![](https://vietjack.me/assets/images/loading.gif)
Chương II Thông tư 15/2011/TT-BTTTT: Quản lý chất lượng dịch vụ bưu chính công ích
Số hiệu: | 15/2011/TT-BTTTT | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Thông tin và Truyền thông | Người ký: | Nguyễn Thành Hưng |
Ngày ban hành: | 28/06/2011 | Ngày hiệu lực: | 12/08/2011 |
Ngày công báo: | 28/07/2011 | Số công báo: | Từ số 425 đến số 426 |
Lĩnh vực: | Công nghệ thông tin | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/12/2018 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính được Nhà nước chỉ định để thực hiện nghĩa vụ bưu chính công ích (sau đây gọi tắt là doanh nghiệp được chỉ định) có trách nhiệm công bố hợp quy dịch vụ bưu chính công ích theo “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về dịch vụ bưu chính công ích” (sau đây gọi tắt là quy chuẩn) do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành. Mức công bố không được trái với mức quy định của quy chuẩn.
1. Trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực áp dụng hoặc quy chuẩn mới được ban hành có hiệu lực áp dụng hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông thay đổi quy chuẩn hoặc doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi nào về nội dung đã công bố trước đó, doanh nghiệp được chỉ định phải gửi 01 bộ hồ sơ công bố hợp quy đến Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông. Hồ sơ bao gồm:
a) Công văn về việc công bố hợp quy dịch vụ bưu chính công ích (theo mẫu tại phụ lục I của Thông tư này);
b) Bản công bố hợp quy (theo mẫu tại phụ lục II của Thông tư này);
c) Danh mục các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ bưu chính công ích (theo mẫu tại phụ lục III của Thông tư này).
2. Cách thức thực hiện: Doanh nghiệp được chỉ định gửi hồ sơ công bố hợp quy qua hệ thống bưu chính hoặc nộp trực tiếp cho Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông.
3. Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được chấp thuận, Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông cấp “Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy” (theo mẫu tại phụ lục IV của Thông tư này) cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ không được chấp thuận, Cục có văn bản trả lời doanh nghiệp.
4. Trong thời hạn ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày được cấp “Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy” doanh nghiệp được chỉ định có trách nhiệm:
a) Công khai thông tin về việc công bố hợp quy dịch vụ bưu chính công ích theo quy định tại khỏan 1 điều 21 của Thông tư này.
b) Niêm yết “Bản công bố hợp quy” và “Danh mục các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ bưu chính công ích” tại nơi dễ dàng đọc được ở tất cả các điểm phục vụ (trừ các điểm phục vụ là thùng thư công cộng).
1. Doanh nghiệp được chỉ định có trách nhiệm báo cáo định kỳ chất lượng dịch vụ bưu chính công ích theo mẫu quy định tại phụ lục V và phụ lục VI của Thông tư này.
2. Trước ngày 20 tháng 01 và ngày 20 tháng 7 hàng năm, doanh nghiệp được chỉ định báo cáo chất lượng dịch vụ bưu chính công ích đã cung ứng trong 6 tháng trước đó về Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông. Báo cáo bao gồm: văn bản và bản điện tử (file mềm), bản điện tử gửi về hộp thư điện tử của Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông ([email protected]) đồng thời với việc gửi báo cáo bằng văn bản.
1. Doanh nghiệp được chỉ định có trách nhiệm báo cáo Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông về thực tế chất lượng dịch vụ bưu chính công ích do mình cung ứng khi có yêu cầu.
2. Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích trên địa bàn do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý có trách nhiệm báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông về thực tế chất lượng dịch vụ bưu chính công ích do mình cung ứng khi có yêu cầu.
Các số liệu, tài liệu sử dụng để lập báo cáo chất lượng dịch vụ bưu chính công ích phải được lưu trữ ít nhất là hai (02) năm kể từ ngày báo cáo. Đơn vị báo cáo phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của các nội dung và tài liệu, số liệu báo cáo; giải trình và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
1. Hàng năm, Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông thực hiện kiểm tra chất lượng dịch vụ bưu chính công ích đối với doanh nghiệp được chỉ định.
2. Nội dung kiểm tra bao gồm:
a) Kiểm tra việc doanh nghiệp được chỉ định chấp hành các quy định quản lý về chất lượng dịch vụ bưu chính công ích.
b) Thử nghiệm, lấy mẫu và kiểm tra, đánh giá các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ theo quy chuẩn và mức chất lượng mà doanh nghiệp được chỉ định công bố.
3. Trình tự, thủ tục kiểm tra:
a) Trước khi tiến hành kiểm tra, Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông ban hành quyết định về việc kiểm tra và gửi doanh nghiệp được kiểm tra ít nhất là 07 (bảy) ngày làm việc trước ngày tiến hành kiểm tra.
b) Đoàn kiểm tra công bố quyết định kiểm tra; thông báo nội dung kiểm tra và các yêu cầu về số liệu, tài liệu, phương tiện phục vụ cho công tác kiểm tra.
c) Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra các nội dung đã thông báo; thực hiện thử nghiệm, lấy mẫu phục vụ việc kiểm tra, đánh giá các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ theo quy chuẩn. Việc thử nghiệm, lấy mẫu được thực hiện một cách ngẫu nhiên tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian kiểm tra và tại bất kỳ địa điểm nào trong địa bàn kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra quyết định về cách thử nghiệm, lấy mẫu cụ thể đảm bảo tuân thủ theo quy chuẩn.
d) Đoàn kiểm tra họp với doanh nghiệp được kiểm tra và lập biên bản kiểm tra. Biên bản kiểm tra phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được kiểm tra hoặc người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được kiểm tra ủy quyền và trưởng đoàn kiểm tra. Trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được kiểm tra hoặc người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được kiểm tra ủy quyền không ký biên bản thì biên bản có chữ ký của trưởng đoàn kiểm tra và các thành viên đoàn kiểm tra vẫn có giá trị.
e) Trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra, Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông có văn bản kết luận về các nội dung kiểm tra gửi doanh nghiệp được kiểm tra.
1. Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông quyết định việc tiến hành kiểm tra đột xuất chất lượng dịch vụ bưu chính công ích của doanh nghiệp được chỉ định. Sở Thông tin và Truyền thông quyết định việc tiến hành kiểm tra đột xuất đối với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích trên địa bàn quản lý theo thẩm quyền.
2. Cơ quan kiểm tra ra quyết định về việc kiểm tra và thông báo thời gian, nội dung kiểm tra cho đơn vị được kiểm tra trước ngày tiến hành kiểm tra ít nhất là một (01) ngày làm việc.
1. Trường hợp kiểm tra theo kế hoạch, doanh nghiệp được kiểm tra phải có văn bản ghi rõ họ tên, chức vụ, số điện thoại liên hệ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền sẽ làm việc với đoàn kiểm tra và gửi đến Cục Quản lý chất lượng Công nghệ thông tin và truyền thông ít nhất 01 ngày làm việc trước ngày tiến hành kiểm tra ghi trong quyết định về việc kiểm tra.
2. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị được kiểm tra hoặc người được người đại diện theo pháp luật của đơn vị được kiểm tra uỷ quyền bằng văn bản phải làm việc với đoàn kiểm tra trong suốt quá trình kiểm tra và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra.
3. Chuẩn bị đầy đủ các nội dung, tài liệu, số liệu và phương tiện cần thiết cho việc kiểm tra; cung cấp và chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của các số liệu, tài liệu và giải trình theo yêu cầu của đoàn kiểm tra.
4. Thực hiện ngay các biện pháp khắc phục tồn tại về chất lượng dịch vụ bưu chính công ích theo yêu cầu của đoàn kiểm tra.
1. Chi phí lấy mẫu, thử nghiệm, kiểm tra và đánh giá các chỉ tiêu để phục vụ kiểm tra chất lượng dịch vụ bưu chính công ích do ngân sách nhà nước cấp và được bố trí trong dự toán kinh phí hoạt động của cơ quan kiểm tra.
2. Căn cứ kết quả kiểm tra, thử nghiệm, đánh giá, cơ quan kiểm tra kết luận doanh nghiệp được kiểm tra vi phạm quy định về chất lượng dịch vụ bưu chính công ích thì doanh nghiệp được kiểm tra phải trả chi phí lấy mẫu, thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá cho cơ quan kiểm tra.
Các số liệu lấy mẫu, thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá phải được lưu trữ ít nhất là hai (02) năm kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra.
Trong thời hạn sáu mươi (60) ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực áp dụng, doanh nghiệp được chỉ định phải ban hành quy chế tự kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ bưu chính công ích theo quy chuẩn và việc tuân thủ các quy định của Thông tư này.
Sáu (06) tháng một lần, doanh nghiệp được chỉ định phải tổ chức tự kiểm tra việc tuân thủ quy định về quản lý chất lượng dịch vụ bưu chính công ích; kiểm tra, đánh giá tất cả các chỉ tiêu chất lượng dịch vụ bưu chính công ích theo quy chuẩn. Kết quả tự kiểm tra, đánh giá phải được lập thành văn bản theo mẫu quy định tại phụ lục VII của Thông tư này.
Doanh nghiệp được chỉ định phải lưu trữ kết quả tự kiểm tra, đánh giá và các số liệu, tài liệu sử dụng để xây dựng kết quả tự kiểm tra, đánh giá ít nhất là hai (02) năm kể từ ngày lập kết quả tự kiểm tra, đánh giá và báo cáo cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
PUBLIC POSTAL SERVICE QUALITY CONTROL
Section 1. REGULATION CONFORMITY ANNOUNCEMENT OF PUBLIC POSTAL SERVICES
Article 4. Enterprises providing postal services appointed by the State to perform public postal duties (hereinafter referred to as appointed enterprises) are responsible to announce the regulation conformity of public postal services under the “National technical regulations of public postal services” (hereinafter referred to as Regulation) promulgated by the Ministry of Information and Communications. The announcement must be consistent with the Regulation.
Article 5. Registration procedures for regulation conformity announcement
1. Within ten (10) working days as from this Circular takes effect, or newly-promulgated regulations take effect, or the Ministry of Information and Communications make changes in the regulations, or enterprises make changes in the previously announced contents, appointed enterprises must send 01 set of dossier on regulation conformity announcement to the Department of Information technology and communication quality control. The dossier includes:
a) The Official Dispatch on regulation conformity announcement of public postal services (under the form in Annex I of this Circular);
b) The written regulation conformity announcement (under the form in Annex II of this Circular);
c) The list of quality norms for public postal services (under the form in Annex III of this Circular).
2. Method of implementation: Appointed enterprises shall send the dossier on regulation conformity announcement through the postal system or send directly to the Department of Information technology and communication quality control.
3. Within five (05) working days as from the dossier approval, the Authority of Information and Communication Technology Quality Control shall issue the “Notice of reception of written regulation conformity announcement” (under the form in Annex IV of this Circular) to enterprises. If the dossier is not approved, the Department shall reply enterprises in writing.
4. Within thirty (30) working days as from the date of issuing the “Notice of reception of written regulation conformity announcement”, appointed enterprises are responsible to:
a) Publicize the information about regulation conformity announcement of public postal services as prescribed in clause 1 Article 21 of this Circular.
b) Legibly post up the “Regulation conformity announcement” and the “List of quality norms for public postal services” in the service places (except for the service places being public mailboxes).
Section 2. REPORTS OF PUBLIC POSTAL SERVICE QUALITY
1. Appointed enterprises are responsible to make periodic reports on public postal service quality under the form prescribed in Annex V and Annex VI of this Circular.
2. Before the January 20th and July 20th every year, appointed enterprises shall report the quality of public postal services provided in the previous 6 months to the Authority of Information and Communication Technology Quality Control. The report includes: documents and electronic documents (soft file), electronic documents being sent to the electric mailbox of the Authority of Information and Communication Technology Quality Control ([email protected]) concurrently with the written reports
1. Appointed enterprises are responsible to report the actual quality of provided public postal services to the Authority of Information and Communication Technology Quality Control when being requested.
2. Enterprises providing public postal services in the localities under the management of the Seivices of Information and Communications are responsible to report the actual quality of provided public postal services to the Seivices of Information and Communications when being requested.
Article 8. The figures, documents used for making reports on public postal service quality must be archived in at least two (02) years as from the date of reporting. The reporting units must be responsible for the accuracy and promptness of the contents, documents and figures reported, explained and provided for competent agencies when being requested.
Section 3. INSPECTION BY STATE MANAGEMENT AGENCIES OF PUBLIC POSTAL SERVICE QUALITY
1. Annually, the Authority of Information and Communication Technology Quality Control shall inspect public postal service quality of appointed enterprises.
2. The inspection contents include:
a) Inspecting the observance of provisions on public postal service quality control of appointed enterprises.
b) Testing, sampling and inspecting, assessing service quality norms under the regulations and the quality standards announced by appointed enterprises.
3. Order and procedures for inspection:
a) Before inspecting, the Authority of Information and Communication Technology Quality Control shall issue a decision on the inspection and send to inspected enterprise at least 07 (seven) working days before the date of inspection.
b) The Inspection team shall announce the decision on inspection, notify the inspection content and requirements for figures, documents and facilities serving the inspection.
c) The Inspection team shall inspect the notified contents, perform tests and sampling serving inspection, assessment of the service quality norms under the regulation. The test and sampling shall be performed randomly at any time during the inspection and at any places within the inspected area. The Chief of inspection team shall decide on specific test and sampling method, ensuring the observance of the regulations.
d) Inspection team shall hold meetings with inspected enterprise and make inspection record. The inspection record must contain the signatures from the Chief of inspection team and the legal representative of the inspected enterprise, or the person authorized by the legal representative of the inspected enterprise. In case the legal representative of the inspected enterprise or the person authorized by the legal representative of the inspected enterprise refuses to sign the record, the record containing the signatures from the Chief of inspection team and the members of inspection team is still valid.
e) Within 10 (ten) working days as from the end of the inspection, the Authority of Information and Communication Technology Quality Control shall make written conclusion on the inspection contents and send to the inspected enterprise.
Article 10. Irregular inspection
1. The Authority of Information and Communication Technology Quality Control shall perform irregular inspection of public postal service quality of appointed enterprises. The Departments of Information and Communications shall make decision on performing irregular inspection of local enterprises providing public postal services under their management.
2. Inspecting agencies shall issue decisions on the inspection and notify the time and inspection content to inspected units at least (01) working day before the date of inspection.
Article 11. Responsibilities of inspected units
1. For planned inspections, inspected enterprises must make documents specifying the full name, position, phone number of the legal representative of the enterprise or the person authorized by legal representatives of the enterprise who works with the inspection team and send to the Authority of Information and Communication Technology Quality Control at least 01 working day before the date of inspection written in the decisions on the inspection.
2. Legal representatives of inspected units, or the person authorized in writing by legal representatives of inspected units must work with inspection team throughout the inspections and facilitate the inspections.
3. Fully preparing necessary facilities, contents, documents, figures for the inspection; providing and bearing responsibilities for the accuracy, promptness of the figures, documents and explain when being requested by the inspection team.
4. Promptly taking remedial measures for the defects in public postal service quality at the request of inspection team.
Article 12. Inspection expenses
1. Expenses on sampling, testing, inspecting and assessing the norms serving the inspection of public postal service quality shall be allocated by the State budget and laid in the budget estimates for the activities of inspecting agencies.
2. Basing on the results of inspection, asessment and tests, if the inspecting agencies conclude that the inspected enterprises have committed violations of provisions on public postal service quality, the inspected enterprises must pay for the expenses on sampling, testing, inspecting and assessing to inspecting agencies.
The figures of the sampling, tests, inspections and assessments must be archived in at least two (02) years as from the end of the inspection.
Section 4. SELF-INSPECTION BY ENTERPRISES OF PUBLIC POSTAL SERVICE QUALITY
Article 14. Within sixty (60) days as from this Circular takes effect, appointed enterprises must promulgate the regulation on self-inspections and assessment of public postal service quality under the regulations and in compliance with the provisions in this Circular.
Article 15. Every (06) six months, appointed enterprises must self-inspect the observance of provisions on public postal service quality control; inspect and assess all the quality norms for public postal services under the regulations. The results of self-inspections and assessments must be made in writing under the form prescribed in Annex VII of this Circular.
Article 16. Appointed enterprises must archive the results of self-inspections, assessments and the figures, documents which be used for making such results in at least two (02) years as from the date of getting the results of self-inspections, assessments and send report to competent agencies when being requested.
Tình trạng hiệu lực: Hết hiệu lực