Chương III Thông tư 07/2023/TT-BNG hướng dẫn đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành: Quản lý sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch, báo cáo, thống kê hộ tịch
Số hiệu: | 07/2023/TT-BNG | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Ngoại giao | Người ký: | Bùi Thanh Sơn |
Ngày ban hành: | 29/12/2023 | Ngày hiệu lực: | 15/02/2024 |
Ngày công báo: | 25/01/2024 | Số công báo: | Từ số 163 đến số 164 |
Lĩnh vực: | Quyền dân sự | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Hướng dẫn đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài từ 15/02/2024
Ngày 29/12/2023, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư 07/2023/TT-BNG hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài từ 15/02/2024
Công dân Việt Nam ở nước ngoài có thể thực hiện đăng ký những việc hộ tịch sau tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài:
- Đăng ký khai sinh.
- Đăng ký kết hôn.
- Đăng ký giám hộ.
- Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con.
- Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.
- Đăng ký khai tử.
- Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử.
- Ghi vào sổ hộ tịch các việc của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Thẩm quyền đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài từ 15/02/2024
- Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch 2014, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài phù hợp với pháp luật Việt Nam, pháp luật của nước tiếp nhận và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú.
- Đối với những nước hoặc vùng lãnh thổ chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.
Xem chi tiết Thông tư 07/2023/TT-BNG có hiệu lực từ 15/02/2024 thay thế Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Sau khi đủ điều kiện kết nối, Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để đăng ký hộ tịch, cập nhật, số hóa chuẩn hóa và quản lý các dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
2. Cơ quan đại diện khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.
1. Các sự kiện hộ tịch cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Thông tin được cập nhật bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
2. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của các thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền đăng ký hộ tịch của cơ quan mình.
1. Việc nộp, tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo hướng dẫn, trình tự thủ tục quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 12 Nghị định số 87/2020/ND-CP và khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Thông tư số 01/2022/TT-BTP. Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư này.
2. Việc trả kết quả đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và khoản 5 Điều 6 Thông tư số 01/2022/TT-BTP.
3. Đối với việc đăng ký khai tử, sau khi hoàn tất thủ tục và cấp trích lục khai tử, Cơ quan đại diện khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc nếu được yêu cầu, Cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để chuyển thông tin tới Cơ sở dữ liệu dân cư, Cơ sở dữ liệu cư trú và các cơ sở dữ liệu khác liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính liên thông.
1. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch trước thời điểm Cơ quan đại diện chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
2. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu hộ tịch được số hóa theo tài liệu kỹ thuật về quy trình số hóa dữ liệu của Bộ Tư pháp và thông báo kết quả số hóa về Cục Lãnh sự sau khi hoàn thành việc thực hiện số hóa trước khi chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
3. Việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về việc bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin được số hóa.
ELECTRONIC CIVIL STATUS DATABASE, ONLINE CIVIL REGISTRATION AT REPRESENTATIVE MISSIONS
1. After representative missions are qualified for connection, they shall use the shared electronic civil status registration and management software to register civil status, update, digitize, standardize and manage civil status data and use electronic civil status databases.
2. Representative missions use electronic civil status databases to register civil status according to their authority; issue civil status record extract copies; Issue certificates of marital status; compile statistics on civil status registration data and carry out other state management operations in civil status according to regulations of laws.
Article 36. Update, adjustment of personal civil status information in electronic civil status databases
1. Individual vital events shall, immediately after being registered in civil status registers, be promptly, fully and accurately updated in electronic civil status databases. Updated information includes the civil status information of individuals and of their fathers, mothers and spouses if there is a change due to marriage, change or correction of civil status, or addition of information on civil status, re-identification of ethnicity, recognition of parent-child relationship; Guardian; child adoption; death registration; recording of changes in civil status according to judgments or decisions of competent regulatory agencies in civil status registers; Recording of vital events that have been handled at competent authorities of foreign countries of Vietnamese citizens in civil status registers.
2. Representative missions are responsible for the accuracy and completeness of information updated in electronic civil status databases within their authority to register civil status.
Article 37. Online submission, receipt, and giving of civil status registration results
1. The online submission, receipt and processing of requests for civil status registration at representative missions shall be carried out according to the guidelines and procedures specified in Clauses 1, 2, 3, Article 12 of Decree No. 87/2020/ ND-CP and Clauses 1, 2, 3, 4, Article 6 of Circular No. 01/2022/TT-BTP. Requirements for consular legalization and translation of documents issued by competent authorities of foreign countries shall comply with the regulations of Clause 4, Article 4 of this Circular.
2. The online giving of civil status registration results shall be carried out in accordance with the regulations of Clause 4 and Clause 5, Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP and Clause 5, Article 6 of Circular No. 01/2022/TT-BTP.
3. Regarding death registration, after completing procedures and issuing extracts from death certificates, representative missions shall lock the deceased's civil status information in electronic civil status databases or, if requested, the representative missions shall use the shared electronic civil status registration and management software to transfer information to population databases, residence databases and other databases related to the implementation of inter-connected administrative procedures.
Article 38. Issuance of copies of civil status record extracts from electronic civil status databases
The issuance of copies of civil status record extracts from electronic civil status databases at representative missions shall comply with the regulations of Clauses 1 and 3, Article 13 of Decree No. 87/2020/ND-CP and Article 7 of Circular No. 01/2022/TT-BTP.
Article 39. Digitization of civil status registers
1. Civil status information that needs to be digitized is civil status information that has been registered in civil status registers before representative missions officially deploy and put into use the shared electronic civil status registration and management software.
2. Representative missions shall be responsible for the accuracy and completeness of digitized civil status data according to the technical documents on the data digitization process of the Ministry of Justice and notify digitization results to the Bureau of Consular Affairs after completion of digitization before officially updating data in electronic civil status databases.
3. The digitization of civil status data must comply with regulations on protecting privacy, personal secrets, family secrets and relevant legal regulations. Representative missions shall be responsible for the security and assurance of safety of the digitized information.