Ủy nhiệm chi là gì? Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi mới nhất [Năm 2023]

1. Khái niệm uỷ nhiệm chi

- Ủy nhiệm chi là việc giao cho trung gian thanh toán thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của chủ tài khoản để trả cho người thụ hưởng. Ủy nhiệm chi (lệnh chi) là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng.

- Một cách đơn giản hơn thì Ủy nhiệm chi là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập với mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng.

- Một điều cần lưu ý là Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện lệnh trích tiền để chuyển cho người hưởng thụ. Ngoài lý do này thì việc ngân hàng tự động trích tiền từ tài khoản thanh toán của khách hàng là không được phép nếu không có văn bản thỏa thuận trước đó.

2. Chủ thể quan hệ thanh toán uỷ nhiệm chi

- Bên trả tiền: Người mua hàng hoá, dịch vụ, người chuyển tiền;

- Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền;

- Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng.

- Bên trả tiền có nghĩa vụ lập giấy uỷ nhiệm chi theo quy định của ngân hàng, nộp vào ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ mình (noi mở tài khoản) để trích tài khoản củà mình trả cho bên thụ hưởng. Khi lập giấy uỷ nhiệm chi phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các yếu tố khớp đúng với nội dung giữa các liên uỷ nhiệm chi và kí tên đóng dấu trên tất cả các liên uỷ nhiệm chi;

- Ngân hàng, kho bạc phục vụ bên trả tiền có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy uỷ nhiệm chi, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng trước khi thực hiện việc thanh toán, có quyền trả lại giấy ủy nhiệm chi cho khách hàng khi phát hiện CÓ sai sót, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ để thanh toán.

- Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền có trách nhiệm thanh toán ngay đối với giấy uỷ nhiệm chi hợp lệ.

3. Quy định về uỷ nhiệm chi và uỷ nhiệm thu

- Người lập ủy nhiệm chi là chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền. Giấy ủy nhiệm chi được lập trên mẫu in sấn, là chứng từ ghi nhận nội dung ủy nhiệm của chủ tài khoản. Tổ chức thực hiện ủy nhiệm chi là ngân hàng, kho bạc nhà nước nơi người lập ủy nhiệm chi có tài khoản. Uỷ nhiệm chi là hình thức thanh toán được áp dụng rộng rãi trong thanh toán qua trung gian, không bị hạn chế số lượng tiền chỉ trả từ tài khoản của chủ tài khoản.

- Pháp luật về ngân hàng của Việt Nam cũng quy định “Uỷ nhiệm chi - chuyển tiền" và "Uỷ nhiệm thu" là hai trong số sáu thể thức thanh toán qua ngân hàng và kho bạc nhà nước mà không dùng tiền mặt (Nghị định số 91/CP ngày 25.11.1993 của Chính phủ).

- “Uỷ nhiệm chi - chuyển tiền" là lệnh chí tiền của chủ tài khoản (được lập theo mẫu in sẵn của ngân hàng, kho bạc nhà nước) yêu cầu ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ mình (nơi chủ tài khoản mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

- “Uỷ nhiệm chi được dùng để thanh toán các khoản trả tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển tiển trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống Ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước.

- “Uỷ nhiệm thu" được áp dụng thanh toán giữa các khách hàng mở tài khoản trong một chỉ nhánh ngân hàng hoặc các chỉ nhánh ngân hàng, kho bạc nhà nước cùng hệ thống hoặc khác hệ thống.

- “Uÿ nhiệm thu" do người thụ hưởng lập gửi vào ngân hàng đã giao hàng hoặc dịch vụ đã cung ứng. Khách hàng mua và bán phải thống nhất thoả thuận dùng hình thức thanh toán "uỷ nhiệm thu” với những điều kiện thanh toán cụ thể đã ghi trong hợp đồng kinh tế, đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ người thụ hưởng biết để làm căn cứ thực hiện các “uỷ nhiệm thu".

- Sau khi đã giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ cung ứng, bên thụ hưởng lập giấy uỷ nhiệm thu (theo mẫu của ngân hàng, kho bạc nhà nước) kèm theo hoá đơn, vận đơn gửi tới ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ cho mình hoặc gửi trực tiếp đến ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền để yêu cầu thu hộ. Thể thức thanh toán “uỷ nhiệm” qua ngân hàng đã tạo điều kiện thuận lợi cho các bên trong việc thực hiện thanh toán nhanh gọn, góp phần phát triển các quan hệ kinh tế, thương mại, dịch vụ trong nước và quốc tế.

4. Ưu điểm và nhược điểm khi thanh toán ủy nhiệm chi

- Thanh toán bằng hình thức ủy nhiệm chi sẽ có thuận lợi, ưu nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và tình hình thực tế khách hàng có thể cân nhắc sử dụng.

4.1. Ưu điểm thanh toán bằng ủy nhiệm chi:

- Quá trình thanh toán được kiểm soát chặt chẽ bởi ngân hàng nên ít có sai sót.

- Hình thức thanh toán đơn giản và nhanh chóng.

- Khách hàng ủy quyền cho ngân hàng thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng

4.2 Nhược điểm thanh toán bằng ủy nhiệm chi:

- Người ủy quyền thanh toán ủy nhiệm chi sẽ phải trả cho ngân hàng một khoản phí.

- Ngân hàng sẽ từ chối thực hiện giao dịch nếu như trong tài khoản của người ủy quyền không có đủ tiền để chi trả theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi. Do đó quá trình thanh toán có thể bị chậm trễ. 

5. Có hai loại uỷ nhiệm chi

- Hiện nay khách hàng có thể sử dụng mẫu ủy nhiệm chi online hoặc mẫu ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch ngân hàng.

5.1. Ủy nhiệm chi online

- Ủy nhiệm chi online là mẫu ủy nhiệm chi được in trực tiếp từ trên website của ngân hàng xuống. Theo đó khách hàng chỉ cần truy cập vào website ngân hàng, điền theo form thông tin có sẵn trên website và in ra mang đến ngân hàng. 

5.2. Ủy nhiệm chi tại quầy

- Nếu như không muốn viết ủy nhiệm chi online thì bạn có thể ra các quầy giao dịch của ngân hàng đễ lấy các mẫu giấy ủy nhiệm chi để viết trực tiếp. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên thì ngân hàng thường sẽ cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước nhằm tiết kiệm thời gian.

- Thông thường uỷ nhiệm chi sẽ có 2 liên, bao gồm:

+ Liên 1: Ngân hàng giữ lại

+ Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm hạch toán. 

​6. Nội dung của uỷ nhiệm chi

Ủy nhiệm chi bao gồm các yếu tố sau:

- Ủy nhiệm chi, số sê ri;

- Họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người trả tiền;

- Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền;

- Họ tên, địa chỉ số hiệu tài khoản người thụ hưởng;

- Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng;

- Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;

- Nơi, ngày tháng năm lập ủy nhiệm chi;

- Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền;

- Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định không trái pháp luật.

7. Quy trình thanh toán uỷ nhiệm chi

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi sẽ bao gồm 3 bước:

* Bước 1: Người trả tiền sẽ làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng khi có nhu cầu chi trả. Theo đó mà ủy nhiệm chi sẽ phải ghi đầy đủ các thông tin theo đúng mãu mà pháp luật quy định mới được xem là hợp lệ.

* Bước 2: Ngân hàng phụ vụ sẽ trả tiền và làm thủ tục trích tiền trên tài khoản người trả khi đã nhận được lệnh chi và tiến hành thủ tục chuyển tiền với ngân hàng hàng phụ vụ người hưởng thụ

* Bước 3: Ngân hàng phục vụ người hưởng thụ sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán

   Lưu ý :

- Khi đã nhận được ủy quyền nhiệm chi cho khách hàng được chuyển đến dưới dàn chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử thì ngân hàng cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi. Đồng thời còn cần kiểm tra việc đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.

- Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc không hợp pháp, hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì cần phải nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy tờ ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên trước đó không có thỏa thuận nào khác.

- Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền ghi trên ủy nhiệm chi được đảm bảo về khả năng thanh toán thì ngân hàng cần phải nhanh chóng tiến hành chi trả cho người thụ hưởng, trích tiền từ tài khoản của người thụ hưởng.

8. Cách ghi uỷ nhiệm chi

8.1 Phần kế toán doanh nghiệp ghi

- Ngày, tháng, năm: ghi rõ ngày tháng giao dịch

- Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp

- Số tài khoản: Số tài khoản công ty chuyển tiền

- Tại ngân hàng: ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản

- Đơn vị thụ hưởng: Tên công ty được nhận tiền thanh toán

- CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Bỏ trống

- Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền

- Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng, nơi mà doanh nghiệp đối tác có tài khoản

- Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng vào ô này. Ví dụ như: 2.000.000đ

- Số tiền bằng chữ: ghi đúng số tiền đã ghi ở trên thành chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự ./. Ví dụ như: Hai triệu đồng./.

- Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán

Ví dụ: Thanh toán tiền mua hàng

- Đơn vị trả tiền

Chủ tài khoản: giám đốc ký và đóng dấu tròn tại đây. Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu

Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.

8.2 Phần dành cho ngân hàng ghi

- Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán

- Loại tiền: VNĐ

- Tài khoản ghi nợ

- Tài khoản ghi có

- Kế toán ký và đóng dấu.​