Công văn 1949/BHXH-CST ngày 14/07/2011 về bảo quản và sử dụng tờ rời sổ bảo hiểm xã hội hàng năm do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13/05/2009 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH. Bảo hiểm xã hội Thành phố hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố một số quy định về việc bảo quản và sử dụng sổ BHXH như sau:

1. Mẫu sổ BHXH do BHXH Việt Nam ban hành gồm 2 loại:

- Sổ BHXH theo mẫu cũ (loại 24 trang hoặc 48 trang): ghi quá trình tham gia BHXH đến tháng 12/2009 từ 01/01/2010 chuyển qua in tờ rời sổ theo mẫu mới.

- Sổ BHXH theo mẫu mới (áp dụng từ 01/01/2009 trở đi theo quyết định 555/QĐ-BHXH) gồm: tờ bìa sổ BHXH, các trang tờ rời sổ BHXH và mẫu 07/SBH (nếu có).

2. Các trang tờ rời sổ BHXH ghi quá trình đóng BHXH của người tham gia gồm: tờ rời hàng năm và tờ rời chốt sổ.

2.1. Tờ rời chốt sổ được cấp khi người tham gia ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN di chuyển ngoài địa bàn Tỉnh và để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

2.2. Tờ rời hàng năm được cấp sau mỗi năm người lao động đóng BHXH, BHTN, là cơ sở để xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN đã được đơn vị người lao động nộp đủ tiền tính đến 31/12 của năm tài chính.

- Vào ngày 05 tháng 02 của quý I hàng năm, Cơ quan BHXH kiểm tra các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động thực hiện in tờ rời sổ BHXH của năm trước.

- Các đơn vị sử dụng lao động nhận tờ rời hàng năm tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia, chuyển cho người lao động ký xác nhận quá trình tham gia trong năm tài chính sau đó lưu kèm với sổ BHXH của người lao động.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH (tờ bìa, các trang tờ rời, mẫu 07/SBH) trong thời gian người tham gia BHXH bắt buộc đang làm việc. Người tham gia BHXH bắt buộc tự bảo quản sổ BHXH khi không còn làm việc hoặc khi tham gia BHXH tự nguyện.

4. Trường hợp người lao động đóng BHXH từ 3 tháng trở lên đã được cấp sổ BHXH (chốt xác nhận sổ hoặc chưa xác nhận sổ) khi nghỉ việc sau 12 tháng không đến nhận sổ BHXH thì đơn vị sử dụng lao động phải nộp lại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia để lưu giữ theo BK 309/…/SO.