Chương III: Quy trình tổ chức họp

1. Bộ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp sau:

a) Các cuộc họp triển khai nhiệm vụ công tác của ngành; họp sơ kết, tổng kết toàn ngành đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác. Trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo quy định, Quy chế làm việc của Chính phủ;

b) Các cuộc họp chuyên đề về thực hiện chủ trương, chính sách thuộc phạm vi quản lý nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực phụ trách, ngoại trừ những nội dung đã được quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định số 138/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2016 ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ;

c) Các cuộc họp giải quyết công việc của Bộ trưởng với địa phương;

đ) Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì.

2. Thứ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, gồm: Giao ban khối; Họp, làm việc tại các đơn vị, địa phương; Hội nghị chuyên đề, tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác; Họp chuyên đề, họp tham mưu tư vấn, họp giải quyết công việc, họp điều phối công việc; Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì.

3. Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp do Lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

1. Các đơn vị thuộc Bộ có nhiệm vụ

a) Xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo quy định tại Quy chế này, tổng hợp vào Kế hoạch công tác năm của đơn vị, trình Lãnh đạo Bộ phụ trách phê duyệt;

b) Hằng tháng, hằng tuần, trên cơ sở kế hoạch, lịch công tác của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị đề xuất dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp có tính chất quan trọng do Lãnh đạo Bộ chủ trì, tổng hợp chung vào báo cáo chương trình công tác tháng, tuần của đơn vị, gửi Văn phòng Bộ tổng hợp, trình Lãnh đạo Bộ xem xét, phê duyệt để tổ chức họp;

c) Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh ngoài kế hoạch chung, đơn vị chủ trì chủ động tổ chức họp theo thẩm quyền, nhiệm vụ được giao; trường hợp cuộc họp cần Lãnh đạo Bộ chủ trì, đơn vị chủ trì chủ động thông tin phối hợp với Văn phòng Bộ để báo cáo Lãnh đạo Bộ.

2. Nội dung dự kiến kế hoạch tổ chức họp gồm:

a) Mục đích, yêu cầu;

b) Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến);

c) Người chủ trì;

d) Thành phần, số lượng đại biểu;

đ) Thời gian, địa điểm;

e) Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu hành của văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp;

g) Phân công chuẩn bị và tổ chức cuộc họp (tài liệu, dự trù công tác hành chính, hậu cần phục vụ cuộc họp...).

1. Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. Đối với những tài liệu trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài hơn 15 trang giấy loại A4 thì ngoài bản chính phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung không quá 5 trang để trình bày tại cuộc họp.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì nội dung họp có trách nhiệm chỉ đạo công tác chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp.

3. Đối với các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, tài liệu họp phải trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt trước khi diễn ra cuộc họp 03 ngày làm việc; trường hợp phát sinh các cuộc họp đột xuất thì trình Lãnh đạo Bộ nội dung họp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ chủ trì họp.

1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo công văn, giấy mời gồm những nội dung sau:

a) Người chủ trì cuộc họp;

b) Cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp;

c) Nội dung cuộc họp;

d) Thời gian, địa điểm họp;

đ) Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp;

e) Chữ ký hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền;

g) Các nội dung khác (nếu có) như: thành phần dự họp; yêu cầu đối với tổ chức, cá nhân dự họp.

2. Thẩm quyền ký giấy mời họp, công văn mời họp:

a) Đối với các cuộc họp, hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì, Lãnh đạo V Điều 13. Giấy mời họp, công văn mời họp ăn phòng ký Giấy mời họp;

b) Đối với các cuộc họp, hội nghị do Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chủ trì, Lãnh đạo đơn vị ký giấy mời họp.

c) Đối với các cuộc họp, hội nghị do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chủ trì, Lãnh đạo đơn vị ký Giấy mời họp;

d) Đối với cuộc họp mời cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương trở lên do Lãnh đạo Bộ ký Giấy mời họp.

3. Gửi công văn, giấy mời họp: Đơn vị chủ trì gửi giấy mời, công văn triệu tập trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc. Đối với cuộc họp mà thành phần dự họp là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì công văn, giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất 05 ngày làm việc. Trường hợp có hội nghị, cuộc họp gấp, đơn vị chủ trì có thể thực hiện việc gửi công văn, giấy mời họp thông qua các hình thức khác như gọi điện thoại, fax, gửi điện tử,...

4. Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống liên lạc nội bộ của cơ quan.

1. Giấy mời, tài liệu phục vụ cuộc họp phải được ký số theo quy định của pháp luật và được gửi bản điện tử cho các cơ quan, đơn vị, người tham dự họp qua chức năng của hệ thống quản lý văn bản (trừ tài liệu mật được thực hiện theo quy định đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước), ngoài ra có thể áp dụng thêm các cách thức sau:

a) Fax, thư điện tử công vụ;

b) Điện thoại cá nhân, tin nhắn, thông báo qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

c) Đăng tải trên website của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp.

2. Thời gian gửi tài liệu họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức cuộc họp định kỳ; đối với cuộc họp đột xuất, thời gian gửi tài liệu thực hiện theo yêu cầu của người triệu tập cuộc họp.

3. Đối với cuộc họp đã có trong kế hoạch công tác và đã được người chủ trì đồng ý về mặt nguyên tắc, trong khi chờ ý kiến về thời gian tổ chức chính thức thì đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp có thể gửi trước tài liệu họp cho cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự để chủ động nghiên cứu, chuẩn bị nội dung, ý kiến phát biểu và gửi giấy mời tham dự sau khi được người chủ trì chính thức quyết định.

1. Cục Kế hoạch - Tài chính có nhiệm vụ

a) Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ các cuộc họp;

b) Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ theo đúng quy định;

c) Hướng dẫn đại biểu đỗ xe đúng nơi quy định;

d) Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp và bên trong phòng họp khi được yêu cầu;

đ) Chuẩn bị công tác khác liên quan đến cuộc họp khi được yêu cầu.

2. Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ

a) Phối hợp với Văn phòng Bộ, Cục Kế hoạch - Tài chính để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

b) Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính để chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt;

c) In tài liệu họp;

d) Tổ chức đón, tiếp đại biểu, ghi danh, phát tài liệu. Trước thời gian diễn ra cuộc họp 30 phút, đơn vị chủ trì tổ chức họp bố trí người trực đón, tiếp đại biểu tham dự;

đ) Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì cuộc họp;

e) Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính để đảm bảo an ninh, trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu;

g) Theo dõi toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì;

h) Đối với các cuộc họp đột xuất mà trong thành phần có cơ quan, đơn vị bên ngoài trụ sở cơ quan Bộ và các cơ quan thông tấn, báo chí để đưa tin về nội dung họp thì đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm phối hợp, thông báo với Cục Kế hoạch - Tài chính, Văn phòng Bộ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn các đại biểu khi đến tham dự họp tại Trụ sở cơ quan Bộ;

i) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

1. Biên bản cuộc họp

a) Việc ghi nội dung diễn biến của cuộc họp thành biên bản cuộc họp được thực hiện theo chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp. Biên bản cuộc họp do đơn vị chủ trì cuộc họp soạn thảo; phải được ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và được lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp;

b) Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, gồm những nội dung chính sau đây:

- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

- Trình tự, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

- Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp;

- Các kết quả biểu quyết (nếu có);

- Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

2. Thông báo kết luận cuộc họp

Đối với những cuộc họp được chỉ đạo ban hành thông báo ý kiến kết luận, chậm nhất sau 05 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc họp, đơn vị chủ trì họp phải ra thông báo kết luận cuộc họp bằng văn bản, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện trong vòng 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc họp.

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện thông báo kết luận, quyết định được đưa ra tại cuộc họp thuộc phạm vi, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình. Đối với những công việc cần thực hiện khẩn trương, các cơ quan căn cứ vào chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp để tổ chức thực hiện mà không chờ thông báo kết luận.

2. Cá nhân, tổ chức tham dự cuộc họp hoặc có liên quan đến thực hiện kết luận, quyết định tại cuộc họp có trách nhiệm thực hiện, giám sát việc thực hiện và kịp thời phản ánh đến lãnh đạo có thẩm quyền nếu các kết luận, quyết định của cuộc họp không được các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện nghiêm túc, đúng thời hạn.

1. Người chủ trì cuộc họp quyết định việc hoãn họp, thay đổi về thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình họp hoặc hủy bỏ cuộc họp.

2. Khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thông báo tới cơ quan, đơn vị, người được mời dự họp và Cục Kế hoạch - Tài chính ngay khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp bằng một trong các hình thức: điện thoại, thư điện tử, fax hoặc gửi thông báo bằng văn bản giấy.

1. Tùy thuộc vào quy mô, nội dung, mức độ ảnh hưởng đối với xã hội của từng cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Bộ đề xuất các hình thức, nội dung thông tin, truyền thông trình Lãnh đạo Bộ quyết định.

2. Căn cứ vào nội dung thông tin, truyền thông, Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng phương án triển khai thực hiện các nội dung thông tin, truyền thông được Lãnh đạo Bộ phê duyệt. Trong trường hợp phương án thực hiện phức tạp và cần sự tham gia của nhiều đơn vị liên quan, Văn phòng chủ trì trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

3. Văn phòng Bộ làm đầu mối cung cấp các thông tin, nội dung thông tin, truyền thông; phối hợp với Cục Tin học và Thống kê tài chính để đăng tải các nội dung thông tin, truyền thông trên Cổng thông tin điện tử/Trang Điện tử của Bộ; phối hợp với các cơ quan thông tấn, báo chí để kịp đưa tin vào các thời điểm thích hợp trước, trong và sau cuộc họp.

Ngoài việc tuân thủ những quy định về trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc họp nói chung, quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống điện tử đa phương tiện hỗ trợ chỉ đạo điều hành của Bộ Tài chính thì đối với việc tổ chức họp trực tuyến, các đơn vị có trách nhiệm như sau:

1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp

a) Chuẩn bị tài liệu phục vụ cuộc họp và gửi đơn vị đầu mối (đơn vị được phân công chủ trì) ở các điểm cầu họp trực tuyến trước 03 ngày làm việc dự kiến diễn ra cuộc họp;

b) Rà soát, kiểm tra thành phần dự họp và họ, tên, chức danh người chủ trì tại các điểm cầu;

c) Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Cục Tin học và Thống kê tài chính, Kho bạc Nhà nước hoặc các cơ quan liên quan để chuẩn bị các yêu cầu về lắp đặt thiết bị, các điều kiện truyền phát;

d) Phối hợp với Cục Tin học và Thống kê tài chính, Kho bạc Nhà nước và đơn vị đầu mối tại các điểm cầu trong công tác chuẩn bị, phục vụ cuộc họp ở các điểm cầu;

đ) Khi thay đổi lịch họp, hoãn họp trực tuyến, đơn vị chủ trì họp phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc cho Cục Tin học và Thống kê tài chính, Kho bạc Nhà nước, Văn phòng Bộ và các đơn vị khác có liên quan để kịp thời phối hợp thực hiện;

e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do người chủ trì cuộc họp phân công.

2. Cục Tin học và Thống kê tài chính

a) Có trách nhiệm phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Kho bạc Nhà nước, xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị, ứng dụng công nghệ phục vụ họp trực tuyến của Bộ Tài chính;

b) Có trách nhiệm phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật điểm cầu đặt tại trụ sở cơ quan Bộ Tài chính;

c) Cử cán bộ vận hành kỹ thuật trong thời gian diễn ra họp trực tuyến.

3. Kho bạc Nhà nước

a) Phối hợp với Cục Kế hoạch - Tài chính, Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật tại tất cả các điểm cầu (trừ điểm cầu tại trụ sở cơ quan Bộ Tài chính);

b) Cử cán bộ vận hành kỹ thuật trong thời gian diễn ra họp trực tuyến.

4. Cục Kế hoạch - Tài chính

a) Phối hợp với Kho bạc Nhà nước, Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo công tác hậu cần tại điểm cầu trụ sở cơ quan Bộ Tài chính.

b) Đảm bảo kinh phí phục vụ các cuộc họp trực tuyến tại trụ sở cơ quan Bộ Tài chính.