Chương II Quyết định 163/2011/QĐ-UBND: NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chọn người đảm bảo về phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước để phân công làm nhiệm vụ có liên quan trực tiếp bí mật nhà nước của cơ quan. Cán bộ được giao nhiệm vụ phải nắm chắc các văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và viết bản cam kết theo quy định.

Điều 8. Xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí địa điểm và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước của đơn vị mình. Kinh phí đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật được thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.

1. Việc soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu, băng đĩa, thẻ nhớ, USB... mật phải được thực hiện ở nơi bảo đảm bí mật, an toàn do thủ trưởng cơ quan quy định; đồng thời ghi rõ họ tên của người soạn thảo, sao chụp, tên của vật lưu kèm theo và đóng dấu độ mật vào văn bản. Không được đánh máy hoặc in, sao chụp thừa số bản quy định. Bản sao tài liệu mật (sao y, sao lục, sao trích) phải được bảo quản như tài liệu mật gốc và đóng dấu độ mật theo văn bản gốc. Sau khi đánh máy, in ấn xong người soạn thảo phải kiểm tra lại và hủy ngay những bản in, sao chụp thừa, bị hỏng.

2. Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo căn cứ danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thấm quyền quyết định và quy định độ mật các tài liệu mật của đơn vị để đề xuất mức độ mật của tài liệu; người có thẩm quyền ký duyệt quyết định độ mật và phạm vi ban hành tài liệu; bộ phận văn thư đóng dấu độ mật vào tài liệu trước khi phát hành.

3. Khi tổ chức lấy ý kiến xây dựng dự thảo văn bản có nội dung bí mật, thủ trưởng cơ quan chủ trì phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cần xin ý kiến; phải đóng dấu xác định mức độ mật vào dự thảo. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo đúng chế độ tài liệu mật đã ghi trên dự thảo.

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước tùy theo mức độ mật phải đóng dấu xác định độ mật: Tuyệt mật, Tối mật và Mật. Dấu ký hiệu độ mật dùng đóng trên bì gửi tài liệu tương ứng ba cấp độ mật là: A, B và C. Con dấu sử dụng theo đúng mẫu, kích thước, đóng đúng vị trí theo quy định. Mực dấu dùng loại mầu đỏ tươi, không được kẻ, vẽ mẫu dấu độ mật lên tài liệu mật thay việc dùng con dấu.

1. Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu mật phải được thực hiện đúng nơi quy định và làm thủ tục đăng ký quản lý tại bộ phận văn thư theo quy định của cơ quan, tổ chức; khi giao, nhận phải kiểm tra và ký nhận vào sổ theo dõi, quản lý. Nếu phát hiện có dấu hiệu hoặc nghi vấn bị lộ, mất tài liệu mật, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo trực tiếp quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp; Việc lập sổ đăng ký văn bản mật đi và sổ đăng ký văn bản mật đến thực hiện theo quy định của Cục Văn thư- Lưu trữ nhà nước.

2. Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu mật phải đảm bảo tuyệt đối an toàn. Trường hợp cần thiết, phải tổ chức lực lượng bảo vệ quá trình vận chuyển; nếu dừng nghỉ qua đêm, phải nghỉ tại địa điểm đảm bảo an toàn. Việc vận chuyển theo đường bưu điện thực hiện theo quy định của ngành Bưu chính.

1. Cán bộ gửi tài liệu mật đi, phải đóng dấu xác định độ mật, cho vào bì dán kín, ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, nơi nhận; phải vào sổ đăng ký quản lý tài liệu mật đi theo đúng quy định.

2. Bì thư phải làm bằng chất liệu giấy dai, khó thấm nước, cần thiết dán giấy niêm phong hoặc đóng dấu niêm phong. Số lượng bì phải dùng, cách đóng dấu ký hiệu độ mật trên bì, cách ghi trên bì, thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công an.

1. Mọi tài liệu mật từ các cơ quan, tổ chức gửi đến bằng bất cứ cách thức nào, đều phải qua bộ phận văn thư để vào sổ đăng ký quản lý. Cán bộ văn thư phải phân loại tài liệu và chuyển đến bộ phận, người có trách nhiệm xử lý, giải quyết theo chức trách nhiệm vụ được giao; thực hiện việc bóc bì tài liệu mật theo đúng quy định.

2. Trường hợp phát hiện tài liệu mật gửi đến không đúng quy định, văn thư chuyển ngay tới người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời phải có ý kiến lại với nơi gửi để thực hiện đúng quy định. Nếu phát hiện tài liệu mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mất niêm phong, tráo đổi, hư hỏng hoặc có dấu hiệu nghi vấn khác, người nhận phải báo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý kịp thời.

3. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản khác liên quan đến bí mật nhà nước xét cần phải để lại kiểm tra, xác minh, người bóc bì phải giữ lại bì thư kèm theo văn bản để phục vụ công tác kiểm tra, xác minh.

Những tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi phải thu hồi tài liệu theo đúng thời gian hoặc yêu cầu người nhận tài liệu trả lại nơi phát hành tài liệu theo đúng kỳ hạn. Khi nhận cũng như khi trả đều phải kiểm tra, đối chiếu, ghi vào sổ theo dõi để đảm bảo tài liệu không bị thất lạc.

1. Các cơ quan, tổ chức phải chỉ đạo bộ phận văn thư, lưu trữ tổ chức thống kê, phân loại các tài liệu mật để lưu trữ, bảo quản tại đơn vị theo đúng quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định khác có liên quan.

2. Nơi lưu trữ, quản lý tài liệu mật phải có phương tiện bảo quản, bảo vệ đảm bảo an toàn, có phương tiện phòng chống cháy nổ, có nội quy quản lý, sử dụng; có phòng đọc riêng không cùng nơi để tài liệu lưu trữ.

Tài liệu mật phải được quản lý, sử dụng, bảo quản, lưu giữ theo đúng quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

1. Việc phổ biến, nghiên cứu thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được thực hiện đúng đối tượng, phạm vi được phổ biến hoặc nghiên cứu và phải được tổ chức nơi đảm bảo an toàn theo đúng quy định.

2. Trong hội nghị có nội dung bí mật nhà nước, người điều hành hội nghị có trách nhiệm nhắc nhở người tham dự tắt điện thoại di động, không sử dụng các thiết bị điện tử nghe, nhìn có chức năng thu phát; không dùng micro vô tuyến; quy định đối tượng được phép hoặc không được phép ghi chép, ghi âm, ghi hình nội dung thông tin, tài liệu; việc thu hồi tài liệu mật của hội nghị.

1. Thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước được truyền đưa bằng các phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến, hữu tuyến hoặc các phương tiện thông tin liên lạc khác đều phải mã hóa theo quy định của Pháp lệnh về Cơ yếu.

2. Trước khi sử dụng các phương tiện điện tử, tin học do các tổ chức nước ngoài tặng, tài trợ… ở các bộ phận thiết yếu cơ mật hoặc dùng để quản lý, chuyển giao, lưu giữ tài liệu mật, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức phải báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh hoặc cơ quan quản lý trực tiếp, đồng thời trao đổi với Công an tỉnh và Sở Thông tin- Truyền thông để phối hợp xem xét điều kiện đảm bảo an toàn, an ninh trước khi sử dụng.

Điều 19. Bảo vệ bí mật nhà nước trong hoạt động xuất bản, báo chí và thông tin đại chúng khác

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp thông tin cho cơ quan báo chí hoạt động nghiệp vụ, phải thực hiện theo Quyết định số 77/2007/QĐ-TTg ngày 28/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ về Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Các cơ quan xuất bản của tỉnh: Báo Bắc Giang, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, Hội Nhà báo và các tổ chức, cá nhân có hoạt động báo chí ở địa phương phải chấp hành quy định về bảo vệ bí mật nhà nước theo Luật Báo chí, các văn bản pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế này.

1. Người được giao nhiệm vụ tìm hiểu, thu thập thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải có giấy chứng minh nhân dân kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung, yêu cầu cần tìm hiểu, thu thập và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức lưu giữ tài liệu mật đồng ý, theo quy định sau:

a) Tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật do Chủ tịch UBND tỉnh duyệt.

b) Tài liệu bí mật nhà nước độ Mật do Giám đốc Sở (hoặc tương đương) duyệt.

c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành văn bản mật được quyền quyết định việc cung cấp tài liệu mật do đơn vị mình ban hành.

2. Việc cung cấp thông tin phải được tiến hành đúng nơi quy định của cơ quan, tổ chức; chỉ được cung cấp trong phạm vi nội dung được phê duyệt. Nếu cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu sao in, ghi âm, ghi hình, chụp ảnh phải đề xuất bằng văn bản, phải được người có thẩm quyền phê duyệt và có trách nhiệm quản lý các bản sao như bản gốc theo quy định.

Điều 21. Bảo vệ bí mật nhà nước trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài

Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụ với người nước ngoài có nhiệm vụ cung cấp, trao đổi tài liệu liên quan đến bí mật Nhà nước chỉ được cung cấp thông tin đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, đồng thời yêu cầu bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thỏa thuận và không được tiết lộ cho bên thứ ba. Khi thực hiện xong nhiệm vụ phải báo cáo người phụ trách kết quả làm việc, những vấn đề cần đề xuất, kiến nghị và nộp lưu báo cáo tại bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức hoặc hồ sơ theo dõi vụ việc. Tổ chức, cá nhân phải thực hiện đúng quy chế quản lý hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh do UBND tỉnh ban hành.

Điều 22. Mang tài liệu mật ra nước ngoài

1. Cán bộ, công chức, viên chức mang tài liệu mật ra nước ngoài công tác phải xin phép cấp có thẩm quyền theo quy định và có trách nhiệm bảo vệ an toàn tài liệu trong thời gian ở nước ngoài, khi kết thúc công việc phải nộp lại cho bộ phận quản lý tài liệu mật, báo cáo quả công tác theo quy định.

2. Văn bản xin phép phải nêu rõ tên, chức vụ của người mang tài liệu mật; số lượng, chủng loại thông tin tài liệu, vật mang bí mật nhà nước; độ mật của từng loại tài liệu mật; phạm vi, mục đích sử dụng, thời gian sử dụng và gửi cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.

Điều 23. Đăng ký các phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Bắc Giang có các phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích, bí quyết kỹ thuật, công nghệ mới đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh chưa công bố hoặc không công bố đăng ký tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh để lưu giữ, bảo quản theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Việc đăng ký các phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và Ban Cơ yếu Chính phủ thực hiện theo quy định riêng.

Điều 24. Bảo vệ các khu vực, địa điểm cấm, nơi cất giữ, nơi tiến hành các hoạt động có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước

1. Trình tự, thủ tục quyết định khu vực cấm, địa điểm cấm về bí mật nhà nước thuộc quyền quản lý của UBND tỉnh Bắc Giang.

a) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh căn cứ Danh mục các khu vực cấm, địa điểm cấm quy định tại Điều 2 Quyết định số 160/2004/QĐ-TTg ngày 06/09/2004 của Thủ tướng Chính phủ do cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý lập hồ sơ, gửi Công an tỉnh thẩm định trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định khu vực cấm, địa điểm cấm và cho phép cắm biển cấm thuộc phạm vi địa phương quản lý.

b) Thủ tục, hồ sơ gồm các loại tài liệu sau: Tờ trình đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh quyết định đưa khu vực, địa điểm liên quan bí mật nhà nước là khu vực cấm, địa điểm cấm (Tờ trình phải nêu rõ sự cần thiết phải bảo vệ, mục tiêu, yêu cầu, phương án bảo vệ). Bản photo các loại tài liệu xác định tính hợp pháp của khu vực, địa điểm thuộc thẩm quyền cơ quan, tổ chức quản lý (như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu tài sản; sơ đồ vị trí địa lý, sơ đồ thiết kế mặt bằng khu vực ..). Công văn đề nghị Ban Chỉ đạo công tác bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh tổ chức thẩm định.

2. Những khu vực, địa điểm cấm được xác định thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải đánh số, đặt bí số, ký hiệu mật; xây dựng nội quy, phương án bảo vệ và tổ chức cắm biển cấm theo quy định.

3. Các địa điểm cấm, nơi cất giữ, nơi tiến hành các hoạt động có nội dung bí mật thuộc quyền quản lý của các cơ quan, tổ chức (không thuộc diện Chủ tịch UBND tỉnh quyết định) thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quyết định bằng văn bản, trên cơ sở đề nghị của bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị. Các địa điểm cấm, nơi cấm phải có phương án, nội quy bảo vệ (Tùy tính chất và yêu cầu bảo vệ của từng nơi mà tổ chức lực lượng bảo vệ chuyên trách hoặc bán chuyên trách và bố trí phương tiện kỹ thuật bảo vệ phù hợp).

1. Việc tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi không còn giá trị sử dụng, không cần lưu trữ do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định, đồng thời phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trên quản lý trực tiếp.

2. Tiêu huỷ mật mã thực hiện theo quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ.

3. Tiêu huỷ tài liệu mật thực hiện theo quy định sau:

a) Khi lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật sẽ tiêu huỷ thành lập Hội đồng tiêu huỷ gồm: Người có thẩm quyền được quy định tại khoản 1 Điều này làm Chủ tịch Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị trực tiếp quản lý làm Phó Chủ tịch Hội đồng; các ủy viên là đại diện cơ quan Văn phòng, bộ phận bảo mật, bộ phận lưu trữ tài liệu, cán bộ trực tiếp quản lý lưu giữ tài liệu và những người khác do Chủ tịch Hội đồng quyết định.

b) Hội đồng tiêu huỷ có nhiệm vụ: Lập kế hoạch tiêu huỷ, thống kê, phân loại đầy đủ từng loại tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, trong đó ghi rõ số văn bản, cơ quan ban hành, trích yếu, độ mật; phương thức, trình tự tiến hành, thời gian, địa điểm thực hiện, danh sách những người tham gia tiêu huỷ và lập biên bản việc tiêu huỷ.

c) Việc tổ chức tiêu huỷ phải đảm bảo an toàn, không tiết lộ, không lọt thông tin bí mật, đối với vật mang bí mật nhà nước như: băng, đĩa; thiết bị nhớ, thẻ nhớ; thiết bị điện tử, tin học phải làm thay đổi hình dạng, tính năng, tác dụng không để khôi phục lại được; với tài liệu phải đốt xén, nghiền nhỏ đảm bảo không thể ghép lại được.

d) Kết thúc việc tiêu huỷ phải lập biên bản, có chữ ký của tất cả thành viên Hội đồng. Biên bản được lưu tại bộ phận quản lý lưu giữ tài liệu và bộ phận bảo mật cơ quan.

4. Trường hợp đặc biệt, nếu tài liệu mật không được tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc lợi ích khác của Nhà nước thì người đang quản lý tài liệu mật đó được tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với thủ trưởng đơn vị, cơ quan Công an cùng cấp.