Nghị định 371-NĐ năm 1957 về thể lệ tạm thời về công tác đại lý của Công ty đại lý tàu biển Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Giao Thông và Bưu Điện ban hành.

 - Bản thể lệ này quy định nội dung công tác của Công ty đại lý tàu biển Việt nam (viết tắt cá CTĐLTTBVN) đối với người ủy nhiệm trách nhiệm của Công ty và của người ủy nhiệm và quan hệ công tác giữa hai bên.

 – Công ty đại lý tàu biển Việt nam làm đại lý cho tất cả những tàu buôn ngoại quốc ra vào các cảng của nước Việt nam dân chủ cộng hòa. Công ty xin phép cho tàu ra vào cảng, làm giấy tờ về mọi thủ tục kiểm tra và phục vụ tàu như cung cấp lương thực, nhiên vật liệu, sửa chữa tàu, sinh hoạt của thuyền viên v .v…

Ngoài trường hợp giao ước, ký kết thẳng với hãng tàu, Công ty đại lý tàu biển Việt nam còn có thể giao ước, ký kết với người thuê tàu và người có hàng xin cho tàu vào cảng hay với đại diện của những người ấy.

 – Công ty đại lý tàu biển Việt nam độc quyền đại lý cho tàu buôn ngoại quốc. Các hãng tàu ngoại quốc kể cả các hãng đã được phép đặt đại diện ở Việt nam không được trực tiếp làm những việc ghi ở điều 2 trên.

 – Tàu buôn ngoại quốc muốn nhờ Công ty đại lý tàu biển Việt nam làm đại lý phải viết thư hoặc đánh điện nói rõ yêu cầu của mình và khi tiếp được thư hay điện của Công ty đại lý tàu biển Việt nam trả lời nhận việc ủy nhiệm thì hai bên coi như đã giao ước với nhau

Trường hợp giao ước bằng hợp đồng thì hai bên trao đổi với nhau để thỏa thuận về các điều khoản rồi ký kết hợp đồng

 – Có hai hình thức đại lý: đại lý chuyến và đại lý dài hạn. Đại lý chuyến là đại lý cho một chiếc tàu, mộ lần vào và ra cảng. Đại lý dài hạn là đại lý cho một Hãng có tàu thường xuyên ra vào cảng trong một thời gian nhất định, trong thời gian đó Công ty đại lý biển Việt nam phục vụ tất cả những tàu của hãng ra vào cảng.

 - Trường hợp làm đại lý chuyến nhiệm vụ của Công ty đại lý tàu biển Việt nam là:

a) Xin phép cho tàu ra vào cảng;

b) Làm giấy tờ về mọi thủ tục kiểm tra ở cảng

c) Cung cấp lương thực, nhiên vật liệu cho tàu

d) Điều đình với các cơ quan và tổ chức ở cảng để:

- Bốc dỡ, kiểm hàng, kiểm nghiệm, gửi kho, sửa chữa bao bì hàng v .v…

- Kiểm dịch tàu và thực hiện những công tác như khử trùng, hun tàu, diệt chuột v .v…

- Khám xét, sửa chữa tàu

e) Tìm hàng chuyên chở, bán vé hành khách, thu giữ tiền cho người ủy nhiệm nếu người ủy nhiệm yêu cầu

f) Xin phép cho thủy thủ lên bờ, trông nom chăm sóc thủy thủ ốm phải ở lại cảng;

g) Cung cấp cho hãng tàu những thể lệ đã công bố có liên quan đến việc kinh doanh của hãng;

h) Làm và gửi cho người ủy nhiệm báo cáo tổng kết công tác đại lý về mỗi chuyến tàu vào và ra cảng.

i) Lấy giấy chứng nhận về tai nạn trên mặt biển;

j) Báo cho người ủy nhiệm biết những tin tức về hoạt động của tàu, về tình hình xếp dỡ hàng hóa nếu người ủy nhiệm yêu cầu.

 - Trường hợp làm đại lý dài hạn thì ngoài những nhiệm vụ ghi ở điều 6 trên, công ty đại lý tàu biển Việt nam còn:

a) Thanh toán những khoản tiền đặc biệt giúp người ủy nhiệm ngoài cảng phí trả cho cảng;

b) Giúp người ủy nhiệm giải quyết những việc bồi thường.

c) Thay người ủy nhiệm ký các hợp đồng thuê tàu và hợp đồng chuyên chở.

 – Công ty đại lý tàu biển Việt nam có nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi chính đáng của người ủy nhiệm, thi hành đúng đắn những công tác của đại lý như đã quy định ở điều 6 và những điều đã cam kết trong hợp đồng, thực hiện những điều yêu cầu của người ủy nhiệm và của thuyền trưởng có liên quan đến hoạt động của tàu.

 - Nếu yêu cầu của người ủy nhiệm, của thuyền trưởng và những điều cam kết trong hợp đồng trái với luật pháp của nước Việt nam Dân chủ Cộng hòa, trái với thể lệ hàng hải và nội quy của cảng thì Công ty đại lý tàu biển Việt nam không thi hành nhưng phải kịp thời báo cáo cho người ủy nhiệm biết.

 - Mỗi khi xẩy ra những việc bất thường quan trọng làm trở ngại cho việc vận chuyển hàng hóa hay nguy hại cho tàu hoặc có những khó khăn cần có sự quyết định của người ủy nhiệm thì Công ty đại lý tàu biển Việt nam phải tin ngay cho người ủy nhiệm biết, và xin ý kiến giải quyết. Nếu ý kiến của người ủy nhiệm đến chậm hoặc gặp trường hợp phải hành động tức khắc, Công ty đại lý tàu biển Việt nam thảo luận với thuyền trưởng rồi giải quyết nhưng sau đó phải báo cáo ngay với người ủy nhiệm.

 – Theo yêu cầu của người ủy nhiệm, Công ty đại lý tàu biển Việt nam phải thường xuyên báo cáo cho người ủy nhiệm biết tin tức hoạt động của tàu và tình hình bốc xếp hàng hóa trong thời gian tàu đậu ở cảng.

Nếu xảy ra hàng hóa bị mất mát, hư hỏng, Công ty đại lý tàu biển Việt nam phải lo làm thủ tục và lấy tài liệu cần thiết để giúp người ủy nhiệm giải quyết việc bồi thường.

 -  Chậm nhất là 7 ngày sau khi rời cảng Công ty đại lý tàu biển Việt nam phải gửi cho người ủy nhiệm một bản báo cáo tổng kết công tác đại lý cùng với những giấy tờ sau đây:

a) Giấy ghi thời gian xếp dỡ hàng (có chữ ký của thuyền trưởng).

b) Bản sao các giấy vận tải;

c) Lược khai hàng hóa xuất nhập

d) Sơ đồ xếp hàng trên tàu (có chữ ký của thuyền trưởng hay thuyền phó)

e) Biên bản kiểm soát tàu (nếu có);

f) Biên bản hàng thừa thiếu, hư hỏng (nếu có)

g) Bảng tổng thanh toán mọi khoản chi phí của tàu

Báo cáo tổng kết và các giấy tờ kèm theo có thể gửi làm nhiều bản tùy theo yêu cầu của người ủy nhiệm.

 - Nếu vì sơ xuất, lầm lẫn trong công tác đại lý mà người ủy nhiệm bị thiệt hại thì Công ty đại lý tàu biển Việt nam phải bồi thường cho người ủy nhiệm. Công ty đại lý tàu biển Việt nam không chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra vì người ủy nhiệm không làm nhiệm vụ của mình như cung cấp tài liệu không chính xác, không cho ý kiến giải quyết kịp thời hoặc thay đổi kế hoạch chuyên chở và xếp hàng mà không kịp thời báo cho Công ty biết.

 – Người ủy nhiệm phải cung cấp kịp thời cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam những tài liệu chính xác cần thiết để Công ty đại lý tàu biển Việt nam có điều kiện làm nhiệm vụ của mình được chu đáo.

Trường hợp làm đại lý dài hạn, hàng tháng trước ngày 20, người ủy nhiệm phải gửi cho Công ty kế hoạch vận chuyển tháng sau của mình. Nội dung kế hoạch vận chuyển gồm có: tên và quốc tịch của tàu, chiều dài, mớn nước chở đầy, mớn nước khi tàu biển đến, số lượng hàng hóa bốc lên hay xếp xuống, ngày dự tính tàu đến cảng v .v…

 – 10 ngày trước ngày tàu đến, người ủy nhiệm phải gửi cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam những tài liệu sau đây:

a) Tên và quốc tịch của tàu, tên và địa chỉ của hàng tàu (địa chỉ thường và địa chỉ điện báo);

b) Tên và quốc tịch của thuyền trưởng và thuyền viên;

c) Chiều dài, dung lượng toàn phần, dung lượng thực dụng và trọng tải của tàu, mớn nước chở đầy, trọng tải tương ứng với 1m mớn, mầu và đặc điểm của vỏ tàu, ống gió, cầu, cột v .v… số hầm, sức cất của cần trục, tín hiệu, tốc lực của tàu;

d) Tờ lược khai hàng nhập khẩu, tờ lược khai hàng hóa (nếu có) và sơ đồ xếp hàng trên tàu. Trong tờ lược khai hàng phải ghi tên từng loại hàng, số kiện, trọng lượng và tính chất của hàng như: cồng kềnh, nguy hiểm, dễ nổ, bắt lửa v .v…

e) Nhu cầu của tàu về thực phẩm, than, dầu và các vật liệu khác như: tre, gỗ, phên, chiếu v .v…

f) Tên cảng cuối cùng ở ngoại quốc tàu khởi hành đi và ngày dự tính đến cảng Việt nam .

Ngoài những tài liệu trên, người ủy nhiệm còn phải kịp thời gửi cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam những hợp đồng chuyên chở và những giao kèo đã ký kết.

Trường hợp tài đã vào cảng một vài lần, Công ty đại lý tàu biển Việt nam đã có những tài liệu về thuyền viên và đặc điểm của tàu thì người ủy nhiệm không bắt buộc mỗi lần phải cho tất cả những tài liệu ghi ở điểm a, b, và c trên, trừ khi có những sự thay đổi quan trọng.

 – 72 tiếng đồng hồ trước giờ tàu đến địa điểm lấy hoa tiêu, người ủy nhiệm hay thuyền trưởng phải báo cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam biết giờ tàu đền cùng với mớn nước mũi và mớn nước lái của tàu. Sau đó, giờ chính xác tàu đến còn phải báo 2 lần nữa: một lần 48 tiếng, một lần 24 tiếng đồng hồ trước. Sau lần báo chót, nếu có sự thay đổi, Công ty đại lý tàu biển Việt nam phải được báo ngay nhưng nếu không báo được trước 6 tiếng đồng hồ và nếu giờ thực tế tàu đến sau trên 6 tiếng đồng hồ với giờ báo lần chót thì người ủy nhiệm phải chịu trách nhiệm về những trở ngại, thiệt hại có thể xảy ra cho tàu hay cho cảng vụ.

  – Nếu tàu đến cản để xếp hàng xuất khẩu do người ủy nhiệm tự tìm lấy thì 10 ngày trước, người ủy nhiệm phải gửi cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam kế hoạch xếp hàng để Công ty có đủ giờ chuẩn bị kế hoạch xếp hàng gồm có những chi tiết về số lượng, trọng lượng tính chất, hình thái của hàng, nhu cầu về vật dụng lót hàng, thông gió, vật liệu ngân sách hàng, chiếu, gỗ v .v…

  – Đối với việc bốc xếp hàng xuất nhập và trường hợp xếp hàng xuất ghi ở điều 17 trên, nếu thay đổi kế hoạch bốc xếp thì người ủy nhiệm hay thuyền trưởng phải báo cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam biết ít nhất là 3 ngày trước ngày tàu đến. Trường hợp không báo được trước thời hạn ấy, người ủy nhiệm phải chịu mọi khoản phí tổn đã gây ra cho Công ty.

 – Trong trường hợp làm đại lý chuyến, sau khi đã nhận được những tài liệu ghi ở điều 15, Công ty đại lý tàu biển Việt nam gửi cho người ủy nhiệm một bản ước tính các khoản phí mà người ủy nhiệm phải trả, kể cả đại lý phí, ba ngày trước ngày tàu đến cảng, người ủy nhiệm phải gửi số tiền đó cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam.

Trường hợp làm đại lý dài hạn, sau khi đã ký kết hợp đồng, người ủy nhiệm gửi trước cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam một số tiền ít nhất đủ chi tiêu cho một chuyến tàu vào cảng.

Nếu số tiền gửi trước trong hai trường hợp trên đã tiêu hết hoặc xét ra không đủ, Công ty đại lý tàu biển Việt nam yêu cầu người ủy nhiệm gửi tiếp. Nếu người ủy nhiệm không gửi hoặc gửi chậm thì Công ty đại lý tàu biển Việt nam không chịu trách nhiệm về những thiệt hại do việc thiếu tiền chi tiêu có thể gây ra cho người ủy nhiệm.

 – Nếu người ủy nhiệm yêu cầu, Công ty đại lý tàu biển Việt nam có thể tùy theo khả năng tài chính của mình mà ứng tiền chi tiêu cho tàu và đưa tiền mặt cho thuyền trưởng tiêu. Tiền của Công ty ứng ra có tính lãi trừ tiền đưa cho thuyền trưởng và thuyền viên chi tiêu trong thời gian tàu đậu ở cảng.

 – Đại lý phí thu theo trọng tải thực dụng của tàu. Giá biểu và tỷ lệ tăng, giảm ấn định trong bản quy định cảng phí.

 – Công ty đại lý tàu biển Việt nam phục vụ tàu như mua vật liệu, lương thực, bán vé hành khách, thu, giữ, tiền cước, tìm hàng chuyên chở, điều chỉnh sửa chữa tàu, phục vụ thủy thủ ốm đau nằm lại ở cảng được hưởng hoa hồng và thủ tục phí như quy định trong bảng cảng phí. Trường hợp nguủy nhiệm giao cho Công ty đại lý tàu biển Việt nam làm những công tác khác ngoài những việc trên, tỷ lệ hoa hồng sẽ do hai bên thương lượng thỏa thuận với nhau.

 – Trong quan hệ đại lý chuyến, việc thanh toán làm riêng cho từng chuyến. Sau khi đã quyết toán được các khoản phí về chuyến tàu, Công ty đại lý tàu biển Việt nam tính số tiền thu thêm hoặc phải trả lại cho người ủy nhiệm.

Trong quan hệ đại lý dài hạn, nguyên tắc là thanh toán hàng tháng. Cuối mỗi tháng, Công ty đại lý tàu biển Việt nam làm quyết toán gửi cho người ủy nhiệm, tiền thừa tháng trước sẽ dùng để chi tiêu về tháng sau. Thời hạn tổng thanh toán do hai bên thỏa thuận và ghi trong hợp đồng.

 – Đại lý phí cũng như mọi khoản tiền hoa hồng, thủ tục phí và tiền lãi đều tính bằng tiền của Ngân hàng Việt nam quy ra ngoại tệ theo tỷ lệ hối đoái do Ngân hàng Việt nam quy định.