Chương IV Thông tư 04/2023/TT-BTP: Biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự

1. Cơ quan thi hành án dân sự phải lập đầy đủ các loại sổ thi hành án theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư này, gồm:

a) Mẫu số 01: Sổ nhận bản án, quyết định;

b) Mẫu số 02: Sổ nhận yêu cầu thi hành án;

c) Mẫu số 03: Sổ thụ lý thi hành án (chủ động, theo yêu cầu);

d) Mẫu số 04: Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi, bổ sung, hủy quyết định về thi hành án;

đ) Mẫu số 05: Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án;

e) Mẫu số 06: Sổ nhận quyết định ủy thác thi hành án;

g) Mẫu số 07: Sổ ra quyết định ủy thác xử lý tài sản;

h) Mẫu số 08: Sổ ra quyết định xử lý tài sản ủy thác;

i) Mẫu số 09: Sổ ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ, tiếp tục thi hành án;

k) Mẫu số 10: Sổ ra quyết định đình chỉ thi hành án;

l) Mẫu số 11: Sổ ra quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án;

m) Mẫu số 12: Sổ ra quyết định rút hồ sơ thi hành án (đối với Cục Thi hành án dân sự);

n) Mẫu số 13: Sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ;

o) Mẫu số 14: Sổ ra quyết định áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án;

ô) Mẫu số 15: Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án;

ơ) Mẫu số 16: Sổ ra quyết định thu phí thi hành án;

p) Mẫu số 17: Sổ theo dõi xử lý tài sản bán đấu giá thi hành án;

q) Mẫu số 18: Sổ theo dõi miễn, giảm trong thi hành án;

r) Mẫu số 19: Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính;

s) Mẫu số 20: Sổ theo dõi việc chưa có điều kiện thi hành án;

t) Mẫu số 21: Sổ theo dõi lưu trữ hồ sơ thi hành án.

2. Hệ thống sổ kế toán thi hành án thực hiện theo mẫu do Bộ Tài chính quy định.

3. Ngoài các loại sổ quy định tại Thông tư này, cơ quan thi hành án dân sự có thể lập các loại sổ khác phục vụ công tác quản lý, đáp ứng yêu cầu thực tiễn công tác thi hành án dân sự, hành chính.

4. Sử dụng, bảo quản sổ thi hành án

a) Tất cả các loại sổ thi hành án được in trên khổ giấy A3, bìa cứng theo mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư này. Trang ruột của sổ được đánh số thứ tự từng trang, số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của trang ruột; đóng dấu giáp lai đầy đủ và được bảo quản cẩn thận. Tên sổ, số sổ phải thể hiện trên trang bìa và trên gáy sổ để dễ theo dõi, sử dụng. Các loại sổ thi hành án được lập theo năm báo cáo thống kê thi hành án dân sự và có thể được sử dụng trong nhiều năm. Năm sử dụng được viết to, đậm, rõ ở trang đầu tiên của các trang theo dõi năm đó. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xác nhận tổng số trang ở trang bìa 2 của sổ, thời gian sử dụng sổ (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm), ký tên và đóng dấu cơ quan thi hành án dân sự. Khi chuyển sổ phải ghi số thứ tự sổ trên trang bìa.

b) Sổ thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ và không được tùy tiện tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp cần sửa chữa thì phải gạch bỏ phần nội dung sai sót, nhầm lẫn đó và Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm.

Việc theo dõi các quyết định về thi hành án gửi cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp, được ghi nhận tại cột “Ghi chú” của các sổ tương ứng.

c) Định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm công tác, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung kết sổ phải phản ánh đúng và đầy đủ các cột mục hướng dẫn của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự. Riêng đối với sổ kế toán thi hành án, sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự còn phải có chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ.

d) Đối với các cơ quan thi hành án dân sự đã áp dụng sổ điện tử thì phải bảo đảm theo đúng biểu mẫu quy định, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin vào sổ. Việc lập, sử dụng, lưu trữ dữ liệu điện tử phải bảo đảm an toàn, an ninh mạng. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự và các công chức, người lao động có liên quan chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh dữ liệu sổ thi hành án dân sự điện tử. Định kỳ hàng quý cơ quan thi hành án dân sự phải in sổ; thực hiện việc kết sổ và lưu trữ theo đúng quy định. Trước khi in sổ phải kiểm tra tính chính xác thông tin trên sổ điện tử; trường hợp cần sửa chữa thông tin sau khi in sổ thì việc sửa chữa trên bản in được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều này, đồng thời cập nhật những nội dung sửa đổi, bổ sung trên sổ điện tử và ghi “đã sửa đổi, bổ sung ngày tháng năm” tại cột “Ghi chú” trên sổ điện tử.

1. Lập hồ sơ thi hành án

a) Chấp hành viên lập hồ sơ thi hành án theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 7 năm 2015 của Chính phủ. Hồ sơ thi hành án, gồm: bản án, quyết định tổ chức thi hành; quyết định thi hành án; các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ; biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án; giấy báo; giấy triệu tập; giấy mời; các đơn yêu cầu, khiếu nại về thi hành án; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn, giấy tờ của cơ quan thi hành án dân sự, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc thi hành án dân sự, như: công văn xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; công văn trao đổi với cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình thi hành án; công văn yêu cầu chuyển tiền, tang vật còn thiếu hoặc chưa chuyển giao cho cơ quan thi hành án dân sự; các giấy tờ, tài liệu liên quan khác (nếu có).

b) Hồ sơ thi hành án phải có bìa in theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục II Thông tư này.

Chấp hành viên có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ.

Trường hợp bìa hồ sơ đã cũ, nát, ố nhàu thì phải được thay thế bằng bìa hồ sơ mới. Bìa hồ sơ mới phải ghi đầy đủ các cột mục, nội dung của bìa hồ sơ cũ.

c) Các tài liệu có trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hồ sơ thi hành án.

Chấp hành viên phải liệt kê và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng.

Cơ quan thi hành án dân sự thực hiện khắc dấu bút lục để sử dụng theo mẫu thống nhất tại Phụ lục II Thông tư này. Việc quản lý và sử dụng dấu bút lục thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Thứ tự đánh số bút lục và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án

a) Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến về số và thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục (riêng quyết định thi hành án, bản án, quyết định chỉ đánh một số bút lục; trường hợp có nhiều bản án, quyết định thì mỗi bản án, quyết định đánh một số bút lục). Việc đánh số bút lục được thực hiện ngay sau khi thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu.

b) Tài liệu trong hồ sơ được xếp theo thứ tự sau:

Đối với việc thi hành án chủ động: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.

Đối với việc thi hành án theo yêu cầu: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là tài liệu về việc yêu cầu thi hành án; tài liệu thứ ba là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.

Các tài liệu tiếp theo (nếu có) được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới theo thời điểm cơ quan thi hành án có được tài liệu.

Tài liệu trong hồ sơ thi hành án phải được thống kê tại trang 03 của bìa hồ sơ thi hành án (Danh mục tài liệu), từ bút lục số 01 đến các bút lục tiếp theo.

1. Trước khi đưa sổ, hồ sơ thi hành án vào lưu trữ, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp, hoàn thiện các thủ tục, bảo đảm đầy đủ, chặt chẽ.

2. Sau khi kết thúc việc thi hành án, Chấp hành viên được phân công tổ chức thi hành vụ việc phải kiểm tra các tài liệu có trong hồ sơ; ký, ghi rõ họ tên vào phía dưới, góc phải của bảng thống kê và chuyển cho Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận vào phía dưới, góc trái của bảng thống kê, báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự phê duyệt đưa vào lưu trữ.

Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ghi vào phía dưới góc phải trang 01 của bìa hồ sơ: cho lưu trữ kể từ ngày, tháng, năm; ký tên và đóng dấu. Sau đó hồ sơ được chuyển cho cán bộ lưu trữ. Việc chuyển giao hồ sơ cho cán bộ lưu trữ phải lập thành biên bản và ghi rõ số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ, kèm theo danh mục hồ sơ chuyển giao.

3. Việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng hồ sơ về thi hành án đã đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Người được phân công thực hiện nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ thi hành án phải vào Sổ theo dõi lưu trữ hồ sơ thi hành án, ghi đầy đủ các cột, mục; sắp xếp hồ sơ lưu trữ bảo đảm khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra, khai thác, sử dụng, bảo quản. Trường hợp cần rút hồ sơ lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, nghiên cứu khoa học và yêu cầu khác thì phải có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự.

Các loại biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự có tên, số, ký hiệu theo các phụ lục, bao gồm:

1. Danh mục biểu mẫu sổ thi hành án (Phụ lục I);

2. Danh mục biểu mẫu bìa hồ sơ và dấu bút lục (Phụ lục II);

3. Danh mục biểu mẫu Quyết định của Cục Thi hành án dân sự (Phụ lục III);

4. Danh mục biểu mẫu Quyết định của Chi cục Thi hành án dân sự (Phụ lục IV);

5. Danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán (Phụ lục V);

6. Danh mục biểu mẫu đơn, giấy báo, giấy mời, giấy triệu tập, thông báo, biên bản, lệnh xuất nhập kho, thẻ kho thi hành án dân sự (Phụ lục VI);

7. Biểu mẫu danh sách người phải thi hành án chưa có điều kiện thi hành án (Phụ lục VII);

8. Danh mục biểu mẫu sổ, báo cáo biên lai và báo cáo khác (Phụ lục VIII).

1. Tổng cục Thi hành án dân sự giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thống nhất việc quản lý và hướng dẫn sử dụng các biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự kèm theo Thông tư này.

2. Cục Thi hành án dân sự quản lý và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự trong phạm vi địa phương.

1. Biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự được sử dụng thống nhất, phù hợp với các hoạt động nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tổ chức thi hành bản án, quyết định theo quy định tại Điều 2 Luật Thi hành án dân sự.

2. Quá trình tổ chức thi hành án, căn cứ tình hình thực tiễn, Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự, Chấp hành viên, Thẩm tra viên, công chức thi hành án dân sự xem xét, quyết định lựa chọn sử dụng biểu mẫu, bổ sung các nội dung cần thiết phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và từng vụ việc thi hành án dân sự.

3. Kích cỡ của các loại biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự quy định tại Phụ lục III, Phụ lục IV, Phụ lục VI và Phụ lục VIII Thông tư này được thống nhất sử dụng trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

1. Việc ghi chép nghiệp vụ thi hành án dân sự theo biểu mẫu phải chính xác, chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, viết cùng một loại mực, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu riêng, không tẩy xóa, không dùng từ ngữ địa phương. Trường hợp đã ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thi hành án dân sự thì nội dung ghi trong biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự có thể được in qua máy vi tính.

2. Việc ghi chép biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự phải bảo đảm liên tiếp, không được bỏ trống, đánh rõ số trang. Kết thúc việc ghi chép phải gạch chéo vào phần còn trống không ghi chép trong văn bản.

3. Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung tài liệu, hồ sơ thi hành án dân sự.

4. Quá trình ghi chép, sử dụng biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự, nếu có sai sót thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị áp dụng biểu mẫu nghiệp vụ thi hành án dân sự có thể đính chính, khắc phục xử lý như sau:

a) Đối với các loại quyết định, thông báo, giấy báo và giấy triệu tập về thi hành án (gọi chung là văn bản) đã phát hành có sai sót nhưng sai sót đó không làm thay đổi nội dung vụ việc thì thực hiện sửa đổi, bổ sung hoặc đính chính bằng văn bản đối với phần sai sót; trường hợp sai sót làm thay đổi nội dung vụ việc thì phải ban hành văn bản thu hồi văn bản đã phát hành để thay thế bằng văn bản mới;

b) Đối với sai sót trong biên bản thi hành án cần chỉnh sửa, nếu các thành viên có tên trong biên bản đồng ý chỉnh sửa trực tiếp thì Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự, Chấp hành viên, Thẩm tra viên hoặc công chức thi hành án đã lập biên bản chỉnh sửa trực tiếp vào phần sai sót trên biên bản, đồng thời, những người tham gia phải ký ngay bên cạnh phần đã chỉnh sửa. Trường hợp các thành viên không đồng ý chỉnh sửa trực tiếp thì phải thay thế bằng biên bản khác.