Chương II: Chế độ họp

1. Căn cứ tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời tham dự cuộc họp phải cử người tham dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời tham dự là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự thì phải báo cáo người chủ trì cuộc họp và nếu được sự đồng ý thì ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi thay.

4. Cán bộ, công chức giúp việc Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng Bộ được tham dự các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, trừ những cuộc họp có nội dung mật phải được sự đồng ý của người chủ trì.

1. Họp giao ban, họp giải quyết công việc, họp tham mưu, tư vấn, họp điều phối không quá một phần hai ngày làm việc.

2. Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 01 ngày.

3. Họp sơ kết, tổng kết công tác không quá 01 ngày.

4. Họp chuyên đề không quá 01 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề.

5. Họp tập huấn, hướng dẫn triển khai chuyên môn nghiệp vụ từ 1 đến 2 ngày.

6. Các cuộc họp khác, căn cứ vào tính chất và nội dung để bố trí thời gian hợp lý, nhưng không quá 02 ngày.

7. Trường hợp đối với những nội dung lớn, phức tạp, yêu cầu thời gian họp kéo dài hơn so với quy định, đơn vị chủ trì báo cáo Lãnh đạo Bộ phê duyệt chủ trương.

1. Quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ bảo đảm cuộc họp hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm và bảo đảm bí mật nhà nước.

2. Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương, kế hoạch đã được duyệt.

3. Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả

a) Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay khi bắt đầu cuộc họp;

b) Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp;

c) Có ý kiến kết luận, quyết định khi kết thúc cuộc họp. Nội dung kết luận, quyết định đưa ra tại cuộc họp phải rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi gồm các nội dung sau:

- Nội dung công việc, tính chất và tầm quan trọng của công việc;

- Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện, cơ quan, đơn vị, tổ chức cá nhân phối hợp thực hiện;

- Thời gian và lộ trình thực hiện.

4. Quyết định về việc cho phép phóng viên báo chí của trung ương, địa phương tham dự và đưa tin về cuộc họp. Việc cung cấp thông tin cuộc họp thực hiện theo quy định tại Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của Bộ Tài chính.

5. Phân công việc chuẩn bị nội dung họp và gửi đến các thành viên tham gia dự họp trước ít nhất 03 ngày diễn ra cuộc họp (trừ trường hợp các cuộc họp phát sinh đột xuất).

6. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị ra văn bản thông báo kết luận họp (nếu cần thiết) gửi đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan để biết, thực hiện và phối hợp thực hiện.

7. Chỉ đạo thu hồi tài liệu có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu xác định cấp độ mật đã phát cho các đại biểu tham dự họp.

8. Quyết định không tiến hành cuộc họp do tài liệu phục vụ cuộc họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu.

9. Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được ủy quyền chịu trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với người đã phân công, ủy quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên.

1. Phản hồi với đơn vị chủ trì về việc tham dự cuộc họp.

2. Nghiên cứu tài liệu của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến phát biểu trước khi đến dự cuộc họp.

3. Tham dự cuộc họp đúng thành phần, đúng giờ. Trường hợp tham dự họp chậm thời gian so với yêu cầu, về trước thời gian kết thúc cuộc họp hoặc vắng mặt không tham gia họp vì lý do đột xuất thì phải được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp.

4. Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

5. Sử dụng văn bản, tài liệu được đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp tại cuộc họp theo đúng chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

6. Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp.

7. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong khi diễn ra cuộc họp.

8. Báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về nội dung, kết quả cuộc họp trong trường hợp được cử đi dự họp.

1. Trên cơ sở Lịch công tác của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí thời gian họp, Cục Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm sắp xếp phòng họp. Căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ, bảo đảm hợp lý theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì;

b) Các cuộc họp do Thứ trưởng chủ trì;

c) Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chủ trì.

2. Đối với các cuộc họp quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này, đơn vị chủ trì có trách nhiệm đăng ký phòng họp với Cục Kế hoạch - Tài chính chậm nhất từ 01 đến 02 ngày trước khi diễn ra cuộc họp, trừ trường hợp có cuộc họp khẩn cấp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.