quy định tại Điều 3 của hợp đồng này.
6. “Khách hàng/cư dân” là chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu các phần diện tích khác trong nhà chung cư, người sử dụng hợp pháp nhà chung cư.
7. “Tài sản” là toàn bộ các thiết bị, cơ sở vật chất gắn liền với nhà chung cư.
8. “Quỹ kết dư” là số tiền lũy kế chênh lệch giữa các khoản thu của tòa nhà trừ đi các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành và hoạt động của tòa nhà (không tính các khoản chi lấy từ quỹ bảo trì).
Điều 2. Đặc điểm của nhà chung cư
Bên B cam kết thực hiện dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với các đặc điểm như sau:
1. Tên nhà chung cư/cụm nhà chung cư(3):
2. Loại nhà chung cư(4):
3. Vị trí nhà chung cư:
4. Quy mô nhà chung cư (số tầng, số căn hộ):
5. Các công trình phục vụ cho sinh hoạt của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư:
Điều 3. Công việc quản lý vận hành nhà chung cư
1. Bên A đồng ý thuê Bên B thực hiện các công việc quản lý vận hành nhà chung cư tại địa chỉ ...... như sau(5):
a) Lập và thực hiện kế hoạch quản lý vận hành nhà chung cư;
b) Xây dựng bộ máy quản lý vận hành và cung cấp nhân sự quản lý vận hành nhà chung cư; kiểm soát quá trình quản lý vận hành theo kế hoạch thông qua bộ phận kiểm soát từ văn phòng quản lý theo định kỳ và thường xuyên tại nhà chung cư;
c) Thiết lập, điều chỉnh các quy trình quản lý, vận hành, biểu mẫu phù hợp với đặc điểm của nhà chung cư và vận dụng vào quản lý thực tế tại nhà chung cư;
d) Kiểm soát, bảo đảm trật tự, an ninh công cộng, xử lý vệ sinh, môi trường, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật (điện, nước, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống thang máy, thang cuốn, thông tin liên lạc,...) và các dịch vụ khác của nhà chung cư;
đ) Chủ động liên hệ, phối hợp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cư dân đăng ký sử dụng các dịch vụ về nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, internet, điện thoại...;
e) Thay mặt Bên A quản lý, cập nhật, phát hành thông báo giá dịch vụ quản lý vận hành và tiến hành thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư, phí dịch vụ, phí tiêu thụ nước sinh hoạt của chủ sở hữu căn hộ theo định kỳ hàng tháng, đề xuất với Bên A các biện pháp bắt buộc thích hợp khi cần thiết để đảm bảo việc thu các khoản tiền này;
g) Giám sát công ty bảo trì cơ điện thực hiện việc bảo trì các thiết bị cơ điện hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo kế hoạch đã lập và báo cáo định kỳ cho Bên A;
h) Quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật tòa nhà; bố trí lịch làm việc của nhân viên kỹ thuật làm việc tại nhà chung cư; giám sát công việc hàng ngày của nhân viên kỹ thuật bao gồm các hạng mục phải kiểm tra cũng như những công việc sửa chữa khác;
i) Thực hiện việc sửa chữa đơn giản các thiết bị nhà chung cư: thay bóng đèn, công tắc tại khu vực chung. Bên B chỉ chịu chi phí nhân lực sửa chữa và vật tư đơn giản (đèn chiếu sáng hành lang, công tắc, phụ liệu...); Bên A chịu trách nhiệm về phần vật tư, thiết bị thay thế thuộc phạm vi quỹ bảo trì; trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác;
k) Thay mặt Bên A làm việc với các cơ quan có liên quan và phối hợp với chính quyền địa phương thực hiện các quy định của pháp luật về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường và các phong trào chung;
l) Đôn đốc, nhắc nhở cư dân thực hiện nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư. Nhắc nhở và hỗ trợ cư dân đăng ký tạm trú, thường trú khi vào sinh sống tại nhà chung cư; tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của cư dân liên quan đến công tác quản lý vận hành nhà chung cư;
m) Tổ chức thực tập phòng cháy, chữa cháy nội bộ định kỳ để các thành viên trong Ban quản lý, bộ phận kỹ thuật, lực lượng bảo vệ, an ninh, bộ phận dịch vụ vệ sinh (và có thể có cư dân); phối hợp với Bên A lập phương án phòng cháy, chữa cháy định kỳ theo quy định để hướng dẫn khách hàng/cư dân nhà chung cư nắm được các bước cần thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra;
n) Lựa chọn, ký kết hợp đồng dịch vụ với các nhà thầu có năng lực, có uy tín để cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ giữ xe, dịch vụ duy trì vệ sinh hàng ngày, chăm sóc cây cảnh, xử lý côn trùng...; tư vấn cho Bên A lựa chọn và ký hợp đồng với các nhà thầu có năng lực và uy tín cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa khác (nếu có),...;
o) Báo cáo tình hình quản lý và các chi phí hoạt động hàng tháng, hàng năm tại hội nghị nhà chung cư;
p) Thực hiện các công việc khác do các bên thỏa thuận: .......
2. Bên B đảm bảo quản lý vận hành và cung cấp các dịch vụ cho nhà chung cư (cụm nhà chung cư) đúng yêu cầu của Bên A với chất lượng tốt, đảm bảo an toàn, vệ sinh, môi trường và phòng chống cháy, nổ phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành. Việc thực hiện sẽ được tiến hành theo tiêu chí: đảm bảo dịch vụ cho các chủ sở hữu, người sử dụng (nếu có) ở mức độ tiêu chuẩn, chất lượng phù hợp, áp dụng đầy đủ các quy trình và biểu mẫu để xử lý công việc, vận hành nhà chung cư an toàn (kỹ thuật, phòng cháy, chữa cháy...), an ninh và vệ sinh được đảm bảo.
3. Bên B thực hiện công việc quản lý vận hành theo hình thức cung cấp nhân sự Ban quản lý, kỹ thuật, kiểm soát, điều hành hoạt động nhà chung cư và chỉ thực hiện các công việc theo ủy quyền quản lý của Bên A.
4. Trường hợp Bên B có đủ năng lực thực hiện việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư thì Bên A xem xét, quyết định để ký kết hợp đồng thuê Bên B thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư.
Điều 4. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, thời hạn và phương thức thanh toán kinh phí quản lý vận hành
1. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định cụ thể như sau:
|
Đối tượng khách hàng |
Mức giá (đồng/m2/tháng)(6) |
|
Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư đối với khu căn hộ |
|
|
Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư đối với khu văn phòng, dịch vụ và thương mại (nếu có khu chức năng này). |
|
|
Giá dịch vụ quản lý vận hành đối với khu vực tầng hầm thuộc sở hữu riêng dùng làm nơi để xe ô tô (diện tích tầng hầm là:....). (nếu có các diện tích này) |
|
Bên B được thu thêm các khoản thu khác tại nhà chung cư như khai thác các dịch vụ cộng thêm (quảng cáo trong thang máy, cho thuê bãi đỗ xe taxi, các khoản thu khác, ...): do các bên thỏa thuận.
2. Nội dung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm (7):
a) Chi phí điện dùng cho máy móc thiết bị, hệ thống sử dụng chung của tòa nhà; chi phí nước sử dụng trong khu vực công cộng, tưới cây; chi phí dầu Do vận hành máy phát điện dự phòng phục vụ cho khu vực công cộng; đèn chiếu sáng hành lang, đèn chiếu sáng thang thoát hiểm; điện sử dụng thang máy, máy bơm nước sinh hoạt, bơm nước thải,
b) Chi phí dịch vụ an ninh, bảo vệ (bao gồm dụng cụ hỗ trợ: bộ đàm, đèn pin,...);
c) Chi phí dịch vụ vệ sinh công cộng (bao gồm dụng cụ, hóa chất,...); dịch vụ chăm sóc cây xanh, phân bón và tưới cây; diệt côn trùng định kỳ; chi phí thu gom vận chuyển rác sinh hoạt hàng tháng;
d) Chi phí sách báo tại sảnh; chi phí điện thoại, internet, văn phòng phẩm cho hoạt động của Ban quản lý; chi phí liên lạc với chính quyền sở tại khi có yêu cầu; chi phí trang trí các dịp lễ, tết;
đ) Chi phí hóa chất xử lý thông cống, rãnh, bể phốt; chi phí diễn tập phòng cháy, chữa cháy nội bộ định kỳ hàng năm;
e) Chi phí kiểm tra mẫu nước sinh hoạt định kỳ; súc rửa bể nước ngầm, bể nước sinh hoạt (nếu có);
g) Chi phí cho đơn vị quản lý vận hành như chi phí trang thiết bị văn phòng Ban quản lý (bàn ghế, máy tính, máy in, ...) và dụng cụ kỹ thuật; chi phí đồng phục nhân viên Ban quản lý, chi phí tiền công tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội phúc lợi xã hội cho nhân viên thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư này;
h) Các chi phí khác: do các bên thỏa thuận.
3. Nguyên tắc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư:
a) Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư quy định tại Khoản 1 Điều này không thay đổi trong 12 tháng, kể từ ngày hợp đồng này có hiệu lực;
b) Trong trường hợp có sự thay đổi về chính sách tiền lương do Nhà nước Việt Nam ban hành, sự điều chỉnh giá năng lượng: điện, nước, dầu làm ảnh hưởng đến đơn giá nhân sự và chi phí năng lượng thì các bên trao đổi để xác định lại giá dịch vụ cho phù hợp với tình hình thực tế.
4. Thời hạn và phương thức thanh toán kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được quy định như sau:
a) Đối với khu căn hộ:
Bên B thực hiện thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư (tính theo giá dịch vụ quy định tại Khoản 1 Điều này nhân (x) với diện tích sử dụng của từng căn hộ). Thời hạn thu từ ngày ... đến ngày ... hàng tháng thông qua phương thức thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng hoặc chuyển khoản (do các bên thỏa thuận).
b) Đối với khu văn phòng, dịch vụ, thương mại hoặc các khoản thu tăng thêm khác:
Bên B thực hiện thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư (tính theo giá dịch vụ quy định tại Khoản 1 Điều này nhân (x) với diện tích sử dụng văn phòng, dịch vụ, thương mại). Thời hạn từ ngày ... đến ngày ... hàng tháng thông qua phương thức thanh toán bằng tiền mặt Việt Nam đồng hoặc chuyển khoản (do các bên thỏa thuận).
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên A(8)
1. Bên A có các quyền sau đây:
a) Yêu cầu Bên B thông báo kịp thời, đầy đủ các thông tin về việc thực hiện các công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc được ủy quyền;
b) Được hưởng các khoản doanh thu từ việc Bên B khai thác các dịch vụ tại nhà chung cư để bổ sung vào quỹ của Bên A nhằm phục vụ các hoạt động lợi ích chung của cư dân trong nhà chung cư này;
c) Được chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều 11 của hợp đồng này;
d) Được áp dụng các chế tài quy định tại Điều 12 của hợp đồng này;
đ) Các quyền khác do các bên thỏa thuận...
2. Bên A có các nghĩa vụ sau đây:
a) Thanh toán chi phí sửa chữa, bảo trì, thay thế các thiết bị hư hỏng bao gồm chi phí vật tư và nhân công và các chi phí khác thuộc trách nhiệm của Bên A (ngoại trừ các công việc thuộc trách nhiệm của Bên B quy định tại Khoản 2 Điều 3 của hợp đồng này). Nếu các thiết bị hư hỏng do lỗi vận hành của Bên B thì Bên B phải chịu toàn bộ chi phí sửa chữa;
b) Thanh toán cho Bên B kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư theo giá thỏa thuận tại Điều 4 của Hợp đồng này;
c) Cung cấp hồ sơ lưu trữ nhà chung cư và các thông tin, tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật để Bên B thực hiện dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
d) Bố trí cho Bên B phòng làm việc cho Ban quản lý (diện tích, vị trí……) và chỗ để xe cho nhân sự Ban quản lý, bảo vệ và vệ sinh;
đ) Tạo điều kiện và phối hợp chặt chẽ với Bên B trong quá trình thực hiện hợp đồng;
e) Nhắc nhở chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư thực hiện các nghĩa vụ có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo hợp đồng này và theo quy định của pháp luật;
g) Các nghĩa vụ khác do các bên thỏa thuận...
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Bên B
1. Bên B có các quyền sau đây:
a) Yêu cầu Bên A cung cấp hồ sơ nhà chung cư và các thông tin, tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật để phục vụ cho việc quản lý vận hành nhà chung cư;
b) Thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định tại Điều 4 của hợp đồng này;
c) Thực hiện việc thu tiền của cư dân để chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư hoặc đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư (theo mức tiền mà hội nghị nhà chung cư đã quyết định), thu tiền điện, nước,... của người sử dụng (nếu có); thực hiện xử lý các trường hợp không nộp, chậm nộp theo thỏa thuận trong hợp đồng này và theo quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành;
d) Được hưởng thêm các khoản thu khác tại nhà chung cư như khai thác các dịch vụ cộng thêm (quảng cáo thang máy, cho thuê bãi đậu xe taxi, các khoản thu khác,...);
đ) Được tạm ngừng cung cấp các dịch vụ:……….. hoặc đề nghị đơn vị cung cấp điện, nước, năng lượng... cho nhà chung cư tạm ngừng cung cấp các dịch vụ này trong trường hợp chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đã được thông báo bằng văn bản đến lần thứ hai yêu cầu nộp kinh phí quản lý vận hành và kinh phí khác do Bên B thu nhưng vẫn không nộp các kinh phí này;
e) Được thể hiện logo/thương hiệu trên các văn bản của Bên B trong việc quản lý vận hành, chăm sóc khách hàng và được treo bảng hiệu của Bên B tại nhà chung cư sau khi đã được Bên A đồng ý về vị trí, kích thước và hình thức;
g) Các quyền khác do các bên thỏa thuận...
2. Bên B có các nghĩa vụ sau đây:
a) Thực hiện đầy đủ và bảo đảm đúng chất lượng các công việc theo quy định tại Điều 3 của hợp đồng này, bao gồm cả công việc ủy quyền (nếu có) và gửi báo cáo cho Bên A về tiến độ, kết quả thực hiện;
b) Kiểm tra, giám sát hoạt động của các nhân viên của Bên B để thực hiện công việc quản lý vận hành và phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại xảy ra cho Bên A hoặc bên thứ ba nếu do nhân viên của Bên B gây thiệt hại;
c) Kiểm tra, giám sát việc quản lý vận hành liên quan đến hoạt động của nhà chung cư bao gồm: thang máy, dụng cụ thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy phát điện dự phòng, máy bơm nước, vệ sinh, môi trường...;
d) Cam kết đảm bảo quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật nhà chung cư theo đúng khuyến cáo và hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất hoặc theo thiết kế;
đ) Chậm nhất ngày 15 hàng tháng phải gửi cho Bên A các báo cáo tình hình hoạt động nhà chung cư của tháng trước liền kề;
e) Bồi thường thiệt hại nếu vi phạm hợp đồng theo mức thiệt hại thực tế phát sinh do lỗi của Bên B; phải chịu trách nhiệm trước Bên A và trước pháp luật về mọi hoạt động do nhân lực của mình thực hiện;
g) Có trách nhiệm quản lý, bảo quản, sử dụng có hiệu quả, đúng mục đích các tài liệu, thiết bị và các tài sản do Bên A trang bị; có trách nhiệm hoàn trả cho Bên A khi hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng trong tình trạng hoạt động tốt (ngoại trừ các hao mòn tự nhiên);
h) Được khai thác các dịch vụ tại nhà chung cư để tăng thêm doanh thu và chia sẻ khoản doanh thu này với Bên A theo quy định tại Điều 15 của hợp đồng này để làm quỹ cộng đồng phục vụ lợi ích chung của cư dân nhà chung cư;
i) Thực hiện tất cả các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật đối với hoạt động kinh doanh của mình như: đăng ký kinh doanh, đăng ký hành nghề, hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế;
k) Bàn giao lại cho Ban quản trị bộ hồ sơ nhà chung cư quy định tại Điều 5 của Quy chế này khi chấm dứt hợp đồng quản lý vận hành này;
l) Các nghĩa vụ khác do các bên thỏa thuận...
Điều 7. Bố trí sử dụng nhân viên quản lý nhà chung cư
1. Bên B có quyền bố trí hoặc thuyên chuyển bất kỳ nhân viên nào đang làm việc cho Bên B tại nhà chung cư khi cần thiết, nhưng phải đảm bảo không gây trở ngại cho việc quản lý nhà chung cư. Trường hợp thay trưởng Ban quản lý tòa nhà thì phải thông báo bằng văn bản cho Bên A biết.
2. Trong trường hợp nhân viên của Bên B (kể cả trưởng Ban quản lý nhà chung cư) không hoàn thành nhiệm vụ theo quy định trong hợp đồng này, thì Bên B sẽ tiến hành kiểm tra, nếu không hoàn thành nhiệm vụ sẽ thay thế người khác và có trách nhiệm thông báo lại cho Bên A biết.
3. Quy định thời gian làm việc của các bộ phận thuộc Ban quản lý như sau:(9)
a) Văn phòng Ban quản lý: (sáng từ ... giờ đến ... giờ; chiều từ ... giờ đến ... giờ);
b) Bộ phận Lễ tân - CSKH: Làm theo ca (gồm các ca cụ thể sau:……);
c) Bộ phận kỹ thuật: Trực 24/24h (làm việc 7 ngày/tuần, kể cả ngày lễ, tết).
Điều 8. Thanh toán kinh phí thuộc trách nhiệm chi trả của Bên A
1. Trước ngày 31 tháng 12 của năm trước liền kề, Bên B phải gửi cho Bên A dự kiến kế hoạch chi phí phục vụ cho việc quản lý vận hành nhà chung cư, bao gồm các khoản thu từ dịch vụ quản lý vận hành đối với khu căn hộ, khu văn phòng, dịch vụ, thương mại và dịch vụ khác kèm theo (nếu có); các khoản chi cho việc quản lý vận hành nhà chung cư, các khoản chi thuộc trách nhiệm chi trả của Bên B và các khoản chi thuộc trách nhiệm chi trả của Bên A.
2. Bên A có trách nhiệm thanh toán cho các nhà thầu dịch vụ như bảo trì, sửa chữa hư hỏng trang thiết bị,... và các khoản tương tự thuộc trách nhiệm thanh toán của Bên A.
Điều 9. Phương thức phối hợp giữa Bên A và Bên B
1. Trách nhiệm của Bên A:
a) Là đại diện cho các chủ sở hữu, người sử dụng hợp pháp nhà chung cư ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với Bên B để thực hiện công việc quản lý vận hành nhà chung cư quy định tại Điều 3 của hợp đồng này;
b) Quản lý quỹ bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật; quản lý quỹ phục vụ lợi ích chung của cư dân nhà chung cư (nếu có) để phục vụ chi trả cho các mục đích bảo trì, các mục đích công cộng khác;
c) Đại diện cho cư dân để làm việc với các tổ chức, cơ quan chức năng theo yêu cầu hoặc theo quy định của pháp luật;
d) Xem xét, thống nhất kế hoạch quản lý vận hành và các nội dung liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của Bên A. Ký kết hợp đồng với nhà thầu ngoài phạm vi của Bên B như bảo trì, sửa chữa, thay thế cây cảnh,... (nếu có);
đ) Chi trả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động vận hành của nhà chung cư ngoài phạm vi chi trả của Bên B như mua sắm vật tư, trang thiết bị; việc bảo trì, cải tạo, trang trí nhà chung cư;
e) Cử đại diện để phối hợp chặt chẽ với Bên B trong việc quản lý vận hành nhà chung cư theo đúng các quy trình quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu chất lượng dịch vụ.
2. Trách nhiệm của Bên B:
a) Tổ chức điều hành mọi hoạt động thuộc phạm vi quản lý vận hành nhà chung cư theo hợp đồng này;
b) Cung cấp nhân sự quản lý vận hành để đảm nhiệm công tác vận hành kỹ thuật, quản lý và chăm sóc khách hàng, kiểm soát hoạt động nhà chung cư;
c) Quản lý và giám sát dịch vụ khách hàng, dịch vụ vệ sinh môi trường, bảo vệ an ninh, an toàn phòng cháy, chữa cháy, dịch vụ trông giữ xe, diệt côn trùng, chăm sóc cây cảnh cho nhà chung cư, ... Bên B có trách nhiệm quản lý, kiểm soát về mặt nghiệp vụ và khối lượng công việc của các nhà thầu này theo tiêu chuẩn và quy trình quản lý đã thiết lập, định kỳ báo cáo công việc cho Bên A.
Điều 10. Thời hạn thực hiện hợp đồng (10)
1. Thời hạn hợp đồng này là ... tháng, kể từ ngày ... tháng ... năm ...
2. Trước khi hết thời hạn hợp đồng tối thiểu 30 ngày, Bên B gửi đề xuất gia hạn hợp đồng cho Bên A; nếu sau 15 ngày, kể từ ngày Bên A nhận được văn bản đề xuất gia hạn của Bên B mà Bên A không có ý kiến bằng văn bản thì hợp đồng sẽ được tự động gia hạn bằng với thời hạn của hợp đồng quy định tại Khoản 1 Điều này.
Điều 11. Chấm dứt hợp đồng và đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
1. Hợp đồng này chấm dứt khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Hết hạn hợp đồng mà các bên nhất trí không gia hạn hợp đồng;
b) Hai bên cùng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn;
c) Một trong hai bên bị phá sản hoặc giải thể hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật;
d) Do sự kiện bất khả kháng nhưng không khắc phục được trong thời hạn... tháng liên tục.
2. Bên A được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi Bên B có một trong các vi phạm sau đây(11):
a) Vi phạm nghĩa vụ quy định tại Khoản 2 Điều 6 của hợp đồng này và gây thiệt hại cho Bên A;
b) Tăng mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không theo quy định tại Điều 4 của hợp đồng này hoặc thay đổi các điều khoản trong hợp đồng này nhưng không được sự đồng ý của Bên A;
c) Chuyển nhượng hợp đồng này hoặc giao việc quản lý vận hành nhà chung cư cho một đơn vị khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A;
d) Không khắc phục các vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng này trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày nhận được thông báo bằng văn bản của Bên A;
đ) Bị phá sản hoặc bị giải thể hoặc bị chấm dứt hoạt động;
e) Trường hợp khác do các bên thỏa thuận...
Bên A không được tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng ngoài các trường hợp quy định tại Khoản này; nếu tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng thì Bên A phải bồi thường theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 của hợp đồng này.
3. Bên B được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi Bên A có một trong các vi phạm sau đây:
a) Không thanh toán đầy đủ các khoản tiền đến hạn cho Bên B theo hợp đồng này trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày nhận được thông báo bằng văn bản của Bên B về những khoản thanh toán đã bị quá hạn;
b) Không cung cấp hồ sơ nhà chung cư và các thông tin, tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật để Bên B thực hiện công việc quản lý vận hành nhà chung cư;
c) Trường hợp khác do các bên thỏa thuận...
Bên B không được tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng ngoài các trường hợp quy định tại Khoản này; nếu tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng thì Bên B phải bồi thường theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 của hợp đồng này.
4. Bàn giao khi chấm dứt hợp đồng:
a) Trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày thông báo chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thảo luận và xác định giá trị quyết toán hợp đồng. Trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày Bên B hoàn thành nghĩa vụ báo cáo, bàn giao số liệu, bàn giao tài sản và hai bên đã ký thỏa thuận thanh lý hợp đồng này, Bên A phải thanh toán cho Bên B các khoản tiền còn lại theo biên bản quyết toán (nếu có);
b) Trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, Bên B phải bàn giao cho Bên A toàn bộ tài sản theo đúng hiện trạng của Bên A, sổ sách kế toán hợp đồng và số liệu công nợ (bằng file mềm và bản cứng), hồ sơ nhà chung cư, các thông tin khách hàng/cư dân ... và các tài liệu, tài sản khác (nếu có) thuộc quyền sở hữu của Bên A;
c) Các thỏa thuận khác...
Điều 12. Vi phạm hợp đồng và bồi thường thiệt hại
1. Bên B phải bồi thường cho Bên A toàn bộ chi phí khắc phục thực tế hư hỏng và các chi phí có liên quan đến những hư hỏng làm mất tài sản khi có một trong các trường hợp sau đây(12):
a) Phát sinh do lỗi của Bên B;
b) Bên B thiếu trách nhiệm hoặc có hành vi vi phạm hợp đồng.
2. Trường hợp một trong hai bên vi phạm quy định tại Khoản 2 hoặc Khoản 3 Điều 11 của hợp đồng này thì bên vi phạm phải bồi thường cho bên kia số tiền bằng ……lần giá dịch vụ quản lý vận hành tại nhà chung cư của tháng gần nhất (theo số liệu Bên B cung cấp).
Điều 13. Trách nhiệm sau khi chấm dứt hợp đồng
1. Bên A không được quyền sử dụng các biểu mẫu và quy trình quản lý, biểu mẫu do Bên B thiết lập, trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của Bên B.
2. Bên B không được phép sử dụng thông tin khách hàng, cư dân phục vụ mục đích kinh doanh của Bên B.
3. Bên B phải bàn giao toàn bộ tài sản, số liệu sổ sách cho Bên A trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng để Bên A tiếp tục quản lý vận hành chung cư một cách liên tục và không ảnh hưởng đến sinh hoạt của cư dân. Nếu vi phạm quy định này thì Bên B sẽ chịu bồi thường thiệt hại cho Bên A là………
4. Các thỏa thuận khác...
Điều 14. Sự kiện bất khả kháng
1. Các trường hợp sau đây được coi là sự kiện bất khả kháng:
a) Do chiến tranh hoặc do thiên tai hoặc do thay đổi chính sách, pháp luật của Nhà nước Việt Nam;
b) Do phải thực hiện quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các trường hợp khác do pháp luật quy định;
c) Do tai nạn, ốm đau thuộc diện phải đi cấp cứu tại cơ sở y tế;
d) Các trường hợp khác: do các bên thỏa thuận.
2. Thông báo tình trạng bất khả kháng:
a) Khi xuất hiện một trong các trường hợp bất khả kháng theo thỏa thuận tại Khoản 1 Điều này thì bên bị tác động bởi trường hợp bất khả kháng phải thông báo bằng văn bản hoặc thông báo trực tiếp cho bên còn lại biết trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày xảy ra trường hợp bất khả kháng (nếu có giấy tờ chứng minh về lý do bất khả kháng thì phải xuất trình giấy tờ này);
b) Bên bị tác động bởi trường hợp bất khả kháng không thực hiện được nghĩa vụ của mình sẽ không bị coi là vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng và cũng không phải là cơ sở để chấm dứt hợp đồng này;
c) Bên bị tác động bởi trường hợp bất khả kháng phải gửi thông báo cho bên kia khi không còn bị ảnh hưởng bởi tình trạng bất khả kháng;
d) Các bên phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ khi điều kiện bất khả kháng không còn;
đ) Nếu sự kiện bất khả kháng xảy ra trong ... tháng liên tục nhưng không khắc phục được thì hợp đồng đương nhiên hết hiệu lực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
3. Trách nhiệm của các bên trong trường hợp bất khả kháng:
Việc thực hiện các nghĩa vụ có liên quan theo hợp đồng của các bên sẽ được tạm dừng trong thời gian xảy ra sự kiện bất khả kháng. Các bên sẽ tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ của mình sau khi sự kiện bất khả kháng chấm dứt, trừ trường hợp quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều này.
Điều 15. Khai thác, cung cấp dịch vụ phụ và quỹ kết dư
1. Bên A có quyền và trách nhiệm sau đây:
a) Trong thời hạn hợp đồng này, Bên A ủy quyền cho Bên B tìm kiếm, khai thác môi giới khai thác kinh doanh các dịch vụ thuộc quyền sở hữu chung của nhà chung cư như thu phí quảng cáo, bảng hiệu, khai thác mặt bằng trống, các dịch vụ khác.... Việc khai thác này phải đảm bảo không được làm ảnh hưởng đến công tác quản lý vận hành nhà chung cư của Bên B, mỹ quan, môi trường và trật tự công cộng tại nhà chung cư.
b) Được nhận ...% số tiền thu tăng thêm so với các khoản thu hiện hữu từ khai thác dịch vụ để Bên A bổ sung vào nguồn quỹ nhằm thực hiện các hoạt động phục vụ lợi ích chung cho nhà chung cư.
2. Bên B có quyền và trách nhiệm sau đây:
a) Theo sự ủy quyền của Bên A, được quyền tìm kiếm đối tác và quản lý việc khai thác, lắp đặt quảng cáo, bảng hiệu và các dịch vụ khác nhằm mục đích gia tăng nguồn thu cho nhà chung cư. Mức phí được hưởng là ...% giá trị thu tăng thêm so với các khoản thu được từ việc khai thác và quản lý dịch vụ đó;
b) Được quyền tham gia dự thầu khai thác dịch vụ nhà chung cư (nếu có) theo chỉ định hoặc mời thầu từ Bên A.
3. Quỹ kết dư:
Với phương thức tự thu, tự chi, hai bên thống nhất rằng, quỹ kết dư (nếu có) trong thời gian hợp đồng này có hiệu lực là thuộc sở hữu của Bên B. Bên B đồng ý sẽ trích ...% quỹ kết dư này để Bên A bổ sung vào quỹ nhằm thực hiện các hoạt động phục vụ lợi ích chung cho nhà chung cư.
Điều 16. Các thỏa thuận khác
Các bên căn cứ vào từng nhà chung cư cụ thể để thỏa thuận thêm các nội dung khác nhưng không được mâu thuẫn với các nội dung trong hợp đồng này, không được trái với quy định của Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, pháp luật về nhà ở và đạo đức xã hội.
Điều 17. Các phụ lục hợp đồng
Các tài liệu sau đây là một phần của hợp đồng này:
1. Kế hoạch quản lý vận hành nhà chung cư;
2. Hồ sơ nhà chung cư;
3. Các phụ lục khác được ký giữa hai bên (nếu có).
Điều 18. Tranh chấp và giải quyết tranh chấp
1. Nếu có phát sinh tranh chấp về nội dung hợp đồng này thì các bên phải tiến hành thương lượng để giải quyết.
2. Trường hợp có tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư mà thương lượng không có kết quả thì trong thời hạn ... ngày, kể từ ngày phát sinh tranh chấp, các bên có quyền gửi đơn đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có nhà chung cư để xem xét, giải quyết; trường hợp không đồng ý với quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì có quyền khởi kiện tại Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp có tranh chấp về việc thực hiện hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành thì các bên có quyền yêu cầu Tòa án nhân dân có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. Quyết định của Tòa án nhân dân là quyết định cuối cùng và có tính chất bắt buộc với các bên.
Điều 19. Hiệu lực của hợp đồng
1. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ... tháng ... năm ...
2. Việc thanh lý hợp đồng này được thực hiện bằng biên bản thanh lý do hai bên cùng ký kết.
3. Hai bên thỏa thuận cam kết thực hiện đúng nội dung của hợp đồng này; tài sản được ủy quyền quản lý không thuộc diện bị tranh chấp về quyền sở hữu, quyền sử dụng.
4. Hợp đồng này được lập thành ... bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ ... bản để cùng thực hiện.
5. Trường hợp các bên có thỏa thuận thay đổi nội dung của hợp đồng này thì phải lập phụ lục hợp đồng hoặc ký kết hợp đồng bổ sung bằng văn bản./.
|
BÊN A |
BÊN B |
___________________
1 Tên nhà chung cư.
2 Tên của đơn vị quản lý vận hành theo giấy tờ đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.
3 Tên của tòa nhà/ cụm nhà chung cư.
4 Ghi rõ là nhà chung cư thuộc loại công trình chỉ có mục đích để ở hoặc công trình hỗn hợp gồm để ở và kinh doanh dịch vụ.
5 Tùy thuộc vào thỏa thuận giữa Bên A và Bên B, các bên có thể bổ sung hoặc giảm bớt hoặc thay đổi các công việc mà Bên B được thực hiện tại Khoản 1 Điều 3 này.
6 Diện tích m2 được xác định để tính giá là diện tích m2 sử dụng (tính theo diện tích thông thủy).
7 Các chi phí trong giá dịch vụ nêu tại Khoản 2 Điều 4 này có thể được thay đổi, điều chỉnh bổ sung theo thỏa thuận của các bên.
8 Ngoài các quyền và nghĩa vụ nêu tại Điều 5 và Điều 6, các bên có thể thỏa thuận bổ sung thêm các quyền và nghĩa vụ khác cho phù hợp với yêu cầu công việc.
9 Các bên thỏa thuận cụ thể nội dung nêu tại Khoản 3 Điều 7 này.
10 Các bên thỏa thuận cụ thể nội dung nêu tại Điều 10.
11 Các bên có thể thỏa thuận bổ sung thêm các trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp đồng nêu tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 11 này.
12 Các bên có thể thỏa thuận thêm nội dung của Khoản 1 Điều 12.
13 Các phần để trống trong hợp đồng này do các bên thỏa thuận cho phù hợp với tình hình thực tế.
|
MINISTRY OF CONSTRUCTION |
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM |
|
No. 02/2016/TT-BXD |
Hanoi, February 15, 2016 |
CIRCULAR
REGULATION ON MANAGEMENT AND USE OF APARTMENT BUILDINGS
Pursuant to the Law on Housing No. 65/2014/QH13;
Pursuant to the Government’s Decree No. 62/2013/ND-CP dated June 25, 2013 regulating functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Construction;
Pursuant to the Government’s Decree No. 99/2015/ND-CP dated October 20, 2015 providing instructions on the implementation of a number of articles of the Law on Housing;
At the request of general director of Management Agency for Housing and Real-Estate Market
The Minister of Construction promulgates the Circular on the Regulation on management and use of apartment buildings.
Article 1. Enclosed herewith is the Regulation on management and use of apartment buildings.
Article 2. This Circular takes effect since April 02, 2016. Documents below shall become invalid since the effective date of this Circular.
a) The Minister of Construction’s Decision No. 08/2008/QD-BXD dated May 28, 2008 promulgating the Regulation on management and use of apartment buildings;
b) The Minister of Construction’s Circular No. 05/2014/TT-BXD dated May 09, 2014 on amendments and supplements to Point a, Clause 2, Article 17 of the Regulation on management and use of apartment buildings enclosed with the Minister of Construction’s Decision No. 08/2008/QD-BXD dated May 28, 2008.
If regulations on management and use of apartment buildings promulgated by the Ministry of Construction, ministries, departments and People’s Committees of central-affiliated cities and provinces before the effective date of this Circular and the Regulation on management and use of apartment buildings enclosed with this Circular are different, the latter shall prevail.
Article 3. Ministers, heads of ministerial-level agencies, Governmental agencies, presidents of People’s committees of central-affiliated cities, provinces and relevant organizations, individuals shall be responsible for executing this Circular./.
|
|
PP THE MINISTER |
THE REGULATION
MANAGEMENT AND USE OF APARTMENT BUILDINGS
(Enclosed with the Minister of Construction’s Circular No. 02/2016/TT-BXD dated February 15, 2016)
GENERAL PROVISIONS
1. This Regulation applies to residential apartment buildings and mixed-use apartment buildings used according to the Law on Housing No. 65/2014/QH13 (hereinafter referred to as the Law on Housing), including:
a) Commercial apartment buildings;
b) Social apartment buildings except for apartment buildings as prescribed in Clause 2, this Article;
c) Apartment buildings for relocation;
d) State-owned apartment buildings being renovated, re-constructed;
2. Encourage application of this Regulation to state-owned apartment buildings that have not yet been renovated or re-constructed; Social apartment buildings as collective residence (a collective of students or workers residing in a single apartment) for students and employees shall not be subject to this Regulation.
1. Investors of apartment building construction projects (herein ‘the investor’); apartment building owners, occupants; apartment building management board (hereinafter ‘management board’); units in charge of mangement and operation of apartment buildings (hereinafter ‘managing unit’);
2. State administration agencies in relation to management and use of apartments;
3. Other organizations, individuals in relation to management and use of apartments;
Article 3. Interpretation of terms
In this Regulation, some terms are construed as follows:
1. Apartment building refers to housing units as prescribed in Clause 3, Article 3 of the Law on Housing.
2. Apartment block refers to a block of apartment buildings (one or several blocks) which are constructed according to the planning and project documentation approved by competent agencies.
3. Apartment complex includes at least two apartment buildings constructed on a parcel of land according to the master plan and project documentation approved by competent agencies with the same manner of ownership (single owner or multi-owners) .
4. Residential apartment building refers to an apartment building designed and constructed for residential purpose only.
5. Mixed use apartment building refers to an apartment building designed and constructed for residential, office, service and commercial purposes.
6. Apartment building investor refers to a capital owner or organization, individual tasked with managing and using capital for the implementation of housing projects including apartment building projects according to the Law on Housing and relevant law provisions (hereinafter referred to as 'the investor').
7. Apartment building owner refers to owners of apartments and owners of space other than apartments within an apartment building.
8. Apartment building occupants refer to owners who are using an apartment building themselves or organizations, households and individuals that are legally using apartments and other space within the apartment building through renting, borrowing, temporary occupations with friends or relatives, or being authorized by competent agencies.
9. Representatives of owner of apartments, other space within an apartment building refers to representatives of owner of each apartment, other space within an apartment building or legal occupants if the owner does not use the apartment (hereinafter referred to as ‘owner representatives').
10. Single-owner apartment building refers to an apartment building completely owned by one single owner regardless of shared or privately-owned portions.
11. Multi-owner apartment building refers to an apartment building owned by at least two owners.
12. Shared portion of an apartment block refers to the area, equipment system, technical infrastructure as prescribed in Clause 2, Article 100 of the Law on Housing that is shared by owners of such apartment block.
13. Shared portion of an apartment area refers to the area, equipment system as prescribed in Point b, Clause 2, Article 100 of the Law on Housing that is owned and used in common by owners of that apartment area.
14. Shared portion of an office, service and commercial area refers to the area, equipment system as prescribed in Point b, Clause 2, Article 100 of the Law on Housing that is owned and used in common by owners of such functional area.
15. Shared portion of an apartment complex refers to the area, works, equipment system, technical infrastructure system that is owned and used in common by all owners of that apartment complex including a cistern, power generator, septic tank, water pumps, public garden (if any) and other works and equipment constructed and installed according to approved designs.
Article 4. Principles for managing and using apartment buildings
1. An apartment building should be used according to its uses, designs and contents of approved project.
2. Management and use of apartment buildings should be in compliance with regulations of individual apartment buildings, the Law on Housing, this Regulation and relevant law provisions.
3. Payment of fees for administration and operation of apartment buildings shall be carried out according to negotiations between apartment owners, occupants and managing units on the basis of the Law on Housing. Use of budget for operation and maintenance of shared portion of the apartment building should serve primary purpose, be transparent and in accordance with the Law on housing and this Regulation; contribution of fees and charges during the use of apartment building should be in compliance with law provisions.
4. Apartment owners, occupants should pay fees for maintenance and operation of the apartment building, fees for activities performed by the Management Board and other fees during the use of apartment buildings according to this Regulation and relevant law provisions; comply with regulations on management and use of apartment buildings, regulations of the Law on Housing, this Regulation and relevant law provisions during the management and use of apartment buildings.
5. Management Board shall exercise rights and responsibilities in relation to management and use of apartment buildings according to the Law on Housing and this Regulation on behalf of apartment owners, occupants; In case an apartment building does not require the establishment of the Management Board under the Law on Housing, the apartment owners, occupants themselves shall negotiate plans for management of the apartment building.
6. Disputes, complaints in relation to management and use of apartments shall be handled according to the Law on Housing, this Regulation and relevant law provisions.
7. Any act of violating regulations on management and use of apartments shall be handled in a timely and strict way under laws.
CONTENT OF MANAGEMENT AND USE OF APARTMENTS
Article 5. Establishment, handover and storage of apartment building documentation
1. Apartment owners shall establish and store apartment documents according to Article 76 and Article 77 of the Law on Housing.
2. The investor shall be responsible for establishing documents of apartment buildings; the documents include:
a) Investment and construction project documents approved by competent agencies including the project’s legal documents and as-build documents according to the Law on Construction;
b) Procedures on maintenance of apartment buildings shall be established and submitted for approval by the investor according to the Law on Construction;
c) Procedures on maintenance of equipment that belong to commonly owned portion of apartment building shall be established by equipment supplier;
d) Drawing of motorbike parking lot shall be established by the investor on the basis of approved project documents and designs with owner and occupant parking areas (including motorbike parking area owned in common, auto parking lot) and public parking lot.
3. Storage of apartment building documentation as prescribed in Clause 2, this Article is prescribed as follows:
a) The investor shall be responsible for storing the documentation as prescribed in Clause 2, this Article; within 20 working days since the Management Board or representatives of apartment building management (in case establishment of the Management Board is not required) issues a written request for handing over apartment building documentation, the investor shall be responsible for providing two sets of documentation as prescribed in Clause 2, this Article.
b) The Management Board shall be responsible for storing and managing this documentation; if the apartment building requires a managing unit as prescribed in the Law on Housing, the Management Board should provide a set of documentation received from the investor to the managing unit unless the managing unit is the investor;
c) If the investor fails to hand over the documentation after the time limit as prescribed in Point a, this Clause, the Management Board shall issue a written request to People’s Committees of districts, rural districts, district-level towns, provincial cities where the apartment building is situated (hereinafter referred to as ‘People’s Committees of districts').
The investor shall be penalized for administrative violations in the areas of management and use of apartment buildings if failing to hand over the documentation within ten working days since receipt of request from People’s Committees of districts.
4. Before the documentation is handed over, the investor and the Management Board or apartment building management representatives should carry out the counting of equipment, definition of commonly owned portion of the apartment building according to the Law on Housing; handing over the apartment building site and the documentation should be made in a written record with confirmations by the concerned parties.
Article 6. Management of privately owned portion of multi-owner apartment
1. Privately owned area or equipment as prescribed in Clause 1, Article 100 of the Law on Housing should be specified in apartment purchase and sale contract, apartment lease purchase contract or area other than the apartment (hereinafter referred to as ‘the purchase and lease purchase contract').
Apart from the purchase and lease purchase contract, the investor should provide the drawings as prescribed in Point d, Clause 2, Article 5, this Regulation to buyers, tenants.
2. If the purchase and lease purchase contract is signed before the effective date of this Regulation, definition of privately owned area and equipment as well as provision of the drawings shall be instructed in the Law on Housing at the time of signing or based on the purchase and lease purchase contract if not prescribed by laws.
3. Apartment owners may directly use or authorize others to manage their privately owned portion but should ensure that the use and management of such portion accord with approved designs and do not affect other privately-owned area of other owners or shared area of the apartment.
Article 7. Management of shared portion of multi-owner apartment buildings
1. Commonly owned area or equipment system of the apartment is defined according to Clause 2, Article 100 of the Law on Housing and should be specified in the purchase and lease purchase contract. The purchase and lease purchase contract should be accompanied by the lists of shared portion according to the Law on Housing; such portion should be used purposefully and in accordance with approved designs.
2. The investor shall be responsible for managing the works designed for leisure activities of apartment owners, occupants and subject to be handed over to the State for management under the approved project.
3. If these works are constructed for business by the investor itself according to contents of the approved project, the investor shall have the ownership thereto and be responsible for managing and maintaining these works.
4. For shared portion of the residential apartment block, the owners thereto shall be responsible for managing such portion together; if an apartment requires the managing unit, such portion shall be transferred to the managing unit for management; if an apartment does not require the managing unit, the Management Board or other managing units shall be chosen for management.
5. For shared portion of mixed-use apartment block, management shall be instructed as follows:
a) If shared portions of the office, service and commercial areas (hereinafter referred to as ‘the functional area’) and residential apartment buildings is undefinable, the owners thereto shall be responsible for managing such portions together.
b) If such portion is separately definable, the shared portion of the residential apartment shall be managed by owners of residential apartment buildings and the shared portion of the functional area shall be managed by the managing unit or by owners of this functional area if the managing unit is not required by the apartment building. The management of this shared portion is instructed in Clause 4, this Article.
For commonly owned portions of an entire apartment building, all the apartment building owners shall be responsible for managing such portions together; the management of such portions is instructed in Clause 4, this Article.
6. For community activity houses of the apartment block, owners or the Management Board (if any) or the managing unit shall be responsible for managing such houses according to decision given in the apartment building meeting.
7. For commonly owned portions of an apartment complex, the Management Board shall be responsible for managing such portions on behalf of owners.
8. If the purchase and lease purchase contract is signed before the effective date of this Regulation, definition of commonly owned portion of apartment building is instructed in the Law on Housing at the time of signing or based on the purchase and lease purchase contract if not prescribed by laws.
Article 8. Ownership and management of parking lot of apartment buildings
1. Parking lot of an apartment building is constructed on the basis of construction standards, norms and approved designs. Parking lot may be located at basement floor or ground floor or in other areas inside or outside an apartment building and should be specified in the purchase and lease purchase contract; Parking lot should be used purposefully according to contents of the approved project and provisions prescribed in Article 101 of the Law on Housing.
2. For single-owner apartment building, the parking lot shall belong to the ownership and management of the apartment building owner but be used in accordance with contents of the approved project, the Law on Housing and this Regulation. For an apartment building that requires the managing unit, the managing unit shall manage this parking lot; For an apartment building without a managing unit, owners themselves or other units shall manage this parking lot.
3. Shared parking lot as prescribed in Point a, Clause 1, Article 101 of the Law on Housing shall be managed by the managing unit or by the Management Board or other units on behalf of owners (in case the managing unit is not required by such apartment building), or by owners themselves or other units to be hired (in case neither the managing unit nor the management board is not available).
4. For auto parking lot intended for apartment building owners as prescribed in Point b, Clause 1, Article 101 of the Law on Housing, execute following provisions:
a) Persons who purchase or lease purchase an apartment or other space within the apartment building (hereinafter referred to as 'the buyers') decide to purchase or lease auto parking spaces intended for apartment building owner according to the Law on Housing.
If an apartment building has sufficient auto parking spaces for all the apartments and the buyer needs to purchase or lease auto parking spaces in this parking lot, the investor shall make arrangements but ensure that the number of parking spaces purchased or leased by each apartment owner or space owner (owner of other space within the apartment building) should not exceed the number of parking spaces designed for each apartment or a privately-owned portion of an apartment building under the approved project.
b) If an apartment building has insufficient auto parking spaces for each apartment, the investor shall make arrangements on the basis of negotiations among buyers;
c) Purchase or lease of auto parking spaces as prescribed in Points a and b, this Clause may be specified in the apartment purchase and lease purchase contract or in a separate contract; parking rent shall be paid in a monthly or periodical basis; the sum of money for purchase of parking space shall be paid once at a time or by installments as agreed by the parties. In case parking spaces are rented, obligations for paying fees for management and car keeping services shall be negotiated and agreed by the parties in the contract for parking rent; in case parking spaces are purchased, parking space buyers shall pay fees for management and car keeping services according to laws and the agreement with service providers;
d) If a parking space buyer needs to transfer or rent out this parking space, such transfer or rent out is only be made with owners or occupants of such apartment building or with the investor;
dd) If the buyers do not purchase auto parking spaces as prescribed in this Clause, the parties should specify in the apartment purchase and lease purchase contract that this space belongs to the ownership and management of the investor and the investor shall not include expenses for investment and construction of this space in sale price, rents of the apartment; if the buyers need to purchase or lease auto parking spaces, the investor shall calculate sale price and rents of parking spaces independent of sale price, rents of the apartment.
e) The parking lot prescribed in this Clause shall be managed by the managing unit or by owners themselves or other units (in case the managing unit is not required by such apartment building).
5. Management of public parking lot (parking lot designed for people other than apartment building owners or occupants) is prescribed as follows:
a) If owner of the functional area purchases the public parking lot from the investor, this owner shall take the responsibility;
b) If the public parking lot belongs to ownership of the investor, the investor shall take the responsibility; if owner of the functional area leases the public parking lot from the investor, the management of this parking lot shall be negotiated in the contract for parking rent;
c) If the public parking lot is managed by the State according to the approved project, the unit tasked by the State with managing this parking lot shall take the responsibility.
6. Organizations, individuals as owners of parking spaces as prescribed in Clauses 4 and 5, this Article shall be responsible for paying fees for management and maintenance of these parking spaces; in case parking spaces are rent, obligations for maintenance of parking spaces shall be agreed in the contract for parking rent.
Article 9. Rules and regulations on management and use of apartment buildings
1. Apartment buildings within the governing scope of this Regulation should have rules and regulations on management and use of apartment buildings with contents as prescribed in Clause.
2. Rules and regulations on management and use of apartment buildings are as follows:
a) Regulations applicable to owners, occupants, temporary residents, guests;
b) Prohibited acts in the use of apartment buildings and handling of violations;
c) Regulations on use of shared portion of apartment building;
d) Regulations on repair work for damage, changes of equipment in privately-owned portions and emergency responses;
dd) Regulations on fire and explosion prevention and combat;
e) Regulations on public disclosure of information in relation to the use of apartment building;
g) Regulations on obligations of owners, occupants;
h) Other regulations depending on characteristics of each apartment building;
3. If the first apartment building meeting has not been held, the investor shall be responsible for constructing rules and regulations on management and use of apartment buildings on the basis of Clauses 1, 2, this Article, attaching the apartment purchase and lease purchase contract and making public disclosure of these rules and regulations in community activity house, stair halls and reception area of the apartment block.
4. When the first apartment building meeting is organized, amendments and supplements to the rules and regulations established by the investor shall be considered but not in opposition to the Law on Housing and this Regulation. After the first apartment building meeting, the Management Board or representatives from apartment building management shall be responsible for making public disclosure of these rules and regulations in community activity house, stair halls and reception area of the apartment block.
Article 10. Administration and operation of apartment buildings
1. Activities of administration and operation of apartment buildings are as follows:
a) Control and maintain operation, carry out regular maintenance of lifts, water pumps, power generators, automatic fire alarm system, fire extinguishing system, firefighting instruments, back-up equipment and other equipment that belong to shared portions of apartment blocks, apartment complexes.
b) Provide services of security, environmental hygiene, waste collection, care for flower garden and ornamental plants, destruction of insecticides and other services to ensure normal operation of the apartment building;
c) Other relevant works;
2. In case an apartment building requires the managing unit as prescribed in Point a, Clause 1, Article 105 of the Law on Housing, all the tasks as prescribed in Clause 1, this Article shall be performed by the managing unit; owners, occupants are not permitted to hire outside service providers. The managing unit may enter a contract with service providers for the performance of administration and operation of apartment buildings yet shall take the responsibility as agreed in the contract signed with the Management Board.
Article 11. Maintenance of apartment buildings
1. Maintenance activities include quality inspection, monitoring and assessment, minor repairs, regular repairs and major repairs to construction work of apartment building; inspection and maintenance of fire and explosion prevention and combat system; replacement of spare parts or equipment commonly used in apartment buildings and complexes.
2. Apartment building owners shall be responsible for carrying out maintenance of privately-owned portions and make financial contributions to the maintenance of shared area of apartment building according to the Law on Housing and this Regulation.
If any damage caused to privately-owned portions has negative effects on other owners, the owner of such damaged portions should carry out repairs to such damage; if the owner fails to carry out the repairs, the managing unit or person tasked with managing the apartment building has the right to temporarily suspend or request service providers to temporarily suspend supply of electricity, tap water to such privately-owned portions; if some damage caused to shared portions lies within the privately-owned portion, the owner of the privately-owned portion should create favorable conditions for the managing unit, construction units to repair such damage.
3. Maintenance of apartment building’s construction work shall be carried out by qualified units as prescribed in the Law on Construction; Maintenance of apartment building’s equipment system shall be performed by qualified units in proportion to maintenance work. The managing unit may be hired to carry out the maintenance work if qualified.
4. If the first apartment building meeting has not yet been organized, the maintenance of shared area of apartment building shall be carried out according to the maintenance procedures as prescribed in Points b and c, Clause 2, Article 5 and this Regulation.
5. If the first apartment building meeting has been organized, the maintenance of shared area of multi-owner apartment building shall be carried out according to the maintenance procedures as prescribed in Points b and c, Clause 2, Article 5 and this Regulation and annual maintenance plan passed by the apartment building meeting as prescribed in this Regulation; in case of irregular damage or damage caused by natural disasters, conflagration, the Management Board shall make decisions on maintenance according to this Regulation and relevant law provisions but a report should be given in forthcoming meetings.
6. Maintenance of shared area of apartment building shall be carried out according to provisions set out in Section 4, Chapter III hereof.
ORGANIZING MANAGEMENT AND USE OF APARTMENT BUILDINGS
Section 1. APARTMENT BUILDING MEETING
Article 12. Apartment building meeting
1. For single-owner apartment buildings, the apartment building meeting is the meeting attended by the owner’s representatives.
2. For multi-owner apartment buildings, the apartment building meeting is the meeting attended by the owner’s representatives or occupants if the owner does not attend.
3. The apartment building meeting may issue decisions on management and use of apartment buildings according to Article 102 of the Law on Housing and this Regulation.
Article 13. First apartment building meeting
1. Requirements for organization of the first apartment building meeting are as follows:
a) The first apartment block meeting shall be organized within 12 months since the apartment building is put into operation and attended by at least 50% of the number of delivered apartments (including the number of apartments retained not for sale by the investor); if the percentage of delivered apartments remains below 50% after this specified period, the first apartment block meeting shall not be organized until at least 50% of the delivered apartments is reached.
b) The first apartment complex meeting (the first meeting of apartment complexes) shall be organized if attended by at least 50% of the number of delivered apartments in each apartment building (including the number of apartments retained not for sale by the investor) and at least 75% of representatives of owners of delivered apartment buildings in each apartment building who agree to incorporate the apartment buildings into the apartment complex.
2. Requirements for number of people attending the first apartment building meeting are as follows:
a) For the apartment block meeting, attendance should ensure at least 75% of representatives of owners of delivered apartments; otherwise, the meeting shall be organized for the second time with the attendance of at least 50% of representatives of owners of delivered apartments. If the attendance remains below 50% as prescribed in this Point, the investor may make requests to People’s Committees of communes, wards, commune-level towns where the apartment building is located (hereinafter referred to as People’s Committee of wards) for organization of the meeting according to Clause 5, this Article;
b) For the first apartment complex meeting, the attendance should ensure adequate proportion of the owners who agree to incorporate apartment buildings into the apartment complex as prescribed in Point b, Clause 1, this Article; if the attendance remains below the proportion as prescribed, the meeting shall not be organized until the attendance reaches 50% of owners who agreed to incorporate apartment buildings into the apartment complex; if the attendance remains below 50%, a written request should be made to People’s Committee of wards for organization of the meeting as prescribed in Clause 5, this Article.
c) If the attendance for the apartment complex meeting remains insufficient after the second summoning as prescribed in Point b, this Clause, owners of these apartment blocks may organize the apartment building meeting on the establishment of their own Management Board as prescribed in Point a, this Clause.
3. The investor (in case of multi-owner apartment building) or owners (in case of single-owner apartment building) shall be responsible for preparing contents of meetings including time and venues and organizing official meeting attended by owners and occupants. The investor or owners may organize preparatory meetings in preparation for the official meeting. Preparations for the first apartment building meeting are as follows:
a) Inspect and determine status of owner representatives for attendance; in case of authorization, a letter of authorization should be enclosed;
b) Draft regulations on apartment building meeting;
c) Anticipate amendments, supplements to contents of management and use of apartment building (if any);
d) Draft regulations on election of the Management Board, propose a name for the management board as prescribed in Point a, Clause 1, Article 23, this Regulation; propose number of members of the board, heads, deputy heads (if required by the apartment building);
dd) For multi-owner apartment buildings, prepare proposals for apartment building administration and operation service price (hereinafter referred to as ‘service price’), draft plan for maintenance of shared area, proposals for the establishment of a managing unit if required by the apartment building; if the apartment building requires the Management Board, operation model, draft regulations on operation, receipts and expenditures should be proposed;
e) Make announcement on paid services such as swimming pools, gyms, tennis court, spa, supermarkets and other services (if any);
g) Other proposals in relation to management and use of apartment buildings;
4. The first apartment building meeting shall decide following issues:
a) Regulations on apartment building meetings (including first meeting, regular meetings and irregular meetings);
d) Draft regulations on election of the Management Board, name of the Management Board, number of members of the Board, heads, deputy heads (if required by the apartment building);
c) Amendments, supplements to contents of management and use of apartment building (if any);
d) Issues as prescribed in Point dd, Clause 3, this Article; particularly, service price shall be based on this Regulation and the agreement with managing unit;
dd) Expenses to be contributed by owners, occupants during the use of apartment buildings;
e) Other relevant issues;
5. People’s Committee of wards shall be responsible for organizing the first apartment building meeting in one of the following cases:
a) The investor fails to organize the meeting after the apartment building has been in operation for more than 12 months when percentage of delivered apartments as prescribed in Point a, Clause 1, this Article reaches 50% and representatives of owners of delivered apartments have issued a written request to People’s Committee of wards for organization of the meeting;
b) The investor has made preparations for the organization of the meeting but the attendance is not sufficient as prescribed in Clause 2, this Article and the investor and owner representatives have issued a written request to People’s Committee of wards for organization of the meeting;
6. Within 30 days since receipt of the written request from owner representatives or the investor as prescribed in Clause 5, this Article, the People’s Committee of wards shall be responsible for organizing the first apartment building meeting. Outcomes of the first apartment building meeting organized by People’s Committee of wards shall be applicable to owners, occupants of apartment buildings the same as apartment building meetings organized by the investor.
Article 14. Irregular apartment building meetings
1. Irregular apartment building meetings shall be organized in one of the following cases:
a) Select replacements for heads or deputy heads who are dismissed, pass away, or missing; in case of replacement of deputy heads as the investor's representatives, the investor shall appoint others without organizing of irregular apartment building meetings;
b) Dismiss all members of the Management Board and elect new one.
c) Select replacements for members of the Management Board who are dismissed, pass away or missing in case the collection of suggestions from owners fails to reach the unanimity as prescribed in Point b, Clause 3, Article 26 hereof or select replacements for members of the Management Board as prescribed in Point b, Clause 4, Article 26 hereof;
d) The Management Board requests changing the managing unit or adjustments to service price;
dd) Other cases as requested by more than 50% of representatives of owners of delivered apartments;
2. Number of people attending irregular apartment block meetings are stipulated as follows:
a) At least 50% of representatives of owners of delivered apartments with respect to meetings on issues as prescribed in Points a, b, c, or d, Clause 1, this Article;
a) At least 75% of people who have made requests for organization of irregular meetings with respect to meetings proposed by owners as prescribed in Point dd, Clause 1, this Article;
3. Requirements for number of people attending irregular apartment complex meetings are as follows:
a) At least 50% of representatives of owners of delivered apartments of the apartment complex with respect to meetings on election of heads or all the Management Board of the apartment complex or decisions on provisions laid down in Point d, Clause 1, this Article;
In case each apartment building of an apartment complex makes a request for changing its managing unit or for adjustments made to service price, at least 50% of representatives of owners of delivered apartments in such apartment building are required;
b) In case of selection of replacements for deputy heads or members of the Management Board as representatives of an apartment building in the apartment complex, the irregular meeting of such apartment building is organized; apartment building meetings shall be organized to select replacements when at least 50% of representatives of owners of delivered apartments within such apartment building required.
c) For apartment complex meetings as requested by owners as prescribed in Point dd, Clause 1, this Article, at least 75% of people who make requests for organization of irregular meetings are required;
4. The Management Board shall be responsible for making preparations including time and venue of the meeting attended by owners, occupants.
5. People’s Committee of wards shall be responsible for organizing irregular meetings (apartment building, apartment complex levels) to make decisions on issues prescribed in Points a, b, or c, Clause 1, this Article in one of the following cases:
a) The attendance is insufficient as prescribed in Point a, Clause 2, Point a, Clause 3, this Article and the Management Board issues a written request;
b) The Management Board fails to organize irregular meetings (apartment building, apartment complex levels) on settlement of issues as prescribed in Points a, b, or c, Clause 1, this Article even though at least 50% of representatives of owners of delivered apartments make the request.
6. Within 30 days since receipt of the written request from the Management Board or owner representatives as prescribed in Clause 5, this Article, the People’s Committee of wards shall be responsible for organizing the irregular meeting. Outcomes of the irregular meeting organized by People’s Committee of wards shall be applicable to owners, occupants of apartment buildings the same as apartment building meetings organized by the Management Board as prescribed hereof.
Article 15. Annual apartment building meetings
1. Annual apartment building meeting shall be organized once a year when at least 30% of representatives of owners of delivered apartments or less as agreed by the owners attend. Annual meetings (apartment building, apartment complex levels) shall comprise following issues:
a) Listen to reports on performance of management board and pass annual management board receipts and expenditures;
b) Consider and pass the apartment building’s balance sheet of expenses for maintenance of shared area in the year and plans for maintenance of shared area in the following year;
c) Listen to reports on administration and operation of apartment buildings;
d) Decide other issues as prescribed in Article 102 of the Law on Housing (if any);
2. For annual apartment block meetings in combination with making decisions on one of the following issues, attendance should ensure at least 50% of representatives of owners of delivered apartments:
a) Select replacements for heads or deputy heads who are dismissed, pass away, or missing; in case of replacement of deputy heads as the investor's representatives, the investor shall appoint others without organizing of irregular apartment building meetings;
b) Dismiss all members of the Management Board and elect new one.
c) Select replacements for members of the Management Board (other than heads or deputy heads) who are dismissed, pass away or missing in case the collection of suggestions from owners fails to reach the unanimity as prescribed in Point b, Clause 3, Article 26 hereof or select replacements for members of the Management Board as prescribed in Point b, Clause 4, Article 26 hereof;
3. For annual meetings in combination with election of head of the Management Board or decisions on issues prescribed in Points b, d, Clause 1, Article 14 hereof , attendance should ensure at least 50% of representatives of owners of delivered apartments of such apartment complex.
4. The Management Board shall be responsible for making preparations including time and venue of the meeting attended by owners, occupants; the Management Board may organize preparatory meetings in preparation for an official meeting.
5. The Management Board may make a written request to People’s Committee of wards for organization of the apartment building meeting as prescribed in Clauses 5, 6, Article 14 hereof in case of insufficient attendance as prescribed in Clause 2, this Article.
6. In case the Management Board, its members are found in breach of financial issues, depending severity of the case, the meeting shall issue decisions on dismissal for one, a number of all the members of the Management Board and carry out election of replacements as prescribed in Clause 2 or Clause 3 and Clause 5, this Article; if the offender is subject to criminal prosecution, the meeting shall pass the decision on making requests to competent agencies for consideration and handling according to laws.
In case of need, the meeting shall make decision on the establishment of an inspection team or employment of a professional unit to inspect financial records of the Management Board; if a professional unit is hired, owners or occupants shall make financial contributions to the payments made to this unit as agreed.
Article 16. Participants and voting at apartment building meetings
1. For single-owner apartment buildings, apartment complexes, participants in the meeting comprise owner representatives, occupants and representatives of People’s Committee of wards where the apartment building is situated.
2. For multi-owner apartment buildings, apartment complexes, participants are regulated as follows:
a) For meetings organized for the first time, participants comprise the investor’s representatives, representatives of owners of delivered apartments and representatives of People’s Committee of wards;
b) For irregular and annual meetings, participants comprise representatives of owners of delivered apartments, the investor’s representatives (if the investor still owns some areas in the apartment building), representatives of the managing unit (if any) and representatives of People’s Committee of wards;
3. Rights to vote at apartment block, apartment complex meetings are based on the number of apartments and prescribed as follows:
a) Each apartment in an apartment building in proportion to one vote;
b) For space other than apartments, each space equivalent to the largest apartment's floor area according to approved designs is in proportion to one vote.
4. Every decision made in apartment block, apartment complex meetings shall be passed under the majority rule in the form of voting; developments of the meeting shall be made in a written record with signatures of presiding members and the secretary.
1. For multi-owner apartment buildings requiring the establishment of a management board according to the Law on Housing, the Management Board shall be an organization having legal capacity, legal stamp and operating according to the model as prescribed in Clause 1, Article 18 hereof; the Management Board elected in the meeting shall exercise rights and obligations as prescribed in Clauses 1 and 2, Article 41 hereof.
2. For single-owner apartment buildings or multi-owner apartment buildings having less than 20 apartments, the meeting shall decide to or not to establish the Management Board. If the Management Board is established, its operating principles and organizational model are as follows:
For single-owner apartment buildings, the Management Board shall not have legal capacity and legal stamp; the Management Board shall operate according to the model as prescribed in Clause 3, Article 18 and exercise rights and obligations as prescribed in Clause 2, Article 41 hereof.
b) For multi-owner apartment buildings, operating model and principles of the Management Board are prescribed in Clause 1, this Article.
3. The Management Board as prescribed in Clauses 1 and 2, this Article has a three-year tenure and shall be re-elected in annual meetings at the end of the tenure except in cases of irregular meetings to elect replacements.
4. Decisions made by the Management Board that exceed authority as prescribed in Article 41 hereof shall be legally invalid; members of the Management Board shall be responsible for making compensations for any damage caused to lawful rights and interests of organizations and individuals.
5. In case an apartment building requires the managing unit according to the Law on Housing, the Management Board shall not be allowed to hire others or establish affiliated divisions; in case the management unit is not required, the Management Board may hire outside services. Members of the Management Board shall be responsible for performing assigned duties as prescribed in the Management Board’s operation regulation.
6. The Management Board's operation expenditures shall be contributed annually by owners and occupants based on decisions given in the meeting; such expenditures should be specified in the Management Board's operation regulations and managed through a bank account; The Management Board should use these expenditures purposefully and make reports on receipts and expenditures in annual meetings.
7. Remuneration for members of the Management Board shall be contributed by owners, occupants through decisions given in the meeting based on specific conditions of each apartment building, apartment complex and locality unless otherwise as refused by the members.
If an apartment building requires the managing unit as prescribed in the Law on Housing and this Regulation, owners and occupants shall be responsible for paying remuneration to the Management Board via this management unit; this sum of money shall not be included in the managing unit’s business activities. If the managing unit is not required as prescribed in the Law on Housing and this Regulation, this remuneration shall be paid to individual members by the Management Board itself.
Article 18. Management board model
1. Management boards of multi-owner apartment buildings, apartment complexes shall be established according to model of board of directors of a cooperative or a joint-stock company. Apartment building meetings shall make decision on operation model of the Management Board.
2. If the Management Board is established and operates according to model of board of directors of a cooperative, convening and organizing the Management Board’s meetings shall be instructed in the Law on Cooperatives. If the Management Board is established and operates according to model of board of directors of a joint-stock company, convening and organizing the Management Board’s meetings shall be instructed in the Law on Enterprises.
Voting and making written records of the Management Board’s meetings should comply with provisions set out in Article 25 hereof.
3. Management boards of single-owner apartment buildings, apartment complexes shall be established according to self-governing model; members of the Board shall unify the exercise of rights and obligations among themselves as prescribed in Clause 2, Article 41 hereof.
Article 19. Requirements for members of management board
1. For a multi-owner apartment building, members of the Board must be the owners who are using such apartment building; for a single-owner apartment building, members of the Board must be owner representatives and occupants of such apartment building. Members of the Board shall be those who have good health, no previous convictions and offenses.
2. Members of the Board should participate in training courses on management and use of apartment buildings organized by professional training institutions according to the Ministry of Construction’s regulations.
Article 20. Number, composition of management board
1. The number of members of the Board of apartment buildings, apartment complexes shall be decided in apartment building meetings but should be in compliance with following decisions:
a) For apartment blocks, the number of members of the Board should range from three to five;
b) For apartment complexes, the number of members should range from six to 25 of which each apartment building accounts for from three to five members.
2. Composition of multi-owner apartment buildings, apartment complexes are regulated as follows:
a) For apartment blocks, the Management Board shall comprise one head, one or two deputy heads and other members as decided in apartment building meetings.
If the investor still owns some area in the apartment building, its representatives may be elected as head or deputy head of the Management Board in apartment building meetings.
b) For apartment complexes, the Management Board shall comprise one head; each apartment building within shall organize meetings to recommend one or two representatives as deputy heads and other members as decided in apartment building meetings.
If the investor still owns some area in the apartment complex, its representatives may be elected as head of the Management Board in apartment building meetings. If the investor still owns some area in either apartment building of the apartment complex, its representatives may be elected as deputy head of the board of such apartment complex except that the representatives have been elected as head of the board of such apartment complex.
3. For single-owner apartment buildings, apartment complexes, the board shall comprise one head, one or two deputy heads and other members as decided in apartment complex meetings.
Article 21. Separation and merging of management board
1. Separation and merging of management boards as prescribed in this Article shall apply only to multi-owner apartment buildings with management board already established.
2. Separation of management board of an apartment complex is instructed as follows:
a) In case representatives of owners of either apartment building need to separate from the apartment complex and establish a management board for their own apartment building, an apartment building meeting should be convened to collect suggestions from the owners; if at least 50% of representatives of owners of delivered apartments of such apartment building agree (via the minutes of collective meeting), members of the board as representatives of this apartment building shall deliver the minutes of collective agreement to management board of the apartment complex.
After the minutes has been delivered to the apartment complex’s management board, owners of the apartment building that request separation from the apartment complex shall appoint an interim organization committee for the organization of the first apartment building meeting as prescribed in Clauses 1, 2, 3 and 4, Article 13 hereof; election and determination of composition, number and model of management board operation shall be instructed in this Section. Representatives of the apartment building as current members of the apartment complex’s management board shall not be recognized as members of the apartment complex’s management board after the apartment block’s management board is established;
b) If representative of the apartment block is still holding the position as head of the apartment complex’s management board after separation, the apartment complex's management board should organize an irregular meeting to elect replacement as prescribed in Article 14 hereof;
c) Procedures on recognition of management board as prescribed in this Clause are instructed in Article 22 hereof.
3. Merging an apartment block’s management board into an apartment complex’s management board is instructed as follows:
a) If individual apartment blocks have their own management board and meet requirements for establishment of an apartment complex as prescribed hereof, management boards of these apartment buildings should organize meetings to agree on establishment of the apartment complex’s management board; the minutes of meeting should specify plans for merging into the apartment complex's management board, transfer of apartment buildings’ documents, records of management board’s operation and expenditures administered by apartment buildings’ management boards.
Each apartment building’s management board must organize meetings to collect suggestions from owners; if at least 50% of representatives of owners of delivered apartments of each apartment building agree to merge into the apartment complex (via the minutes of collective agreement), management boards of such apartment buildings shall be responsible for coordinating organization of the first apartment complex meeting (the first meeting at apartment complex level). Organization of the first apartment complex meeting should be in compliance with provisions set out in Clauses 1, 2, 3, 4, Article 13 and Article 26 hereof.
b) If an apartment block that already has its own management needs to merge into management board of the established apartment complex, the apartment building and apartment complex's management boards should organize meetings to make decisions on the merging into the apartment complex's management board.
After the decision on the merging is made, the apartment building and apartment complex’s management boards each shall organize meetings to collect suggestions from owners of the apartment building and apartment complex respectively; if at least 50% of representatives of owners of delivered apartments of the apartment complex and at least 50% of representatives of owners of delivered apartments of the apartment block agree to merge into the apartment complex (via the minutes of collective agreement), management board of this apartment building should organize apartment building meetings (meetings at apartment building level) to appoint representatives to participate in the apartment complex’s management board.
The number and composition of representatives of apartment buildings participating in the apartment complex’s management board shall be determined in the same way as other apartment buildings within this apartment complex; if some representative of the investor is holding the position as deputy head of the apartment building's management board, such representative may be elected as deputy head of the apartment complex's management board;
c) Procedures on recognition of the apartment complex’s management board as prescribed in this Clause are instructed in Article 22 hereof.
4. Hand-over and management of apartment building documents, the management board’s performance records and relevant expenditures with respect to the case as prescribed in Clauses 2 and 3, this Article are instructed as follows:
a) For the case as prescribed in Clause 2, this Article, within seven working days since receipt of a written request from new management board of an apartment building, the apartment complex’s management board shall be responsible for handing over documents and all expenditures in relation to the apartment building separated from the apartment complex to the new management board of such apartment building for management as prescribed;
b) For the case as prescribed in Clause 3, this Article, within seven working days since receipt of a written request from the apartment complex’s management board, the apartment building’s management board shall be responsible for handing over documents and all expenditures in relation to such apartment building to the apartment complex's management board for management as prescribed;
c) Management boards of apartment blocks or apartment complex shall issue a written request enclosed with a certified true copy of recognition decision issued by People’s Committee of District to the credit institution which is currently administering maintenance expenditures of apartment blocks or apartment complexes for transfer of such expenditures to new management board for management.
d) Upon receipt of the written request as prescribed in Point c, this Clause, the credit institution shall transfer all the remaining expenditures as prescribed in Points a and b, this Clause to new management board; the transfer of records of management board’s performance as well as expenditures as prescribed in this Clause should be made into a written record signed by concerned parties; the management and use of such expenditures after being transferred to new management board is instructed in the Law on Housing and this Regulation.
Article 22. Procedures on recognition and announcement of management board operation
1. Within 10 working days since being elected, the management board shall be responsible for submitting the application for recognition of management board as prescribed in Article 23 hereof to People’s Committee of District where the apartment building is situated.
2. Within seven working days since receipt of the application, People’s Committee of District shall carry out inspection and issue the Decision on recognition of management board (herein ‘the Decision’); any decision on recognition of management board that was previously granted should be revoked before the new one is issued.
3. Contents of the Decision comprise:
a) Name of management board and model of management board operation;
b) Number of members of management board;
c) Full name and titles of heads, deputy heads of management board;
d) Tenure of management board;
dd) Obligations for execution of the Decision of relevant organizations, individuals;
4. After the Decision is issued, the recognized management board shall be responsible for opening an account for operation; in case of multi-owner apartment buildings, the management board should open an account for expenditures for maintenance of shared area according to the Law on Housing, this Regulation and register a legal seal according to laws on registration of legal seals (name of management board inscribed on the seal must be identical to the name recognized by People’s Committee of District) except that the management board already has a seal and an account opened as prescribed.
5. Management board of single-owner apartment buildings shall operate only when it is recognized by People’s Committee of District. Management board of multi-owner apartment buildings shall operate only when a seal is registered according to laws and an account opened according to this Regulation.
Article 23. Applications for recognition of management board
1. In case management board is established for the first time, the application for recognition comprises:
a) A written request by management board specifying that the name has been approved in the apartment building meeting (the meeting at apartment building level); in case of establishment of apartment block’s management board, the name should be taken after name or number of the apartment building; in case of establishment of apartment complex’s management board, the name shall be decided in the apartment building meeting;
b) The minutes of apartment building meeting on election of management board;
c) Lists of members of management board; full name of heads, deputy heads;
d) Management board’s operation regulations passed in the apartment building meeting.
2. In case management board is re-elected due to tenure expiration or dismissals or selection of replacements for heads or deputy heads, the application shall comprise:
a) Management board’s written request;
b) Original copy of the Decision;
c) The minutes of apartment building meeting on re-election of management board, re-election for alternative Management Board or for selection of replacements for heads, deputy heads;
d) Lists of members of management board; full name of heads, deputy heads;
dd) Management board’s operation regulations passed in the apartment building meeting (if amended, supplemented);
3. In case of separation of management board of apartment complex as prescribed in Clause 2, Article 21 hereof, the application shall be instructed as follows:
a) For requests for recognition of management board of an apartment building after separation from the apartment complex, the application shall comprise documents as prescribed in Clause 1, this Article enclosed with the minutes of collective agreement as prescribed in Point a, Clause 2, Article 21 hereof; For the case as prescribed in Point c, Clause 2, Article 21 hereof, an original copy of the Decision should be added;
b) For requests for recognition of management board of an apartment complex after some apartment building is separated, the application shall comprise a written request by management board of the apartment complex, original copy of the Decision, lists of remaining members of management board (clearly specify full names of individual members); in case of re-election of head of management board of apartment complex as prescribed in Point b, Clause 2, Article 21 hereof, the minutes of apartment building meeting on the election should be added.
4. In case of merging of management board as prescribed in Clause 3, Article 21 hereof, the application for recognition of management board of apartment complex shall be instructed as follows:
a) For requests for recognition of management board of an apartment complex formed by joining management boards of apartment buildings together, the application shall comprise documents as prescribed in Clause 1, the minutes of collective agreement as prescribed in Point a, Clause 3, Article 21 hereof and original copy of decisions on recognition of management boards of apartment blocks;
b) For requests for recognition of management board of an apartment complex formed by merging of management boards of apartment buildings with previous management board of the apartment complex, the application shall comprise a written request by management board of the apartment complex, the minutes of collective agreement, the minutes of meeting organized by apartment buildings that need merging as prescribed in Point b, Clause 3, Article 21 hereof, lists of members of management board of apartment complex (including new members from apartment buildings merging into) and original copy of the Decision.
Article 24. Regulations on management board operation, receipts and expenditures
1. Regulations on operation and receipts and expenditures of management boards of apartment buildings, apartment complexes shall be passed in apartment building meetings, ensuring public disclosure, transparency and full compliance with provisions laid down hereof, the Law on Housing and other relevant law provisions.
2. Operation regulations of management boards of apartment buildings and complexes comprise following information:
a) Model of management board operation; relationship between members of management board, between management board and relevant agencies, organizations during management and use of apartment buildings;
b) Principles for organizing management board meetings including regulations on convener, conditions for meetings, chairpersons for meetings, the minutes of meetings, manners of voting, making decisions on issues within responsibility and authority of management board, effects of decisions made by management board;
c) Rights and obligations of management board and specific responsibility of each member of management board of which responsibility for signing documents of management board, signing contracts with managing units, units in charge of maintenance of shared areas of apartment buildings; responsibility for managing and signing documents in the absence of heads or deputy heads; responsibility for managing legal seals of management board (if seal is available) should be specified;
d) Rights to get access to information and responsibility for supplying information between members of management board;
dd) Reception and responses to proposals by apartment building owners, occupants, handling of cases concerning dismissal of members of management board and responsibility for making compensations for damages of persons committing acts in violation of regulations;
e) Mechanism of reporting and approving decisions on expenses of management board; persons responsible for managing documents and records of management board performance;
g) Other information depending on characteristics of each apartment building, apartment complex;
3. Regulations on receipts and expenditures of management boards of apartment buildings and complexes comprise following information:
a) Regulations on receipts managed by management board, name of person as owner of the account for operation, account for expenditures for maintenance of shared area managed by management board, regulations on deposit terms for expenditures for maintenance of shared area of apartment building;
b) Regulations on remuneration for each member of management board and other expenses supporting management board operation;
c) Assignment of responsibilities for collecting expenditures, signing in approval for expenses for management board operation on behalf of management board, signing written request for withdrawal of expenditures for maintenance of shared areas of apartment buildings and other papers;
d) Procedures on withdrawal of money and relevant documents;
dd) Assignment of responsibilities for keeping records of invoices, vouchers of receipts and expenditures of management board;
e) Regulations on maximum level of cash management board may withdraw for making payments to units carrying out maintenance of shared area of apartment buildings; level of expenditure management board may use for irregular maintenance without organizing apartment building meetings or asking for opinions from owners;
g) Regulations on handling of committed offences such as improper spending or appropriation of expenditures managed by management board or offenses relating to keeping records of invoices, vouchers;
h) Other regulations;
Article 25. Voting for decisions made by management board
1. Decisions made by management board of apartment buildings, apartment complexes shall be passed in the form of voting as prescribed in management board’s operation regulations, made into written records signed by a secretary, members of management board present in the meeting and affixed with a stamp of management board (if seal is available). In case the ayes achieve 50% of the number of members of management board, the final result shall be decided by the head or deputy head (in case the head is absent) unless otherwise as regulated in Clauses 2 and 3, this Article.
2. For multi-owner apartment buildings, following proposals shall be passed when at least 75% of total number of members of management board of apartment buildings, apartment complexes vote in favor:
a) Proposals on change of managing unit;
b) Decisions on selection of units carrying out maintenance;
c) Proposals on change of service price;
d) Proposals, requests from management board to the investor during management and use of apartment buildings;
dd) Other cases as decided by apartment building meetings;
3. For decisions on expenditures on maintenance of shared areas of multi-owner apartment buildings, voting shall be carried out as follows:
a) Decisions on maintenance of shared area of apartment block made by management board of the apartment block should be voted for by 100% of the number of members of the management board except that some member is absent due to force majeure;
b) Decisions on maintenance of shared area of apartment complex made by management board of the apartment complex should be voted for by 100% of the number of members of the management board; In case of maintenance of shared areas of one or some apartment buildings, the head and 100% of the number of members of management board as representatives of one or some of such apartment buildings vote in favor except in case that some member is absent due to force majeure;
Article 26. Dismissal of members of management board or management board itself
1. Members of management board of apartment buildings, apartment complexes shall be dismissed in one of the following cases:
a) Members of management board apply for resignation;
b) Members of management board are no longer apartment building owners (in case of multi-owner apartment buildings);
c) Members of management board move to other locations;
d) Head of management board of apartment block after separation from apartment complex in the case prescribed in Point b, Clause 2, Article 21 hereof;
dd) Members of management board of apartment building merging into apartment complex in the case prescribed in Clause 3, Article 21 hereof;
2. Dismissal of management board, members of management board of apartment buildings, apartment complexes shall be implemented at the request of management board or apartment building owners in following cases:
a) Management board fails to make reports on its performance in apartment building meetings as prescribed hereof;
b) Management board fails to operate after being elected;
c) Members of management board commit acts in violation of regulations on operation, receipts and expenditures of management board;
d) Members of management board fail to participate in management board operation for six straight months or fail to attend at least 30% of total number of management board meetings for a year.
3. Re-election of members of management board of apartment blocko is carried out as follows:
a) In case of election of replacements for management board, heads or deputy heads of management board, an irregular apartment building meeting should be held to give decisions as prescribed in Article 14 hereof; in case of dismissal of deputy heads as representatives of the investor, the investor shall appoint other representatives as replacements without organization of irregular apartment building meetings;
b) In case of election of members of management board apart from the subjects as prescribed in Point a, this Clause, the management board shall propose replacements and ask for opinions from owners; if approved by at least 50% of representatives of owners of delivered apartments or less as decided by apartment building meeting, such replacements shall be recognized as members of management board; otherwise, an irregular apartment building meeting shall be organized to elect replacements as prescribed in Article 14 hereof.
4. Re-election of members of management board of apartment complex is carried out as follows:
a) In case of election of replacements for management board or heads of management board, an irregular apartment complex meeting should be held to give decisions as prescribed in Article 14 hereof;
b) In case of election of members of management board of apartment complex apart from the subjects as prescribed in Point a, this Clause, the management board shall propose replacements and ask for opinions from owners of apartments of the apartment building to which the members to be replaced belong; if approved by at least 50% of representatives of owners of delivered apartments or less as decided by apartment building meeting, such replacements shall be recognized as members of management board of the apartment complex; otherwise, an irregular apartment building meeting shall be organized to elect replacements as prescribed in Article 14 hereof.
In case of dismissal of deputy heads of management board of apartment complex as representatives of the investor, the investor shall appoint others as replacements without organizing irregular apartment complex meetings;
Section 3. ADMINISTRATION AND OPERATION OF APARTMENT BUILDINGS
Article 27. Apartment building administration and operation unit (Managing unit)
1. Managing unit refers to an organization or enterprise which has functions or capacity as prescribed in Clause 1, Article 28 hereof and has its name published on the portals of Agency for Management of Housing and Real Estate Market and the Ministry of Construction. Managing unit may be the investor or other units as prescribed hereof.
2. The investor may directly administer, operate apartment buildings or entrust other units having functions and capacity as prescribed in Clause 1, Article 28 hereof with such duties when the first apartment building meeting is yet to be held. After the first apartment building meeting is held, management board shall enter the contract for administration and operation services (herein ‘the service contract’) with the investor who has functions and capacity in apartment building administration and operation, or with other units entrusted by the investor.
If an apartment building has no lifts, the apartment building meeting shall make decisions on hiring managing units or self-governing; in case of the former, regulations on apartment building administration and operation as prescribed hereof should be complied with.
3. If the managing unit fails to comply with the agreement, is subject to termination of signed contract or has name removed from the portals of Agency for Management of Housing and Real Estate Market and the Ministry of Construction after entering the service contract with management board, the management board shall organize an irregular apartment building meeting as prescribed in Article 14 hereof to consider seeking other replacements.
4. Each apartment block shall have only one managing unit. An apartment complex may have one managing unit or each apartment building in the apartment complex may have its own managing unit as decided in apartment complex meetings. If each apartment building has its own managing unit, management board of the apartment complex shall join all the managing units together for performance of administration and operation of shared technical works and system in the apartment complex.
5. Managing units may enter the service contract with other service providers but shall be responsible for terms and conditions under the contract signed with management board.
Article 28. Conditions for functions and capacity of managing units and public notices about lists of managing units
1. Managing units of apartment building should meet requirements for functions and capacity as follows:
a) Be established and operate according to provisions set out in the Law on Housing or the Law on Cooperatives and be eligible for performing apartment building administration and operation functions or real estate management functions;
b) At least have professional specialty (including technical) offices or divisions; guards and security; reception and environment hygiene services;
c) Members of board of directors and officials working in professional specialty offices, divisions as prescribed in Point b, this Clause should obtain professional level corresponding to job position and certificates of completion of training in professional competence in apartment building administration and operation as prescribed by the Ministry of Construction.
2. Managing units that meet requirements as prescribed in Clause 1, this Article should deliver an application to the Ministry of Construction (Agency for Management of Housing and Real Estate Market) for considerations and public announcement on portals of Agency for Management of Housing and Real Estate Market and the Ministry of Construction. The application comprises:
a) Certified true copy of documents proving functions as prescribed in Point a, Clause 1, this Article;
b) Certified true copy of establishment decisions of professional specialty offices or divisions as prescribed in Point b, Clause 1, this Article and lists of officials from such offices, divisions;
c) Certified true copy of certificates of completion of training in professional competence in apartment building administration and operation granted to members of board of directors, managers, assistant managers, professional and technical operations shift leaders, assistants of the unit.
3. Within 20 working days since receipt of application as prescribed in Clause 2, this Article, Agency for Management of Housing and Real Estate Market shall be responsible for carrying out consideration and inspection and issuing a written notice to the applicant (the managing unit) if the requirements as prescribed in Clause 1, this Article are met. The notice shall be published on the portals of Agency for Management of Housing and Real Estate Market and the Ministry of Construction as foundations for apartment building meetings to refer to and make decisions on selection of managing unit. Only managing units that have names published on the portals of Agency for Management of Housing and Real Estate Market and the Ministry of Construction are eligible for executing the service contract with management board or representatives of apartment building management.
After the notice is published on the portals as mentioned above, if managing unit goes bankrupt, dissolved, subject to termination of contract, or is found failing to meet requirements for functions and capacity as prescribed in Clause 1, this Article during the investigation, inspection conducted by competent agencies, Agency for Management of Housing and Real Estate Market shall be responsible for conducting inspection or making requests to the Service of Construction where managing unit is headquartered, and the Ministry of Construction for inspection, and removing name of the managing unit from the portals if it is found failing to meet requirements for performance of administration and operation as prescribed.
4. For state-owned apartment buildings, depending on specific cases as prescribed in the Law on Housing, the administration and operation may be performed by units that meet requirements as prescribed in Clause 1, this Article or by other organizations according to regulations on management and use of state-owned houses.
Article 29. Contract for apartment building administration and operation services (the service contract)
1. The administration and operation of apartment buildings shall be carried out via the service contract signed between managing unit and management board. The service contract signed between the parties should specify information as prescribed in Clause 2, this Article be in compliance with Annex 02 enclosed herewith.
2. The service contract comprises following information:
a) Full name, address, representatives participating in contract signing;
b) Scale and area of shared portions inside and outside apartment buildings that need administering and operating;
c) Requirements for quality, quantity, time and venue for provision of services;
d) Service price calculated on the basis of usable square meter (m2); payment of charges;
dd) Service contract duration;
e) Cases of contract termination;
g) Rights and obligations of the parties; responsibility for coordination between the parties; settlement of disputes over terms and conditions of the contract;
h) Other agreements;
i) Effectiveness of the contract;
3. Acceptance, payment, financial settlement and contract settlement shall be carried out according to terms and conditions in the contract and civil laws.
Article 30. Apartment building administration and operation service price (the service price)
1. The service price shall be instructed in Article 106 of the Law on Housing and based on types of apartment buildings and agreements with managing units. In case an apartment building is put into service but the first apartment building meeting is yet to be held, the service price shall be decided by the investor and specified in the purchase and lease purchase contract; after the first apartment building is held, the service price shall be based on negotiations with managing unit.
2. The service price is expressed in Vietnam dong and calculated according to usable square meter (m2) or other areas within the apartment building (determined according to carpet area).
3. For mixed-use apartment buildings, the service price for the functional area, and privately-owned area used as auto parking space is determined as follows:
a) The service price for office, service and commercial area shall be negotiated between the parties on the basis of actual business, service and office activities and specific positions of apartment buildings.
b) The service price for privately-owned area used as auto parking space shall be negotiated between parties and may be lower than the service price for apartment buildings in the same apartment building. These regulations also apply to privately-owned areas used as auto parking space of residential apartment buildings.
c) If the service price as prescribed in Points a and b, this clause cannot be agreed by the parties, the service price issued by People’s committees of provinces where such apartment building is situated shall be used instead.
4. Managing units shall determine and collect expenditures on administration and operation of apartment buildings (herein ‘expenditures on services’) from owners and occupants on the basis of prices prescribed in this Article.
Article 31. Expenditures on services
1. Expenditures on services shall be paid on a monthly or periodical basis by owners and occupants to managing units for performance of duties as prescribed in Clause 1, Article 10 hereof.
2. Expenditures on services are determined by multiplying the service price as prescribed in Article 30 hereof by usable area of apartments or other space other than apartments in the apartment building.
3. Usable area of apartments or other space other than apartments in the apartment building shall serve as foundations for calculation of expenditures on services as follows:
a) If certificates of land use rights, ownership of houses and land-linked properties (hereinafter referred to as ‘the Certificate’), the area serving as foundations for calculation of expenditures on services shall be the area specified in the Certificate;
b) If the Certificate is yet to be granted, the area serving as foundations for calculation of expenditures on services shall be usable area privately owned by owners (carpet area as prescribed in Clause 2, Article 101 of the Law on Housing); this area is determined in the purchase and lease purchase contract or in practice.
4. For state-owned apartment buildings, expenditures on services shall be collected according to Point a, Clause 5, Article 106 of the Law on Housing.
Section 4. MAINTENANCE OF APARTMENT BUILDINGS
Article 32. Principles for maintenance of apartment buildings
1. Apartment building owners shall be responsible for carrying out maintenance of privately-owned portions and make financial contributions to the maintenance of shared area of apartment building to maintain quality of apartments and ensure safety during use.
2. Maintenance of privately-owned portions should not have any effect on privately-owned portions and works, equipment system used in common in apartment buildings.
3. Maintenance of shared portions of residential and mixed-use apartment buildings (if undefinable) shall be carried out according to maintenance plan passed by apartment building meeting and procedures on maintenance of equipment established under this Regulation.
4. Maintenance of shared portions of residential and mixed-use apartment buildings (if separately definable) shall be carried out according to following principles:
a) For shared portions of apartment area and shared portions of the entire apartment building, the owners shall carry out maintenance according to the plan passed by the apartment building meeting and established procedures except in cases of unexpected damage caused by natural disasters, conflagration;
b) For shared portions of the functional area, the owners thereto shall carry out the maintenance according to procedures on maintenance of apartment buildings and equipment system as prescribed.
5. Maintenance of shared portions of apartment complex shall be carried out by owners and occupants of such apartment complex.
6. Only individuals or units that meet requirements for conditions and capacity shall be hired by owners and management board of apartment buildings to carry out the maintenance.
Article 33. Plans for maintenance of shared portions of apartment buildings
1. Plans for maintenance of shared portions of apartment buildings shall be passed by apartment building meetings to apply to the cases as prescribed in Clause 3 and Point a, Clause 4, Article 32 hereof.
2. The investor shall be responsible for establishing and submitting maintenance plan to the first apartment building meeting for approval; for subsequent meetings, management board shall be responsible for cooperating with managing units or other qualified units to establish maintenance plan for reporting to the meeting for approval.
3. Plans for maintenance of shared portions of apartment buildings applied to the cases as prescribed in Clause 3, Point a, Clause 4, Article 32 hereof shall be established and passed on the basis of the procedures on maintenance of civil works of apartment buildings, procedures on maintenance of equipment system provided by the investor and current conditions of shared portions of apartment buildings.
4. Contents of plans for maintenance of shared portions of apartment buildings applied to the cases as prescribed in Clause 3 and Point a, Clause 4, Article 32 hereof comprise:
a) Work items that need maintenance in the year and are expected to be maintained for the next three to five years; Work items subject to unexpected maintenance in the year (if any);
b) Time and progress of maintenance of each work in the year;
c) Expected budgets for maintenance of each work item;
d) Responsibility for supporting and creating conditions of owners in relation to the area that needs maintenance; responsibility for inspection, monitoring and acceptance of management board;
dd) Other relevant issues;
Article 34. Work items of apartment buildings eligible for use of expenditures on maintenance of shared portions for maintenance
1. Work items and area that belong to shared portions as prescribed in Points a and b, Clause 2, Article 100 of the Law on Housing;
2. Equipment systems that belong to shared portions of apartment buildings including lifts, power generators, water pumps, ventilation system, power system for lighting, domestic activities, electrical equipment used in common, water supply, drainage system, gas supply system, central heating, communications, fire control, lightning rod and other equipment;
3. Outside infrastructure connected to apartment buildings; public works as prescribed in Point b, Clause 2, Article 100 of the Law on Housing;
4. Handling wastewater stagnation and septic tank emptying; injecting microorganisms to apartment building’s wastewater treatment system;
5. Other work items that belong to shared portions of apartment buildings as agreed in the purchase and lease purchase contract or according to the Law on Housing;
Article 35. Maintenance contract and implementation of maintenance of shared portions of apartment buildings
1. Management board, owners of the functional area may choose and sign maintenance contract as follows:
a) For civil work of an apartment building, management board, owners may directly hire a managing unit to perform maintenance (if such apartment building has the managing unit; for apartment buildings requiring no managing unit, other qualified units may be hired to perform the maintenance instead;
hireb) For shared equipment system, managing unit may be hired or authorized to hire equipment supplier or other units to carry out maintenance; in case of replacement of equipment, the equipment supplier should provide warranty coverage according to the period as regulated by the manufacturer;
2. Maintenance units should perform maintenance according to established maintenance procedures, ensure safety for owners and occupants during the maintenance, comply with progress and other terms and conditions under signed maintenance contract.
3. Maintenance contract is established and signed between management board (or owner of the functional area) and maintenance unit according to laws. For apartment buildings requiring no management board, representatives of apartment building management shall sign the contract with maintenance unit.
4. When the maintenance is completed, concerned parties should organize acceptance testing; payment and settlement of expenditures on maintenance shall be carried out according to terms and conditions of the contract with all invoices, vouchers being included according to laws;
Article 36. Establishment, transfer and management of expenditures on maintenance of shared portions of multi-owner apartment buildings
1. The investor shall be responsible for opening an account at a credit institution which is currently operating in Vietnam for temporary management of expenditures on maintenance of shared portions of multi-owner apartment buildings as prescribed in the Government’s Decree No. 99/2015/NDD-CP dated October 20, 2015 detailing the implementation of a number of articles of the Law on Housing (herein ‘Decree No. 99/2015/NDD-CP’).
2. For residential apartment buildings, mixed-use apartment buildings with shared portions of apartment area and the functional area being undefinable, after the first apartment building meeting is held, the opening of account, transfer and management of expenditures on maintenance of shared portions shall be carried out as follows:
a) Management board shall open an account at a credit institution for management and use of expenditures on maintenance of shared portions of the apartment block;
b) Within seven working days since receipt of a written request for transfer of expenditures on maintenance from management board, the investor shall be responsible for transferring expenditures on maintenance collected from buyers, tenants and expenditures on maintenance with respect to the area retained not for sale, lease purchase or rent by the investor as prescribed in Point b, Clause 1, Article 108 of the Law on Housing to the account opened by management board as prescribed in Point a, this Clause for management and use according to laws;
c) Deposit account for expenditures on maintenance of residential apartment buildings may be co-owned by one or multiple members of management board; deposit account for expenditures on maintenance of mixed-use apartment buildings is co-owned by one member of management board as owner of apartment building area and one member of management board as representative of owner of the functional area.
Deposit terms and owner of deposit account for expenditures on maintenance as prescribed in this Clause are instructed in management board’s regulations on receipts and expenditures passed by the apartment building meeting.
3. For residential apartment buildings with shared portions of apartment area and the functional area being definable, after the first apartment building meeting is held, the opening of account, transfer and management of expenditures on maintenance of shared portions shall be carried out as follows:
a) Management board shall open an account at a credit institution currently operating in Vietnam for management of expenditures on maintenance of shared portions of the apartmeng building area and entire apartment block;
b) Deposit terms and owner of deposit account for expenditures on maintenance as prescribed in Point a, this Clause shall be determined in the same way as residential apartment buildings as prescribed in Point c, Clause 2, this Article.
c) Owner of the functional area shall be responsible for self-governing expenditures left as prescribed in Point b, Clause 4, this Article for maintenance of shared portions of this functional area;
d) Transfer of expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings as prescribed in this Clause is instructed in Clause 4, this Article.
4. Transfer and management of expenditures on maintenance for cases as prescribed in Clause 3, this Article is prescribed as follows:
a) Within seven working days since receipt of a written request from management board, the investor shall be responsible for transferring expenditures on maintenance collected from buyers, tenants and expenditures on maintenance with respect to the area retained not for sale, lease purchase or rent by the investor as prescribed in Point b, Clause 1, Article 108 of the Law on Housing to the account opened by management board as prescribed in Point a, Clause 3, this Article for management and use according to laws;
b) For expenditures on maintenance payable for the functional area, the investor shall transfer the proportion as agreed with buyers, tenants in the purchase and lease purchase contract as prescribed in Clause 5, Article 108 of the Law on Housing or approved in the apartment building meeting (if not finalized in the purchase and lease purchase contract) to the account established by management board as prescribed in Point a, Clause 3, this Article for management and maintenance of shared portions of the entire apartment building; remaining expenditures shall be self-governed by the investor as prescribed in Point c, Clause 3, this Article.
5. In case of establishment of an apartment complex, based on use purpose of each apartment building within, management board of the apartment complex shall open a separate account for expenditures on maintenance of each apartment building as prescribed in Clauses 2, 3, and 4, this Article;
6. Transferor (party that transfers expenditures) and transferee (party that receives expenditures) as prescribed in this Article shall be responsible for fulfilling procedures on settlement of these expenditures prior to the transfer. Documentation of settlement of expenditures on maintenance of shared portions comprises:
a) Written records of area, equipment that belongs to shared portions of apartment buildings as prescribed in the Law on Housing;
b) Written records of total expenditures collected according to the Law on Housing of which the amount of money collected from buyers, tenants and amount of money paid by the investor as prescribed is specified; Name, number of deposit account managed by the investor;
c) Lists of maintenance works performed by the investor accompanied by invoices, vouchers proving amount of money paid to maintenance units and figures of remaining expenditures (if any);
7. If the investor fails to transfer or transfers in an inadequate and unpunctual manner expenditures on maintenance of shared portions as prescribed in this Article, management board of apartment building shall make requests to People’s committees of provinces where the apartment building is situated for coercive measures according to Decree No. 99/2015/NDD-CP.
8. The investor shall be responsible for collecting expenditures on maintenance of shared portions and transfer to management board according to laws and this Regulation;
Article 37. Use of expenditures on maintenance of shared portions of multi-owner apartment buildings
1. Expenditures on maintenance of shared portions of apartment block is used only for the maintenance of shared portions of such apartment building. Management board shall use such expenditures on the maintenance of items as prescribed in Article 34 hereof; expenditures that are not used up in case an apartment building is demolished shall be used to support relocation or added to funds for maintenance of shared portions of new apartment buildings (if re-constructed).
2. Management board should make public announcement about established deposit account in the apartment building meeting. Use of budget for operation and maintenance of shared portions of the apartment building should comply with this Regulation and should be accompanied by records, invoices, vouchers as prescribed for monitoring and management.
3. In case of establishment of accounts for management of expenditures as prescribed in Point a, Clause 3, Article 36 hereof, both management board and the investor shall be unanimous in dividing the expenditures into two proportions, expenditures on maintenance of shared portions of entire apartment building and expenditures on maintenance of shared portions of apartment area.
Proportion of expenditures used for maintenance of shared portions of apartment area shall be used for maintenance of shared portions of apartment area only; Proportion of expenditures used for maintenance of shared portions of entire apartment building shall be used for maintenance of shared portions of entire apartment building only; The investor and management board may be unanimous in the establishment of two different accounts for management of two proportions of expenditures as prescribed in this Clause.
4. The credit institution that is managing the deposit account for expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings shall be responsible for transferring money to the maintenance unit’s account within three working days since receipt of written request from management board. The written request for transfer of money comprises:
a) Request form specifying reasons for transfer of money and the amount to be transferred;
b) The minutes of management board meeting on withdrawal of expenditures on maintenance;
c) Maintenance plan passed by apartment building meeting except in cases of irregular maintenance;
d) The contract for maintenance signed with individuals, units that have capacity for maintenance performance as prescribed;
5. In case value of the contract for maintenance is within permissible limits as stated in the management board's regulations on receipts and expenditures of management board, after receipt of written request as prescribed in Clause 4, this Article, the credit institution shall carry out procedures on transfer of cash to management board for direct payment to maintenance units.
6. In case of irregular maintenance works with expenditures within permissible limits as stated in management board's regulations on receipts and expenditures, the management board shall issue a written request accompanied by the minutes of management board meeting on money withdrawal and the signed maintenance contract to the credit institution; within three working days since receipt of such written request, the credit institution shall transfer the money; transfers through accounts or in cash are instructed in Clauses 4, 5, this Article.
7. Expenditures used for the maintenance of shared portions of apartment buildings in an apartment complex are instructed as follows:
a) In case of irregular maintenance of shared portions of entire apartment complex, expenditures on the maintenance shall be deducted equally from expenditures on maintenance of shared portions of each apartment building;
b) In case of irregular maintenance of shared portions of a number of apartment buildings in the apartment complex, expenditures on the maintenance shall be deducted equally from expenditures on maintenance of shared portions of each related apartment building;
c) Withdrawal of expenditures on maintenance of shared portions as prescribed in Points a and b, this Clause is instructed in Clauses 4, 5 and 6, this Article.
Section 5. RIGHTS AND OBLIGATIONS OF ORGANIZATIONS, INDIVIDUALS FOR MANGEMENT AND USE OF APRTMENT HOUSES
Article 38. Rights and obligations of the investor
1. Manage and operate apartment buildings as prescribed in Clause 2, Article 27 hereof; Submit proposal of qualified managing units to the first apartment building meeting for considerations, decisions in case:
a) The investor has no function and capacity for management and operation and fails to entrust other qualified units.
b) The investor has function and capacity for management and operation but fails to participate in and also fails to entrust other qualified units.
2. Collect expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings as prescribed in Articles 108, 109 of the Law on Housing, Decree No. 99/2015/NDD-CP and hand such expenditures over to management board according to the Law on Housing and this Regulation;
3. Preside over organization of the first apartment building meeting, appoint people to participate in management board and voting in apartment building meetings as prescribed hereof;
4. Hand over infrastructural system outside apartment buildings to local regulatory agencies according to laws; establish and hand over apartment building documentation to management board as prescribed hereof;
5. Manage and use the works serving domestic activities of owners and occupants of apartment buildings assigned by the State or constructed for business in accordance with the purposes specified in approved project;
6. Maintain its own portions; make compensations to owners for damages & losses caused by maintenance or no maintenance;
7. Request competent agencies to handle acts of invading its legally-owned properties or acts of obstructing legal business according to approved project;
8. Cooperate with management board in handling difficulties arising during the management and use of apartment buildings;
9. Buy compulsory fire and explosion insurance according to the Law on Fire and Explosion Prevention and the Law on Insurance Business;
10. Make compensations for damages & losses as agreed in the contract or as prescribed by laws; comply with decisions on penalties made by competent state agencies;
11. Other rights and responsibilities according to laws;
Article 39. Rights and obligations of apartment building owners
1. For multi-owner apartment buildings, the owners thereto shall exercise following rights and obligations during management and use of apartment buildings:
a) Be entitled to own and use privately-owned portions and shared portions according to the Law on Housing and this Regulation; Carry out maintenance of privately-owned portions according to the Law on Housing and this Regulation; make compensations for any damage caused to other owners;
b) Request the investor, management board or People’s Committee of Ward to organize apartment building meetings as prescribed hereof; attend apartment building meetings and vote on issues raised in apartment building meetings according to the Law on Housing and this Regulation;
c) Request the investor, managing units, management board to provide information and make public disclosure of management and use of apartment buildings;
d) Fully comply with decisions made in apartment building meetings including cases of absence; comply with decisions made by competent state agencies;
dd) Make adequate and timely payment of expenses on management and operation of apartment buildings, expenses on maintenance of shared portions and other fees and charges as prescribed by laws or as agreed with service providers;
Owners that fail to make the payments as prescribed shall be handled according to terms and conditions in the service contract signed between management and managing unit;
e) Comply with rules and regulations on management and use of apartment buildings; detect and make early notifications of committed offenses concerning managing and use of apartment buildings to competent state agencies and managing unit;
g) Create favorable conditions and assist functional units in carrying out maintenance of shared portions as prescribed;
h) Restore former conditions and be liable for any damage caused to the area, equipment that belong to shared portions or privately owned portions; be liable to handling according to law and for any damage caused if committing acts of obstructing legal businesses of owners of the functional area;
i) Buy compulsory fire and explosion insurance according to the Law on Fire and Explosion Prevention and the Law on Insurance Business;
k) Exercise other relevant law provisions;
2. For single-owner apartment buildings, the owners thereto shall be entitled to use of apartment buildings and exercise rights and obligations as prescribed in Points b, c, d, e and k, Clause 1, this Article.
Article 40. Rights and obligations of occupants as non-owners
1. Use shared portions and privately-owned portions of apartment buildings according to the Law on Housing and this Regulation;
2. Exercise rights and obligations as agreed with owners;
3. Attend apartment building meetings (in case of single-owner apartment buildings); attend apartment building meetings on behalf of owners who do not attend (in case of multi-owner apartment buildings);
4. Exercise relevant rights and obligations as prescribed in Points b, c, d, dd, e, g, h and k, Clause 1, Article 39 hereof;
Article 41. Rights and obligations of management board
1. Management board of multi-owner apartment buildings shall exercise rights and obligations as prescribed in Clause 1, Article 104 of the Law on Housing and this Regulation and following responsibilities:
a) Take delivery, maintain and manage apartment building documents; supply one set of documents received from the investor to managing unit in case the apartment building requires a managing unit as prescribed in Clause 2, Article 5 hereof except that the managing unit is the investor;
b) Make preparations for organization of apartment building meetings as prescribed hereof; make public disclosure of contents of signed service contract and maintenance contract in apartment building meetings;
c) Make reports on management board receipts and expenditures, performance of maintenance, receipts and expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings to apartment building meetings for ratification as prescribed hereof;
d) Exercise rights over shared portions of apartment buildings on behalf of owners as prescribed in the Law on Housing and this Regulation; Do not incite other people to cause loss of order and security in apartment building area;
dd) Bear responsibility to owners for assigned tasks; comply strictly with regulations on operation, receipts and expenditures of management board;
e) Request competent agencies to organize apartment building meetings, recognize management board according to this Regulation; organize apartment building meetings to make decisions on replacement of managing units that no longer meet requirements for management and operation of apartment buildings as prescribed hereof;
g) Make requests to competent agencies for handling in case the investor fails to hand over apartment building documents, expenditures for maintenance of shared portions of apartment buildings as prescribed;
h) Hand over documents, records under management to new management boards;
i) Any member of management board that violates this Regulation and relevant law provisions, depending on severity of violation shall be handled, penalized for administrative violations or liable to criminal prosecution and make compensations for any damaged caused;
k) Comply with decisions on handling made by competent state agencies and exercise other rights and responsibilities according to laws;
l) Exercise other rights and obligations as prescribed in regulations on operation, receipts and expenditures of management board passed by apartment building meetings and provisions in this Regulation.
2. Management board of single-owner apartment buildings shall exercise rights and obligations as prescribed in Clause 2, Article 104 of the Law on Housing and other relevant rights and obligations as prescribed in Points a, b, dd, e, g, h, i, k and l, Clause 1 in this Article.
Article 42. Rights and obligations of management units
1. Carry out management and operation of apartment buildings as prescribed hereof and the service contract signed with management board or representatives of apartment building management (for apartment buildings without management boards); carry out maintenance of shared portions of apartment buildings according to maintenance contract;
2. Sign sub-contracts with service providers in the management and operation of apartment buildings (if any); monitor supply of services by these units;
3. Issue written notices about collection, payment of relevant expenses; make notices about requirements and necessary information to occupants in case of natural disasters, epidemic diseases and conflagration; provide instructions on installation of equipment in privately-owned portions;
4. Collect expenditures on services as agreed with owners, occupants of apartment buildings; pay compensations to members of management board under decisions made by apartment building meetings;
5. Make public notices about administration and operation of management board on a six-month basis or at the request of competent agencies; make reports on management and operation of apartment buildings; collect suggestions from occupants on the services;
6. Cooperate with management board in handling other relevant difficulties arising during the management and use of apartment buildings;
7. Comply with decisions on handling made by competent state agencies;
8. Exercise other rights and obligations as agreed in the service contract or according to relevant law provisions;
SETTLEMENT OF DISPUTES AND HANDLING OF VIOLATIONS IN MANAGEMENT AND USE OF APARTMENTHOUSES
Article 43. Settlement of disputes
1. Disputes over ownership of apartment buildings shall be settled on the basis of negotiations and reconciliation in conformity with provisions of the Law on Housing, this Regulation and relevant law provisions; any dispute that cannot be settled through negotiations and reconciliation shall be brought to the People's court for settlement according to laws.
2. Disputes over expenditures on administration and operation of apartment buildings, handover, management and use of expenditures on maintenance of shared portions shall be settled by People’s committees of provinces where such apartment is situated; in case decisions given by People’s committees of provinces are not agreed, the dispute may be submitted to the People’ Court for settlement according to laws.
3. Disputes between members of management board shall be settled in conformity with the management board’s operation regulations ratified by the apartment building meeting.
4. Disputes between management board with owners, occupants of apartment buildings over election, dismissal or replacement of members of management board shall be settled via reconciliation; otherwise, an apartment meeting house should be convened for settlement.
5. Disputes over the service contract, maintenance contract between service providers and managing units shall be settled through negotiations between the parties; disputes that cannot be settled through negotiations between the two parties shall be brought to the People’s court according to laws.
Article 44. Handling of violations
1. Management board, members of management board that violate regulations on management and use of apartment buildings, depending on severity of violation shall be dismissed or replaced as prescribed hereof and liable to administrative handling or criminal prosecution according to laws.
2. If the organization of an apartment building meeting is inconsistent with this Regulation, decisions and outcomes therefrom shall not be accepted.
3. Any decision made by management board inconsistent with regulations on operation, receipts and expenditures shall not be accepted.
4. Any person who takes advantage of authority, being owners or occupants of apartment buildings to violate regulations on management and use of apartment buildings, depending on severity of violation shall be liable to administrative handling or criminal prosecution.
5. Any person who commits violations causing damage shall make compensations according to laws.
PROVISIONAL PROVISIONS
Article 45. Transitional provisions on management board operation model and management of shared portions of apartment buildings
1. Any apartment building established before the effective date of this Regulation needs to re-organize operation model, change number and composition of management board according to the Law on Housing and this Regulation, or separate or merge management board should organize apartment building meetings to elect management board as prescribed hereof.
2. If management board of an apartment building was established before the effective date of this Regulation with regulations on operation, receipts and expenditures inconsistent with this Regulation or without any regulations at all as prescribed hereof, the management board should establish the regulations, or make amendments and supplements to previous regulations.
3. Any apartment building that has management board established before the effective date of this Regulation and does not require management board according to the Law on Housing and this Regulation, the management board shall organize apartment building meeting to make decision on operation of the management board.
4. Expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings transferred before the effective date of this Regulation shall be managed and used in conformity with the Law on Housing and this Regulation. The investor and management board may be unanimous in the establishment a deposit account for expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings in conformity with provisions of this Regulation but reports must be made in forthcoming meetings.
Article 46. Transitional provisions on administration and operation of apartment buildings
1. For apartment buildings currently having managing units that are not required as prescribed by the Law on Housing, an apartment building meeting should be convened to give decisions on either terminating or continue the service contract signed with the managing unit.
2. Any managing unit currently in operation and found unqualified under this Regulation should submit an application with supplements made to its conditions and capacity to the Ministry of Construction as prescribed in Article 28 of this Regulation within one year since the effective date of this Regulation; if the managing unit fails to make supplements to conditions and capacity as prescribed in this Regulation after this period, such managing unit shall be made ineligible for signing the service contract except that such apartment building is owned by the state and administered and operated in conformity with the provisions of the law on management and use of state-owned houses.
3. Managing units that meet requirements for conditions and capacity as prescribed hereof should deliver an application as prescribed in Clause 2, Article 28 hereof to the Ministry of Construction for recognition and publication on the portals of Agency for Management of Housing and Real Estate Market and the Ministry of Construction within six months since the effective date of this Regulation. Managing unit failing to make submission of the application as prescribed hereof after this period shall be made ineligible for signing the service contract except that such apartment buildings are owned by the state, managed and operated in conformity with the provisions of the law on management and use of state-owned houses.
IMPLEMENTATION
Article 47. Responsibility of People’s committees of provinces and Services of Construction
1. People’s committees of provinces:
a) Direct execution of provisions set out in this Regulation in administrative divisions; provide instructions on management and use of apartment buildings based on local realities and this Regulation;
b) Organize propaganda and dissemination of regulations on management and use of apartment buildings in administrative divisions;
c) Promulgate service price frame as prescribed in Clause 5, Article 106 of the Law on Housing;
d) Take coercive measures to recover expenditures on maintenance of shared portions of apartment buildings according to the Law on Housing and this Regulation;
dd) Direct local functional agencies to receive construction works, infrastructural system from projects on investment and construction of houses in conformity with the approved contents and written approval on investment policies issued by competent agencies;
e) Consider and make decisions on management of population in each apartment building, complex in conformity with laws;
g) Organize inspection, investigation and handling of violations within competence or at the request of competent agencies; handle committed acts in violation of regulations on management and use of apartment buildings as prescribed;
h) Other rights and responsibilities according to laws;
2. The Services of Construction shall be responsible for assisting People’s committees of provinces in performing state administration on management and use of apartment buildings in administrative divisions; make reports to the Ministry of Construction on management and use of apartment buildings in administrative divisions on a six-month, annual basis or on request;
Article 48. Responsibility of People’s committees of districts
1. Make reports to People’s committees of provinces for decisions on assignment of responsibility for administrative management for apartment buildings area and handle difficulties within competence;
2. Make decision on recognition of management board as prescribed hereof;
3. Inspect management and use of apartment buildings; handle within competence or make requests to competent agencies for handling committed acts in violation of regulations on management and use of apartment buildings in administrative divisions;
4. Exercise other responsibilities assigned by People’s committees of provinces according to laws;
Article 49. Responsibility of People’s committees of wards
1. Carry out propaganda or mobilize organizations and individuals to comply with this Regulation and regulations on management and use of apartment buildings;
2. Monitor, inspect and handle difficulties arising during the management and use of apartment buildings within competence or make reports to People’s Committee of districts for consideration and handling;
3. Coordinate and create favorable conditions for managing units to provide services in administrative divisions;
4. Organize and attend apartment building meeting as prescribed hereof;
5. Exercise other obligations according to laws;
Article 50. Responsibility of Agency for Management of Housing and Real Estate Market
1. Instruct and speed up execution of this Regulation;
2. Inspect management and use of apartment buildings across the country and make proposals to competent agencies for handling committed acts in violation of laws on management and use of apartment buildings;
3. Cooperate with relevant agencies in organizing training, propaganda and dissemination of the provisions of the law on management and use of apartment buildings across the country;
4. Compile reflections from relevant organizations and individuals on difficulties arising, and make proposals for amendments and supplements to this Regulation as appropriate;
5. Exercise other obligations in relation to management and use of apartments as prescribed hereof or as directed by the Minister of Construction;
Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Construction for instructions, amendments or supplements./.
ANNEX 01
MODEL TABLE OF REGULATIONS ON MANAGEMENT AND USE OF APARTMENT BUILDINGS
(Enclosed with the Ministry of Construction’s Circular No. 02/2016/TT-BXD)
TABLE OF REGULATIONS ON MANAGEMENT AND USE OF APARTMENT BUILDINGS
Article 1. Regulations applicable to owners, occupants, temporary residents, guests
1. Owners shall comply strictly with the Regulation on management and use of apartment buildings issued by the Ministry of Construction and this Table of Regulations.
2. Guests coming in and out of apartment buildings shall register and present identity papers at the reception area or security guards and comply with instructions given by receptionists or security guards. In case of need, receptionists or security guards may retain the guests’ identity papers for the inspection of security and safety of the apartment building. Such identity papers shall be not required for visits to office, service and commercial areas.
3. Temporary occupants shall register temporary residence at the reception desk (if any) or security guards and with police authorities of relevant wards.
4. Occupants, temporary occupants shall be responsible to the law for acts in violation of the Regulation on management and use of apartment buildings and this Table of Regulations.
5. Regulations applicable to employees working in the office, service and commercial areas shall be supplemented by the investor, apartment building meeting to accord with each apartment building.
Article 2. Prohibited acts during use of apartment buildings
1. Cause loss of security and order, talk filth and use radio, TV or sound equipment which give high-decibel noise.
2. Make a mess, drop litter or waste and toxic substances that cause environment pollution in apartment building area.
3. Throw objects out of windows or balcony of the apartment building;
4. Raise and leave livestock and poultry unbridled in the apartment building;
5. Burn votive papers, make a fire in the apartment building except in locations as prescribed.
6. Hang out the washing or put clothing and objects on handrails or the space from handrails upward or across windows of the apartment.
7. Organize activities of gambling and prostitution in the apartment building;
8. Trade in stuff that is highly explosive, inflammable representing a hazard to lives and properties of occupants.
9. Conduct illegal trade, storage and use of drugs in the apartment and other areas in the apartment building.
10. Transform uses and purposes of shared portions and facilities of the apartment buildings on one’s own initiative.
11. Other acts according to relevant law provisions on apartment buildings shall be supplemented via the apartment building meeting to accord with each apartment building.
12. Other prohibited acts as prescribed;
Article 3. Regulations on use of shared portions of apartment building
Owners, occupants and guests should comply with following regulations:
1. Use elevators and other shared facilities in accordance with their purposes, uses; Children under 12 should be accompanied by parents or caretakers while using elevators or shared facilities.
2. Do not cause damage or perform acts that cause damage to shared properties of the apartment building;
3. Do not appropriate or use shared areas for one’s own purpose; do not leave privately-owned objects in shared areas;
4. Comply fully with regulations on stopping and parking;
5. Use community activity house in accordance with purposes and uses as prescribed in the Law on Housing;
6. Comply fully with regulations on fire safety in apartment buildings;
7. Other regulations that shall be supplemented via the apartment building meeting to accord with each apartment building.
Article 4. Regulations on repairs, replacement or installation in apartments, other privately-owned areas
1. Owners or occupants may carry out repairs, replacement or installation in the apartments or areas of their private ownership but should not cause any damage to shared areas and affect other owners.
2. Repairs, replacement or installation of equipment should not change, deform shapes or damage structure of apartment buildings.
3. Replacement and repairs of the equipment that belongs to the shared portions closely connected with the apartment and other privately-owned areas should conform with the Regulation on management and use of apartment buildings issued by the Ministry of Construction but should not affect other owners' areas. Upon detection of any damage, owners should make notification to the Managing unit for repairs and replacement and create favorable conditions for the construction units to carry out repair work.
4. In case facilities of the office, service and commercial areas that join shared portions of the apartment building are damaged, owners of these functional areas shall carry out repair work and replacement according to the Regulation on management and use of apartment buildings;
5. Movement of equipment, belongings or materials within the apartment building should be notified to the Managing unit and must be carried out from 8:00am to 6:00pm the same day to avoid possible effects on activities of the apartment building.
6. Other regulations that shall be supplemented via the apartment building meeting to accord with each apartment building.
Article 5. Regulations on handling of problems to apartment building
1. Upon detection of any problem that can cause danger to human lives and properties of the apartment building, owners should make immediate notification to the Managing unit for handling.
2. In case of an emergency that requires evacuation of people out of the apartment building, instructions given on loudspeakers or escape signs or from security guards, competent units should be followed.
Article 6. Regulations on public disclosure of apartment building-related information
1. The Managing unit should make public disclosure of information concerning management and use of apartment buildings on the bulletin or notice board or other communication means of the apartment building.
2. Regulations on fire prevention and fighting should be placed as prescribed; regulations on use of elevators should be placed next to the elevators to ensure safe and convenient use.
Article 7. Rights and obligations of owners, occupants of apartment building
1. Request the management board and the Managing unit to provide information concerning management and use of apartment buildings;
2. Owners of the apartment building shall pay insurance on fire and explosion according to laws.
3. Strictly comply with the Table of Regulations and the Regulation on management and use of apartment buildings issued by the Ministry of Construction;
4. Make timely and adequate payment for expenses on management and operation of the apartment building and other expenses according to laws and agreement with the service providers;
Article 8. Handling of violations
1. Owners, occupants, temporary occupants and guests who commit acts in violation of this Table of Regulations and the Regulation on management and use of apartment buildings, depending on severity of violations, shall be liable for penalties according to laws and pay compensation for damages caused.
2. Owners, occupants shall comply strictly with penalty decisions made by competent agencies.
_______________
Notes: Apart from regulations above, the investor, apartment building meeting may make other supplements that accord with each apartment building yet go against the laws and social ethics.
ANNEX 02
MODEL CONTRACT FOR MANAGEMENT AND OPERATION OF APARTMENT BUILDINGS (SERVICE CONTRACT) (Enclosed with the Ministry of Construction’s Circular No. 02/2016/TT-BXD)
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
---------------
SERVICE CONTRACT
Pursuant to the Civil Code No. 33/2005/QH11;
Pursuant to the Law on Housing No. 65/2014/QH13;
Pursuant to the Law on Construction No. 60/2014/QH13;
Pursuant to the Government’s Decree No. 99/2015/NDD-CP dated October 20, 2015 providing instructions on the implementation of a number of articles of the Law on Housing;
Pursuant to the Ministry of Construction’s Circular No. 02/2016/TT-BXD dated February 15, 2016 enclosed with the Regulation on management and use of apartment buildings;
Pursuant to the demands of the two parties,
The two parties have agreed to sign the contract as follows:
Party A: Apartment Building Management Board or apartment building management representatives (hereinafter referred to as ‘Party A')
Business name:
Legally represented by:
Address:
Account No.: At:…………………..
Facsimile:
Party B: Apartment Building Managing Unit (hereinafter referred to as ‘Party B')
Business name:
Legally represented by:
Address:
Phone number:
Account No.: At:…………………..
Tax code:
Facsimile:
Website (if any):
Today, on……, the two parties have agreed to sign the service contract with terms and conditions as follows:
Article 1. Interpretation of terms
In this contract, some terms are construed as follows:
1. “The Management Board, representatives for management of apartment buildings” refer to the management board of apartment building or representatives for management of apartment building…(1), address…, known as Party A for short.
2. “Apartment Building Managing Unit” means…(2), known as Party B for short.
3. “Days, months” means calendar days, months unless otherwise as agreed by the two parties.
4. “Force majeure events” means the events as prescribed in Article 14 of this contract.
5. “Works” mean the services performed by Party B as prescribed in Article 3 of this contract.
6. “Customers/residents” mean owners of apartments, owners of other areas in the apartment building, legal occupants.
7. “Property” means all equipment, facilities closely associated with the apartment building.
Article 2. Characteristics of apartment building
Party B undertakes to perform services of management and operation of the apartment building with following characteristics:
1. Name of apartment building/apartment complex (3):
2. Type of apartment building(4):
3. Location of apartment building:
4. Scale of apartment building (Number of floors, apartments):
5. The works that serve daily activities of owners, occupants of the apartment building:
Article 3. Management and operation of apartment building services
1. Party A agrees to hire Party B to carry out the works of management and operation of apartment building at the address….as follows(5):
a) Establish and implement plans for management and operation of the apartment building:
b) Construct a management and operation apparatus and provide personnel; carry out regular control of the management and operation processes according to plans;
c) Establish and adjust the management and operation processes, forms to suit characteristics of the apartment building and apply them to actual management of the apartment building;
d) Control and ensure public security and order, deal with environmental hygiene problems, carry out maintenance of technical systems (electricity, water, pumps, power generators, elevators, escalators, communications…) and other services;
dd) Actively make contact and cooperate with service providers and assist residents in registering access to services of tap water, TV, Internet, telephone...;
e) On behalf of Party A, release updates on prices for services of management and operation of the apartment building (herein ‘the services’) and collect expenses for management and operation of the apartment building, service fees, fees for consumption of tap water paid by owners on a monthly basis, make proposals to Party A for appropriate measures to ensure collection of these expenses;
g) Monitor maintenance of electromechanical equipment according to monthly, yearly plans by electromechanical maintenance company and make reports to Part A;
h) Manage and operate technical system of the apartment building; arrange technical staff’s work schedule at the apartment building; monitor daily works by technical staff including items subject to inspection as well as other repair work;
i) Carry out minor repair work for facilities of the apartment building: replacement of lights, switches in shared areas; Party B shall only cover expenses for repair personnel and simple materials (lights for corridors, switches, fixtures…); Party A shall cover expenses for replacement materials, equipment within the maintenance fund unless otherwise as agreed by the two parties;
k) On behalf of Party A, work with relevant agencies and cooperate with local authorities in implementing regulations of the laws on public order, environmental hygiene and other movements;
l) Speed up and advise residents to comply with the Regulation on management and use of apartment buildings; Provide advice and support to residents in registering temporary and permanent residence in the apartment building; be open to opinions and settle complaints from occupants concerning management and use of the apartment building;
m) Organize regular fire training internally for the Managing unit’s members, technical division, security staff, service and sanitation division (possibly including residents); cooperate with Party A in establishing regular plans for fire prevention and fighting as prescribed and provide instructions to customers/occupants on actions to be taken in case of emergency;
n) Select and contract qualified contractors to supply such services as security, bike and automobile keeping, daily sanitation, ornamental plant care and insect treatment…; provide advice to Party A in selecting and contracting qualified contractors to provide other maintenance and repair services (if any),…;
o) Provide reports on the management and expenses for monthly, yearly activities in the apartment building meeting;
p) Perform other works as agreed:…
2. Party B shall undertake management and operation and provide as requested by Party A the services that meet requirements for quality, safety, environmental hygiene, fire and explosion safety and applicable regulations.
3. Party B shall carry out management and operation in the form of provision of personnel in charge of management, engineering, control and operation of activities of the apartment building and only perform the works as authorized by Party A
4. In the event Party B is qualified to carry out the maintenance of shared portions in the apartment building, Party A shall give some consideration and make decision on signing a contract with Party B for the job.
Article 4. Prices for management and operation of apartment building services, payment terms
1. Prices for management and operation of apartment building services (herein ‘service prices’) shall be determined as follows:
|
Subjects |
Price level (VND/m2/month)(6) |
|
Service prices for an apartment |
|
|
Service prices for an office, service and commercial area (if any) |
|
|
Service prices for a privately-owned basement floor area used for auto parking (basement floor area:….) (if any) |
|
Party B shall be allowed to collect other receipts from provision of value-added services in the apartment building (elevator advertising, taxi parking areas for hire, other receipts,…); as agreed by the two parties.
2. Content of service prices includes (7):
a) Expenses for electricity used for operation of shared facilities of the apartment building; expenses for water used in public areas, plant watering; expenses for diesel oil used for operation of backup power generator; lights in corridor area, lights in escape stair; electricity for use of elevators, tap water pumps and wastewater pumps;
b) Expenses for security, guarding services (including supporting gear: walkie-talkie, flashlights,...);
c) Expenses for public sanitation services (including chemicals, tools,…); green tree care, fertilizers and watering; periodical insect treatment; expenses for collection and transport of domestic waste on a monthly basis;
d) Expenses for newspapers, books at the halls; expenses for telephone, Internet, stationery serving the Managing unit’s activities; expenses for making contact with local authorities as requested; expenses for decorations on the occasion of festival events or Tet holidays;
dd) Expenses for chemicals used for sewer, septic tank treatment; expenses for annual fire training;
e) Expenses for periodical inspection of tap water sample; cleaning of underground water tank, tap water tank (if any);
g) Expenses for office equipment and furniture (desks, computers, printers...) and technical instruments for the Managing unit's office; expenses for uniforms of the Managing unit’s employees, pays, remunerations, allowances, social insurance and social benefits for employees performing the management and operation of this apartment building;
h) Other expenses as agreed by the parties;
3. Principles for determination of service prices:
a) Service prices as prescribed in Clause 1, this Article shall be kept unchanged for 12 months since the effective date of this contract;
b) In the event of changes of wage policy as promulgated by the state or any adjustment made to energy prices (electricity, water, oil) that affect unit price of personnel and energy cost, the two parties shall set up a consultation for re-determination of service prices in accordance with reality.
4. Payment terms for the management and operation of apartment building services shall be stipulated as follows:
a) For apartments:
Party B shall carry out collection of expenses for the management and operation of the apartment building (by multiplying the service prices as prescribed in Clause 1, this Article by usable area of each apartment) Collection shall be carried out from...to... on a monthly basis through cash or bank transfer payments as agreed.
b) For office, service and commercial areas or other additional receipts:
Party B shall carry out collection of the expenses (by multiplying the service prices as prescribed in Clause 1, this Article by usable area of the area) Collection shall be carried out from...to... on a monthly basis through payment in cash or by bank transfer.
Article 5. Rights and obligations of Party A(8)
1. Party A’s rights:
a) Request Party B to make timely reports on the performance of the works as agreed in the contract or authorized:
b) Enjoy receipts from performance of the services in the apartment building by Party B to be included in Part A’s funds serving common interests of residents in the apartment building (herein ‘common interest fund’).
c) Terminate the contract as prescribed in Article 11 of this contract;
d) Enforce financial penalties as prescribed in Article 12 of this contract;
dd) Other rights as agreed by the parties;
2. Party A’s obligations:
a) Make payments for repair, maintenance and replacement for damaged equipment including expenses for materials and personnel and other expenses within Party A's liability (except for the works within Party B's responsibility as prescribed in Clause 2, Article 3 of this contract); If the damage to equipment caused by Party B, Party B shall be liable for all the repair costs;
b) Make payment to Party B for the works according to the prices as agreed in Article 4 of this contract;
c) Provide records of the apartment building and necessary information as prescribed to Party B for performance of the works;
d) Provide working offices (area, location…) and parking lot for the Managing unit’s personnel, security and sanitation staff;
dd) Create favorable conditions and closely cooperate with Party B during the implementation of the contract;
e) Remind owners and occupants of obligations concerning management and operation of the apartment building under this contract and law provisions;
g) Other obligations as agreed by the parties;
Article 6. Rights and obligations of Party B
1. Party B’s rights:
a) Request Party A to provide records of the apartment building and necessary information as prescribed for performance of the works;
b) Collect expenses for the works as prescribed in Article 4 of this contract;
c) Carry out collection of money from residents for paying remunerations to members of the management board or representatives of owners (according to the prices as decided in the apartment building meeting), collection of expenses for use of water, electricity (if any); deal with cases of failure or delay in paying the expenses as agreed in this contract and under the Regulation on management and use of apartment buildings;
d) Collect other receipts from provision of value-added services in the apartment building (elevator advertising, taxi parking areas for hire, other receipts,…);
dd) Temporarily suspend provision of services or make requests to the electricity, water, energy providers of the apartment building for temporary suspension of such services if owners, occupants have failed to pay expenses for use of the services after second notice;
e) Show logo/brand on Party B’s documents during the performance of the works and display Party B’s signboard at the apartment building after being approved by Party A on location, size and form;
dd) Other rights as agreed by the parties;
2. Party B’s obligations:
a) Carry out the works and ensure quality as prescribed in Article 3 of this contract including authorized works (if any) and make reports to Party A;
b) Inspect and monitor activities of Party B’s staff in the performance of the works and liable for paying compensation for damage caused by Party B to Party A or a third party;
c) Inspect and monitor management and operation concerning activities of the apartment building including elevators, fire equipment, backup power generators, water pumps, environmental hygiene...;
d) Ensure that management and operation of technical system of the apartment building conforms with the manufacturer’s recommendations and instructions or designs;
dd) On 15th day of month at the latest, make a report to Party A on the operation of the apartment building in the preceding month;
e) Pay compensation for any damage caused by Party B’s breach of the contract and take responsibility to Party A and to the law for its staff’s performance;
g) Manage, store and make effective and purposeful use of documents, equipment and property provided by Party A and return to Party A in good conditions after all obligations under the contract are fulfilled (except for natural wear);
h) Be entitled to exploit services in the apartment building to increase receipts and share such receipts with Party A as agreed in Article 15 of the contract to set up the common interest fund;
i) Fulfill business obligations according to laws such as business registration, practice registration and tax liabilities;
k) Hand over to the management board records of the apartment building as prescribed in Article 5 hereof upon completion of this contract;
l) Other obligations as agreed by the parties;
Article 7. Arrangement of managing personnel
1. Party B is entitled to arrange or transfer any staff working for Party B in the apartment building in case of need but ensure no obstruction caused to the management of the building. If head of the Managing unit is changed, a written notice should be issued to Party A.
2. If Party B’s staff (including head of the Managing unit) fail to complete the duties as agreed in the contract, Party B shall carry out inspection and appoint replacements and make the report to Party A.
3. Work time of the Managing unit:
a) Office of the Managing unit: (morning:….., afternoon:…..);
b) Reception: by shift work (including specific shifts as follows:…);
c) Technical division: on duty around the clock (working 7 days a week including holidays and Tet)
Article 8. Payment for expenses within Party A’s liability
1. Before December 31 of the preceding year, Party B shall deliver to Party A the expenditure plan for management and operation of the apartment building including receipts from management and operation services for apartments, functional areas (office, service and commercial areas) and other accompanying services (if any); expenses for the management and operation of the apartment building, expenses within Party B’ and Party A’s liability.
2. Party A shall make payment to the contractor for repairs and maintenance of damage caused to the facilities…and similar expenses within Party A’s liability.
Article 9. Coordination between Party A and Party B
1. Party A’s responsibility:
a) On behalf of representatives of owners and occupants, sign the contract with Party B for performance of the works as prescribed in Article 3 of this contract;
b) Administer the fund for maintenance of shared portions of the apartment building according to laws; administer the common interest fund (if any) to make payment for maintenance purposes or other public purposes;
c) Work with functional organizations, agencies on behalf of residents or as prescribed by laws;
d) Consider and approve the plan for management and operation of the apartment building and issues concerning responsibility and authority of Party A; sign a contract for repair, maintenance and replacement of ornamental plants (outside Party B's scope of work)…(if any) dd) Make payments for materials, facilities, maintenance and renovation of the apartment building outside Party B’s scope of payment;
e) Appoint its representatives to cooperate with Party B in the management and operation of the apartment building according to management process to meet requirements for service quality;
2. Party B’s responsibility:
a) Organize management of all activities within scope of management and operation of the apartment building under this contract;
b) Provide personnel to carry out technical operation, management and care of customers, control activities of the apartment building;
c) Manage and monitor customer services, environmental hygiene services, security guarding services, fire safety, bike and auto keeping, insect treatment and ornamental plant care for the apartment building,… Party B shall manage and control professional competence and bill of quantity of these contractors according to established standards and management processes and make regular reports to Party A;
Article 10. Duration of contract (10)
1. Duration of this contract is…..months, since……
2. At least 30 days prior to expiration date of the contract, Party B shall deliver a written proposal to Party A for an extension of the contract; in the event Party A has no opinion in writing, the contract shall be automatically extended for a period equal to that of the contract as prescribed in Clause 1, this Article.
Article 11. Termination and unilateral termination of the contract ahead of time
1. The contract shall be terminated in following cases:
a) The contract expires and the parties do not wish extension;
b) Both parties agree to terminate the contract ahead of time;
c) Either of the parties goes bankrupt or dissolved or ceases operation according to laws;
d) Due to a force majeure event that cannot be coped with for a period of …..straight months;
2. Party A may unilaterally terminate the contract when Party B commits following acts:
a) Acts in violation of Clause 2, Article 6 of this contract that cause damage to Party A;
b) Increase service prices otherwise than in accordance with provisions stated in Article 4 of this contract or change terms and conditions of the contract without approval of Party a;
c) Transfer this contract or assign the management and operation of the apartment building to other contractor without Party A’s approval;
d) Fail to remedy acts in violation of the obligations under this contract for ….days since receipt of written notice from Party A;
dd) Go bankrupt or dissolved or cease operation according to laws;
e) Other cases as agreed by the parties;
Party A shall not be allowed to unilaterally terminate the contract except for cases as prescribed in this Clause. Otherwise, Party A shall pay compensations as prescribed in Clause 2, Article 12 of this contract.
3. Party B may unilaterally terminate the contract when Party A commits one of following acts:
a) Fail to make payment for due amounts to Party B under this contract within ….days since receipt of written notice from Party B;
b) Fail to provide records of the apartment building and necessary information as prescribed to Party B for performance of the works;
c) Other cases as agreed by the parties;
Party B shall not be allowed to unilaterally terminate the contract except for cases as prescribed in this Clause. Otherwise, Party B shall pay compensations as prescribed in Clause 2, Article 12 of this contract.
4. Handover upon contract termination:
a) Within…days since receipt of notice about contract termination, the two parties shall set up consultations for determination of balance-sheet of the contract. Within …days since Party B fulfills obligations concerning making reports, handing over figures and property and a contract settlement minute is signed by the two parties, Party A should make payment to Party B for the remaining amounts according to the settlement minutes;
b) Within…days since the contract expires, Party B shall hand over to Party A all properties in original conditions, accounting records and public debt figures (in electronic files and hard copy), records of the apartment building, information concerning customers/residents...and other materials, properties (if any) under Party A’s ownership;
c) Other agreements;
Article 12. Breach of contract and compensation
1. Party B shall compensate Party A for all the expenses for actual remedial work and expenses relating to damage leading to loss of property in one of following cases:
a) Such damage caused by Party B;
b) Party B shows a lack of responsibility or commits acts in breach of the contract;
c) In the event either of the parties violates provisions set out in Clause 2 or Clause 3, Article 11 of this contract, the offending party shall pay an amount of money valued…times the service price of the most recent month in compensation to the other party (according to figures provided by Party B)
Article 13. Responsibility after contract termination
1. Party A shall be not allowed to use forms and management processes established by Party B unless otherwise as agreed in writing by Party B.
2. Party B shall not be allowed to use information concerning customers/residents to serve its business purposes.
3. Party B Within…days since the contract expires, Party B shall hand over to Party A all properties in original conditions, accounting records and public debt figures (in electronic files or hard copy), documents of the apartment building, information about customers/residents...and other materials, property (if any) under Party A’s ownership; If such provisions are breached, Party B shall pay an amount of…as compensation for damage caused to Party A…
4. Other agreements…
Article 4. Force majeure events
1. One of following cases shall constitute a force majeure event:
a) War or natural disaster or change of policies, laws of the State of Vietnam;
b) Implementation of decisions by competent state agencies or other cases as prescribed by laws;
c) An acute injury or sickness that requires medical emergency services in medical facilities;
d) Other cases as agreed by the parties;
2. Notifications of force majeure events:
a) Upon occurrence of one of the force majeure events as prescribed in Clause 1, this Article, the Party that is affected by the event should make a written notification to the other party within .... days since the event occurs (any paper proving the event must be accompanied if available);
b) The affected Party’s failure to fulfill its obligations shall not constitute a breach of the contract and shall not serve as foundation for termination of this contract;
c) If no longer being affected by such a event, the affected party should make a written notice to the other Party;
d) The parties shall continue to perform their obligations when the event no longer exists;
dd) If a force majeure event has occurred and cannot be coped with for …straight months, the contract shall automatically expire unless otherwise as agreed.
3. Responsibility of each Party in case of a force majeure event:
Performance of obligations under the contract by the parties shall be temporarily suspended during the occurrence of a force majeure event. Each shall continue to perform its own obligations after the event ends except for cases as prescribed in Point dd, Clause 2, this Article.
Article 15. Provision of secondary services and residual funds
1. Party A’s rights and responsibility:
a) Within this contract, Party A shall authorize Party B to seek and exploit services under ownership of the apartment building such as collection of fees from advertisements, signboards, vacant plots and other services This operation should ensure no effect on Party B’s works, landscape beauty and public order at the apartment building.
b) Receive …% of the amount of money in addition to existing receipts collected from operation of services for Party A to set up the common interest fund;
2. Party B’s rights and responsibility:
a) As authorized by Party A, Party B shall seek partners and manage exploitation and installation of advertisements, signboards and other services in order to increase receipts for the apartment building. Party B shall receive …% of the additional amount of money versus receipts from exploitation and management of such services;
b) Participate in bidding for operation of services of the apartment building (if any) as appointed or invited by Party A;
3. Residual funds:
Through method of financial autonomy, the two parties shall agree that residual funds (if any) during the effective period of this contract shall belong to Party B. Party B shall agree to set aside a percentage of this fund for Party A to include in the common interest fund.
Article 16. Other agreements…
Based on each apartment building, the parties shall enter into other agreements not in opposition to terms and conditions of this contract, the Regulation on management and use of apartment buildings, the Law on Housing and social ethics;
Article 17. Contract appendices
Following documents shall constitute an integrated part of this contract:
1. Plans for management and operation of the apartment building:
2. Records of apartment building;
3. Other appendices signed between the two parties (if any)
Article 18. Disputes and dispute settlement
1. Any dispute arising out of this contract shall be settled by the parties.
2. In case a dispute on expenditures for management and operation of the apartment building that cannot be settled, within …days since the dispute arises, both parties are entitled to submit a written request to People’s committees of provinces where the apartment building is situated for considerations and handling or bring the case to the People’s Court if the decision given by the People’s committee is not agreed.
3. In case of any dispute on the implementation of the service contract, the parties are entitled to make requests to the People's Court for settlement according to laws. Any decision given by the People's Court shall be final and binding on both parties.
Article 19. Effect of contract
1. This contract takes effect since……
2. Settlement of the contract shall be carried out via a settlement minute signed by both parties.
3. Both parties shall undertake to perform all the terms and conditions of this contract;
4. The contract is made into…copies of equal legal validity. Each party holds one copy.
5. In case both parties agree to modify terms and conditions of the contract, an appendix thereto or a supplementary contract should be made./.
|
PARTY A (Signature, full name and legal stamp (if any)) |
PARTY A (Signature, full name and legal stamp (if any)) |
_______________
1 Name of the apartment building;
2 Name of the Managing unit according to business registration or Establishment Decision;
3 Name of the apartment complex;
4 Specify the apartment building is intended for residence only or for both residence and service business;
5 Subject to agreement between Party A and Party B, both parties may add, cut or change the works performed by Party B as prescribed in Clause 1 of Article 3.
6 The area (m2) used for calculation of prices is usable area (according to carpet area).
7 Costs of the service prices as prescribed in Clause 2, Article 4 may be modified, adjusted or supplemented according to agreement by both parties.
8 Apart from rights and obligations as stated in Article 5 and Article 6, both parties may make other supplements to meet work requirements.
9 Both parties shall carry out further negotiations on the information specified in Clause 3, Article 7.
9 Both parties shall carry out further negotiation on the information specified in Article 10.
11 Both parties may carry out negotiations on making supplements to unilateral termination of contract as specified in Clause 2 and Clause 3, Article 11.
12 Both parties may make further negotiations on the information specified in Clause 1, Article 12.
13 Any space left blank under this contract shall be filled up on the basis of agreement between by both parties.