Tìm kiếm

Phần B Thông tư 37/2010/TT-BTC: Những quy định về phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ tự in trên máy tính

Phần B
Những quy định về phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ tự in trên máy tính
Điều 3. Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in

1- Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in.

a) Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

- Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

 - Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

2- Thông báo lưu hành chứng từ khấu trừ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của Cục thuế tỉnh, thành phố, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.

Điều 4. Sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

1- Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.

2- Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn (từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch), không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.

3- Trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.

4- Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ.

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

Điều 5. Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy vi tính thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ như sau:

1- Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

2- Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.

Điều 6. Trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập đã được phép sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

1- Khi thay đổi hình thức chứng từ khấu trừ tự in, tổ chức trả thu nhập phải thông báo với Cục thuế tỉnh, thành phố nơi đăng ký sử dụng chứng từ và cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập mẫu chứng từ khấu trừ mới.

2- Thực hiện mở sổ sách theo dõi, bảo quản, lưu giữ chứng từ khấu trừ đã in, đã sử dụng theo quy định của pháp luật về Thuế và pháp luật về Kế toán - thống kê.

3- Xuất trình chứng từ khấu trừ đã sử dụng cho cơ quan thuế và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi kiểm tra.

4- Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ theo quy định.

5- Lưu giữ dữ liệu về chứng từ khấu trừ theo quy định của Luật giao dịch điện tử và Luật kế toán.

Điều 7. Trách nhiệm đối với cơ quan thuế

Cơ quan thuế các cấp phải thực hiện theo dõi quản lý tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in:

1- Lưu giữ hồ sơ: Đăng ký tự in chứng từ khấu trừ của các tổ chức trả thu nhập; công văn chấp thuận việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ của cơ quan thuế.

2- Thực hiện huỷ bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ khi phát hiện tổ chức trả thu nhập đưa chứng từ khấu trừ ra sử dụng nhưng có sai phạm.

3- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu số thuế đã khấu trừ trên chứng từ khấu trừ thuế khi người nộp thuế cung cấp với các tài liệu đã thể hiện trong các tờ khai khấu trừ thuế, các báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ của tổ chức trả thu nhập.

Part B: PROVISIONS ON ISSUANCE, USE AND MANAGEMENT OF WITHHOLDING CERTIFICATES PRINTED OUT FROM COMPUTERS

Article 3. Procedures for registering for the use and circulation of self-printed withholding certificates

1. Procedures for registering forms of self-printed withholding certificates

a/ An income-paying organization wishing to use self-printed withholding certificates shall submit a dossier to the provincial-level Tax Department of the locality where it is headquartered. Such a dossier comprises the following papers:

- A written request for registration for the use of self-printed withholding certificates (according to a form enclosed with this Circular).

- The sample form of self-printed withholding certificate under the guidance in Article 2 of this Circular.

- A copy of the tax registration certificate certified as a true copy of the original by the income-paying organization;

- Technical solution for printing withholding certificates from computers.

b/ Within 5 working days after receiving a valid dossier for registration for the use of self-printed certificates of an income-paying organization, the tax office shall examine the dossier and inspect information declared therein against the actual implementation of the personal income tax regulations by the organization, and issue a notice of registration acceptance. In case the registration conditions are not fully met, the tax office shall clearly notify the reason for non-acceptance to the income-paying organization.

2. Notification of circulation of withholding certificates

Within 5 working days after receiving a notice of registration acceptance from the provincial-level Tax Department, the income-paying organization shall notify the issuance of withholding certificates at its working office. Such a notice of withholding certificate issuance must clearly indicate the format, size and logo of the withholding certificate form.

Article 4. Use of self-printed withholding certificates

1. Income-paying organizations shall withhold personal income tax of income earners in their payroll according to regulations and issue withholding certificates to these income earners.

2. Withholding certificates shall be used with continuous ordinal numbers (from those dated January 1 to those dated December 31 of the calendar year) without skipping any number and having identical data and signs.

3. Certificates improperly made but not yet handed to taxpayers shall be crossed out for cancellation and their originals properly kept.

4. Cases of remaking withholding certificates

In case a withholding certificate has been made and handed to the taxpayer but later it is detected to be erroneous and must therefore be remade, the income-paying organization shall make a written record clearly indicating the error, number and date of the erroneous certificate, have it signed by the income earner for verification, and concurrently request the income earner to return the original of the erroneous certificate (the original already handed to the income earner) to the income-paying organization for keeping together with the written record. After recalling the erroneous withholding certificate, the income-paying organization shall make and hand a new one to the taxpayer, and take responsibility before law for the cancelled withholding certificates.

Article 5. Reports on the use of self-printed withholding certificates

An income-paying organization using withholding certificates printed out of computers by itself shall report on the use of these certificates as follows:

1. To make and send quarterly reports on the use of withholding certificates (according to a form provided in an appendix to this Circular) not later than the 30th of the first month of the subsequent quarter.

2. To make a report on the use of issued withholding certificates to the tax office where is has registered for the use of withholding certificates within 5 working days after the issuance of a decision on its merger, consolidation, dissolution, ownership transformation, bankruptcy or operation termination.

Article 6. Responsibilities of income-paying organizations permitted to use self-printed withholding certificates

1. To notify provincial-level Tax Departments with which they have registered for the use of withholding certificates and tax offices directly administrating them of the new withholding certificate forms in case of change of self-printed withholding certificate formats.

2. To keep books for monitoring and preservation the withholding certificates already printed and used under the tax and accounting-statistic laws.

3. To produce the issued withholding certificates to tax offices and competent state agencies upon examination.

4. To report on the use of withholding certificates under regulations.

5. To keep data on withholding certificates under the Law on E-Transactions and the Law on Accounting.

Article 7. Responsibilities of tax offices

Tax offices at all levels shall monitor and administer the income-paying organizations in using self-printed withholding certificates:

1. Dossier preservation: Registrations for the self-printing of withholding certificates made by income-paying organizations; and tax offices’ written approvals of these registrations.

2. Invalidation of approvals of the use of withholding certificates upon detection of violations of income-paying organizations in using these certificates.

3. Checking and comparison of withheld tax amounts indicated in tax withholding certificates supplied by taxpayers against data shown in tax withholding declarations and reports on the use of withholding certificates of income-paying organizations.

1 6 lượt xem
Trang trước
Chia sẻ
Trang sau