Tìm kiếm

Chương I Thông tư 01/2012/TT-BNG: Những quy định chung

Chương I
Những quy định chung
Điều 1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước

1. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

2. Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.

Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.

Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.

Điều 2. Ngôn ngữ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.

Điều 3. Giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự

Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức nêu tại điểm d khoản 4 Điều 11 Nghị định cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

1. Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

2. Chứng nhận y tế;

3. Phiếu lý lịch tư pháp;

4. Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 2 Điều 10 Nghị định có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 4 Điều 10 Nghị định đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

3. Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 5 Điều 10 Nghị định có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Điều 5. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không xác định được

1. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.

2. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.

Điều 6. Gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

Việc gửi hồ sơ qua đường bưu điện cho Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.

Điều 7. Giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh

1. Việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định được thực hiện như sau:

a) Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp luật có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức.

b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ hàng năm rà soát mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ chức và thông báo kết quả rà soát trước ngày 01 tháng 02 của năm tiếp theo.

c) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức Trung ương và cơ quan, tổ chức địa phương.

Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức địa phương và cơ quan, tổ chức Trung ương đặt tại địa phương được gửi tới cơ quan ngoại vụ; chuyển bản gốc văn bản giới thiệu cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được giới thiệu, và lưu giữ bản chụp của văn bản này.

2. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của đơn vị mình cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của Cơ quan đại diện cho Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài.

4. Trong trường hợp có sự thay đổi về mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này thì cơ quan liên quan phải giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh mới trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày có sự thay đổi.

Điều 8. Lưu giữ mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan ngoại vụ địa phương có trách nhiệm bảo quản và lưu giữ không thời hạn, khoa học và hệ thống các mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Agencies competent to carry out consular certification and legalization

1. The Consular Department and the Service of Foreign Affairs of Ho Chi Minh City of the Ministry of Foreign Affairs are competent to carry out consular certification and legalization in Vietnam.

2. After considering the needs, the personnel and facilities of each locality, the Minister of Foreign Affairs shall authorize foreign affairs Services/Divisions/Units of centrally-affiliated cities and provinces (hereinafter referred to as local foreign affairs agencies) to receive application for consular certification or legalization and return the results. The list of these agencies shall be regularly announced and updated on the Consular website: http://lanhsuvietnam.gov.vn.

Authorized local foreign affairs agencies must not reauthorize other agencies.

Officers of the authorized local foreign affairs agencies may only receive and handle applications for consular certification and legalization after being provided with professional training by the Ministry of Foreign Affairs.

Article 2. Languages of consular certification and legalization

The languages used for consular certification and legalization are both Vietnamese and English.

Overseas Vietnamese diplomatic missions, consulates or other agencies authorized to perform the consular function (hereinafter referred to as representative missions) may use the official language of the country where the papers and documents concerned are used in replacement of English.

Article 3. Papers and documents eligible for consular certification and legalization

Papers and documents issued or certified by the agencies or organizations specified in Point d, Clause 4, Article 11 of the Decree include:

1. Qualifications in education;

2. Health certificates;

3. Judicial record sheet;

4. Other papers and documents eligible for concular certification as prescribed by law.

Article 4. Papers and documents ineligible for consular certification and legalization

1. Papers and documents specified in Clause 2, Article 10 of the Decree containing inconsistent details or contradicting other papers and documents in the application for consular certification or legalization.

2. Papers and documents specified in Clause 4, Article 10 of the Decree without stamps and signatures directly appended. A stamp or a signature copied in any form are not considered original.

3. Papers and documents specified in Clause 5, Article 10 of the Decree violating the rights and interests of Vietnam, inconformable with Vietnam’s policies or other cases that may impair the Vietnam’s interest.

Article 5. Papers and documents with unidentifiable stamps, signatures and positions

Papers and documents specified in Point a, Clause 2, Article 12 of the Decree include:

1. Papers and documents bearing stamps, signatures and positions not being official.

2. Papers and documents bearing stamps, signatures and positions unidentifiable compared to the specimen signatures, stamps, the official position or the verification results.

Article 6. Submission of applications for consular certification or legalization by post

The submission of applications by post to the Consular Department or the Service of Foreign Affairs of Ho Chi Minh City as prescribed in Clause 2, Article 6 of the Decree may be done at every post office within the Vietnam postal system in accordance with the service agreement between the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs and P&T Express Service Joint Stock Company (EMS) of the Vietnam Post.

Article 7. Introduction of specimens of stamps, signatures and titles

1. The introduction of specimens of stamps, signatures and titles of agencies and organizations making, notarizing, authenticating or certifying papers and documents specified in Clause 4, Article 11 of the Decree shall be carried out as follows:

a/ Agencies and organizations competent to make, notarize, authenticate or certify papers and documents under law must introduce the specimens of their stamps, signatures and titles;

b/ These agencies and organizations must annually review the specimens of their stamps, signatures and titles and notify the review results before February 1 of the succeeding year;

c/ The Consular Department and the Service of Foreign Affairs of Ho Chi Minh City shall receive the introduction of the specimens of stamps, signatures and titles of central and local agencies and organizations.

Local foreign affairs agencies shall receive the introduction of the specimens of stamps, signatures and titles of their local agencies and organizations and central agencies and organizations located locally; and send the original introduction to the Consular Department and the Service of Foreign Affairs of Ho Chi Minh City within 5 working days as from receiving the introduction, and retain their photocopies.

2. The Consular Department and the Service of Foreign Affairs of Ho Chi Minh City shall introduce the specimens of their stamps, signatures and titles to foreign representative missions in Vietnam and overseas Vietnamese' representative missions.

3. Vietnamese representative missions Overseas are responsible for introducing the specimens of their stamps, signatures and titles to the Ministry of Foreign Affairs or other competent agencies of foreign countries.

4. In case the specimens of stamps, signatures and titles specified in Clauses 1, 2 and 3 of this Article are changed, related agencies must introduce the new specimens within 20 working days as from the change is made.

Article 8. Preservation of officially introduced specimens of stamps, signatures and titles

Agencies competent to carry out consular certification and legalization and local foreign affairs agencies shall preserve and keep the official specimens of stamps, signatures and titles indefinitely, scientifically and systematically.

1 2 lượt xem
Trang trước
Chia sẻ
Trang sau